La ordenación de los fondos puede seguir el sistema de numerus currens, que asigna a cada documento un número correlativo según su orden de llegada con independencia de la materia, idóneo para los depósitos cerrados; o la ordenación sistemática, que ordena por materias mediante una clasificación como la CDU, propia del libre acceso. La signatura topográfica es el código que indica la localización física del documento y se coloca en el tejuelo, en el lomo. La conservación preventiva es la actuación indirecta sobre el entorno y la manipulación para evitar el daño antes de que se produzca, frente a la restauración, que es la intervención directa sobre el documento ya deteriorado. Los principales agentes de deterioro son la humedad (que favorece los hongos por encima del 65-70 por ciento de humedad relativa), la luz ultravioleta (acumulativa e irreversible), la temperatura elevada y los agentes biológicos. El recuento es la comprobación física periódica de los fondos; el inventario añade el cotejo con el catálogo. El expurgo es la retirada crítica de fondos, procedimiento distinto del recuento.
Art. 301