Tema 3 · Procesador de textos: Microsoft Word (Microsoft 365)

Tema 3. Procesador de textos: Microsoft Word (Microsoft 365)

1. Generalidades

El procesador de textos Microsoft Word es una herramienta integrada en el paquete de ofimática de Microsoft Office. Su función principal es la creación y edición de archivos de texto personales y profesionales que van más allá del simple texto que elaboramos desde cero. Por ejemplo, puede hacerse uso de las plantillas diseñadas por profesionales para crear informes, catálogos, invitaciones o tarjetas de regalos, entre otros.

Microsoft Word es la herramienta de referencia para producir documentos de texto compatibles con otros procesadores: se puede personalizar y cuenta con muchas funciones integradas. La facilidad para intercambiar datos con otros programas del entorno Office y la posibilidad de exportar los documentos.

Word 365 ofrece numerosas ventajas para crear y editar documentos de forma eficiente. Permite guardar archivos en la nube mediante OneDrive, lo que facilita el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, incluye guardado automático, colaboración en tiempo real con otros usuarios y actualizaciones constantes con nuevas funciones. También incorpora herramientas inteligentes como corrección ortográfica y gramatical avanzada, plantillas prediseñadas y opciones de diseño profesional. Todo esto mejora la productividad, facilita el trabajo en equipo y permite crear documentos más completos, claros y profesionales.

2. Herramientas y utilidades

Existen diferentes elementos que conforman la pantalla del programa Word.

Estudiar sus elementos es imprescindible para el manejo óptimo del programa.

El aspecto de la interfaz del programa es intuitivo y ágil permitiendo desplazarse por el documento utilizando las barras de desplazamiento vertical y horizontal, así como ajustar la vista o el zoom mediante la barra de control de zoom presente en la esquina inferior derecha. Las reglas en la parte superior y lateral izquierda del documento nos permitirán trabajar con sangrías y tabuladores además de configurar los márgenes del documento.

La ventana central de la pantalla mostrará el documento y el cursor parpadeante indica el punto en el que se inicia la inserción.

La parte superior de la pantalla presenta varios botones de acceso rápido, entre ellos encontramos los iconos de guardar o deshacer. El título del documento se encuentra en la zona central, y los botones de minimizar, ajustar tamaño de la ventana y cerrar se encuentran a la derecha.

Las distintas pestañas de los menús del Microsoft Office se encuentran a continuación atravesando la pantalla horizontalmente empezando por el menú Archivo y acabando con Compartir. Al pulsar cada una de estas pestañas se activa justo debajo su cinta de opciones correspondiente.

La imagen muestra los elementos principales de la interfaz de Word

2.1. Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido contiene elementos de acceso frecuente, tales como guardar, deshacer, repetir o imprimir. Estos pueden personalizarse mediante el botón desplegable de la derecha y siempre están disponibles en la parte superior de la pantalla sin importar en qué pestaña de la cinta de opciones nos encontremos.

2.2. Cinta de opciones

La cinta de opciones en Microsoft Word es una interfaz gráfica que organiza todas las herramientas y funciones en pestañas y grupos, facilitando el acceso a las diferentes características del programa. Se encuentra en la parte superior de la ventana y está dividida en varias pestañas, como Inicio, Insertar, Diseño y Revisar y Vista. Cada pestaña contiene grupos de herramientas relacionadas, como opciones para formato de texto, diseño de página, edición, entre otras.

La cinta de opciones simplifica la navegación y el uso de las herramientas en Word, permitiendo que los usuarios encuentren fácilmente las funciones necesarias para editar y formatear documentos.

En Microsoft Word, la cinta de opciones se organiza en varias pestañas principales, cada una con un conjunto de herramientas y funciones específicas.

A continuación, se describen las principales pestañas de la cinta de opciones y sus herramientas destacadas.

2.2.1. Pestaña Inicio

La pestaña Inicio es la más utilizada y contiene las herramientas básicas de edición y formato de texto. Se divide en varios grupos:

• Portapapeles: Incluye opciones como cortar, copiar y pegar.
• Fuente: Permite cambiar el tipo, tamaño, color y estilo de la fuente, además de aplicar efectos como negrita, cursiva o subrayado.
• Párrafo: Aquí puedes ajustar el interlineado, alineación, sangrías, viñetas y numeración.
• Estilos: Ofrece estilos predefinidos para dar formato rápido a títulos, subtítulos y párrafos.
• Edición: Incluye opciones para buscar, reemplazar y seleccionar texto.

-Voz: Permite usar el asistente de voz para dictar texto.

-Adobe Acrobat: Integración con Acrobat permite crear documentos en PDF.

-Complementos: Permite agregar nuevas funciones a Office.

-Otros: Contiene en Editor y Copilot.

2.2.2. Pestaña Insertar

La pestaña Insertar contiene herramientas para agregar diferentes elementos a tu documento:

• Páginas: Permite insertar portadas, saltos de página y páginas en blanco.
• Tablas: Opción para insertar y personalizar tablas.
• Ilustraciones: Herramientas para agregar imágenes, formas, iconos, gráficos SMARTART y gráficos.
• Multimedia: Permite buscar e insertar vídeos desde una variedad de orígenes en línea.
• Vínculos: Permite agregar enlaces de acceso rápido a páginas web, insertar marcadores para saltar a lugares concretos en el documento o referencias a estos.
• Comentarios: Permite agregar notas de comentarios a partes del documento.
• Encabezado y pie de página: Para insertar y editar encabezados, pies de página y números de página.
• Texto: Incluye cuadros de texto, WORDART, y firmas.
• Símbolos: Inserción de ecuaciones y caracteres especiales.

-ESIGNATURE: Permite solicitar firmas electrónicas en el documento.

2.2.3. Pestaña Dibujar

La pestaña Dibujar contiene herramientas que permiten escribir, dibujar o resaltar directamente sobre el documento usando un lápiz óptico, el mouse o el dedo (en pantallas táctiles). Esta pestaña es especialmente útil para anotaciones a mano alzada o para trabajar en dispositivos táctiles como tablets. Sus elementos principales son:

• Herramientas de dibujo: Lápiz, Pluma, Marcador y herramientas para escribir o dibujar a mano alzada. Puedes cambiar el color y el grosor del trazo. Opciones como efecto lápiz o efecto resaltador. Selector de objetos para seleccionar dibujos hechos a mano y moverlos, redimensionarlos o eliminarlos. El Borrador permite borrar trazos realizados. Hay diferentes tipos (como el borrador de trazo o el de pequeños fragmentos).

-Plantillas: Permite acceder a la Regla.

-Editar: Permite dar formato al fondo de la página trazando líneas o cuadrículas.

• Convertir: Convertir en formas convierte dibujos a mano alzada (como círculos o cuadrados) en formas geométricas perfectas. Entrada de lápiz a matemáticas permite incluir símbolos matemáticos de forma sencilla.

-Insertar: Permite insertar un lienzo de dibujo para tener un espacio en el que dibujar.

• Reproducción: la reproducción entrada de lápiz muestra cómo se escribió o dibujó algo en el orden en que se hizo (útil para presentaciones o enseñanza).

-Ayuda: Permite acceder a la ayuda de herramientas manuscritas.

La pestaña Dibujar no siempre aparece activada por defecto. Si no aparece a la vista, se puede habilitar siguiendo la ruta:

Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y luego marcar la casilla Dibujar.

2.2.4. Pestaña Diseño

La pestaña Diseño se enfoca en la apariencia general del documento:

• Formato del documento: Cambia temas, colores, fuentes y efectos.
• Fondo de página: Herramientas para agregar marcas de agua, cambiar el color de fondo o agregar bordes a la página.

2.2.5. Pestaña Disposición

Esta pestaña proporciona un conjunto de herramientas específicas para ajustar y personalizar la página, el texto y organizar sus elementos:

• Configurar página: permite ajustar las características básicas del diseño del documento, como márgenes, orientación, tamaño de papel y columnas.
• Párrafo: permite aplicar sangría y ajustar el espaciado entre párrafos.
• Organizar: proporciona herramientas para ajustar la disposición, alineación, orden y rotación de los elementos en el documento, permitiendo un control preciso sobre cómo se colocan y presentan estos objetos en relación con el texto y otros elementos del documento.

2.2.6. Pestaña Referencias

Esta pestaña es esencial para trabajos académicos o documentos largos, donde es necesario agregar citas y referencias:

• Tabla de contenido: Crea e inserta tablas de contenido automáticas.
• Notas al pie: Inserta notas al pie y notas al final.
• Citas y bibliografía: Administra fuentes y citas en diferentes estilos, como APA o MLA.
• Títulos: Permite insertar títulos a imágenes u objetos y elaborar tablas de ilustraciones.
• Índice: Herramientas para crear e insertar índices.
• Tabla de autoridades: permite crear una tabla de autoridades citadas.

2.2.7. Pestaña Correspondencia

La pestaña Correspondencia es utilizada principalmente para la creación de correspondencia personalizada:

• Crear: Genera sobres y etiquetas.
• Iniciar combinación de correspondencia: Utiliza plantillas para combinar con datos de bases externas, como listas de direcciones, para crear cartas o correos masivos.
• Escribir e insertar campos: Permite personalizar los campos de los documentos en combinación de correspondencia.
• Vista previa de resultados: Permite previsualizar el resultado de combinar correspondencia.

-Finalizar: Da por acabado el proceso de combinar correspondencia.

2.2.8. Pestaña Revisar

La pestaña Revisar es clave para la corrección y edición colaborativa de documentos:

• Revisión: Incluye el Editor y herramientas para corregir la ortografía y la gramática.
• Voz: Lee en voz alta el texto a la vez que resalta el texto.
• Accesibilidad: Permite acceder a otras funciones que facilitan la accesibilidad.
• Idioma: Incluye las herramientas de traducción y definir idioma del documento.
• Comentarios: Permite agregar, ver y administrar comentarios en el documento.
• Revisión: Permite mostrar el panel de revisiones y versiones anteriores.
• Seguimiento: Activa el control de cambios para hacer un seguimiento de las ediciones y revisiones realizadas en el documento.
• Comparar: Compara diferentes versiones de un documento para ver las diferencias.
• Proteger: Permite restringir editores y bloquear o limitar autores.
• Entrada de lápiz: Permite mostrar o eliminar las entradas de lápiz del documento.

2.2.9. Pestaña Vista

La pestaña Vista ofrece opciones relacionadas con la visualización y organización del documento en pantalla:

• Vistas: Cambia entre diferentes modos de vista, como lectura, diseño de impresión o esquema.
• Inmersivo: Dispone de modo concentración para evitar distracciones.

-Movimiento de página: Permite definir el movimiento de una página a otra de forma vertical o lateral.

• Mostrar: Puedes activar o desactivar reglas, líneas de cuadrícula y panel de navegación.
• Zoom: Permite acercar o alejar el documento.
• Ventana: Herramientas para organizar y trabajar con múltiples ventanas de documentos.
• Macros: Acceso para grabar, ver y editar macros.

-SHAREPOINT: Permite ver y editar propiedades de documentos en SHAREPOINT.

2.2.10. Pestaña Ayuda

La pestaña ayuda contiene los accesos a las herramientas de soporte técnico y resolución de dudas.

3. Principales funciones: edición, formato e inserción con la cinta de

opciones

3.1. Crear un documento

Existen diferentes formas de crear un documento en Word:

Documento en blanco: Pinchamos en el icono de Word de nuestro escritorio y, a continuación, clicamos en la pestaña “archivo”. Desde ahí, nos saldrá la opción de seleccionar un “documento en blanco” arriba a la izquierda tal y como se muestra en la imagen.

Plantillas ya existentes: A la misma altura del “documento en blanco” pero a su derecha, tenemos distintas opciones para utilizar plantillas ya existentes; como tarjetas de invitación o boletines de viajes, entre otros.

3.2. Edición

En el siguiente apartado veremos todo lo relacionado con la edición de textos, selección y edición, cortar, copiar y pegar, así como deshacer, rehacer y repetir acciones recientes. Para finalizar, veremos las distintas herramientas de Microsoft Word para la revisión ortográfica y gramatical del documento, el recuento de palabras, sinónimos, así como las funciones de buscar y reemplazar elementos en nuestro texto.

3.2.1. Seleccionar y editar

Cuando se desee editar o dar formato a un texto, es necesario seleccionarlo primero. Existen varias formas para seleccionarlo, desde un pequeño fragmento de texto o un solo carácter, hasta párrafos completos de una vez.

Algunos de los métodos más útiles para seleccionar texto son los siguientes:

• Presionar y mantener la tecla Shift, y mover el punto de inserción con el ratón o las teclas flechas del teclado para seleccionar el texto.
• Hacer doble clic en una sola palabra para seleccionarla.
• Hacer triple clic en un párrafo o doble clic en el margen izquierdo al lado de un párrafo para seleccionarlo.
• Hacer clic en el margen izquierdo para seleccionar una línea completa o hacer clic y arrastrar para seleccionar múltiples líneas.
• Presionar Ctrl + E para seleccionar todo en el documento.

3.2.2. Cortar, copiar y pegar

Microsoft Word permite mover y copiar texto en un documento al cortar y copiar la selección y después pegar el texto en una nueva ubicación. Cualquier elemento, ya sea texto, imagen, forma o tabla puede ser cortado, copiado y pegado.

Al cortar o copiar un elemento, éste se coloca en un área especial llamada Portapapeles, la cual almacena información temporalmente hasta que se ubica en otra parte del documento. El portapapeles no es visible al usuario.

Copiar permite duplicar el texto o elemento seleccionado para que pueda usarse en otra parte. Lo primero que debemos hacer es seleccionar el texto que deseamos copiar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio o presionar Ctrl + C en el teclado. En este momento una copia del texto seleccionado se ha colocado en el Portapapeles. Una vez localizado el lugar en el que deseamos pegar el texto haremos clic en el botón Pegar o presionaremos Ctrl + V en el teclado. El texto copiado se duplicará en la nueva ubicación.

Cortar permite eliminar el texto o elemento de su ubicación original para ubicarlo en el Portapapeles y que posteriormente pueda ser reubicado en otro lugar. Lo primero que debemos hacer es seleccionar el texto que deseamos cortar y hacer clic en el botón Cortar de la pestaña Inicio o presionar Ctrl + X en el teclado. En este momento el texto seleccionado se ha colocado en el Portapapeles. Una vez localizado el lugar en el que deseamos pegar el texto haremos clic en el botón Pegar o presionaremos Ctrl + V en el teclado. El texto cortado se moverá a la nueva ubicación.

3.2.3. Deshacer, rehacer y repetir

Si cometemos errores en Word es posible utilizar la función Deshacer para borrar las acciones realizadas paso a paso en orden inverso a como se han ido realizando. Los comandos deshacer, rehacer y repetir son muy útiles para trabajar con el texto de un documento.

Para deshacer un cambio hacemos clic en el botón Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido o presionaremos Ctrl + Z en el teclado. La última acción realizada se deshará. Por ejemplo, si se ha eliminado una parte del texto, y decidimos que nos hemos equivocado y queremos mantenerla, pulsaremos Deshacer para que el elemento eliminado reaparezca.

Para deshacer múltiples cambios haremos clic en la flecha a la derecha del botón deshacer. Nos aparecerá una lista de las últimas acciones llevadas a cabo en Word punto para deshacer múltiples acciones, seleccionaremos el comando o los comandos que se desean deshacer. El comando que se seleccione y todas las acciones posteriores a él se deshacen. Es posible deshacer un número prácticamente ilimitado de acciones en Word incluso después de haber guardado en documento, el historial de deshacer se limpia cuando se cierra el documento.

Rehacer es lo opuesto a deshacer, es decir, rehace una acción que se ha deshecho. Por ejemplo, si nos equivocamos y deseamos eliminar un elemento que se acaba de traer de nuevo al documento mediante la acción de deshacer, se puede rehacer la acción. El botón Rehacer solo está disponible después de que se haya desecho algo. Hacer clic en el botón Rehacer o presionar Ctrl + Y en el teclado permite que la última acción que se deshizo se rehaga. Al hacer clic en el botón Rehacer múltiples veces se pueden rehacer múltiples acciones.

Cuando el botón de rehacer no está disponible se reemplaza por el botón Repetir.

Repetir es diferente a rehacer, porque repetir aplica el último comando a cualquier texto seleccionado. Por ejemplo, en lugar de aplicar el formato cursiva a varias partes del texto haciendo clic en el botón de cursiva repetidamente, se puede repetir el comando cursiva con el botón o tecla Repetir.

Hacer clic en el botón Repetir o presionar Ctrl + Y en el teclado.

3.2.4. Ortografía y gramática

Una parte importante de editar documentos es asegurarse de que todo su contenido esté escrito y estructurado correctamente. Microsoft Word es muy útil en ese sentido ya que puede identificar los errores de ortografía y gramática más comunes en los documentos.

Al escribir, Word revisa automáticamente ortografía y gramática mediante su función de Autocorrección. La función de autocorrección de Word corregirá los pequeños errores y palabras mal escritas que sean errores habituales y comunes, como por ejemplo las tildes, mientras que los problemas menos comunes se marcarán.

Los posibles errores de ortografía son subrayados con una línea ondeada roja mientras que los posibles errores gramaticales son subrayados con una línea doble o una línea ondeada azules.

Una vez Microsoft Word ha detectado el posible error ortográfico o gramatical es posible corregirlo manualmente al borrarlo y reescribirlo o se pueden ver algunas sugerencias de corrección. Para ver estas sugerencias haremos clic con el botón derecho del ratón. Aparece el menú contextual ortográfico (o gramatical), en el que se nos mostrarán algunas sugerencias para la palabra mal escrita (o para el error gramatical), junto con sus definiciones para poder confirmar que se trata de la palabra correcta.

Seleccionaremos la sugerencia que se desea utilizar si aparece en la lista para que se cambie de forma automática.

No todos los errores ortográficos o gramaticales que Word detectan son reales.

Muy habitualmente los nombres son marcados como palabras mal escritas, e incluso cuando están escritos correctamente. Es posible ignorar estos errores para que no sean subrayados ni aparezcan en las revisiones ortográficas y gramaticales. Para ello haremos clic en el error y seleccionaremos Ignorar todo para las palabras mal escritas u omitir una vez para los errores gramaticales.

Si una palabra es marcada como error ortográfico, pero está escrita correctamente es posible que se detecte porque no esté incorporada en el diccionario de Word, ocurre habitualmente con los nombres de personas o compañías, es posible agregarla al diccionario para que no sea marcada como un error ortográfico en el futuro. Para ello deberemos hacer clic derecho en dicho error y seleccionaremos agregar al diccionarío para que esta sea añadida.

3.2.5. Sinónimos

El uso del diccionario integrado de Word para la búsqueda de sinónimos de una palabra puede ayudar a enriquecer nuestro texto. Por ejemplo, cómo se puede usar el diccionario de sinónimos para reemplazar una palabra muy conocida y que ya hemos usado muchas veces en nuestro documento como por ejemplo la palabra ”bueno” por uno de sus sinónimos, como “beneficioso”, “valioso” o “favorable”.

Para poder usar la sustitución de palabras por sinónimos primero seleccionaremos la palabra que deseamos reemplazar en la pestaña Revisar y haremos clic en el botón Sinónimos de la cinta de opciones. Nos aparecerá un listado de sinónimos a la derecha de la pantalla. Seleccionaremos la palabra cuyo significado mejor se ajuste al de la palabra seleccionada. Si la palabra tiene múltiples significados, cada significado tendrá su propia lista de sinónimos. Una vez seleccionada la palabra pincharemos en la flecha desplegable que aparece a su derecha y pincharemos el botón Insertar para que sustituya la palabra seleccionada. Ahora ya podremos cerrar el panel de sinónimos para finalizar.

3.2.6. Contar palabras

Si tenemos una limitación de número de palabras para nuestro documento la función contar palabras nos resultará verdaderamente útil. El conteo de palabras se muestra siempre en la barra de estado en la parte inferior izquierda de la pantalla junto al número de página.

En caso de requerir detalles sobre este conteo de palabras, podemos abrir el cuadro de diálogo Contar palabras. Para ello haremos clic en la pestaña Revisar de la Cinta de opciones, y posteriormente clic en el botón Contar palabras del grupo Revisión. También podemos abrir dicho cuadro de diálogo desde la barra de estado en la parte inferior izquierda haciendo clic en el indicador de número de palabras.

Entre los datos que se proporcionan mediante el cuadro de diálogo Contar palabras se incluyen el número de páginas, el número de palabras, el número de caracteres con y sin espacio, el número de párrafos y el número de líneas del documento. Para salir pulsaremos el botón cerrar.

3.2.7. Buscar y remplazar texto

Si queremos encontrar determinado texto en el documento y reemplazarlo con algo nuevo o simplemente comprobar si una palabra aparece en el texto, disponemos de la herramienta Buscar y reemplazar texto. Los comandos Buscar y reemplazar se encuentran en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, en el grupo Edición.

Para buscar una palabra haremos clic en el botón Buscar o presionaremos Ctrl + B en el teclado. A continuación, aparece el panel Navegación a la izquierda de la pantalla mostrando la barra de búsqueda en la que introducir el texto a buscar y la vista de resultados.

Escribiremos en la casilla de búsqueda la palabra que queramos buscar en el documento y pulsaremos la lupa o presionaremos enter en el teclado para que nos aparezca la lista de resultados con todas las instancias de la palabra encontradas en el texto. También se resaltarán en amarillo en el documento de forma temporal mientras se use esta función y podremos hacer clic en el resultado para que nos lleve a su localización en el documento. También nos podremos mover de un resultado a otro utilizando las flechas de Anterior o Siguiente. Haremos clic en cerrar cuando hayamos terminado.

Para buscar elementos específicos en los documentos como por ejemplo letras mayúsculas específicas o solo palabras completas, utilizaremos búsqueda avanzada. Para ello haremos clic en la flecha situada a la derecha del botón Buscar. Seleccionaremos Búsqueda avanzada y nos aparecerá el diálogo Buscar y reemplazar.

Escribiremos la palabra que estamos buscando en el campo Buscar. Este cuadro de diálogo por defecto solo muestra lo esencial, veremos el resto de opciones disponibles si se expande el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Más.

Las opciones avanzadas que se encuentran aquí nos permitirán determinar algunas opciones sobre cómo realizar la búsqueda.

Marcaremos los criterios avanzados que queramos utilizar, como por ejemplo coincidir mayúsculas y minúsculas o buscar solo palabras completas. Haremos clic en buscar siguiente y Word navegará hacia la instancia que coincida con el criterio adicional. Haremos clic en cerrar cuando hayamos terminado.

Si hemos escrito algo incorrectamente en repetidas ocasiones en distintas ubicaciones a lo largo del documento, Word nos permite corregir las todas en unos pocos pasos. Haremos clic en Reemplazar, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar se nos abrirá en la pestaña reemplazar.

Escribiremos la palabra que deseamos reemplazar en el campo buscar y escribiremos la palabra corregida o aquella por la que queremos que sea sustituida en el campo Reemplazar con.

Seleccionaremos una opción de reemplazo, Reemplazar reemplazará la primera instancia de la palabra encontrada haciendo clic para corregir una a la vez.

Reemplazar todos corregirá todas las instancias de la palabra que se encuentren en el documento en un solo clic.

Una vez realizados todos los reemplazos se abrirá un cuadro de diálogo informándonos de cuántos reemplazo se han realizado. Haremos clic en Aceptar y en Cerrar cuando hayamos terminado.

3.3. Formato

3.3.1. Fuente

Una de las formas más comunes de enfatizar el texto en un documento es cambiando el tipo de fuente. Una fuente es un conjunto de letras, números y signos de puntuación con el mismo diseño y forma. Una fuente tendrá variaciones de tamaño y estilo, así como de negrita y cursiva. Los cambios en la fuente resultarán en el efecto más visible en la apariencia de un texto.

Los cambios de Fuente los realizaremos mediante las opciones que se encuentran en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, en el grupo Fuente. Lo primero que haremos será seleccionar el texto que deseamos cambiar.

3.3.1.1. Cambio de Fuente

Haremos clic en la flecha de la lista fuente en la pestaña inicio, se nos desplegará un listado de las distintas fuentes que se encuentran integradas en Microsoft Word. Seleccionaremos una nueva fuente de la lista. El texto que habíamos seleccionado ahora los aparecerá con la nueva fuente.

Debemos asegurarnos de elegir la fuente a más adecuada para el contexto del documento con el que estamos trabajando. No es recomendable utilizar fuentes de caligrafía casual o infantil en un documento profesional, ni tampoco utilizar muchas fuentes distintas en un mismo documento.

Si desplegamos el cuadro de diálogo Fuente en la pestaña Inicio podremos realizar cómodamente y a simple vista todos los cambios de Fuente, estilo, tamaño y efectos necesarios proporcionando una vista previa antes de aceptar los cambios. También podremos escribir en subíndice o superíndice sean las líneas inmediatamente inferiores a la del texto o superior a la del texto.

Haciendo clic en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo, podremos hacer modificaciones en él espaciado entre caracteres. Entre las posibilidades que se nos ofrecen se encuentran Normal, Expandido y Comprimido.

3.3.1.2. Cambio de Tamaño de Fuente

Los cambios en el tamaño de fuente ayudan a diferenciar entre títulos, encabezados y cuerpo del texto.

Como para cualquier otro cambio que queramos realizar en la fuente primero debemos seleccionar el texto que queremos modificar. Haremos clic en la flecha a la derecha del tamaño de fuente, casilla en la que nos aparecerá un número, al hacer clic se desplegará un listado de distintos tamaños de fuente entre los que podremos seleccionar uno o podremos introducirlo mediante el teclado.

Al hacer clic el tamaño de fuente del texto seleccionado cambia. También podremos utilizar los botones Incrementar tamaño de fuente o Disminuir tamaño de fuente para hacer modificaciones punto a punto.

3.3.1.3. Cambio de Color de Fuente

Para resaltar cierto texto tal vez sea necesario cambiar el color de la fuente. Los cambios de color también se utilizan para que el texto encaje con los criterios de la imagen de marca o para agregar un atractivo visual.

Para cambiar el color de la fuente seleccionaremos el texto que deseamos cambiar y haremos clic en la flecha de la lista Color de fuente. Aquí podremos seleccionar un nuevo color de los sugeridos o hacer clic en más colores para desplegar un cuadro de diálogo de color en caso de no haber encontrado un color adecuado entre los propuestos.

3.3.1.4. Aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado

Además de los cambios vistos anteriormente también podremos mejorar el texto utilizando otras funciones en el grupo Fuente como negrita, cursiva o subrayado.

Seleccionaremos el texto al que queremos dar formato y haremos clic en los botones Negrita, Cursiva o Subrayado, también podremos realizar dichos cambios utilizando los siguientes atajos presionando las teclas del teclado Ctrl + N para hacer negrita, Ctrl + K para hacer cursiva, Ctrl + S para subrayar.

El botón subrayado dispone de un menú desplegable en el que se puede elegir el tipo de subrayado este puede ser simple doble a línea punteada o distintos grosores de subrayado. También podremos cambiar el color del subrayado.

3.3.1.5. Cambio de Mayúsculas y Minúsculas

Si se desea cambiar el uso de mayúsculas y minúsculas en una sección del texto no es necesario volver a reescribirlo por completo. Es posible cambiar el uso de mayúsculas y minúsculas fácilmente del texto seleccionado con el menú Cambiar mayúsculas y minúsculas.

En el menú desplegable se puede seleccionar entre varias opciones de mayúsculas y minúsculas. Tipo oración, todo minúsculas o todo mayúsculas, en mayúscula la primera letra de cada palabra, o alternar mayúsculas y minúsculas.

3.3.1.6. Borrar formato

Si se cambia de opinión y se desea eliminar el formato del texto, se puede borrar fácilmente todo el formato de una sola vez haciendo clic en el botón borrar todo el formato Regresando al texto a su estilo por defecto.

3.3.1.7. Resaltar texto

Si deseamos agregar impacto al texto resaltándolo en un color brillante utilizaremos el botón de resaltado de texto. Podremos elegir el color de resaltado de texto mediante la flecha desplegable.

3.3.2. Párrafo

Las propiedades del párrafo establecen modificaciones en cuanto al aspecto general del conjunto de líneas que conforman un texto. La importancia de este apartado radica en que modifica de manera esencial el aspecto del documento, haciendo que su lectura pueda resultar más fácil o por el contrario dificultar su seguimiento al lector.

Además de modificar el aspecto, este apartado contiene algunos comandos para agilizar la redacción como pueden ser Listar u Ordenar.

3.3.2.1. Alineación

La alineación establece donde va a realizarse la alineación de los diferentes párrafos. Para ello haremos clic en cualquier parte del párrafo que se desea alinear o seleccionaremos múltiples párrafos. Haremos clic en la opción de alineación del grupo párrafo deseada o bien usaremos sus atajos de teclado.

Izquierda: Todos los párrafos quedan alineadas al lado izquierdo. Ctrl + Q Derecha Todos los párrafos quedan alineadas al lado derecho. Ctrl + D Centrar texto: El párrafo queda alineado en un eje de simetría situado en el centro del documento. Ctrl + T Justificar texto: La alineación se produce tanto a izquierda como a derecha del texto. Crea una apariencia homogénea en el documento. Ctrl + J Ejemplos de alineación:

Alineación a la izquierda Alineación a la derecha

Alineación al centro Texto Justificado

3.3.2.2. Crear listas

La herramienta Listar crea una lista con el párrafo seleccionado. Puede tratarse de un listado basado en símbolos (Viñetas), en números (Numeración) o en una combinación de ellos a diferentes sangrías (Lista multinivel).

Cuando se tiene una lista de elementos para incluir en un documento, es posible aplicar formato con viñetas o con una lista numerada. Al agregar un nuevo elemento a la lista, esta insertará automáticamente una viñeta o el número siguiente al principio de cada elemento.

Numeración

Una lista numerada, numerar automáticamente cada línea de la lista de forma secuencial esto es útil para una lista de pasos que debe llevar un orden. Para ello seleccionaremos el texto que deseamos utilizar para hacer una lista numerada y haremos clic en la flecha del botón Numeración. Los elementos seleccionados se convertirán en una lista numerada. Si deseamos eliminar esta lista podremos hacerlo haciendo clic nuevamente en el botón Numeración.

Haciendo clic en la flecha a la derecha del botón lista numerada se nos desplegará una biblioteca de listas de numeración para que podamos elegir un formato o configurar la nuestra propia.

Viñetas

Utilizar listas con viñetas es habitual cuando el orden de los elementos en una lista no sea importante, en ese caso seleccionaremos el texto que queramos convertir en lista y haremos clic en el botón Viñetas. También podremos deshacer pulsando de nuevo en el botón Viñetas del grupo Párrafo. Pulsando la flecha a la derecha del botón Viñetas se nos abrirá la biblioteca de listas de viñetas y aparecerán también aquellas que ya se hayan utilizado en el documento para poder utilizarlas de nuevo.

Listas multinivel

Las listas numeradas y con viñetas pueden tener múltiples niveles, permitiendo crear un diseño de temas y subtemas. Cualquier lista puede hacerse multinivel al degradar los elementos de esta, creando así un sub-apartado.

Seleccionaremos el texto de la lista que deseamos degradar o convertir en subapartado del elemento anterior, y haremos clic en aumentar sangría.

El estilo de lista multinivel lo seleccionaremos pulsando el botón Lista multinivel.

3.3.2.3. Párrafos con sangría

Aumentar sangría agrega espacio en blanco entre el margen de la página y el texto del párrafo. Citas, listas y bibliografías son algunos ejemplos de párrafos a los cuales a menudo se les agrega sangría.

El tipo más común de sangría es a la izquierda, donde al texto se aplica sangría a media pulgada (1,27 cm) del margen izquierdo. Es posible agregar o quitar este tipo de sangría desde la pestaña de inicio haciendo clic en los botones de aumentar sangría izquierda o de lo contrario aumentar sangría derecha.

Es posible establecer una sangría personalizada, especificando el tamaño del espacio exacto entre el texto y los márgenes tanto del lado izquierdo como derecho. Para ello haremos clic en el lanzador del cuadro de diálogo Párrafo.

Cuando hayamos terminado cerraremos el cuadro de diálogo haciendo clic en aceptar. También se puede hacer clic y arrastrar el Marcador de sangría izquierda o el Marcador de sangría derecha de la regla para ajustar donde iniciará y terminará el texto en una línea.

Además de las sangrías izquierda y derecha, dos sangrías especiales pueden utilizarse en los párrafos: sangría francesa y primera línea. Una sangría de primera línea permite aplicar sangría la primera línea de un párrafo sin aplicarla al resto de líneas. La sangría francesa hace que la primera línea de un párrafo permanezca junto al margen izquierdo mientras que les aplica sangría a las otras líneas del párrafo.

Para seleccionar una de estas sangrías especiales accederemos al lanzador del cuadro de diálogo Párrafo y haremos clic en la flecha de la lista especial. El párrafo seleccionado se ajustará con la sangría especial que hayamos elegido.

3.3.2.4. Ordenar

Ordenar permite ordenar un párrafo basándose en los criterios que se indiquen.

Puede hacer que se establezca un orden en las frases en función de números, letras o fechas. Para llevarlo a cabo el programa tiene en cuenta la primera palabra de cada frase.

3.3.2.5. Mostrar todo

Mostrar todo es una herramienta de especial utilidad a la hora de visualizar comandos ocultos en el documento, tales como tabulaciones, saltos de página, espacios, etc... Los símbolos mostrados no serán visibles en la versión impresa del documento, Pero en pantalla mostrará las marcas del párrafo y otros símbolos de formato que se encuentran ocultos.

3.3.2.6. Bordes y sombreado

Los bordes pueden mejorar la apariencia de un texto dándole un aspecto refinado y profesional. Los bordes también hacen que sea más fácil mantener la información en diferentes áreas delimitadas y separadas visualmente.

La herramienta Borde permite aplicar o quitar borde a un texto o a un párrafo seleccionado. Puede personalizarse en cuanto a color de línea, grosor, espaciado, etc..

La herramienta Sombreado resalta el área seleccionada con un color. A diferencia de texto resaltado, el sombreado se aplica al párrafo y a los espacios dentro de él.

3.3.2.7. Espaciado

La herramienta Espaciado entre líneas y párrafos permite elegir la cantidad de espacio que aparece entre líneas de texto o entre sus párrafos. Desplegando el menú de espaciado al hacer clic, obtendremos algunas sugerencias de interlineado opción de agregar o quitar espacio antes y después del párrafo.

La lista de opciones de espaciado incluye los espaciados más comunes que se extienden desde 1.0 lo cual no agrega espacio entre líneas, hasta 3.0 donde el espacio por cada línea es el triple que el espaciado de una sola línea espaciada.

En cuanto al espaciado entre párrafos, Anterior agrega espacio en la parte superior del párrafo mientras que Posterior agrega espacio en la parte inferior del párrafo.

Podremos acceder también a las opciones avanzadas de interlineado en las que podremos personalizar las opciones.

De forma predeterminada, Microsoft Word evita que la última línea de un párrafo aparezca sola en la parte superior o inferior de una página, por lo que al abrir un documento en blanco estará activada la casilla Control de líneas viudas y huérfanas. Para acceder a las opciones avanzadas de líneas y saltos de página haremos clic en el lanzador del cuadro de diálogo Párrafo y accederemos a la pestaña Líneas y saltos de página.

3.3.3. Márgenes

El ajuste de los márgenes forma parte de las opciones de formato de la página.

Un margen es el espacio vacío entre el contenido de un documento y los bordes de la página punto los márgenes predeterminados de Word son de una pulgada (2.5 cm) en cada lado de la página, pero se pueden cambiar para ajustarse a las necesidades de cada documento.

Word incluye varios ajustes de márgenes integrados entre los cuales se puede escoger. Para ello haremos clic en la pestaña Disposición, haremos clic en el botón Márgenes del grupo Configurar página y seleccionaremos una nueva configuración de margen.

Si las configuraciones de márgenes sugeridas no cumplen con lo que se busca, es posible crear configuraciones personalizadas haciendo clic en el botón Márgenes personalizados en la parte inferior del menú. Ajustaremos los tamaños de margen en el cuadro de diálogo y haremos clic en aceptar.

3.3.4. Tamaño y Orientación

El tamaño y la orientación del papel son dos de las propiedades de diseño de página más reseñables en un documento. Word puede configurar la página para cualquier tamaño de papel que la impresora del equipo admita. Esto significa que es posible utilizar Word, para trabajar con documentos de tamaño de papel no estándar.

Para ello haremos clic en la pestaña Disposición, grupo Configurar página, haremos clic en el botón Tamaño y seleccionaremos uno de los tamaños de papel sugeridos.

Si las configuraciones de tamaño sugeridas no cumplen con lo que se busca, es posible crear configuraciones personalizadas haciendo clic en el botón Más tamaños de papel en la parte inferior del menú. Ajustaremos el tamaño y haremos clic en aceptar.

Los documentos pueden utilizar uno de los dos tipos de orientación de papel siguientes: horizontal o vertical. Desde la pestaña Disposición, grupo Configurar página haremos clic en el botón Orientación y seleccionaremos Vertical u Horizontal.

En orientación vertical el papel es más alto que ancho, esta es la configuración predeterminada. En la orientación horizontal el papel es más ancho que alto.

3.3.5. Copiar formato

Una vez hemos elaborado un texto con un formato adecuado podemos ahorrar tiempo copiando el formato de ese texto a otras partes del documento punto la herramienta Copiar formato copia el formato de carácter (como negrita, color de fuente o cursiva) y el formato de párrafo (como espaciado entre líneas o sangría)

del texto seleccionado para que así lo podamos aplicar a otra parte del texto rápidamente.

Para copiar el formato de un párrafo seleccionaremos el texto con el formato que deseamos copiar y haremos clic en el botón Copiar formato de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio. Seleccionaremos el texto al que se desea aplicar el formato copiado.

Para aplicar el formato copiado a múltiples áreas, mantendremos activada la herramienta para copiar formato haciendo doble clic en el botón Copiar formato, después seleccionaremos cada área a la que se desea aplicar el formato. Para finalizar volveremos a hacer clic de nuevo en el botón o presionaremos Esc.

3.3.6. Columnas

Podemos configurar la hoja de Microsoft Word para trabajar en columnas. Para ello accederemos al grupo Configurar página de la pestaña Disposición, grupo Configurar página y haremos clic en el botón Columnas se nos desplegarán varias opciones de 1 a 3 o columna estrecha izquierda o derecha. Podemos pulsar en Más columnas para elegir el número de columnas, el ancho y el espaciado entre ellas.

3.3.7. Otras opciones de Configurar

En grupo Configurar página de la pestaña Disposición también encontraremos el botón Números de línea que nos permite hacer referencia a líneas específicas del documento de forma rápida y fácil usando una columna en el margen con los números de las líneas, tendremos la opción de decidir si es continua, si se reinicia a cada página o si queremos indicar las líneas únicamente para el párrafo concreto que tengamos seleccionado.

En grupo Configurar página de la pestaña Disposición también encontraremos el botón Guiones, es el que nos permitirá si cuando nos quedemos sin espacio en una línea pasaremos a la línea siguiente del párrafo o si utilizar un guion que divide a la palabra punto al hacer clic en el botón Guiones tendremos la opción de elegir que se utilicen guiones de forma Automática, Manual o podremos configurar otras Opciones de guiones.

3.4. Inserción

3.4.1. Inserción de Texto y Símbolos

Las herramientas de inserción de texto y símbolos dan la posibilidad de agregar cuadros de textos libres o símbolos no contenidos en el teclado. Encontraremos las herramientas relacionadas con las opciones de insertar en la pestaña Insertar.

3.4.1.1. Cuadro de texto

Un cuadro de texto es un elemento que se puede añadir y colocar en cualquier parte del documento. Son ideales para destacar una cita o un bloque de texto de manera llamativa.

Para insertar un cuadro de texto haremos clic en la pestaña Insertar, entre las opciones del grupo Texto encontraremos la opción cuadro de texto. Al hacer clic en el botón cuadro de texto aparecerá una galería de estilos de cuadro de texto.

Los estilos varían desde cuadros de textos sencillos hasta barras laterales que estilizan el documento.

Seleccionaremos el cuadro de texto deseado y se insertará automáticamente al hacer clic en él. Haciendo clic en el cuadro de texto podremos escribir para reemplazar el texto que aparece como marcador de posición.

Los cuadros de texto pueden cambiarse de tamaño, moverse, organizarse y aplicarles estilo al igual que hacemos con formas e imágenes.

3.4.1.2. WORDART

WORDART inserta un texto con efectos artísticos permitiendo de forma fácil y rápida agregar efectos dramáticos y coloridos al texto. Es posible aplicar un estilo preestablecido de WORDART o personalizarlo.

Insertar WORDART es como insertar un cuadro de texto en el documento, pero con algunas opciones de formato adicionales. Haremos clic donde se desee insertar WORDART. Haremos clic en la pestaña Insertar y entre las opciones del grupo texto haremos clic en el botón WORDART. Se desplegarán algunos de los estilos preestablecidos como miniaturas de vista previa, seleccionaremos uno de la galería y se insertará un cuadro de texto de WORDART con un cursor de marcador de posición en el documento.

Escribiremos el texto y posteriormente podremos cambiar la apariencia a otro estilo o personalizar su apariencia y efectos en la pestaña Disposición de forma que se nos habrá activado al trabajar con WORDART.

Utiliza las opciones del grupo Estilos de WORDART en la pestaña Disposición, dentro del grupo Herramientas de dibujo de la cinta de opciones, para modificar el formato del WORDART seleccionado.

• Para seleccionar otro estilo, haz clic en el botón Estilos rápidos y aparecerá la galería de Estilos de WORDART nuevamente.
• Para cambiar el relleno, haz clic en la flecha de la lista Relleno de texto y elige un color o un degradado.
• Para modificar el contorno, haz clic en la flecha de la lista Contorno de texto y selecciona un nuevo color, ajusta el grosor del contorno o cámbialo por una línea de guiones.
• Para modificar el efecto de texto, haz clic en el botón Efectos de forma.

Puedes añadir sombra, reflejo, iluminado, bisel, giro 3D o transformar el texto.

3.4.1.3. Letra Capital

Una letra capital es una letra mayúscula grande que se usa como elemento decorativo al principio de un párrafo o sección. El tamaño de la letra la capital suele ser de dos o más líneas.

Para hacer que la primera letra de una sección de nuestro texto sea una letra capital seleccionaremos la primera letra del párrafo, iremos a la pestaña Insertar y haremos clic en el botón Letra capital. A continuación, seleccionaremos la opción de letra capital que deseemos, esta puede ser en el margen, colocándose fuera del párrafo o bien en el texto, colocándose ajustada al párrafo con el texto del párrafo a su alrededor. Para eliminar una letra capital seleccionaremos Ninguno.

Ejemplo de letra capital en margen:

Ejemplo de letra capital en texto:

3.4.1.4. Fecha y hora

Fecha y hora agrega la fecha y la hora automáticamente en el lugar en el que se encuentra el cursor.

3.4.1.5. Símbolo

Insertar Símbolo da la posibilidad de agregar símbolos de otros alfabetos, matemáticos o técnicos entre otros. Aquí encontraremos aquellos caracteres que habitualmente no encontramos en nuestro teclado. Los símbolos comunes que se pueden insertar incluyen copyright (©), signos de puntuación adicionales, símbolos de divisas extranjeras (£), símbolos matemáticos (±) y caracteres acentuados (ä).

Para insertar un símbolo haremos clic en el lugar del documento donde se desea insertar, haremos clic en la pestaña Insertar abriremos el grupo Símbolos haciendo clic en Símbolo y en caso de no encontrar el deseado haremos clic en Más símbolos y una vez localizado pulsaremos el botón Insertar.

Cada símbolo tiene una combinación de teclas que hacen que aparezca en pantalla en la imagen siguiente está seleccionado el símbolo de la moneda euro con su atajo correspondiente en la parte inferior para insertarla en el texto.

3.4.1.5. Objeto

Dentro del grupo Texto de la pestaña Insertar también encontraremos el botón de insertar objeto, este nos desplegará dos opciones Insertar texto desde archivo o insertar Objeto. Si seleccionamos Insertar texto desde archivo nos abrirá el explora el explorador de archivos de nuestro equipo pudiendo seleccionar cualquier archivo de texto. Si seleccionamos la opción de insertar Objeto se nos desplegará una lista en la que podremos elegir el tipo de archivo que queremos insertar como estos pueden ser gráficos o tablas de Microsoft Excel, presentaciones de PowerPoint o documentos PDF.

3.4.2. Encabezado y Pie de página

En los documentos de varias páginas, es común incluir información como el número de página, el título del documento o la fecha, en la parte superior o inferior de cada página. El texto ubicado en la parte superior se denomina encabezado, mientras que el que se encuentra en la parte inferior se conoce como pie de página.

Para usar un encabezado o pie de página haremos clic en la pestaña Insertar en localizaremos el grupo Encabezado y pie de página, nos aparecerá una lista de encabezados o pies de página prediseñados según la opción en la que hagamos clic. Cada opción incluirá uno o más marcadores para agregar información como el título, fecha o número de página del documento.

Seleccionaremos una opción de encabezado o pie de página y se insertará en el documento apareciendo la nueva pestaña Herramientas para encabezado y pie de página en la cinta de opciones. Al terminar haremos clic en Cerrar encabezado y pie de página.

Una vez se ha agregado una encabezado o un pie de página, es posible eliminarlo fácilmente. Hacemos clic en el botón encabezado o pie de página en la pestaña insertar seleccionaremos quitar encabezado o quitar pie de página al final de la lista desplegable.

Para personalizar un encabezado o un pie de página podremos hacerlo al usar la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página o si deseamos comenzar desde cero en lugar de partir de los sugeridos lo haremos a través de la opción Editar encabezado o Editar pie de página.

3.4.3. Número de página

Si estamos trabajando con un documento extenso, se pueden agregar números de página automáticos para que sea más fácil ubicarse dentro del documento.

Haremos clic en la pestaña Insertar, posteriormente en el botón Número de página. A continuación, en el menú que se despliega elegiremos dónde queremos que aparezca el número punto se puede elegir entre la parte inferior o superior de la página, en los márgenes laterales o donde esté colocado el cursor de texto en ese momento.

Seleccionaremos el lugar y el estilo de número de página y para finalizar haremos clic en cerrar encabezado y pie de página.

También podremos acceder a este menú desplegable para dar formato al número de página o quitarlo.

3.4.4. Imágenes

Microsoft Word nos permite insertar imágenes al documento. Podemos insertar imágenes hechas en otro programa una fotografía hecha con una Cámara digital almacenada en nuestro dispositivo, o incluso acceder a un repositorio de imágenes en línea Si elegimos insertar una imagen desde este dispositivo se abrirá el explorador de archivos de nuestro equipo. Seleccionaremos la imagen que deseamos insertar y esta se incorporará al documento en el punto en el que se encuentre el cursor.

Si elegimos la opción insertar Imagen de archivo, se abrirá un repositorio de imágenes de Word con un buscador propio.

Si elegimos la opción imágenes en línea se nos abrirá un buscador con tecnología de Bing que nos permitirá buscar imágenes en internet.

Una vez hemos insertado la imagen aparecerá una nueva pestaña en la cinta de opciones, la pestaña Formato de imagen. Las herramientas de la nueva pestaña nos permitirán Recortar, determinar su posición en el documento respecto al texto, hacer correcciones, utilizar estilos y añadir bordes o efectos.

3.4.5. Insertar Portada, Página en blanco y Salto de página

Microsoft Word administra de forma automática la creación de una página nueva cuando la página en la que estamos trabajando se completa. Sin embargo, también es posible elegir dónde acaba una página y comenzamos una nueva mediante la herramienta Salto de página.

Para Insertar un salto de página colocaremos el cursor en el lugar en el que deseamos que se produzca un salto a la página siguiente. Abriremos la pestaña Insertar y en la sección Páginas, haremos clic en el botón Salto de página. Se insertará un salto de página y cualquier texto que se escriba después de este punto se ubicará en una página nueva. También puedes insertar un salto de página presionando Ctrl + Enter.

Si prefieres agregar una página en blanco en ese lugar, selecciona Página en blanco y si lo que deseamos es añadir una página a modo de portada al inicio del documento haremos clic en Insertar portada. En este caso, podremos elegir entre alguna de las opciones prediseñadas que nos propone Word.

4. Funciones inteligentes: Editor, Dictado, Traducción, Plantillas y diseño

básico.

4.1. Editor

El editor inteligente de Microsoft Word 365 es una herramienta integrada que utiliza funciones avanzadas de corrección y análisis del lenguaje para mejorar la calidad de los documentos. Su objetivo es ayudar al usuario a redactar textos más claros, correctos y profesionales.

Este editor permite revisar automáticamente la ortografía, la gramática y el estilo del texto. Además, analiza la claridad, la concisión y el tono de la redacción, ofreciendo sugerencias para mejorar la comprensión del contenido.

Entre las opciones y herramientas que incluye destacan la corrección ortográfica y gramatical, sugerencias de estilo, detección de repeticiones innecesarias, recomendaciones para simplificar frases complejas y advertencias sobre lenguaje poco inclusivo o inapropiado. También puede sugerir sinónimos, mejorar la puntuación y detectar posibles errores de formato.

El editor inteligente facilita la revisión de documentos y contribuye a producir textos más precisos, coherentes y de mayor calidad.

Cuando abrimos un documento en blanco el Editor de Word 365 nos mostrará sus secciones sin haber encontrado aspectos que refinar o analizar.

Este sistema analiza el contenido del documento mientras se escribe y proporciona recomendaciones relacionadas con la ortografía, la gramática, la claridad y el estilo del texto. El editor inteligente está compuesto por varias partes que facilitan su funcionamiento y comprensión por parte del usuario.

En primer lugar, se encuentra el panel del Editor, que muestra un resumen de los aspectos analizados en el documento. En este panel se indican diferentes categorías de revisión, como ortografía, gramática, claridad, concisión o formalidad. Cada categoría señala el número de sugerencias detectadas y permite acceder directamente a ellas para revisarlas y corregirlas.

Otra parte importante son las marcas de revisión en el texto. El editor señala los posibles errores o mejoras mediante subrayados de distintos colores o estilos. Por ejemplo, los errores ortográficos suelen aparecer subrayados en rojo, mientras que los problemas gramaticales o de estilo pueden mostrarse con otras marcas. Estas señales permiten al usuario identificar rápidamente los elementos que requieren revisión.

También forman parte del editor las sugerencias de corrección. Cuando el usuario selecciona un texto marcado, el programa muestra varias opciones de corrección o mejora. El usuario puede aceptar la sugerencia, ignorarla o revisar más información sobre la recomendación.

Por último, el editor incluye explicaciones y recomendaciones que ayudan a comprender el motivo de cada sugerencia. Estas explicaciones pueden ofrecer alternativas de redacción más claras, indicar problemas de puntuación o advertir sobre repeticiones innecesarias.

4.2. Dictado

La función Dictado de Microsoft Word en Microsoft 365 permite convertir la voz del usuario en texto de forma automática mediante tecnología de reconocimiento de voz. Esta herramienta facilita la redacción de documentos sin necesidad de utilizar el teclado, lo que resulta especialmente útil para escribir con mayor rapidez o para personas que prefieren hablar en lugar de escribir.

La función de dictado se encuentra en la cinta de opciones, dentro de la pestaña Inicio, identificada por el botón Dictar, que suele representarse con el icono de un micrófono. Para utilizar esta herramienta es necesario disponer de un micrófono conectado al equipo o integrado y tener una conexión a Internet activa, ya que el reconocimiento de voz se procesa en línea.

Para comenzar a utilizar el dictado, el usuario debe abrir un documento en Word y seleccionar el botón Dictar.

Una vez activado, se abrirá la ventana de herramientas de Dictado y el programa empezará a escuchar la voz del usuario y transformará automáticamente las palabras pronunciadas en texto escrito dentro del documento.

Durante el dictado, también es posible indicar signos de puntuación diciendo en voz alta palabras como “punto”, “coma”, “punto y coma” o “nueva línea”, lo que permite estructurar correctamente el texto.

Además, el usuario puede pausar o detener el dictado en cualquier momento pulsando nuevamente el botón del micrófono.

Después, el texto generado puede revisarse y editarse de manera manual para corregir posibles errores o mejorar la redacción.

La configuración del dictado permite ajustar algunos aspectos del reconocimiento de voz. El usuario puede seleccionar el idioma de dictado, activar o desactivar la puntuación automática y comprobar el funcionamiento del micrófono. Estas opciones ayudan a mejorar la precisión del dictado y adaptarlo a las necesidades del usuario.

La función de dictado de Word 365 es una herramienta práctica que permite escribir documentos mediante la voz, agilizando el proceso de redacción y ofreciendo una alternativa cómoda al uso tradicional del teclado.

4.3. Traducción

La función Traducción de Microsoft Word en Microsoft 365 permite traducir palabras, frases o documentos completos a otros idiomas directamente desde el propio editor. Esta herramienta facilita la comprensión y adaptación de textos a diferentes idiomas de forma rápida y sencilla.

Para utilizarla, el usuario debe seleccionar el texto que desea traducir y acceder a la pestaña Revisar de la cinta de opciones. Dentro de esta pestaña se encuentra la herramienta Traducir, dentro de la opción Idioma.

La opción Traducir ofrece dos opciones principales: Traducir selección, para traducir únicamente el texto marcado, y Traducir documento, que permite traducir todo el contenido del archivo.

Al elegir una de estas opciones, Word abre un panel lateral donde se muestran los idiomas de origen y de destino. Se puede elegir el idioma al que desea traducir el texto y el programa mostrará automáticamente la traducción, la cual puede copiarse o insertarse en el documento.

Al pulsar el botón Traducir se ejecuta el proceso de traducción y el resultado se muestra automáticamente al finalizar el proceso.

4.3.1. Configuración de idioma y herramientas de corrección

El usuario puede establecer el idioma predeterminado para la corrección ortográfica y gramatical, así como activar o desactivar funciones como la autocorrección o el corrector mientras se escribe. Esto es particularmente útil en contextos multilingües o cuando se redactan documentos en diferentes idiomas.

Para acceder a la configuración de Idioma lo haremos desde la pestaña Revisar, o desde la parte inferior de la pantalla.

Desde esta misma ventana podremos activar y desactivar la corrección automática de ortografía y gramática.

4.4. Plantillas y diseño básico

Los usuarios pueden crear y guardar plantillas de documentos con formatos predefinidos, lo cual es ideal para documentos recurrentes como informes, cartas o trabajos académicos. Además, es posible definir estilos personalizados para títulos, subtítulos y texto general, asegurando coherencia en la presentación del contenido.

4.4.1. Plantillas

Las plantillas en Microsoft Word son documentos predefinidos que ofrecen un formato y estructura específicos, diseñados para facilitar la creación de diversos tipos de contenido, como cartas, currículums, informes o invitaciones. Estas plantillas vienen con estilos, fuentes, colores y diseños ya establecidos, lo que permite ahorrar tiempo y garantizar consistencia en el aspecto del documento.

Además de las plantillas incluidas en Word, los usuarios pueden crear sus propias plantillas personalizadas o descargar nuevas de fuentes en línea. Utilizar plantillas permite concentrarse en el contenido mientras se mantiene un formato profesional y coherente.

4.4.1.1. Elegir Plantilla

Microsoft Word nos permite crear y abrir documentos. Existen diferentes formas de crear un documento en Word, podemos elegir un documento en blanco, o trabajar con una plantilla. Las plantillas permiten reutilizar estructuras y formatos predefinidos para crear nuevos documentos sin alterar el archivo original de la plantilla. Su extensión es .dotm.

Para acceder a las plantillas de Microsoft Word haremos clic en el menú Archivo y se nos desplegará el menú contextual, luego haremos clic en Nuevo.

Debajo de "documento en blanco", se mostrarán distintas opciones para utilizar plantillas ya existentes; las más destacadas, como tarjetas de invitación o boletines de viajes, entre otros.

Es posible buscar plantillas adicionales usando el campo de búsqueda o seleccionando una de las búsquedas sugeridas para iniciar la búsqueda de plantillas.

Una vez iniciada la búsqueda de plantillas, se desplegará una lista de categorías en el lado derecho. Las categorías pueden seleccionarse para filtrar y reducir la cantidad de plantillas mostradas.

Al seleccionar una plantilla se abre una ventana emergente con más información acerca de la plantilla seleccionada. Se muestra una descripción, una miniatura y el nombre del editor. La información que se nos proporciona de la plantilla también incluirá el tamaño de descarga, ya que estas plantillas se encuentran en internet y no en nuestro ordenador.

Para empezar a trabajar con la plantilla seleccionada haremos clic en el botón Crear, la plantilla se descargará y se creará un nuevo documento basado en la misma.

4.4.1.2. Trabajar con Plantillas

Utilizar una plantilla es tan sencillo como seleccionarla, abrirla y comenzar a editar el contenido, lo que ahorra tiempo y garantiza una presentación consistente.

Al abrir el nuevo documento con base en la plantilla deberemos realizar las modificaciones necesarias para personalizarla a nuestro gusto. Podremos hacer clic en cada elemento de la plantilla para modificar tanto su aspecto como su contenido.

Algunas plantillas tienen opciones que es necesario personalizar, como el mes y el año de un evento.

4.4.1.3. Crear Plantilla

Si una plantilla prediseñada no se ajusta a nuestras necesidades y constantemente aplicamos y personalizamos las mismas propiedades, funciones o contenido al crear nuevos documentos, podemos ahorrar tiempo creando nuestra propia plantilla.

Para crear nuestra plantilla abriremos o crearemos el documento que se desee utilizar como plantilla, luego haremos clic en la pestaña Archivo, buscaremos Guardar como, seleccionaremos la ubicación y en el cuadro de diálogo que nos aparece nombraremos el archivo y haremos clic en la flecha de la lista Tipo.

Al desplegar la lista Tipo seleccionaremos la opción Plantilla de Word de la lista.

Si estamos guardando la plantilla localmente en el equipo, Word cambiar automáticamente la ubicación de la plantilla a la carpeta Plantillas, lo que facilitará encontrarla al acceder a la pantalla Nuevo, y pero aún así podremos seleccionar una ubicación diferente. Para finalizar haremos clic en Guardar.

Cada vez que alguien cree un documento utilizando nuestra plantilla, se creará una copia para asegurar que la plantilla nunca se sobrescriba. Si lo que queremos es posteriormente modificar nuestra plantilla podremos hacerlo haciendo clic en Archivo, Abrir, Examinar e iremos a DOCUMENTOS/PLANTILLAS personalizadas de Office, seleccionaremos nuestra plantilla y haremos clic en Aceptar.

Ahora cualquier cambio que se realice en la plantilla de esta forma la cambiará para sus próximos usos en el futuro.

4.4.2. Estilos

Definir estilos personalizados para títulos, subtítulos y texto general, nos permite asegurar la coherencia en la presentación del contenido a lo largo del documento.

Para poder trabajar con estilos podremos hacerlo definiéndolos previamente en el grupo estilo de la pestaña Inicio.

Otra forma de definir los estilos de nuestro documento es redactando primero el texto y darle el formato deseado para posteriormente asignarlo a un estilo seleccionando esa sección del texto y haciendo clic derecho sobre el estilo que queramos definir.

5. Combinación de correspondencia

Si se dispone de una lista extensa de nombres y direcciones para enviar cartas, el proceso de Combinar correspondencia permite fusionar un documento de Word con una fuente de datos, facilitando la creación rápida de cartas personalizadas.

5.1. Definiciones principales

Documento Inicial (Documento principal)

Es un documento que contiene la información común para todos los documentos generados en una combinación de correspondencia. En este documento se incluyen los campos donde se insertará la información variable, como nombres y direcciones.

Fuente de Datos o Lista de Destinatarios

Es un archivo que contiene los datos que se insertarán en el documento principal durante el proceso de combinar correspondencia. Este archivo incluye registros que contienen información como nombres y direcciones de los destinatarios.

Ejemplos de fuentes de datos incluyen hojas de cálculo de Excel, bases de datos de Access o tablas en documentos de Word.

Campo

Una categoría de información que almacena un dato específico. Por ejemplo, el campo "Apellido" contendría únicamente los apellidos de las personas.

Registro

Un registro es un conjunto de campos que pertenece a un solo elemento o persona. Por ejemplo, un registro incluiría el nombre, apellido, dirección, número de teléfono y fecha de nacimiento de una persona.

Campo Combinado

Un campo combinado es el lugar en el documento principal donde se insertará la información proveniente de la fuente de datos. Los campos combinados están delimitados por comillas angulares, como en el siguiente ejemplo: Estimado «PRIMERNOMBRE».

Bloque de Direcciones

Es un conjunto de campos combinados que conforman una dirección completa en un correo combinado. Este bloque incluye elementos como nombre, calle, ciudad, provincia y código postal. Word puede insertar automáticamente todos los campos de la dirección, sin que sea necesario añadir cada campo individualmente.

Línea de Saludo

Un grupo de campos combinados que generan la línea de saludo en un correo combinado, como "Estimado Sr. Rodríguez". Word inserta automáticamente el saludo, el título y los campos de nombre correspondientes, eliminando la necesidad de agregarlos de forma manual.

Título de Fila

En una fuente de datos que está organizada en formato de tabla, la primera fila es el título de fila y contiene los nombres de los campos. Por ejemplo, "PRIMERNOMBRE", "Apellido" y "Dirección" son títulos de fila que identifican los campos correspondientes en la tabla.

5.2. Establecer y Elegir un Tipo de Documento

Para comenzar el proceso de combinar correspondencia, primero se debe elegir el tipo de documento que se desea crear. Esto se hace haciendo clic en la pestaña Correspondencia y luego en el botón Iniciar combinación de correspondencia.

A continuación, se selecciona la opción Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia, lo que abrirá el panel Combinar correspondencia en el lado derecho de la pantalla. Este panel guiará todo el proceso.

El siguiente paso es seleccionar el tipo de documento a crear y luego hacer clic en Siguiente: Inicie el documento para continuar y avanzar al siguiente paso.

5.3. Seleccionar un Documento

En el paso uno se nos pregunta el tipo de documento que queremos crear. El documento inicial puede ser Carta, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas o Lista de direcciones. A modo ejemplo avanzaremos a los siguientes pasos elaborando una Carta. Una vez marcada la opción Carta haremos clic en siguiente.

El Asistente para combinar correspondencia nos guiará paso a para poder enviar una carta que podremos personalizar y dirigirla a un grupo de personas.

El paso dos nos permite seleccionar un documento inicial. Es posible utilizar el documento actual como base para la combinación de correspondencia, o podemos seleccionar una plantilla o un documento existente.

En nuestro caso marcaremos la opción Utilizar el documento actual ya que es en este documento en el que hemos creado la carta que deseamos enviar.

Pulsaremos Siguiente para avanzar al paso tres en el que seleccionaremos los destinatarios.

5.4. Seleccionar Destinatarios

A continuación, se debe elegir de dónde se obtendrá la lista de direcciones. En este ejemplo se utiliza una lista existente en un documento Word, aunque también es posible seleccionar contactos de Outlook, de una hoja de cálculo, de una base de datos o crear una lista manualmente. Para ello, se selecciona la opción Utilizar una lista existente, se hace clic en Examinar y luego se elige el archivo de datos correspondiente y se hace clic en Abrir.

En nuestro ejemplo hemos usado una tabla en un documento de texto con la información que se muestra a continuación:

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra las direcciones que se utilizarán. Si se está usando una hoja de cálculo de Excel como fuente de datos, es posible que se pida seleccionar la hoja específica que contiene las direcciones. Si alguna dirección no debe ser utilizada, se puede desactivar. Es importante verificar que los destinatarios correctos estén seleccionados antes de hacer clic en Aceptar.

Podemos verificar que en lugar del botón Examinar ahora tenemos la referencia al archivo que hemos seleccionado. A continuación, se debe hacer clic en Siguiente: Escriba la carta para continuar con el proceso.

5.5. Escribir la Carta

Una vez que se ha configurado el documento principal y se ha conectado y editado la lista de destinatarios, se pueden insertar los campos combinados en el documento. Los campos combinados son marcadores que representan información específica de cada destinatario en la lista.

Al colocar un campo combinado en el documento principal, la información correspondiente a ese campo se mostrará en el documento, siendo única para cada destinatario. Para hacerlo, se debe hacer clic en el lugar donde se desea que aparezca la información y seleccionar una de las opciones de los marcadores.

Es posible agregar los campos combinados desde e asistente o desde el grupo Escribir e insertar campos de la cinta de opciones de la pestaña Correspondencia.

Una vez escrita la carta indicaremos el lugar en el que agregaremos los campos combinados para personalizar cada carta.

Entre los campos que nos sugiere el asistente encontramos los siguientes:

Bloque de direcciones: Esta es una combinación de campos para insertar los nombres y las direcciones de los destinatarios.

Línea de saludo: Esta es una combinación de campos para insertar el nombre del destinatario en la línea de saludo.

Franqueo electrónico: Este campo se utiliza comúnmente para insertar datos como direcciones de correo electrónico Más elementos: al hacer clic en este botón aparece una lista de campos adicionales combinados que se pueden insertar.

En nuestro ejemplo queremos que figuren los datos de dirección del destinatario en la parte superior derecha de la carta. Nuestra carta inicial es la siguiente:

Situaremos el cursor en el lugar y haremos clic en Bloque de direcciones. Se nos muestra una vista previa de la información que aparecerá y podremos hacer ajustes en los campos. Haremos clic en Aceptar.

En el lugar elegido del documento aparecerá el campo combinado <<Bloque de dirección>>.

Haremos lo mismo para elegir la fórmula de saludo al inicio de la carta, en el lugar elegido del documento aparecerá el campo combinado <<Línea de saludo>>.

Ahora nuestra carta incluirá los dos campos combinados que hemos añadido.

5.6. Vista previa de la correspondencia

El paso 5 nos muestra una vista previa de las cartas que hemos configurado, podremos visualizar las distintas cartas utilizando las flechas para saltar de un Destinatario a otro. Podremos realizar cambios si detectamos errores en la vista previa.

En nuestro caso la podremos ver la carta que hemos elaborado en su versión definitiva para cada uno de los destinatarios de nuestra lista.

5.7. Completar combinación

Una vez que se ha agregado la lista de destinatarios y completado el documento con campos combinados, el último paso es terminar la combinación haciendo una versión separada del documento. Disponemos de dos opciones para ello:

Editar cartas individuales: Elabora un documento nuevo con los resultados de la correspondencia combinada. Una vez elaborado se pueden realizar cambios editando los resultados de la correspondencia combinada y guardarlos e imprimirlos en cualquier momento.

Imprimir: Combina los registros y envía los documentos directamente a la impresora.

Seleccionaremos la opción deseada para terminar de combinar la correspondencia. En ambos casos se nos abrirá una ventana en la que podremos elegir si imprimir/crear documento con Todos los registros, el Registro actual que vemos en pantalla o un rango de Destinatarios que elegiremos indicando sus números en los campos DESDE/HASTA.

6. Edición colaborativa: comentarios y control de cambios

Colaborar en un documento de Microsoft Word es una excelente manera de trabajar en equipo, permitiendo que varias personas editen, revisen y comenten un documento en tiempo real o de manera independiente. Microsoft Word ofrece varias herramientas que facilitan la colaboración eficiente y organizada en documentos.

6.1. Colaborar en un Documento

La edición colaborativa de un documento nos permite la edición simultánea en tiempo real con la que podremos ahorrar tiempo y evitar confusiones por múltiples versiones del mismo archivo. Los comentarios y control de cambios facilitan el seguimiento de revisiones y la comunicación entre los colaboradores.

Dispondremos también de un historial de versiones asegura que siempre se puede recuperar información de versiones anteriores si es necesario.

Para empezar a colaborar en un documento éste deberá estar guardado en una plataforma de almacenamiento en la nube, como OneDrive o SHAREPOINT. Esto permite que varios usuarios accedan al archivo desde diferentes ubicaciones.

Las funciones de coautoría de Word no están disponibles a menos que el documento se guarde en una ubicación en línea a la cual todos los colaboradores puedan acceder.

Una vez guardado el archivo debemos compartirlo con las personas que vayan a editar el documento. Haremos clic en el botón Compartir, ubicado en la parte superior derecha de la ventana de Word.

• Desde aquí podremos invitar a personas a editar el documento y podremos ver quien tiene acceso. Para invitar a alguien a editar introduciremos las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes deseamos compartir el documento seleccionando la opción Compartir.

En Microsoft Word 365 el usuario puede introducir las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el documento o crear un enlace de acceso. También es posible establecer permisos, permitiendo que los invitados editen el documento o solo lo visualicen.

Se puede dar permiso para editar o solo ver el archivo. En caso de permitir únicamente visualizar, el destinatario no podrá realizar cambios.

El icono del botón Compartir cambia de aspecto cuando otras personas abren el documento, indicando cuantas personas están trabajando en él. En ocasiones incluso recibimos una notificación.

Los usuarios con permisos para editar pueden trabajar simultáneamente en el documento. Word mostrará los cambios realizados por otros colaboradores en tiempo real, marcando el texto que está siendo editado. Cada persona verá los cambios a medida que se van guardando y los colaboradores activos aparecerán en la esquina superior del documento.

Ejemplo de párrafo en el que trabaja otro usuario:

Cuando se realizan cambios en el documento, estos se reflejan automáticamente para todos los que lo tengan abierto. El párrafo que está siendo editado se bloqueará temporalmente, impidiendo que otra persona lo modifique, hasta que el usuario que lo está editando finalice o cambie a otro párrafo.

Los cambios se muestran a todos en tiempo real, incluso si no se han guardado.

Sin embargo, al guardar manualmente, se sincronizarán los cambios con aquellos usuarios que no estén viendo las actualizaciones automáticas en ese momento.

Al guardar el documento, un cuadro de diálogo se abre aclarando que al guardar un documento compartido de esta forma lo actualizará con los cambios realizados por otros. Haremos clic en Aceptar y el documento se guarda sincronizando los cambios realizados por otros. Marcando las modificaciones con un sombreado verde.

Ejemplo de cambio:

6.2. Comentarios en un Documento

Para hacer sugerencias sin modificar el texto, se pueden dejar comentarios. Esto se hace seleccionando la parte relevante del texto y luego haciendo clic en Revisar > Nuevo comentario. Los comentarios permiten mantener discusiones y aclaraciones sin modificar el contenido original.

También podremos añadir un comentario pulsando botón derecho una vez seleccionado el texto y haciendo clic en Nuevo comentario Escribiremos el comentario y una vez finalizado haremos clic fuera de la caja de comentarios para terminar o haremos clic en el botón azul del avión de papel.

Los comentarios serán visibles para cualquiera que tenga acceso a nuestro documento.

Podemos añadir un comentario seleccionando una palabra, un párrafo o una sección del texto. En el ejemplo podemos ver un comentario referenciado a un párrafo completo.

Para editar un comentario, simplemente haremos clic en la caja de comentario y editaremos el texto como sea necesario. Para eliminar un comentario lo activaremos haciendo clic en él y haremos clic en el botón Eliminar en el grupo Comentarios en la pestaña Revisar.

Además de agregar comentarios propios es posible responder a comentarios realizados por otras personas. Haremos clic en Responder en el comentario seleccionado, escribiremos la respuesta y haremos clic fuera del cuadro para enviar el comentario. La respuesta se agregará debajo del comentario.

Ejemplo de respuesta a comentario introducido por otro usuario:

Si los comentarios nos generan distracción a la hora de trabajar en el documento, es posible ocultarlos. Esto no los elimina, solamente los oculta de la vista. Para ello haremos clic en la pestaña Revisar, y en el grupo Comentarios desmarcaremos la opción Mostrar comentarios haciendo clic en ella.

En Microsoft Word de Microsoft 365 existen dos formas principales de mostrar los comentarios en un documento: Contextual y Lista.

La opción Contextual muestra los comentarios directamente junto al texto al que hacen referencia, normalmente en el margen del documento. De esta forma, cada comentario aparece cerca de la parte del texto relacionada, lo que facilita comprender rápidamente el contexto de la observación.

Ejemplo con comentarios activados en visualización contextual:

Por otro lado, la opción Lista muestra todos los comentarios agrupados en un panel de revisión o panel lateral. En este modo, los comentarios se presentan uno debajo de otro, permitiendo revisarlos de manera ordenada y navegar fácilmente entre ellos.

Ejemplo con comentarios activados en visualización lista:

También es posible ocultar los comentarios temporalmente, lo que permite visualizar el documento sin anotaciones. Esto se realiza desde la pestaña Revisar, haciendo clic en el botón Mostrar comentarios para que se desactive la visualización de comentarios.

Ahora, los comentarios se ocultan y no aparecen, en su lugar aparece un icono al margen derecho del documento para recordarnos que existen. Para volver a mostrarlos nuevamente basta con volver a hacer clic en Mostrar comentarios.

Ejemplo con comentarios desactivados:

6.3. Control de Cambios

La función Control de cambios (activada desde la pestaña Revisar) permite ver y registrar todas las modificaciones hechas por los colaboradores, lo que facilita la revisión y aprobación de los cambios antes de aceptarlos o rechazarlos.

En esencia funciona igual que revisar una copia impresa y hace anotaciones. Es posible identificar fácilmente el texto original, y cualquier adición, texto borrado o cambios realizados al documento.

Para habilitar el Control de Cambios y que los cambios se marquen haremos clic en la pestaña Revisar en la cinta de opciones. Haremos clic en Control de cambios del grupo seguimiento y se nos desplegarán varias opciones, haremos clic en Control de cambios para activarlo. Ahora cualquier cambio realizado en el documento por cualquier usuario o por uno mismo será controlado y marcado.

Podemos repetir los pasos para desactivarlo.

Los cambios realizados se señalan referenciando al usuario que lo origina. El ejemplo muestra un cambio de fuente.

Con control de cambios activado es posible elegir qué versión queremos que se muestre en el documento. Al hacer clic en Mostrar revisiones, en el grupo Revisión, nos permitirá activar y desactivar si queremos ver o no las Inserciones y eliminaciones, los cambios de Formato, o los cambios realizados por personas específicas. Haremos clic en el tipo de marca que queramos activar o desactivar.

También podemos elegir que nos muestre los cambios realizados por personas específicas, eligiéndolas de la lista desplegable que se muestra al hacer clic en Personas específicas.

Para asegurarnos de que se dé seguimiento a los cambios de todos, es posible bloquear el seguimiento para que solo pueda ser desactivado con una contraseña. Bloquear seguimiento se activa en el desplegable del botón Control de cambios. Se nos abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos introducir una contraseña que será requerida para desactivar el control de cambios.

6.4. Examinar Revisiones

Revisar documentos utilizando las funciones de revisión de Word permite ahorrar mucho tiempo, ya que los cambios ya están integrados en el documento. Si se aceptan, Word los incorpora automáticamente; si se rechazan, se mantiene el texto original.

Para hacerlo, se puede seleccionar un cambio directamente o navegar entre ellos utilizando los botones Cambio siguiente y Cambio anterior. Luego, basta con hacer clic en Aceptar o Rechazar según sea necesario para aplicar o descartar las modificaciones.

Los cambios aceptados se integran al documento, eliminando la marca de revisión y avanzando automáticamente al siguiente cambio. Por otro lado, los cambios rechazados son reemplazados con el texto original.

Para aceptar o rechazar una revisión, basta con hacer clic derecho sobre ella y seleccionar la opción Aceptar o Rechazar.

También es posible revisar todos los cambios controlados de manera conjunta utilizando el Panel de revisiones, que se activa haciendo clic en el botón Panel de revisiones dentro del grupo Revisión.

7. Atajos de teclado en Microsoft

A continuación, se incluye un listado con los principales atajos de teclado para Microsoft Word, organizados por categorías para facilitar su uso:

7.1. Atajos básicos de edición y formato

• Ctrl + U: Abrir un documento en blanco.
• Ctrl + A: Abrir un documento existente.
• Ctrl + G: Guardar el documento.
• Ctrl + P: Imprimir el documento.
• Ctrl + C: Copiar el texto seleccionado.
• Ctrl + X: Cortar el texto seleccionado.
• Ctrl + V: Pegar el contenido copiado o cortado.
• Ctrl + Z: Deshacer la última acción.
• Ctrl + Y: Rehacer la última acción deshecha.
• Ctrl + B: Buscar texto en el documento.
• Ctrl + L: Reemplazar texto.
• Ctrl + E: Seleccionar todo el contenido del documento.
• Ctrl + R: Cerrar el documento.

7.2. Formato de texto

• Ctrl + N: Aplicar o quitar negrita al texto seleccionado.
• Ctrl + K: Aplicar o quitar cursiva al texto seleccionado.
• Ctrl + S: Aplicar o quitar subrayado al texto seleccionado.
• Ctrl + M: Abrir ventana Fuente.
• Ctrl + Mayús + D: Aplicar subrayado doble.
• Ctrl + Q: Alinear el texto a la izquierda.
• Ctrl + D: Alinear el texto a la derecha.
• Ctrl + T: Centrar. Alinear el texto al centro.
• Ctrl + J: Justificar el texto.
• Ctrl + >: Aumentar el tamaño de la fuente.
• Ctrl + <: Disminuir el tamaño de la fuente.

7.3. Navegación en el documento

• Ctrl + Flecha derecha: Mover el cursor al principio de la siguiente palabra.
• Ctrl + Flecha izquierda: Mover el cursor al principio de la palabra anterior.
• Ctrl + Flecha abajo: Mover el cursor al inicio del siguiente párrafo.
• Ctrl + Flecha arriba: Mover el cursor al inicio del párrafo anterior.
• Ctrl + Enter: Insertar un salto de página.
• Mayús + Enter: Insertar un salto de línea.

7.4. Selección de texto

• Mayús + Flechas: Seleccionar texto por carácter o línea.
• Ctrl + Mayús + Flechas: Seleccionar texto por palabras o párrafos.
• Ctrl + Mayús + Inicio: permite seleccionar desde el punto de inserción actual hasta el inicio del documento.
• Ctrl + Mayús + Fin: permite seleccionar desde el punto de inserción actual hasta el fin del documento
• Para seleccionar una palabra haremos doble clic en la palabra.
• Para seleccionar una oración: Ctrl + clic en cualquier parte de la oración.
• Para seleccionar un párrafo: haremos triple clic en cualquier parte del párrafo.

7.5. Atajos para trabajar con párrafos y estilos

• Ctrl + F: Tabular línea texto.
• Ctrl + H: Tabular párrafo.
• Ctrl + Q: Quitar la sangría de párrafo.
• Ctrl + T: Crear sangría francesa (segunda línea y las siguientes sangradas).
• Ctrl + 1: Aplicar interlineado sencillo.
• Ctrl + 2: Aplicar interlineado doble.
• Ctrl + 5: Aplicar interlineado de 1.5 líneas.
• Ctrl + 0: Añadir o quitar un espacio antes del párrafo.