-
O expediente dunha operación de gasto estará formado por toda a documentación necesaria para a súa explicación e xustificación, e deberase asegurar a autenticidade e validez xurídica de todos os documentos que o conforman. Así mesmo, débense adoptar as medidas necesarias para a súa conservación de acordo co que establezan as normas aplicables e para o acceso á dita documentación de forma áxil e segura.
-
A documentación xustificativa do gasto imputado ao orzamento da USC será, como mínimo, a que se indica a continuación en función do tipo de gasto:
a) Con carácter xeral, factura electrónica expedida a nome da USC polo terceiro, quen a deberá presentar a través dos rexistros ou sistemas electrónicos de facturación habilitados para a dita finalidade.
b) Os gastos de persoal documentaranse a través das relacións de nóminas e custos sociais.
c) As retribucións adicionais que deriven dos traballos, ensinanzas de especialización e actividades recollidas no artigo 83 da LOU, ou ben aqueloutras que se regulen, mediante o procedemento establecido pola USC.
d) Informes, formularios e propostas de pagamento, que se poderán referir ás seguintes operacións:
– Subvencións correntes ou de capital.
– Gastos financeiros relacionados cos xuros de préstamos.
– Pasivos financeiros relacionados coa devolución de préstamos.
– Gastos de persoal conferenciante e colaborador en cursos.
– Documentación xustificativa das indemnizacións por razón de servizo.
– Factura simple ou recibo para a xustificación de gastos menores, nos casos en que o terceiro non poida emitir factura dirixida á USC, como poden ser os gastos en establecementos comerciais e outros que polas súas características non emitan facturas; neste suposto, cómpre que se indiquen os artigos adquiridos, o seu importe e a data. Cando o pagamento ao terceiro se faga directamente por parte da persoa que realiza a operación, débese xuntar acreditación dese pagamento.
e) Documentos asimilables á factura, cando se trate de adquisicións realizadas no estranxeiro, conforme a lexislación do país.
f) Para os gastos sometidos a licitación pública, a documentación específica que derive do expediente de contratación.
- Con carácter xeral os pagamentos realizaranse mediante transferencia bancaria e deberanse arquivar os xustificantes de forma que permitan a inmediata identificación da operación de gasto a que fan referencia.
Non obstante, poderanse realizar pagamentos con cargo a tarxetas de crédito corporativas nos casos autorizados.
- O arquivamento do soporte documental dos gastos de persoal e outros que se puideren xestionar en unidades da USC diferentes das económicas, debe garantir a integridade e seguridade dos datos, así como a rastrexabilidade e dispoñibilidade das operacións contables en que se rexistren.