Tema 4 · Hoja de cálculo: Microsoft Excel (Microsoft 365)

Tema 4. Hoja de cálculo: Microsoft Excel (Microsoft 365)

1. Generalidades

Microsoft Excel es un programa que se clasifica como hoja de cálculo, permitiendo realizar operaciones numéricas. Es útil para realizar desde sumas simples hasta simulaciones complejas, como cálculos de préstamos hipotecarios.

Excel es una herramienta eficaz para obtener información significativa de grandes volúmenes de datos. También es útil para cálculos sencillos y para seguir diversos tipos de información. La clave para aprovechar todo su potencial es la cuadrícula de celdas. Las celdas pueden contener números, texto, fechas, horas o fórmulas. Los datos se ingresan en las celdas y se organizan en filas y columnas, lo que permite sumar, ordenar y filtrar datos, organizarlos en tablas y crear gráficos visuales.

Excel puede realizar todo tipo de cálculos, desde los más básicos (porcentajes, estadísticas) hasta los más complejos (fórmulas condicionales, cálculos de fechas, funciones de búsqueda, cuotas de préstamos, tablas de doble entrada, consolidación de hojas de cálculo, cálculo matricial, etc.). Ofrece herramientas de análisis como la creación de escenarios, cálculo del valor objetivo, auditoría de hojas de cálculo y resolución de problemas de programación lineal mediante la herramienta Solver.

También incluye funciones para formatear tablas (fuentes, colores, bordes, formatos condicionales, estilos, etc.). Gestiona listas de datos mediante la ordenación y filtrado de información, organizándola en tablas dinámicas.

Excel proporciona numerosas opciones para la representación gráfica, incluyendo diversos tipos de gráficos: lineales, de barras, circulares, gráficos en 3D, líneas de tendencia y minigráficos. Estos gráficos pueden complementarse con objetos gráficos como formas, imágenes y diagramas.

Además, Excel permite el análisis de datos, la creación y gestión de tablas, así como la realización de tablas y gráficos dinámicos que se pueden ordenar y filtrar de manera inteligente. Facilita el trabajo en equipo, la protección de libros, la posibilidad de compartir datos y la coedición.

Microsoft Excel es una potente herramienta que permite organizar, analizar y presentar datos. Se pueden realizar las siguientes funciones:

• Hojas de cálculo para introducir, analizar y calcular datos.
• Aplicar diversas fórmulas a los datos de una hoja.
• Intercambiar información entre distintas aplicaciones.
• Gráficos para representar datos visualmente.
• Bases de datos para manejar información.
• Macros para automatizar tareas y personalizar el programa.
• Analizar datos y mostrar resultados en distintos escenarios.
• Herramientas avanzadas para crear informes impresos y en pantalla.

1.1. Iniciar Excel

Existen varias maneras de iniciar Excel en el ordenador. A continuación, se describen varios métodos para realizarlo.

• Primer método:

1. Hacer clic en el botón de Windows (Inicio).
2. Hacer clic en Todas las aplicaciones.
3. Hacer clic en la carpeta Microsoft Office.
4. Hacer clic en el ícono de Microsoft Excel.
   • Segundo método: Hacer doble clic sobre el ícono de acceso directo de Microsoft Excel, si está anclado en el escritorio o en la barra de tareas.
   • Tercer método: Presionar las teclas “WINDOWS+R” y en el cuadro de diálogo Ejecutar escribir la palabra “Excel”.
   • Cuarto método: Hacer doble clic en el ícono que represente un libro de trabajo de Excel ya guardado, sin importar en qué carpeta esté.

1.2. Entorno de trabajo de Excel 365

La exploración de los elementos del entorno de trabajo de la hoja de cálculo comienza tras iniciar el programa. Al iniciar Excel 365, aparece una pantalla inicial que te permite crear un nuevo libro en blanco o un documento basado en una plantilla. Esta pantalla presenta una variedad de plantillas que facilitan el trabajo de edición, ofreciendo diferentes opciones predefinidas.

En la parte izquierda de la pantalla, se presentarán los últimos libros de Excel en los que se ha trabajado (Recientes). Además, existe la opción de abrir otros libros, lo que abrirá un cuadro de diálogo con diversas alternativas, incluyendo la posibilidad de recuperar documentos almacenados en distintas carpetas del equipo o en OneDrive. Esta es la nube de Microsoft que permite guardar nuestros archivos o documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier lugar o dispositivo con conexión a Internet.

Si se selecciona un libro en blanco haciendo clic en la primera opción de la pantalla de la derecha, se mostrará una hoja de cálculo, como se ilustra en la figura siguiente:

En la parte superior se encuentra la barra de título, donde se muestra el nombre del libro de trabajo en el que se está trabajando. Al abrir un nuevo libro, Excel lo nombra provisionalmente como Libro1.

Al tratarse de una misma suite ofimática, los entornos de Word y Excel comparten elementos tales como la:

• Barra de título.
• Barra de herramientas de acceso rápido.
• Cinta de opciones.
• Opción de iniciar sesión y compartir.
• Barra de estado.
• Barras de desplazamiento.
• Botones complementarios.

Además, la pantalla principal de Excel 365 incluye elementos característicos de los programas de hoja de cálculo:

• Área de trabajo: Ubicada en el centro, muestra el documento con el que se está trabajando, organizando la información en filas y columnas. Incluye los encabezados de filas y columnas, que son las casillas grises que identifican las letras de las columnas y los números de las filas.
• Cinta de opciones: Al igual que en Word, es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que agrupa todas las opciones del programa en pestañas. Al hacer clic en una pestaña, se accederá a su ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. También se pueden activar las fichas de Dibujar y Programador. En estas fichas se encuentran los diferentes botones con las opciones (comandos) disponibles. Al trabajar con ciertos elementos, se activan pestañas adicionales de forma temporal, conocidas como fichas de herramientas. Por ejemplo, al seleccionar un gráfico, aparece la ficha Herramientas de gráficos, que proporciona botones especializados para modificar los gráficos. Si en algún momento se desea ocultar o desactivar alguna de estas fichas, puede hacerse a través del menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Al pulsar la tecla ALT, se ingresa al modo de acceso por teclado. Esto hace que aparezcan pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones, indicando las teclas (o combinaciones de teclas)

que deben presionarse para acceder a esa opción sin usar el ratón.

• La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa, que es la casilla en la que se está ubicado. Al modificar el contenido de la celda, la barra cambiará un poco, lo cual se explicará más adelante.

En esta barra, se pueden visualizar los valores que se ingresan en una celda y también modificar las fórmulas que se hayan introducido previamente. La barra se compone de tres secciones:

El cuadro de nombres, que muestra la ubicación de la celda activa; si se escribe una referencia de celda (usando "Ir a"), se posicionará en esa celda.

La segunda parte se activa al introducir o modificar datos. El primer botón sirve para cancelar la entrada, mientras que el segundo permite validarla. Al presionar Intro o hacer clic en el botón de validación, se acepta la entrada.

Si se presiona Esc o se hace clic en el botón de cancelación, se interrumpe la entrada o edición de datos.

El tercer botón permite insertar cualquier función en una fórmula y abre el cuadro de diálogo de “Insertar función”, donde se puede acceder a todas las funciones organizadas por categorías.

La tercera sección edita y muestra el contenido de la celda activa sin formatos.

• La barra de etiquetas permite desplazarse entre las diferentes hojas del libro de trabajo. Las etiquetas ubicadas en la parte inferior de la pantalla facilitan el cambio de una hoja a otra haciendo clic sobre ellas. También es posible desplazarse utilizando la combinación CTRL + AVPAG para avanzar a la siguiente hoja, CTRL + REPAG para retroceder a la hoja anterior, o mediante los botones situados a la izquierda de las etiquetas de las hojas. Estas flechas y opciones se activarán en los casos en los que el libro contenga tantas hojas que estas no se puedan visualizar dentro de la barra de etiquetas. En caso contrario, el desplazamiento entre hojas se realizará haciendo clic sobre sus respectivas pestañas.

2. Herramientas y utilidades

La cinta de opciones es un componente clave en Excel, ya que agrupa todas las funcionalidades del programa distribuidas en diferentes pestañas. Al seleccionar una pestaña, se abre su correspondiente ficha. Las principales fichas son: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista, donde se encuentran los botones con las distintas funciones.

Además, al trabajar con ciertos elementos específicos, aparecen de manera temporal otras fichas denominadas fichas de herramientas. Por ejemplo, si seleccionamos un gráfico, aparecerá la ficha Herramientas de gráficos, que ofrece opciones especializadas para modificar gráficos.

2.1. Pestaña "Inicio"

La pestaña Inicio es la más utilizada y contiene las herramientas básicas de formato, alineación, edición y manipulación de celdas. Esta pestaña está dividida en varios grupos:

2.1.1. Portapapeles

El “Portapapeles” contiene las siguientes herramientas:

• Cortar: Elimina el contenido seleccionado del documento y lo coloca en el portapapeles para pegarlo en otro lugar.
• Copiar: Duplica el contenido seleccionado y lo coloca en el portapapeles.
• Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la ubicación actual.
• Portapapeles: Muestra el panel del portapapeles, donde puedes gestionar los elementos copiados.

2.1.2. Fuente

• Tipo de Letra: Permite seleccionar el tipo de fuente.
• Tamaño de Letra: Modifica el tamaño de la fuente.
• Formato de fuente: Negrita, Cursiva y Subrayado.
• Bordes: Permite agregar o eliminar bordes en celdas seleccionadas.
• Color de Relleno: Cambia el color de fondo de las celdas.
• Color de Fuente: Modifica el color del texto.

2.1.3. Alineación

La sección “Alineación” contiene las siguientes herramientas:

• Alinear en la parte superior, medio o inferior: Ajusta la alineación vertical del contenido en la celda.
• Alinear a la izquierda, centro o derecha: Ajusta la alineación horizontal.
• Combinar y centrar: Combina varias celdas en una sola y centra el contenido.
• Aumentar y disminuir sangría: aleja o acerca el contenido al borde de la celda.

2.1.4. Número

La sección “Número” contiene las siguientes herramientas:

• Formato de Número: Define cómo se muestran los números (general, moneda, porcentaje, etc.).
• AUMENTAR/DISMINUIR decimales: Ajusta el número de decimales.

2.1.5. Estilos

La sección “Estilos” contiene las siguientes herramientas:

• Formato condicional: Aplica formatos automáticos a celdas según criterios definidos.
• Dar formato como tabla: Convierte un rango de celdas en una tabla con formato predefinido.
• Estilos de celda: Conjuntos predefinidos de formatos para celdas.

2.1.6. Celdas

La sección “Celdas” contiene las siguientes herramientas:

• Insertar: Inserta nuevas filas, columnas o celdas.
• Eliminar: Elimina filas, columnas o celdas.
• Formato: Cambia el tamaño de celdas, oculta o muestra filas y columnas, entre otras opciones.

2.1.7. Edición

La sección “Edición” contiene las siguientes herramientas:

• Autosuma: Inserta rápidamente funciones como SUMA, PROMEDIO, CONTAR NÚMEROS, MAX, MIN y “Más funciones”.
• Rellenar: Rellena celdas con datos o patrones.
• Borrar: Elimina el contenido de la celda; o bien, elimina solo el formato, el contenido, los comentarios o los hipervínculos.
• Ordenar y filtrar: Permite organizar los datos para realizar análisis. Ordena los datos en modo ascendente o descendente y realiza un filtrado temporal de los mismos en función de algún criterio.
• Buscar y seleccionar: Permite buscar texto o seleccionar celdas con criterios específicos.

2.2. Pestaña "Insertar"

La pestaña Insertar contiene herramientas para agregar elementos gráficos y objetos a la hoja de cálculo. Se divide en varios grupos:

2.2.1. Tablas

La sección “Tablas” contiene las siguientes herramientas:

• Tabla: Crea una tabla basada en el rango de celdas seleccionado.
• Tabla dinámica: Crea una tabla dinámica para analizar grandes conjuntos de datos.
• Formularios: nos proporciona acceso a la herramienta Microsoft Forms para la creación de formularios

2.2.2. Ilustraciones

La sección “Ilustraciones” contiene un desplegable con las siguientes herramientas:

• Imágenes: Inserta imágenes desde tu computadora.
• Formas: Agrega formas geométricas.
• Iconos: Agrega un icono para la comunicación visual con símbolos.
• SMARTART: Inserta diagramas de flujo y otros gráficos inteligentes.

2.2.3. Controles

Permite agregar casillas a una celda para marcar con valor verdadero o falso.

2.2.4. Gráficos

La sección “Gráficos” contiene las siguientes herramientas:

• Gráfico recomendado: Excel sugiere tipos de gráficos adecuados según los datos seleccionados.
• Gráficos de barras, columnas, líneas, circulares, etc.: Insertar gráficos comunes.
• Gráficos de dispersión y otros gráficos avanzados: Gráficos más complejos para análisis específicos.
• Gráfico dinámico: Crea un gráfico dinámico sin necesidad de insertar una tabla dinámica.

2.2.5. Minigráficos

La sección “Minigráficos” contiene las siguientes herramientas:

• Líneas: Genera un gráfico de líneas con la selección de celdas dada.
• Columnas: Genera un gráfico de columnas con la selección de celdas dada.
• Pérdidas y ganancias: Genera un gráfico de pérdidas y/o ganancias con la selección de celdas dada.

2.2.6. Filtros

La sección “Filtros” contiene las siguientes herramientas:

• Segmentación de datos: Herramienta de segmentación de datos para filtrar rápidamente tablas dinámicas.
• Escala de tiempo: Inserta un control de escala de tiempo para filtrar fechas de manera interactiva.

2.2.7. Vínculos

La sección “Vínculos” crea un vínculo en el documento para el acceso rápido a archivos y páginas web.

2.2.8. Comentarios

Agrega una nota sobre la parte del documento seleccionada.

2.2.9. Texto

La sección “Texto” permite utilizar las herramientas siguientes:

• Cuadro de texto: Dibuja un cuadro de texto en cualquier lugar de la hoja.
• Encabezado/pie de página: Permite crear un encabezado y/o pie de página que será visible en la impresión de la hoja.
• WORDART: Permite asignar efectos decorativos y visuales al texto.
• Línea de firma: Inserta una línea de firma especificando la persona que debe firmar.
• Objeto: Inserta un objeto incrustado en el documento.

2.2.10. Símbolos

La sección “Símbolos” contiene las siguientes herramientas:

• Ecuación: Insertar ecuaciones dentro de una celda de la hoja de datos.
• Símbolo: Insertar un símbolo dentro de una celda de la hoja de datos.

2.3. Pestaña "Disposición de Página"

En la pestaña Disposición de Página se encuentran las herramientas relacionadas con el aspecto y disposición de la hoja de cálculo. Está dividida en grupos:

2.3.1. Temas

La sección “Temas” contiene las siguientes herramientas:

• Temas: Cambia el conjunto completo de fuentes, colores y efectos de la hoja de cálculo.
• Colores, Fuentes y Efectos: Permite cambiar los colores, tipos de letra y efectos visuales.

2.3.2. Configurar Página

La sección “Configurar página” contiene las siguientes herramientas:

• Márgenes: Ajusta los márgenes del documento.
• Orientación: Cambia la orientación de la página entre vertical y horizontal.
• Tamaño: Elige el tamaño del papel (A4, carta, etc.).
• Área de impresión: Define qué celdas serán impresas.
• Saltos: Inserta o elimina saltos de página.
• Fondo: Establece una imagen de fondo para la hoja de cálculo.
• Imprimir títulos: Fija filas o columnas que se repetirán en cada página impresa.

2.3.3. Ajustar área de impresión

La sección “Ajustar área de impresión” contiene las siguientes herramientas:

• Ancho y Alto: Ajusta el número de páginas en las que se imprimirá el contenido.
• Escala: Cambia la escala de impresión del contenido.

2.3.4. Opciones de la hoja

La sección “Opciones de la hoja” contiene las siguientes herramientas:

• Hoja de derecha a izquierda: Cambia la configuración de la hoja para que la primera columna esté en el lado derecho.
• Ver líneas de división y encabezados: Controla si las líneas de cuadrícula y encabezados son visibles o no.
• Imprimir líneas de división y encabezados: Controla si las líneas de cuadrícula y encabezados se imprimen o no.

2.3.5. Organizar

La sección “Organizar” contiene las siguientes herramientas:

• Traer ADELANTE/ENVIAR atrás: Modifica el orden de los objetos en capas.
• Alinear: Alinea objetos seleccionados.
• Panel de selección: Seleccionar listas de objetos.
• Agrupar: Agrupa o desagrupa varios objetos.
• Girar: Rota objetos seleccionados.

2.4. Pestaña "Fórmulas"

La pestaña Fórmulas contiene todas las herramientas relacionadas con las fórmulas y funciones de Excel. Se organiza en grupos según el tipo de función.

2.4.1. Biblioteca de Funciones

La sección “Biblioteca de funciones” contiene las siguientes herramientas:

• Insertar Función: Abre el asistente para insertar funciones.
• Funciones de autosuma, recientes, financieras, lógicas, texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, matemáticas y trigonométricas, más funciones: Acceso rápido a las funciones más comunes en cada categoría.

2.4.2. Phyton

Python en su versión preliminar para su integración en Excel 365 permite automatizar tareas repetitivas, analizar grandes volúmenes de datos y crear visualizaciones avanzadas.

2.4.3. Nombres Definidos

La sección “Nombres Definidos” contiene las siguientes herramientas:

• Administrador de nombres: Gestiona los nombres de rango o celdas definidos en el libro.
• Asignar nombre: Asigna un nombre a una celda o rango de celdas.
• Utilizar en la fórmula: Inserta nombres definidos en las fórmulas.
• Crear desde la selección: Genera nombres a partir de las celdas seleccionadas.

2.4.4. Auditoría de Fórmulas

La sección “Auditoría de fórmulas” contiene las siguientes herramientas:

• Rastrear precedentes y Rastrear dependientes: Muestra flechas para ver las celdas que afectan o son afectadas por una fórmula.
• Quitar flechas: Elimina las flechas trazadas por “Rastrear precedentes” y “Rastrear dependientes”.
• Mostrar fórmulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante de la misma.
• Comprobación de Errores: Detecta errores en las fórmulas y sugiere correcciones.
• Evaluar fórmula: Depura una fórmula evaluando cada una de sus partes individualmente.
• Ventana Inspección: muestra en una ventana los valores de unas determinadas celdas, aunque se esté visualizando y trabajando en una zona de la hoja diferente.

2.4.5. Cálculo

La sección “Cálculo” contiene las siguientes herramientas:

• Opciones para el cálculo: Permite seleccionar entre cálculo automático o manual.
• Calcular ahora: Calcula manualmente todo el libro (sólo es necesario si se ha desactivado el cálculo automático).
• Calcular hoja: Calcula manualmente la hoja activa (sólo es necesario si se ha desactivado el cálculo automático).

2.5. Pestaña "Datos"

Esta pestaña está dedicada al manejo y análisis de los datos incluidos en las celdas de los libros de Excel.

2.5.1. Obtener y transformar

La sección “Obtener y transformar”, también denominada “Power Query”, contiene las siguientes herramientas:

• Obtener datos: Importa datos externos desde varias fuentes (archivos, bases de datos, web, etc.). A continuación, el usuario puede editarlos y redefinirlos para ajustarlos a sus necesidades.
• De TEXTO/CSV: Importa datos de archivos de texto, de valores delimitados por comas o de texto con formato (delimitado por espacios).
• De la web: Importa datos desde una página web.
• De una tabla o rango: Crea una nueva consulta a partir de la tabla seleccionada, el rango con nombre o la matriz del libro de trabajo. Si los datos seleccionados ya no forman parte de uno de estos, se convertirán en una tabla.
• Desde una imagen: ya sea de una imagen de archivo o de una que se encuentre en el portapapeles.
• Fuentes recientes: Muestra una historia de orígenes de datos recientes.
• Obtener datos con una conexión existente: permite importar datos desde orígenes comunes.

2.5.2. Consultas y conexiones

La sección “Consultas y conexiones” contiene las siguientes herramientas:

• Actualizar todo: Actualiza todas las fuentes del libro y permite obtener los últimos datos.
• Consultas y conexiones: Administra las conexiones a fuentes externas de datos.
• Propiedades: Especifica como se actualizan las celdas conectadas al origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarán y como se gestionarán los cambios en las filas y columnas de dicho origen.
• Vínculos de libro: Permite actualizar y eliminar los vínculos del libro con otros archivos.

2.5.3. Tipos de datos

El grupo "Tipos de datos" en la pestaña "Datos" de Excel permite convertir texto en tipos de datos vinculados: acciones, divisas y geografía. Estas conversiones permiten acceder a información actualizada y detallada, como cotizaciones bursátiles, tasas de cambio y datos geográficos, directamente desde las celdas.

Además, se pueden extraer campos específicos mediante fórmulas, facilitando análisis avanzados y dinámicos.

2.5.4. Ordenar y filtrar

La sección “Ordenar y filtrar” contiene las siguientes herramientas:

• Ordenar A-Z / Z-A: Ordena los datos seleccionados en orden alfabético ascendente o descendente.
• Ordenar: Abre un cuadro que permite realizar una ordenación de datos en varias columnas a la vez, según diferentes parámetros y con diferentes criterios de ordenación,
• Filtro: Aplica filtros para mostrar solo los datos que cumplen con ciertos criterios.
• Borrar: Elimina los filtros aplicados.
• Volver a aplicar: Restaura los filtros aplicados.
• Avanzadas: Permite opciones de filtrado con criterios complejos.

2.5.5. Herramientas de datos

La sección “Herramientas de datos” contiene las siguientes herramientas:

• Texto en columnas: Permite dividir el contenido de una columna en varias columnas, basándose en delimitadores (como comas, espacios o tabulaciones) o en ancho fijo.
• Relleno rápido: Rellena automáticamente los valores de las celdas en una columna a partir del patrón de valor de las celdas seleccionadas.
• Quitar duplicados: Sirve para eliminar filas duplicadas en un rango de datos seleccionado, lo cual es útil para limpiar conjuntos de datos.
• Validación de datos: Permite controlar qué tipo de datos se pueden ingresar en una celda o rango, aplicando reglas como límites numéricos, listas desplegables, fechas, entre otros.
• Consolidar: Esta opción facilita combinar datos de diferentes rangos en una hoja de cálculo para obtener resúmenes o consolidaciones de estos.
• Administrar modelo de datos: Esta herramienta permite ver todas las tablas que, cargadas en el modelo de datos, las relaciones entre ellas, y cómo están estructuradas dentro del entorno de datos. Permite modificar, agregar o eliminar relaciones entre las tablas y hacer ajustes en la estructura del modelo.

2.5.6. Previsión

La sección “Previsión” contiene las siguientes herramientas:

• Análisis de hipótesis: contiene un submenú con las siguientes opciones:

◦ Administrador de escenarios: crea diferentes grupos de valores o escenarios y los cambia entre ellos.

◦ Buscar objetivo: encuentra la entrada adecuada para el valor que se desee.

◦ Tabla de datos: muestra los resultados de múltiples entradas al mismo tiempo.

• Previsión: crea una hoja de cálculo para predecir la tendencia de los datos.

2.5.7. Esquema

La sección “Esquema” contiene las siguientes herramientas:

• Agrupar: agrupa filas o columnas. También permite crear un esquema de manera automática.
• Desagrupar: desagrupa un rango de celdas agrupadas previamente.
• Subtotal: calcula filas de datos relacionados insertando subtotales y totales.

2.6. Pestaña "Revisar"

La pestaña “Revisar” de la cinta de opciones en Microsoft Excel 365 contiene diversas herramientas que permiten a los usuarios verificar, corregir y colaborar en el contenido de una hoja de cálculo. Se trata de herramientas especialmente útiles para la corrección, validación, protección y colaboración en documentos complejos.

2.6.1. Revisión

• Ortografía: Permite revisar la ortografía del contenido de la hoja de cálculo y corregir cualquier error ortográfico. Se abre un cuadro de diálogo en el que Excel sugiere correcciones para las palabras mal escritas.
• Sinónimos: Abre el diccionario de sinónimos (Tesauro) para ofrecer alternativas de palabras o frases. Esto es útil cuando se desea mejorar la redacción o encontrar palabras más precisas.
• Estadísticas del libro: Permite hacer un recuento de celdas, formulas, gráficos y tablas.

2.6.2. Rendimiento

• Control de rendimiento: Se centra en optimizar la eficiencia del programa al trabajar con grandes volúmenes de datos o fórmulas complejas.

2.6.3. Accesibilidad

• Comprobar accesibilidad: Permite identificar y corregir problemas que dificultan la lectura y comprensión del contenido por parte de usuarios con discapacidades. Ofrece recomendaciones como agregar texto alternativo a imágenes, evitar celdas combinadas y mejorar el contraste de colores.

Esta función es esencial para garantizar la inclusión y accesibilidad en documentos compartidos.

2.6.4. Idioma

• Traducir: Traduce el texto seleccionado a otro idioma especificado por el usuario.

2.6.5. Cambios

• Mostrar cambios: Permite ver los detalles de que usuario cambió qué, cuando, y dónde en este libro.

2.6.6. Comentarios

• Nuevo comentario: Permite insertar un comentario en la celda seleccionada. Los comentarios son útiles para agregar notas o explicaciones sobre los datos.
• Eliminar: Elimina el comentario de la celda seleccionada.
• ANTERIOR/SIGUIENTE: Sirve para navegar entre los comentarios insertados en las celdas de la hoja de cálculo.
• Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios de la hoja a la vez, facilitando su revisión.
• Mostrar comentarios: Muestra u oculta el comentario de la celda activa sin necesidad de posicionar el cursor sobre ella.

2.6.7. Notas

• Notas: Permite agregar una nota en esa parte del documento.

2.6.8. Proteger

• Proteger hoja: Bloquea la hoja de cálculo para evitar que los usuarios realicen cambios no deseados en los datos o la estructura de la hoja. El usuario puede definir una contraseña para proteger la hoja y especificar qué acciones estarán permitidas para otros usuarios (por ejemplo, seleccionar celdas, modificar formatos, etc.).
• Proteger libro: Permite proteger la estructura del libro de trabajo, impidiendo que se agreguen, eliminen, oculten o cambien las hojas de cálculo.
• Permitir editar rangos: Permite establecer permisos específicos sobre determinados rangos de celdas, mientras se mantiene protegida la hoja de cálculo en su totalidad. Se puede establecer mediante contraseñas específicas o reglas de usuario. Esta función es útil cuando se necesita que ciertos usuarios puedan modificar solo partes específicas de una hoja protegida, sin permitirles hacer cambios en otras áreas.
• Compartir libro / Dejar de compartir libro: Permite a varios usuarios trabajar simultáneamente en el mismo archivo de Excel (modo colaboración).

2.6.9. Entrada de lápiz

• Ocultar entrada de lápiz: Muestra u oculta las anotaciones que se han hecho directamente sobre la hoja de cálculo utilizando un lápiz digital o un dispositivo de entrada táctil. Las anotaciones de lápiz pueden incluir marcas, comentarios, subrayados o dibujos, útiles para resaltar información en la hoja de cálculo.

2.7. Pestaña "Vista"

La pestaña Vista de la cinta de opciones en Microsoft Excel 365 ofrece herramientas que controlan cómo se visualizan las hojas de cálculo y libros de trabajo. Aquí puedes cambiar el modo de visualización, gestionar las ventanas, y ajustar el zoom para facilitar la revisión y el análisis de los datos.

2.7.1. Vistas de hoja

• Vista de hoja: Permite crear vistas personalizadas para aplicar filtros y ordenaciones sin afectar a otros usuarios. Estas vistas son útiles en entornos colaborativos, ya que cada usuario puede tener su propia configuración visual. Además, se pueden guardar, renombrar o eliminar según sea necesario.

2.7.2. Vistas de libro

• Normal: Es la vista predeterminada de Excel. Muestra la hoja de cálculo de manera estándar, donde se puede trabajar normalmente con celdas, filas y columnas visibles.
• Ver salto de página: Permite ver cómo se organizarán las páginas al imprimir, mostrando una línea azul para indicar dónde se romperán las páginas. Es posible ajustar manualmente los saltos de página arrastrando esas líneas.
• Diseño de página: Muestra la hoja de cálculo como aparecería al imprimirse, con saltos de página, encabezados y pies de página visibles.

Es útil para ajustar el formato de impresión.

• Vistas personalizadas: Permite guardar una configuración específica de la vista (por ejemplo, el nivel de zoom o los filtros aplicados) y nombrarla.

Esto facilita cambiar entre diferentes vistas personalizadas sin tener que reajustarlas manualmente.

2.7.3. Mostrar

• Navegación: Despliega un panel de navegación lateral para buscar datos, gráficos, tablas, y otros objetos en el libro.
• Regla: Muestra reglas junto al documento. Permite al usuario ver y establecer tabulaciones, mover bordes de tablas y alinear objetos en el documento. También permite medir otros elementos.
• Líneas de cuadrícula: Muestra u oculta las líneas de cuadrícula entre las celdas de la hoja de cálculo. Las líneas de cuadrícula facilitan la visualización de los límites de las celdas, pero no se imprimen.
• Barra de fórmulas: Muestra u oculta la barra de fórmulas, donde puedes ver y editar el contenido de la celda seleccionada.
• Encabezados: Muestra u oculta los encabezados de fila (números) y columna (letras). Estos encabezados ayudan a identificar la posición de las celdas, pero a veces es útil ocultarlos si solo deseas ver el contenido.
• Iconos de tipo de datos: Muestran los iconos del tipo de datos en la hoja para ayudar a identificarlos.
• Celda de enfoque: Resalta la columna y la fila activa en las que se está trabajando.

2.7.4. Zoom

• Zoom: Abre un cuadro de diálogo que te permite seleccionar el nivel de zoom que prefieras para la hoja de cálculo, desde el 10% hasta el 400%, según tu necesidad.
• 100%: Restablece el nivel de zoom al 100%, que es el nivel predeterminado.
• Ampliar selección: Ajusta automáticamente el zoom para hacer que las celdas seleccionadas llenen la ventana. Es útil para centrarse rápidamente en un área particular de la hoja.

2.7.5. Ventana

• Nueva ventana: Abre una nueva ventana con el mismo libro de trabajo.

Esto te permite tener múltiples vistas del mismo archivo y trabajar en diferentes hojas o áreas al mismo tiempo sin cambiar constantemente de una a otra.

• Organizar todo: Organiza todas las ventanas abiertas en la pantalla, permitiendo ver varias ventanas de Excel al mismo tiempo. Puedes elegir entre diferentes opciones de organización, como en cascada, en paralelo vertical, horizontal, o en cuadrícula.
• Inmovilizar: Ofrece tres opciones para inmovilizar partes específicas de la hoja de cálculo mientras te desplazas por otras áreas:

◦ Inmovilizar paneles: Mantiene filas y/o columnas visibles mientras el usuario se desplaza por la hoja.

◦ Inmovilizar fila superior: Bloquea la primera fila visible de la hoja, permitiendo que siempre esté visible al desplazarse hacia abajo.

◦ Inmovilizar primera columna: Bloquea la primera columna visible, para que permanezca fija mientras el usuario se desplaza horizontalmente.

• Dividir: Divide la ventana en hasta cuatro secciones que se pueden desplazar independientemente. Es útil para comparar diferentes áreas de la misma hoja.
• Ocultar: Permite ocultar la ventana del libro activo, sin cerrarlo. Esto es útil si se desea dejar de ver un libro temporalmente, pero mantenerlo abierto.
• Mostrar: Muestra una ventana de libro que haya sido ocultada anteriormente.
• Ver en paralelo: Permite comparar dos libros de trabajo abiertos lado a lado, lo que facilita la revisión y comparación de datos entre ambos archivos.
• Desplazamiento sincrónico: permite sincronizar el desplazamiento de dos ventanas de un mismo libro o de dos libros de trabajo diferentes que están siendo comparados de manera paralela. Esto significa que, cuando el usuario desplaza una ventana hacia arriba o hacia abajo, la otra ventana se desplaza automáticamente en la misma dirección y a la misma velocidad.
• Restablecer posición de ventana: Al comparar libros en paralelo, esta opción restablece las posiciones de las ventanas para que estén perfectamente alineadas una junto a la otra.
• Cambiar ventanas: Facilita la navegación entre múltiples libros de trabajo abiertos o varias ventanas de un mismo archivo. Esto es especialmente útil cuando el usuario maneja varios documentos a la vez, ya que te permite alternar entre ellos sin necesidad de minimizar o buscar manualmente cada ventana, lo que ahorra tiempo y mejora la fluidez en el trabajo.

2.7.6. Macros

La pestaña Macros permite el acceso a las opciones de creación, edición y ejecución de macros. Una macro es una serie de comandos o acciones que el usuario puede grabar para automatizar tareas repetitivas. La herramienta contiene un desplegable con las siguientes opciones:

• Ver macros: Abre el cuadro de diálogo para ejecutar, eliminar o modificar macros ya creadas.
• Grabar macro: Comienza la grabación de una macro. Todo lo que hagas en Excel mientras la macro está grabando será repetido cuando ejecutes la macro.
• Usar referencias relativas: Cuando grabas una macro, esta opción indica si las acciones que realices estarán basadas en celdas relativas (es decir, celdas basadas en tu posición actual) o en celdas absolutas (coordenadas fijas de celdas).

2.8. Pestaña "Automatizar"

La pestaña Automatizar en Excel 365 permite a los usuarios simplificar tareas repetitivas mediante la creación y ejecución de scripts. Utilizando la Grabadora de Acciones, es posible registrar secuencias de acciones como formatear celdas o crear tablas, generando scripts que se pueden ejecutar posteriormente sin necesidad de intervención manual.

3. Conceptos básicos: Libros, hojas y celdas

3.1. Libros

Un libro de trabajo es el archivo que se crea en Excel, y todo lo que se haga en el programa se guarda en este formato. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .xlsx (.xls en versiones anteriores), lo que permite que el ordenador los identifique como tales.

Los archivos en Excel se llaman libros, y cada libro contiene hojas, comúnmente conocidas como hojas de cálculo. Es posible añadir tantas hojas como se desee a un libro o crear libros nuevos para organizar los datos de forma separada. Para crear un libro en blanco, es necesario seguir estos pasos:

1. Hacer clic en "Archivo" y luego en "Nuevo".
2. Dentro de "Nuevo", seleccionar "Libro en blanco".

Otra opción es crear un libro en blanco directamente desde la barra de acceso rápido, haciendo clic en el botón "Nuevo" o utilizando la combinación de teclas “CTRL+U”.

Un libro de trabajo está compuesto por una o varias hojas. Inicialmente, tendrá solo una hoja, pero este número puede aumentar según sea necesario, limitado únicamente por la memoria disponible. Sin embargo, no se recomienda trabajar con más de 40 hojas para evitar que el archivo se vuelva lento.

En la parte inferior de la ventana de Excel, se encuentran las diferentes hojas del libro de trabajo. A medida que se añadan nuevas hojas, serán nombradas automáticamente como Hoja1, Hoja2, etc., aunque posteriormente se les puede renombrar.

Los libros de trabajo son una excelente herramienta de organización, ya que permiten agrupar en un solo archivo todas las hojas relacionadas con un mismo proyecto o trabajo. Es posible hacer referencia desde la celda de un libro a otra celda que se encuentra en otro libro que esté abierto siempre que en la fórmula empleada se encierre el nombre de ese otro libro entre corchetes.

3.1.1. Abrir un libro

Una vez se abre el programa, aparece la pantalla de inicio de Excel 365. Si se selecciona la opción “Libro en blanco”, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se mostrará una nueva hoja de cálculo.

Si en lugar de comenzar un nuevo libro en blanco se desea abrir un libro que ya había sido guardado anteriormente, se debe ir a "Archivo" y seleccionar "Abrir".

En la pantalla aparecerá un cuadro de diálogo que permitirá buscar y seleccionar el libro de trabajo previamente guardado.

En el Cuadro de búsqueda se puede escribir el nombre del archivo que se desea recuperar; o bien, introducir palabras que formen parte del nombre para facilitar la búsqueda en caso de que no se conozca el nombre completo del archivo. En la parte inferior derecha, se mostrarán los archivos más recientes que se hayan utilizado bajo la opción "Recientes". También es posible acceder al almacenamiento en la nube de OneDrive, siempre que esté configurado.

Si se selecciona "Examinar", se abrirá la ventana "Abrir", donde se podrá navegar por las carpetas del equipo o de otros dispositivos conectados para localizar el archivo que se desea. En esta ventana, el usuario deberá tomar acción sobre diferentes aspectos:

• Elegir la carpeta y unidad de disco donde se encuentra el archivo a abrir, si se conoce su ubicación.
• Nombre de archivo: En este apartado se debe escribir el nombre del archivo a recuperar si se conoce o también se puede seleccionar del listado que muestra.
• Tipo de archivo: Se elige el tipo de formato que tiene el archivo a recuperar.
• Abrir: Al pulsar este botón se aceptan los cambios que se han realizado en el cuadro de diálogo, y se sale de dicho cuadro abriendo el archivo en pantalla.

También permite abrirlo de sólo lectura o una copia.

• Cancelar: Al pulsar este botón se anula la operación.

3.1.2. Guardar un libro

Cuando se comienza un nuevo libro de trabajo y se quiere poder recuperar en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, o realizar cualquier otra operación posterior sobre éste, habrá que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

• Guardar como: Se utiliza cuando se guarda un archivo por primera vez o cuando se desea guardar una copia de un archivo existente con un nombre o ubicación diferentes.
• Guardar: Se utiliza para guardar los cambios realizados en un archivo ya existente, sobrescribiéndolo en su ubicación actual.

Para guardar un archivo asignándole un nombre, es necesario seguir los pasos siguientes:

1. Hacer clic en el menú "Archivo" y selecciona la opción "Guardar como..."
2. Elegir la ubicación donde se desea almacenar, o hacer clic en "Examinar" para explorar las carpetas disponibles.
3. En el cuadro de diálogo que aparece, se podrá seleccionar o crear una nueva carpeta, asignar un nombre al archivo, definir su tipo (formato) y, si se desea, cambiar el nombre del autor predeterminado.

Si el archivo ya tiene un nombre, este aparecerá en el recuadro "Nombre de archivo". Al hacer clic en el botón "Guardar" sin cambiar la ubicación ni el nombre, se sobrescribirá el documento en el que se está trabajando. Sin embargo, si se desea crear un nuevo archivo con las modificaciones realizadas sin alterar el original, es necesario seguir estos pasos:

• Seleccionar la carpeta donde se desea guardar el nuevo archivo utilizando el explorador de la ventana.
• En el recuadro "Nombre de archivo", escribir el nuevo nombre que se quiera asignar.
• Finalmente, hacer clic en el botón "Guardar".

Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, existen tres opciones:

1. Seleccionar la opción "Guardar" en el menú "Archivo".
2. Hacer clic en el botón "Guardar" de la Barra de Acceso Rápido.
3. Utilizar la combinación de teclas “CTRL+G”.

3.1.3. Cerrar un libro

Una vez se haya terminado de trabajar con un archivo, es recomendable cerrarlo para liberar memoria y evitar un uso innecesario de recursos. Este proceso se denomina Cierre del documento y puede realizarse de diferentes maneras.

Una forma es a través del menú "Archivo" siguiendo los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú "Archivo".
2. Elegir la opción "Cerrar".

Como se ha visto anteriormente, al crear un libro se debe guardar. El libro estará activo hasta que no se le indique al programa lo contrario. Si se desea terminar de trabajar con un libro, se debe activar el menú Archivo > Cerrar, o pulsar el botón del aspa que se encuentra en la barra de títulos. El libro se cerrará, pero si no se ha grabado con anterioridad el programa preguntará si se desea guardar cambios, y permite ponerle un nombre y asignarle una ubicación. Si se pulsa “Sí”, el archivo se grabará con los cambios realizados. En caso de pulsar “No”, no lo graba y lo cierra. Si se pulsa “Cancelar”, ni lo graba ni lo cierra.

3.1.4. Desplazamiento por las hojas del libro

En un libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto, solo aparece una hoja de cálculo, pero es posible añadir más haciendo clic en el botón correspondiente.

Para navegar entre las diferentes hojas del libro de trabajo, utilizamos la barra de etiquetas, de modo que, al hacer clic en cualquiera de las pestañas, cambiarás a esa hoja específica. Por ejemplo, si seleccionas la pestaña Hoja 2, comenzarás a trabajar en dicha hoja.

Si el número total de hojas no cabe en la barra de etiquetas, será necesario usar los botones situados a la izquierda de la barra para visualizarlas:

• El primer botón “<”, ubicado a la izquierda de las hojas, permite visualizar la primera hoja (Hoja1).
• El botón “...” situado a la izquierda de las hojas sirve para ver la hoja anterior a las que ya están visibles.
• El botón “>” se utiliza para avanzar a la hoja siguiente.
• Si el botón “...” está a la derecha de las hojas, se utilizará para visualizar las últimas hojas del libro.

Si todas las hojas del libro caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y aparecerán desactivados. Una vez que la hoja deseada esté visible, solo debes hacer clic en la pestaña de su etiqueta para acceder a ella.

Además, es posible usar combinaciones de teclas para moverse dentro del libro de trabajo:

• Hoja siguiente: CTRL + AVPAG
• Hoja anterior: CTRL + REPAG

3.2. Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los diversos tipos de hojas que puede incluir un libro de trabajo. Es una herramienta sumamente útil para quienes manejan grandes cantidades de números y necesitan realizar cálculos o diversas operaciones con ellos. Está compuesta por columnas y filas, formando una cuadrícula extensa con 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

Una columna consiste en un conjunto de celdas dispuestas de manera vertical.

Las columnas se identifican con letras, como A, B, C, AA, AB, hasta llegar a la última, que es la XFD.

Cada fila está numerada desde el 1 hasta el 1.048.576 y representa el conjunto completo de celdas dispuestas horizontalmente en una hoja de datos. La intersección entre una columna y una fila se llama celda, y se identifica por el nombre de la columna y el número de la fila. Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1, por lo que su nombre es A1.

El usuario puede asignar un nombre personalizado a una celda seleccionándola, haciendo clic con el ratón y escribiendo el nombre deseado dentro del cuadro de nombres. Finalmente debe pulsar la tecla “Intro” del teclado para aceptar.

Cuando el cursor está en una celda lista para ser utilizada, esa celda se llama celda activa, y se distingue porque aparece resaltada. De manera similar, la fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa, y la columna activa es la columna correspondiente a esa celda.

Otro concepto clave en una hoja de cálculo es el rango, que se refiere a un bloque rectangular de celdas adyacentes que Excel trata como una unidad. Los rangos son fundamentales, ya que muchas funciones y operaciones se aplican sobre ellos. Un rango se identifica por las dos celdas extremas separadas por dos puntos (":").

Si se desea, es posible seleccionar la hoja completa haciendo clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

3.2.1. Navegación en la hoja de calculo

Solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana del documento. La mayoría de las veces, nuestra hoja ocupará más celdas de las que se pueden ver en la pantalla, por lo que es necesario ser capaz de desplazarse de manera ágil por el documento.

Cuando no hay ningún menú abierto, las siguientes teclas del teclado están habilitadas para moverse por la hoja:

• Celda hacia abajo: FLECHA ABAJO
• Celda hacia arriba: FLECHA ARRIBA
• Celda hacia la derecha: FLECHA DERECHA
• Celda hacia la izquierda: FLECHA IZQUIERDA
• Página hacia abajo: AVPAG
• Página hacia arriba: REPAG
• Ir a la celda A1: CTRL + INICIO
• Primera celda de la columna activa: CTRL + FLECHA ARRIBA
• Última celda de la columna activa: CTRL + FLECHA ABAJO
• Primera celda de la fila activa: CTRL + FLECHA IZQUIERDA
• Última celda de la fila activa: CTRL + FLECHA DERECHA
• Última celda de la región activa: CTRL + FIN o FIN + INICIO Existe una manera rápida de desplazarse por la hoja, si se conoce la celda exacta a la que se desea ir, escribiendo su referencia (columna y fila) en el cuadro de nombres ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas.

Por ejemplo, para ir a una celda determinada, basta con escribirla en el cuadro de texto y presionar INTRO. También se puede usar el ratón para desplazarse utilizando las barras de desplazamiento hasta visualizar la celda deseada, y hacer clic sobre ella.

3.2.2. Gestión de hojas

Por defecto, al abrir un libro de Excel 365 aparece una hoja de cálculo, pero es posible realizar las siguientes acciones adicionales:

• Cambiar el nombre de una hoja de cálculo.
• Cambiar el color de las etiquetas de una hoja de cálculo.
• Ocultar una hoja de cálculo.
• Gestionar el archivo de una hoja de cálculo.

3.2.2.1. Cambiar el nombre de una hoja de calculo

En Excel 365, los libros de trabajo están compuestos por varias hojas denominadas Hoja1, Hoja2, Hoja 3, etc. Si trabajamos con múltiples hojas en un mismo libro, es recomendable asignarles nombres descriptivos para identificarlas fácilmente. Es necesario tener en cuenta al modificar el nombre de las hojas que el nombre elegido puede tener un máximo de 31 caracteres, y no es posible que dos hojas dentro del mismo libro tengan el mismo nombre.

Existen dos métodos para modificar el nombre de una hoja:

• Método 1: Utilizando el menú o Selecciona la hoja a la que deseas cambiarle el nombre.

◦ Ve al grupo Celdas de la pestaña Inicio.

◦ Elige la opción Cambiar el nombre de la hoja dentro del apartado Formato.

◦ Observar que el nombre de la hoja (por ejemplo, Hoja1) se selecciona.

◦ Escribir el nuevo nombre y presiona INTRO.

• Método 2: Método rápido o Haz doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.

◦ Escribe el nuevo nombre.

◦ Presiona INTRO.

• Método 3: Utilizando el botón secundario del ratón o Haz clic con el botón secundario del ratón sobre la etiqueta de la hoja.

◦ Elige la opción “Cambiar nombre” en el menú que aparece.

◦ Escribe el nuevo nombre.

◦ Presiona INTRO.

o

3.2.2.2. Cambiar el color de las etiquetas de una hoja de calculo

Excel 365 permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para hacerlo, sigue estos pasos:

• Ve a la pestaña Inicio y selecciona Formato en el grupo Celdas.
• Elige la opción Color de pestaña. Se abrirá un submenú.
• Selecciona el color que desees aplicar.
• Una vez aplicado el color, para ver los cambios realizados es necesario seleccionar otra hoja.

Si se desea quitar el color de la etiqueta, es necesario repetir los mismos pasos, pero en lugar de seleccionar un color, hay que elegir la opción “Sin color”.

Otra forma más rápida de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja. En el menú contextual, selecciona la opción “Color de etiqueta” y elige el color deseado.

3.2.2.3. Ocultar una hoja de calculo

Para ocultar hojas de cálculo en un libro de trabajo de Excel, es necesario seguir los siguientes pasos:

• Selecciona las hojas que deseas ocultar. Para seleccionar más de una hoja, mantén presionada la tecla “Ctrl” mientras haces clic en las pestañas de las hojas. Recuerda que no se pueden seleccionar todas las hojas;

debe quedar al menos una visible en el libro.

• Ve al menú “Formato”, en el grupo Celdas de la pestaña Inicio.
• Elige la opción “Ocultar y mostrar”.
• Selecciona la opción “Ocultar hoja” en el menú que aparece.
• En caso de que se desee volver a mostrar hojas ocultas, es necesario seguir los siguientes pasos:
• Selecciona el menú “Formato”, en el grupo Celdas de la pestaña Inicio.
• Elige la opción “Ocultar y mostrar”, lo que abrirá un submenú.
• Selecciona la opción “Mostrar hoja...”. Aparecerá el cuadro de diálogo “Mostrar” con las hojas que están ocultas.
• Selecciona la hoja que deseas mostrar.
• Haz clic en “Aceptar”.

Asimismo, es posible ocultar o mostrar hojas utilizando el menú contextual. Para ello es necesario hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una pestaña de la hoja y seleccionar “Mostrar” u “Ocultar” en función de lo que se desee hacer.

3.2.2.4. Gestionar el archivo de una hoja de cálculo

La gestión de las hojas de cálculo en Excel 365 puede conllevar la realización de las siguientes actividades:

• Selección de hojas Para seleccionar una hoja, simplemente es necesario hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre su etiqueta. En caso de querer seleccionar varias hojas consecutivas, hay que hacer clic en la primera hoja, mantener presionada la tecla “MAYÚS” y, sin soltar, hacer clic en la última hoja que se desee seleccionar.

Para seleccionar varias hojas no consecutivas, hay que hacer clic en la primera hoja, mantener presionada la tecla “CTRL” y hacer clic en las siguientes hojas que se quieran seleccionar.

• Mover o copiar una hoja Para mover una hoja, simplemente es necesario arrastrar su etiqueta hasta la nueva ubicación deseada. Si en cambio, lo que se desea es copiar una hoja, se deberá mantener presionada la tecla “CTRL” mientras se arrastra la etiqueta hasta la ubicación deseada.

Otra opción es utilizar la cinta de herramientas y seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la hoja y navegar a “Inicio > Celdas > Formato > Organizar Hojas > Mover o Copiar hoja”, o bien hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar “Mover o copiar”.
2. En el cuadro de diálogo “Mover o Copiar” que aparece, se elige el libro al que se desea mover o copiar la hoja (si es a otro libro abierto), se selecciona la posición en la que se quiere colocar y se marca la opción “Crear una copia” si se desea duplicarla en lugar de moverla.
   • Eliminar una o varias hojas Para eliminar una o varias hojas en Excel 365, es necesario seleccionar la hoja o las hojas que deseas eliminar, luego hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar “Eliminar” o navegar a través de las opciones “Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar hoja”. Tras ello, Excel mostrará un mensaje de confirmación donde se tendrá que hacer clic en “Aceptar” para proceder con la eliminación.
   • Insertar una hoja Para insertar una nueva hoja, es necesario navegar a través de las opciones “Inicio > Celdas > Insertar > Insertar hoja”; o bien, utilizar el botón de “+” en la barra de pestañas de las hojas.

Utilizando menú “Inicio”, la nueva hoja se sitúa como pestaña a la izquierda de la de la hoja seleccionada; mientras que utilizando el botón “+”, la nueva hoja se sitúa a la derecha de la hoja seleccionada. También es posible insertar una hoja haciendo clic derecho en el nombre de la hoja y seleccionar “Insertar”, para elegir “Hoja de cálculo”.

3.2.3. Operaciones con filas y columnas

Se pueden realizar pequeñas modificaciones en el diseño de una hoja de cálculo que pueden mejorar significativamente su legibilidad. Es posible agregar o eliminar filas, columnas y celdas para organizar mejor la información.

Entre las acciones que se pueden realizar están:

• Selección de filas y columnas.
• Insertar una fila o columna
• Eliminar una fila o columna
• Fijar filas y columnas
• Ajustar el tamaño de las filas y columnas

3.2.3.1. Selección de filas y columnas

Para seleccionar una fila completa, se debe colocar el ratón sobre el número que identifica dicha fila y hacer clic con el botón izquierdo del ratón para que la fila quede resaltada. Del mismo modo, para seleccionar una columna, se debe hacer clic sobre la letra que la identifica.

Si se desea seleccionar varias filas o columnas consecutivas, basta con hacer clic en el rótulo de una de ellas y arrastrar el cursor hasta la última, o bien hacer clic en la primera, luego presionar la tecla “MAYÚS” y hacer clic en la última. Para seleccionar filas o columnas no consecutivas, se debe hacer clic en la primera y luego mantener la tecla “CTRL” mientras se hace clic en las siguientes.

3.2.3.2. Inserción o eliminación de filas y columnas

Las opciones para insertar o eliminar celdas se encuentran en el menú Inicio, dentro del grupo “Celdas”, en las secciones Insertar (a la izquierda) o Eliminar (a la derecha).

Para insertar una fila o columna, primero se debe seleccionar la ubicación deseada. Luego, en el menú “Inicio”, dentro de la sección “Celdas”, se elige la opción “Insertar filas de hoja” o “Insertar columnas de hoja”. También es posible acceder al menú contextual haciendo clic derecho sobre el número de la fila o la letra de la columna y seleccionando “Insertar”. Excel 365 siempre insertará las filas por encima de la seleccionada y las columnas a la izquierda de la que se haya elegido.

Para eliminar filas o columnas, se deben seleccionar las que se desean eliminar y luego, en el menú “Inicio”, dentro del grupo “Celdas”, elegir la opción “Eliminar fila de hoja” o “Eliminar columna de hoja”. También se puede utilizar el menú contextual haciendo clic derecho y seleccionando “Eliminar”.

3.2.3.3. Inmovilización de filas y columnas

La opción de inmovilizar permite mantener visibles los títulos de filas y columnas mientras se navega por otras partes de la hoja de cálculo, lo que resulta especialmente útil en documentos de gran tamaño.

Para usar esta función, se debe colocar el puntero en la celda a partir de la cual se desean fijar los títulos. Luego, ir a la pestaña “Vista”, grupo “Ventana”, y seleccionar “Inmovilizar”. Elegir lo que convenga entre las siguientes opciones:

“Inmovilizar fila superior”, “Inmovilizar primera columna” o “Inmovilizar paneles”.

Si se selecciona la última opción, Excel mantendrá visibles las filas por encima y las columnas a la izquierda de la celda activa.

Si en algún momento se desea revertir esta operación, simplemente será necesario ir a “Vista > Ventana > Movilizar paneles” para liberar las filas y columnas inmovilizadas.

3.2.3.4. Modificación del tamaño de filas y columnas

Es posible ajustar manualmente el ancho de una columna o el alto de una fila simplemente arrastrando los bordes de la celda con el ratón. Sin embargo, también se puede cambiar automáticamente el tamaño de las columnas y filas para que se ajusten al contenido de los datos.

• Altura de fila En Excel 365, la altura de una fila se ajusta automáticamente según el tamaño de la fuente más grande utilizada en esa fila. La altura por defecto de una fila de Excel es de 14,5 puntos; y si se desea modificar, existen dos métodos:

◦ Utilizando el menú: Seleccionar las filas cuya altura se desea modificar. Si no se selecciona ninguna, el cambio se aplicará a la fila en la que está el cursor. En la pestaña “Inicio”, hacer clic en el botón “Formato” dentro del grupo “Celdas”. En el cuadro que aparece, elegir la opción “Alto de fila”, donde se deberá ingresar la altura deseada con valores decimales separados por el punto decimal del teclado numérico (una coma). Finalmente, se hace clic en el botón “Aceptar” para aplicar los cambios.

◦ Utilizando el ratón: Colocar el puntero del ratón sobre la línea situada justo debajo del número de la fila que se desea modificar, en la cabecera de la fila (cambiará su forma a una flecha de dos puntas).

Manteniendo el botón pulsado, arrastrar la línea hasta la nueva posición. A medida que se mueve el ratón, la altura de la fila se ajustará.

Finalmente, soltar el botón del ratón una vez se haya alcanzado la altura deseada.

• Autoajustar la altura al contenido de la celda Si hemos cambiado la altura de una fila, podemos ajustarla para que coincida con la celda más alta de la misma fila, utilizando dos métodos diferentes.

◦ Utilizando el menú: Seleccionar las filas cuya altura se desee ajustar. A continuación, dirigirse al menú “Formato” en la pestaña “Inicio” y seleccionar la opción “Autoajustar alto de fila”.

◦ Utilizando el ratón: Colocar el puntero del ratón sobre la línea divisoria que se encuentra debajo de la fila que se desea ajustar, en la cabecera de la fila, y una vez el cursor cambie a una flecha de dos puntas, hacer doble clic con el botón izquierdo.

• Ancho de columna En Excel 365, si se desea modificar el ancho de una columna, que de manera predeterminada es de 10,27 puntos, existen dos métodos diferentes:

◦ Utilizando el menú: Seleccionar las columnas cuyo ancho se desee cambiar; ya que, en caso de no hacerlo, el cambio se aplicará a la columna donde se esté ubicado. A continuación, abrir el menú “Formato” en la pestaña “Inicio” para desplegar un submenú en el que hay que elegir la opción “Ancho de columna”. Es necesario definir el ancho deseado en el cuadro de diálogo que aparece y pulsar el botón “Aceptar” para que se ejecute el cambio.

◦ Utilizando el ratón: Colocar el puntero del ratón sobre la línea ubicada a la derecha del nombre de la columna que se desea modificar, en la cabecera de la columna, de manera que el puntero del ratón cambie su forma a la de una flecha de dos puntas. A continuación, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar la línea vertical hacia la posición deseada, soltando el botón cuando se haya alcanzado el ancho de columna que se desea.

• Autoajustar la anchura al contenido de la celda Es posible ajustar el ancho de una columna para que se adapte al contenido más amplio que contenga una de sus celdas utilizando dos métodos diferentes:

◦ Utilizando el menú: deben seleccionarse las columnas cuyo ancho se va a modificar. Desplegar a continuación el menú “Formato” en la pestaña “Inicio” y seleccionar la opción “Autoajustar ancho de columna”.

◦ Utilizando el ratón: colocar el ratón en la cabecera de la columna que se desea ajustar sobre la línea divisoria a la derecha de la columna.

Una vez el cursor del ratón cambie a una flecha de doble punta, hacer doble clic con el botón izquierdo y el ancho de la columna se ajustará automáticamente al contenido más amplio de la misma.

• Definir el ancho estándar de columna de una hoja Excel Excel permite cambiar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que utilizan dicha configuración. Se puede modificar esta anchura predeterminada, siguiendo estos pasos:

◦ Desplegar el menú “Formato” en la pestaña “Inicio”.

◦ En el submenú que se abre, seleccionar la opción “Ancho predeterminado”.

◦ Definir el nuevo ancho estándar deseado y hacer clic en “Aceptar”.

A partir de ese momento, todas las columnas tendrán la nueva anchura predeterminada, excepto aquellas que tengan un ancho específico asignado previamente.

3.3. Celdas

La celda es la unidad básica de datos dentro de una hoja de cálculo. Cada celda se identifica de manera única mediante su referencia (por ejemplo, A1 para la celda en la intersección de la columna A y la fila 1). Las celdas pueden contener varios tipos de datos: texto, números, fórmulas, o incluso referencias a otras celdas. Además, también permiten incluir comentarios y notas, útiles en escenarios colaborativos o de auditoría de datos.

A nivel avanzado, las celdas no solo se utilizan para almacenar datos simples, sino que también son el punto focal para operaciones más complejas como las fórmulas y funciones.

3.3.1. Selección de celdas

Antes de modificar una celda o un rango de celdas en Excel 365, es necesario seleccionarlas para aplicar la operación deseada. Excel ofrece varias opciones de selección:

• Seleccionar una celda: haciendo clic sobre la celda deseada.
• Seleccionar un rango de celdas: haciendo clic en la primera celda, y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrar hasta la última celda que se desea incluir. Por último, soltar el botón, y las celdas seleccionadas aparecerán resaltadas con un marco alrededor y un color diferente. Si se desea, también es posible realizar la selección de un rango de celdas mediante teclado haciendo clic en una celda, manteniendo pulsada la tecla “Mayus (Shift)”, y luego haciendo clic en la celda final del rango.
• Seleccionar una columna: haciendo clic en el encabezado de la columna que se desea seleccionar.
• Seleccionar una fila: haciendo clic en el identificador de la fila correspondiente.
• Seleccionar toda la hoja: haciendo clic en el botón situado en la esquina superior izquierda de la hoja, entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1, o utilizando en el teclado la combinación de teclas “Ctrl + E” para seleccionar toda la hoja.

Si se desea ampliar o reducir una selección de celdas contiguas, se deberá mantener presionada la tecla “MAYUS” y hacer clic en la celda donde se desea que termine o se ajuste la selección.

Es posible que, en ocasiones, olvidemos seleccionar alguna celda o necesitemos seleccionar celdas que no son contiguas. Para ello, basta con realizar una nueva selección mientras se mantiene presionada la tecla “CTRL”. Este método se puede aplicar no solo a celdas, sino también a columnas o filas. Por ejemplo, si seleccionamos una fila, podemos agregar otra fila a la selección haciendo clic en su identificador mientras se mantiene pulsada la tecla “CTRL”.

3.3.2. Copiar celdas

En Excel 365 existen varias técnicas para duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo, permitiendo elegir la más adecuada según la operación que el usuario desee realizar. Están disponibles las siguientes opciones:

• Copiar celdas mediante el Portapapeles.
• Copiar celdas con el ratón.
• Copiar en celdas adyacentes.

Cuando se copian celdas que contienen fórmulas con referencias a otras celdas, la fórmula cambiará dependiendo del lugar al que se copie. Esto sucede porque las referencias incluidas en la fórmula son relativas, lo que significa que se ajustan en función de la nueva ubicación.

En ciertas ocasiones, puede que necesitemos copiar el valor de una celda sin la fórmula asociada, o tal vez copiar solo la fórmula sin su formato o apariencia.

Para seleccionar qué elementos del rango copiar, podemos utilizar la función de “Pegado especial”. Para usar esta opción, primero es necesario copiar las celdas deseadas. Luego, en lugar de hacer clic en el botón "Pegar" de la pestaña "Inicio", hay que hacer clic en la pequeña flecha que se encuentra debajo de dicho botón. Al hacerlo, se desplegará un menú con más opciones para pegar, donde se selecciona la opción “Pegado especial”. Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial, donde podrás seleccionar las opciones que mejor se ajusten al tipo de pegado que desees realizar. Aquí, tendrás la posibilidad de activar diversas opciones para copiar solo ciertos aspectos, como los valores, fórmulas, formatos, o incluso comentarios y validaciones de datos, según lo que se necesite copiar.

Veamos cada una de las opciones disponibles en el Pegado especial:

• Todo: Copia tanto la fórmula como el formato de la celda.
• Fórmulas: Copia únicamente la fórmula, pero no el formato de la celda.
• Valores: Copia solo el resultado que aparece en la celda, sin la fórmula ni el formato.
• Formatos: Copia únicamente el formato de la celda, sin incluir el contenido.
• Comentarios: Copia los comentarios asociados a las celdas seleccionadas.
• Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas.
• Todo excepto bordes: Copia las fórmulas y formatos, excluyendo los bordes.
• Ancho de las columnas: Copia el ancho de la columna donde se encuentran las celdas seleccionadas.
• Formatos de números y fórmulas: Copia solo las fórmulas y todos los formatos relacionados con los números.
• Formatos de números y valores: Copia solo los valores y todos los formatos numéricos de las celdas seleccionadas.

3.3.2.1. Copiar celdas mediante el portapapeles

La operación de copiar permite duplicar una celda o un rango de celdas en otra ubicación. Al utilizar el portapapeles, se llevan a cabo dos acciones: Copiar y Pegar. La acción de Copiar transfiere las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows, mientras que Pegar inserta esa información en la ubicación actual.

Para copiar celdas a otra posición, el proceso se realiza en dos pasos. Primero, se copian las celdas al portapapeles seleccionando las celdas a copiar y pulsando “Ctrl + C”; o bien, haciendo clic en el botón “Copiar” en la pestaña "Inicio".

A continuación, es necesario situarse en la celda donde se deseen pegar los datos copiados y hacer clic en el botón “Pegar” de la pestaña "Inicio"; o bien, utilizar la combinación de teclas “Ctrl + V”.

Excel ajustará el área de pegado para que coincida con el tamaño y la forma del área copiada. La celda en la que se posicione el usuario será la esquina superior izquierda del área pegada. Si lo que se necesita es reemplazar el contenido de algunas celdas con la información copiada, selecciona esas celdas antes de pegar, y el contenido será sobrescrito.

El uso del Portapapeles en Excel 365 permite almacenar hasta 24 objetos para pegarlos posteriormente en el lugar que nos interese. Se puede acceder al contenido del portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

3.3.2.2. Copiar celdas mediante el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra ubicación dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, es necesario seguir estos pasos:

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar.
2. Posicionarse sobre uno de los bordes de la selección y mantener pulsada la tecla “CTRL” observando como el puntero del ratón cambia de forma.
3. Sin soltar la tecla “CTRL”, hacer clic y manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar el rango seleccionado hasta la nueva ubicación.
4. Mientras se arrastra, aparecerá un recuadro indicando dónde se ubicará el rango al soltar el botón.
5. Soltar el botón del ratón en la posición deseada.
6. Finalmente, soltar la tecla “CTRL”.

3.3.2.3. Copiar en celdas adyacentes

Para copiar un rango de celdas a una posición adyacente utilizando el autorrelleno, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar.
2. Colocar el cursor sobre la esquina inferior derecha de la selección, donde aparecerá un pequeño cuadrado negro conocido como el controlador de relleno y el puntero se convertirá en una cruz negra.
3. Hacer clic con el botón del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastrar el rango hasta la ubicación adyacente donde se desea copiar las celdas. A medida que se arrastra, se mostrará un recuadro que indica dónde se situará el rango copiado.
4. Soltar el botón del ratón en la posición deseada. Aparecerá el icono de “Opciones de Autorrelleno” en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas.
5. Elegir el tipo de copiado que se desea realizar mediante el menú que se mostrará.

3.3.3. Mover celdas

La operación de mover permite desplazar una celda o un rango de celdas a otra ubicación.

3.3.3.1. Mover celdas utilizando el Portapapeles

Al utilizar el portapapeles, se realizan dos operaciones: “Cortar” y “Pegar”. La acción de “Cortar” transfiere las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows, mientras que “Pegar” coloca esa información en la nueva ubicación.

Para mover celdas a otra posición, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que se desean mover.
2. En la pestaña “Inicio” de la cinta de opciones, hacer clic en el botón “Cortar”; o bien, utilizar la combinación de teclado “CTRL + X”. Las celdas cortadas quedan rodeadas por una línea punteada, lo que indica que la información ha sido enviada al portapapeles.
3. Seleccionar la celda donde se desea mover el contenido (no es necesario seleccionar el rango completo, ya que Excel ajustará el área de pegado automáticamente al tamaño del área cortada, tomando como referencia la celda seleccionada como la esquina superior izquierda).
4. En la pestaña “Inicio” de la cinta de opciones, hacer clic en el botón “Pegar”, o bien, utilizar la combinación de teclado “CTRL + V”. Este proceso moverá las celdas seleccionadas a la nueva ubicación.

3.3.3.2. Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situar el ratón sobre un borde de la selección, de modo que el puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.
3. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde se quiere mover el rango. Observar cómo aparece un recuadro que indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.
4. Soltar el botón del ratón cuando se llegue a donde se quiere dejar las celdas.

Si queremos mover un rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situar el ratón sobre un borde de la selección, de modo que el puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.
3. Hacer clic en el botón del ratón y, manteniéndolo presionado, pulsar la tecla ALT. Luego, mover el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la que se desea trasladar el rango de celdas que seleccionaste. En ese momento, la hoja se convierte en la hoja activa.
4. Una vez situados en la hoja activa, soltar la tecla ALT.
5. Finalmente, soltar el botón del ratón en la ubicación donde deseas dejar las celdas.

3.3.4. Borrar celdas

El borrado de celdas requiere seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda o el rango de celdas que se desea borrar.
2. Desde la pestaña “Inicio” de la cinta de opciones, hacer clic en el botón “Borrar” del grupo “Edición”. Se desplegará un submenú con las siguientes opciones:
   • Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios y cualquier formato, pero mantiene la anchura de la columna y la altura de la fila.
   • Borrar Formatos: Elimina solo el formato de las celdas, que pasarán a tener el formato estándar. No afecta al contenido ni a los comentarios.
   • Borrar Contenido: Borra el contenido, incluidas las fórmulas, pero mantiene el formato y los comentarios de las celdas.
   • Borrar Comentarios: Suprime los comentarios asociados a las celdas seleccionadas, sin alterar su contenido ni formato.
   • Borrar Hipervínculos: Elimina solo el enlace, manteniendo el formato (color azul y subrayado). Si también se desea eliminar el formato, es necesario seleccionar “Borrar hipervínculos y formatos”.

Otras formas de borrar celdas:

• Seleccionar las celdas y pulsar la tecla “Supr”. Esto eliminará únicamente el contenido.
• Arrastrar hacia arriba el controlador de relleno (el cuadro en la esquina inferior derecha de la celda o selección). Esta acción borra el contenido y conserva el formato y los comentarios.
• Mantener pulsada la tecla “CTRL” mientras se arrastra el controlador de relleno para eliminar todo, incluyendo el formato.

4. Fórmulas y funciones

Una hoja de cálculo se define como un conjunto de celdas que se utilizan junto con diversas fórmulas, lo que permite evitar el recálculo cada vez que se realiza un cambio. Este tema es el más relevante del temario desde una perspectiva operativa, ya que su entendimiento y práctica constituyen la base de Excel.

4.1. Fórmulas

En Excel, las fórmulas son expresiones que permiten efectuar cálculos utilizando los datos de la hoja, lo que hace posible relacionar distintas celdas con otros datos mediante operadores (como suma, resta, etc.).

Para crear una fórmula, debemos situarnos en la celda donde deseamos obtener el resultado. Se debe escribir el signo "=" que indica a Excel el inicio de la fórmula, seguido del resto de los elementos que la componen.

Los elementos necesarios para formar una fórmula son:

• Texto (que debe ir entre comillas).
• Operadores.
• Referencias de celdas.
• Funciones.
• Números.

Operadores

Los operadores son utilizados para determinar la operación que se va a ejecutar.

Excel cuenta con diferentes tipos de operadores, incluyendo aritméticos, de comparación y de texto.

Es fundamental considerar la prioridad entre los operadores aritméticos. Si no hay paréntesis que alteren esta prioridad, las operaciones se realizarán en el siguiente orden:

1. Porcentaje (%)
2. Exponenciación (^)
3. Multiplicativos (*, /)
4. Aditivos (+, -)

4.2. Introducción de funciones

Una función es una fórmula que está predefinida en Excel (o creada por el usuario) que trabaja con uno o más valores (argumentos) y devuelve un resultado que se mostrará directamente en la celda o se utilizará para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es la siguiente:

nombre_función(argumento1; argumento2; ...; ARGUMENTON)

Los argumentos representan los datos que el programa utiliza para realizar los cálculos que indica la función. Se deben seguir estas reglas:

• Si la función aparece al inicio de una fórmula, debe comenzar con el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada siempre deben ir entre paréntesis, sin dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas, referencias a celdas o rangos, o incluso otras funciones.
• Los argumentos deben separarse con un punto y coma (;).

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

En este caso, la función SUMA() devuelve la suma de sus argumentos. El operador ":" indica un rango de celdas; así, A1 se refiere a todas las celdas comprendidas entre A1 y C8.

Existen muchos tipos de funciones, según el tipo de operación o cálculo que realizan. Estas incluyen funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia, y de información.

Para introducir una fórmula, se debe escribir en cualquier celda como si se estuviera ingresando un texto, siempre precedida del signo =.

4.2.1. Autosuma y funciones más frecuentes

Al igual que cualquier dato, una función se puede escribir directamente en la celda si se conoce su sintaxis. Sin embargo, Excel ofrece herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas, se encuentra el botón Autosuma, que permite realizar la función SUMA de manera más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Contar números (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar estas opciones, hay que asegurarse de que se tiene seleccionada la celda en donde se quiere realizar la operación antes de pulsar el botón.

4.2.2. Insertar función

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan:

• Funciones de fecha y hora
• Funciones de texto
• Funciones de búsqueda y referencia
• Funciones financieras
• Funciones matemáticas y trigonométricas
• Funciones estadísticas
• Funciones lógicas
• Funciones de información
• Funciones de base de datos

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas > Biblioteca de funciones y elegir la opción correspondiente para Insertar función.

O también, puedes hacer clic en el botón de la barra de fórmulas. Esto abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Insertar función.

Excel nos permite buscar la función que necesitamos al escribir una breve descripción de esta en el recuadro “Buscar una función” y luego hacer clic en el botón correspondiente. De esta manera, no es necesario conocer cada una de las funciones que ofrece Excel, ya que este nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: aquellas funciones relacionadas con la descripción ingresada.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa, podemos seleccionar previamente una categoría en el cuadro combinado o seleccionar una categoría.

Esto hará que en el cuadro de lista solo se muestren las funciones pertenecientes a la categoría seleccionada, reduciendo así la lista. Si no estamos seguros de la categoría, podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: debemos elegir la función deseada haciendo clic en ella. A medida que seleccionamos una función, en la parte inferior se mostrarán los distintos argumentos y una breve descripción de la misma. También hay un enlace de Ayuda sobre esta función que proporciona una descripción más detallada.

Finalmente, debemos hacer clic en el botón Aceptar. La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde se nos pedirá introducir los argumentos de la función. Este cuadro variará según la función que hayamos seleccionado.

4.3. Tipos de funciones en Microsoft Excel 365

4.3.1. Funciones de fecha y hora

En varias funciones, observaremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Excel se refiere a este término como el número de días que han pasado desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha ingresada. Es decir, toma como referencia el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar. En las funciones que utilizan núm_de_serie como argumento, podemos introducir un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Estas son las funciones de fecha y hora más importantes que ofrece Excel.

4.3.2. Funciones de texto

Aunque una hoja de cálculo está diseñada principalmente para trabajar en un entorno numérico, Excel también ofrece un conjunto de funciones específicas para manejar y manipular texto. A continuación, se presentan las funciones de texto más relevantes de Excel:

4.3.3. Funciones de búsqueda y referencia

En una hoja de Excel, es fundamental utilizar los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por esta razón, existe un conjunto de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Es necesario considerar que, en general, como desconocemos el dato que queremos obtener, lo buscamos a través de otros datos que sí conocemos.

A continuación, se presentan las funciones más importantes que Excel ofrece para realizar búsquedas:

4.3.4. Funciones financieras

Estas funciones son ampliamente utilizadas para el análisis de inversiones, préstamos y la gestión de presupuestos en Excel.

4.3.5. Funciones matemáticas y trigonométricas

Se trata de funciones esenciales para realizar cálculos matemáticos y trigonométricos en Excel, y pueden aplicarse en una amplia gama de contextos.

4.3.6. Funciones estadísticas

Excel permite el uso de funciones estadísticas que se utilizan en diversos campos, como la investigación, la ciencia de datos, las finanzas y la ingeniería.

Algunas de las más habituales son las siguientes:

4.3.7. Funciones lógicas

Las funciones lógicas son fundamentales en Excel para crear fórmulas complejas y condiciones, permitiendo la toma de decisiones automatizadas y el manejo de errores. Algunas de las más habituales son las siguientes:

4.3.8. Funciones de información

Las funciones de información son útiles para conocer detalles sobre los datos o celdas en una hoja de cálculo de Excel, y pueden ser clave para crear fórmulas más robustas y diagnósticos de errores. Algunas de las más habituales son:

4.3.9. Funciones de base de datos

Las funciones de base de datos en Excel permiten realizar cálculos y análisis sobre datos estructurados, aplicando criterios de filtro para obtener resultados específicos y trabajar con grandes conjuntos de datos más eficientemente.

Se puede obtener un listado completo con todas las funciones de Excel ordenadas por categoría indicando en qué versión del programa se incluyeron utilizando en siguiente enlace: https://support.microsoft.com/es- ES/OFFICE/FUNCIONES-DE-EXCEL-POR-CATEGOR%C3%ADA-5F91F4E9-7B42-46D2-9BD1- 63f26a86c0eb

5. Gráficos y análisis básico de datos

Un gráfico es una representación visual de los datos de una hoja de cálculo, lo que facilita su comprensión. Los valores de la hoja están conectados a los datos representados, de modo que cualquier modificación realizada se refleja en el gráfico. Excel 365 permite generar gráficos a partir de datos ingresados en una hoja de cálculo. El uso de gráficos simplifica y agiliza la interpretación de la información. Con frecuencia, un gráfico proporciona más información que una serie de datos organizados en filas y columnas.

La forma más sencilla de agregar un gráfico es yendo a Insertar > Gráficos y eligiendo el tipo de gráfico que se desea. Primero, es necesario seleccionar los datos en la hoja que se quieren representar. También es posible seleccionar los datos a representar gráficamente mediante referencias.

5.1. Creación de gráficos

Para insertar un gráfico, hay varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos en la pestaña Insertar. Se recomienda seleccionar previamente el rango de celdas que formarán parte del gráfico; de este modo, Excel podrá generarlo automáticamente. Si no se realiza esta selección, el gráfico aparecerá en blanco o no se creará debido a un error en los datos solicitados.

Existen diferentes tipos de gráficos. Se puede elegir un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese, lo que desplegará una lista de los disponibles. La opción Gráficos recomendados facilita la elección del tipo de gráfico más adecuado para la presentación que se desea lograr.

Una vez elegido el tipo de gráfico, aparecerá en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: “Diseño de gráfico” y “Formato”.

5.2. Descripción de los gráficos en Excel

Un gráfico en Excel está compuesto por diversas partes, como el área del gráfico, las series de datos, los ejes, las leyendas y los rótulos del eje, entre otros. El siguiente esquema ilustra las partes de un gráfico de Excel que es importante conocer:

• Área del gráfico: Esta es la zona delimitada por el marco del gráfico, que abarca todas sus secciones.
• Título del gráfico: Texto que describe el gráfico, ubicado en la parte superior.
• Área de trazado: Espacio delimitado por los ejes, que incluye todas las series de datos.
• Puntos de datos: Símbolos dentro del gráfico (como barras, áreas, puntos o líneas) que representan un único valor de la hoja de Excel, es decir, su valor proviene de una celda.
• Series de datos: Conjuntos de puntos de datos interrelacionados representados en un gráfico, cada uno con un color específico. Un gráfico puede contener una o más series de datos, excepto en el caso de gráficos circulares, que solo admiten una serie.
• Ejes: Líneas que actúan como referencia para la medición. El eje Y, conocido como eje de valores (vertical en gráficos de columnas), generalmente contiene datos. El eje X, o eje de categorías (horizontal en gráficos de columnas), suele incluir las categorías del gráfico.
• Líneas de cuadrícula: Líneas opcionales que se extienden desde los ejes para facilitar la lectura e interpretación de los valores.
• Títulos de ejes: Texto descriptivo que se alinea automáticamente con el eje correspondiente.
• Leyenda: Cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

5.3. Añadir datos a un gráfico

La selección de datos es un paso fundamental, ya que se determinan los datos que se mostrarán en el gráfico. Tras seleccionar el tipo de gráfico que se desea en la pestaña “Insertar”, se reservará en la pantalla un espacio en blanco donde se insertará el gráfico y se activará una nueva pestaña en la cinta de opciones denominada “Diseño de gráfico”.

En la pestaña Diseño, hay dos opciones muy útiles relacionadas con los datos:

primero, prestaremos atención al botón Seleccionar datos.

Al hacer clic en él, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En el campo Rango de datos del gráfico, es necesario especificar el rango de celdas que se utilizarán para crear el gráfico. Para seleccionar los datos, se puede escribir manualmente el rango; o bien, seleccionar con el ratón las celdas directamente en la hoja.

Una vez definidos los datos que se usarán, Excel asignará algunos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Es importante tener en cuenta que algunos gráficos requieren más de dos series para su creación (como los gráficos de superficie), mientras que otros pueden funcionar con solo una.

El botón “Editar” permite modificar el texto que aparecerá en la leyenda de series del gráfico o ajustar el rango de celdas para las series o categorías.

El botón “Cambiar fila/columna” intercambia los datos entre series y categorías, funcionando de manera similar al que se encuentra en la sección “Cambiar entre filas y columnas” en la pestaña “Diseño” de “Herramientas de gráfico”.

Si se hace clic en el botón “Celdas ocultas y vacías” y se deja vacío, aparecerá un cuadro de diálogo pequeño que permite decidir qué hacer con las celdas que no contienen datos o están ocultas.

Los cambios realizados en la ventana se reflejan en el gráfico. Cuando se haya configurado el origen de datos, se debe pulsar el botón “Aceptar”.

5.4. Formatos y características de los gráficos

Todas las opciones relacionadas con la apariencia del gráfico se encuentran en la pestaña “Diseño de gráfico”. Estas opciones se activarán haciendo clic con el ratón sobre el propio gráfico de la hoja Excel.

En la pestaña “Diseños de gráfico” dentro de la sección “Diseño de gráfico”, se pueden añadir o modificar la presentación de los elementos del gráfico, así como elegir un “Diseño rápido”. Estos diseños rápidos abarcan aspectos como agregar un título al gráfico, ubicar la leyenda en diferentes posiciones e incluir o excluir etiquetas descriptivas dentro del gráfico, entre otros.

Mientras, en la sección “Estilos de diseño” se pueden modificar aspectos más estéticos como pueden ser los colores de nuestro gráfico.

El botón “Cambiar tipo de gráfico” permite cambiar el tipo de un gráfico que ya está hecho; por ejemplo, cambiar un gráfico de barras por uno de líneas.

La opción “Agregar elemento de gráfico” va a permitir modificar el aspecto del gráfico añadiendo y modificando aspectos como: Ejes, Títulos del eje, Título del gráfico, Etiquetas de datos, Tabla de datos, Líneas de cuadrícula, Leyenda, etc.

Los diferentes elementos que constituyen el gráfico pueden desplazarse arrastrando con el ratón, lo cual va a permitir elaborar gráficos completamente personalizados.

La pestaña “Formato” contiene herramientas que permiten editar el formato de los elementos que componen el gráfico.

El desplegable de la zona superior izquierda indica qué parte del gráfico es la que está seleccionada para su edición:

Inmediatamente se selecciona en pantalla el elemento del gráfico que haya sido seleccionado en el desplegable. En función de cuál sea el elemento seleccionado, Excel va a ofrecer unas u otras herramientas para su edición. Para ello, será necesario pulsar el botón “Aplicar formato a la selección”.

La opción “Estilos de forma” ofrece herramientas para para modificar los estilos de los elementos que hayan sido seleccionados para modificar su formato. Si se prefiere no usar uno de los diseños preestablecidos, se pueden aprovechar las listas “Relleno de forma”, “Contorno de forma” y “Efectos de forma” para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Por otra parte, la opción “Estilos de WORDART” permite modificar el texto de los elementos que hayan sido seleccionados para su edición.

Asimismo, con el espacio de gráfico seleccionado, se pueden utilizar los botones que aparecen a su derecha para editar los elementos de gráfico.

Los controles circulares establecen el ancho y largo del objeto. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares se puede modificar su tamaño mantenido el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.

También se puede mover los componentes del gráfico. Para ello, se coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, y después se arrastra a la posición deseada.

Si las modificaciones realizadas no son finalmente del agrado del usuario, se puede hacer clic en el botón “Restablecer para hacer coincidir con el estilo” para volver al estilo original. Esto restaurará el aspecto del estilo predeterminado que se había aplicado.

Excel te permite elegir la ubicación del gráfico en el documento. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Selecciona el gráfico.
2. Ve a la pestaña “Diseño” en la cinta de “Herramientas de gráficos”.
3. Haz clic en el botón Mover gráfico en la sección Ubicación.

Aparecerá un cuadro de diálogo donde podrás hacer tus selecciones:

• La primera opción te permite colocar el gráfico como una Hoja nueva.
• Al seleccionar "Objeto en", podrás mover el gráfico a una hoja existente.

Si usas este método, el gráfico se mantendrá flotante en la hoja, lo que te permitirá situarlo en la posición y tamaño que desees. Esta es la forma predeterminada en que se inserta un nuevo gráfico.

Además, se puede mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o incluso a otra hoja.

5.5. Minigráficos

La inserción de un minigráfico consiste en incluir un pequeño gráfico en una sola celda que refleje una única serie de datos. Esto permitirá visualizar rápidamente la tendencia de ciertos valores. El grupo de “Minigráficos” se localiza en la pestaña “Insertar” > “Minigráficos” dentro de la cinta de opciones de Excel. Hay tres tipos de gráficos disponibles: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.

Una vez se seleccione el tipo de minigráfico deseado, aparece un cuadro en pantalla mediante el cual se debe proceder a definir el rango de datos del que se desea realizar el minigráfico y la celda en la que se desea insertar el mismo:

Al insertar uno de estos gráficos, aparecerá una nueva barra de herramientas en la cinta llamada “Minigráfico”. Esta incluye la pestaña “Diseño”, que permite realizar acciones básicas como modificar las celdas que sirven como fuente de datos, cambiar el tipo de gráfico desde “Tipo” (posteriormente se puede elegir entre los tres tipos disponibles), seleccionar estilos desde “Estilo” o resaltar ciertos puntos desde las opciones de “Mostrar” (como el más alto o el más bajo).

Si se desea eliminar un minigráfico de una celda, bastará con seleccionar la celda con el ratón y pulsar el botón “Borrar” de la opción “Agrupar”.

Un aspecto que considerar es que el minigráfico se ajusta automáticamente al tamaño de la celda. Si consideramos que es demasiado pequeño, solo necesitamos aumentar el ancho de la columna para darle más espacio o ajustar la altura de la fila para incrementarla. Si deseamos cambiar el grosor de la línea, por ejemplo, podemos hacerlo desde las herramientas de “Estilo”. Para modificar opciones como unificar los valores máximos y mínimos de varios gráficos, vincular los datos con fechas o establecer el eje en el valor 0, entre otras, se utiliza el menú desplegable del botón “Eje”.

A continuación, se muestra una selección de métodos abreviados de teclado más habituales en Excel:

• Navegación o Flecha ARRIBA/ABAJO: Moverse una celda arriba o abajo.

◦ Flecha IZQUIERDA/DERECHA: Moverse una celda a la izquierda o a la derecha.

◦ Ctrl + Flecha: Moverse a la última celda de datos en la dirección seleccionada.

◦ Ctrl + Inicio: Ir a la celda A1.

◦ Ctrl + Fin: Ir a la última celda utilizada.

◦ Av PAGE/RE Page: Desplazarse una pantalla hacia arriba o hacia abajo.

◦ Alt + Av PAGE/RE Page: Desplazarse una pantalla hacia la izquierda o derecha.

◦ Ctrl + I: Abrir el cuadro de diálogo "Ir a".

• Selección o Shift + Flechas: Expandir la selección de celdas.

◦ Ctrl + Shift + Flecha: Seleccionar hasta la última celda de datos en la dirección seleccionada.

◦ Ctrl + E: Seleccionar todo el contenido de la hoja.

◦ Ctrl + Espacio: Seleccionar toda la columna.

◦ Shift + Espacio: Seleccionar toda la fila.

◦ Ctrl + Mayús + L: Activar o desactivar filtros.

◦ Ctrl + Shift + ( : Mostrar filas ocultas.

◦ Ctrl + Shift + ) : Mostrar las columnas ocultas.

• Edición o F2: Editar la celda activa.

◦ Ctrl + C: Copiar la selección.

◦ Ctrl + X: Cortar la selección.

◦ Ctrl + V: Pegar la selección.

◦ Supr: Borrar el contenido de la celda seleccionada.

◦ Ctrl + Z: Deshacer la última acción.

◦ Ctrl + Y: Rehacer la última acción.

◦ Ctrl + J: Rellenar hacia abajo.

◦ Ctrl + D: Rellenar hacia la derecha.

◦ Alt + Enter: Insertar un salto de línea dentro de una celda.

• Formato o Ctrl + N: Aplicar o quitar negrita.

◦ Ctrl + K: Aplicar o quitar cursiva.

◦ Ctrl + S: Aplicar o quitar subrayado.

◦ Ctrl + 1: Abrir el cuadro de diálogo de formato de celdas.

◦ Ctrl + Shift + $: Aplicar formato de moneda.

◦ Ctrl + Shift + %: Aplicar formato de porcentaje.

◦ Ctrl + Shift + #: Aplicar formato de fecha.

◦ Ctrl + Shift + &: Aplicar borde a las celdas seleccionadas.

◦ Ctrl + Shift + _: Quitar borde de las celdas seleccionadas.

• Guardar y Abrir o Ctrl + G: Guardar el libro de trabajo.

◦ Ctrl + A: Abrir un libro existente.

◦ Ctrl + U: Crear un nuevo libro.

◦ F12: Abrir el cuadro de diálogo "Guardar como".

• Trabajo con hojas o Ctrl + Repag: Ir a la hoja anterior.

◦ Ctrl + Avpag: Ir a la hoja siguiente.

◦ Shift + F11: Insertar una nueva hoja.

• Funciones o Alt + =: Insertar una función de suma rápida.

◦ Ctrl + `: Mostrar u ocultar fórmulas.

◦ F9: Calcular todas las hojas en el libro.

◦ Shift + F9: Calcular la hoja activa.

• Accesos Directos Generales o Alt + A: Abrir el menú Archivo.

◦ Alt + O: Abrir la pestaña "Inicio".

◦ Alt + B: Abrir la pestaña "Insertar".

◦ Alt + C: Abrir la pestaña "Diseño de página".

◦ Alt + U: Abrir la pestaña "Fórmulas".

◦ Alt + D: Abrir la pestaña "Datos".

◦ Alt + R: Abrir la pestaña "Revisar".

◦ Alt + N: Abrir la pestaña "Vista".

• Otros o Ctrl + Alt + K: Insertar un hipervínculo.

◦ Ctrl + B: Abrir el cuadro de diálogo de búsqueda.

◦ Ctrl + L: Abrir el cuadro de diálogo "Reemplazar".

◦ Ctrl + P: Abrir el cuadro de diálogo "Imprimir".

• Trabajo con Gráficos o Alt + F1: Crear un gráfico con los datos seleccionados.

◦ F11: Crear un gráfico en una hoja separada.