Tema 6: Máquinas de oficina y material

La fotocopiadora es un aparato que reproduce documentos mediante un proceso electrofotográfico (xerografía), empleando carga electrostática y tóner en polvo que se funde con calor, sin necesidad de tinta líquida.

El ciclo xerográfico consta de cinco etapas sucesivas: 1) Carga: el tambor fotoconductor se carga electrostáticamente. 2) Exposición: un haz de luz proyecta la imagen del original sobre el tambor y forma una imagen latente electrostática. 3) Revelado: el tóner, con carga opuesta, se adhiere a las zonas cargadas del tambor. 4) Transferencia: la imagen de tóner pasa del tambor al papel. 5) Fusión o fijado: el papel pasa por la unidad fusora, cuyos rodillos calientes funden el tóner y lo fijan de forma permanente sobre el papel.

Sus componentes principales son: el tambor o cilindro fotoconductor, que retiene la imagen latente; el tóner, que forma la imagen; la unidad de fusión o fusor, que fija el tóner al papel mediante calor; el cristal de exposición, donde se coloca el original; el alimentador automático de documentos (ADF), que alimenta las hojas sueltas de forma automática; y las bandejas de papel.

La multicopista (también llamada ciclostil o duplicadora) es una máquina de reproducción que obtiene copias a partir de un máster o clisé montado en un tambor entintado; la tinta pasa a través del clisé al papel, sin usar carga electrostática ni tóner. El término "ciclostil" procede de una marca comercial que pasó a usarse de forma genérica.

A diferencia de la fotocopiadora, que emplea xerografía (carga electrostática, tóner y calor), la multicopista utiliza máster y tinta. La multicopista resulta más económica en el coste por copia cuando se realizan tiradas largas de un mismo original, porque el clisé y la tinta son más baratos que el tóner necesario para el mismo volumen; en cambio, la fotocopiadora ofrece mayor calidad y es más adecuada para tiradas cortas o medias de cualquier original.

La duplicadora digital es la evolución moderna de la multicopista: genera el máster de forma digital y reproduce con tinta en un proceso en frío, conservando la ventaja del bajo coste por copia en tiradas altas.

La impresora láser utiliza el mismo principio electrofotográfico (xerografía) que la fotocopiadora: carga, exposición mediante láser, revelado con tóner, transferencia y fusión por calor. Es la más adecuada para grandes volúmenes de impresión de texto y uso intensivo de oficina, por su mayor velocidad y menor coste por página en tiradas altas.

La impresora de inyección de tinta proyecta gotas microscópicas de tinta líquida directamente sobre el papel mediante cabezales de impresión, sin tóner ni fusión por calor. Es más adecuada para la impresión de fotografías y color de calidad y para volúmenes bajos o medios; su equipo es más barato de adquirir, pero tiene un mayor coste por página en uso intensivo.

El equipo multifunción es un dispositivo que integra en un solo aparato varias funciones de reprografía y comunicación: copia, impresión, escaneado y fax, y en muchos modelos también el envío directo a correo electrónico o a la red. Sustituye a la combinación de fotocopiadora, impresora, escáner y fax independientes, reduciendo el espacio y el mantenimiento.

La encuadernadora perfora un lateral del taco de hojas y permite insertar el elemento de unión. Los principales tipos de encuadernación son:

• Canutillo de plástico (peine): se inserta un peine de plástico que se abre y cierra con una pinza. Es económico y permite desencuadernar para añadir o quitar hojas después, aunque no permite la apertura de 360º.

• Espiral metálica: una hélice continua de alambre que se enrosca a través de los agujeros; ofrece un acabado profesional, es muy resistente y permite la apertura de 360º.

• Wire-o: versión de anillas dobles metálicas cerradas por presión que, una vez cerradas, quedan fijas de forma permanente y no se pueden reabrir para modificar el contenido.

• Encuadernación térmica: une las hojas mediante cola o adhesivo caliente a un lomo, sin necesidad de perforación; es rápida pero no permite modificaciones posteriores.

La plastificadora recubre un documento con una lámina de plástico aplicando calor y presión mediante rodillos, protegiéndolo de la humedad, la suciedad y el desgaste.

La guillotina es una máquina de corte de papel que, mediante una cuchilla, corta pilas de hojas con precisión para ajustar tamaños o recortar márgenes; requiere precaución en su manejo por el riesgo de corte.

Los consumibles principales son: el tóner (polvo pigmentado de fotocopiadoras e impresoras láser), la tinta (líquida, de impresoras de inyección y multicopistas) y el tambor o fotoconductor. El gramaje de papel estándar de oficina es de 80 g/m².

Los formatos de papel de la serie A están regulados por la norma ISO 216, de la Organización Internacional de Normalización. El formato A4 mide 210 × 297 mm y el A3 mide 297 × 420 mm. Cada formato tiene la mitad de superficie del inmediatamente mayor: un A3 equivale a dos A4 (A3 = 2 × A4).

La reproducción de obras protegidas se rige por el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual (Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril). Su artículo 31 regula el límite de copia privada: no necesita autorización del autor la reproducción, sin asistencia de terceros, de obras ya divulgadas cuando la realiza una persona física exclusivamente para su uso privado, no profesional ni empresarial y sin fines comerciales, a partir de una fuente lícita y sin destinarla a uso colectivo. En consecuencia, fotocopiar una obra completa con fines profesionales o para su distribución excede el límite de copia privada.

En la reproducción de documentos con datos personales rige el deber de confidencialidad establecido por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): el personal debe evitar copias o difusión indebidas de datos personales a los que tenga acceso por razón del puesto.

El fax (telefacsímil) es un medio de comunicación escrita a distancia que permite enviar y recibir, a través de la línea telefónica, tanto textos como dibujos, planos o gráficos. Para operar se necesitan siempre dos unidades conectadas a la red telefónica: una emisora y otra receptora, además de un soporte de papel donde se imprime la copia recibida.

El proceso de transmisión sigue estos pasos:

• El usuario coloca el documento en la unidad emisora y marca, desde su propio teclado, el número de la unidad receptora.

• La unidad receptora atiende la llamada y se prepara para recibir. Mientras tanto, el emisor lee (digitaliza) el documento y transmite la información codificada por la línea telefónica.

• Al concluir, la unidad emisora envía una señal de fin. Recibida esta, el proceso termina y en el receptor queda una copia idéntica al original, dejando además constancia del envío.

Los elementos imprescindibles de cualquier fax son, por tanto: un teléfono o teclado incorporado para marcar, dos unidades (emisora y receptora), la línea telefónica y el papel de impresión.

En cuanto al papel, los equipos antiguos empleaban papel térmico en rollo, de coste elevado, calidad mediocre y con una impresión que se desvanece con el tiempo. Los equipos actuales utilizan papel normal (habitualmente A4), imprimiendo por transferencia térmica mediante una película de tinta o por tecnología láser. También es posible enviar y recibir faxes desde un ordenador dotado de módem y del programa adecuado, sin necesidad del aparato físico.

Los equipos de fax pueden configurarse en distintos modos de contestación según el uso previsto:

• Modo teléfono (manual): el usuario responde personalmente todas las llamadas y, cuando reconoce un tono de fax, pulsa la tecla de inicio para recibir el documento.

• Modo automático (o contestador/fax): el equipo atiende solo las llamadas; si detecta un tono de fax, recibe automáticamente el documento y, si es una llamada de voz, puede grabar el mensaje cuando incorpora contestador.

Entre las prestaciones habituales destacan:

• Ajuste de resolución: estándar para texto corriente, fina para dibujos y fotografías, y superfina para gráficos de alta definición. A mayor resolución, mejor calidad pero mayor tiempo de transmisión.

• Directorio telefónico con memorización de nombres y números, y marcación rápida o directa mediante una sola tecla.

• Envío diferido: programar la hora de transmisión para aprovechar tarifas telefónicas reducidas y abaratar la llamada.

• Cabecera identificativa con el nombre o logotipo y el número del remitente, que se imprime en la parte superior de cada página enviada.

• Informes de transmisión y de error que confirman si el envío se realizó correctamente.

• Memoria interna que almacena los faxes entrantes cuando falta papel o tinta, o se ha producido un atasco, para imprimirlos después.

En los equipos multifunción, estas funciones se completan con el fax de servidor, que envía documentos a través de la red sin necesidad de una línea telefónica dedicada.

El escáner es el dispositivo que convierte un documento físico en un archivo electrónico. En los equipos multifunción, la digitalización permite explorar el original y almacenarlo, enviarlo por correo electrónico o remitirlo a un repositorio de archivos en red. El documento se coloca sobre el cristal de exposición (cara abajo) o en el alimentador automático (cara arriba).

Los principales parámetros de exploración son:

• Modo de color: a color, en escala de grises o en blanco y negro, según el destino de la imagen.

• Tipo de original: texto, foto, o texto y foto, para optimizar la nitidez.

• Resolución, medida en puntos por pulgada (ppp): a mayor resolución, más detalle y mayor tamaño de archivo. Los valores habituales van desde 72x72 hasta 600x600 ppp, con un máximo típico en color en torno a 300x300 ppp.

• Exploración a una o dos caras, supresión de fondos oscuros y borrado de márgenes.

El resultado se guarda en distintos formatos:

• PDF: idóneo para documentos, conserva el aspecto de página.

• TIFF (y TIFF multipágina): formato sin apenas pérdida, útil para archivo.

• JPEG: compresión eficiente para imágenes en color, aunque con pérdida.

Siempre existe un equilibrio entre calidad y tamaño de archivo: más resolución y color implican ficheros más pesados. Para los trabajos repetitivos conviene crear plantillas de digitalización que fijen de antemano las opciones y el destino, agilizando el flujo de trabajo de la oficina.

La plastificación es un procedimiento eficaz para conservar documentos, recubriéndolos con una lámina de plástico que les proporciona una protección duradera y un acabado profesional. Un documento plastificado resulta más resistente y atractivo.

Entre sus beneficios se encuentran:

• Resistencia al agua y a las sustancias químicas, pudiendo limpiarse con un simple paño.

• Refuerzo del soporte, ideal para carteles, señales y rótulos.

• Realce de la imagen, con colores más intensos y mayor contraste.

• Posibilidad de reutilización y variedad de acabados, en brillo o mate.

Se emplea para carnets y pases de identificación, tarjetas, menús, señalización interior y exterior, listas o mapas.

El proceso de plastificado por calor consta de varios pasos:

• Seleccionar la funda del grosor adecuado al documento.

• Introducir el documento dentro de la funda, bien centrado.

• Encender la máquina y esperar a que alcance la temperatura de trabajo, indicada normalmente por una luz de aviso tras unos minutos.

• Pasar la funda por los rodillos calientes, que funden el adhesivo y sellan el documento eliminando burbujas y arrugas.

Existen también plastificadoras en frío, adecuadas para materiales sensibles al calor. Como precauciones, conviene tener en cuenta que la superficie puede alcanzar temperaturas elevadas, y para el mantenimiento se recomienda limpiar periódicamente los restos de adhesivo de los rodillos y proteger la máquina del polvo cuando no se utilice.

La destructora de papel es una máquina cuya función es inutilizar documentos, reduciéndolos a fragmentos que quedan absolutamente ilegibles. Es un equipo esencial para la protección de datos y la destrucción confidencial de documentación administrativa.

Según el tipo de corte se distinguen:

• Corte en tiras: divide la hoja en finas bandas longitudinales de aproximadamente un milímetro de anchura.

• Micro-corte: fragmenta el papel en partículas muy pequeñas, ofreciendo un grado de seguridad y confidencialidad mucho mayor.

El papel debe introducirse sin grapas ni clips metálicos para no dañar las cuchillas, aunque los modelos industriales admiten grandes cantidades de hojas e incluso grapas. Muchas máquinas funcionan en modo automático: arrancan al detectar papel en la ranura y se detienen cuando este ha pasado. Suelen disponer de una función de marcha atrás para liberar atascos y de indicadores de papelera llena o sobrecalentamiento.

En cuanto a la seguridad, es fundamental:

• No introducir los dedos en la ranura ni acercar corbatas, pulseras, cabello suelto o prendas holgadas.

• Mantenerlas fuera del alcance de los niños.

• No triturar papel húmedo, plásticos ni materiales no previstos.

• Vaciar la papelera con regularidad para que la ranura no se bloquee.

Si el motor se sobrecalienta por un uso prolongado, un dispositivo de seguridad la apaga automáticamente; debe dejarse enfriar antes de reanudar. Para su mantenimiento conviene lubricar las cuchillas periódicamente con aceite apto, pasando algunas hojas impregnadas.

Junto a las grandes máquinas reproductoras, la oficina emplea pequeña maquinaria auxiliar para unir y organizar documentos.

La taladradora o perforadora practica orificios sobre papel, cartón, plástico o materiales similares. Su funcionamiento es sencillo: una palanca ejerce presión sobre uno o varios cilindros afilados que atraviesan las hojas. Existen distintos tipos:

• De un solo agujero: se usan para marcar entradas o tickets; algunas realizan perforaciones con formas geométricas o siluetas decorativas.

• Perforadoras con ojal (eyelet): además de perforar, insertan una pieza que une varias hojas.

• De varios agujeros (entre uno y ocho): las más comunes en oficinas, realizan perforaciones con medidas normalizadas para archivar las hojas en carpetas de anillas o encuadernarlas.

La grapadora permite fijar de forma rápida papel, cartón, láminas de plástico y otros materiales ligeros mediante grapas metálicas. Los tipos manuales más habituales son:

• De sobremesa: se apoya sobre una superficie plana y se acciona presionando con la palma de la mano en su parte superior.

• De tijera: se maneja con la mano completa, ejerciendo presión desde sus dos asas como si fueran unas tijeras; permite grapar grosores mayores gracias a la mayor fuerza aplicada.

La recarga de grapas se realiza abriendo el cuerpo de la máquina y liberando el muelle que las empuja hacia la salida. Para materiales más duros o usos industriales se recurre a grapadoras reforzadas o clavadoras.

La encuadernación por canutillo de plástico es el sistema más difundido en las oficinas por ser económico, sencillo y reutilizable, ya que permite reabrir el documento para añadir o retirar hojas. Requiere una máquina que perfora el papel y abre las anillas del canutillo.

El proceso se desarrolla en varias fases:

• Selección del canutillo: se elige el diámetro adecuado en función del número de hojas que se van a encuadernar, ayudándose de la guía o el selector de la máquina.

• Colocación del canutillo: se sitúa en el peine de la máquina y, mediante la palanca, se abren sus anillas para dejarlas listas.

• Perforación de las páginas: se introducen las hojas en la ranura de perforado y se acciona el mecanismo. La carga vertical del papel favorece un alineamiento consistente; conviene no exceder el número máximo de hojas por pasada para lograr un taladro limpio.

• Inserción de las hojas: las páginas ya perforadas se colocan sobre las anillas abiertas del canutillo.

• Cierre y vaciado: se cierran las anillas y se vacía la bandeja que recoge los residuos del perforado.

Este sistema convive con otros métodos de encuadernación (doble espiral o wire-o, térmica y espiral metálico), cada uno con su acabado propio, aunque el canutillo destaca por su flexibilidad y bajo coste. Como mantenimiento, basta con limpiar periódicamente los restos de papel acumulados en la bandeja de residuos.

Se denominan consumibles los elementos de una máquina que se agotan con el uso y deben reponerse o sustituirse. Conocer su naturaleza es clave para el mantenimiento y el control del gasto en reprografía.

El tóner es la tinta en polvo empleada en la xerografía. Según su composición se distingue:

• Tóner monocomponente: se utiliza directamente tal como viene en su envase.

• Tóner bicomponente: debe mezclarse con un producto llamado revelador (developer), que le sirve de base para distribuirse por el tambor. El revelador tiene una vida limitada y ha de renovarse cada cierto número de copias.

• Tóner líquido: se disuelve en un producto dispersante dentro de unas cubetas y busca abaratar el coste por copia.

Otros consumibles y piezas de desgaste habituales son:

• El tambor o cilindro fotosensible, que recibe la imagen y se deteriora con el tiempo; en muchos equipos es una unidad reemplazable por el propio usuario.

• El depósito o botella de tóner de desecho, que recoge el sobrante y debe vaciarse o cambiarse cuando se llena.

• La película de tinta de los faxes de transferencia térmica, que imprime un número determinado de hojas por rollo y no es reutilizable.

• Las grapas de las unidades de acabado y el propio papel.

Muchos de estos elementos se han diseñado como unidades reemplazables por el cliente, de modo que puedan sustituirse sin recurrir a un técnico, reduciendo así el tiempo de inactividad del equipo.

Un mantenimiento regular prolonga la vida útil de las máquinas de oficina y garantiza la calidad de las reproducciones. Como norma general, antes de cualquier limpieza debe desconectarse el interruptor principal y, cuando proceda, desenchufar el equipo.

Algunas pautas concretas son:

• Cristal de exposición: se limpia con un paño humedecido en alcohol o en un detergente muy suave. Nunca deben emplearse disolventes ni diluyentes, que pueden dañar la superficie.

• Faxes: conviene limpiar con regularidad los rodillos y los cabezales con un paño humedecido en alcohol; no debe usarse agua ni detergente.

• Inactividad prolongada: si la máquina no se va a utilizar durante mucho tiempo, se recomienda desenchufarla de la corriente, ya que, aunque el interruptor esté apagado, algunos equipos mantienen activo un calentador para evitar la condensación.

• Ventilación: no deben taparse las ranuras y aberturas de refrigeración ni situar el equipo junto a fuentes de calor, para prevenir el sobrecalentamiento.

• Limpieza del polvo acumulado en el enchufe y el entorno, que en presencia de humedad puede llegar a provocar averías o riesgo de incendio.

Muchas incidencias leves se resuelven apagando el equipo unos veinte segundos y volviéndolo a encender. Si el problema persiste tras las comprobaciones básicas, no debe desmontarse la máquina: las reparaciones internas corresponden al servicio técnico autorizado.

El manejo de las máquinas reproductoras y auxiliares exige observar medidas de seguridad para prevenir accidentes eléctricos, cortes, quemaduras o atrapamientos.

En el plano eléctrico se recomienda:

• Utilizar tomas con conexión a tierra y no manipular los enchufes con las manos mojadas.

• No sobrecargar las tomas de corriente ni los alargadores, y evitar que los cables queden en zonas de paso.

• Desenchufar el equipo ante humos, olores u ruidos anómalos, y no instalar líneas telefónicas durante tormentas.

En cuanto a los riesgos mecánicos y térmicos:

• En las fotocopiadoras e impresoras hay que extremar la precaución con el fusor, que alcanza temperaturas muy elevadas, especialmente al retirar atascos.

• En las destructoras no deben acercarse dedos, corbatas, pulseras ni cabello a la ranura de entrada, ni dejar que las manejen niños.

• En las guillotinas, la cuchilla debe mantenerse afilada y bien fijada; se activará el pestillo de seguridad cuando no se usen, se emplearán guías para alinear el papel (nunca las manos) y guantes de protección, sin retirar los mecanismos de seguridad ni acercarse hasta que la máquina detenga su movimiento.

• Las plastificadoras presentan superficies calientes durante su funcionamiento.

Como principio general, cada máquina debe usarse solo para los materiales para los que fue diseñada, siguiendo las instrucciones del fabricante, y ninguna reparación debe intentarse por cuenta propia.

El uso responsable de las máquinas reproductoras reduce el gasto de la Administración y su impacto ambiental. Existen numerosas prácticas y funciones orientadas al ahorro.

Para ahorrar papel:

• Copiar e imprimir a doble cara (dúplex), que reduce a la mitad el consumo de hojas.

• Utilizar la función de imágenes múltiples, que coloca dos o cuatro páginas reducidas en una sola cara, ideal para borradores y materiales de distribución.

• Previsualizar los documentos antes de imprimir para evitar copias erróneas, y reaprovechar como borrador el papel usado por una cara.

Para ahorrar tóner y tinta:

• Emplear el modo borrador o de ahorro de tóner cuando solo se necesite revisar un documento: la impresión sale más clara pero perfectamente legible.

• Imprimir en color únicamente cuando sea imprescindible, recurriendo al blanco y negro para el resto.

Para ahorrar energía:

• Aprovechar el modo de ahorro de energía o de espera, que reduce el consumo cuando el equipo no se está utilizando.

• Apagar las máquinas al final de la jornada.

Además, conviene configurar valores prefijados económicos (por ejemplo, el dúplex por defecto) y reciclar cartuchos y papel usado. Estas medidas, sencillas de aplicar, generan un ahorro económico apreciable y contribuyen a una gestión más sostenible de la oficina.

El manejo cotidiano de fotocopiadoras y equipos multifunción conlleva pequeñas incidencias que el usuario puede resolver siguiendo unas pautas básicas. El panel de la máquina suele indicar la naturaleza y la ubicación del problema.

Atascos de papel:

• Al producirse, la reproducción se detiene y se enciende el indicador correspondiente. Debe retirarse el papel con suavidad, tirando en el sentido del recorrido, para no dañar el tambor ni otros componentes.

• Hay que extremar la precaución con el fusor por su elevada temperatura y comprobar también las bandejas y las cubiertas de acceso.

• Para prevenirlos: usar papel de un paquete nuevo, airear las hojas, no superar la línea de llenado máximo y ajustar bien las guías.

Avisos habituales:

• Falta de papel: reponer o recolocar correctamente el papel.

• Reposición de tóner: abrir la cubierta, agitar suavemente el nuevo cartucho e insertarlo hasta que quede fijo.

• Botella de tóner de desecho llena: sustituirla.

Otros síntomas:

• Copias excesivamente claras: normalmente indica falta de tóner; se cambia el cartucho.

• No sale ninguna copia: comprobar que la cubierta no esté abierta y revisar los indicadores de papel, atasco o tóner.

• Fallo del alimentador: retirar grapas y clips de los originales, no sobrecargarlo y ajustar las guías.

Muchos problemas se corrigen apagando el equipo unos veinte segundos y encendiéndolo de nuevo. Si tras estas comprobaciones la máquina sigue sin funcionar, debe avisarse al servicio técnico.

Más allá de su tecnología, las fotocopiadoras se clasifican por su tamaño y su capacidad de producción, lo que determina el entorno al que están destinadas.

• Personales: constituyen la gama más simple y de menor tamaño. Suelen copiar al mismo tamaño que el original, sin posibilidad de reducción o ampliación, y carecen de casete de alimentación, por lo que el papel se coloca manualmente hoja a hoja. En muchas de ellas, el tambor, la lámpara y el tóner se integran en un módulo único que se sustituye completo cuando se agota. Su capacidad no supera las diez copias por minuto, por lo que se dirigen a un consumo muy reducido.

• De oficina: es la gama más extendida y variada. Incorporan sistema de reducción y ampliación, admiten al menos dos formatos de papel (habitualmente A3 y A4) y disponen de un depósito de tóner que se repone periódicamente. Pueden llevar, de forma opcional, alimentadores automáticos de originales y clasificadores de copias, alcanzando velocidades de entre doce y cuarenta copias por minuto.

• Profesionales o de alta producción: representan la gama más alta en capacidad, tamaño y automatización. Reúnen las prestaciones de las de oficina y añaden copia automática a dos caras, alzado y grapado de juegos, separación de imágenes y diagnósticos automáticos de calidad. Su producción es muy elevada, llegando en algunos modelos a unas ciento veinte copias por minuto.

Esta clasificación se complementa con la basada en el sistema (xerográficas de papel normal o electrostáticas de papel especial) y en el tipo de tóner utilizado (en polvo o líquido).

Las fotocopiadoras actuales, integradas por lo general en equipos multifunción, ofrecen un amplio repertorio de funciones que van mucho más allá de la simple copia.

Entre las prestaciones de formato destacan:

• Reducción y ampliación: permiten ajustar el tamaño de la imagen dentro de un amplio margen, habitualmente entre el 25 % y el 400 %.

• Copia a dos caras (dúplex), en cualquier combinación de originales a una o dos caras.

• Clasificación (alzado) y grapado automático de los juegos de copias.

• Creación de folletos: produce automáticamente impresiones a doble cara que, plegadas, forman un cuadernillo con las páginas en el orden correcto.

• Imágenes múltiples: reúne varias páginas reducidas (una, dos o cuatro) sobre una misma cara.

• Borrado de márgenes, desplazamiento de la imagen, inserción de cubiertas y separadores para transparencias.

En cuanto a la calidad de imagen, se puede definir el tipo de original (texto, foto, o texto y foto), aclarar u oscurecer la salida y activar la supresión del fondo para eliminar automáticamente los fondos oscuros de originales en papel de color o de periódico.

Adicionalmente, estos equipos suelen incorporar selección de bandeja y tamaño de papel, control de exposición automático, contador y auditor de copias para llevar el registro del uso, códigos de acceso para restringir su utilización y la posibilidad de guardar trabajos en el dispositivo para reutilizarlos posteriormente.

El uso correcto de una fotocopiadora sigue una secuencia ordenada de operaciones que conviene respetar para obtener buenos resultados y evitar incidencias.

• Encendido: se acciona el interruptor principal. Habitualmente, la posición ON indica que está encendida y OFF que está apagada.

• Calentamiento: una vez encendida, la máquina inicia un periodo de calentamiento durante el cual no pueden realizarse copias. Un indicador del panel avisa cuando el equipo está listo. Este tiempo puede aprovecharse para colocar los originales.

• Comprobación: antes de copiar se revisa el panel frontal para descartar avisos y se verifica que la bandeja contenga papel suficiente y bien colocado.

• Fotocopiado: se sitúa el original sobre el cristal de contacto (cara abajo) o en el alimentador automático (cara arriba). En el teclado se introduce el número de copias y, si procede, el tamaño; si no se indica nada, la máquina realiza una sola copia al tamaño del original. Se pulsa la tecla de inicio y las copias terminadas salen a la bandeja de recepción.

• Cambio de original: para copiar un nuevo documento, se retira el anterior una vez que la lámpara de exposición se ha apagado, y se repite la operación.

En los equipos multifunción, el procedimiento de colocación del original es idéntico tanto para copiar como para escanear. El estado y la cola de trabajos pueden consultarse en la pantalla del panel de control.