Los suministros son el conjunto de bienes y materiales que una organización adquiere y gestiona para el desarrollo de su actividad. En el ámbito sanitario comprenden material fungible, material sanitario, medicamentos, productos de limpieza y material de oficina, entre otros.
Atendiendo a su origen, los suministros pueden clasificarse en internos y externos. Los suministros internos son los que se distribuyen entre las distintas unidades y servicios de la propia organización a partir de su almacén general. Los suministros externos son los adquiridos a proveedores ajenos a la organización mediante los procedimientos de contratación o compra establecidos.
La recepción de mercancías es la fase en la que se comprueba que lo recibido coincide con lo solicitado y con el documento que acompaña la entrega (albarán o nota de entrega). En la recepción debe verificarse la cantidad, la calidad, el estado de los productos y su correspondencia con el pedido; detectada cualquier anomalía (faltas, deterioros o errores), se hará constar para su reclamación al proveedor.
El almacenamiento consiste en la guarda y conservación ordenada de las mercancías hasta su uso o distribución. La organización del almacén se rige por criterios de aprovechamiento del espacio, accesibilidad, seguridad, conservación de los productos (temperatura, caducidad) y facilidad de localización. Es habitual aplicar el criterio FIFO (primera entrada, primera salida), de modo que los productos que entran primero son los primeros en salir, especialmente relevante para productos perecederos o con fecha de caducidad.
Las existencias o stock son las cantidades de cada producto disponibles en el almacén. Su control persigue evitar tanto la rotura de stock (quedarse sin producto) como el exceso de existencias (inmovilizado innecesario). El inventario es la relación detallada y valorada de las existencias en un momento determinado, que permite verificar la correspondencia entre las existencias reales y las registradas.
La distribución de pedidos es la fase de entrega de los productos almacenados a las unidades o servicios solicitantes, a partir de la correspondiente petición o vale de pedido, dejando constancia de la salida para el control de existencias.