Tema 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas

La fotocopiadora es un aparato que reproduce documentos mediante un proceso electrofotográfico (xerografía), empleando carga electrostática y tóner en polvo que se funde con calor, sin necesidad de tinta líquida.

El ciclo xerográfico consta de cinco etapas sucesivas: 1) Carga: el tambor fotoconductor se carga electrostáticamente. 2) Exposición: un haz de luz proyecta la imagen del original sobre el tambor y forma una imagen latente electrostática. 3) Revelado: el tóner, con carga opuesta, se adhiere a las zonas cargadas del tambor. 4) Transferencia: la imagen de tóner pasa del tambor al papel. 5) Fusión o fijado: el papel pasa por la unidad fusora, cuyos rodillos calientes funden el tóner y lo fijan de forma permanente sobre el papel.

Sus componentes principales son: el tambor o cilindro fotoconductor, que retiene la imagen latente; el tóner, que forma la imagen; la unidad de fusión o fusor, que fija el tóner al papel mediante calor; el cristal de exposición, donde se coloca el original; el alimentador automático de documentos (ADF), que alimenta las hojas sueltas de forma automática; y las bandejas de papel.

La multicopista (también llamada ciclostil o duplicadora) es una máquina de reproducción que obtiene copias a partir de un máster o clisé montado en un tambor entintado; la tinta pasa a través del clisé al papel, sin usar carga electrostática ni tóner. El término "ciclostil" procede de una marca comercial que pasó a usarse de forma genérica.

A diferencia de la fotocopiadora, que emplea xerografía (carga electrostática, tóner y calor), la multicopista utiliza máster y tinta. La multicopista resulta más económica en el coste por copia cuando se realizan tiradas largas de un mismo original, porque el clisé y la tinta son más baratos que el tóner necesario para el mismo volumen; en cambio, la fotocopiadora ofrece mayor calidad y es más adecuada para tiradas cortas o medias de cualquier original.

La duplicadora digital es la evolución moderna de la multicopista: genera el máster de forma digital y reproduce con tinta en un proceso en frío, conservando la ventaja del bajo coste por copia en tiradas altas.

La impresora láser utiliza el mismo principio electrofotográfico (xerografía) que la fotocopiadora: carga, exposición mediante láser, revelado con tóner, transferencia y fusión por calor. Es la más adecuada para grandes volúmenes de impresión de texto y uso intensivo de oficina, por su mayor velocidad y menor coste por página en tiradas altas.

La impresora de inyección de tinta proyecta gotas microscópicas de tinta líquida directamente sobre el papel mediante cabezales de impresión, sin tóner ni fusión por calor. Es más adecuada para la impresión de fotografías y color de calidad y para volúmenes bajos o medios; su equipo es más barato de adquirir, pero tiene un mayor coste por página en uso intensivo.

El equipo multifunción es un dispositivo que integra en un solo aparato varias funciones de reprografía y comunicación: copia, impresión, escaneado y fax, y en muchos modelos también el envío directo a correo electrónico o a la red. Sustituye a la combinación de fotocopiadora, impresora, escáner y fax independientes, reduciendo el espacio y el mantenimiento.

La encuadernadora perfora un lateral del taco de hojas y permite insertar el elemento de unión. Los principales tipos de encuadernación son:

• Canutillo de plástico (peine): se inserta un peine de plástico que se abre y cierra con una pinza. Es económico y permite desencuadernar para añadir o quitar hojas después, aunque no permite la apertura de 360º.

• Espiral metálica: una hélice continua de alambre que se enrosca a través de los agujeros; ofrece un acabado profesional, es muy resistente y permite la apertura de 360º.

• Wire-o: versión de anillas dobles metálicas cerradas por presión que, una vez cerradas, quedan fijas de forma permanente y no se pueden reabrir para modificar el contenido.

• Encuadernación térmica: une las hojas mediante cola o adhesivo caliente a un lomo, sin necesidad de perforación; es rápida pero no permite modificaciones posteriores.

La plastificadora recubre un documento con una lámina de plástico aplicando calor y presión mediante rodillos, protegiéndolo de la humedad, la suciedad y el desgaste.

La guillotina es una máquina de corte de papel que, mediante una cuchilla, corta pilas de hojas con precisión para ajustar tamaños o recortar márgenes; requiere precaución en su manejo por el riesgo de corte.

Los consumibles principales son: el tóner (polvo pigmentado de fotocopiadoras e impresoras láser), la tinta (líquida, de impresoras de inyección y multicopistas) y el tambor o fotoconductor. El gramaje de papel estándar de oficina es de 80 g/m².

Los formatos de papel de la serie A están regulados por la norma ISO 216, de la Organización Internacional de Normalización. El formato A4 mide 210 × 297 mm y el A3 mide 297 × 420 mm. Cada formato tiene la mitad de superficie del inmediatamente mayor: un A3 equivale a dos A4 (A3 = 2 × A4).

El fax (telefacsímil) es un medio de comunicación escrita a distancia que permite enviar y recibir, a través de la línea telefónica, tanto textos como dibujos, planos o gráficos. Para operar se necesitan siempre dos unidades conectadas a la red telefónica: una emisora y otra receptora, además de un soporte de papel donde se imprime la copia recibida.

El proceso de transmisión sigue estos pasos:

• El usuario coloca el documento en la unidad emisora y marca, desde su propio teclado, el número de la unidad receptora.

• La unidad receptora atiende la llamada y se prepara para recibir. Mientras tanto, el emisor lee (digitaliza) el documento y transmite la información codificada por la línea telefónica.

• Al concluir, la unidad emisora envía una señal de fin. Recibida esta, el proceso termina y en el receptor queda una copia idéntica al original, dejando además constancia del envío.

Los elementos imprescindibles de cualquier fax son, por tanto: un teléfono o teclado incorporado para marcar, dos unidades (emisora y receptora), la línea telefónica y el papel de impresión.

En cuanto al papel, los equipos antiguos empleaban papel térmico en rollo, de coste elevado, calidad mediocre y con una impresión que se desvanece con el tiempo. Los equipos actuales utilizan papel normal (habitualmente A4), imprimiendo por transferencia térmica mediante una película de tinta o por tecnología láser. También es posible enviar y recibir faxes desde un ordenador dotado de módem y del programa adecuado, sin necesidad del aparato físico.

Los equipos de fax pueden configurarse en distintos modos de contestación según el uso previsto:

• Modo teléfono (manual): el usuario responde personalmente todas las llamadas y, cuando reconoce un tono de fax, pulsa la tecla de inicio para recibir el documento.

• Modo automático (o contestador/fax): el equipo atiende solo las llamadas; si detecta un tono de fax, recibe automáticamente el documento y, si es una llamada de voz, puede grabar el mensaje cuando incorpora contestador.

Entre las prestaciones habituales destacan:

• Ajuste de resolución: estándar para texto corriente, fina para dibujos y fotografías, y superfina para gráficos de alta definición. A mayor resolución, mejor calidad pero mayor tiempo de transmisión.

• Directorio telefónico con memorización de nombres y números, y marcación rápida o directa mediante una sola tecla.

• Envío diferido: programar la hora de transmisión para aprovechar tarifas telefónicas reducidas y abaratar la llamada.

• Cabecera identificativa con el nombre o logotipo y el número del remitente, que se imprime en la parte superior de cada página enviada.

• Informes de transmisión y de error que confirman si el envío se realizó correctamente.

• Memoria interna que almacena los faxes entrantes cuando falta papel o tinta, o se ha producido un atasco, para imprimirlos después.

En los equipos multifunción, estas funciones se completan con el fax de servidor, que envía documentos a través de la red sin necesidad de una línea telefónica dedicada.

El escáner es el dispositivo que convierte un documento físico en un archivo electrónico. En los equipos multifunción, la digitalización permite explorar el original y almacenarlo, enviarlo por correo electrónico o remitirlo a un repositorio de archivos en red. El documento se coloca sobre el cristal de exposición (cara abajo) o en el alimentador automático (cara arriba).

Los principales parámetros de exploración son:

• Modo de color: a color, en escala de grises o en blanco y negro, según el destino de la imagen.

• Tipo de original: texto, foto, o texto y foto, para optimizar la nitidez.

• Resolución, medida en puntos por pulgada (ppp): a mayor resolución, más detalle y mayor tamaño de archivo. Los valores habituales van desde 72x72 hasta 600x600 ppp, con un máximo típico en color en torno a 300x300 ppp.

• Exploración a una o dos caras, supresión de fondos oscuros y borrado de márgenes.

El resultado se guarda en distintos formatos:

• PDF: idóneo para documentos, conserva el aspecto de página.

• TIFF (y TIFF multipágina): formato sin apenas pérdida, útil para archivo.

• JPEG: compresión eficiente para imágenes en color, aunque con pérdida.

Siempre existe un equilibrio entre calidad y tamaño de archivo: más resolución y color implican ficheros más pesados. Para los trabajos repetitivos conviene crear plantillas de digitalización que fijen de antemano las opciones y el destino, agilizando el flujo de trabajo de la oficina.

La plastificación es un procedimiento eficaz para conservar documentos, recubriéndolos con una lámina de plástico que les proporciona una protección duradera y un acabado profesional. Un documento plastificado resulta más resistente y atractivo.

Entre sus beneficios se encuentran:

• Resistencia al agua y a las sustancias químicas, pudiendo limpiarse con un simple paño.

• Refuerzo del soporte, ideal para carteles, señales y rótulos.

• Realce de la imagen, con colores más intensos y mayor contraste.

• Posibilidad de reutilización y variedad de acabados, en brillo o mate.

Se emplea para carnets y pases de identificación, tarjetas, menús, señalización interior y exterior, listas o mapas.

El proceso de plastificado por calor consta de varios pasos:

• Seleccionar la funda del grosor adecuado al documento.

• Introducir el documento dentro de la funda, bien centrado.

• Encender la máquina y esperar a que alcance la temperatura de trabajo, indicada normalmente por una luz de aviso tras unos minutos.

• Pasar la funda por los rodillos calientes, que funden el adhesivo y sellan el documento eliminando burbujas y arrugas.

Existen también plastificadoras en frío, adecuadas para materiales sensibles al calor. Como precauciones, conviene tener en cuenta que la superficie puede alcanzar temperaturas elevadas, y para el mantenimiento se recomienda limpiar periódicamente los restos de adhesivo de los rodillos y proteger la máquina del polvo cuando no se utilice.

La destructora de papel es una máquina cuya función es inutilizar documentos, reduciéndolos a fragmentos que quedan absolutamente ilegibles. Es un equipo esencial para la protección de datos y la destrucción confidencial de documentación administrativa.

Según el tipo de corte se distinguen:

• Corte en tiras: divide la hoja en finas bandas longitudinales de aproximadamente un milímetro de anchura.

• Micro-corte: fragmenta el papel en partículas muy pequeñas, ofreciendo un grado de seguridad y confidencialidad mucho mayor.

El papel debe introducirse sin grapas ni clips metálicos para no dañar las cuchillas, aunque los modelos industriales admiten grandes cantidades de hojas e incluso grapas. Muchas máquinas funcionan en modo automático: arrancan al detectar papel en la ranura y se detienen cuando este ha pasado. Suelen disponer de una función de marcha atrás para liberar atascos y de indicadores de papelera llena o sobrecalentamiento.

En cuanto a la seguridad, es fundamental:

• No introducir los dedos en la ranura ni acercar corbatas, pulseras, cabello suelto o prendas holgadas.

• Mantenerlas fuera del alcance de los niños.

• No triturar papel húmedo, plásticos ni materiales no previstos.

• Vaciar la papelera con regularidad para que la ranura no se bloquee.

Si el motor se sobrecalienta por un uso prolongado, un dispositivo de seguridad la apaga automáticamente; debe dejarse enfriar antes de reanudar. Para su mantenimiento conviene lubricar las cuchillas periódicamente con aceite apto, pasando algunas hojas impregnadas.

Junto a las grandes máquinas reproductoras, la oficina emplea pequeña maquinaria auxiliar para unir y organizar documentos.

La taladradora o perforadora practica orificios sobre papel, cartón, plástico o materiales similares. Su funcionamiento es sencillo: una palanca ejerce presión sobre uno o varios cilindros afilados que atraviesan las hojas. Existen distintos tipos:

• De un solo agujero: se usan para marcar entradas o tickets; algunas realizan perforaciones con formas geométricas o siluetas decorativas.

• Perforadoras con ojal (eyelet): además de perforar, insertan una pieza que une varias hojas.

• De varios agujeros (entre uno y ocho): las más comunes en oficinas, realizan perforaciones con medidas normalizadas para archivar las hojas en carpetas de anillas o encuadernarlas.

La grapadora permite fijar de forma rápida papel, cartón, láminas de plástico y otros materiales ligeros mediante grapas metálicas. Los tipos manuales más habituales son:

• De sobremesa: se apoya sobre una superficie plana y se acciona presionando con la palma de la mano en su parte superior.

• De tijera: se maneja con la mano completa, ejerciendo presión desde sus dos asas como si fueran unas tijeras; permite grapar grosores mayores gracias a la mayor fuerza aplicada.

La recarga de grapas se realiza abriendo el cuerpo de la máquina y liberando el muelle que las empuja hacia la salida. Para materiales más duros o usos industriales se recurre a grapadoras reforzadas o clavadoras.

La encuadernación por canutillo de plástico es el sistema más difundido en las oficinas por ser económico, sencillo y reutilizable, ya que permite reabrir el documento para añadir o retirar hojas. Requiere una máquina que perfora el papel y abre las anillas del canutillo.

El proceso se desarrolla en varias fases:

• Selección del canutillo: se elige el diámetro adecuado en función del número de hojas que se van a encuadernar, ayudándose de la guía o el selector de la máquina.

• Colocación del canutillo: se sitúa en el peine de la máquina y, mediante la palanca, se abren sus anillas para dejarlas listas.

• Perforación de las páginas: se introducen las hojas en la ranura de perforado y se acciona el mecanismo. La carga vertical del papel favorece un alineamiento consistente; conviene no exceder el número máximo de hojas por pasada para lograr un taladro limpio.

• Inserción de las hojas: las páginas ya perforadas se colocan sobre las anillas abiertas del canutillo.

• Cierre y vaciado: se cierran las anillas y se vacía la bandeja que recoge los residuos del perforado.

Este sistema convive con otros métodos de encuadernación (doble espiral o wire-o, térmica y espiral metálico), cada uno con su acabado propio, aunque el canutillo destaca por su flexibilidad y bajo coste. Como mantenimiento, basta con limpiar periódicamente los restos de papel acumulados en la bandeja de residuos.

Se denominan consumibles los elementos de una máquina que se agotan con el uso y deben reponerse o sustituirse. Conocer su naturaleza es clave para el mantenimiento y el control del gasto en reprografía.

El tóner es la tinta en polvo empleada en la xerografía. Según su composición se distingue:

• Tóner monocomponente: se utiliza directamente tal como viene en su envase.

• Tóner bicomponente: debe mezclarse con un producto llamado revelador (developer), que le sirve de base para distribuirse por el tambor. El revelador tiene una vida limitada y ha de renovarse cada cierto número de copias.

• Tóner líquido: se disuelve en un producto dispersante dentro de unas cubetas y busca abaratar el coste por copia.

Otros consumibles y piezas de desgaste habituales son:

• El tambor o cilindro fotosensible, que recibe la imagen y se deteriora con el tiempo; en muchos equipos es una unidad reemplazable por el propio usuario.

• El depósito o botella de tóner de desecho, que recoge el sobrante y debe vaciarse o cambiarse cuando se llena.

• La película de tinta de los faxes de transferencia térmica, que imprime un número determinado de hojas por rollo y no es reutilizable.

• Las grapas de las unidades de acabado y el propio papel.

Muchos de estos elementos se han diseñado como unidades reemplazables por el cliente, de modo que puedan sustituirse sin recurrir a un técnico, reduciendo así el tiempo de inactividad del equipo.

Un mantenimiento regular prolonga la vida útil de las máquinas de oficina y garantiza la calidad de las reproducciones. Como norma general, antes de cualquier limpieza debe desconectarse el interruptor principal y, cuando proceda, desenchufar el equipo.

Algunas pautas concretas son:

• Cristal de exposición: se limpia con un paño humedecido en alcohol o en un detergente muy suave. Nunca deben emplearse disolventes ni diluyentes, que pueden dañar la superficie.

• Faxes: conviene limpiar con regularidad los rodillos y los cabezales con un paño humedecido en alcohol; no debe usarse agua ni detergente.

• Inactividad prolongada: si la máquina no se va a utilizar durante mucho tiempo, se recomienda desenchufarla de la corriente, ya que, aunque el interruptor esté apagado, algunos equipos mantienen activo un calentador para evitar la condensación.

• Ventilación: no deben taparse las ranuras y aberturas de refrigeración ni situar el equipo junto a fuentes de calor, para prevenir el sobrecalentamiento.

• Limpieza del polvo acumulado en el enchufe y el entorno, que en presencia de humedad puede llegar a provocar averías o riesgo de incendio.

Muchas incidencias leves se resuelven apagando el equipo unos veinte segundos y volviéndolo a encender. Si el problema persiste tras las comprobaciones básicas, no debe desmontarse la máquina: las reparaciones internas corresponden al servicio técnico autorizado.

El manejo de las máquinas reproductoras y auxiliares exige observar medidas de seguridad para prevenir accidentes eléctricos, cortes, quemaduras o atrapamientos.

En el plano eléctrico se recomienda:

• Utilizar tomas con conexión a tierra y no manipular los enchufes con las manos mojadas.

• No sobrecargar las tomas de corriente ni los alargadores, y evitar que los cables queden en zonas de paso.

• Desenchufar el equipo ante humos, olores u ruidos anómalos, y no instalar líneas telefónicas durante tormentas.

En cuanto a los riesgos mecánicos y térmicos:

• En las fotocopiadoras e impresoras hay que extremar la precaución con el fusor, que alcanza temperaturas muy elevadas, especialmente al retirar atascos.

• En las destructoras no deben acercarse dedos, corbatas, pulseras ni cabello a la ranura de entrada, ni dejar que las manejen niños.

• En las guillotinas, la cuchilla debe mantenerse afilada y bien fijada; se activará el pestillo de seguridad cuando no se usen, se emplearán guías para alinear el papel (nunca las manos) y guantes de protección, sin retirar los mecanismos de seguridad ni acercarse hasta que la máquina detenga su movimiento.

• Las plastificadoras presentan superficies calientes durante su funcionamiento.

En cuanto al tóner, en fotocopiadoras e impresoras láser se suministra en cartuchos sellados y el polvo se libera a través de una hendidura muy estrecha, situada muy próxima a la superficie del papel. Por eso, en condiciones normales de funcionamiento, no se espera una emisión significativa de polvo de tóner y el contacto con él es reducido. Sí puede haber una exposición accidental si el cartucho se rompe, dentro o fuera del equipo, por ejemplo al sustituirlo. De ahí que:

• La manipulación de los cartuchos de tóner deba hacerla personal cualificado y, cuando haya riesgo de contacto con la piel o de inhalar el polvo, con guantes desechables y mascarilla.

• No se deba soplar sobre el cartucho para quitarle el polvo, porque aumenta el riesgo de exposición.

Como principio general, cada máquina debe usarse solo para los materiales para los que fue diseñada, siguiendo las instrucciones del fabricante, y ninguna reparación debe intentarse por cuenta propia.

El uso responsable de las máquinas reproductoras reduce el gasto de la Administración y su impacto ambiental. Existen numerosas prácticas y funciones orientadas al ahorro.

Para ahorrar papel:

• Copiar e imprimir a doble cara (dúplex), que reduce a la mitad el consumo de hojas.

• Utilizar la función de imágenes múltiples, que coloca dos o cuatro páginas reducidas en una sola cara, ideal para borradores y materiales de distribución.

• Previsualizar los documentos antes de imprimir para evitar copias erróneas, y reaprovechar como borrador el papel usado por una cara.

Para ahorrar tóner y tinta:

• Emplear el modo borrador o de ahorro de tóner cuando solo se necesite revisar un documento: la impresión sale más clara pero perfectamente legible.

• Imprimir en color únicamente cuando sea imprescindible, recurriendo al blanco y negro para el resto.

Para ahorrar energía:

• Aprovechar el modo de ahorro de energía o de espera, que reduce el consumo cuando el equipo no se está utilizando.

• Apagar las máquinas al final de la jornada.

Además, conviene configurar valores prefijados económicos (por ejemplo, el dúplex por defecto) y reciclar cartuchos y papel usado. Estas medidas, sencillas de aplicar, generan un ahorro económico apreciable y contribuyen a una gestión más sostenible de la oficina.

El manejo cotidiano de fotocopiadoras y equipos multifunción conlleva pequeñas incidencias que el usuario puede resolver siguiendo unas pautas básicas. El panel de la máquina suele indicar la naturaleza y la ubicación del problema.

Atascos de papel:

• Al producirse, la reproducción se detiene y se enciende el indicador correspondiente. Debe retirarse el papel con suavidad, tirando en el sentido del recorrido, para no dañar el tambor ni otros componentes.

• Hay que extremar la precaución con el fusor por su elevada temperatura y comprobar también las bandejas y las cubiertas de acceso.

• Para prevenirlos: usar papel de un paquete nuevo, airear las hojas, no superar la línea de llenado máximo y ajustar bien las guías.

Avisos habituales:

• Falta de papel: reponer o recolocar correctamente el papel.

• Reposición de tóner: abrir la cubierta, agitar suavemente el nuevo cartucho e insertarlo hasta que quede fijo.

• Botella de tóner de desecho llena: sustituirla.

Otros síntomas:

• Copias excesivamente claras: normalmente indica falta de tóner; se cambia el cartucho.

• No sale ninguna copia: comprobar que la cubierta no esté abierta y revisar los indicadores de papel, atasco o tóner.

• Fallo del alimentador: retirar grapas y clips de los originales, no sobrecargarlo y ajustar las guías.

Muchos problemas se corrigen apagando el equipo unos veinte segundos y encendiéndolo de nuevo. Si tras estas comprobaciones la máquina sigue sin funcionar, debe avisarse al servicio técnico.

Más allá de su tecnología, las fotocopiadoras se clasifican por su tamaño y su capacidad de producción, lo que determina el entorno al que están destinadas.

• Personales: constituyen la gama más simple y de menor tamaño. Suelen copiar al mismo tamaño que el original, sin posibilidad de reducción o ampliación, y carecen de casete de alimentación, por lo que el papel se coloca manualmente hoja a hoja. En muchas de ellas, el tambor, la lámpara y el tóner se integran en un módulo único que se sustituye completo cuando se agota. Su capacidad no supera las diez copias por minuto, por lo que se dirigen a un consumo muy reducido.

• De oficina: es la gama más extendida y variada. Incorporan sistema de reducción y ampliación, admiten al menos dos formatos de papel (habitualmente A3 y A4) y disponen de un depósito de tóner que se repone periódicamente. Pueden llevar, de forma opcional, alimentadores automáticos de originales y clasificadores de copias, alcanzando velocidades de entre doce y cuarenta copias por minuto.

• Profesionales o de alta producción: representan la gama más alta en capacidad, tamaño y automatización. Reúnen las prestaciones de las de oficina y añaden copia automática a dos caras, alzado y grapado de juegos, separación de imágenes y diagnósticos automáticos de calidad. Su producción es muy elevada, llegando en algunos modelos a unas ciento veinte copias por minuto.

Esta clasificación se complementa con la basada en el sistema (xerográficas de papel normal o electrostáticas de papel especial) y en el tipo de tóner utilizado (en polvo o líquido).

Las fotocopiadoras actuales, integradas por lo general en equipos multifunción, ofrecen un amplio repertorio de funciones que van mucho más allá de la simple copia.

Entre las prestaciones de formato destacan:

• Reducción y ampliación: permiten ajustar el tamaño de la imagen dentro de un amplio margen, habitualmente entre el 25 % y el 400 %.

• Copia a dos caras (dúplex), en cualquier combinación de originales a una o dos caras.

• Clasificación (alzado) y grapado automático de los juegos de copias.

• Creación de folletos: produce automáticamente impresiones a doble cara que, plegadas, forman un cuadernillo con las páginas en el orden correcto.

• Imágenes múltiples: reúne varias páginas reducidas (una, dos o cuatro) sobre una misma cara.

• Borrado de márgenes, desplazamiento de la imagen, inserción de cubiertas y separadores para transparencias.

En cuanto a la calidad de imagen, se puede definir el tipo de original (texto, foto, o texto y foto), aclarar u oscurecer la salida y activar la supresión del fondo para eliminar automáticamente los fondos oscuros de originales en papel de color o de periódico.

Adicionalmente, estos equipos suelen incorporar selección de bandeja y tamaño de papel, control de exposición automático, contador y auditor de copias para llevar el registro del uso, códigos de acceso para restringir su utilización y la posibilidad de guardar trabajos en el dispositivo para reutilizarlos posteriormente.

El uso correcto de una fotocopiadora sigue una secuencia ordenada de operaciones que conviene respetar para obtener buenos resultados y evitar incidencias.

• Encendido: se acciona el interruptor principal. Habitualmente, la posición ON indica que está encendida y OFF que está apagada.

• Calentamiento: una vez encendida, la máquina inicia un periodo de calentamiento durante el cual no pueden realizarse copias. Un indicador del panel avisa cuando el equipo está listo. Este tiempo puede aprovecharse para colocar los originales.

• Comprobación: antes de copiar se revisa el panel frontal para descartar avisos y se verifica que la bandeja contenga papel suficiente y bien colocado.

• Fotocopiado: se sitúa el original sobre el cristal de contacto (cara abajo) o en el alimentador automático (cara arriba). En el teclado se introduce el número de copias y, si procede, el tamaño; si no se indica nada, la máquina realiza una sola copia al tamaño del original. Se pulsa la tecla de inicio y las copias terminadas salen a la bandeja de recepción.

• Cambio de original: para copiar un nuevo documento, se retira el anterior una vez que la lámpara de exposición se ha apagado, y se repite la operación.

En los equipos multifunción, el procedimiento de colocación del original es idéntico tanto para copiar como para escanear. El estado y la cola de trabajos pueden consultarse en la pantalla del panel de control.

Un equipo multifunción combina varias vías de entrada de originales, varias de papel y una zona de salida. Saber para qué sirve cada una evita errores de configuración y atascos.

Entrada de originales

• Cristal de exposición: es el lugar indicado para originales individuales, libros, documentos delicados o formatos que el alimentador no admite. En el cristal el original no recorre ningún mecanismo, de modo que se evita el desgaste o el daño que podría sufrir en el paso por los rodillos. Por eso, un libro o un original delicado debe colocarse en el cristal de exposición y no en el alimentador.

• Alimentador automático de documentos (ADF): toma hojas sueltas y compatibles, de una en una, y permite trabajar con lotes. En algunos modelos admite también originales a doble cara. No es adecuado para hojas arrugadas, grapadas, pegadas, rotas o de un tamaño no previsto.

Entrada de papel y salida

• Bandejas ordinarias: contienen el papel de los formatos y gramajes que el equipo tiene configurados.

• Bandeja manual o bypass: su uso típico es alimentar papel especial, sobres o un formato puntual admitido, fuera de lo que hay en las bandejas ordinarias. Debe respetarse el gramaje y el formato que el equipo permita para esta entrada.

• Unidad dúplex: invierte o recircula la hoja para imprimir por las dos caras.

• Bandeja de salida: recoge las copias y debe mantenerse libre y ordenada. Cuando está llena, antes de continuar hay que retirar las copias conservando su orden, porque así se evitan caídas, mezclas de hojas y nuevos atascos.

• Finalizador: según el modelo, clasifica, desplaza, grapa o perfora.

El gramaje y la humedad del papel

El gramaje expresa la masa del papel por metro cuadrado y se mide en g/m². No es lo mismo que el grosor, aunque a mayor gramaje suele corresponder una hoja más gruesa. El papel de oficina habitual es de 80 g/m². El gramaje del papel cargado debe coincidir con el que admite la bandeja y con el ajuste elegido en el equipo.

La humedad perjudica al papel: puede producir curvatura de las hojas, alimentación doble (varias hojas a la vez) y atascos. Tampoco deben cargarse hojas dobladas, arrugadas, grapadas o húmedas. Solo conviene abanicar el taco cuando las instrucciones del equipo lo recomienden, y después hay que volver a alinearlo.

Formatos y escalas

Los formatos de la serie A son consecutivos y cada uno tiene la mitad de superficie que el anterior: A3 mide 297 x 420 mm, A4 mide 210 x 297 mm, A5 mide 148 x 210 mm y A6 mide 105 x 148 mm. La relación entre las dimensiones lineales de dos formatos consecutivos es la raíz cuadrada de dos, aproximadamente 1,41. Por eso doblar la superficie no equivale a una escala del 200 %.

• Para pasar de A4 a A3 la ampliación aproximada es del 141 %.

• Para pasar de A3 a A4 la reducción aproximada es del 71 % (en concreto 70,7 %, redondeado).

• La opción de ajuste automático adapta la imagen al papel, pero conviene revisar el resultado para que no queden márgenes excesivos ni recortes.

Antes de producir muchas copias hay que asegurarse de que los ajustes son correctos. Un error detectado después de varios cientos de hojas supone un gasto inútil de papel, tóner y tiempo.

La copia de prueba

Antes de una tirada larga debe realizarse una copia de prueba y revisarla con atención. Esa prueba permite detectar problemas de escala, de caras, de orden o de calidad antes de desperdiciar material. No se trata de cambiar consumibles por rutina: el tóner solo se sustituye cuando el equipo o las instrucciones lo requieran.

La revisión de la prueba comprueba:

• Que el original ha entrado completo y derecho, sin recortes.

• Que la escala y los márgenes son los previstos.

• Que la copia a doble cara tiene la orientación correcta (el reverso no queda invertido).

• Que no hay manchas, bandas ni zonas pálidas.

En tiradas muy largas puede aplicarse un método escalonado: una copia de prueba, la revisión de las diez primeras y la continuación del resto solo si el resultado se mantiene estable.

Juegos completos y grapados

Cuando se piden varios juegos, por ejemplo 200 juegos grapados, la prueba debe ser un juego de prueba completo realizado antes de la tirada. Una sola página no valida el juego, porque no permite comprobar el orden de las páginas, las caras ni la posición del grapado. En esos casos se distinguen dos modos de salida:

• Clasificar o intercalar: entrega juegos completos y ordenados, por ejemplo 1-2-3 y de nuevo 1-2-3.

• Agrupar: reúne seguidas todas las copias de cada página, por ejemplo 1-1, 2-2, 3-3.

El grapado y el perforado exigen un finalizador compatible y que la orientación del original sea la adecuada.

Otros controles durante la producción

• Comprobar la cantidad real, las páginas, las caras, la escala, el color y el acabado.

• Dividir el trabajo en lotes cuando lo aconseje el equipo o la organización.

• Vigilar la bandeja de salida para que no se pierda el orden y las hojas no caigan.

• No dejar trabajos sensibles sin vigilancia mientras se producen.

• Registrar el desperdicio o la incidencia si el protocolo lo exige.

Al terminar

Una vez finalizada la tarea se retiran los originales y las copias, se comprueban las bandejas y, en trabajos sensibles, se cierra la sesión. El orden de trabajo básico es comprobar, programar, probar, reproducir, revisar y retirar.

Decisiones al escanear

Digitalizar un documento obliga a decidir varias cuestiones antes de pulsar el botón:

• Destino: carpeta, gestor documental, correo o dispositivo autorizado. Antes de enviar hay que verificar que el destino es el correcto.

• Formato: PDF para documentos, JPEG para imágenes y TIFF cuando se necesita mayor fidelidad y el tamaño no es problema.

• Resolución (puntos por pulgada, ppp): más resolución da más detalle, pero genera archivos mayores. Para texto ordinario basta una resolución media; la letra pequeña, los sellos o los originales deteriorados pueden pedir más. Subir la resolución no compensa un original borroso o torcido.

• Color: color, escala de grises o blanco y negro, según la necesidad.

• Caras y alimentación: una o dos caras, ADF o cristal.

• Nombre del archivo: una convención que permita identificarlo sin exponer datos innecesarios.

Qué es el OCR y por qué requiere revisión

Escanear produce una imagen digital de la página. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es un paso posterior: analiza esa imagen e intenta convertirla en texto que se pueda buscar, copiar o editar. Por tanto, un PDF escaneado puede no contener texto reconocible, y el OCR no es lo mismo que escanear.

El OCR no garantiza una exactitud total. Puede confundir letras y cifras (por ejemplo, el cero con la letra O), columnas, sellos, manuscritos, tablas y originales inclinados. Un texto obtenido por OCR debe cotejarse con el original antes de darlo por bueno, porque su buena apariencia no prueba su fidelidad. Cuando el programa confunde el 0 y la O, lo que hay que hacer es cotejar el texto con el original y corregirlo, ya que el fallo es de reconocimiento y no de impresión.

Fases recomendables:

• Preparar un original limpio, derecho, completo y con contraste suficiente.

• Escanear con la resolución y la orientación adecuadas.

• Elegir el idioma y, si el programa lo permite, la zona de reconocimiento.

• Revisar nombres, cifras, fechas, artículos, totales y signos.

• Guardar el resultado en el formato, la versión y el destino autorizados.

• No utilizar el texto reconocido como copia fiel sin haberlo cotejado.

Defectos en las líneas de lectura

Una línea que aparece en las copias o escaneos tiene un origen distinto según cómo se haya introducido el original:

• Si la línea sale en las copias hechas desde el cristal, se limpia el cristal con el método autorizado, sin raspar con objetos.

• Si la línea aparece solo en los escaneos hechos con el ADF, la causa suele ser suciedad en la estrecha zona de lectura del alimentador, y se limpia esa franja siguiendo las instrucciones del equipo. El cristal principal puede estar perfectamente limpio. No se desmonta el alimentador.

Impresión desde el ordenador

Conviene seleccionar la impresora correcta, revisar páginas, copias, caras, color y bandeja, y usar la vista previa. Si un trabajo se detiene, se revisan la cola y el mensaje antes de reenviarlo, y se cancelan los duplicados para que no se impriman varias veces al reanudarse. Los usuarios no instalan controladores ni cambian la configuración de red sin autorización.

Los equipos compartidos pueden convertirse en una vía de pérdida de información si no se usan con cuidado. La seguridad de un documento no termina al pulsar «imprimir» o «copiar».

Impresoras compartidas

En una impresora compartida, la medida que mejor protege un trabajo confidencial es la liberación segura mediante PIN o tarjeta. Con ella el documento no sale hasta que la persona autorizada se identifica en el equipo, de modo que nadie lo recoge antes de que llegue. Compartir la ubicación del equipo exige, por tanto, control de la salida.

Medidas ante cada riesgo

• Copias en la bandeja: al terminar, las copias confidenciales deben retirarse inmediatamente y hay que comprobar que no queda ninguna. Dejarlas boca abajo no es una medida de seguridad.

• Original en el cristal o en el ADF: antes de marcharse se hace una comprobación física final. Olvidar el original en el cristal supone exposición o pérdida de información, porque el siguiente usuario puede acceder al documento. La incidencia principal es de confidencialidad, no de calidad de copia.

• Trabajos almacenados: se revisan las opciones de retención y borrado conforme a la política de seguridad, para que los documentos confidenciales no queden almacenados en la máquina.

• Escaneos: se verifica el destino antes de enviar.

• Libro de direcciones: no se modifican ni se reutilizan destinatarios dudosos.

• Disco o memoria interna: su gestión corresponde a personal autorizado, con especial cuidado cuando el equipo se da de baja o se repara.

• Borradores: se depositan en una destructora o en un contenedor seguro, no en una papelera abierta.

Destrucción segura

La destrucción de información confidencial no se hace con cualquier máquina: hay que emplear el medio y el nivel de destrucción que prevea la política de seguridad. El corte en partículas ofrece mayor seguridad que el corte en tiras, y el nivel se ajusta a la sensibilidad de la información. Cuando la destrucción es centralizada se utiliza un contenedor seguro.

Buenas costumbres generales

Conviene no dejar nunca un trabajo sensible sin vigilancia mientras se imprime, cerrar la sesión personal al terminar y no reutilizar papel ya impreso cuando contenga datos de carácter personal o información reservada. Si hay dudas sobre cómo tratar un documento concreto, se consulta al responsable de la unidad antes de actuar.

Brecha de datos

Que quede una copia olvidada, que un escaneo llegue a un destinatario equivocado o que un tercero pueda acceder a un trabajo son incidencias de seguridad. Se debe proteger la información y comunicar lo ocurrido por el cauce interno establecido, sin ocultarlo y sin divulgar más datos de los necesarios.

Aviso de tóner bajo y derrames

El aviso de tóner bajo indica que todavía queda tóner, pero puede ser necesario preparar o sustituir el cartucho según indique el manual del equipo. Un nivel bajo no equivale necesariamente a un consumible agotado, y la respuesta automática de cambiarlo de inmediato no siempre es la correcta. Los cartuchos deben ser compatibles con el equipo y no se agitan salvo que se indique.

Si se derrama o se rompe el tóner:

• Detener la manipulación y evitar que el polvo se disperse.

• No soplar ni usar aire comprimido, ni improvisar con aspiradores no autorizados.

• Aplicar la ficha de datos de seguridad y las instrucciones del fabricante.

• Evitar el contacto con ojos, boca y piel, y lavarse las manos.

• Comunicar el hecho si hay exposición, gran cantidad de producto o contaminación del equipo.

Plastificadora

Antes de plastificar se comprueba que el grosor de la funda y la temperatura son compatibles con el documento. La funda se introduce normalmente con el borde sellado primero, y siempre conforme a las instrucciones del modelo, porque ese borde guía la funda y reduce las aperturas y los atascos. No se corta la funda antes de plastificar si eso puede abrir el sellado, y se evita tocar la salida y los rodillos calientes.

Si una funda entra torcida, no se tira de ella a la fuerza: se usa la función de retroceso si el modelo la tiene prevista, o se detiene el equipo y se procede según las instrucciones. Forzar la funda daña los rodillos y el documento.

Encuadernadora

Se alinean las hojas, se regula el margen y no se supera la capacidad de perforación. Los residuos se retiran antes de que el depósito rebose y se mantienen los dedos fuera de la zona del punzonado.

Grapadora eléctrica

Se emplean grapas compatibles y no se fuerza el cabezal. Lo que debe evitarse es introducir los dedos en la boca de grapado, porque el sensor puede activar el mecanismo. Tampoco se comprueba el sensor con la mano. Si hay que desatascarla, se desconecta o se bloquea antes cuando así se indique.

Guillotina

Se utilizan resguardo, prensado y guía, se mantienen las manos fuera de la línea de corte, no se anulan los dispositivos de seguridad y los recortes se retiran con la máquina parada.

Señales de parada inmediata

Ante cualquiera de estas situaciones se deja de usar el equipo:

• Humo, chispas u olor a quemado: detener, desconectar si es seguro, alejarse y avisar.

• Cable o enchufe dañado: no usar el equipo, señalizarlo y comunicarlo. Si el cable tiene el aislamiento roto, hay riesgo eléctrico: no se utiliza y se comunica para su reparación, sin intentar una solución improvisada.

• Ruido mecánico fuerte: parar sin forzar.

• Fuga de líquido o de tóner abundante: aislar la zona y seguir el procedimiento.

• Cubierta o resguardo roto: retirar el equipo de servicio.

• Error que reaparece después de aplicar las acciones permitidas: escalar al servicio técnico.

Parte de incidencia

Un parte útil recoge la fecha, la hora, el equipo y su ubicación, quién comunica, el código o mensaje exacto, el trabajo realizado, el síntoma observable sin diagnósticos inventados, las acciones ya efectuadas, el estado del equipo (operativo, limitado o fuera de servicio) y el número de incidencia del aviso.

Si en un atasco queda un fragmento de papel inaccesible, se detiene el equipo y se avisa al servicio correspondiente. No se introduce una regla metálica ni otros objetos, no se sigue imprimiendo y no se desmonta el fusor, que alcanza temperaturas altas y es una pieza reservada al personal técnico.

El tóner que se desprende del papel o que no queda fijado puede indicar un problema de papel o del fusor, que es la pieza que lo fija con calor. Si el fallo persiste, hay que detener el equipo y avisar, en lugar de seguir produciendo copias defectuosas. No tiene relación con el reconocimiento de texto, con las grapas ni con que la bandeja de salida esté vacía.

Para limpiar un equipo, el producto de limpieza se aplica al paño, nunca pulverizado directamente sobre la máquina salvo indicación expresa del fabricante. No se aplica sobre el panel, ni dentro de las ranuras, ni sobre el fusor caliente, porque el líquido puede dañar la electrónica o provocar un riesgo.

Cuando una impresora produce páginas en blanco, se revisan el original, el archivo, la selección de cara y el consumible. Reenviar el trabajo diez veces desperdicia papel, cambiar de máquina auxiliar como la guillotina no guarda relación con el fallo y aumentar el gramaje no lo resuelve.

Si la palanca de una cizalla queda atascada, se retira de servicio y se comunica, sin forzar. No se golpea, no se mete la mano bajo la cuchilla y no se anula el resguardo de seguridad, porque una liberación brusca de la cuchilla puede causar lesiones graves.