El Sistema Archivístico de la Defensa (SAD)

1. Normativa reguladora

La norma básica es el Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares (BOE núm. 303, de 19 de diciembre de 1998), que sigue vigente. Ha sido modificado, entre otras normas, por el Real Decreto 33/2023, de 24 de enero, que dio nueva redacción a su disposición adicional primera (relación de Archivos Nacionales).

El Reglamento sustituyó a una normativa decimonónica, que derogó expresamente:

• el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares, de 1 de septiembre de 1898;

• el Reglamento para el Servicio del Archivo Central del Ministerio de Marina, de 7 de enero de 1885;

• la Orden de 16 de mayo de 1953 del Ministerio del Aire.

Según el preámbulo del RD 33/2023, el RD 2598/1998 «supuso una profunda remodelación de los archivos militares, en la medida en que estableció un marco común reglamentario para el conjunto del Ministerio de Defensa y creó el Sistema Archivístico de la Defensa con cuatro subsistemas archivísticos».

Lo desarrolla la Orden PRA/1925/2016, de 14 de diciembre, por la que se determina el órgano de dirección del Sistema Archivístico de la Defensa y se regula la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa (deroga la anterior Orden PRE/447/2003, de 27 de febrero).

Fuente: RD 2598/1998 (BOE-A-1998-29347), disposición derogatoria única; RD 33/2023 (BOE-A-2023-2025), preámbulo y disposición final primera; Orden PRA/1925/2016 (BOE-A-2016-12118).

1.1. Ámbito y concepto

• Ámbito (art. 1 del Reglamento): se aplica «a todos los archivos militares españoles, así como a los servicios técnicos o docentes relacionados con ellos o con las actividades que competen a la Administración militar en la protección de su patrimonio documental».

• Archivos militares (art. 2): los conjuntos orgánicos de documentos reunidos por los órganos centrales y periféricos del Ministerio de Defensa y sus organismos autónomos, y por los Cuarteles Generales y unidades del Ejército de Tierra, la Armada y el Ejército del Aire, así como las instituciones culturales donde se reúnen y conservan. Integran el Patrimonio Documental Militar Español y se rigen por la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, sus normas de desarrollo y el Reglamento.

• Sistema Archivístico de la Defensa (art. 16): «Constituyen el Sistema Archivístico de la Defensa el conjunto de organismos que estructuran, conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por la Administración militar en cada una de sus etapas».

Fuente: RD 2598/1998, Reglamento, arts. 1, 2 y 16.

1.2. Volumen documental

Según el Ministerio de Defensa, este custodia el mayor volumen de patrimonio documental del Estado después del Ministerio de Cultura: contando sus 26 archivos históricos y los intermedios militares, sus fondos ocupan más de 150 kilómetros de estantería. El contenido arranca de finales del siglo XVIII, aunque el grueso es posterior a 1850.

Fuente: Ministerio de Defensa, «El Sistema Archivístico de la Defensa» (defensa.gob.es, 2024).

2. Órganos del Sistema

2.1. Composición (art. 17 del Reglamento)

Integran el SAD:

1. Los órganos y unidades de dirección y planificación técnica integrados en el órgano que ejerza la Dirección del Sistema.

2. Los órganos asesores: la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.

3. Los restantes órganos de dirección y planificación técnica y todos los archivos militares, como unidades ejecutivas, articulados en cuatro subsistemas:

• Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra;

• Subsistema Archivístico de la Armada;

• Subsistema Archivístico del Ejército del Aire;

• Subsistema Archivístico del Órgano Central, que abarca todos los organismos del Ministerio de Defensa no incluidos en los anteriores.

Fuente: RD 2598/1998, Reglamento, art. 17.

2.2. Órgano de dirección: la Secretaría General Técnica

Según el art. 2 de la Orden PRA/1925/2016, «El órgano de dirección del Sistema Archivístico de la Defensa es la Secretaría General Técnica del Ministerio de Defensa», que coordina las bibliotecas, archivos y museos del Departamento y su patrimonio cultural y gestiona el subsistema archivístico del órgano central, funciones que desarrolla la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural.

• El Secretario General Técnico es el máximo responsable del SAD.

• De él dependen funcionalmente los órganos de dirección de los Subsistemas del Ejército de Tierra, de la Armada y del Ejército del Aire, y los archivos de los organismos autónomos del Departamento.

Por tanto, los archivos militares dependen del Ministerio de Defensa, no del Ministerio de Cultura.

Fuente: Orden PRA/1925/2016, art. 2.

2.3. Junta de Archivos Militares (art. 3 de la Orden)

• Es «el máximo órgano consultivo del Ministro de Defensa en materia de archivos»; depende orgánica y funcionalmente de la Secretaría General Técnica.

• Presidente: el Secretario General Técnico, por delegación del Ministro de Defensa.

• Vocales: el Subdirector General de Publicaciones y Patrimonio Cultural (que es también Secretario, con voz y voto); el Director del Instituto de Historia y Cultura Militar del Ejército de Tierra; el Director del Órgano de Historia y Cultura Naval de la Armada; el Jefe del Servicio Histórico y Cultural del Ejército del Aire; y el Subdirector General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (denominación de 2016).

• El Presidente puede designar como vocales a dos expertos de reconocido prestigio, uno en Archivos y otro en Historia.

Fuente: Orden PRA/1925/2016, art. 3.

2.4. Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa (art. 4 de la Orden)

• Es «el órgano específico del Ministerio de Defensa que estudia y dictamina las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración militar, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos».

• Presidente: el Secretario General Técnico, por delegación del Ministro. Vicepresidente: el Subdirector General de Publicaciones y Patrimonio Cultural.

• Vocales: un representante de cada Subsistema Archivístico; un representante del Estado Mayor de la Defensa, del Gabinete del Ministro, del Gabinete del Secretario de Estado de Defensa, del Gabinete Técnico del Subsecretario y del Gabinete Técnico del Secretario General de Política de Defensa; un representante de la Asesoría Jurídica General de la Defensa; un representante de la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural (que ejerce la Secretaría); y un representante de la Dirección General u organismo autónomo cuya documentación se examine.

• Pueden asistir expertos con voz pero sin voto.

Fuente: Orden PRA/1925/2016, art. 4.

3. Tipos de archivo: el ciclo vital (art. 18 del Reglamento)

Cada subsistema estructura sus archivos para custodiar sucesivamente la documentación desde su producción hasta su conservación definitiva:

Además, el Real Instituto y Observatorio de la Armada, el Instituto Hidrográfico de la Marina y el Servicio Geográfico del Ejército cuentan con un archivo propio que puede cubrir, para su documentación científica, las etapas de archivo central, intermedio e histórico.

Otros preceptos del Reglamento completan el esquema:

• Archivos intermedios (art. 20): existe uno en cada Cuartel General (Archivo General del Cuartel General del Ejército, de la Armada y del Ejército del Aire), uno en el órgano central (Archivo General de Defensa) y uno en cada Región o Zona Militar, Marítima o Aérea.

• Archivos históricos (art. 21): «Cada subsistema contará, al menos, con un archivo histórico. Todos los archivos históricos militares tendrán el carácter de Archivos Nacionales.»

• Creación (art. 22): la creación, fusión o reordenación de los Archivos Militares Nacionales se hace por Real Decreto, a propuesta del Ministro de Defensa y previo informe de la Junta de Archivos Militares (art. 61.2 de la Ley 16/1985).

Como aplicación práctica en el Ejército de Tierra, las hojas de servicio del personal militar profesional pasan al Archivo General Militar de Segovia cuando han transcurrido veinte años desde la fecha de retiro o fallecimiento.

Fuente: RD 2598/1998, Reglamento, arts. 18, 20, 21 y 22; Instituto de Historia y Cultura Militar, Guía. Archivos donde se custodia documentación de personal del Ejército de Tierra (2021), apdo. 2.4.

4. Los Archivos Nacionales militares

4.1. La disposición adicional primera del RD 2598/1998

A efectos de la Ley 16/1985, la disposición adicional primera declara expresamente Archivos Nacionales los siguientes archivos históricos militares.

Son, por tanto, ocho Archivos Nacionales en el SAD.

Fuente: RD 2598/1998, disposición adicional primera, en su redacción original y en la dada por la disposición final primera del RD 33/2023.

4.2. Subsistema del Ejército de Tierra

La dirección del Subsistema Archivístico del Ejército de Tierra corresponde al Instituto de Historia y Cultura Militar (IHYCM). Sus archivos nacionales son:

• Archivo General Militar de Segovia. Creado por un Real Decreto firmado por la reina regente María Cristina el 22 de junio de 1898, es el más antiguo de las Fuerzas Armadas. Tiene su sede en el Alcázar de Segovia, al que llegó la documentación de las Armas de Caballería, Infantería e Ingenieros y del Consejo Supremo de Guerra y Marina, que se unió al archivo del Arma de Artillería ya instalado allí. Custodia las hojas de servicio del personal profesional del Ejército de Tierra desde mediados del siglo XVIII.

• Archivo General Militar de Madrid, nueva denominación del antiguo Archivo Central del Servicio Histórico Militar.

• Archivo General Militar de Guadalajara. Su creación y ubicación en el antiguo Cuartel de San Fernando se aprobaron por Orden de 18 de abril de 1967, para descongestionar los fondos del archivo del Ministerio del Ejército en Madrid. Custodia los expedientes de tropa del Servicio Militar Obligatorio y recibió de Segovia, entre 1981 y 1984, documentación de las Zonas de Reclutamiento y de batallones disciplinarios.

• Archivo General Militar de Ávila. Creado en 1993 para aumentar el espacio de los archivos históricos del Ejército de Tierra, porque tanto el Archivo Central del Servicio Histórico Militar (hoy Archivo General Militar de Madrid) como el de Segovia estaban al límite de su capacidad. Ocupa el Palacio de Polentinos, antigua sede de la Academia de Intendencia; su núcleo inicial fue el antiguo Archivo Histórico de la Campaña.

• Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos del Centro Geográfico del Ejército (antes, del Servicio Geográfico del Ejército). Remonta sus orígenes a 1810, cuando el Consejo de Regencia creó el Cuerpo de Estado Mayor y fundó el Depósito de la Guerra. El 13 de noviembre de 1980 el Rey Juan Carlos I inauguró el archivo en el Acuartelamiento «Alfonso X», en el barrio de Campamento (Madrid).

Fuente: Instituto de Historia y Cultura Militar, Guía (2021); Patrimonio Cultural de Defensa, páginas de historia del Archivo General Militar de Segovia, de Guadalajara y de Ávila y del Archivo Cartográfico y de Estudios Geográficos; RD 2598/1998, disposición adicional primera.

4.3. Subsistema de la Armada: el Archivo Histórico de la Armada (RD 33/2023)

Hasta 2023 las funciones de archivo histórico de la Armada se repartían entre dos archivos nacionales: el Archivo General de la Marina «Álvaro de Bazán» y el Archivo del Museo Naval.

El Real Decreto 33/2023, de 24 de enero, por el que se reordenan orgánicamente los archivos históricos militares de la Armada (en vigor el 26 de enero de 2023), dispone:

• «El Archivo del Museo Naval cambia su denominación por la de Archivo Histórico de la Armada, uniendo a sus finalidades y funciones actuales las correspondientes al Archivo General de la Marina «Álvaro de Bazán», e integrando los recursos materiales y personales de este con los suyos propios» (artículo único.1).

• Es un archivo de titularidad estatal y carácter nacional, integrado en el SAD a través del Subsistema Archivístico de la Armada (artículo único.2).

• Sedes (artículo único.4):

• sede «Álvaro de Bazán», en Viso del Marqués (Ciudad Real) —El Viso del Marqués—, en el Palacio de los Marqueses de Santa Cruz;

• sede «Juan Sebastián de Elcano», en Madrid.

• «A partir de la entrada en vigor de este real decreto, el Archivo Histórico de la Armada será el único archivo nacional de la Armada.»

• Sus fondos son los del antiguo Archivo General de la Marina «Álvaro de Bazán», los del Archivo del Museo Naval (salvo los referidos a la gestión de las piezas del Museo) y los fondos históricos del Archivo General del Cuartel General de la Armada (artículo único.5).

Por tanto, el nombre «Álvaro de Bazán» designa hoy una sede del Archivo Histórico de la Armada, no un archivo nacional independiente.

Fuente: RD 33/2023 (BOE-A-2023-2025); Patrimonio Cultural de Defensa, nota sobre la publicación del RD 33/2023.

4.4. Subsistema del Ejército del Aire: Archivo Histórico del Ejército del Aire y del Espacio

Declarado Archivo Nacional en 1998 como «Archivo Histórico del Ejército del Aire», el RD 33/2023 completó su denominación como Archivo Histórico del Ejército del Aire y del Espacio, en aplicación del Real Decreto 524/2022, de 27 de junio, que cambió la denominación del Ejército del Aire por la de Ejército del Aire y del Espacio. Tiene su sede en el Castillo de Villaviciosa de Odón (Madrid) y su misión es recoger, conservar y difundir la documentación de conservación permanente de los órganos que dependen o han dependido del Ejército del Aire y del Espacio.

Fuente: RD 33/2023, preámbulo y disposición final primera; Ejército del Aire y del Espacio, página del Archivo Histórico.

4.5. Subsistema del Órgano Central: Archivo General e Histórico de Defensa

• Creado por el Real Decreto 1674/2011, de 18 de noviembre, integrado en el Subsistema Archivístico del Órgano Central, con sede principal en Madrid. Es de titularidad estatal y carácter nacional (declarado Archivo Militar Nacional conforme al art. 22 del Reglamento) y tiene la doble condición de archivo intermedio e histórico.

• Sus fondos proceden del Órgano Central y sus centros directivos, de los órganos periféricos y organismos autónomos del Ministerio y de los órganos que gestionan los Cuerpos Comunes de las Fuerzas Armadas.

• El RD 33/2023 lo incorporó a la relación de Archivos Nacionales de la disposición adicional primera.

• Conserva 90.393 unidades de instalación con más de dos millones de expedientes y 11 kilómetros lineales de documentos.

Fuente: RD 1674/2011 (BOE-A-2011-18143), arts. 1 a 4; RD 33/2023, preámbulo; Ministerio de Defensa, «El Sistema Archivístico de la Defensa» (2024).

5. Integración en el Sistema Español de Archivos

Aunque dependen del Ministerio de Defensa, los archivos militares se integran en el sistema estatal. El art. 112 del Reglamento dispone: «El Sistema Archivístico de la Defensa y los órganos y unidades en él integrados, como archivos estatales que son, forman parte del Sistema Español de Archivos, definido en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Por tanto, se someten a la normativa y directrices existentes para el mismo.»

Fuente: RD 2598/1998, Reglamento, art. 112.

6. Acceso a los archivos militares (capítulo X del Reglamento)

Fuente: RD 2598/1998, Reglamento, arts. 64 a 78.