Principio de procedencia, ciclo vital y continuum

1. Principio de procedencia (respect des fonds)

El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura lo define así:

«PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.»

Es decir, cada fondo se mantiene individualizado según su origen y no se mezcla con los documentos de otro productor.

Del principio de procedencia se derivan, según el mismo Diccionario, dos principios:

• Principio de respeto a la estructura: establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.

• Principio de respeto al orden original: establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), voz «Principio de procedencia».

1.1 Origen histórico: Francia, 1841

• El principio de respect des fonds fue formulado por primera vez por Natalis de Wailly en 1841, en una circular francesa sobre archivos.

• La circular de 24 de abril de 1841, «pour la mise en ordre et le classement des Archives départementales et communales» (para la puesta en orden y la clasificación de los archivos departamentales y comunales), estableció el principio del respeto a los fondos y fijó el cuadro de clasificación de los archivos departamentales franceses. Sus consignas se confirmaron para los archivos comunales por las instrucciones de 16 de junio de 1842.

• La circular fue firmada por el conde Tanneguy Duchâtel, ministro del Interior francés.

• Frente a los sistemas de clasificación por materias, el respect des fonds agrupa todos los documentos procedentes de una autoridad administrativa, corporación o familia en un fondo, según su origen y función.

Fuente: Archives du département du Rhône et de la métropole de Lyon; Society of American Archivists, Dictionary of Archives Terminology, voz «respect des fonds».

2. Prusia, 1881: el Provenienzprinzip y el orden original

• Heinrich von Sybel, director de los Archivos del Estado de Prusia desde 1875, introdujo el 1 de julio de 1881 el Provenienzprinzip (ordenación según el organismo que formó el registro, Registraturbildner) como nuevo reglamento para los trabajos de ordenación del Archivo Secreto del Estado de Prusia (Geheimes Staatsarchiv). Con ello se abandonó el Pertinenzprinzip (formación de fondos por materias).

• De esta normativa prusiana de 1881 procede el principio de respeto al orden original: los documentos de cada fondo se mantienen en el orden que les dio la oficina productora y no se reorganizan por materias o asuntos.

• En la terminología alemana se distinguen el Provenienzprinzip (principio de procedencia) y el Registraturprinzip (principio del registro, ligado al orden dado por la oficina productora).

Relación entre ambos principios: el principio de procedencia opera a nivel de fondo (no mezclar procedencias distintas); el de orden original opera dentro de un mismo fondo (respetar la organización que le dio el productor). El orden original es la organización y secuencia de los documentos establecida por su productor.

Fuente: Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, «Archivleitung» y «Archiv-Chronologie»; Society of American Archivists, Dictionary of Archives Terminology, voces «respect des fonds» y «original order».

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3. El ciclo vital de los documentos

3.1 Concepto

• Real Decreto 1708/2011, art. 2.2.e): «Ciclo vital de documentos: Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.»

• Diccionario de Terminología Archivística: «CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.» El término «edades de los documentos» remite a esta voz.

Fuente: RD 1708/2011, art. 2.2.e); Diccionario de Terminología Archivística, voces «Ciclo vital de los documentos» y «Edades de los documentos».

3.2 Las tres edades y los tipos de archivo

El ciclo vital se articula clásicamente en tres edades, cada una asociada a un tipo de archivo:

A lo largo del ciclo, el valor primario decrece a la vez que aumenta el valor secundario.

Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística:

• Archivo de gestión: «Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.» Con carácter general y salvo excepciones, no puede custodiar documentos de más de cinco años de antigüedad.

• Archivo central: coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por ellos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. Con carácter general, no puede custodiar documentos de más de 30 años.

• Archivo intermedio: recibe los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádica, y en él permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. Con carácter general, no puede conservar documentos de más de cincuenta años.

• Archivo histórico: recibe desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Archivo de gestión», «Archivo central», «Archivo intermedio» y «Archivo histórico».

3.3 Autoría del modelo

• El modelo del ciclo de vida presenta la vida del documento como una sucesión de etapas, al modo de un organismo vivo: creación, periodo activo (máximo valor primario, uso frecuente por la oficina productora), periodo semiactivo y, para una pequeña parte, conservación archivística definitiva.

• Se atribuye a Philip Coolidge Brooks, que lo propuso en 1940 comparando el documento con un organismo biológico que nace, crece, decae y muere.

• Theodore R. Schellenberg articuló este modelo junto con su teoría de los valores primario y secundario en Modern Archives: Principles and Techniques (1956). El modelo del ciclo de vida es el predominante entre los archiveros y gestores de documentos norteamericanos al menos desde los años sesenta.

Fuente: Society of American Archivists, Dictionary of Archives Terminology, voces «life cycle», «primary value» y «secondary value».

4. Los valores del documento (Schellenberg)

• Valor primario: el que tiene el documento para su propio productor, por la finalidad para la que fue creado. Schellenberg señala que los documentos públicos se crean para fines administrativos, fiscales, legales y operativos; el valor primario comprende así los valores administrativo, legal (jurídico) y fiscal (y el operativo). Predomina en la fase activa.

• Valor secundario: la utilidad del documento para fines distintos de aquel para el que se creó, sobre todo como fuente para la investigación, una vez agotado su valor primario. Schellenberg lo divide en:

• valor testimonial o evidencial (evidential value): prueba de la organización y funcionamiento de la entidad productora;

• valor informativo (informational value): información sobre personas, entidades, hechos o situaciones de que trata la entidad productora.

Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística:

• Valor primario: «Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo, etc.» (remite a valor administrativo, contable, fiscal, jurídico y legal).

• Valor secundario: «Aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.»

• Valoración: «Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservación o eliminación total o parcial.»

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Valor primario», «Valor secundario» y «Valoración»; Society of American Archivists, Dictionary of Archives Terminology, voces «primary value» y «secondary value».

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5. La teoría del continuum (records continuum)

• El Records Continuum Model se desarrolló en Australia, en la década de 1990, por Frank Upward.

• Se enmarca en un enfoque poscustodial y posmoderno, frente al enfoque custodial tradicional del ciclo vital.

• La Society of American Archivists lo define como «a model of recordkeeping practice that emphasizes the overlapping dimensions of recordkeeping and the related axes of accountability»: un modelo de gestión documental que pone el acento en las dimensiones superpuestas de la gestión de documentos y en los ejes de rendición de cuentas.

• Diferencia con el ciclo vital: el continuum resta importancia a las etapas temporales del modelo del ciclo de vida («deemphasizes the time-bound stages of the life-cycle model»). En lugar de fases lineales y sucesivas, concibe el documento a través de cuatro dimensiones —crear, capturar, organizar y pluralizar (create, capture, organize, pluralize)— y cuatro ejes —identidad, valor probatorio, transaccionalidad y entidad de gestión documental (identity, evidentiality, transactionality, recordkeeping entity)—, que interactúan simultáneamente.

• El continuum no distingue dónde termina la creación y gestión activa del documento y dónde empieza su gestión archivística: ambos usos son «las dos caras de una misma moneda». Por eso anima a los archiveros a intervenir antes, incluso a seleccionar los documentos que se conservarán desde el momento de su creación.

• Surge de la realidad de un entorno de trabajo cada vez más digital, por lo que resulta especialmente adecuado para el documento electrónico.

Fuente: Society of American Archivists, Dictionary of Archives Terminology, voz «records continuum».

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6. Las clases de archivo en el Real Decreto 1708/2011

Artículo 8 (Clases de Archivos):

«Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en: a) Archivos de oficina o de gestión. b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos. c) Archivo intermedio. d) Archivos históricos.»

Son, por tanto, cuatro clases de archivo. Su definición:

• Art. 9 — Archivos de oficina o de gestión: «aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa».

• Art. 10 — Archivos generales o centrales: «aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación».

• Art. 11 — Archivo intermedio: «la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación». El Archivo General de la Administración es el archivo intermedio de la Administración General del Estado.

• Art. 12 — Archivos históricos: «las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional». El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado.

El RD 1708/2011 desdobla la edad activa del esquema clásico en dos clases de archivo (oficina o gestión, y general o central) y mantiene el intermedio y el histórico: cuatro clases de archivo para las tres edades del ciclo vital.

Fuente: RD 1708/2011, arts. 8 a 12.