Tema 11: Gestió documental i arxiu

1. El Sistema de Archivos de Cataluña es el conjunto de órganos de la Administración y de archivos que, con normas y procedimientos, garantizan, de acuerdo con sus valores, la gestión, la conservación, la protección y la difusión correctas de la documentación de Cataluña, y el acceso a la misma.

2. Forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña:

a) Los archivos a los que se refiere el artículo 20.

b) El órgano del Departamento de Cultura que tenga asignadas las funciones a las que se refiere el artículo 17.

c) El Consejo Nacional de Archivos.

d) La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

1. En relación al Sistema de Archivos de Cataluña, el Departamento de Cultura ejerce las siguientes competencias:

a) Coordinar el Sistema de Archivos de Cataluña y elaborar su normativa.

b) Impulsar y coordinar la Red de Archivos Comarcales.

c) Dirigir funcionalmente los Archivos Centrales administrativos de la Generalidad e impulsar y coordinar sus actuaciones.

d) Impulsar la acción del Consejo Nacional de Archivos y de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental.

e) Establecer programas de actuación archivística y gestión documental.

f) Inspeccionar el cumplimiento de la normativa sobre archivos y gestión documental.

2. En ejercicio de la competencia de inspección de archivos, corresponden al Departamento de Cultura las siguientes funciones:

a) La inspección técnica de los archivos dependientes de la Generalidad.

b) La inspección técnica de los archivos situados en Cataluña dependientes de cualquier otra Administración, Institución o Entidad Pública, excluidos los archivos de titularidad estatal cuya gestión se reserve al Estado.

c) La inspección técnica de los archivos privados que reúnen bienes integrantes del patrimonio documental.

d) La inspección, en el ámbito del patrimonio documental, regulada por el artículo 70 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán, sea cual sea el titular de los documentos.

e) Cualquier otra que se le atribuya por reglamento.

3. El Departamento de Cultura ha de promover:

a) La formación permanente de los profesionales de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña y la información y la documentación especializadas sobre el sector.

b) El estudio y el establecimiento de normas que garanticen el tratamiento y la conservación de los documentos que sólo pueden leerse mediante un hardware, a fin de prever la recuperación de la información que contienen y evitar que la evolución de la tecnología los convierta en inaccesibles.

4. El Departamento de Cultura promueve políticas de preservación destinadas a los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña y les presta, en las condiciones que se establezcan, servicios de restauración y reprografía.

1. El Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental es el órgano consultivo de la Administración de la Generalidad en materia de archivos y gestión documental. Su composición debe establecerse por reglamento, el cual debe disponer que, entre sus miembros, los haya representativos de los profesionales de los archivos, de la Administración de la Generalidad, de las administraciones locales, del ámbito de la investigación y de las entidades sociales y culturales del país.

2. Son funciones del Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental:

a) Proponer actuaciones e iniciativas en materia de archivos y gestión documental.

b) Emitir informe sobre los proyectos de disposiciones generales en materia de archivos y gestión documental.

c) Emitir informe sobre las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

d) Emitir informe previo a la incorporación de un archivo al Sistema de Archivos de Cataluña.

e) Emitir informe previo a la inclusión de un documento en el patrimonio documental de Cataluña en aplicación del artículo 19.2.e de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán.

f) Emitir informe previo a la aprobación del Mapa de archivos de Cataluña y de sus variaciones.

g) Emitir informe sobre los programas globales de actuación archivística.

h) Emitir informe sobre la memoria anual que debe elaborar el órgano que tiene asignadas las funciones del departamento competente en materia de cultura con relación al Sistema de Archivos de Cataluña.

i) Hacer el seguimiento de la elaboración del Inventario del patrimonio documental de Cataluña, de acuerdo con lo establecido por el artículo 60 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán.

j) Emitir informe sobre cualquier asunto relacionado con archivos y gestión documental que el director general competente en esta materia someta a su consideración.

1. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la dirección general competente en materia de archivos y gestión documental. Su composición debe establecerse por reglamento, el cual debe disponer que, entre sus miembros, los haya designados por las entidades representativas de los profesionales de los archivos y de las administraciones locales; una persona representante de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública, y otra de la Autoridad Catalana de Protección de Datos.

2. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental ejerce las siguientes funciones:

a) Establecer criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos públicos, en coordinación con la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública y la Autoridad Catalana de Protección de Datos, de acuerdo con lo establecido por la disposición adicional sexta de la Ley 19/2014.

b) Elaborar las tablas de acceso y evaluación documental, elevarlas a la aprobación del consejero de Cultura y controlar su correcta aplicación.

c) Resolver las solicitudes de evaluación de documentos públicos. La resolución de la Comisión debe hacer constar el régimen general aplicable al acceso a los documentos.

d) Evaluar los documentos privados integrantes del patrimonio documental que no hayan sido declarados de interés nacional ni incluidos en el Catálogo del patrimonio cultural catalán, autorizando su eliminación, en su caso.»

1. El Sistema de Archivos de Cataluña está integrado por los siguientes archivos:

a) El Archivo de la Corona de Aragón.

b) Los archivos de la Generalidad.

c) Los archivos de las Diputaciones Provinciales y los de los municipios de más de diez mil habitantes.

d) Los archivos de las universidades.

e) El Archivo Histórico de Protocolos de Barcelona.

f) Los archivos históricos provinciales.

g) Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia católica.

h) Los que sean integrados al mismo de acuerdo con lo que establece el apartado 2.

2. Por resolución del Consejero o Consejera de Cultura, una vez comprobado que cumplen los requisitos establecidos por el artículo 21.1 y previo informe del Consejo Nacional de Archivos, pueden integrarse al Sistema de Archivos de Cataluña:

a) Los archivos de municipios de menos de diez mil habitantes y los de otras Entidades Públicas o de entidades dependientes de las Administraciones Públicas no establecidos por el apartado 1.

b) Los archivos de entidades o personas privadas que no sean los establecidos por el apartado 1.

c) Cualquier otro archivo con responsabilidad sobre los documentos a los que se refiere el artículo 6.1.

3. Las Administraciones competentes han de fomentar de forma preferente la incorporación al Sistema de Archivos de Cataluña de los archivos de los municipios de entre cinco mil y diez mil habitantes.

1. Los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña han de cumplir los requisitos técnicos que se establezcan por reglamento, en especial los siguientes:

a) Aplicar el sistema de gestión de la documentación que corresponda a los fondos que reúnen, de acuerdo con las normas técnicas básicas fijadas por la Administración de la Generalidad.

b) Disponer del personal suficiente, de acuerdo con lo que establece el artículo 22.

c) Disponer de las instalaciones necesarias para garantizar la preservación de los fondos documentales y tener unas instalaciones y un horario de apertura al público que permitan el acceso a los mismos. El horario de servicio al público debe ser de un mínimo de diez horas semanales.

2. Los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña han de poder:

a) Acceder, en las condiciones que se establezcan, a los servicios a los que se refiere el artículo 17.4.

b) Acceder a los programas anuales o plurianuales de apoyo técnico y económico y a las medidas de fomento que establezca la Administración de la Generalidad.

3. Únicamente los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña pueden recibir en depósito documentos de Administraciones o Entidades Públicas distintas de la titular del archivo.

1. Los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña deben tener personal técnico y cualificado suficiente en número para cubrir las necesidades del archivo y la gestión documental y para alcanzar los objetivos de la presente ley. Deben regularse por reglamento las titulaciones y la formación que debe tener el personal técnico de los archivos y las condiciones que ha de cumplir dicho personal. En todo caso, la dirección de los archivos debe ser ejercida por personas con titulación universitaria superior.

2. Las personas al servicio de la Administración Pública adscritas a archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña están obligadas a mantener la confidencialidad de los datos excluidos de consulta pública de los cuales tengan conocimiento en razón de sus cometidos.

1. Los acuerdos entre dos Administraciones o Entidades Públicas por los que se establezca el depósito de la documentación de una de ellas en un archivo de la otra han de notificarse al Departamento de Cultura.

2. Los archivos públicos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña han de colaborar en la salvaguardia del patrimonio documental privado. En el ingreso de documentos privados en archivos públicos ha de procurarse respetar el ámbito territorial de cada archivo.

1. El Inventario regulado por el artículo 60 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán, ha de incluir el censo de los archivos que conservan bienes integrantes del patrimonio documental.

2. El Registro de Archivos, adscrito al Departamento de Cultura, es el repertorio de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña.

3. La inclusión de un archivo en el Sistema de Archivos de Cataluña implica necesariamente la inscripción de oficio en el Registro de Archivos.

1. El Mapa de Archivos de Cataluña es el instrumento de planificación y de gestión del Departamento de Cultura para el cumplimiento de las funciones que la presente Ley le asigna en relación al Sistema de Archivos de Cataluña. Tiene por objeto establecer las prioridades para la consecución de los objetivos de la presente Ley en todo el territorio.

2. Corresponde al Gobierno aprobar el Mapa de Archivos de Cataluña y sus modificaciones, previo informe del Consejo Nacional de Archivos y previa consulta a las Entidades representativas de las Administraciones Locales y a las demás Entidades o Instituciones interesadas.

Constituyen los archivos de la Generalidad:

a) El Archivo Nacional de Cataluña.

b) El Archivo del Parlamento de Cataluña, el Archivo del Síndic de Greuges, el Archivo de la Sindicatura de Cuentas, el Archivo del Consejo Consultivo y los archivos de las demás instituciones de la Generalidad no dependientes de su Administración.

c) Los Archivos Centrales Administrativos de los Departamentos de la Generalidad, de las Delegaciones Territoriales del Gobierno, de las empresas, entidades y entes dependientes de la Generalidad y de las Entidades de Derecho Público vinculadas a la Generalidad.

d) La Red de Archivos Comarcales.

e) Todos los archivos que puedan crearse o puedan incorporarse a los mismos en aplicación de la presente Ley.

1. El Archivo Nacional de Cataluña tiene las siguientes funciones:

a) Recibir la documentación en fase semiactiva de uso infrecuente y de conservación permanente, así como la documentación histórica de los órganos centrales de la Administración de la Generalidad y de las entidades y las empresas que dependen de ella, preservarla y tenerla a disposición de la Administración y de los ciudadanos.

b) Ingresar, conservar y difundir los fondos y los documentos privados que por su valor testimonial y referencial conciernan a Cataluña y sean de especial relevancia.

2. El Archivo Nacional de Cataluña promueve las actividades de difusión del patrimonio documental que custodia y puede establecer los acuerdos que sean precisos con otras instituciones para fomentar su tratamiento técnico y difusión.

1. Los archivos centrales administrativos definen, implantan y mantienen, en el ámbito del Organismo o Ente respectivo, el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, de acuerdo con la normativa técnica y las directrices del Departamento de Cultura y con las instrucciones del Secretario o Secretaria general o del correspondiente órgano directivo.

2. Los archivos centrales administrativos conservan la documentación en fase semiactiva que utiliza más frecuentemente el correspondiente Organismo o Ente.

1. La Red de Archivos Comarcales se organiza como un conjunto de archivos de ámbito comarcal que actúan de forma coordinada para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la presente Ley en todo el territorio y posibilitar la aplicación de los principios de proveniencia y territorialidad en el tratamiento de los documentos y en el acceso a los mismos.

2. La dirección, el impulso y la coordinación de la Red de Archivos Comarcales son competencia del Departamento de Cultura, el cual, con este objeto, puede elaborar programas comunes a los archivos de la Red, establecer directrices sobre su ejecución y controlar su aplicación.

3. El Departamento de Cultura ha de prestar apoyo técnico y organizativo a los archivos que conforman la Red de Archivos Comarcales para que puedan cumplir sus funciones.

1. En los respectivos ámbitos territoriales, corresponde a los archivos comarcales:

a) Colaborar con todas las Administraciones Públicas para conseguir los objetivos de la presente Ley.

b) Coordinar y dirigir los programas específicos sobre el patrimonio documental de la comarca y elaborar el Inventario del Patrimonio Documental, de acuerdo con lo que establece el artículo 60 de la Ley 9/1993, del Patrimonio Cultural Catalán.

c) Ofrecer servicios especializados complementarios y de apoyo a los demás archivos de la comarca, en especial servicios de asistencia a los archivos municipales de los municipios de hasta diez mil habitantes.

d) Ingresar, custodiar y difundir la documentación que establece la presente Ley.

e) Velar por el cumplimiento de la normativa de archivos.

f) Fomentar la organización de actividades de divulgación del patrimonio documental y promover la investigación sobre el mismo.

2. A los archivos comarcales, sin perjuicio de que el Organismo originario conserve en cualquier caso su titularidad, les corresponde recibir la siguiente documentación:

a) La documentación en fase semiactiva e inactiva de los órganos o las entidades dependientes de la Administración de la Generalidad de ámbito local o comarcal.

b) La documentación en fase semiactiva e inactiva del Consejo Comarcal.

c) La documentación en fase semiactiva e inactiva del Ayuntamiento del municipio en el que el archivo comarcal tiene su sede, cuando se haya acordado la gestión conjunta del centro entre el Consejo Comarcal y el Ayuntamiento, de acuerdo con lo que dispone el artículo 33.

d) La documentación histórica de los municipios de hasta diez mil habitantes de su ámbito territorial, previo acuerdo del Ayuntamiento y exceptuando aquellos que tengan un archivo propio integrado en el Sistema de Archivos de Cataluña.

e) Los protocolos notariales de más de cien años, de acuerdo con la normativa que les sea aplicable.

f) La documentación de la Administración de Justicia, de los registros públicos y de los servicios del Estado correspondientes a la comarca, en los términos que se acuerden.

3. Los archivos comarcales pueden recibir también, de acuerdo con el titular del fondo y en las condiciones que se establezcan, la siguiente documentación:

a) La documentación en fase semiactiva de los Ayuntamientos de municipios de hasta diez mil habitantes.

b) La documentación semiactiva e inactiva de los demás Entes y Organismos públicos de su territorio.

c) La documentación de otras personas físicas o jurídicas de interés histórico o cultural del respectivo ámbito territorial.

d) Cualquier otra documentación no reseñada en los apartados anteriores que el Departamento de Cultura o el Consejo Comarcal consideren pertinente destinarles.

1. Los Ayuntamientos de los municipios de más de diez mil habitantes y las Diputaciones Provinciales han de tener un archivo propio que cumpla las condiciones a las que se refiere el artículo 21.1. Los Consejos Comarcales también han de tener un archivo propio, integrado en el archivo comarcal.

2. Todos los Ayuntamientos y las demás Administraciones Locales pueden crear y gestionar su propio archivo, e integrarlo, si cumple los requisitos fijados por la presente Ley, en el Sistema de Archivos de Cataluña.

3. Los municipios de hasta diez mil habitantes que no tengan un archivo propio integrado en el Sistema de Archivos de Cataluña no están exentos de las obligaciones que establece el artículo 7. Si acuerdan el depósito de la documentación en el archivo comarcal, éste asume dichas obligaciones en relación a la documentación depositada.

4. Corresponde a los Consejos Comarcales, a las Diputaciones Provinciales y a cualquier Ente de carácter regional que pueda existir en el futuro prestar asistencia a los municipios y cooperar con ellos para que los archivos municipales cumplan los requerimientos exigidos para la integración en el Sistema de Archivos de Cataluña.

1. Los archivos municipales definen, implantan y mantienen el sistema de gestión de la documentación administrativa en fase activa y semiactiva, y gestionan y conservan la documentación en fase semiactiva y la documentación histórica.

Realizan estas funciones en relación a la documentación de la respectiva Administración, de sus Organismos Autónomos y de sus empresas públicas, de los consorcios en los que tengan participación mayoritaria y de las fundaciones y otras entidades financiadas mayoritariamente por el Ayuntamiento en cuestión.

2. Los archivos municipales tienen las siguientes responsabilidades en cuanto al patrimonio documental de sus respectivos ámbitos territoriales:

a) Velar por su conservación.

b) Colaborar con el archivo comarcal en la elaboración del Inventario del Patrimonio Documental.

c) Potenciar la organización de actividades de divulgación y de fomento de la investigación.

3. Los archivos municipales pueden acoger, si el Ayuntamiento lo acuerda con el titular respectivo, documentación de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.

1. La gestión de los archivos comarcales, sin perjuicio de lo que dispone el artículo 29, corresponde a los Consejos Comarcales, que pueden, junto al municipio cabecera de comarca, acordar la gestión conjunta del centro mediante la suscripción del correspondiente convenio. En tal caso, el archivo realiza las funciones de archivo comarcal y de archivo municipal, y el Ayuntamiento debe hacerse cargo de los gastos derivados de la conservación y la gestión de los fondos municipales.

2. En las comarcas en las que razones demográficas o de servicio lo justifiquen, pueden crearse otras sedes del archivo comarcal. Si estas sedes se ubican en un municipio diferente del cabecera de comarca, también pueden establecerse convenios para gestionarlas con los correspondientes Ayuntamientos.

1. Las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos en los términos y con las condiciones que establecen la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el resto de normativa de aplicación.

2. Las administraciones públicas y los archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña han de dotarse de los recursos y medios técnicos necesarios para facilitar a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.

1. Con el fin de que los usuarios puedan localizar e identificar los documentos y puedan acceder a ellos, los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben cumplir las siguientes obligaciones de transparencia:

a) Hacer públicos los instrumentos de descripción documental que permiten a investigadores y ciudadanos localizar la documentación de que disponen.

b) Hacer público el registro de eliminación de documentos.

c) Hacer públicas las limitaciones a la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que dichos documentos son accesibles.

d) Informar a los usuarios de su derecho a reclamar y de los procedimientos a seguir en el supuesto de denegarse su derecho de acceso.

2. La información a que se refiere el apartado 1 debe poder ser consultada en el portal de la transparencia y en la sede electrónica o sitio web del organismo titular del servicio de archivo y gestión documental.

1. De forma general, las exclusiones establecidas legalmente en cuanto a la consulta de documentos públicos quedan sin efecto a los treinta años de la producción del documento, salvo que la legislación específica disponga otra cosa. Si se trata de documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, el honor, la intimidad o la imagen de las personas, como norma general, y salvo que la legislación específica disponga otra cosa, pueden ser objeto de consulta pública con el consentimiento de los afectados o cuando hayan transcurrido veinticinco años desde su muerte o, si no se conoce la fecha de ésta, cincuenta años desde la producción del documento.

2. Pueden establecerse por reglamento, respecto a clases determinadas de documentos, plazos de vigencia diferentes de los previstos por el apartado 1.

Los investigadores pueden acceder a los documentos privados integrantes del patrimonio documental en los términos establecidos por el artículo 13.c), respetando los límites generales al derecho de acceso establecidos legalmente.

1. Son infracción administrativa las vulneraciones de las prescripciones de la presente Ley, de acuerdo con lo que establecen los apartados 2, 3, 4 y 5.

2. Son infracciones leves:

a) La obstrucción al ejercicio de las funciones de la inspección de archivos, ya sea por la negativa de acceso a los archivos o documentos, ya sea por la obstaculización de las funciones inspectoras.

b) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas por el artículo 13.a) y c).

c) El incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 13.b), cuando el valor del bien que ha sido objeto del incumplimiento no supere los 20.000 euros.

3. Son infracciones graves:

a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 8, siempre que no se ponga en peligro inmediato la integridad de los documentos o no se imposibilite su recuperación.

b) El incumplimiento de la obligación establecida por el artículo 13.b), cuando el valor del bien supere los 20.000 euros.

c) La destrucción de documentación que contravenga al artículo 9 o al artículo 13.e), cuando el valor del bien no supere los 60.000 euros.

d) La difusión no autorizada de documentos sometidos a un período de exclusión de consulta.

e) La comisión reiterada de una misma infracción leve.

4. Son infracciones muy graves:

a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas por el artículo 8, cuando se ponga en peligro inmediato la integridad de los documentos o se imposibilite su recuperación.

b) La destrucción de documentación que contravenga al artículo 9 o al artículo 13.e), cuando el valor del bien supere los 60.000 euros.

c) La comisión reiterada de una misma infracción grave.

5. La fijación de los valores de los documentos a efectos de lo que establece el presente artículo corresponde a la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Cultural de Cataluña.

1. Las infracciones leves se sancionan según una escala que comprende desde la advertencia hasta la multa de 3.000 euros; las graves, con una multa de 3.000,01 a 60.000 euros, y las muy graves, con una multa de 60.000,01 a 300.000 euros.

2. Las cuantías establecidas por el apartado 1 han de incrementarse, si procede, hasta cubrir el beneficio obtenido como consecuencia de la infracción.

1. Corresponde al Director o Directora general competente en materia de archivos la incoación de los expedientes sancionadores por las infracciones tipificadas por la presente Ley.

2. Corresponde al Director o Directora general competente en materia de archivos la imposición de sanciones de hasta 3.000 euros; al Consejero o Consejera de Cultura, la imposición de sanciones desde 3.000,01 hasta 60.000 euros, y al Gobierno de la Generalidad, la imposición de sanciones de más de 60.000 euros.

Las infracciones leves prescriben al año de haberse cometido, las graves prescriben a los cinco años y las muy graves prescriben a los siete años.