El movimiento y control de los fondos museográficos comprende el conjunto de procedimientos que garantizan que las piezas de la colección puedan desplazarse -dentro o fuera del museo- con seguridad, trazabilidad y respeto a los criterios de conservación. Todo movimiento debe quedar documentado: DOMUS y los libros de registro anotan cada salida, entrada, cambio de ubicación, depósito o préstamo, de modo que en cualquier momento se conozca dónde está cada bien y bajo qué responsabilidad.
Los movimientos pueden ser internos (cambios de sala, paso a almacén, taller de restauración) o externos. Entre los externos destacan los depósitos -cesión temporal de la custodia de un bien a otra institución sin transmitir la propiedad- y, sobre todo, los préstamos para exposiciones temporales. El préstamo es la salida temporal de una o varias piezas a otra institución que organiza una muestra. Se solicita mediante carta dirigida al director del museo prestatario, con antelación suficiente, detallando las obras solicitadas, las fechas y las condiciones de la exposición.
La institución solicitante debe asumir todos los gastos que genere el préstamo y hacerse responsable de la seguridad y conservación de los bienes 'clavo a clavo'. Esta cláusula significa que la cobertura y la responsabilidad se extienden desde el instante en que la obra se descuelga de su ubicación en el museo prestatario hasta que vuelve a colgarse en el mismo lugar a su regreso, cubriendo todas las fases intermedias: embalaje, transporte de ida, permanencia en la exposición, transporte de vuelta y desembalaje. El seguro se contrata por el valor de tasación acordado para cada pieza, y la póliza -habitualmente en modalidad 'clavo a clavo'- debe remitirse al museo prestatario y estar en vigor antes de la salida física de los bienes.
Cada movimiento se formaliza mediante actas: el acta de entrega y el acta de recepción recogen el estado de conservación de la pieza en el momento de salir y de llegar, acompañadas de informes fotográficos, de manera que puedan detectarse daños atribuibles al transporte o a la estancia. El embalaje se realiza con materiales adecuados y estables (cajas isotérmicas, espumas, sistemas antivibración) diseñados según las características y fragilidad de cada objeto, y su preparación puede exigir aclimatación previa.
En los préstamos importantes, la pieza viaja acompañada por un correo o 'courier': un profesional del museo prestatario que supervisa el embalaje, el transporte, la manipulación y la instalación, y comprueba las condiciones en destino. El transporte debe efectuarse por empresas especializadas, en vehículos climatizados y con seguridad adecuada, controlando temperatura, humedad y vibraciones durante todo el trayecto. La coordinación de calendario, rutas, seguros, correos y condiciones ambientales es esencial para que el movimiento se realice sin riesgo para el patrimonio y con plena garantía de su devolución en las mismas condiciones en que salió.