Tema 14: Control de accesos y custodia de edificios

El control de accesos es la medida preventiva de seguridad destinada a supervisar y regular el tránsito de personas, vehículos y mercancías a través de una o varias zonas o dependencias, integrando medios técnicos y organizativos para la protección de las personas y los bienes.

Sus finalidades principales son: prevenir la entrada de personas no autorizadas y la intrusión; incrementar la seguridad de las personas y de los bienes, reduciendo robos, hurtos y actos de vandalismo; disponer de información fiable mediante el registro y la trazabilidad de las entradas y salidas; y, en caso de emergencia o evacuación, permitir conocer qué personas se encuentran dentro del edificio.

En la organización del control de accesos intervienen tres elementos: el personal (conserje, ordenanza o vigilante), los procedimientos (identificación, acreditación, registro de visitas y parte de incidencias) y los medios técnicos (lectores, cámaras, tornos y arcos).

Los edificios suelen zonificarse en función del nivel de seguridad: zona pública o de libre acceso (recepción, vestíbulo), zona restringida o de acceso controlado (despachos, oficinas) y zona de acceso limitado o de alta seguridad (archivo, sala de servidores).

Al controlar el acceso de un visitante puede tomarse nota de su nombre, apellidos y número de documento de identidad, y dotarle de una credencial o acreditación que le permita el acceso y la circulación interior, retirándola al finalizar la visita. En ningún caso puede retenerse la documentación personal del visitante: se anotan los datos y se le acredita, pero no se le retira el documento de identidad.

La Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, excluye de su ámbito de aplicación (artículo 6.2.a) las funciones de información o de control en los accesos a instalaciones —incluyendo el cuidado y custodia de las llaves, la apertura y cierre de puertas y la ayuda en el acceso de personas o vehículos— cuando las realizan porteros, conserjes y demás personal auxiliar análogo.

En consecuencia, el conserje o auxiliar de servicios que controla el acceso a un edificio público no tiene la condición de vigilante de seguridad ni queda sujeto a la Ley 5/2014 en esa función: puede abrir y cerrar, custodiar llaves, informar y ayudar en el acceso, pero no puede asumir funciones reservadas al personal de seguridad privada, ni portar armas, ni utilizar uniformes o distintivos que puedan confundirse con los de los vigilantes de seguridad.

El control de accesos puede ser humano, cuando lo ejerce directamente una persona (conserje, ordenanza o vigilante), o automático o técnico, cuando lo realizan sistemas electrónicos que identifican y autorizan sin intervención humana directa.

Los principales sistemas de identificación son: las tarjetas (de banda magnética, de proximidad o RFID sin contacto, o con chip), los teclados con código o PIN, la biometría (huella dactilar, reconocimiento facial o de iris) y las llaves.

La identificación se apoya en tres factores de autenticación: algo que se sabe (una contraseña o PIN), algo que se tiene (una tarjeta, token o llave) y algo que se es (un rasgo biométrico). Cuando se combinan dos o más de estos factores se habla de autenticación multifactor.

Entre los elementos físicos de control de accesos se encuentran los tornos o torniquetes, las barreras y pilonas para vehículos, las puertas automáticas, las esclusas o mantrap (doble puerta con enclavamiento, en la que una hoja no abre hasta que la otra se cierra) y los arcos detectores de metales. La videovigilancia o CCTV actúa como apoyo o complemento del control de accesos, no como sustituto de este. Los sistemas electrónicos de control de accesos se rigen por la norma técnica UNE-EN 60839-11-1.

La videovigilancia está regulada por el artículo 22 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): el deber de informar se cumple mediante la colocación de un dispositivo o cartel informativo en lugar visible, y las imágenes captadas deben ser suprimidas en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que deban conservarse para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones.

En la práctica conviven dos dimensiones complementarias del control de accesos que conviene diferenciar con claridad.

El control de accesos físico regula la entrada y circulación de personas, vehículos y mercancías por los espacios materiales de un edificio o recinto: puertas, plantas, perímetros, dependencias y zonas restringidas. Se apoya en medios humanos (personal encargado del filtro), medios físicos de canalización (muros, barandillas, cordones) y dispositivos electromecánicos (tornos, barreras, cerraduras automatizadas). Su finalidad es impedir el paso a quien carece de autorización y dejar constancia de los movimientos.

El control de accesos lógico, por su parte, protege el acceso a los recursos de información: sistemas informáticos, aplicaciones, redes y bases de datos. Se gestiona mediante credenciales digitales (usuario y contraseña), certificados, tokens o factores biométricos, y su objetivo es garantizar que solo las personas autorizadas consulten o manipulen los datos.

Ambos planos suelen integrarse: una misma tarjeta puede abrir una puerta y, a la vez, habilitar la sesión en un equipo. Para el personal subalterno, la responsabilidad directa recae sobre el control físico, si bien debe respetar y no comprometer las medidas lógicas (por ejemplo, no facilitar credenciales ajenas ni permitir el uso de terminales por personas no autorizadas).

Los sistemas biométricos identifican a las personas a partir de rasgos físicos o de comportamiento propios, intransferibles y difíciles de falsificar. A diferencia de una tarjeta o una llave, el elemento identificador no se puede prestar ni extraviar, lo que eleva el nivel de seguridad.

Las modalidades más habituales son:

• Huella dactilar: lee el dibujo de crestas y valles del dedo. Es económica, rápida y muy extendida; como contrapartida, puede fallar con dedos húmedos, sucios o con la piel dañada.

• Iris: analiza el patrón del anillo coloreado del ojo, de altísima singularidad. Ofrece gran precisión, aunque el equipamiento es más costoso y exige una posición adecuada del usuario.

• Reconocimiento facial: compara la geometría del rostro. Es cómodo y no requiere contacto, pero puede verse afectado por la iluminación, los cambios de aspecto o el uso de complementos.

• Voz: identifica por las características del habla. Resulta útil en accesos a distancia, si bien es sensible al ruido ambiental y a los estados de salud que alteran la voz.

Como ventajas generales destacan la comodidad y la dificultad de suplantación. Entre los inconvenientes figuran el coste, la posibilidad de falsos rechazos o aceptaciones y, muy especialmente, que los datos biométricos son datos personales de categoría especial, por lo que su tratamiento exige una base jurídica reforzada y medidas de seguridad estrictas.

Para ordenar y controlar el flujo de personas se emplean dispositivos electromecánicos que solo permiten el paso tras una identificación válida, dejando registro del movimiento.

• Tornos y molinetes: barreras giratorias de media o de altura completa que liberan un único giro por credencial autorizada. Impiden el paso simultáneo de dos personas con una sola validación (el llamado paso indebido o "a caballo") y son habituales en accesos de personal.

• Barreras de paso o puertas de aleta (speed gates): paneles retráctiles que se abren al validar la credencial y se cierran de inmediato. Combinan control con una imagen más cuidada, adecuada para recepciones y vestíbulos.

• Esclusas o cabinas de doble puerta: recintos en los que la segunda puerta no se abre hasta que la primera se ha cerrado, garantizando el paso de una sola persona cada vez. Se reservan para zonas de alta seguridad.

• Barreras vehiculares: brazos elevables que regulan la entrada de coches a recintos y aparcamientos.

Estos elementos se apoyan en lectores de tarjeta, botoneras o sensores, y guardan la información de cada apertura. El personal de control supervisa su correcto funcionamiento, atiende los bloqueos y gestiona las excepciones (personas con movilidad reducida, mercancías voluminosas) por vías alternativas previstas en el protocolo del edificio.

En instalaciones con exigencias de seguridad elevadas, el filtro humano y las credenciales se complementan con equipos de inspección técnica.

Los arcos detectores de metales son pórticos por los que la persona pasa a pie; detectan masas metálicas que puedan corresponder a armas u objetos peligrosos y avisan mediante señal acústica o luminosa. Se acompañan a menudo de detectores manuales (raquetas) para localizar con precisión el punto que ha activado la alarma.

Los escáneres de rayos X permiten visualizar el interior de bolsos, paquetes y equipajes sin necesidad de abrirlos, mostrando en pantalla la silueta y la naturaleza aproximada de su contenido. Facilitan la localización de objetos prohibidos o sospechosos de forma rápida y no intrusiva.

Es importante delimitar competencias: el manejo de estos equipos de inspección y las medidas de seguridad frente a personas corresponden, con carácter general, al personal de seguridad habilitado conforme a la normativa de seguridad privada. El personal subalterno en funciones de control de accesos no está facultado para practicar registros personales ni retener documentación; su papel es tomar nota de los datos facilitados, canalizar a los visitantes y, ante una detección o incidencia, avisar al personal de seguridad o a la administración del edificio para que resuelva conforme al protocolo.

Dos tareas clásicas del control de accesos son la gestión de llaves y la ejecución de rondas de seguridad.

La custodia y control de llaves implica guardar de forma segura las llaves del edificio, despachos y dependencias, y llevar un registro de sus movimientos cuando se ceden temporalmente. Cada entrega y devolución a personal propio o a contratas externas autorizadas se anota en el libro oficial de registro o en la aplicación informática habilitada, dejando constancia de quién la solicita, para qué dependencia y en qué momento. Este seguimiento permite saber en todo instante quién dispone de acceso a cada espacio y depurar responsabilidades ante cualquier incidencia.

La ronda de seguridad es una inspección sistemática del inmueble que se realiza, como mínimo, en la apertura y en el cierre. Recorriendo el edificio planta por planta, se verifica el estado general de las instalaciones, la ausencia de personas no autorizadas fuera de horario, el cierre de puertas y ventanas, y el correcto funcionamiento de los sistemas de detección y alarma. Para desempeñarla con eficacia, el personal debe conocer en detalle el edificio y sus equipos de seguridad. Existen sistemas de control de rondas (puntos de marcaje o lectores) que registran el paso por cada zona y acreditan que el recorrido se ha completado según lo previsto.

El registro documental de las entradas y salidas es una pieza esencial del control de accesos, pues proporciona información fiable sobre quién está o ha estado en el edificio.

En el libro oficial de registro (o en la aplicación informática que lo sustituya) se consignan los datos de cada visitante: nombre y apellidos, referencia del documento identificativo facilitado, persona o dependencia de destino, objeto de la visita y hora de entrada y de salida. Cuando el protocolo lo prevé, se entrega una acreditación temporal que la persona debe portar visible durante su estancia y devolver al abandonar las instalaciones.

Junto al registro de personas se documentan también los movimientos de objetos y mercancías, identificando al portador, el material y su destinatario, así como las incidencias relevantes del servicio (conexión y desconexión de alarmas, averías, objetos perdidos, incidentes con personas).

Hay que recordar que el personal subalterno se limita a anotar los datos que el interesado facilita: no está autorizado a exigir ni a retener la documentación personal. Además, el libro de visitas contiene datos personales, por lo que su tratamiento debe ajustarse a la normativa de protección de datos, con acceso restringido, finalidad determinada y plazos de conservación limitados a lo necesario.

El personal de control de accesos debe saber reaccionar con orden ante dos situaciones críticas: la presencia de personas no autorizadas y las emergencias.

Frente a un intento de acceso no autorizado o a la presencia de alguien sin credencial fuera del horario o en zonas restringidas, la pauta general es: mantener la calma y una actitud correcta, requerir amablemente la identificación y el motivo de la presencia, denegar el paso a quien no cumpla los requisitos y anotar la incidencia en el libro oficial. Si la persona se niega a colaborar o adopta una actitud hostil, no debe forzarse la situación: se solicita la asistencia del personal de seguridad, si lo hubiere, o de la administración del edificio, y en casos graves se avisa a las fuerzas y cuerpos de seguridad. Conviene, además, retener datos útiles para una posterior identificación (descripción física, vestimenta, hora, dirección de salida).

Ante una emergencia o evacuación, el personal actúa conforme al Plan de Autoprotección del edificio: colabora en la evacuación ordenada hacia las salidas y el punto de encuentro, mantiene expeditas las vías y puertas de emergencia, evita el uso de ascensores y facilita la labor de los servicios de intervención. Las puertas de emergencia quedan reservadas a estas situaciones, y su correcto funcionamiento debe comprobarse de forma periódica.

El control de accesos no se limita a las personas: también abarca la entrada y salida de vehículos, especialmente en recintos con aparcamiento propio o zonas de carga y descarga.

El objetivo es permitir el paso únicamente a los vehículos autorizados, ordenar la circulación interior y dejar constancia de los movimientos. Para ello se emplean barreras automáticas accionadas por tarjeta, mando o lectura de matrícula, así como bolardos retráctiles o cadenas en accesos peatonalizados. Los sistemas de reconocimiento automático de matrículas (LPR) comparan la placa con una lista de vehículos permitidos y abren la barrera sin intervención manual, registrando la hora de entrada y salida.

En el caso de visitantes, suele anotarse la matrícula, la identidad del conductor y el destino, entregando en su caso un ticket o acreditación. Para vehículos de proveedores y contratas, el control se coordina con las zonas de carga y descarga y con la inspección de las mercancías.

El personal de control vigila que no se produzcan estacionamientos indebidos en accesos, salidas de emergencia o plazas reservadas, y comunica las incidencias. Como en el resto del sistema, los datos recogidos (matrículas, imágenes, horarios) son datos personales y deben tratarse conforme a la normativa de protección de datos, con conservación limitada.

Un control de accesos eficaz parte de dividir el edificio en zonas según su nivel de seguridad, de modo que a cada una se le apliquen las medidas y las autorizaciones adecuadas. No todos los espacios requieren la misma protección, y graduarla evita tanto los riesgos por defecto como las molestias por exceso.

Una clasificación habitual distingue tres niveles:

• Zona pública o de libre acceso: áreas abiertas a cualquier persona, como vestíbulos, oficinas de atención al público o salas de espera. El control es ligero y se orienta a la orientación y a la vigilancia general.

• Zona controlada o de acceso restringido a personal autorizado: plantas de trabajo, despachos y dependencias internas a las que solo accede el personal acreditado, mediante tarjeta o registro de visita.

• Zona restringida o de alta seguridad: espacios especialmente sensibles (salas de servidores, archivos, cuartos técnicos, despachos de dirección, zonas de custodia de valores) que exigen autorización expresa, identificación reforzada y, con frecuencia, registro individualizado de cada entrada.

A cada zona se le asocian los permisos de las credenciales, de manera que una misma tarjeta abra unas puertas y no otras. El personal de control presta especial atención a las áreas sensibles, verifica que sus accesos permanezcan cerrados fuera de uso y registra cualquier anomalía en el libro de incidencias.

El personal subalterno en funciones de control de accesos no debe confundirse con el personal de seguridad privada. La Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, reserva a los vigilantes de seguridad y demás profesionales habilitados determinadas funciones, como los registros personales, el uso de ciertos medios de defensa o la protección específica de personas y bienes. El personal subalterno se limita a tareas de control, información y registro, sin practicar identificaciones forzosas ni retener documentación.

De ahí la importancia de una buena coordinación. Cuando exista servicio de seguridad privada, el personal de control le traslada de inmediato las incidencias que excedan de sus competencias: negativas a identificarse, paquetes sospechosos, intentos de acceso no autorizado o alteraciones del orden. El vigilante resuelve conforme a su habilitación y, si la gravedad lo requiere, se recaba la intervención de las fuerzas y cuerpos de seguridad (Policía Nacional, Guardia Civil o policías autonómicas y locales), a quienes corresponde la seguridad pública.

Ante la llegada de los agentes, el personal de control colabora facilitando información objetiva (identidad y descripción de las personas implicadas, horas, ubicación, datos del libro de registro) y prestando el apoyo que se le solicite, siempre dentro de sus funciones y respetando las instrucciones de la administración del edificio.

La actividad de control de accesos genera constantemente datos personales: nombres, documentos identificativos, matrículas, imágenes de cámaras, horarios de entrada y salida e, incluso, datos biométricos. Su tratamiento se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679) y por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Base de legitimación: el tratamiento debe apoyarse en una causa lícita. En el ámbito público es frecuente el cumplimiento de una obligación legal o una misión de interés público; en otros casos puede invocarse el interés legítimo en garantizar la seguridad de personas y bienes. Los datos biométricos, por ser de categoría especial, requieren una base reforzada y una justificación de proporcionalidad.

Principios aplicables: recoger solo los datos necesarios (minimización), usarlos únicamente para el fin de seguridad previsto, mantenerlos exactos y protegerlos frente a accesos indebidos.

Videovigilancia y conservación: debe informarse de la existencia de cámaras mediante carteles visibles y la información pertinente. Las imágenes se conservan durante el plazo estrictamente necesario, con un máximo general de un mes desde su captación, salvo que deban conservarse más tiempo para acreditar hechos susceptibles de infracción o a disposición de las autoridades. El acceso a estos registros queda limitado al personal autorizado, y debe respetarse el ejercicio de los derechos de las personas afectadas.