La libreta de direcciones
La libreta de direcciones reúne las direcciones y listas de direcciones que salen de las carpetas de contactos de Outlook. Es el sitio al que acudimos para localizar y elegir destinatarios —personas, direcciones de correo o listas de distribución— al escribir o contestar un mensaje.
Outlook la crea automáticamente. Si no se cambia nada, incluye todos los contactos de la carpeta Contactos Principal. De cada contacto puede guardar mucho más que el correo: domicilio personal y del trabajo, teléfonos y fax, identificadores digitales, datos para conferencias, la dirección de mensajería instantánea, páginas web, e información personal como cumpleaños o aniversarios.
Al abrirla por primera vez se ve la libreta que está marcada como predeterminada. Esa elección se puede cambiar, igual que otras preferencias: qué libreta se consulta primero al enviar o dónde se guardan las direcciones personales.
La vista de contactos
Desde el Panel de exploración, el acceso de Contactos muestra el panel de contactos con la lista a la derecha. En listas largas, los botones con letras del lateral funcionan como un índice: al pulsar la letra O, por ejemplo, Outlook salta al primer contacto cuyo apellido empieza por esa letra. La forma de presentar la lista se elige en Vista actual, en la cinta.
Dar de alta un contacto
- Ir a Personas (Contactos), abajo en el panel de carpetas.
- En la pestaña Inicio, Nuevo contacto (o el atajo CTRL + MAYÚS + C).
- Rellenar el nombre y los datos que se quieran guardar.
- Terminar con Guardar y nuevo, si vamos a seguir dando de alta contactos, o con Guardar y cerrar.
Traer contactos desde un archivo
También se pueden importar contactos:
| Formato | Qué es |
|---|---|
| .csv | Los contactos que ha exportado en un archivo de texto, donde cada parte de la información del contacto está separada por comas (CSV = valores separados por comas) |
| .pst | Un archivo que Outlook genera al exportar y que puede abrir otro equipo que también tenga Outlook |
Añadir otra libreta de direcciones
- En la pestaña Inicio, grupo Buscar, pulsar Libreta de direcciones.
- En la ventana que aparece, menú Herramientas → Opciones → Personalizar.
- Elegir Contactos: se activa el botón Agregar.
- Seleccionar la lista de direcciones y pulsar Agregar.
La nueva libreta no está disponible hasta salir de Outlook y reiniciarlo.
Listas de distribución (grupos de contactos)
Una lista de distribución junta en un solo nombre varias direcciones que tienen algo en común: un equipo de trabajo, un grupo de amigos… Su utilidad es escribir a todos de una vez: se elige la lista como destinatario y no hay que teclear cada dirección.
La lista queda guardada entre los contactos, como una entrada más, así que se encuentra fácilmente al escribir.
Para crearla:
- Nuevo > Grupo de contacto (también está en el menú que sale con el botón derecho sobre la lista de contactos).
- Darle un nombre al grupo.
- Añadir los integrantes, eligiéndolos entre nuestros contactos o metiendo direcciones nuevas.
Una limitación: dentro de un grupo de contacto no se puede editar la dirección de correo de un integrante.
📌 Lo esencial para el examen
- La libreta de direcciones reúne las direcciones y listas que salen de las carpetas de contactos.
- Se crea sola y, por defecto (predeterminada), incluye los contactos de Contactos Principal.
- Nuevo contacto: pestaña Inicio o CTRL + MAYÚS + C; se termina con Guardar y nuevo o Guardar y cerrar.
- Importar: .csv (texto con los datos separados por comas) o .pst (exportado por Outlook para otro equipo con Outlook).
- Añadir libreta: Inicio → Buscar → Libreta de direcciones → Herramientas → Opciones → Personalizar; hay que reiniciar Outlook para usarla.
- Lista de distribución: escribir a varias personas eligiendo una sola entrada.
- Se crea con Nuevo > Grupo de contacto: nombre primero, luego los integrantes.
- No se puede modificar una dirección de correo dentro del grupo.
De un vistazo
| Qué | Cómo |
|---|---|
| Crear contacto | Nuevo contacto o CTRL + MAYÚS + C |
| Añadir libreta | Inicio > Buscar > Libreta de direcciones |
| Crear grupo | Nuevo > Grupo de contacto |