Tipos de archivos según el ciclo vital de los documentos

1. Marco legal: el Real Decreto 1708/2011

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, establece el Sistema Español de Archivos y regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (AGE) y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE núm. 284, de 25 de noviembre de 2011).

1.1 Conceptos previos (art. 2.2)

• Ciclo vital de documentos (art. 2.2.e): «Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.»

• Calendario de conservación (art. 2.2.f): «Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.»

Idea clave: el RD 1708/2011 no fija en su articulado plazos en años para ninguna fase. Los plazos de permanencia de cada serie documental en cada tipo de archivo los determina el calendario de conservación (véase el apartado 1.7).

Fuente: RD 1708/2011, art. 2.2.

1.2 Clases de archivos (art. 8)

«Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en:

a) Archivos de oficina o de gestión.

b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos.

c) Archivo intermedio.

d) Archivos históricos.»

• Son cuatro clases, no tres.

• La denominación exacta de la segunda clase es «Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos» (no solo «archivo central»).

• El «archivo intermedio» figura en singular en la letra c).

• La segunda edad de la doctrina clásica se desdobla aquí en dos clases jurídicas distintas: archivo general o central y archivo intermedio (véase el apartado 2).

Fuente: RD 1708/2011, art. 8.

1.3 Archivos de oficina o de gestión (art. 9)

«Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.»

Funciones:

1. Apoyar la gestión administrativa.

2. Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.

3. Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.

4. Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.

5. Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.

El artículo no da un número de años para la permanencia en la unidad productora: remite al calendario de conservación.

Fuente: RD 1708/2011, art. 9.

1.4 Archivos generales o centrales de los Ministerios (art. 10)

«Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.» (art. 10.1)

Funciones del Archivo Central (art. 10.1):

1. Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental.

2. Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.

3. Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.

4. Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos.

5. Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados.

6. Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.

7. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.

8. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.

Además, los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian, comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (art. 10.2).

Fuente: RD 1708/2011, art. 10.

1.5 Archivo intermedio (art. 11)

«El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según la normativa vigente.»

El Archivo General de la Administración tiene su sede en Alcalá de Henares (Madrid). Como archivo intermedio de la AGE, adscrito al Ministerio de Cultura, tiene estas funciones:

1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.

2. Aplicar, en su caso, las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción y tramitando los preceptivos expedientes de eliminación.

3. Aplicar, en su caso, las resoluciones de dicha Comisión relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.

4. Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental de las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.

5. Establecer y valorar las estrategias para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos (emulación, migración y conversión de formatos).

6. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central, especialmente en los niveles superiores de descripción o macrodescripción.

7. Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.

Obsérvese el paralelismo: la 6.ª función del Archivo Central (transferir al archivo intermedio, con relación de entrega) se corresponde con la 7.ª función del archivo intermedio (transferir al archivo histórico, con los instrumentos de descripción).

Fuente: RD 1708/2011, art. 11; sede del Archivo General de la Administración: página oficial del AGA en cultura.gob.es (C/ Paseo de Aguadores, 2, 28804 Alcalá de Henares).

1.6 Archivos históricos (art. 12)

«1. Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura.

2. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado.»

Funciones del Archivo Histórico Nacional:

• a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración.

• b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los originales y fomentar su difusión.

• c) Establecer y valorar las estrategias para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos.

• d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración, especialmente de las unidades documentales.

• e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

Ámbito periférico (segundo apartado 2 del art. 12): «En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.»

Fuente: RD 1708/2011, art. 12.

1.7 Dónde se fijan los plazos: valoración y calendarios (arts. 14 y 15)

• Los archivos del Sistema deben «atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación, en cuanto a los plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de archivo» (art. 14.1.d).

• «Los calendarios de conservación, determinarán para cada serie o agrupación documental, las fases de actividad, semiactividad o inactividad administrativa y delimitaran los períodos de permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo definidos según el ciclo vital. En ningún caso se transferirán al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuando previamente la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado su eliminación.» (art. 15.3)

Por tanto, el instrumento que determina los plazos de permanencia de cada serie en cada clase de archivo es el calendario de conservación, no el articulado del Real Decreto.

Fuente: RD 1708/2011, arts. 14.1.d) y 15.3.

1.8 El Sistema de Archivos de la AGE (arts. 6 y 7)

• Definición (art. 6): «El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.»

• Composición (art. 7): «Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema.»

Fuente: RD 1708/2011, arts. 6 y 7.

---

2. Doctrina archivística: la teoría de las tres edades

Según Antonia Heredia Herrera (Archivística General: Teoría y Práctica, capítulo «Las tres edades de los documentos y los Archivos Intermedios»):

• La teoría de las tres edades la planteó Wyffels en 1972: «Wyffels, en 1972, planteó su teoría de las tres edades de los documentos que darían lugar a diferentes categorías de archivos.»

• Philip C. Brooks, en Estados Unidos, fue quien primero hizo referencia al ciclo vital de los documentos, lo que se tradujo en programas de records management (gestión de documentos) y en la creación de los archivos intermedios.

Las tres edades:

Heredia explica así el paso de dos a cuatro tipos de archivo: frente a la división anterior entre archivos administrativos (oficina y central) e históricos, «ahora se intercala el archivo intermedio entre el central de la institución —administrativo— y el histórico». Esta es la lógica de las cuatro clases del art. 8 del RD 1708/2011.

Comparación internacional (Heredia): «Los italianos establecen cuatro fases que se corresponden con este cuadro: archivo corriente, archivo de depósito, archivo intermedio, archivo histórico.» Los franceses, en cambio, establecen la equivalencia con nuestros archivos administrativos e históricos, con las denominaciones de archivos corrientes o en formación y archivos históricos.

2.1 Plazos orientativos de la doctrina

Heredia reproduce un cuadro con los espacios temporales que «aproximadamente» se adjudican a cada tipo de archivo:

La propia autora advierte que «en la práctica no siempre se cumplen los plazos que hemos establecido y por lo tanto no existe una delimitación clara y tajante entre los tipos de archivos», y que es habitual fusionar archivo central e intermedio en un solo archivo intermedio dentro de la institución.

Estas cifras son doctrinales y orientativas: no son plazos fijados por el RD 1708/2011, que remite a los calendarios de conservación.

Fuente: A. Heredia Herrera, Archivística General: Teoría y Práctica.

---

3. Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura define:

• Archivo de gestión (o de oficina): «Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.»

• Archivo central: «Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los 30 años de antigüedad.»

• Archivo intermedio: «Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de los archivos históricos provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los cincuenta años de antigüedad.»

• Archivo histórico: «Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos Administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.»

• Archivo histórico provincial: dentro del ciclo vital de los documentos, «ejerce el papel de archivo intermedio y archivo histórico».

• Ciclo vital de los documentos: «Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.»

El Diccionario se publicó en 1995 (2.ª edición, Subdirección General de los Archivos Estatales), de modo que la «normativa vigente» a la que se refieren esos plazos de 5, 30 y 50 años es anterior al RD 1708/2011. Hoy la Disposición transitoria primera de este Real Decreto establece que las normas y plazos de transferencias del Decreto 914/1969 «serán sustituidos progresivamente por los calendarios de conservación y normas técnicas de transferencia que se aprueben».

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), entradas citadas; RD 1708/2011, disposición transitoria primera.

---

4. Otras clasificaciones de los archivos

La clasificación por el ciclo vital es independiente de otras: un mismo archivo puede encajar a la vez en varias categorías según el criterio que se aplique.

• Por la titularidad y el régimen de su actividad:

• Archivo público: «Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho público.»

• Archivo privado: «Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho público.»

• Según la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español (art. 49), forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época de los organismos y entidades públicos (art. 49.2); los de más de cuarenta años de las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y de las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado (art. 49.3); y los de más de cien años de cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas (art. 49.4).

• Por el ámbito de la entidad productora: el Diccionario distingue, entre otros, el archivo de corporaciones locales, el archivo histórico provincial, el archivo regional («fondos documentales… producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional») y el archivo general (fondos de instituciones de ámbito nacional, supranacional o autonómico; su carácter «no deriva de la localización física o dependencia jurídica del mismo, sino del ámbito del organismo productor»), al que remite también el archivo nacional.

• Por su finalidad: archivos administrativos (los que reúnen documentos de las tres primeras etapas del ciclo vital: gestión, central e intermedio) e históricos.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura); Ley 16/1985, de 25 de junio, art. 49.

---

5. Resumen

1. El RD 1708/2011 clasifica los archivos del Sistema de Archivos de la AGE, según el ciclo vital, en cuatro clases: de oficina o gestión, generales o centrales, intermedio e históricos (art. 8).

2. Los archivos de oficina custodian los documentos «en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa» (art. 9).

3. El Archivo Central realiza «las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega» (art. 10.1, función 6.ª).

4. El Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares) es el archivo intermedio de la AGE (art. 11), y transfiere al Archivo histórico con los instrumentos de descripción (función 7.ª).

5. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la AGE (art. 12.2).

6. En el ámbito periférico, los Archivos Históricos Provinciales (o los que se creen en las Delegaciones de Gobierno) desempeñan las funciones de archivo intermedio e histórico.

7. Los plazos de permanencia de cada serie los fija el calendario de conservación (arts. 2.2.f, 14.1.d y 15.3), no el articulado del RD.

8. Doctrina (Heredia Herrera): teoría de las tres edades de Wyffels (1972); Philip C. Brooks, ciclo vital y records management; la segunda edad se refleja en los archivos centrales e intermedios.