Tema 10: Registro, plantillas y documentos de información interna y externa

En la gestión de paquetería y documentación que se genera de forma interna en la organización tienes que seguir las siguientes fases:

• Recepción: una vez que llegan los documentos o paquetes recíbelos.

• Registro: registra el documento o paquete.

• Clasificación: clasifícalo en función del destinatario.

• Distribución: entrega el documento o paquete a su destinatario.

Hay diferentes tipos de documentos: informes, folletos, notas técnicas, cuestionarios, registros. Estos documentos pueden estar en diferentes soportes, es decir pueden ser textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos.

Los documentos internos son los que utiliza la organización en su ámbito interno. Pueden ser convocatorias, actas, autorizaciones, avisos, anuncios, boletines, revistas, memorias, programas, solicitudes. Estos documentos son importantes ya que la marcha del trabajo depende de ellos.

• Una convocatoria es un documento por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar algún tema en un lugar determinado. Es importante que este documento lo hagas llegar a las personas interesadas con rapidez para que ellos puedan planificar su trabajo.

• Un acta es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como los acuerdos tomados en las mismas. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros convocados a la reunión. En algunos casos podrás encontrarte con esta tarea, es importante que firmen las personas que aparecen en el documento.

• Avisos y anuncios. Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y al personal de la misma. Estos avisos o anuncios suelen colocarse en el tablón de anuncios.

• Boletines y revistas: son actividades e informaciones referentes a la cultura de la organización y al ocio.

• Memorias: son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevada a cabo por la organización durante un determinado tiempo, suele ser un año.

• Nota interior: es una forma de comunicarse entre sí los diferentes departamentos de una organización.

Los documentos externos son anuncios, circulares, tarjetas de visita, invitaciones, saluda,... que utiliza la organización hacia el exterior.

• Anuncios. Se emplean cuando la organización publica determinadas noticias que interesan a sus clientes u a otras organizaciones.

• Circular: se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras organizaciones o personas.

• Invitación: son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes a ellos. Puede ser por ejemplo, un saluda, este es un documento utilizado por el personal de organización, por los cargos públicos de las entidades, o por organismos e instituciones oficiales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.

La primera tarea será recoger los paquetes de la zona donde los depositen los proveedores. Son paquetes que puede transportar una persona y que puedes almacenar en el espacio físico de tu lugar de trabajo.

Después identificarás a qué departamento y persona va dirigido el paquete y tendrás que ponerte en contacto con el destinatario. Para efectuar la entrega la organización responsable del envío, te pedirá que firmes y selles los albaranes de entrega del paquete.

Todos los documentos y paquetes que tengas que recoger y entregar tendrás que clasificarlos según los despachos y las personas destinatarias. Deberás clasificarlos según criterios de urgencia e importancia y según la disposición de los despachos para la entrega.

La distribución la tendrás que hacer prestando mucha atención en no equivocarte de despacho o persona a la que lo entregas. Se distribuirá en primer lugar los documentos o paquetes urgentes.

Es necesario pensar antes el recorrido que vas a hacer para distribuir los documentos y paquetes, de esa forma te aseguras ser más rápido y no olvidarte de ningún paquete o documento.

La documentación y paquetería se entregará de la forma establecida, normalmente hay un lugar específico para entregarlo en los diferentes departamentos.