Correspondencia, plantillas y protección en Word 2016
1. Buscar
La opción «Buscar» está en la ficha Inicio, grupo Edición, junto a Reemplazar y Seleccionar (atajo Ctrl+B). No está en Revisar ni en Vista, aunque el Panel de navegación que abre sí pueda activarse desde Vista.
2. Combinación de correspondencia (ficha Correspondencia)
Grupos de la ficha, en el orden en que se usan:
| Grupo | Contiene |
|---|
| Crear | Sobres · Etiquetas |
| Iniciar combinación de correspondencia | tipo de documento · Seleccionar destinatarios · Editar lista de destinatarios |
| Escribir e insertar campos | Bloque de direcciones · Línea de saludo · Insertar campo combinado · Reglas · Asignar campos · Resaltar campos |
| Vista previa de resultados | recorrer registros · Buscar destinatario · Comprobación de errores |
| Finalizar | Finalizar y combinar (editar documentos individuales, imprimir, enviar mensajes de correo electrónico) |
El comando «Bloque de direcciones» está en el grupo «Escribir e insertar campos».
2.1 Origen de datos en Excel
Al elegir un libro de Excel como origen (Seleccionar destinatarios ▸ Usar una lista existente), Word obliga a elegir una tabla o un rango con nombre dentro del libro: muestra un cuadro con las hojas y los rangos con nombre disponibles, y hay que seleccionar uno. Conviene marcar La primera fila de datos contiene encabezados de columna.
2.2 Enviar como mensajes de correo
En Finalizar y combinar ▸ Enviar mensajes de correo electrónico, Word pide el campo «Para». Para que la opción funcione, el origen de datos debe contener un campo válido con la dirección de correo de cada destinatario; sin él, no hay a dónde enviar. Se elige además el asunto y el formato del mensaje.
3. Plantillas
-
Se crean desde Archivo ▸ Nuevo y se guardan con extensión .dotx (o .dotm, si incluyen macros).
-
Normal.dotm es la plantilla base sobre la que Word abre cualquier documento nuevo.
-
Al guardar un documento como plantilla, al abrirla después se genera un documento NUEVO basado en ella, dejando la plantilla intacta.
4. Marcadores y referencias cruzadas
Un MARCADOR es el vínculo que identifica y da nombre a una posición o a una selección concreta del documento para poder volver a ella o referenciarla (Insertar ▸ Vínculos ▸ Marcador). Las referencias cruzadas apuntan a esos marcadores, o a títulos, tablas, figuras y notas ya existentes.
5. Herramientas de tabla
Al seleccionar una tabla se activan dos fichas contextuales: Diseño y Presentación (así se llaman en Word 2016).
-
Diseño: estilos de tabla, sombreado y bordes.
-
Presentación: insertar y eliminar filas y columnas, combinar y dividir celdas, tamaño de celda, alineación, dirección del texto, ordenar y fórmulas.
Entre los comandos del grupo Combinar existen Combinar celdas, Dividir celdas y Dividir tabla. No existe ningún comando llamado «Dividir fila».
6. Edición colaborativa
Comentarios (Revisar ▸ Nuevo comentario, Ctrl+Alt+M), Control de cambios (Ctrl+Mayús+E), aceptar y rechazar cambios, y Comparar y Combinar documentos.
Desde Archivo ▸ Compartir, Word 2016 ofrece, entre otras, las opciones Compartir con otras personas, Presentar en línea (con el Servicio de presentaciones de Office, para que otros sigan el documento en su explorador web) y Publicar en blog; no hay ninguna opción para enviarlo por FTP. Fuente: Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/office/presentar-un-documento-en-l%C3%ADnea-mediante-el-servicio-de-presentaci%C3%B3n-de-office-1a85e35c-f1df-4698-a1a4-9d2e330c876d y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/office/present-a-document-online-using-the-office-presentation-service-1a85e35c-f1df-4698-a1a4-9d2e330c876d
7. Proteger documento
Archivo ▸ Información ▸ Proteger documento: Marcar como final · Cifrar con contraseña · Restringir edición · Restringir el acceso · Agregar una firma digital.
Combinación de correspondencia en Word 2016
La combinación de correspondencia (en inglés, mail merge) es una herramienta de Microsoft Word 2016 que permite fusionar un documento principal con un origen de datos para generar de forma automática y masiva múltiples documentos personalizados. Cada documento resultante mantiene la estructura y el formato del documento principal, pero incorpora datos variables procedentes del origen (nombre, dirección, número de expediente, etc.) de manera individualizada para cada registro.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil en entornos administrativos para la elaboración de notificaciones, convocatorias, cartas-modelo, etiquetas de envío, sobres y cualquier comunicación que deba personalizarse para un conjunto de destinatarios.
1. Concepto y elementos fundamentales
La combinación de correspondencia se sustenta en tres elementos:
-
Documento principal: contiene el texto fijo y los campos combinados que indican dónde se insertarán los datos variables. Puede ser una carta, un sobre, una etiqueta, un directorio o un mensaje de correo electrónico.
-
Origen de datos: es el archivo o base de datos que contiene los registros con la información variable. Puede ser una hoja de cálculo de Excel, una base de datos de Access, la libreta de contactos de Outlook, un archivo de texto delimitado (CSV o TXT) u otra lista.
-
Campos combinados: marcadores especiales insertados en el documento principal que se reemplazan por los valores reales del origen de datos en el momento de la combinación. Se identifican visualmente entre dobles comillas angulares: <<NombreCampo>>.
El resultado de la combinación es un conjunto de documentos finales, uno por cada registro del origen de datos (o por los registros que superen los filtros definidos).
2. Tipos de documentos finales
Word 2016 permite generar cinco tipos de documentos mediante la combinación de correspondencia:
| Tipo de documento | Descripción |
|---|
| Cartas | Documento de texto estándar personalizado para cada destinatario. Es el uso más frecuente en administración. |
| Mensajes de correo electrónico | El documento principal se envía como cuerpo de un correo electrónico a cada dirección de email del origen de datos. Requiere un cliente de correo compatible (Outlook). |
| Sobres | Genera sobres con la dirección del destinatario y, opcionalmente, del remitente, en el tamaño y formato seleccionado. |
| Etiquetas | Produce páginas de etiquetas adhesivas con los datos de cada destinatario. Permite seleccionar el tipo de etiqueta (Avery, APLI, etc.) según sus medidas. |
| Directorio o lista | Genera un único documento continuo con todos los registros del origen de datos, uno detrás de otro. Útil para directorios, listados o catálogos. |
3. Acceso a la combinación de correspondencia
En Word 2016, la combinación de correspondencia se gestiona desde la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones. Esta pestaña agrupa todos los comandos necesarios en los siguientes grupos:
-
Iniciar combinación de correspondencia: para seleccionar el tipo de documento y el origen de datos.
-
Escribir e insertar campos: para insertar campos combinados, el bloque de direcciones, la línea de saludo y las reglas.
-
Vista previa de resultados: para comprobar cómo quedará el documento con datos reales.
-
Finalizar: para completar la combinación (imprimir, generar nuevo documento o enviar por correo).
Existe también el Asistente para combinar correspondencia paso a paso, accesible desde el botón Iniciar combinación de correspondencia > Asistente para combinar correspondencia paso a paso, que guía al usuario a través de seis pasos secuenciales.
4. Proceso completo paso a paso
Paso 1: Seleccionar el tipo de documento
En la pestaña Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinación de correspondencia y se elige entre:
-
Cartas
-
Mensajes de correo electrónico
-
Sobres
-
Etiquetas
-
Directorio
-
Documento de Word normal (deshace la combinación activa)
Si se elige Sobres, aparece el cuadro de diálogo Opciones de sobre donde se configura el tamaño (C5, DL, Nº 10, etc.), la dirección del destinatario y la del remitente.
Si se elige Etiquetas, aparece el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta donde se selecciona el proveedor (Avery A4/A5, APLI, etc.) y el número de producto que determina las dimensiones y la distribución de las etiquetas en la página.
Paso 2: Seleccionar destinatarios
Una vez definido el tipo de documento, se hace clic en Seleccionar destinatarios. Word 2016 ofrece tres opciones:
a) Usar una lista existente
Permite conectar con un archivo externo:
-
Hoja de cálculo de Microsoft Excel (formato .xlsx, .xls, .csv)
-
Base de datos de Microsoft Access (.accdb, .mdb)
-
Archivo de texto delimitado por comas o tabulaciones (.csv, .txt)
-
Otros orígenes compatibles con ODBC
Al seleccionar un archivo de Excel, Word pregunta qué hoja del libro se utilizará como origen. Los encabezados de la primera fila de la hoja se convierten automáticamente en los nombres de los campos combinados.
b) Elegir de los contactos de Outlook
Importa los contactos de la libreta de direcciones de Microsoft Outlook. Requiere que Outlook esté configurado en el equipo.
c) Escribir una nueva lista
Abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, que permite introducir registros manualmente con campos predefinidos (Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, Provincia, Código postal, País, Teléfono, Dirección de correo electrónico, etc.). La lista se guarda como un archivo de base de datos de Access (.mdb) en la carpeta Mis orígenes de datos del perfil del usuario.
Paso 3: Editar la lista de destinatarios
Tras conectar con el origen, se puede acceder al cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia haciendo clic en Editar lista de destinatarios. Este cuadro permite:
-
Activar o desactivar registros mediante casillas de verificación para incluir o excluir destinatarios concretos.
-
Ordenar los registros haciendo clic en los encabezados de columna o mediante la opción Ordenar (hasta tres criterios de ordenación: ascendente o descendente).
-
Filtrar los registros mediante la opción Filtrar, que permite establecer condiciones sobre cualquier campo usando los operadores: igual a, no igual a, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, está en blanco, no está en blanco. Se pueden encadenar varias condiciones con Y u O.
-
Buscar duplicados: detecta registros con información repetida.
-
Buscar destinatario: localiza un registro concreto introduciendo un valor de búsqueda.
-
Validar direcciones: comprueba la validez del formato de las direcciones (requiere complemento adicional).
-
Editar la lista directamente (solo disponible si el origen es una lista creada en Word o Access).
Paso 4: Preparar el documento principal
Con el origen de datos conectado, se redacta o edita el texto fijo del documento principal. Este texto será igual para todos los destinatarios. Los datos variables se insertarán mediante campos combinados en el paso siguiente.
Paso 5: Insertar campos combinados
Desde el grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia, se dispone de los siguientes elementos:
a) Bloque de direcciones
Al hacer clic en Bloque de direcciones, se abre un cuadro de diálogo que permite combinar automáticamente varios campos (nombre, organización, dirección, ciudad, código postal, país) en un único campo llamado <<BloqueDeDirección>>. Word muestra una vista previa con los datos del primer registro y permite ajustar el formato del nombre (con/sin apellidos, con/sin tratamiento, etc.).
b) Línea de saludo
Al hacer clic en Línea de saludo, se configura un campo <<LíneaDeSaludo>> que genera saludos personalizados del tipo "Estimado/a señor/a García:". Se puede definir el formato del saludo y el texto alternativo para registros sin nombre.
c) Insertar campo combinado
Permite insertar cualquier campo del origen de datos en la posición del cursor. Al hacer clic en la flecha desplegable, aparece la lista de todos los campos disponibles (según los encabezados del origen de datos). Ejemplo: insertar <<Nombre>>, <<Apellidos>>, <<NIF>>, <<Dirección>>, <<Ciudad>>, <<CodigoPostal>>, etc.
Los campos combinados se muestran entre comillas angulares dobles (<<Campo>>) y con fondo gris cuando el cursor está sobre ellos. Si no se ven, se pueden activar mediante Resaltar campos de combinación.
d) Reglas
Las reglas permiten insertar lógica condicional en el documento:
| Regla | Función |
|---|
| Si...Entonces...SiNo | Inserta texto diferente según si un campo cumple una condición. Ejemplo: si el género es "M" mostrar "Estimado señor", si no, "Estimada señora". |
| Preguntar | Muestra un cuadro de diálogo durante la combinación para que el usuario introduzca un valor que se inserta en el documento. El valor se asocia a un marcador. |
| Rellenar | Pide un texto durante la combinación (para cada destinatario) y lo inserta en el lugar del campo. A diferencia de Preguntar, no lo guarda en un marcador. |
| Saltar registro si | Omite el registro actual si se cumple la condición especificada (el documento para ese registro no se genera). |
| Próximo registro | Pasa al registro siguiente sin empezar un documento nuevo (así se rellenan, por ejemplo, las etiquetas de una misma hoja). |
| Próximo registro si | Pasa al registro siguiente sin empezar un documento nuevo solo si se cumple la condición. |
| Asignar marcador | Asigna un valor a un marcador para usarlo después en el documento. |
| Combinar registro n.º | Inserta el número del registro en la lista de destinatarios (refleja la ordenación y el filtro aplicados). |
| Combinar secuencia n.º | Inserta un número que se incrementa en uno por cada registro combinado. |
La regla Si...Entonces...SiNo es la más utilizada en entornos administrativos para personalizar el género, el tratamiento o el contenido de una comunicación.
Paso 6: Vista previa de resultados
Haciendo clic en Vista previa de resultados, los campos combinados se sustituyen por los datos reales del primer registro, permitiendo comprobar el aspecto definitivo del documento. Desde este modo se puede:
-
Navegar entre registros con los botones de flecha (primero, anterior, siguiente, último) o introduciendo directamente el número de registro.
-
Buscar un destinatario concreto con Buscar destinatario.
-
Comprobar errores con Comprobar errores.
La función Comprobar errores ofrece tres opciones:
-
Simular la combinación e informar de errores en un nuevo documento (sin realizar la combinación real).
-
Completar la combinación mostrando los errores a medida que se producen.
-
Completar la combinación sin pausas y guardar los errores en un documento nuevo.
Paso 7: Finalizar y combinar
Una vez comprobado el resultado, se hace clic en Finalizar y combinar. Word 2016 ofrece tres opciones:
a) Editar documentos individuales
Genera un nuevo documento de Word que contiene todos los documentos combinados, uno por página (o sección, según el tipo). Este documento puede revisarse, editarse y guardarse antes de imprimir o distribuir. Esta opción es la más recomendable cuando se necesita revisar el resultado antes del envío definitivo.
Al elegir esta opción, aparece el cuadro de diálogo Combinar en documento nuevo donde se puede seleccionar:
-
Todos los registros
-
El registro actual
-
Un intervalo de registros (desde / hasta)
b) Imprimir documentos
Envía la combinación directamente a la impresora, sin generar un documento intermedio. Permite seleccionar todos los registros, el actual o un intervalo.
c) Enviar mensajes de correo electrónico
Solo disponible cuando el tipo de documento es Mensajes de correo electrónico. Abre el cuadro de diálogo Combinar con correo electrónico donde se configura:
-
Para: campo del origen de datos que contiene las direcciones de email.
-
Asunto: texto del asunto (puede incluir campos combinados).
-
Formato de correo: HTML (el predeterminado) o Texto sin formato; en los dos, el documento combinado va como cuerpo del mensaje.
Los mensajes se envían a través del cliente de correo predeterminado (habitualmente Outlook).
Word envía un mensaje individual a cada dirección de correo electrónico: no se pueden poner otros destinatarios en CC ni en CCO.
5. Combinar sobres
Al seleccionar Sobres como tipo de documento, el cuadro de diálogo Opciones de sobre permite:
Ficha "Opciones de sobre":
-
Tamaño del sobre: lista desplegable con tamaños estándar (C5 162x229 mm, DL 110x220 mm, C4 229x324 mm, Nº 10 241x105 mm, etc.) y la opción de definir un tamaño personalizado.
-
Dirección del destinatario: permite ajustar la fuente y la posición (distancia desde la izquierda y desde arriba) del bloque de dirección del destinatario.
-
Dirección del remitente: permite ajustar la fuente y la posición de la dirección del remitente. Se puede indicar si se omite (para sobres con ventanilla o preimpresos).
Ficha "Opciones de impresión":
- Indica la orientación de alimentación del sobre en la impresora (boca arriba, boca abajo, por la derecha, por la izquierda, etc.) según las capacidades del hardware.
Una vez configurado el sobre, se insertan los campos combinados correspondientes (habitualmente el Bloque de direcciones) y se completan los pasos habituales de vista previa y combinación.
6. Combinar etiquetas
Al seleccionar Etiquetas como tipo de documento, el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta permite:
-
Información sobre la impresora: impresoras de páginas continuas o de páginas normales (láser/inyección de tinta).
-
Proveedor de etiquetas: lista de fabricantes (Avery A4/A5, Avery Letter, APLI, Herlitz, Sigel, etc.).
-
Número de producto: selecciona el modelo concreto del fabricante, que determina el número de etiquetas por página, las dimensiones de cada etiqueta y los márgenes.
-
Nueva etiqueta: permite definir dimensiones personalizadas si el modelo no está en la lista.
Tras configurar el tipo de etiqueta, Word genera una tabla con todas las etiquetas de la página. En la primera etiqueta se insertan los campos combinados deseados. A continuación, se hace clic en Actualizar todas las etiquetas (en el grupo Escribir e insertar campos), que replica los campos de la primera etiqueta a todas las demás. Si se omite este paso, solo la primera etiqueta contendrá datos.
7. Uso de Excel como origen de datos
Microsoft Excel es el origen de datos más utilizado en la práctica administrativa. Consideraciones clave:
-
Los encabezados de la primera fila de la hoja de cálculo se convierten en los nombres de los campos combinados. Deben ser únicos y no contener caracteres especiales ni espacios iniciales.
-
Al conectar con un archivo Excel, Word muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla para elegir qué hoja del libro se utilizará. Si la primera fila contiene los encabezados (lo habitual), debe marcarse la casilla La primera fila contiene encabezados de columna.
-
Al preparar la hoja de cálculo para la combinación, la ayuda de Microsoft indica que hay que asegurarse de que todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.
-
Los datos deben estar en un rango continuo, sin filas ni columnas vacías intermedias.
-
Los formatos de celda de Excel (fechas, números, monedas) pueden no transferirse exactamente. Para controlar el formato de los campos en Word se pueden usar interruptores de campo (switches) en el código de campo.
-
Es recomendable guardar el archivo Excel antes de vincularlo a Word y no tenerlo abierto simultáneamente durante la combinación para evitar conflictos de acceso.
8. Uso de Access como origen de datos
Al usar una base de datos de Access, Word muestra el cuadro Seleccionar tabla, que lista las tablas y consultas disponibles. Las ventajas de Access son:
-
Permite usar consultas preexistentes con filtros y ordenaciones complejas definidas en Access.
-
Soporta relaciones entre tablas.
-
Mayor capacidad de registros que Excel para bases de datos grandes.
9. Campos combinados: códigos de campo y resultados
Internamente, cada campo combinado es un código de campo de Word. Los campos combinados tienen la sintaxis:
{ MERGEFIELD "NombreCampo" }
Por defecto, Word muestra el resultado del campo (el valor real del dato). Para ver el código de campo subyacente de un campo concreto, se coloca el cursor sobre él y se presiona Mayús+F9. Para alternar entre ver códigos de campo y resultados en todo el documento, se usa Alt+F9.
Esta distinción es relevante en exámenes de oposición: la pregunta puede referirse a la visualización del código de campo versus el resultado visible.
Los interruptores de campo permiten formatear la salida. Por ejemplo:
-
{ MERGEFIELD "FechaNacimiento" \@ "dd/MM/yyyy" } — formatea una fecha.
-
{ MERGEFIELD "Importe" \# "#.##0,00 €" } — formatea un número como moneda.
10. Reglas avanzadas: detalle
Si...Entonces...SiNo
Es la regla condicional fundamental. Al insertarla, Word solicita:
-
Nombre de campo: campo del origen de datos sobre el que se evalúa la condición.
-
Comparación: igual a, no igual a, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, está en blanco, no está en blanco.
-
Comparar con: valor de referencia para la comparación.
-
Insertar este texto: texto que aparece si la condición es verdadera.
-
Si no, insertar este texto: texto que aparece si la condición es falsa.
El código de campo generado es del tipo { IF "{ MERGEFIELD "Genero" }" = "F" "Estimada señora" "Estimado señor" }.
Preguntar
Muestra un cuadro de entrada durante la combinación para cada registro (o solo una vez). El valor introducido se asigna a un marcador de Word que puede referenciarse mediante un campo { REF MarcadorNombre }.
Rellenar
Pide un texto durante la combinación —al finalizar con Editar documentos individuales, Word lo pregunta para cada destinatario— y lo inserta en el lugar donde está el campo. A diferencia de Preguntar, no guarda la respuesta en un marcador, así que solo aparece en ese punto del documento.
Saltar registro si
Si la condición se cumple, el registro se omite y no se genera documento para él. Equivalente a un filtro dinámico basado en campo.
Próximo registro y Próximo registro si
Próximo registro hace que Word pase al registro siguiente sin empezar un documento nuevo: es lo que usa una hoja de etiquetas para poner una dirección distinta en cada etiqueta. Próximo registro si hace lo mismo solo cuando se cumple la condición. (La ayuda de Microsoft en español también los traduce como «Siguiente registro».) No existe una regla «Ir a registro si».
Combinar registro n.º
En inglés, Merge Record #. Inserta el número del registro en la lista de destinatarios, comenzando en 1; ese número refleja la ordenación y el filtro que se hayan aplicado antes de combinar. No es el número de documento generado.
Combinar secuencia n.º
En inglés, Merge Sequence #. Inserta un contador que se incrementa en uno por cada registro combinado: da el recuento de los registros del documento combinado. Útil para numerar notificaciones o documentos de forma correlativa.
11. Filtrar destinatarios: operadores y criterios
El cuadro de diálogo Filtrar y ordenar (accesible desde Editar lista de destinatarios > Filtrar) permite definir criterios de filtrado con los siguientes operadores:
| Operador | Descripción |
|---|
| Igual a | El campo tiene exactamente el valor especificado. |
| No igual a | El campo tiene cualquier valor distinto al especificado. |
| Menor que | El campo tiene un valor numéricamente o alfabéticamente menor. |
| Mayor que | El campo tiene un valor numéricamente o alfabéticamente mayor. |
| Menor o igual que | El campo es menor o igual al valor especificado. |
| Mayor o igual que | El campo es mayor o igual al valor especificado. |
| Está en blanco | El campo no contiene ningún valor. |
| No está en blanco | El campo contiene algún valor. |
Se pueden encadenar múltiples criterios usando los conectores lógicos Y (todas las condiciones deben cumplirse) u O (basta con que se cumpla una). Word 2016 permite hasta seis filas de criterios de filtro.
12. Ordenar destinatarios
En la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, se pueden definir hasta tres criterios de ordenación independientes, cada uno con:
-
Ordenar por: campo del origen de datos.
-
Tipo: texto, número o fecha.
-
Orden: ascendente o descendente.
El primer criterio es el principal; el segundo se aplica cuando el primero resulta en empate, y el tercero cuando los dos primeros coinciden.
13. Buscar destinatario
La opción Buscar destinatario (en el grupo Vista previa de resultados y en el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia) permite localizar registros específicos introduciendo un texto de búsqueda en cualquiera de los campos del origen de datos. Word navega directamente al primer registro que contenga dicho texto.
14. Comprobar errores
La función Comprobar errores realiza una verificación de la combinación antes de ejecutarla definitivamente. Detecta problemas como:
-
Campos combinados referenciados en el documento principal que no existen en el origen de datos.
-
Errores de sintaxis en reglas o códigos de campo.
-
Registros con datos inválidos para determinados campos.
Las tres modalidades de verificación son:
-
Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo: no genera los documentos finales, solo el informe de errores.
-
Completar la combinación y mostrar los errores a medida que se producen: realiza la combinación real y detiene el proceso cada vez que encuentra un error.
-
Completar la combinación sin pausas y anotar los errores en un documento nuevo: realiza la combinación real sin interrupciones y recoge todos los errores al final.
15. Diferencias entre las opciones de finalización
| Opción | Documento resultante | Revisión previa | Uso recomendado |
|---|
| Editar documentos individuales | Nuevo documento Word con todos los registros combinados | Si (se puede editar) | Cuando se necesita revisar o modificar documentos individuales antes de imprimir o enviar. |
| Imprimir documentos | Ninguno (va directamente a impresora) | No | Cuando se confía en el resultado tras la vista previa y se necesita imprimir de forma inmediata. |
| Enviar mensajes de correo | Ninguno (envío directo via Outlook) | No | Para envío masivo de correos personalizados. |
La opción Editar documentos individuales genera un documento con tantas secciones como registros, separadas por saltos de sección. Cada sección corresponde a un documento (carta, sobre, etc.) combinado con un registro.
16. Actualizar campos y vínculos
Cuando el documento combinado se guarda y se vuelve a abrir, los campos vinculados al origen de datos pueden quedar desconectados si el archivo del origen se ha movido o renombrado. Word 2016 intentará volver a conectar con el origen de datos al abrir el documento principal y puede mostrar un cuadro de diálogo solicitando confirmación o la ruta del nuevo archivo.
Para actualizar manualmente todos los campos del documento, se puede usar Ctrl+E (seleccionar todo) seguido de F9 (actualizar campos).
17. Consideraciones para exámenes de oposición
Los aspectos más frecuentemente evaluados en preguntas tipo test sobre combinación de correspondencia son:
-
Tipos de documentos finales: saber que son cinco (cartas, sobres, etiquetas, directorio y mensajes de correo electrónico).
-
Tipos de orígenes de datos: Excel, Access, Outlook, lista nueva de Word, archivo de texto delimitado.
-
Orden del proceso: primero se selecciona el tipo de documento, luego el origen de datos, luego se insertan los campos, luego se previsualiza y finalmente se combina.
-
Bloque de direcciones vs. campo individual: el bloque de direcciones agrupa varios campos en uno (<<BloqueDeDirección>>); los campos individuales se insertan por separado.
-
Regla Si...Entonces...SiNo: es la regla condicional de la combinación, no debe confundirse con una función de Excel.
-
Actualizar todas las etiquetas: paso obligatorio en etiquetas para replicar los campos de la primera a todas las demás.
-
Alt+F9: alterna entre ver el código de campo y el resultado en todo el documento.
-
Comprobar errores: permite simular la combinación antes de ejecutarla.
-
Editar documentos individuales vs. Imprimir: la primera genera un documento Word editable; la segunda va directamente a la impresora.
-
Los encabezados de Excel: la primera fila de la hoja se convierte en los nombres de los campos combinados.
-
Filtros: hasta seis criterios encadenables con Y/U O.
-
Ordenación: hasta tres criterios de ordenación.
-
Combinar secuencia n.º vs. Combinar registro n.º: el primero cuenta los registros combinados; el segundo da el número del registro en la lista de destinatarios, según su orden y filtro.