Tema 12: Reglamento de Administración electrónica de la UPNA

1. El presente reglamento tiene por objeto regular el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universidad Pública de Navarra, así como las relaciones a través de los medios electrónicos de la Universidad con los y las ciudadanos/as y con otras entidades públicas y privadas, para la realización de trámites y para el desarrollo de los procedimientos administrativos.

2. Sus disposiciones son de aplicación:

a) A todos los órganos y unidades administrativas de la Universidad Pública de Navarra.

b) A los y las miembros de la comunidad universitaria: Estudiantes, personal docente y/o investigador y personal de administración y servicios.

c) A las demás personas físicas y jurídicas que a tenor de lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, estén obligadas a relacionarse electrónicamente con la Universidad Pública de Navarra, así como a aquéllas que, sin estar obligadas, opten por relacionarse por este medio con la Universidad.

3. En los procedimientos de contratación establecidos en la Ley Foral 2/2018, de 13 de abril, de Contratos Públicos, el presente Reglamento se aplicará en lo que no se oponga a lo dispuesto en dicha Ley Foral y disposiciones de desarrollo, en particular en lo que se refiera a los medios electrónicos establecidos para las licitaciones electrónicas en el Portal de Contratación de Navarra (PLENA).

4. El funcionamiento de los órganos colegiados de la Universidad se regirá por lo dispuesto en el presente reglamento en lo que no se oponga a lo dispuesto en el reglamento regulador del régimen general de funcionamiento de los órganos colegiados de la Universidad Pública de Navarra, aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno, de 24 de abril de 2018.

1. Están obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la Universidad Pública de Navarra, las personas y entidades que se relacionan a continuación:

a) Los y las miembros de la comunidad universitaria.

i. El personal docente e investigador en sus relaciones administrativas con la Universidad.

ii. El personal de administración y servicios en sus relaciones administrativas con la Universidad.

iii. El estudiantado para todas las relaciones académicas y administrativas con la Universidad, con excepción del estudiantado del Aula de la Experiencia y, en su caso, el estudiantado que se excluya expresamente en la resolución, acto o norma administrativa correspondiente.

b) Las personas que participen en las pruebas de acceso a la Universidad, que se organizan por la Universidad Pública de Navarra.

c) Las personas solicitantes de admisión en cualesquiera de los estudios oficiales y propios que se imparten en la Universidad, con excepción de las solicitantes de admisión a los estudios que se imparten en el Aula de la Experiencia.

d) Atendiendo a la formación exigida, las personas físicas que participen en procedimientos de selección de personal docente y/o investigador y de personal de administración y servicios, en los procedimientos y convocatorias de becas y ayudas, y en cualesquiera otros procedimientos de concurrencia competitiva convocados por la Universidad.

e) Las demás personas físicas y jurídicas, que a tenor de lo dispuesto en el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, y disposiciones concordantes, están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Universidad.

2. El correo electrónico que se utilizará en las relaciones administrativas de la Universidad con su personal, tanto por su condición de empleados/as públicos/as como por intereses particulares, así como con el estudiantado, para todas las relaciones académicas y administrativas con la Universidad será, en todo caso, el correspondiente a la dirección de correo institucional.

3. Las personas físicas y jurídicas obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la Universidad Pública de Navarra deben presentar las solicitudes, escritos o comunicaciones que dirijan a la Universidad de manera electrónica, por las vías establecidas a tal efecto en la sede electrónica.

4. Sin perjuicio de las personas obligadas a relacionarse electrónicamente señaladas en el apartado 1, por resolución del o de la Secretario/a General, se podrá dispensar de esta obligación a determinadas personas, a petición de éstas, cuando se acredite que no disponen de medios técnicos o posibilidades de conexión, o que no pueden utilizar los medios que la Universidad ponga a su disposición, o cuando su discapacidad les impida utilizar los medios necesarios.

1. A tenor de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los y las interesados/as podrán actuar por medio de representante. Esta representación en un procedimiento administrativo podrá acreditarse por cualquiera de los medios admisibles en derecho, incluido el apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal ante el personal empleado público habilitado, o por comparecencia electrónica en la sede electrónica, así como a través de la inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Universidad o a través de la inscripción en un registro electrónico de apoderamientos al que la Universidad tenga acceso.

2. La Universidad creará un registro electrónico de apoderamientos, en el que se inscribirán, al menos, los poderes de carácter general que otorguen los y las interesados/as para realizar trámites en los procedimientos en los que sea parte la Universidad Pública de Navarra.

Los poderes inscribibles en este registro se deberán ajustar a las tipologías establecidas en el artículo 6.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

3. La representación se debe acreditar, en todo caso, para formular solicitudes, escritos, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de la persona representada.

1. El portal web de la Universidad Pública de Navarra es el punto de acceso a la información institucional y a la sede electrónica. Su titularidad, gestión y administración corresponde a la Universidad.

2. Su dirección electrónica es la identificada por la URL www.unavarra.es (http://www.unavarra.es).

1. La sede electrónica de la Universidad Pública de Navarra, creada por Acuerdo del Consejo de Gobierno, de 20 de diciembre de 2012 (publicado en el Boletín Oficial de Navarra de 11 de enero de 2013), es la dirección electrónica disponible para los y las ciudadanos/as a través de las redes de telecomunicaciones, cuya titularidad, gestión y administración corresponde a la Universidad, siendo la responsable de su integridad, veracidad y de la actualización de la información y de los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.

2. La dirección electrónica de la sede electrónica es https://sedeelectronica.unavarra.es/ que será accesible directamente y a través de un enlace a la sede en el portal web de la Universidad Pública de Navarra, (http://www.unavarra.es).

3. La sede electrónica de la Universidad se identificará a través de un certificado específico de dispositivo seguro o medio equivalente. El certificado de sede electrónica tendrá como finalidad exclusiva su identificación.

4. La gestión, administración y coordinación de los contenidos de la sede corresponde al o a la Secretario/a General y la gestión tecnológica y de seguridad será competencia del o de la Vicerrector/a competente en materia de Desarrollo Digital.

1. La sede electrónica de la Universidad Pública de Navarra:

a) Estará sujeta a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad en los términos establecidos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y disposiciones de desarrollo.

b) Garantizará, en todo caso, la confidencialidad en las comunicaciones que puedan afectar a la seguridad pública, al honor, a la intimidad y seguridad de las personas, de acuerdo con la legislación aplicable en materia de archivos, bases de datos públicos y protección de datos personales.

c) Respetará en las publicaciones de informaciones, servicios y transacciones, los principios de accesibilidad y usabilidad, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los y las ciudadanos/as, sin perjuicio de los límites establecidos en la legislación sobre protección de datos personales, y sobre el derecho al honor, a la intimidad y a la seguridad de las personas.

2. La seguridad de la sede electrónica se regirá por lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad.

3. La interoperabilidad de la sede electrónica se regirá por lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

1. La sede electrónica estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles.

2. La fecha y hora oficial de la sede electrónica de la Universidad, es la obtenida directamente del Real Instituto y Observatorio de la Armada Española de conformidad con lo que prevé sobre la hora legal el Real Decreto 1308/1992, de 23 de octubre, por el que se declara al Laboratorio del Real Instituto y Observatorio de la Armada como el laboratorio depositario del patrón nacional de tiempo y laboratorio asociado al Centro Español de Metrología.

Esta fecha y hora oficiales figurarán de forma visible en la propia sede.

3. Las interrupciones programadas por razones técnicas serán anunciadas con la antelación que resulte posible y comunicadas a los y las usuarios/as en el portal web y en la sede electrónica de la Universidad, indicando los medios alternativos de consulta y acceso disponibles.

4. Cuando una incidencia técnica haya imposibilitado el funcionamiento ordinario del sistema o aplicación que corresponda, y hasta que se solucione el problema, la Universidad podrá determinar una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede electrónica tanto la incidencia técnica acontecida como la ampliación concreta del plazo no vencido.

1. A través de la sede electrónica se accederá y se tramitarán todos los procedimientos y actuaciones administrativas de la Universidad y se posibilitará el acceso a los servicios que requieran la autenticación de las personas físicas o jurídicas en sus relaciones por medios electrónicos con la Universidad.

Asimismo, se tramitarán aquellos otros procedimientos que la Universidad decida incluir en la sede por razones de eficacia y calidad en la prestación de servicios.

2. La sede electrónica de la Universidad Pública de Navarra, deberá contener, como mínimo:

a) Información actualizada sobre la sede electrónica, en la que se incluirá su normativa reguladora, y el órgano responsable de su gestión y administración.

b) El mapa de navegación de la sede electrónica y la relación de servicios disponibles y su forma de acceso. Información sobre accesibilidad.

c) La fecha y hora oficial, así como el calendario de días inhábiles a efectos del cómputo de plazos.

d) La información sobre las incidencias técnicas que dificulten, imposibiliten o suspendan el funcionamiento ordinario de la sede electrónica, y la correspondiente ampliación, en su caso, de los plazos de los procedimientos afectados.

e) El punto de acceso a la carpeta ciudadana, que incluirá el acceso a las notificaciones electrónicas.

f) El punto de acceso al registro electrónico, que incluirá los formularios normalizados para la presentación de solicitudes, el punto de acceso al registro de apoderamientos y al registro del personal empleado público habilitado e información sobre la asistencia de acceso al registro por la oficina de atención universitaria o por la unidad de asistencia que se designe.

g) Códigos de identificación vigentes de los órganos, centros, departamentos y servicios, establecidos en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3).

h) El catálogo de procedimientos administrativos.

i) La relación de formatos admitidos de documentos electrónicos.

j) La relación de los sistemas de identificación y firma electrónica admitidos y utilizados por la Universidad, así como los requisitos de acceso y firma de los procedimientos administrativos electrónicos.

k) La relación actualizada de las actuaciones administrativas automatizadas vinculadas a los servicios, procedimientos y trámites administrativos, y el sistema de solicitud y acceso a los mismos.

l) La comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos de la Universidad Pública de Navarra que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación (CSV).

m) El punto de acceso al tablón electrónico oficial.

n) El punto de acceso al empleo público, dentro del tablón electrónico oficial.

o) El punto de acceso al portal de transparencia.

p) El punto acceso al perfil del contratante.

q) El punto de acceso al plan de medidas antifraude. Formulario de denuncia.

r) Sección de normativa universitaria, que contendrá, como mínimo, las disposiciones y actos de contenido normativo vigentes aprobados por la Universidad.

s) Buzón de sugerencias o quejas. Formularios.

t) Sección de resolución de problemas. Contendrá información para solucionar las incidencias más habituales de los usuarios de la sede electrónica.

u) Cualesquiera otras informaciones o servicios que se determinen por resolución del o de la Secretario/a General.

1. El catálogo de procedimientos administrativos que afecten al estudiantado y a cualquier persona que no tenga la condición de empleado o empleada público/a de la Universidad, y que sean susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos, estará situado de forma claramente visible en la sede electrónica, desde la que se accederá a su tramitación.

El catálogo de procedimientos administrativos internos que afecten únicamente al personal docente e investigador y al personal de administración y servicios de la Universidad por su condición de empleado/a público/a, estarán publicados en el portal de servicios que se designe, y se tramitarán electrónicamente a través de este portal.

2. En el catálogo de procedimientos administrativos electrónicos se distinguirán en la sede o en el portal de servicios en el que proceda publicarlos los iniciados de oficio por la Universidad y los iniciados a instancia de los y las interesados/as.

Los iniciados de oficio por la Universidad se regirán por lo que disponga el acto administrativo que lo inicie.

3. En todos los procedimientos administrativos a los que se acceda a través del catálogo se deberá mencionar la normativa y, en su caso, el acto administrativo de inicio que lo regulan, las instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, el plazo máximo de duración, los efectos del silencio administrativo y los recursos que proceden contra la resolución y órgano ante el que hubieran de interponerse, con indicación de los plazos.

1. Desde la página principal de la sede electrónica se podrá acceder al buzón de sugerencias, que contendrá los formularios para que los y las usuarios/as puedan presentar las incidencias, quejas, sugerencias, agradecimientos o las consultas que estimen oportunas.

2. Las incidencias, quejas, sugerencias, agradecimientos o consultas presentadas en el buzón de sugerencias con estos formularios no implicarán, en ningún caso, el inicio de un procedimiento administrativo.

En la página principal de la sede electrónica se podrá acceder a una sección sobre resolución de problemas, en la que constará información para solucionar las incidencias más habituales de los y las usuarios/as de la sede electrónica.

1. Se producirán mediante la actuación administrativa automatizada los justificantes o recibos, las copias auténticas y los actos administrativos establecidos en el Anexo del presente reglamento.

La producción de actos administrativos distintos a los contenidos en este Anexo mediante la actuación administrativa automatizada, deberá ser aprobada de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13.

2. En todo caso, solo podrá aprobarse la producción mediante la actuación administrativa automatizada de los siguientes tipos de actos administrativos:

a) Los actos de mera constancia que se limiten a certificar hechos, actuaciones o información, sin generar nuevos derechos u obligaciones para la Universidad o los y las interesados/as.

b) Los actos que se produzcan mediante la aplicación de criterios objetivos y públicos, que no requieran de una interpretación jurídica.

1. La aplicación de sistemas de actuación administrativa automatizada para la producción de actos administrativos deberá ser aprobada por resolución del o de la Rector/a.

2. El órgano competente en la materia objeto del acto administrativo correspondiente, elevará la correspondiente propuesta al o a la Vicerrector/a competente en materia de Desarrollo Digital. La propuesta deberá cumplir los requisitos siguientes:

a) Determinar el acto administrativo propuesto para que se produzca a través de la actuación administrativa automatizada, y la unidad o servicio administrativo que lo expide. Asimismo, determinará los criterios objetivos y públicos en los que se ampare la producción del acto, en los casos que proceda.

b) Informe del servicio informático, que será el responsable de diseñar y programar la solución informática que permitirá la actuación administrativa automatizada, en el que se indiquen los extremos siguientes:

i. La plataforma o sistema a través de la que se tramitará el procedimiento y el canal de acceso al mismo.

ii. El procedimiento para la realización periódica de auditorías y revisiones del código utilizado.

iii. Los mecanismos de firma electrónica que se utilizarán.

c) Órgano responsable a efectos de impugnación.

3. El o la Vicerrector/a con competencias en materia de Desarrollo Digital elevará al o a la Rector/a la propuesta de aprobación de la producción de actos administrativos a través de actuaciones administrativas automatizadas.

4. Una vez aprobada por resolución del o de la Rector/a la actuación administrativa automatizada, el órgano proponente publicará en la sede electrónica los trámites electrónicos correspondientes a esta actuación, y será responsable, asimismo, de la publicación de las actualizaciones o modificaciones que se aprueben de la misma.

1. Los y las usuarios/as podrán acceder a los sistemas de actuación administrativa automatizada a través de la sede electrónica de la Universidad, y a través de cualquier otro medio de tramitación electrónica que la Universidad ponga a su disposición.

2. El entorno en el que se despliegue el sistema de actuación administrativa automatizada permitirá la identificación segura de la Universidad mediante un certificado de servidor o de sede electrónica.

1. Los justificantes, las copias auténticas y los actos administrativos producidos a través de la actuación administrativa automatizada se formalizarán, en todo caso, en un documento electrónico que se pondrá a disposición de la persona interesada.

2. Estos documentos electrónicos estarán firmados con certificado electrónico de sello de órgano de la Universidad Pública de Navarra, o con Código Seguro de Verificación, o con ambos mecanismos de firma.

El Código Seguro de Verificación permitirá que los documentos electrónicos puedan ser impresos en papel con plena validez jurídica, así como su verificación en la sede electrónica de la Universidad.

Con una periodicidad mínima bienal, el servicio informático, la unidad o servicio competente para la expedición de las actuaciones administrativas automatizadas y el órgano competente en la materia objeto de la misma, realizarán una auditoría para verificar tanto el correcto funcionamiento del sistema y su actualización tecnológica, como del contenido de los justificantes, copias y actos administrativos que se expidan, y elevarán el correspondiente informe al o a la Vicerrector/a competente en materia de Desarrollo Digital, que aprobará, en su caso, las modificaciones o actualizaciones que procedan.

1. Los sistemas de identificación y firma admitidos por la Universidad Pública de Navarra de los y las ciudadanos/as, de las personas jurídicas y entidades, del estudiantado, de los órganos unipersonales de gobierno y del personal al servicio de la Universidad, son los establecidos en su política de firma, aprobada por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 24 de noviembre de 2021 (publicado en el Boletín Oficial de Navarra 276/2021, de 9 de diciembre).

2. La Universidad, de conformidad con lo dispuesto en su política de firma, admitirá los siguientes sistemas de identificación y firma electrónicos:

a) Claves concertadas de la Universidad.

b) Certificados personales admitidos en la plataforma de validación de @firma.

c) Certificados incluidos en el DNI electrónico.

d) Claves concertadas del sistema Cl@ve.

e) Certificados de empleado público.

f) Certificados de firma de persona física con atributo de representante.

g) Certificados de sello de órgano.

h) Cualquier otro certificado digital incluido en la lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza (TSL).

1. El sistema de claves concertadas de la Universidad es un sistema de identificación exclusivo de los y las miembros de la comunidad universitaria, mediante usuario/contraseña, que la Universidad facilita a sus empleados y empleadas públicos/as desde que comienzan a prestar servicios, y, al estudiantado, desde que inician sus estudios en la institución universitaria.

2. El sistema de clave concertada de la Universidad se admitirá como sistema de identificación y firma en los procedimientos administrativos internos que se tramiten a través de portales y plataformas internas de la Universidad, en los que se intervenga como miembro de la comunidad universitaria.

Asimismo, se podrá admitir en los procedimientos iniciados de oficio por la Universidad en los que así se determine, a los que también puedan concurrir personas ajenas a la Universidad.

3. No se admitirá el sistema de claves concertadas de la Universidad como sistema de identificación y firma para presentar declaraciones responsables, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos, salvo que se refieran a procedimientos administrativos internos en los que así se establezca y que se tramiten a través de portales y plataformas internas de la Universidad.

1. El personal al servicio de la Universidad utilizará en el ejercicio de sus funciones como empleado/a público/a o, en su caso, representante de la Universidad, como medio de identificación y firma el certificado de empleado público o el de representante proporcionado por la Universidad, de conformidad con lo dispuesto en la política de firma, y, en todo caso, para la firma de cualesquiera actos administrativos que sean susceptibles de generar derechos y obligaciones para terceros.

2. El personal al servicio de la Universidad en los trámites y actuaciones que realice por intereses particulares o por razones distintas a su condición de empleado público podrán utilizar además del sistema de claves concertadas de la Universidad en los casos que proceda de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18, los mismos sistemas de identificación y firma establecidos en el artículo 21 para el estudiantado y los terceros interesados ajenos a la Universidad.

1. Será obligatorio solicitar y el uso de certificados de empleado público para el personal de la Universidad en servicio activo cuando sea necesario para el desempeño de las funciones propias del puesto que ocupe.

La solicitud, concesión, mantenimiento y uso del certificado de empleado público se ajustará a lo dispuesto en la política de firma.

2. En todo caso, será obligatorio solicitar y el uso de certificados de empleado público para el siguiente personal de la Universidad:

a) El personal que desempeñe cargos y órganos unipersonales de gobierno de ámbito particular, desde su nombramiento.

b) El personal docente e investigador que deba firmar escritos de contenido académico, económico o investigador.

c) Los y las Directores/as de Servicio, desde su nombramiento.

d) Los y las Jefes/as de Sección, desde su nombramiento.

e) Los y las Técnicos/as Puesto Base, Nivel A.

f) Los y las Gestores/as Puesto Base, Nivel B.

g) Los y las responsables de las Unidades Funcionales de Gastos.

h) Todo el personal que participe en los procedimientos de contratación regulados en la Ley Foral 2/2018, de 13 de abril, de Contratos Públicos, bien por ser uno de los o las miembros integrantes de la Mesa de contratación correspondiente, o de la unidad gestora del contrato.

i) Todo el personal que forme parte de los Tribunales o Comisiones de selección en los procedimientos selectivos del PDI, del PAS, o en cualesquiera otros procedimientos de concurrencia competitiva convocados por la Universidad.

j) Los y las Presidentes/as y Secretarios/as, y quienes les sustituyan, de los órganos colegiados permanentes de la Universidad, de ámbito general y particular, contemplados, respectivamente, en los artículos 18 a 20 y 28 a 34 de los Estatutos de la Universidad, de las comisiones estatutarias, así como de sus comisiones de funcionamiento interno, y de cualesquiera otros órganos colegiados de la Universidad que se constituyan con vocación de permanencia, sin perjuicio de los supuestos en los que proceda el uso del certificado de representante.

1. El estudiantado y los terceros interesados ajenos a la Universidad, podrán identificarse a través de los sistemas de identificación y firma reconocidos como válidos en la política de firma.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 18 en relación con el sistema de clave concertada de la Universidad, el estudiantado y los terceros interesados ajenos a la Universidad, para presentar declaraciones responsables, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos, deberán firmarlos por alguno de los siguientes sistemas ordinarios de firma electrónica:

a) Certificados electrónicos cualificados de firma electrónica.

b) Certificados de empleado público.

c) Certificados de firma de persona física con atributo de representante (CPFR).

d) Cualquier otro sistema de firma electrónica que se considere válido en la política de firma.

La Universidad podrá establecer un sistema de firma concreto para cada procedimiento administrativo de entre los establecidos en este apartado.

3. Sin perjuicio de los sistemas ordinarios de identificación y firma electrónica establecidos en el apartado 2, para facilitar el acceso en los procedimientos de la Universidad de personas de nacionalidades distintas de la española, así como a las personas de nacionalidad española residentes en el extranjero, podrán autorizarse, de manera excepcional, otros sistemas de identificación y firma, procurando que sean mecanismos que utilicen credenciales de servicios de identificación de terceros de amplia difusión en las relaciones electrónicas.

Estos medios de identificación y firma se autorizarán por el/la Secretario/a General, previa conformidad, en su caso, del o de la Vicerrector/a con competencias en materia de Desarrollo Digital.

1. El registro electrónico de la Universidad Pública de Navarra estará habilitado para la recepción y remisión, por vía electrónica, de solicitudes, instancias y cualesquiera otros escritos.

2. El registro electrónico será único para toda la Universidad Pública de Navarra y el acceso al mismo estará disponible en su sede electrónica, así como a través de la oficina de atención universitaria.

3. La Dirección del registro electrónico de la Universidad corresponde al o a la Secretario/a General, de conformidad con lo establecido en el artículo 42 de los Estatutos de la Universidad.

1. El registro electrónico permitirá la presentación de solicitudes, instancias y cualesquiera otros escritos durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones por razones imprevistas o justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en la sede electrónica de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del presente reglamento, y, en su caso, mediante avisos, utilizando los medios que se considere necesarios.

El horario y fecha oficial, así como el calendario de días inhábiles, será el de la sede electrónica.

1. Todas las solicitudes, instancias, reclamaciones, recursos, y cualesquiera otros escritos electrónicos dirigidos a la Universidad que presenten las personas interesadas, se deben presentar en el registro electrónico.

Se exceptúan los relativos a procedimientos en los que resulte obligatoria la presentación de escritos en un soporte específico no susceptible de digitalización.

2. Las personas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Universidad podrán optar por presentar sus solicitudes, instancias y cualesquiera otros escritos electrónicos a través del registro electrónico, o aportarlos presencialmente en papel en alguna de las sedes de la oficina de asistencia en materia de registro, en las que se procederá a su digitalización y a su incorporación al registro electrónico.

Los originales en papel se devolverán a la persona interesada, salvo en aquellos supuestos en los que una norma exija su custodia por la Universidad.

3. Cuando se establezcan procedimientos electrónicos, éstos serán obligatorios para todos los interesados y todas las interesadas. Si alguna de las personas interesadas presentase su solicitud, instancia u otro escrito en papel en estos procedimientos, se le requerirá para que lo subsane a través de su presentación electrónica. Los efectos de esta subsanación serán los establecidos en el artículo 68.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

4. Cuando se establezcan modelos normalizados o específicos para la presentación de solicitudes o para la realización de cualquier otro trámite administrativo en un procedimiento, estos serán de uso obligatorio.

Se rechazará el registro electrónico de las solicitudes, instancia y cualesquiera otros escritos electrónicos en los que concurran alguna de las siguientes circunstancias:

a) Que contengan un código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.

b) Que no se haya presentado en el modelo normalizado o específico, o que, presentándolo en este modelo, no se hayan cumplimentado todos los campos requeridos como obligatorios.

c) Que la información contenida presente incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

d) Que no se ajuste al formato y tamaño exigidos en el procedimiento.

e) Que las personas interesadas no cumplan con los requisitos de identificación y firma admisibles.

f) Que se presenten en soporte papel cuando su remitente está obligado a relacionarse electrónicamente a tenor del artículo 2 del presente reglamento.

g) Que no cumplan los requisitos exigidos en el artículo 66 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y disposiciones concordantes.

h) Los impresos y documentos de publicidad y propaganda, así como las invitaciones, saludas y felicitaciones de carácter protocolario.

i) Las comunicaciones, notas, circulares internas y avisos de carácter general, que no tengan como destinatarias personas concretas.

1. Las personas interesadas no estarán obligadas a aportar los escritos que hayan sido elaborados por cualquier otra Administración o que haya aportado a otra Administración y estén disponibles en las plataformas de intermediación de datos o servicios electrónicos habilitados a este efecto por las distintas Administraciones Públicas, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

a) Escritos elaborados por otra Administración: deben determinar la Administración que los ha elaborado y el procedimiento concreto en el que constan.

b) Escritos aportados en otra Administración: deben determinar ante qué órgano de la Administración los presentó y en qué momento.

c) En los dos supuestos anteriores, las personas interesadas no deben haber hecho constar la oposición expresa a la consulta y acceso a los mismos, y la legislación aplicable no debe impedir este acceso.

2. Las personas interesadas tampoco estarán obligadas a aportar los escritos que ya se encuentren en poder de la Universidad Pública de Navarra, debiendo determinar el procedimiento concreto en el que constan o en el que los aportaron.

Los asientos registrales de entrada en el registro electrónico de la Universidad se efectuarán respetando el orden temporal de recepción de las solicitudes, instancias u otros escritos y se indicarán, como mínimo, los siguientes datos:

a) Fecha y hora en el que se produce la entrada.

b) Datos identificativos del interesado y de la interesada (nombre, apellidos y, en su caso, razón social).

c) Numero o identificador del asiento en el registro.

d) Órgano, departamento, centro o unidad administrativa al que se dirige.

e) Referencia al contenido y naturaleza del escrito.

f) Anexos, en su caso.

Tras la recepción de una solicitud, instancia u otro escrito, el registro electrónico emitirá, automáticamente, un justificante de recepción firmado electrónicamente con el sello de órgano, en el que constarán, como mínimo, los datos proporcionados por la persona interesada, la fecha y hora en que tal presentación se produjo, la correspondiente fecha y hora hábil de presentación y el número de registro de entrada, así como la relación de escritos o documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

1. Las personas usuarias asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su identificación o autenticación en el acceso al registro electrónico de la Universidad Pública de Navarra, el establecimiento de la conexión adecuada y segura, y la utilización de su firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de ellos.

2. Será responsabilidad de la persona usuaria la adecuada custodia y uso de los escritos, documentación e información que le sean remitidos a través del registro electrónico.

1. La oficina de asistencia en materia de registro contará con sedes presenciales.

En la sede electrónica se publicará, en lugar visible, la dirección, los teléfonos y los correos electrónicos de cada sede presencial.

2. La oficina de asistencia en materia de registro, sin perjuicio de otras funciones que le correspondan, tendrá las siguientes:

a) Asistir presencialmente en el uso de medios electrónicos a las personas físicas que, no estando obligadas, se relacionen con la Universidad por estos medios y así lo soliciten, lo que implicará el ejercicio de las siguientes funciones:

i. Asistir en lo referente a la identificación y firma electrónica, así como a la presentación de solicitudes a través del registro electrónico.

ii. Posibilitar la presentación de sus solicitudes en papel, y convertirlas en formato electrónico para su incorporación al expediente administrativo electrónico.

iii. Identificar o firmar electrónicamente, a través de la figura del personal empleado público habilitado, en aquellos procedimientos en los que las personas interesadas no dispongan de los medios electrónicos necesarios y no estén obligadas a relacionarse electrónicamente a tenor de lo dispuesto en el artículo 2 del presente reglamento.

b) Realizar copias auténticas.

c) Practicar comunicaciones y notificaciones por medios no electrónicos cuando la notificación se realice con ocasión de comparecencia espontánea de la persona interesada o su representante en la oficina de atención universitaria.

d) Funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, instancias u otros escritos.

e) Facilitar el código o datos de identificación de los órganos, centros o unidades administrativas a los que las personas interesadas han de dirigir sus solicitudes.

f) Cuantas otras precisen las personas interesadas para relacionarse electrónicamente con la Universidad a tenor de la normativa que resulte de aplicación.

3. La oficina de asistencia en materia de registro contará, a tenor de lo dispuesto en los artículos 12.2 y 27.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, con personal empleado público habilitado, para:

a) Actuar ante la Universidad en nombre del ciudadano en procedimientos que requieran identificación o firma.

b) La realización de copias auténticas, sin perjuicio de los supuestos en los que proceda la actuación administrativa automatizada.

Todo ello sin perjuicio de que otras unidades administrativas de la Universidad puedan tener adscrito personal empleado público habilitado para el desempeño de estas mismas funciones.

4. En la sede electrónica de la Universidad, habrá un registro de personal empleado público habilitado en el que figurará inscrito, al menos, todo el personal funcionario y contratado en régimen administrativo destinado en la oficina de asistencia en materia de registro.

1. Las personas no obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la Universidad podrán presentar en cualquiera de las sedes presenciales de la oficina de asistencia en materia de registro sus solicitudes, instancias y otros escritos en soporte papel.

Las solicitudes, instancias y otros escritos en soporte papel deberán ser digitalizados y registrados por el personal adscrito en la sede de la oficina de asistencia en materia de registro, para su incorporación a los correspondientes asientos registrales en el momento de su presentación, y devueltos a las personas interesadas, a menos que la norma reguladora del procedimiento exija su custodia por parte de la Universidad, o la documentación no pueda ser digitalizada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales, de conformidad con la normativa técnica que resulte de aplicación, en especial la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos o la que la sustituya y/o complemente en el futuro.

De esta presentación se entregará a la persona interesada el correspondiente justificante de recepción.

2. Si tuvieran que presentarse solicitudes, instancias u otros escritos en formato físico, por ser imposible su incorporación en formato electrónico por motivos técnicos, jurídicos o funcionales, estos deberán presentarse acompañados de un escrito de remisión.

1. Los actos administrativos de la Universidad que no deban ser objeto de publicación a tenor de lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se notificarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando la persona interesada resulte obligada a recibirlas por esta vía, y cuando no estando obligada, haya decidido relacionarse voluntariamente por esta vía.

Todo ello sin perjuicio de los supuestos de notificación por medios no electrónicos establecidos en el artículo 41 de la citada Ley.

2. Las notificaciones a los y las miembros de la comunidad universitaria, se realizarán por medios electrónicos con independencia de que el contenido del acto que se notifique se refiera a su condición de empleado/a público/a, a su actividad académica o a cualesquiera otros intereses particulares. Asimismo, el sistema de notificación electrónica será el único que se utilizará para las demás personas físicas y jurídicas contempladas en el artículo 2 del presente reglamento.

1. Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la Universidad Pública de Navarra, en la carpeta ciudadana.

A estos efectos se entiende por comparecencia en la sede electrónica el acceso por la persona interesada, debidamente identificada, a través de la carpeta ciudadana, al contenido de las notificaciones.

2. El sistema electrónico de puesta a disposición de las notificaciones de la sede electrónica permitirá tener constancia de su envío o puesta a disposición, del acceso o del rechazo por la persona interesada, de sus fechas y horas, del contenido íntegro y de la identidad fidedigna del remitente y destinatario de la misma.

3. Las notificaciones electrónicas se entenderán practicadas a las personas interesadas obligadas a relacionarse electrónicamente o a las que hayan decidido relacionarse, voluntariamente, por esta vía, en el momento en que se produzca el acceso o cuando hayan sido rechazadas.

Se considerarán rechazadas cuando así se haya indicado expresamente por la persona interesada, o hayan transcurrido diez días naturales desde su puesta a disposición sin que se haya producido dicho acceso. En ambos casos se entenderá, a todos los efectos, practicada la notificación y se continuará con la tramitación del procedimiento.

4. La acreditación de la notificación practicada se incorporará al expediente electrónico.

1. La Universidad Pública de Navarra enviará un aviso al dispositivo y/o a la dirección del correo electrónico facilitado por la persona interesada, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica.

Este aviso será enviado a la dirección de correo electrónico institucional en el caso de los miembros de la comunidad universitaria.

La remisión de este aviso a las personas interesadas que no sean miembros de la comunidad universitaria estará supeditada a que hayan facilitado el correspondiente dispositivo y/o dirección electrónica para su remisión.

2. La falta de práctica del aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

1. Las notificaciones que se deban practicar en papel a las personas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Universidad a tenor de lo dispuesto en el artículo 2 del presente reglamento, se realizarán en los lugares y por los medios establecidos en el artículo 42 y concordantes de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

2. Las notificaciones que se deban practicar en papel, también se pondrán a disposición de la persona interesada en la sede electrónica de la Universidad, y se enviará el correspondiente aviso de esta puesta a disposición en los términos establecidos en el artículo 34 del presente reglamento.

1. La Universidad Pública de Navarra producirá documentos administrativos electrónicos en el ejercicio de su actividad. Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por la Universidad Pública de Navarra en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.

2. Salvo que sea automática, la incorporación de metadatos en el documento electrónico se realizará obligatoriamente por el órgano o unidad que actúe en cada caso, de acuerdo a las instrucciones que dicte el Secretario General.

3. Los documentos electrónicos deben crearse y conservarse en aquellos formatos que garanticen su autenticidad, integridad, trazabilidad y consulta. Los formatos serán objeto de actualización periódica cuando ello sea necesario para la consecución de cualquiera de las finalidades indicadas.

4. Los documentos administrativos electrónicos deberán estar firmados electrónicamente, cuando así lo exija la normativa, mediante los sistemas de firma previstos en el presente reglamento y en la Política de firma electrónica y de certificado.

1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente la resolución adoptada.

3. El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.

4. Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes administrativos.

5. El índice electrónico autenticado será sellado electrónicamente en el caso de expedientes electrónicos, el cual será generado y sellado de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad.

6. Corresponde a cada una de las Direcciones de Servicio, y a cada uno de los Secretarios y Secretarias de Centros y Departamentos Universitarios, determinar los escritos, resoluciones, informes y demás documentos que deben integrar cada uno de los expedientes administrativos en los procedimientos administrativos de los que es responsable. Dicha determinación se realizará de acuerdo con lo previsto en el artículo 70 de la Ley 39/2015, previa consulta, en caso de duda o discrepancia, al Servicio Jurídico de la Universidad, que tendrá carácter vinculante.

Los mencionados responsables de la integridad de los expedientes deberán supervisar, igualmente, que todos los documentos estén firmados electrónicamente, cuando así lo exija la normativa, mediante los sistemas de firma previstos en el presente reglamento y en la Política de firma electrónica y de certificado. El sistema de firma del sello de órgano se podrá utilizar como mecanismo de firma para la actuación administrativa automatizada y para aquellos otros procedimientos, trámites o actos administrativos que autorice el o la Secretario/a General.

Lo dispuesto en los apartados anteriores será igualmente de aplicación a aquellas unidades, que, no estando adscritas a un Servicio, sean responsables de la tramitación de expedientes administrativos.

Asimismo, serán los responsables de la integridad de los expedientes de su preservación mientras dure la tramitación, su cierre y su envío al Archivo Electrónico de la Universidad.

1. El tablón electrónico oficial de la Universidad Pública de Navarra (en adelante TEO), al que se accede a través de la sede electrónica, es el medio de publicación de las disposiciones y actos administrativos de la Universidad.

2. La gestión, administración y coordinación de los contenidos del TEO, le corresponde al o a la Secretario/a General, que será quién determine las secciones y subsecciones en las que se estructure el TEO y sus modificaciones.

3. Será obligatoria la publicación en el TEO de las siguientes disposiciones y actos administrativos:

a) Los acuerdos del Claustro Universitario, del Consejo de Gobierno y del Consejo Social.

b) Las convocatorias de los procesos electorales competencia de la Junta Electoral Central y los acuerdos adoptados por esta Junta en los procesos electorales correspondientes, así como los adoptados respecto a la unificación de procesos electorales de los órganos de gobierno de ámbito particular.

c) Las resoluciones y demás actos administrativos adoptados por el o la Rector/a, los o las Vicerrectores/as, el o la Secretario/a General o el o la Gerente, iniciadores de procedimientos administrativos, que estén dirigidos a una pluralidad de personas destinatarias, que comprenden, con carácter enunciativo y no tasado, los actos administrativos siguientes:

i. Convocatorias de subvenciones, ayudas, becas y premios de la Universidad Pública de Navarra.

ii. Convocatorias de la Universidad Pública de Navarra relativas a procedimientos de evaluación de la actividad investigadora del personal docente e investigador.

iii. Convocatorias de procesos selectivos de acceso, promoción y concursos de méritos y concursos de traslados del personal docente y/o investigador y del personal de administración y servicios de la Universidad Pública de Navarra.

4. Sin perjuicio de los actos y disposiciones de obligatoria publicación en el TEO establecidos en el apartado anterior, se publicarán cualquier otra decisión administrativa, comunicación o información, que los órganos de gobierno unipersonales de ámbito general consideren oportuno publicarlas por ser de interés para todos o algunos sectores de la comunidad universitaria, o para todos los servicios y unidades administrativas de la Universidad.

Asimismo, por resolución del o de la Secretario/a General, se podrá establecer la obligatoriedad de publicación en el TEO de determinados acuerdos, resoluciones y actos administrativos de los órganos unipersonales y colegiados de gobierno de ámbito particular, así como de cualesquiera otros órganos colegiados de la Universidad, que sean de interés general para todos o alguno de los sectores que integran la comunidad universitaria.

1. Todas las publicaciones del TEO respetarán los límites y principios establecidos en el artículo 6 del presente reglamento.

De conformidad con los límites establecidos en la normativa de protección de datos personales y disposiciones concordantes, se podrán excluir de publicación acuerdos, resoluciones y demás actos administrativos, o, en su caso, su publicación estará supeditada a la previa anonimización de los datos personales que consten en los mismos.

2. La publicación en el TEO de las disposiciones y actos administrativos, que, por disposición legal o reglamentaria, no sea preceptivo publicarlos en Boletínes o Diarios Oficiales, les conferirá carácter oficial y auténtico, generando plenos efectos jurídicos. La fecha de publicación en el TEO acreditará la fecha de entrada en vigor o de eficacia de la disposición o acto administrativo correspondiente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de la disposición o acto administrativo correspondiente.

3. La publicación en el TEO de las disposiciones y actos administrativos, que, por disposición legal o reglamentaria, sea preceptivo publicarlos en Boletínes o Diarios Oficiales, tendrá carácter complementario, con efectos meramente informativos.

4. Como regla general, la publicación en el TEO se mantendrá, como mínimo, hasta que finalicen los plazos para impugnar en la vía administrativa y contencioso administrativa la disposición o acto.

a) Las convocatorias de ayudas, subvenciones, becas y premios, y las convocatorias de procesos selectivos de personal, se mantendrán publicadas, como mínimo, hasta que finalice el plazo para impugnar la resolución definitiva del procedimiento correspondiente.

b) Las convocatorias y acuerdos de la Junta Electoral Central sobre procesos electorales de su competencia, se mantendrán publicados, como mínimo, hasta que finalice el plazo para impugnar la proclamación definitiva de electos del correspondiente proceso electoral.

El mantenimiento de la publicación de las comunicaciones se adecuará al contenido de las mismas.

5. Las disposiciones y actos de contenido normativo, con independencia de los efectos y duración de su publicación en el TEO, se mantendrán publicados en la sección de normativa universitaria de la sede electrónica.

El TEO estará disponible durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones por razones imprevistas o justificadas de mantenimiento técnico u operativo, de las que se informará en la sede electrónica de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del presente reglamento, y, en su caso, mediante avisos, utilizando los medios que se considere necesarios, indicando los medios alternativos de acceso a las publicaciones.

El TEO permitirá constatar la fecha y hora de cada publicación.

El horario y fecha oficial de publicación en el TEO será el de la sede electrónica.

1. Los órganos de gobierno unipersonales de ámbito general, los y las directores y directoras de los servicios administrativos, o quienes les sustituyan en caso de ausencia o enfermedad, serán las personas competentes para realizar las peticiones de publicaciones en el TEO.

Las peticiones de publicación se dirigirán al o a la Secretario/a General mediante su remisión de la disposición, acto administrativo o comunicación, en formato pdf, previa anonimización de los datos personales en los casos que proceda, a través de la cuenta de correo electrónico [email protected].

2. En función de criterios de oportunidad, celeridad y eficacia, el o la Secretario/a General podrá autorizar a los y las directores y directoras de servicio y a los y las jefes y jefas de sección que realicen publicaciones directas en el TEO, sin que sea precisa la petición establecida en el apartado anterior.

3. Cuando sea necesario realizar una publicación en un plazo concreto, y por fallos técnicos en el sistema resulte imposible el cumplimiento de este plazo, se procederá a la publicación y difusión a través de otros medios electrónicos de la Universidad, y, en su caso, a través de los tablones de anuncios físicos.

Una vez restablecido el funcionamiento del TEO, se procederá a su publicación en el mismo.

En este caso, la publicación en el TEO se acompañará de una diligencia en la que se exprese la incidencia del sistema, así como la fecha efectiva de publicación en otros medios.

Se autoriza al o a la Secretario/a General de la Universidad a dictar las órdenes e instrucciones que resulten necesarias para la interpretación, desarrollo y aplicación del presente reglamento.

Los procedimientos y expedientes administrativos que se encuentren en tramitación a la entrada en vigor del presente reglamento se seguirán tramitando como hasta la fecha.

El o la Secretario/a General dictará las instrucciones que proceda para garantizar la integridad y correcta tramitación del expediente administrativo y su tránsito al expediente administrativo electrónico.

Paulatinamente, y en todo caso antes del 1 de marzo de 2023, se pondrá en marcha el sistema de notificación electrónica de las resoluciones, que no tengan que ser objeto de publicación, a los y las interesados/as cuando así proceda de acuerdo con lo establecido en los artículos 33 y 34 del presente reglamento.

En tanto no sea posible la tramitación electrónica en su integridad de cada uno de los distintos procedimientos administrativos, los respectivos expedientes administrativos seguirán tramitándose en papel. A tal efecto, las resoluciones o actos administrativos firmados electrónicamente se deberán imprimir para incorporarse al expediente. Así mismo deberán conservarse los documentos electrónicos correspondientes a dicho expediente administrativo de acuerdo a las instrucciones que dictará el Secretario General.

Los artículos 8 y 9, serán de aplicación cuando se finalice la adecuación de la estructura de la sede electrónica, y del catálogo de procedimiento a la nueva plataforma electrónica que se va a implementar para la tramitación de los procedimientos administrativos. A tal efecto el o la Secretario/a General dictará las instrucciones que proceda para garantizar su puesta en marcha.

A la entrada en vigor del presente reglamento quedan derogadas las siguientes disposiciones:

–Artículo 1, apartados 4, 5 y 6, y artículos 2 a 6 del Título I, el Título II, y el Título III, del Acuerdo del Consejo de Gobierno, de 20 de diciembre de 2012, de creación y funcionamiento de la sede electrónica de la Universidad Pública de Navarra (publicado en el Boletín Oficial de Navarra número 7 de 11 de enero de 2013).

–El reglamento regulador del registro general y del registro electrónico de la Universidad, aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 20 de diciembre de 2012 (publicado en el Boletín Oficial de Navarra número 7 de 11 de enero de 2013).

–El reglamento regulador de la actuación administrativa automatizada, aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 27 de octubre de 2020 (publicado en el Boletín Oficial de Navarra número 265, de 12 de noviembre de 2020), modificado por Acuerdo de 24 de noviembre de 2021, (publicado en el Boletín Oficial de Navarra número 275, de 7 de diciembre de 2021).

–Cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en el mismo.

El presente reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Navarra.