Tema 23: Administración electrónica de Extremadura (II)

1. Los principios que informan el expediente electrónico y su ordenación son los de integridad, accesibilidad, completitud e interconexión.

2. Desde la Administración Autonómica se promoverá la generalización progresiva del expediente electrónico como alternativa al expediente en papel, en los términos establecidos

en la legislación básica estatal y sus propias normas de desarrollo.

1. La formación del expediente electrónico le corresponderá al órgano encargado de la tramitación del procedimiento específico según la normativa reguladora del mismo.

2. La elaboración del expediente electrónico se llevará a cabo mediante un foliado consistente en la creación de un índice electrónico, garante de la integridad de aquel, que deberá ser firmado de acuerdo con los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada y, en todo caso, conforme a los sistemas previstos en los

artículos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

3. El expediente electrónico será formado de acuerdo a las siguientes reglas:

a) Los documentos que integran el expediente electrónico deberán estar debidamente indexados, numerados y ordenados cronológicamente.

b) Los documentos que deban aparecer en el expediente electrónico y se hallen en soporte papel, deberán ser digitalizados, y si ello no fuera posible, se deberán incluir referencias de búsqueda con el fin de acceder a su contenido.

c) Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su identificación inequívoca por cualquier órgano de la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura, además de su gestión y conservación.

d) Un mismo documento electrónico podrá formar parte de diferentes expedientes electrónicos.

e) Cuando excepcionalmente debido a la naturaleza o extensión de un documento, su inclusión en el expediente dificulte la comprensión del mismo, el documento será indicado en el índice y se aportará como adjunto del principal.

f) Los expedientes electrónicos pueden contener asimismo otros expedientes electrónicos, salvo que su inclusión dificulte la comprensión del principal, en este caso, se indicará en el índice proporcionando la información sobre el mismo.

g) Los documentos que se integran en el expediente electrónico deberán ajustarse al formato o formatos de larga duración que determina el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la

Administración Electrónica, de acuerdo con las especificaciones establecidas en la normativa autonómica en materia de archivos.

h) El expediente electrónico deberá contener metadatos que faciliten su adecuada descripción y localización. Se entiende como metadato, a los efectos de este decreto, cualquier tipo de información en forma electrónica asociada, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de

alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

La remisión del expediente electrónico a otra administración pública podrá ser sustituida por

la puesta a disposición del mismo en los términos que establezca el oportuno convenio suscrito entre ellas, si lo hubiera, y lo establecido en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por

el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración

Electrónica, teniendo en cuenta las medidas correspondientes que garanticen el respeto a la

Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

1. El ejercicio del derecho de acceso por parte de los ciudadanos a la información y documentos administrativos que se encuentren en soporte electrónico se realizará preferentemente por este medio, sin perjuicio de su derecho a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración Pública.

2. A fin de facilitar el ejercicio de dicho derecho, la Administración Pública de la Comunidad

Autónoma de Extremadura promoverá la utilización de sistemas electrónicos de fácil acceso a los ciudadanos.

El ejercicio del derecho a la obtención de copias relativas a documentos administrativos en

soporte electrónico, se realizará preferentemente en idéntico soporte, y conforme a las normas establecidas en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema

Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, sin perjuicio del

derecho del ciudadano a elegir el canal a través del cual relacionarse con la Administración

Pública.

Las copias realizadas por los órganos y organismos incluidos en el ámbito de aplicación de

este decreto, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por di-

chas entidades en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que

se haya comprobado su autenticidad, se añada la firma electrónica generada mediante alguno de los sistemas de firma previstos en los artículos 18 ó 19 de la Ley 11/2007, de 22

de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y estén codificadas las imágenes electrónicas resultantes conforme a alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas que determina el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la

Administración Electrónica. Asimismo, la copia electrónica generada incluirá su carácter de

copia entre los metadatos asociados.

Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos, manteniéndose o

no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que

la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar

la coincidencia con dicho documento.

Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por

medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión del código seguro de verificación y que permita contrastar su autenticidad, mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano o entidad

emisora desde la Sede Electrónica.

1. Los interesados podrán aportar al expediente y al procedimiento los documentos electrónicos y copias digitalizadas de documentos necesarios, en los términos del artículo

35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los

servicios públicos, garantizando su autenticidad mediante la utilización de firma electrónica avanzada.

El órgano gestor del procedimiento podrá comprobar y verificar la información aportada

por el interesado accediendo electrónicamente a los archivos o registros en que se encuentre depositada o registrada la misma. Cuando el acceso electrónico no sea posible,

se podrá requerir con carácter excepcional a los interesados la exhibición del documento

original. La aportación de tales copias implica la autorización a la Administración para que

acceda y trate la información personal contenida en tales documentos.

2. Los documentos complementarios y las imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos a los expedientes administrativos deberán ajustarse a los formatos y estándares aprobados en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero , por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y que sean

admitidos por la Sede Electrónica.

1. Los órganos y organismos incluidos en el ámbito de aplicación de este decreto podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia.

Los documentos obtenidos deberán firmarse electrónicamente por el empleado público o

autoridad que realice la compulsa, mediante los sistemas de firma electrónica previstos

en este decreto para la actuación administrativa.

2. La copia electrónica generada incluirá entre los metadatos asociados su carácter de copia.

3. La compulsa electrónica puede ser válida en el concreto procedimiento que se inicia o

en cualquier procedimiento de la misma Administración se tramite o no por medios electrónicos.

4. Los documentos originales, una vez compulsados electrónicamente, se devolverán a las

personas interesadas o a quienes los presentaron.

5. A los efectos de este decreto, se define como imagen electrónica el resultado de aplicar

un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención de una imagen fiel del documento.

6. Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel u otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene

la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento.

7. Se mantendrá actualizado un registro de los empleados públicos habilitados en la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura y sus Organismos Públicos para la

realización de la función regulada en este artículo.

8. En los supuestos de documentos emitidos originariamente en soporte papel de los que se

hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá

procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que se

dicten en desarrollo del artículo 30.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, así como del Real Decreto 4/2010, de

8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito

de la Administración Electrónica.

1. Todos los documentos y expedientes electrónicos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán en el archivo de gestión electrónico centralizado para la gestión

de procedimientos administrativos por medios electrónicos.

2. El archivo de gestión electrónico centralizado deberá contar con medidas de seguridad que

garanticen su integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conserva-

ción. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así

como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

1. La Consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental establecerá

las medidas normativas y administrativas necesarias para garantizar, de acuerdo con el

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, la custodia en el tiempo de los

documentos electrónicos. Dichas actuaciones se efectuarán en colaboración con la Consejería competente en materia de administración electrónica, que será responsable de su

soporte tecnológico.

2. Los periodos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán de acuerdo con la normativa autonómica en materia de archivos y patrimonio documental.

3. El copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo

se efectuará tan pronto como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos

en la gestión pública por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

4. Se realizarán todas las copias y cambios de formato que sean necesarios para proteger

los documentos electrónicos frente a la obsolescencia, basándose en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y otras normas técnicas.

1. Sin perjuicio del derecho de los ciudadanos a elegir el canal de relación con la Administración, podrá establecerse la obligatoriedad de comunicarse por medios electrónicos con

los órganos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura o sus organismos públicos vinculados o dependientes, cuando los interesados se correspondan con

personas jurídicas o colectivos de personas físicas en los que concurran las circunstancias

previstas en el artículo 27.6 de la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de

los ciudadanos a los servicios públicos. Dicha circunstancia se deberá justificar en el procedimiento de elaboración de la disposición administrativa correspondiente, debiendo quedar acreditado que los ciudadanos afectados tienen garantizado el acceso y la disponibilidad de medios tecnológicos precisos. Esta obligación puede comprender, en su caso, la

práctica de notificaciones administrativas por medios electrónicos.

2. En la norma que establezca dicha obligación se especificarán las comunicaciones a las que

se aplique, el medio electrónico de que se trate y los sujetos obligados.

3. Igualmente en el Portal Ciudadano a que se refiere el capítulo III de este decreto deberán mencionarse específicamente los medios electrónicos utilizables en cada trámite o procedimiento administrativo.

4. Si existe la obligación de comunicación a través de medios electrónicos y no se utilizan dichos medios, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación carecerá de

validez o eficacia.

1. Los órganos y organismos públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma de

Extremadura habilitarán sistemas de notificación electrónica de acuerdo con lo dispuesto

en el presente capítulo.

2. La práctica de notificaciones por medios electrónicos podrá efectuarse, de alguna de las

formas siguientes:

a) Mediante la dirección electrónica habilitada en la forma regulada en el artículo 58 de

este decreto.

b) Mediante sistemas de buzón electrónico que deje constancia de la recepción en la forma regulada en el artículo 59 de este decreto.

c) Mediante comparecencia electrónica en la sede en la forma regulada en el artículo 60

de este decreto.

d) Mediante acceso al Tablón de Anuncios Electrónicos en la forma prevista en la Sección

3.ª de este capítulo.

e) Otros medios de notificación electrónica que puedan establecerse, siempre que quede

constancia de la recepción por el interesado en el plazo y en las condiciones que se establezcan en su regulación específica.

3. En la medida en que existan varias formas de notificación electrónica disponibles, la persona interesada podrá elegir entre ellas, salvo que una norma imponga un tipo de notificación específica.

4. La notificación por medios electrónicos se entiende rechazada a todos los efectos si, una

vez acreditada la constancia de la puesta a disposición de la persona interesada o de su

representante, han transcurrido diez días naturales sin acceder a su contenido, salvo que,

de oficio o a instancia del destinatario, se compruebe la imposibilidad técnica o material

de acceder al mismo.

5. Si la práctica de la notificación electrónica no fuera posible por problemas técnicos de la

Administración de la Comunidad Autónoma de Extremadura, ésta realizará la notificación

por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción.

6. Con el fin de facilitar la notificación, el interesado podrá comunicar a la Administración direcciones de correo electrónico y/o uno o varios números de teléfonos móviles, a los que

ésta pueda enviar avisos auxiliares de que se ha realizado o, en su caso, intentado la notificación electrónica o de que ésta se encuentra pendiente.

1. La notificación se efectuará por medios electrónicos cuando así haya sido solicitado o consentido expresamente por el interesado o cuando haya sido establecida como obligatoria

conforme a lo dispuesto en los artículos 27.6 y 28.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio,

de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

2. La solicitud deberá manifestar la voluntad de recibir las notificaciones por alguna de las

formas electrónicas reconocidas, e indicar un medio de notificación electrónica válido conforme a lo establecido en el presente decreto.

3. Tanto la indicación de la preferencia en el uso de medios electrónicos como el consentimiento podrán emitirse y recabarse, en todo caso, por medios electrónicos.

4. Cuando, como consecuencia de la utilización de distintos medios, electrónicos o no electrónicos, se practiquen varias notificaciones de un mismo acto administrativo, se entenderán producidos todos los efectos jurídicos derivados de la notificación, incluido el inicio

del plazo para la interposición de los recursos que procedan, a partir de la primera de las

notificaciones correctamente practicada. La Administración Pública podrá advertirlo de este modo en el contenido de la propia notificación.

5. Se entenderá consentida la práctica de la notificación por medios electrónicos respecto de

una determinada actuación administrativa cuando, tras haber sido realizada por una de

las formas válidamente reconocidas para ello, el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento del contenido y alcance de la resolución o acto objeto de la notificación. La notificación surtirá efecto a partir de la fecha en que el interesado realice dichas actuaciones.

En el supuesto previsto en el párrafo anterior, el resto de las resoluciones o actos del procedimiento deberán notificarse por el medio y en la forma que proceda conforme a lo dispuesto en el presente decreto.

1. Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por el medio inicialmente elegido, indicándose en la solicitud de modificación el nuevo medio de notificación preferente, excepto en los casos en que la notificación por medios electrónicos tenga carácter

obligatorio conforme a lo dispuesto en los artículos 27.6 y 28.1 de la Ley 11/2007, de 22

de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

2. El cambio de medio a efectos de las notificaciones se hará efectivo para aquellas notificaciones que se emitan desde el día siguiente a la recepción de la solicitud de modificación

en el órgano competente.

1. Serán válidos los sistemas de notificación electrónica a través de dirección electrónica habilitada siempre que cumplan, al menos, los siguientes requisitos:

a) Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del interesado del

acto objeto de notificación.

b) Posibilitar el acceso permanente de los interesados a la dirección electrónica correspondiente, a través de la sede electrónica o de cualquier otro modo.

c) Acreditar la fecha y hora de acceso a su contenido.

d) Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su uso y la identidad del usuario.

2. Bajo responsabilidad de la Consejería competente en materia de administración electrónica, podrá establecerse un sistema de dirección electrónica habilitada para la práctica de

estas notificaciones que quedará a disposición de todos los órganos y organismos incluidos en el ámbito de aplicación de este decreto que no establezcan sistemas de notificación propios. Los ciudadanos podrán solicitar el acceso a esta dirección electrónica habilitada, que tendrá vigencia indefinida, excepto en los supuestos en que se solicite su

revocación por el titular, por fallecimiento de la persona física o extinción de la personalidad jurídica, que una resolución administrativa o judicial así lo ordene o por el transcurso de tres años sin que se utilice para la práctica de notificaciones, o por la extinción del

plazo del trámite o procedimiento administrativo de referencia, supuesto en el cual se inhabilitará ésta dirección electrónica, comunicándose así al interesado.

3. Cuando se establezca la práctica de notificaciones electrónicas con carácter obligatorio, el

acceso a la dirección electrónica habilitada a que se refiere el apartado anterior será asignado de oficio y podrá tener vigencia indefinida, conforme al régimen que se establezca por

Orden del titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica.

4. Se garantizará la autenticidad, integridad, fecha y hora de la notificación mediante el correspondiente sello electrónico.

1. Se podrá acordar la práctica de notificaciones en los buzones electrónicos que los ciudadanos elijan siempre que se genere automáticamente y con independencia de la voluntad

del destinatario un acuse de recibo que deje constancia de su recepción y que se origine

en el momento del acceso al contenido de la notificación.

2. El sistema que la administración autonómica debe utilizar para la práctica de notificaciones electrónicas a través de buzones electrónicos garantizará el cumplimiento de los siguientes requisitos técnicos:

a) Habilitar mecanismos para permitir que la persona interesada conozca de forma efectiva que ha recibido notificaciones en su buzón. Se podrá comunicar al interesado por

cualquier otro medio de aviso de esta puesta a disposición. En todo caso, el aviso será meramente informativo, sin que su omisión afecte a la correcta práctica de la notificación.

b) Garantizar la identificación de la persona interesada que recibe la notificación.

c) Acreditar el acuse de recibo de la notificación por parte de la persona interesada, así

como su aceptación o rechazo.

d) Disponer de mecanismos de cifrado de la vía electrónica a través del cual se produce

la notificación, para la protección de la necesaria confidencialidad de los datos.

e) Garantizar la aceptación o el rechazo de la notificación, mediante los sistemas de firma electrónica referidos en este decreto.

1. La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso por el interesado, debidamente identificado, al contenido de la actuación administrativa correspondiente a través de la sede electrónica corporativa de la Junta de Extremadura.

2. Para que la comparecencia electrónica produzca los efectos de notificación de acuerdo con

el artículo 28.5 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se requerirá que reúna las siguientes condiciones:

a) Con carácter previo al acceso a su contenido, el interesado deberá visualizar un aviso

del carácter de notificación de la actuación administrativa que tendrá dicho acceso.

b) El sistema de información correspondiente dejará constancia de dicho acceso con indicación de fecha y hora.

1. Se crea el Tablón de Anuncios Electrónico, en el que los órganos y organismos incluidos

en el ámbito de aplicación de este decreto publicarán las comunicaciones, anuncios y

notificaciones de actos administrativos, cuando se prevea en la normativa específica de

aplicación.

2. El Tablón de Anuncios Electrónico se integrará en la sede electrónica de la Administración

de la Junta de Extremadura, debiendo resultar claramente visible para el ciudadano y garantizando los criterios técnicos de disponibilidad, autenticidad, integridad y conservación

de la información. Asimismo se garantizará adecuadamente el respeto a la normativa en

materia de protección de datos de carácter personal, así como en materia de seguridad

de la información.

3. La publicación de actos administrativos y comunicaciones en el Tablón de Anuncios Electrónico tendrá plenos efectos jurídicos y sustituirá o complementará la publicación oficial

que se ha de realizar en los tablones presenciales de la administración autonómica, salvo

en aquellos supuestos en que sea preceptiva la publicación en el Diario Oficial de Extre-

madura o en los tablones de anuncios de otras Administraciones, en cuyo caso podrá ser

complementaria. El carácter sustitutivo o complementario deberá estar previsto en una

específica disposición administrativa.

4. La publicación en el Tablón de Anuncios Electrónico sustituirá a la notificación, surtiendo

sus mismos efectos, en los supuestos establecidos en el apartado 6 del artículo 59 de la

Ley 30/1992, de 26 de noviembre:

a) Cuando el acto tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o

cuando la Administración estime que la notificación efectuada a un solo interesado es

insuficiente para garantizar la notificación a todos, siendo, en este último caso, adicional a la notificación efectuada.

b) Cuando se trata de actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia

competitiva de cualquier tipo.

Mediante Orden del titular de la Consejería competente en materia de administración electrónica, podrá crearse por razones acreditadas de eficacia y oportunidad, en la sede electrónica corporativa tablones de ámbito sectorial, previo informe del titular de la Dirección General con competencias en materia de administración electrónica.

1. El acceso al contenido del Tablón a que se refiere esta Sección deberá estar disponible en

las Oficinas de Atención al Ciudadano de la Junta de Extremadura (Centros de Atención

Administrativa, Oficinas de Respuesta Personalizada y Unidades Departamentales de Información Administrativa de las Consejerías) para aquellas personas que opten por el canal presencial para el ejercicio de su derecho de acceso a la información allí publicada.

2. La localización de los actos, comunicaciones y notificaciones con datos de carácter personal que se publiquen en el Tablón de Anuncios Electrónico, se efectuará mediante un sistema de búsqueda avanzado que podrá estar dotado de los mecanismos necesarios para

evitar la indexación y recuperación automática de publicaciones a través de motores de

búsqueda desde Internet, cuando haya transcurrido el plazo establecido por la normativa

aplicable que regula su publicación para que la misma surta los efectos previstos, a petición del interesado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13

de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.

1. Las comunicaciones que no tengan por objeto actos administrativos podrán efectuarse a

través de medios electrónicos que no reúnan los requisitos a que se refieren los artículos

anteriores. La eficacia de estas comunicaciones tendrá efectos meramente informativos.

2. Asimismo, al objeto de facilitar el conocimiento de las comunicaciones, notificaciones y

otras actuaciones administrativas, se pondrán a disposición de los ciudadanos servicios de

alerta a través de medios electrónicos con la eficacia prevista en los apartados anteriores.

notificaciones.

1. Es competente para ordenar la publicación de actos, comunicaciones y notificaciones en

el Tablón de Anuncios Electrónico, el órgano directivo competente por razón de la materia objeto de publicación.

2. La competencia para la implementación tecnológica del Tablón de Anuncios Electrónico corresponde al titular de la Dirección General con competencias en materia de administración electrónica de la Consejería que tenga dichas atribuciones.