Tema 5.1 · Derechos de las personas y normas generales de actuación (Ley 39/2015, arts. 13-28)

Tema 5.1. Derechos de las personas y normas generales de actuación (Ley 39/2015, arts. 13-28)

Título II. De la actividad de las Administraciones públicas

Regulación:

• Capítulo I. Normas generales de actuación
• Capítulo II. Términos y plazos

Derechos de las personas y relación electrónica con las Administraciones Públicas (arts. 13 a 15)

Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas (art. 13)

a) A comunicarse con las Administraciones Públicas a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración.

b) A ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas.

c) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma, de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto del ordenamiento jurídico.

d) Al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.

e) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y empleados públicos, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

f) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y autoridades, cuando así corresponda legalmente.

g) A la obtención y utilización de los medios de identificación y firma electrónica contemplados en esta Ley.

h) A la protección de datos de carácter personal, y en particular a la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas.

i) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las leyes.

Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas (art. 14)

Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

Están OBLIGADOS a relacionarse por medios electrónicos:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria. En todo caso, incluidos: notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas.

Lengua de los procedimientos (art. 15)

Registros (art. 16)

Tipos de registros, asientos y recibos automáticos

• Cada Administración dispondrá de un REG – Registro Electrónico General (de entradas y salidas de documentos).
• Podrán existir Registros Electrónicos de Organismo, interconectados con el REG de la Administración.
• Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan.
• El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Se emitirá para ello un recibo automático (copia autenticada).
• Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados.

Lugares para presentación de documentos por el interesado

• En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1 de la LPACAP (del sector público).
• En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
• En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
• En las oficinas de asistencia en materia de registros.
• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Real Decreto 203/2021 (arts. 37 y 39)

Según el artículo 37 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General.

No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

Los registros electrónicos admiten:

• Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios y procedimientos.
• Cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier Administración Pública.

El art. 39 se refiere a la presentación y tratamiento de documentos en registro. Las Administraciones Públicas determinan los formatos y estándares a los que deben ajustarse los documentos presentados; los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Archivo, colaboración, comparecencia y responsabilidad (arts. 17 a 20)

Archivo de documentos (art. 17)

• Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos de procedimientos finalizados.
• Los documentos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento.
• Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad.

Según el artículo 54 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo deben conservarse en soporte electrónico.

Cada Administración Pública es la encargada de regular los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos. La conservación debe realizarse de forma que permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.

Se pueden trasladar los datos de los documentos electrónicos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los responsables de la custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las unidades productoras de la documentación.

Colaboración de las personas (art. 18)

• Las personas colaborarán con la Administración en los términos previstos en la Ley que en cada caso resulte aplicable, y a falta de previsión expresa, facilitarán a la Administración los informes, inspecciones y otros actos de investigación que requieran para el ejercicio de sus competencias (salvo que atente contra el honor, la intimidad personal o familiar o contra terceros).
• Los interesados tienen el deber de comunicar datos de otros interesados no comparecientes en procedimientos.
• Si la inspección requiere entrar en domicilio: se estará a lo dispuesto en el art. 100 de la LPACAP.

Comparecencia de las personas (art. 19)

• La comparecencia presencial o electrónica solo será obligatoria cuando así esté previsto en una norma con rango de ley.
• La citación indicará: lugar, fecha, hora, medios disponibles y objeto, así como los efectos de no comparecer.

Responsabilidad de la tramitación (art. 20)

• Serán responsables directos de su tramitación: los titulares de las unidades administrativas y el personal al servicio de las AA.PP. que tuviesen a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos.
• Los interesados podrán solicitar la exigencia de esa responsabilidad.

Plazos para resolver, silencio administrativo y emisión de documentos (arts. 23, 24 y 26)

Ampliación de plazos para resolver el procedimiento (art. 23)

1. Excepcionalmente, cuando se hayan agotado los medios personales y materiales disponibles, el órgano competente para resolver, a propuesta, en su caso, del órgano instructor o el superior jerárquico del órgano competente para resolver, podrá acordar de manera motivada la ampliación del plazo máximo de resolución y notificación, no pudiendo ser este superior al establecido para la tramitación del procedimiento.
2. Contra el acuerdo que resuelva sobre la ampliación de plazos, que deberá ser notificado a los interesados, no cabrá recurso alguno.

¿Cómo será el efecto del silencio administrativo en procedimientos a solicitud de interesados? (art. 24)

• Se podrá entender estimada por silencio administrativo, excepto en los supuestos en los que una norma con rango de ley o una norma de Derecho de la Unión Europea o de Derecho internacional aplicable en España establezcan lo contrario.
• El silencio tendrá efecto desestimatorio en los procedimientos relativos al ejercicio del derecho de petición y en los procedimientos de impugnación de actos y disposiciones y en los de revisión de oficio iniciados a solicitud de los interesados.
• La estimación por silencio administrativo tiene a todos los efectos la consideración de acto administrativo finalizador del procedimiento.
• La desestimación permite la interposición del recurso administrativo o contencioso-administrativo.
• La obligación de dictar resolución expresa se sujetará al siguiente régimen:
  • a) Estimación por silencio administrativo: la resolución expresa posterior solo podrá dictarse de ser confirmatoria del mismo.
  • b) Desestimación por silencio administrativo: la resolución expresa posterior se adoptará por la Administración sin vinculación alguna al sentido del silencio.

Emisión de documentos por las AA.PP. (art. 26)

¿Qué es un documento público administrativo? Los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

¿Cuándo se consideran válidos los documentos electrónicos? Deben:

a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.

c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.

e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

¿Todos requieren firma electrónica? No: los emitidos por las AA.PP. que se publiquen con carácter meramente informativo y aquellos que NO formen parte de un expediente administrativo no lo requieren.

Validez y eficacia de las copias realizadas por las AA.PP. (art. 27)

Validez

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Expedición y registro de habilitados

Órganos determinados por las AA.PP. Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas.

Son copias autenticadas

De un documento público administrativo o privado, las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las AA.PP. en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Real Decreto 203/2021 (arts. 47 y 48)

En base al artículo 47 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, tendrá la consideración de copia auténtica la de un documento público administrativo o privado original o de otra copia auténtica. Las copias auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

El art. 48 hace referencia a los órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatal. La expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados se puede llevar a cabo mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado.

Órganos competentes

• Los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales.
• Los órganos a los que corresponda la custodia y archivo de documentos.
• Los órganos que hayan previsto sus normas de competencia.
• Las oficinas de asistencia en materia de registros.

Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo (art. 28)

¿Qué documentos pueden aportar los interesados?

Cualquier documento que estimen conveniente y los exigidos por el procedimiento atendiendo a las normas.

¿Cuándo no hay que aportar documentos?

Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La Administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se oponga; no cabrá la oposición en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.

¿Tienen que ser aportados originales?

• No, las AA.PP. no exigirán la presentación de originales, salvo carácter excepcional incluido en la normativa reguladora del procedimiento. Si se exigen originales, el interesado debe hacer una copia auténtica previa a su presentación electrónica. Si la copia auténtica no es suficientemente clara, podrá requerirse la exhibición del original.
• Los interesados son responsables de la veracidad de los documentos presentados.
• Las copias que aporten los interesados tienen eficacia exclusivamente en el ámbito de actividad de las AA.PP.

Real Decreto 203/2021 (art. 49)

Según el artículo 49 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel.