T202 — Principio de procedencia, ciclo vital y continuum

Dossier de hechos verificables (Auxiliar de Archivos del Estado, C2)

Fuentes citadas: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), Wikipedia "Principio de procedencia y orden original" (contrastado con múltiples fuentes académicas), SAA Dictionary of Archives Terminology, artículos académicos sobre Schellenberg/Brooks/Pérotin/Upward, BOE (RD 1708/2011), y el extracto local tema2_elarchivo.txt (temario editorial 2013-2014, cita a su vez a Schellenberg, Molina Nortes/Leyva Palma, etc.).

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1. Principio de procedencia (respect des fonds / respeto a los fondos)

• El principio de procedencia establece que los documentos producidos por una institución u organismo (fondo) no deben mezclarse con los de otro productor; cada fondo se mantiene individualizado según su origen. (Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura — vía WebSearch)

• Origen histórico: el término se atribuye al archivista/historiador francés Natalis de Wailly, que en 1841 se opuso a la clasificación cronológica o temática de los fondos y a la mezcla de unos con otros. (Wikipedia "Principio de procedencia y orden original"; en.wikipedia.org "Natalis de Wailly"; en.wikipedia.org "Respect des fonds")

• La circular de 1841: de Wailly, como responsable de la Sección Administrativa de los Archivos Reales, redactó la circular ministerial (conocida como "Circular n.º 14", "Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départementales"), firmada por el Conde Tanneguy Duchâtel, Ministro del Interior francés, y fechada el 24 de abril de 1841. Establecía que los documentos debían agruparse según la naturaleza de la institución que los había acumulado. (en.wikipedia.org "Natalis de Wailly" / "Respect des fonds")

• El principio de procedencia es hoy universalmente aceptado (con matices) como base teórica y práctica de la archivística. (mundoarchivistico.com, citado en resultados de búsqueda)

• Del principio de procedencia se derivan dos subprincipios, según el Diccionario de Terminología Archivística:

• Principio de respeto a la estructura: la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución/organismo productor.

• Principio de respeto al orden original: no debe alterarse la organización dada al fondo por la institución u organismo productor. (Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura)

2. Principio de orden original (Registraturprinzip / Provenienzprinzip)

• El principio de orden original establece que los documentos deben conservarse en el orden en que fueron creados/organizados por la oficina o institución productora (el "productor"), y no deben reorganizarse por materias o asuntos. (Wikipedia "Principio de procedencia y orden original")

• Origen histórico: se desarrolló en Prusia, en 1881, en el marco de una normativa promulgada por el archivo prusiano bajo la dirección de Heinrich von Sybel. (resultados de búsqueda vía blog capacitacionarchivistica.blogspot.com, citando bibliografía archivística estándar; ⚠️ ver discrepancia abajo)

• En terminología alemana se distinguen dos conceptos relacionados:

• Provenienzprinzip ("principio de procedencia" en alemán): los documentos públicos deben agruparse según la unidad administrativa que los produjo.

• Registraturprinzip ("principio de la oficina de registro"/orden original): los documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que les dio la oficina productora (el "registrador"), y no reorganizarse por grupos temáticos.

(capacitacionarchivistica.blogspot.com, vía resultados de búsqueda)

• Relación entre ambos principios: el principio de procedencia opera a nivel de fondo (no mezclar procedencias distintas); el principio de orden original opera dentro de un mismo fondo (respetar la secuencia/estructura que le dio el productor). Ambos surgen como reacción frente a los sistemas de clasificación por materias, propios del s. XIX. (síntesis de Wikipedia "Principio de procedencia y orden original")

3. Ciclo vital de los documentos (records lifecycle): edades y tipos de archivo

• El ciclo vital del documento se articula clásicamente en tres edades, cada una asociada a un tipo de archivo:

1. Edad activa / de gestión: documentos en tramitación o de uso frecuente y constante por la unidad administrativa que los produce → archivo de gestión / de oficina.

2. Edad semiactiva / intermedia: documentos que ya no son de uso corriente pero se consultan como antecedente; el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario → archivo intermedio.

3. Edad inactiva / histórica: el documento adquiere valor permanente de conservación definitiva, con fines culturales/de investigación → archivo histórico.

(extracto local tema2_elarchivo.txt, líneas 742-752, citando a su vez a Molina Nortes/Leyva Palma, Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa, 1996; confirmado por bibliopos.es "Ciclo vital de los documentos: Teoría de las 3 edades")

• Autoría del paradigma del ciclo vital ("life cycle"): se atribuye a Philip Coolidge Brooks, quien lo propuso en 1940, comparando el documento con un organismo biológico (nace, vive/crece, decae y muere), con el objetivo de justificar la valoración (no todo documento merece conservación permanente). Brooks publicó posteriormente "El manejo de Archivos y Documentos" (Panamá, Ministerio de Educación, 1955). (resultados WebSearch sobre "Philip Brooks ciclo vital del documento")

• Theodore R. Schellenberg publicó en 1956 Modern Archives: Principles and Techniques, donde presenta conjuntamente la teoría de los valores primario y secundario y el ciclo vital de los documentos. El extracto local (tema2_elarchivo.txt, notas 3 y línea 25) usa la edición cubana: SCHELLENBERG, T. R., Archivos Modernos: Principios y técnicas, La Habana: Imprenta del Archivo Nacional, 1958. (WebSearch "Schellenberg valor primario valor secundario"; extracto local)

• ⚠️ Atribución discutida de la "teoría de las tres edades": además de Brooks (EEUU, 1940) y Schellenberg (EEUU/Cuba, 1956/1958), la literatura francófona atribuye la formulación explícita de la "teoría de las tres edades" (théorie des trois âges) al archivista francés Yves Pérotin, en su artículo de 1961 "L'administration et les trois âges des archives" (revista Seine et Paris, n.º 20), que acuñó los términos archives courantes (corrientes), archives intermédiaires (intermedias) y archives définitives/archivées (definitivas/históricas). (persee.fr; marieannechabin.fr, transcripción del artículo de 1961)

• ⚠️ Antonia Heredia Herrera, sin embargo, atribuye la formulación de la teoría de las tres edades al historiador belga Wyffels, en 1972. (bibliopos.es, citando a Heredia Herrera) — Esto contradice/matiza la atribución a Pérotin (1961) y Brooks (1940); son formulaciones paralelas o sucesivas en distintas tradiciones nacionales (EEUU / Francia / Bélgica-España), y los manuales españoles no son unánimes sobre a quién "atribuir" el origen de la teoría de las tres edades frente al ciclo vital de Brooks.

4. Valores del documento (teoría de Schellenberg)

• Schellenberg distingue dos grandes tipos de valor documental:

• Valor primario: el que tiene el documento para su propio productor, derivado de la necesidad de dejar constancia de los actos administrativos. Se subdivide en tres categorías: administrativo, legal (jurídico) y fiscal. Predomina en la fase activa (archivo de gestión). (WebSearch "Schellenberg valor primario valor secundario documentos archivo")

• Valor secundario: la utilidad posterior del documento como fuente para la investigación, una vez agotado su valor primario. Se subdivide en:

• valor testimonial/evidencial (evidentiary value): evidencia sobre la organización y funcionamiento de la entidad productora.

• valor informativo (informational value): información sobre personas, entidades, hechos, condiciones, etc., que trata la entidad productora, independiente de su relación con la propia organización.

(WebSearch, síntesis de fuentes académicas sobre Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques, 1956)

• El extracto local (tema2_elarchivo.txt, líneas 13-15) recoge esta misma idea aplicada a la definición de archivo: "la noción de archivo como depósito de documentos que han superado el estadio de la oficina o negociado de gestión y, por tanto, que han decaído en su valor primario y han desarrollado un valor secundario máximo, sirviendo como fuentes de información histórica".

• En la edad intermedia, el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario (idea recurrente en los manuales de la teoría de las tres edades). (bibliopos.es)

5. Teoría del continuum (records continuum)

• El Records Continuum Model (RCM) fue desarrollado en la década de 1990 por Frank Upward (Monash University, Australia), con aportaciones de sus colegas Sue McKemmish y Livia Iacovino. Se publicó por primera vez en el artículo de Upward de 1996, "Structuring the Records Continuum – Part One: Postcustodial principles and properties". (WebSearch "Frank Upward records continuum theory Australia"; en.wikipedia.org "Records continuum model")

• Se enmarca en un enfoque poscustodial y posmoderno (frente al enfoque custodial tradicional del ciclo vital). (en.wikipedia.org "Records continuum model")

• Diferencia clave con el ciclo vital, según la definición oficial del SAA Dictionary of Archives Terminology: el records continuum es "a model of recordkeeping practice that emphasizes the overlapping dimensions of recordkeeping and the related axes of accountability". El modelo del continuum "deemphasizes the time-bound stages of the life-cycle model": en lugar de fases lineales y sucesivas (activo → semiactivo → inactivo), concibe el documento a través de dimensiones superpuestas (create, capture, organize, pluralize) y ejes (identity, evidentiality, transactionality, recordkeeping entity) que actúan simultáneamente, no de forma secuencial. (dictionary.archivists.org, entrada "records continuum")

• El continuum rechaza la separación entre gestión activa y gestión archivística (records management vs. archival management), viéndolas como dimensiones integradas de un mismo proceso continuo — "two sides of the same coin" — en el que el archivero puede intervenir desde el momento mismo de la creación del documento, no solo cuando este deja de usarse administrativamente. (dictionary.archivists.org)

• Esta teoría cobra especial relevancia para el documento electrónico, cuyo ciclo de vida no encaja bien en fases estancas y sucesivas (el documento electrónico puede ser simultáneamente "activo" para la gestión y objeto de captura/preservación archivística desde su creación). (síntesis del contraste dimensional/lineal documentado en SAA Dictionary + Wikipedia "Records continuum model")

6. RD 1708/2011, de 18 de noviembre — clases de archivo según el ciclo vital

• Artículo 8 (Clases de Archivos) del RD 1708/2011: "Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en: a) Archivos de oficina o de gestión. b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos. c) Archivo intermedio. d) Archivos históricos." (BOE-A-2011-18541, texto consolidado, vía WebFetch)

• Artículo 2.2.e define "ciclo vital de los documentos" como "las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente." (BOE-A-2011-18541)

• Definiciones de cada tipo de archivo (mismo RD):

• Art. 9 — Archivos de oficina/gestión: "archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa."

• Art. 10 — Archivos generales o centrales: "archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación."

• Art. 11 — Archivo intermedio: "institución responsable de la custodia de los documentos generados (...) una vez finalizada su fase activa."

• Art. 12 — Archivos históricos: "instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español." (BOE-A-2011-18541, texto consolidado, vía WebFetch)

• Nota: el RD 1708/2011 desdobla la "edad activa" del esquema clásico de tres edades en dos tipos de archivo diferenciados (oficina/gestión, y general/central), manteniendo intermedio e histórico — es decir, el Sistema Español de Archivos de la AGE usa cuatro clases de archivo para las tres edades clásicas del ciclo vital. (síntesis propia a partir del art. 8-12 del RD 1708/2011)

7. Extracto local — dato adicional de contexto (ciclo vital / edades, mismo temario)

• El extracto tema2_elarchivo.txt (líneas 742-752), citando a MOLINA NORTES, J.; LEYVA PALMA, V. — Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa (Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996), resume las tres edades:

1. "Primera edad de circulación y tramitación de los asuntos iniciales. La documentación forma parte de los archivos de gestión o de oficina y es de uso frecuente. Es la etapa activa del documento."

2. "Segunda edad de conservación del expediente por ser objeto de consulta o de uso como antecedente. Es la etapa semiactiva."

3. "Tercera edad en que la documentación adquiere valor permanente y de conservación definitiva. Es la etapa inactiva desde el punto de vista de la administración."

• El mismo extracto (líneas 162-166) distingue terminología anglosajona/germana: los archivos corrientes/de oficina se denominan records (o registratur), y la gestión de archivo administrativo, records management — término que el propio texto matiza como impreciso porque "records management sólo designa lo que es sin adjetivos... sin especificar si los documentos están aún en las primeras etapas o fases de archivo o en las finales." Esto conecta con el debate lifecycle/continuum del §5: la distinción entre "fases" administrativas y archivísticas no está tan tajante como sugiere el modelo lineal clásico. (extracto local, síntesis propia)

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