Correo electrónico: conceptos elementales y funcionamiento

Contenido GENÉRICO, común a cualquier cliente de correo. No describe menús ni atajos de un programa concreto: cuando el programa oficial de una oposición nombra un cliente (Outlook, Thunderbird…), esa materia va en el contenedor de ESE cliente.

Qué es

El correo electrónico es un servicio de red que permite intercambiar mensajes entre usuarios identificados por una dirección de correo. Es un servicio asíncrono: no exige que emisor y receptor estén conectados a la vez, porque el mensaje queda almacenado en el servidor del destinatario hasta que este lo recoge.

La dirección de correo

Tiene la forma buzón@dominio:

• La parte anterior a la arroba identifica el buzón dentro del dominio.

• La parte posterior identifica el dominio (la organización o el proveedor que gestiona ese buzón).

La arroba (@) separa ambas partes y es obligatoria. Las direcciones no distinguen mayúsculas de minúsculas en la parte del dominio.

Cómo viaja un mensaje

Intervienen dos familias de protocolos, y conviene no confundirlas:

La diferencia práctica entre POP3 e IMAP es dónde vive el correo: con POP3 en el equipo, con IMAP en el servidor. Por eso IMAP es el adecuado cuando se consulta el mismo buzón desde varios dispositivos.

El entorno de trabajo

Un cliente de correo organiza los mensajes en carpetas, y estas son comunes a todos:

• Bandeja de entrada: los mensajes recibidos.

• Bandeja de salida: los que están pendientes de enviarse.

• Elementos enviados: copia de los ya enviados.

• Borradores: los redactados y no enviados.

• Elementos eliminados / Papelera: los borrados, hasta su vaciado definitivo. Ese vaciado lo puede hacer el usuario a mano o el propio servicio de forma automática, y el plazo automático depende de cada servicio: en Gmail y en Outlook.com los mensajes que llevan 30 días en la Papelera / Elementos eliminados se eliminan solos (Gmail: «Una vez transcurridos 30 días: El mensaje se eliminará de forma permanente», https://support.google.com/mail/answer/7401?hl=es · https://support.google.com/mail/answer/7401?hl=en; Outlook.com: «…hasta que se vacíe manualmente o los correos electrónicos se eliminen automáticamente después de 30 días, lo que ocurra primero», https://support.microsoft.com/es-es/outlook/mailbox-storage-limits-in-outlook-1 · https://support.microsoft.com/en-us/outlook/mailbox-storage-limits-in-outlook-1). Por eso, como regla común a cualquier cliente, lo que marca el final es el vaciado, no un plazo fijo.

• Correo no deseado / Spam: los que el filtro considera basura.

Campos de un mensaje

• Para: destinatario o destinatarios principales.

• CC (con copia): destinatarios en copia. Todos los receptores ven estas direcciones.

• CCO (con copia oculta): destinatarios en copia cuyas direcciones NO ve el resto. Es el campo que debe usarse al escribir a muchas personas que no se conocen entre sí, porque evita difundir sus direcciones.

• Asunto: resumen del contenido.

• Cuerpo: el texto del mensaje.

• Datos adjuntos: ficheros que acompañan al mensaje.

Enviar, recibir, responder y reenviar

• Responder dirige la contestación solo al remitente.

• Responder a todos la dirige al remitente y a todos los destinatarios de «Para» y «CC» (no a los de CCO, que no son visibles).

• Reenviar manda el mensaje a un tercero que no lo había recibido; a diferencia de responder, conserva los datos adjuntos.

Reglas y filtros

Una regla (o filtro) es una acción automática que el cliente aplica a los mensajes que cumplen una condición: mover a una carpeta, marcar, reenviar, eliminar o avisar. Se compone de:

1. Una o varias condiciones (remitente, destinatario, palabras del asunto o del cuerpo, presencia de adjuntos, tamaño…).

2. Una o varias acciones a ejecutar.

3. Opcionalmente, excepciones que impiden aplicarla.

Las reglas se ejecutan en orden, y ese orden importa: una regla anterior puede mover o eliminar un mensaje antes de que otra llegue a verlo.

Gestión de contactos

La libreta de direcciones almacena los contactos con sus datos (nombre, una o varias direcciones, teléfono, organización). Permite:

• Dar de alta contactos manualmente o desde un mensaje recibido.

• Agruparlos en listas de distribución (o grupos de contactos), que envían a todos sus miembros escribiendo un único nombre.

• Importar y exportar la libreta, habitualmente en formato vCard (.vcf) o CSV.

Firma

La firma es un bloque de texto (nombre, cargo, datos de contacto) que el cliente añade automáticamente al final de los mensajes nuevos, para no tener que escribirlo cada vez. Puede configurarse más de una firma y elegir cuál se usa por defecto en mensajes nuevos y cuál en respuestas o reenvíos, que suele ser más breve. La firma se inserta al redactar; si se modifica después de enviado un mensaje, los ya enviados no cambian.

Respuesta automática (fuera de oficina)

La respuesta automática (también llamada aviso de ausencia o «fuera de oficina») es un mensaje que el cliente envía por sí solo, sin intervención del usuario, a quien escribe mientras está activada. Suele configurarse con una fecha de inicio y otra de fin, y con un texto distinto según el remitente sea de la propia organización o externo. A diferencia de una regla ordinaria, no reenvía ni copia el mensaje original: solo avisa al remitente de que la respuesta se demorará. Por eso conviene desactivarla al volver: si se olvida, sigue respondiendo automáticamente aunque el usuario ya esté leyendo el correo con normalidad.

Buenas prácticas y seguridad

• Usar CCO para envíos masivos a personas que no se conocen entre sí: es una obligación de protección de datos, no una cortesía.

• Desconfiar de mensajes que piden credenciales o datos bancarios con urgencia (phishing), aunque parezcan de un remitente conocido.

• No abrir adjuntos inesperados: son la vía habitual de entrada de código malicioso.

• Un mensaje enviado no se puede dar por retirado: la recuperación solo funciona en condiciones muy concretas y dentro de la misma organización.

Creación de mensajes

Al crear un mensaje se rellenan su encabezado (los campos) y su cuerpo. El formato de un mensaje de Internet lo fija un estándar común a todos los clientes (RFC 5322), y lo que sigue vale para cualquiera de ellos.

Campos obligatorios. Según ese estándar, los únicos campos obligatorios de un mensaje son la fecha de origen y el remitente. Todos los demás —incluidos los destinatarios y el asunto— son opcionales para el estándar, aunque el cliente avise si se envía sin asunto.

Responder a. Además de «Para», «CC» y «CCO», un mensaje puede llevar el campo «Responder a» (Reply-To): indica la dirección o direcciones a las que el autor sugiere que se envíen las respuestas, cuando no quiere que vayan a la dirección del remitente.

Qué pasa con CCO al enviar. El estándar admite varias formas de tratar la línea CCO al enviar. En la más habitual, la línea se elimina del mensaje, aunque todos los destinatarios —también los de CCO— reciben una copia. En cualquiera de ellas, los destinatarios de «Para» y «CC» no pueden ver quién iba en copia oculta.

Texto sin formato o HTML. El cuerpo puede escribirse en texto sin formato (solo caracteres) o en un formato enriquecido como HTML (negritas, colores, imágenes, enlaces). Es habitual que el cliente envíe las dos versiones del mismo contenido dentro del mensaje, como partes alternativas; el cliente del destinatario muestra la más rica que sea capaz de mostrar, salvo que el usuario haya elegido ver solo el texto sin formato.

Por qué un adjunto hace crecer el mensaje. El correo nació para transportar solo texto, así que los ficheros adjuntos se codifican como texto dentro del propio mensaje. Con la codificación habitual (Base64), cada 3 bytes del fichero se convierten en 4 caracteres, de modo que el adjunto ocupa aproximadamente un tercio más de lo que ocupa el fichero. El tamaño máximo admitido no lo fija el estándar, sino cada servidor de correo; y algunos clientes aplican además su propio límite a los adjuntos.

Confirmación de entrega y confirmación de lectura. Son dos avisos distintos que el remitente puede pedir:

• La confirmación de entrega la genera el sistema de correo e informa de si el mensaje se entregó, falló o se está retrasando. Dice que el mensaje llegó, no que se haya leído.

• La confirmación de lectura se solicita al destinatario, y es solo una petición: su cliente puede ignorarla sin avisar al remitente. Por eso no recibirla no prueba que el mensaje no se haya leído, y recibirla tampoco es una garantía.

Gestión del buzón: marcas, carpetas y búsqueda

Recibir el correo no termina al descargarlo: el buzón se organiza marcando los mensajes, moviéndolos a carpetas y buscándolos. Cuando el buzón se consulta por IMAP, esta organización vive en el servidor; lo que sigue lo fijan el estándar IMAP (RFC 9051) y su extensión de carpetas de uso especial (RFC 6154), comunes a cualquier cliente.

Las marcas de un mensaje. Cada mensaje lleva una lista de marcas (en inglés, flags) que el cliente pone o quita. El estándar define cinco marcas de sistema en uso (una sexta, \Recent, está obsoleta):

• Leído (\Seen): el mensaje se ha leído.

• Respondido (\Answered): el mensaje se ha respondido.

• Marcado o destacado (\Flagged): el mensaje requiere atención urgente o especial.

• Eliminado (\Deleted): el mensaje está marcado para borrarse después.

• Borrador (\Draft): el mensaje no ha terminado de redactarse.

Además de estas, el servidor puede admitir otras marcas, llamadas palabras clave, que no empiezan por barra invertida; por ejemplo, la que indica que el mensaje se ha reenviado ($Forwarded).

Leído y no leído. Al abrir el contenido de un mensaje, la marca de leído se pone sola. Existe una forma de consultar el mensaje que no la pone, y quitarla a mano devuelve el mensaje a «no leído». Si el servidor guarda la marca de forma permanente, que es lo habitual, un mensaje leído en el móvil aparece también como leído en el ordenador.

Eliminar en dos pasos. Marcar un mensaje como eliminado todavía no lo borra: el borrado definitivo lo hace una operación aparte (en inglés, expunge, «purgar»), que suprime de una vez todos los mensajes de la carpeta que llevan la marca de eliminado. Hasta entonces, quitar la marca recupera el mensaje.

Carpetas propias. Además de las carpetas comunes, el usuario puede crear sus propias carpetas, renombrarlas y borrarlas. La Bandeja de entrada (INBOX) es especial: es el buzón principal del usuario, no puede crearse de nuevo ni borrarse, y su nombre no distingue mayúsculas de minúsculas.

Mover y copiar. Copiar deja el mensaje en la carpeta de origen y pone una copia al final de la de destino. Mover lo coloca al final de la carpeta de destino y lo quita de la de origen en una sola acción: el efecto es el de copiarlo y borrar definitivamente solo ese original, sin que pase por el estado de marcado como eliminado. El estándar recomienda que, al copiarlo o moverlo, el mensaje conserve sus marcas.

Carpetas de uso especial y archivado. Cada servidor puede dar un nombre distinto a sus carpetas de enviados, borradores o papelera, así que el estándar permite que el servidor indique qué carpeta cumple cada función (RFC 6154): enviados, borradores, papelera, correo no deseado, archivo y otras. La carpeta de archivo sirve para sacar mensajes de la bandeja de entrada y quitarlos de en medio sin dejar de tenerlos accesibles; qué significa exactamente «archivar» depende del servidor.

Búsqueda. Se buscan los mensajes de una carpeta que cumplan uno o varios criterios: el remitente, el asunto o el texto contenido, la fecha, el tamaño o las marcas (por ejemplo, los no leídos o los marcados). Cuando se escriben varios criterios juntos, el resultado son los mensajes que cumplen todos a la vez. En campos como el remitente o el asunto, un criterio de texto encuentra el mensaje aunque lo buscado sea solo una parte de la palabra; en el cuerpo del mensaje, en cambio, el servidor puede exigir la palabra completa. Con las letras sin tilde ni eñe (caracteres ASCII), el estándar recomienda no distinguir mayúsculas de minúsculas.

Reglas en el servidor y contactos: los estándares Sieve y vCard

Lo que sigue amplía dos apartados del epígrafe —«Reglas/Filtros de mensaje» y «Gestión de contactos»— con lo que fijan dos estándares abiertos que cualquier programa puede implementar: el lenguaje de filtrado Sieve (RFC 5228, con su extensión de rechazo, RFC 5429) y el formato de contactos vCard (RFC 6350).

Dónde se aplican las reglas. Un filtro puede aplicarse en el programa de correo del usuario o en el servidor. Sieve es un lenguaje estándar para filtrar los mensajes en el momento de la entrega final, pensado para poder usarse tanto en un cliente como en un servidor, e independiente del protocolo con el que se consulte el buzón. Su lenguaje básico no tiene variables ni bucles, y no puede ejecutar programas externos: por eso puede ofrecerse en servidores donde el usuario no tiene permiso para ejecutar programas propios.

Condiciones. Una regla comprueba condiciones sobre el mensaje: una dirección (por ejemplo, la del remitente o la de un destinatario), el contenido de una cabecera (como el asunto), si una cabecera existe o el tamaño del mensaje. Varias condiciones se combinan de dos formas: que se cumplan todas a la vez (un «y» lógico) o que se cumpla al menos una (un «o» lógico); también puede invertirse una condición (un «no»).

Formas de comparar un texto. Al comparar, por ejemplo, el asunto con una palabra, hay tres formas:

• Igual a (:is): el texto tiene que ser exactamente el buscado. Es la forma que se usa cuando no se indica otra.

• Contiene (:contains): basta con que el texto buscado aparezca dentro.

• Coincide con un patrón (:matches): se usan comodines; el asterisco sustituye a cualquier número de caracteres (también a ninguno) y la interrogación, a un solo carácter.

Salvo que se indique otra cosa, la comparación no distingue mayúsculas de minúsculas en las letras sin tilde ni eñe (caracteres ASCII).

Condición de tamaño. Se comprueba si el mensaje, medido en octetos (bytes), es mayor que un límite o menor que un límite. Un mensaje que mida exactamente el límite no cumple ninguna de las dos.

Acciones. El estándar define cuatro acciones básicas:

• Guardar (keep): hace con el mensaje lo que se haría si no hubiera ningún filtro; normalmente, dejarlo en el buzón principal.

• Archivar en una carpeta (fileinto): entrega el mensaje en la carpeta indicada. Es una acción recomendada, no obligatoria, para quien implementa el estándar.

• Redirigir (redirect): envía el mensaje a otra dirección sin cambiar el cuerpo ni las cabeceras que ya tiene, aunque puede añadir cabeceras nuevas. No es un reenvío como el que hace el usuario desde su programa, que crea un mensaje nuevo, con otro remitente, que envuelve al original.

• Descartar (discard): cancela la acción implícita de guardar (ver más abajo) de forma silenciosa: no puede devolver ningún aviso de no entrega. Si se combina con otra acción (por ejemplo, archivar en una carpeta), esa otra acción se ejecuta igualmente.

Una extensión opcional añade el rechazo (reject): a diferencia de descartar, rechazar niega la entrega del mensaje indicando un motivo. Normalmente la negativa se devuelve a la dirección de retorno del mensaje, bien con un aviso de no entrega, bien rechazándolo durante la propia transmisión. No se envía aviso si esa dirección de retorno está vacía, y puede omitirse si el mensaje parece correo basura.

La acción por defecto. Para que un caso que las reglas no han previsto no haga perder el mensaje, existe una acción implícita de guardar: si ninguna regla ha archivado, redirigido, guardado, descartado ni rechazado el mensaje, este se guarda igualmente (normalmente, en el buzón principal). Una redirección que el servidor ignore por su política no cancela esta acción.

El orden y cómo parar. Las condiciones pueden encadenarse como «si…, si no, si…, si no…»: dentro de esa cadena se ejecuta solo el primer bloque cuya condición se cumple. Una orden de parada (stop) termina todo el filtrado; si hasta ese momento no se ha cancelado la acción implícita de guardar, el mensaje se guarda.

El formato de los contactos: vCard. Los contactos pueden intercambiarse como tarjetas vCard, en ficheros con extensión .vcf (o .vcard). En la versión 4.0 del formato:

• El juego de caracteres es siempre UTF-8, sin posibilidad de cambiarlo.

• La tarjeta empieza por BEGIN:VCARD, y justo después tiene que ir la versión del formato, que es obligatoria.

• El nombre tal como se muestra (FN) es obligatorio. El nombre desglosado en sus partes (apellidos, nombre…) es opcional, aunque se recomienda incluirlo cuando el contacto es una persona con nombre y apellidos.

• Un contacto puede tener varias direcciones de correo. Para indicar cuál se prefiere se usa un número de preferencia del 1 al 100: cuanto más bajo, más preferida, y el 1 es la preferida. Una dirección sin número se considera la menos preferida, y el número solo tiene sentido comparado con el de las demás direcciones de la misma tarjeta.

• La tarjeta puede indicar qué clase de contacto describe: una persona o entidad individual (la clase por defecto si no se indica), un grupo, una organización o un lugar.

• Solo una tarjeta de grupo puede enumerar miembros, que pueden ser otras tarjetas o, por ejemplo, direcciones de correo; una tarjeta de organización no puede tenerlos. Los datos de una tarjeta de grupo son del grupo entero: su dirección de correo puede ser, por ejemplo, la de una lista de distribución.

Webmail y programa de correo: dos formas de usar el mismo buzón

El epígrafe nombra «Webmail y Correo electrónico». No son dos servicios distintos, sino dos formas de llegar al mismo buzón.

Webmail. Es el correo que se usa desde el navegador, sin instalar ningún programa: basta con abrir la dirección del servicio e iniciar sesión. La documentación de Microsoft lo describe así para su webmail, Outlook en la Web: «permite a los usuarios acceder a su buzón desde casi cualquier explorador web» (https://learn.microsoft.com/es-es/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/outlook-on-the-web/outlook-on-the-web · https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/outlook-on-the-web/outlook-on-the-web: «lets users access their mailbox from almost any web browser»). Gmail, usado desde el navegador de un ordenador, es también un webmail.

Lo que se ve depende del navegador. En un webmail, el propio navegador es el programa, así que sus funciones dependen de él. Con un navegador totalmente compatible, Outlook en la Web ofrece funciones como la vista de conversación, las reglas de bandeja de entrada, el panel de lectura y el Asistente para la programación. Con uno que no lo es totalmente, el usuario ve la «versión ligera de Outlook en la Web, que tiene menos características» (mismas fuentes).

Programa de correo (cliente de escritorio). Es una aplicación instalada en el equipo: Microsoft Outlook, Apple Mail o Mozilla Thunderbird, por ejemplo. El mismo buzón de un webmail puede usarse también desde un cliente: «Puedes añadir Gmail a otros clientes de correo, como Microsoft Outlook, Apple Mail o Mozilla Thunderbird» (https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=es · https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=en: «You can add Gmail to other email clients, like Microsoft Outlook, Apple Mail, or Mozilla Thunderbird»).

Dónde están los mensajes. El webmail trabaja directamente sobre el buzón que guarda el servidor. El cliente de escritorio, en cambio, tiene que recoger el correo con uno de los protocolos de recepción ya vistos:

• Con IMAP, los mensajes siguen en el servidor y se sincronizan, así que lo que se hace en el programa se ve también en el webmail, y al revés. En Gmail, al añadir la cuenta a un cliente, «tus mensajes y etiquetas se sincronizan con el cliente de correo en cuestión» (misma fuente de Google; en inglés: «your messages and labels are synced with the email client»).

• Con POP3 en su configuración clásica, los mensajes se descargan al equipo y se borran del servidor, así que dejan de verse en el webmail.

Listas de distribución

Qué son. Una lista de distribución agrupa varias direcciones bajo un único nombre: escribiendo ese nombre como destinatario, el mensaje llega a todos sus miembros. Microsoft: «Las listas de distribución ahora se conocen como grupos de contactos. Un grupo de contactos le permite dirigirse rápidamente a varios destinatarios de correo electrónico a la vez». En Outlook para Mac y en el nuevo Outlook se llaman «listas de contactos» (https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-lista-de-distribuci%C3%B3n-en-outlook-7157e3f4-c4ff-4fb7-9014-794b5853a9c6 · https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-distribution-list-in-outlook-7157e3f4-c4ff-4fb7-9014-794b5853a9c6).

Cómo se crea una personal. Desde los contactos (Personas), se crea un nuevo grupo de contactos, se le da un nombre y se añaden los miembros desde la libreta de direcciones o la lista de contactos. Después se guarda. Los miembros pueden quitarse de la lista en cualquier momento (misma fuente).

Para qué se usa. Para escribir con frecuencia a un mismo conjunto de personas (un servicio, un equipo, una comisión) sin teclear cada dirección cada vez, y sin olvidarse de nadie.

Personal o de la organización. Hay que distinguir dos niveles:

• Grupo de contactos del usuario. Lo crea cada usuario y vive en su propia libreta de contactos.

• Lista de distribución de la organización. La crea el administrador en el servidor de correo, para todos los usuarios de la organización. En Exchange Online se crean, modifican o quitan desde el Centro de administración de Exchange, que admite cuatro tipos de grupos para distribuir mensajes (https://learn.microsoft.com/es-es/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-distribution-groups/manage-distribution-groups · https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-distribution-groups/manage-distribution-groups):

• las listas de distribución, «que solo se pueden usar para distribuir mensajes»;

• los grupos de distribución dinámicos, cuyos miembros son los destinatarios que cumplen unas reglas: «La lista de pertenencia se calcula dinámicamente en lugar de mantenerse como una lista estática»;

• los grupos de seguridad, que además de distribuir mensajes sirven para conceder permisos de acceso a recursos;

• los Grupos de Microsoft 365, que sirven para colaborar en archivos, chat, llamadas y reuniones en línea.

Lista de correo (de suscripción). Es una tercera figura: una lista gestionada por un servidor de listas, a la que las personas se apuntan y se borran. El estándar RFC 2369 (https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2369) define unas cabeceras que los servidores de listas añaden a cada mensaje. Las tres principales son:

• List-Help: información de ayuda sobre la lista;

• List-Subscribe: cómo apuntarse;

• List-Unsubscribe: el comando para darse de baja directamente («removing them from the list»).

Gracias a esas cabeceras, el programa de correo puede ofrecer un botón o una opción de menú para darse de baja sin buscar las instrucciones.

Carpetas y etiquetas

El epígrafe habla de «carpetas/etiquetas» porque los servicios de correo organizan los mensajes de una de estas dos formas, y no funcionan igual.

Carpetas. Un mensaje está dentro de una carpeta. Para tenerlo en dos carpetas hay que copiarlo, y entonces hay dos copias; moverlo lo saca de la carpeta de origen (ver «Mover y copiar», más arriba).

Etiquetas. Es el modelo de Gmail: en lugar de meter el mensaje en un sitio, se le ponen marcas con nombre («Trabajo», «Familia», «Tareas»). Google lo advierte: «Las etiquetas y las carpetas no son lo mismo» (https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=es · https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=en: «Labels are different from folders»). Lo que las distingue:

• Un mensaje puede llevar varias etiquetas a la vez, y una etiqueta puede ponerse a muchos mensajes: es una relación de muchos a muchos (en inglés, many-to-many; https://developers.google.com/workspace/gmail/api/guides/labels: «you can apply multiple labels to a single message or thread, and apply a single label to multiple messages or threads»).

• Son privadas: «Solo tú puedes acceder a tus etiquetas. Las personas a las que envías correos no los reciben».

• Borrar no es quitar la etiqueta: «Cuando eliminas un correo, se quita de todas las etiquetas y de tu bandeja de entrada».

• Pueden anidarse: al crear una etiqueta se puede marcar «Anidar etiqueta en» para meterla dentro de otra, como una subcarpeta.

• Hay un máximo: «Se pueden crear 5000 etiquetas como máximo».

Cómo se usan en Gmail (misma fuente de Google):

• Crear una etiqueta: junto a «Etiquetas», en el lateral izquierdo, «Crear etiqueta», escribir el nombre y «Crear».

• Etiquetar un correo: marcar su casilla y elegir la etiqueta en «Etiquetas», arriba. También se puede etiquetar un correo nuevo al redactarlo.

• Moverlo a otra etiqueta: desmarcar la que tiene y marcar la nueva.

• Cada etiqueta puede editarse, eliminarse o cambiar de color.

Para etiquetar automáticamente los correos que llegan, se usan las reglas o filtros (ver «Reglas y filtros»).

El correo electrónico en Google Workspace: Gmail

Gmail es el servicio de correo electrónico de Google Workspace. Permite enviar y recibir mensajes, organizarlos y automatizar su gestión. Fuente: Centro de Aprendizaje de Google Workspace y Ayuda de Gmail (support.google.com).

El entorno de trabajo

La interfaz de Gmail se organiza en: el panel de la izquierda con las etiquetas y carpetas del sistema (Recibidos, Destacados, Enviados, Borradores, Spam y Papelera); la lista de mensajes en el centro; y el cuadro de búsqueda en la parte superior. El botón Redactar abre la ventana para escribir un mensaje nuevo.

Redactar y enviar mensajes

Al pulsar Redactar se abre la ventana del mensaje. Los destinatarios se escriben en el campo Para. Se pueden añadir más destinatarios en dos campos adicionales:

• CC (con copia): los destinatarios reciben una copia y todos ven quién figura en CC.

• CCO (con copia oculta): los destinatarios reciben una copia pero su dirección queda oculta para el resto; quien está en CCO no ve a los demás destinatarios en copia oculta y, si alguien usa "Responder a todos", la respuesta no llega a los que estaban en CCO.

Se pueden adjuntar archivos con el icono del clip o arrastrándolos a la ventana, e insertar archivos desde Google Drive. El mensaje se envía con el botón Enviar.

Responder y reenviar

Al abrir un mensaje recibido:

• Responder: contesta solo al remitente del mensaje.

• Responder a todos: contesta al remitente y a todos los destinatarios que figuraban en Para y CC (no a los de CCO).

• Reenviar: envía el mensaje a otras personas, incluyendo los archivos adjuntos.

Organización: etiquetas, carpetas y archivado

Gmail organiza el correo mediante etiquetas (labels) en lugar de carpetas rígidas: un mismo mensaje puede llevar varias etiquetas a la vez. Las etiquetas se muestran en el panel izquierdo y funcionan como carpetas, pero son más flexibles. Archivar un mensaje lo retira de Recibidos sin borrarlo (permanece accesible en "Todos" y mediante la búsqueda); eliminar lo envía a la Papelera.

Filtros (reglas)

Los filtros automatizan la gestión del correo entrante: se definen unas condiciones (remitente, asunto, palabras que contiene, si tiene archivos adjuntos, etc.) y unas acciones que Gmail aplica automáticamente a los mensajes que cumplen esas condiciones (aplicar una etiqueta, archivar, marcar como leído, destacar, reenviar o eliminar). Permiten clasificar y organizar los mensajes sin intervención manual.

Contactos y listas de distribución

La libreta de contactos (Contactos de Google) guarda las direcciones de correo. Los contactos se agrupan mediante etiquetas de contactos, que funcionan como listas de distribución: al escribir el nombre de la etiqueta en el campo Para, el mensaje se envía a todos los contactos incluidos en ella, sin tener que añadirlos uno a uno.

Google Drive es el servicio de almacenamiento de archivos en la nube de Google Workspace. Permite guardar, sincronizar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes, así como definir permisos de acceso (lector, comentador o editor) sobre los archivos y carpetas compartidos.

Funciones principales (versión web):

• Almacenamiento en la nube: permite guardar, subir y organizar archivos y carpetas, accesibles desde cualquier dispositivo.

• Organización: los archivos se agrupan en secciones como «Mi unidad» (archivos propios) y «Destacados» (favoritos); pueden buscarse y filtrarse por tipo, personas o fecha de modificación.

• Compartir y permisos: al compartir un archivo o carpeta se otorga uno de tres niveles de acceso: Lector (solo ver), Comentador (ver y comentar) y Editor (edición completa).

• Sincronización: mediante «Google Drive para ordenador» (Drive para escritorio) se sincronizan los archivos entre el equipo local y la nube.

Roles al compartir, acceso general, búsqueda, versiones y papelera (Ayuda de Google Drive, versión web)

Roles al compartir un archivo. Puedes compartir los archivos y carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona, con el rol de Lector, Comentador o Editor:

• Lector: puede ver el archivo, pero no comentarlo ni editarlo.

• Comentador: puede ver y comentar, pero no editar.

• Editor: puede ver, comentar, editar, compartir y cambiar los permisos, pero un editor no puede cambiar el propietario.

• El propietario puede hacer todo lo anterior. Para que los lectores y comentadores puedan descargar, imprimir y copiar un archivo, los propietarios pueden hacer clic en Compartir > Configuración y marcar la casilla. Mediante las opciones avanzadas para compartir, los propietarios pueden impedir que los editores cambien permisos o compartan archivos.

• El acceso que apliques a una carpeta se hereda en todos los archivos que contiene.

Acceso general y enlaces. Puedes elegir el nivel de acceso general al archivo:

• Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.

• Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.

• Restringido: solo las personas con acceso pueden abrir el archivo.

Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puedes hacer clic en Añadir caducidad para incluir una fecha de vencimiento del acceso. La función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.

Búsqueda. Para acotar rápidamente la búsqueda por tipo de archivo, personas, fecha de modificación, etc., usa los chips de filtros (Tipo, Personas, Modificado). En la búsqueda avanzada, las comillas buscan documentos que contengan una frase o una palabra exactas; el signo menos busca documentos excluyendo una palabra en concreto (ejemplo: salsa -baile); owner: busca documentos que pertenecen a una persona en concreto; to: busca documentos que hayas compartido con una persona o documentos que se hayan compartido contigo (ejemplo: to:me).

Historial y versiones. Una versión puede eliminarse de forma permanente al cabo de 30 días o si hay 100 versiones más recientes. Para conservar una versión, haz clic en Más > Gestionar versiones y, junto a la versión que quieras guardar, en Más > Conservar para siempre. Si subes una nueva versión de un archivo de otro usuario, el propietario original seguirá siendo el mismo.

Papelera y eliminación. Si eres el propietario del archivo, puedes eliminarlo moviéndolo a la papelera. Cualquier persona con la que hayas compartido el archivo podrá seguir accediendo a él hasta que se elimine definitivamente, y los archivos de la papelera siguen ocupando espacio de almacenamiento. Si no eres el propietario de un archivo, no podrás eliminarlo: solo podrás quitarlo de tu unidad. Los archivos que muevas a la papelera se eliminarán definitivamente al cabo de 30 días. Si haces clic en Vaciar papelera, los archivos de la papelera se eliminarán definitivamente.

Fuente: Ayuda de Google Drive (support.google.com/drive, artículos 2494822, 2375114, 2409045 y 2375102), consultada el 02/10/2026.

Google Calendar es la aplicación de calendario de Google Workspace. Permite crear y gestionar eventos, invitar a participantes, establecer recordatorios y compartir calendarios con otros usuarios.

Funciones principales (versión web):

• Creación de eventos: se crean eventos con título, fecha, hora, lugar y descripción. También pueden crearse eventos recurrentes (que se repiten con una periodicidad definida) y tareas.

• Invitados: al crear un evento se puede invitar a otras personas añadiendo su dirección de correo electrónico; cada invitado recibe la invitación y puede responder.

• Respuesta a invitaciones (RSVP): el invitado dispone de tres opciones de respuesta: «Sí», «No» y «Quizás». Puede añadir una nota, que es visible para el resto de invitados, y con «Quizás» puede además proponer una nueva hora.

• Recordatorios y notificaciones: se pueden configurar avisos previos al evento, mediante notificación o correo electrónico.

• Calendarios múltiples: un mismo usuario puede crear y gestionar varios calendarios.

• Compartir calendario: al compartir un calendario con otra persona se le otorga uno de varios niveles de permiso: «Ver solo la información de disponibilidad (libre/ocupado), ocultando los detalles», «Ver todos los detalles del evento», «Hacer cambios en los eventos», y «Hacer cambios y gestionar el uso compartido».

Calendarios secundarios, suscripción y uso compartido (Ayuda de Google Calendar, versión web)

Crear un calendario. Solo puedes crear calendarios desde un navegador. Para crearlo: a la izquierda, junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir otros calendarios > Crear un calendario; añade el nombre y la descripción del calendario y haz clic en Crear calendario. Cuando creas un calendario, te conviertes automáticamente en su propietario. Solo el propietario puede eliminar el calendario de forma permanente o transferir la propiedad a otra persona.

Suscribirse al calendario de otra persona. Puedes suscribirte al calendario de otra persona si lo comparte contigo. Si no lo ha compartido contigo, puedes solicitar acceso a su calendario principal. Para suscribirte a un calendario nuevo, debes usar un navegador web en un ordenador. No puedes suscribirte a calendarios que no sean de Google. Si te suscribes a más de 400 calendarios, puedes tener problemas de rendimiento al navegar por ellos.

Añadir un calendario desde una URL. Solamente puedes añadir mediante un enlace el calendario de otra persona si este es público. A la izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir otros calendarios > Desde URL e introduce la URL del calendario publicado. El calendario aparecerá en la parte izquierda, debajo de Otros calendarios.

Compartir un calendario. Puedes compartir cualquier calendario que sea de tu propiedad o para el que tengas permiso para compartir. Si quieres compartir un calendario que es propiedad de otra persona, esa persona debe darte el permiso "Hacer cambios y gestionar el uso compartido". Para compartirlo: a la derecha del calendario, haz clic en Más > Configurar y compartir; en "Compartido con", haz clic en Añadir personas y grupos. La persona en cuestión recibirá un correo con un enlace que le permitirá añadir tu calendario. Puedes dejar de compartir tu calendario cuando quieras.

Niveles de permiso al compartir un calendario:

• Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): solo podrán saber si estás libre o no. No pueden ver los nombres ni los detalles de los eventos o las tareas de tu calendario.

• Ver detalles de eventos: podrán ver toda la información de los eventos, como los nombres, las horas, los lugares y las descripciones.

• Hacer cambios (ver eventos privados como libre/ocupado): los usuarios pueden editar eventos no privados, pero no pueden editar eventos privados.

• Hacer cambios y ver todos los detalles de los eventos: los usuarios podrán editar los eventos de tu calendario y ver con quién se han compartido.

• Hacer cambios y gestionar el uso compartido: los usuarios tendrán control total sobre los eventos o las tareas con hora de inicio y de finalización de tu calendario, y podrán compartirlo con otros usuarios.

Compartir públicamente. En "Permisos de acceso a los eventos", selecciona Compartir públicamente. Cuando haces público un calendario, cualquier persona puede buscar tu calendario en Internet o en los resultados de búsqueda, usarlo con otras aplicaciones y suscribirse a tu calendario público.

Invitados, "Encontrar un hueco" y notificaciones. Puedes añadir a tu evento a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, aunque no use Google Calendar. Para marcar a un invitado como opcional, junto a su nombre, haz clic en Marcar como opcional. Con la opción Encontrar un hueco, si el invitado ha compartido su calendario contigo, verás en qué horario podría asistir. Si no quieres que los invitados inviten a otras personas, edita el evento y, en "Los invitados pueden", desmarca "Invitar a otros". Los eventos que creas usan la notificación predeterminada de tu configuración. Puedes añadir hasta 5 notificaciones por evento; no se comparten con los invitados de Google Calendar, que recibirán recordatorios en función de su propia configuración.

Fuente: Ayuda de Google Calendar (support.google.com/calendar, artículos 37095, 37100, 37082 y 37161), consultada el 02/10/2026.

Google Meet es la herramienta de videoconferencia de Google Workspace, que permite realizar reuniones por vídeo, compartir pantalla y, en su caso, grabar las sesiones.

Funciones principales (versión web):

• Iniciar o programar reuniones: se puede crear una reunión instantánea, programarla para más tarde o programarla desde Google Calendar; también puede iniciarse desde Gmail o Google Chat. Cada reunión genera un enlace único.

• Unirse a la reunión: los participantes se unen mediante el enlace de la reunión o el código de reunión, o a través de la invitación de Calendar o de correo.

• Presentar (compartir pantalla): durante la reunión se puede compartir la pantalla completa, una ventana o una pestaña del navegador.

• Grabación: la reunión puede grabarse; la grabación la controla el anfitrión o el coanfitrión, y los participantes reciben un aviso en pantalla cuando la grabación está activa.

• Controles durante la reunión: activar o desactivar el micrófono y la cámara, chat de texto, subtítulos y la función de levantar la mano.

Anfitrión, coanfitriones y funciones durante la reunión (Ayuda de Google Meet, versión web)

Anfitrión y coanfitriones. El usuario que programe o inicie una reunión será el anfitrión. Si transfieres o programas una reunión en el calendario de otro usuario, es posible que dicho usuario se convierta en el anfitrión. De forma predeterminada, solo hay un anfitrión por reunión, pero puedes añadir hasta 25 coanfitriones una vez dentro. Los participantes deben estar en la reunión para ser anfitriones. Solo el anfitrión principal recibe información sobre la reunión, como los informes de asistencia o los detalles de las encuestas, pero puede compartir información de la reunión con los demás coanfitriones.

Controles del anfitrión (gestión de anfitriones). Cuando la gestión de anfitriones está activada, los anfitriones de las reuniones pueden utilizar las siguientes funciones de seguridad: bloqueo de chat, bloqueo de presentación, bloqueo de audio, bloqueo de vídeo, terminar la reunión para todo el mundo y silenciar a todo el mundo. Los coanfitriones pueden desactivar la gestión de anfitriones. Solo el anfitrión principal puede volver a habilitar la gestión de anfitriones para los demás anfitriones. Si la gestión de anfitriones está activada, solo el anfitrión principal y los coanfitriones pueden iniciar una reunión.

Unirse a una reunión. Puedes unirte a una videollamada desde Google Meet, Google Calendar o Gmail. También puedes introducir el enlace en el campo "Introduce un código o enlace".

Levantar la mano. Puedes levantar la mano en Google Meet para que el moderador sepa que quieres hablar. Cuando varias personas levantan la mano, los moderadores reciben notificaciones en el orden en el que las hayan levantado. Cuando alguien levanta la mano, se notifica a todos los participantes. Puedes bajarte tú la mano o te la puede bajar el moderador; en este caso, recibirás una notificación. Si hablas sin bajar la mano, la mano se baja automáticamente.

Chat durante la reunión. Si el chat continuo de la reunión está activado, los anfitriones y organizadores de la reunión pueden impedir que los participantes envíen mensajes de chat. Los participantes podrán seguir leyendo los mensajes que ya haya en el chat. Si el chat continuo de la reunión está inhabilitado o no está disponible, los mensajes solo estarán disponibles mientras estés en la llamada y desaparecerán en cuanto finalice la reunión. Los mensajes de chat no se guardan en la unidad del organizador con la grabación de la reunión.

Subtítulos. Puedes activar los subtítulos automáticos para que se muestren mientras los participantes hablan durante una reunión. Los subtítulos solo se activan para ti. Para activarlos, en la parte inferior, haz clic en Activar subtítulos.

Fuente: Ayuda de Google Meet (support.google.com/meet, artículos 10159750, 10885841, 9302870, 9303069, 9308979 y 15077804), consultada el 02/10/2026.

Google Forms es la herramienta de Google Workspace para crear formularios, encuestas y cuestionarios, cuyas respuestas se recopilan automáticamente y pueden analizarse, entre otras formas, en una hoja de cálculo de Google Sheets.

Funciones principales:

• Finalidad: crear encuestas en línea, cuestionarios y formularios, enviarlos a otras personas para que los cumplimenten y analizar las respuestas en tiempo real.

• Tipos de pregunta: admite distintos tipos, como respuesta corta, párrafo, opción múltiple, casillas de verificación, desplegable y escala lineal, entre otros.

• Recopilación de respuestas: las respuestas se recopilan automáticamente y pueden verse como un resumen con gráficos, o volcarse a una hoja de cálculo de Google Sheets para su análisis.

• Modo cuestionario (quiz): un formulario puede convertirse en cuestionario, asignando una puntuación a las respuestas correctas, lo que permite la calificación automática.

• Distribución: el formulario se envía o comparte con otras personas mediante un enlace o por correo, y también puede compartirse con colaboradores para editarlo de forma conjunta.

Secciones, validación, configuración y respuestas (Ayuda de Formularios de Google, versión web)

Secciones y navegación según la respuesta. Puedes configurar una encuesta de modo que los usuarios solo vean ciertas secciones en función de lo que respondan: abajo a la derecha de la pregunta, haz clic en Más > Ir a la sección según la respuesta. Si quieres que la encuesta finalice en función de una respuesta, también puedes seleccionar Enviar formulario. La opción "Ir a la sección según la respuesta" solo está disponible para los tipos de preguntas con desplegables y de varias opciones. Para añadir un salto de sección, haz clic en Añadir sección; al final de cada sección, puedes elegir la siguiente sección a la que quieres redirigir a los usuarios.

Validación de respuestas. Puedes crear reglas que los usuarios deban seguir cuando rellenen tu formulario: en la pregunta, haz clic en Más > Validación de respuestas. Las opciones de reglas disponibles dependen del tipo de pregunta elegida. En el campo "Texto de error personalizado" puedes introducir un mensaje de error; los encuestados recibirán este mensaje cuando su respuesta no siga las reglas.

• Preguntas de respuesta corta: reglas de Número, Texto (por ejemplo, que la respuesta tenga formato de correo), Longitud y Expresión regular.

• Preguntas de párrafo: reglas de Longitud y Expresión regular.

• Preguntas con casillas de verificación: Selecciona por lo menos, Selecciona como máximo y Selecciona exactamente.

Configuración de las respuestas.

• Limitar a los usuarios a una respuesta: en Configuración, junto a "Respuestas", activa Limitar a 1 respuesta. Los encuestados deben iniciar sesión en su cuenta de Google para acceder al formulario y rellenarlo. Sus nombres de usuario no se registrarán a menos que actives el ajuste "Respuestas" para recoger las direcciones de correo.

• Permitir a los encuestados editar las respuestas: puedes permitir que alguien edite sus respuestas una vez enviadas; en Configuración, junto a "Respuestas", activa Permitir modificar las respuestas.

Ver y exportar las respuestas. Para ver todas las respuestas en una hoja de cálculo, en la parte superior del formulario haz clic en Respuestas y, arriba a la derecha, en Vincular con Hojas de cálculo. Si has compartido un formulario con un colaborador, es posible que también tenga acceso a la hoja de cálculo vinculada del formulario. Para descargar todas las respuestas como un archivo CSV, en Respuestas haz clic en Más > Descargar respuestas (.csv). Puedes dejar de aceptar respuestas: en "Aceptar respuestas", haz clic en Definir fecha de cierre o límite de respuestas. Cada formulario puede recibir hasta 500.000 respuestas.

Fuente: Ayuda de Editores de Documentos de Google (support.google.com/docs, artículos 141062, 3378864, 2839588 y 139706), consultada el 02/10/2026.

Google Chat

Google Chat es la herramienta de mensajería de Google Workspace para la comunicación directa y en equipo, integrada con Gmail. Fuente: Centro de Aprendizaje de Google Workspace (support.google.com).

Mensajes directos y conversaciones de grupo

Permite enviar mensajes directos a una persona o iniciar una conversación de grupo con varias. Los mensajes se intercambian en tiempo real y quedan guardados en el historial de la conversación.

Espacios

Los espacios son salas de trabajo para equipos o proyectos en las que varias personas conversan, comparten archivos y organizan el trabajo de forma persistente (a diferencia de los mensajes directos puntuales). Dentro de un espacio se pueden mantener conversaciones por temas, asignar y hacer seguimiento de tareas y compartir documentos de Google Drive.

Integración con Workspace

Google Chat está integrado con el resto de Google Workspace: se puede usar desde la propia interfaz de Gmail, compartir archivos de Drive, iniciar una videollamada de Google Meet desde una conversación y colaborar en documentos sin salir del chat.