Esta unidad repasa qué cambia al pasar de Outlook 2019 a Outlook 365. Nos fijamos sobre todo en lo que cambia de funcionamiento; el aspecto de los botones también es distinto (más limpio y plano), pero eso no suele preguntarse.
Pantalla principal
La barra de título y la búsqueda
La novedad más visible arriba del todo es que la Búsqueda se ha subido a la barra de título. Ahí se reúnen dos cosas que antes estaban separadas:
- el buscador del propio correo, que en 2019 estaba justo sobre la lista de mensajes (en 365 ese cuadro ya no está en ese sitio);
- la ayuda de Microsoft que en otras versiones aparecía como última pestaña de la cinta, con el rótulo «¿Qué desea hacer?».
El cuadro de búsqueda no solo cambia de lugar: también filtra de otra manera. Para acotar por fecha se usa el criterio Recibido, que ocupa el sitio de las antiguas opciones «hoy» o «esta semana» del grupo Refinar de 2019.
La cinta de opciones
La flecha de la esquina de la cinta agrupa ahora varias decisiones de presentación:
- Diseño de la cinta: clásica o simplificada. La simplificada es más esquemática y se parece a la versión web, aunque tiene las mismas funciones.
- Cómo mostrarla: pantalla completa, solo las pestañas, o siempre visible con sus botones.
- Ocultar la barra de herramientas de acceso rápido.
Cerca de esa zona aparece además un icono informativo sobre la licencia de Office 365 y lo que incluye.
El botón «Pruebe el nuevo Outlook»
Al final de la cinta hay un interruptor, Pruebe el nuevo Outlook, que cambia la aplicación a una apariencia parecida a la de Outlook en la web. No es definitivo: si no convence, basta con volver a desactivarlo para regresar a la vista de siempre.
Barra de herramientas de acceso rápido
En 2019 el primer icono de esta barra era Enviar y recibir; en 365 vuelve a ser el icono del programa, con las opciones de la ventana. Su menú de personalización suma dos entradas: contraer la cinta de opciones, con el atajo CONTROL + F1, y ocultar la barra de herramientas de acceso rápido.
Pestañas contextuales
Las pestañas que solo salen en situaciones concretas (por ejemplo, al trabajar con un tipo de elemento) ya no llevan un rótulo propio por encima: se colocan como una pestaña más dentro de la cinta.
Pestaña Archivo
La barra de título de esta vista también cambia. En el apartado COMENTARIOS hay tres maneras de opinar sobre el programa:
- Enviar una sonrisa: para decir que algo nos gusta.
- Enviar una desaprobación: para avisar de algo que no nos gusta o de un fallo.
- Sugerir una característica: para proponer una mejora o una función nueva.
Cambios en las opciones de configuración
| Sección de Opciones | Qué cambia en 365 |
|---|---|
| General | Se puede guardar la configuración de Outlook en la nube y llevarla a otros dispositivos |
| Calendario | Nueva opción de añadir una reunión en línea a todos los eventos; se retira la de acabar citas y reuniones antes de tiempo. En zonas horarias se admite una tercera zona, y hay una sección de información práctica para reuniones (con la opción de mostrar sus conclusiones) |
| Búsqueda | Sale la opción de ver resultados mientras se escribe; entra la de colocar los resultados arriba |
| Idioma | Al final se añade una sección de Traducción |
| Accesibilidad | Nueva sección con las opciones del comprobador de accesibilidad, antes de las de notificación |
| Avanzado | Se puede usar el lápiz para seleccionar contenido e interactuar con él |
| Barra de herramientas de acceso rápido | Se decide dónde colocarla, si se ve o no, y si enseña siempre comandos y etiquetas |
Cambios en otras pestañas
- Inicio: incorpora el grupo Idioma, y la herramienta Enviar a OneNote pasa a estar en el grupo Mover.
- Enviar y recibir: ya no tiene el grupo Servidor.
- Carpeta: dentro del grupo Propiedades deja de estar la opción de Directivas de retención.
- Ayuda: permite mandar comentarios distintos de una simple sugerencia.
- Aparece también un elemento nuevo de chat.
Los grupos de Microsoft 365
No hay que confundir dos cosas con nombre parecido:
- Un grupo de contactos (lo que antes se llamaba lista de distribución) es solo una lista de direcciones: sirve para mandar un correo o una convocatoria a todas ellas de una vez.
- Un grupo de Microsoft 365 es un equipo de personas que trabajan juntas. Además de un buzón común, comparten recursos como un calendario o una biblioteca de archivos. Es la evolución de lo que antes se hacía con listas de distribución.
La ventaja práctica es que los permisos no se reparten uno a uno: quien entra en el grupo recibe automáticamente acceso a sus herramientas. Los grupos están en la versión web y en el nuevo Outlook para Windows; en la versión clásica pueden no aparecer de entrada.
Calendario
- El comando Agregar tiempo sirve para configurar un tiempo de concentración (focus time): durante ese intervalo el programa no molesta con avisos.
- Si está instalada la aplicación, aparece el grupo Reunión en Teams.
- El grupo Compartir ya no está en 365.
- Al abrir una reunión se ve su ficha contextual propia.
Redactar un mensaje
Al escribir un correo aparecen dos herramientas que funcionan igual que en Word 365:
- Dictar: escribir, y dar órdenes, hablando.
- Editor: abre un panel que cuenta las sugerencias pendientes, las agrupa en correcciones (ortografía y gramática) y en Refinamientos, que ayudan a mejorar el estilo: claridad, concisión, lenguaje formal y vocabulario.
Por último, Comprobar accesibilidad analiza si lo escrito lo pueden leer sin problema personas con alguna discapacidad.
📌 Lo esencial para el examen
- La Búsqueda sube a la barra de título; el cuadro que había sobre la lista de mensajes ya no está ahí.
- Filtro de fecha en la búsqueda: Recibido (sustituye a hoy / esta semana del grupo Refinar).
- Cinta simplificada: diseño más cercano a la versión web.
- Pruebe el nuevo Outlook: vista tipo web, se puede deshacer.
- Barra de acceso rápido: contraer la cinta, con CONTROL + F1.
- Archivo → COMENTARIOS: Enviar una sonrisa, Enviar una desaprobación, Sugerir una característica.
- Inicio gana el grupo Idioma; Enviar a OneNote va en Mover. Enviar y recibir pierde Servidor. Carpeta pierde Directivas de retención.
- Calendario: Agregar tiempo = tiempo de concentración sin avisos; desaparece Compartir.
- Mensaje nuevo: Dictar (por voz) y Editor (correcciones y Refinamientos).
De un vistazo
| Novedad en 365 | Para qué sirve |
|---|---|
| Recibido | Filtrar la búsqueda por fecha |
| Agregar tiempo | Reservar tiempo de concentración |
| Dictar | Escribir hablando |
| Comprobar accesibilidad | Ver si el contenido es accesible |