Tema 20: SEDIPUALB@: SEGEX, SEFYCU, SEGRA y la sede electrónica

SEDIPUALB@ y el lugar que ocupa SEGEX

SEDIPUALB@ es una plataforma pública de administración electrónica que permite tramitar de forma totalmente digital la actividad de una entidad pública. La desarrollan empleados públicos del Servicio de Modernización Administrativa y TIC de la Diputación de Albacete (SEMATIC), puede usarla cualquier Administración que lo solicite y hoy la utilizan cientos de entidades públicas de toda España. Se financia repartiendo sus costes entre las entidades que forman parte del proyecto, con un modelo transparente y sin ánimo de lucro.

La plataforma se compone de módulos integrados entre sí. Los que más se ven en la tramitación diaria son:

SEGEX es el tramitador de expedientes de SEDIPUALB@. Es un tramitador de propósito general, pensado para adaptarse a entidades de tamaño y complejidad administrativa muy distintos, y que integra al resto de herramientas de la plataforma: los documentos firmados vienen de SEFYCU, las resoluciones de SEGRA y las solicitudes de los ciudadanos del registro (SERES).

Clave: SEGEX es el Sistema Electrónico de Gestión de Expedientes, el tramitador de la plataforma. No lo confundas con SERES (registro), SEFYCU (firma y custodia), SEGRA (resoluciones) o SEFACE (facturas).

Quién puede crear expedientes y de qué dos formas

Cualquier usuario registrado en alguna entidad de SEDIPUALB@ puede generar expedientes SEGEX. Como cualquier procedimiento administrativo, el expediente puede nacer de dos maneras:

• De oficio: por iniciativa de la propia entidad, con la opción del menú contextual «Nuevo expediente de oficio».

• A instancia de parte: a partir de una entrada de registro ya completada y asignada al servicio del usuario. Se entra por la opción «Entradas de Registro» del menú, se busca la entrada y desde ella se inicia el expediente.

Cuando el expediente nace a instancia de parte, el remitente de la entrada de registro se añade automáticamente como interesado del expediente.

Ojo: A instancia de parte el expediente se inicia desde una entrada de registro completada y asignada al servicio del usuario, y el remitente se añade automáticamente como interesado. De oficio se usa «Nuevo expediente de oficio».

Los primeros estados del expediente

Recién creado, un expediente SEGEX queda en estado borrador. Sigue así hasta que se hace alguna acción sobre él (por ejemplo, añadir un documento): en ese momento pasa al estado «En Tramitación».

Recuerda: Un expediente recién creado está en estado borrador y pasa a «En Tramitación» al hacer alguna acción sobre él, por ejemplo añadir un documento.

Catalogar el expediente: el catálogo de procedimientos

Todo expediente SEGEX debe catalogarse al iniciarse, es decir, asociarse al procedimiento administrativo que se está tramitando.

• SEDIPUALB@ tiene un catálogo de procedimientos organizado en materias, tipos y subtipos, que se consulta desde la propia herramienta.

• Se elaboró de forma consensuada con profesionales del ámbito archivístico y de la gestión documental y recoge la mayoría de los procedimientos que usa la administración local.

• Como el catálogo normalizado supera los 900 procedimientos, la forma más práctica de encontrar uno es la búsqueda libre por nombre, escribiendo parte del nombre del procedimiento (por ejemplo, «contratos menores»).

Al elegir el procedimiento, quedan asociados al expediente los elementos que lo definen: la normativa por la que se rige, los efectos del silencio administrativo, la materia sobre la que actúa, el código asignado en SIA, etc.

• Todos los procedimientos de cada entidad deberían estar dados de alta en el SIA (Sistema de Información Administrativa de la Administración del Estado). SEDIPUALB@ facilita generar el formato de intercambio para las altas masivas en SIA y carga automáticamente los códigos SIA que se generan.

• El tramitador del expediente puede asociarlo después a otro procedimiento si lo considera conveniente.

Fuentes comprobadas el 23 de octubre de 2026 en sedipualba.es: «Manual de Usuario. Tramitador de Expedientes SEGEX (v1.1)» y «Definiciones y conceptos en SEDIPUALB@».

📌 Lo esencial para el examen

• SEDIPUALB@ es una plataforma pública desarrollada por el SEMATIC de la Diputación de Albacete; la usan cientos de entidades públicas.

• SEGEX es el tramitador de expedientes; SERES es el registro, SEFYCU la firma y custodia, SEGRA las resoluciones y SEFACE el control de facturas.

• Cualquier usuario registrado en alguna entidad puede generar expedientes: de oficio o a instancia de parte.

• A instancia de parte se parte de una entrada de registro completada y asignada al servicio; el remitente se añade como interesado.

• Recién creado, el expediente está en borrador; con la primera acción pasa a «En Tramitación».

• Todo expediente debe catalogarse al iniciarse con un procedimiento del catálogo, que supera los 900 procedimientos.

• El procedimiento asocia la normativa, los efectos del silencio administrativo, la materia y el código asignado en SIA.

• El tramitador puede asociarlo después a otro procedimiento.

De un vistazo

Qué contiene un expediente SEGEX

Un expediente es, ante todo, una agrupación de documentos, que a su vez se ordenan en carpetas dentro del expediente. Las carpetas las crean los tramitadores. Además de los documentos, el expediente reúne: los interesados, las entradas de registro asociadas, los requerimientos a interesados, el estado de fiscalización, las facturas relacionadas (SEFACE), las tasas o precios públicos, las relaciones con otros expedientes, la lista de accesos permitidos y el historial de lo que se ha hecho en él.

Los tipos de documento

Un documento de un expediente SEGEX puede ser:

Cuando se genera un SEFYCU nuevo desde el expediente, el sistema puede incluir a los interesados del expediente como notificados, y lo más importante: les traslada el medio de notificación que cada interesado haya elegido en su relación con la entidad, de forma general o para ese expediente. Así se evitan problemas por notificar por un medio distinto del que pidió el ciudadano. Después, ya en SEFYCU, se completa lo que falte: el texto a firmar, los firmantes, otros notificados y los anexos. Con SEGRA ocurre lo mismo, y además SEGRA numera automáticamente las resoluciones y genera de forma automática el libro de decretos o resoluciones.

Clave: Un SEFYCU nuevo traslada a los interesados el medio de notificación que hayan elegido, y SEGRA numera automáticamente las resoluciones y genera el libro de decretos o resoluciones.

Las nuevas modalidades de SEGEX 2.0

La versión 2.0 añade dos maneras más de insertar documentos:

• Proyecto de documento: reserva el hueco de un documento futuro. Se configuran sus metadatos y permisos sin aportar todavía el contenido. Sirve, por ejemplo, para marcar dónde irá el informe que debe aportar un colaborador. Mientras sea proyecto, solo lo ven quienes tienen permiso de lectura y escritura sobre él: todos los tramitadores y solo los colaboradores a los que se les dé expresamente (o el colaborador que lo creó). Los demás ni siquiera lo ven.

• Formulario: se rellena uno de los formularios definidos en el panel de administración y el sistema genera el PDF, que es el que se añade al expediente.

Los metadatos de cada documento

Cada documento lleva, como mínimo, estos metadatos:

• Tipo ENI: los tipos que marca el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

• Estado de elaboración: original (cualquier documento generado electrónicamente, con CSV), copia electrónica con cambio de formato, copia electrónica auténtica de documento en papel, copia electrónica parcial auténtica u otros.

• Origen: Administración o ciudadanos.

Ojo: al añadir un documento a un expediente, por defecto se da acceso de lectura a los interesados del expediente. El acceso se puede decidir documento a documento, al añadirlo o editándolo después.

Para comprobar lo que ve otra persona, los tramitadores pueden simular el acceso de otro usuario y ver el expediente como lo vería él, para asegurarse de que los permisos están bien configurados.

Los interesados

En SEDIPUALB@ cada entidad tiene un repositorio único de interesados, compartido por todas las aplicaciones de la plataforma. Se precarga con la información que ya tenía la entidad al empezar a funcionar, se mantiene automáticamente a través del Registro de Entrada y Salida (SERES) y también puede actualizarse a mano.

• En un expediente iniciado a instancia de parte, el remitente de la entrada de registro pasa a ser interesado de forma automática.

• El tramitador puede añadir más interesados, buscándolos por varios criterios en el repositorio común.

• Hay dos tipos de interesado, solicitante y afectado, pero la diferencia es solo semántica: no cambia nada en la gestión del expediente.

• Puede indicarse un representante, que accede al expediente igual que su representado.

Ojo: Solicitante y afectado son los dos tipos de interesado, pero la diferencia es solo semántica y no cambia nada en la gestión. El representante accede igual que su representado.

Las entradas de registro del expediente

Cada vez que se inicia un expediente a instancia de parte desde la opción de entradas de registro, se genera en él un elemento de entrada de registro con los datos del asiento del Registro de Entrada. Además, por cada entrada relacionada se crea una carpeta con toda la documentación que trajo.

Clave: a la entrada de registro (a través de la Sede Electrónica) solo tiene acceso el interesado que la generó. Así se mantiene la privacidad entre las solicitudes de los distintos participantes en los expedientes de concurrencia competitiva. En SEGEX, a cada carpeta de documentación aportada se le configura también automáticamente el acceso individual de quien la aportó.

El historial

Todas las acciones que modifican algún elemento del expediente quedan auditadas y los tramitadores las consultan en el apartado Historial. Así se garantiza la trazabilidad de la tramitación. En la versión 2.0 cada tarea muestra también su propio historial, como ya ocurría con los documentos, y de cada evento puede verse la lista de avisos que generó, si se aceptaron, quién y cuándo.

Información auxiliar que no forma parte del expediente

SEGEX 2.0 permite texto enriquecido (formato, imágenes y ficheros adjuntos) en campos como las observaciones del expediente, de sus documentos, de las tareas y de los recordatorios, y en los comentarios. Pero esos textos y ficheros no se consideran documentos del expediente en el sentido del art. 70.1 de la Ley 39/2015: son información auxiliar o de apoyo (art. 70.4). Por eso no se incluyen al exportar el expediente ni al remitirlo a Justicia. Lo que deba formar parte del expediente se incluye, además, en una carpeta, de la forma convencional.

Fuentes comprobadas el 23 de octubre de 2026 en sedipualba.es: «Manual de Usuario. Tramitador de Expedientes SEGEX (v1.1)», «SEGEX v2.0» (septiembre de 2025) y «Definiciones y conceptos en SEDIPUALB@».

📌 Lo esencial para el examen

• Un expediente es una agrupación de documentos, ordenados en carpetas que crean los tramitadores.

• Tipos de documento: fichero, hipervínculo, CSV, SEFYCU (firmado) y SEGRA (resolución).

• SEGEX 2.0 añade el proyecto de documento (reserva el hueco sin contenido) y el formulario (genera un PDF).

• Metadatos mínimos: tipo ENI, estado de elaboración y origen (Administración o ciudadanos).

• Por defecto se da acceso de lectura a los interesados al añadir un documento.

• Cada entidad tiene un repositorio único de interesados, mantenido a través de SERES.

• A la entrada de registro solo accede el interesado que la generó, para proteger la concurrencia competitiva.

• Todas las acciones quedan auditadas en el Historial, que garantiza la trazabilidad.

• Los textos enriquecidos son información auxiliar (art. 70.4) y no se incluyen al exportar ni al remitir a Justicia.

De un vistazo

Los permisos de acceso a un expediente

Sobre un expediente SEGEX se dan permisos combinando usuarios y servicios de cualquier entidad del ámbito SEDIPUALB@. Cada permiso tiene un nivel de acceso (el rol), un destinatario, una finalidad y, si se quiere, un límite temporal.

Los niveles de acceso (roles)

En la versión 2.0, entre los niveles de acceso que se pueden configurar figura también el de interesado.

Clave: El colaborador ve todo el expediente pero solo puede generar y aportar documentación; el rol solo lectura ve todo sin modificar nada; el de solo documentos accede únicamente a ciertos documentos.

El tramitador

La tramitación en SEDIPUALB@ se basa en el control que ejerce quien tiene el rol de tramitador (un usuario o un servicio), que dirige el expediente de forma flexible, bajo un conjunto de convenciones.

• Por defecto, el primer tramitador de un expediente es el servicio al que pertenece el usuario que lo creó. A partir de ahí, cualquier miembro de ese servicio puede gestionarlo.

• Quien es tramitador puede añadir otros tramitadores (de cualquier entidad de SEDIPUALB@) y abandonar el expediente. Así se permite la co-tramitación por fases y entre varias entidades, muy útil para las entidades supramunicipales.

• También puede dar acceso a otros usuarios y servicios con los demás roles.

El colaborador

El colaborador accede a toda la información del expediente, pero solo puede generar y aportar documentación. Le están vedadas las labores reservadas a los tramitadores: cambiar el estado, cambiar la descripción, cambiar el procedimiento asociado, crear carpetas, añadir interesados, generar requerimientos, etc.

Solo lectura y solo documentos

• Solo lectura: se ve todo el expediente sin poder cambiar nada. Es un rol muy usado para dar acceso a los miembros de los distintos servicios de la entidad.

• Solo documentos: se usa cuando se quiere dar acceso a documentos concretos e impedir el acceso al resto del expediente. Se concede primero ese acceso al expediente y después, documento a documento, se abre lo que cada uno puede ver.

Ojo: con el rol solo documentos, por defecto, estos destinatarios tienen «sin acceso» a todos los documentos, y el permiso se cambia individualmente en el detalle de cada documento.

A quién se le da el permiso

• El acceso de usuario externo debe usarse solo de forma puntual: se le envía un correo con una URL que da acceso cifrado al expediente sin necesidad de certificado digital, y por seguridad hay que limitarlo en el tiempo. A un usuario externo no se le puede dar el rol de tramitador.

• Todos sirve, por ejemplo, para expedientes que se quieren publicar en un Portal de Transparencia. En la versión 2.0, los expedientes de acceso público se integran en la carpeta ciudadana, donde se pueden buscar y consultar sin iniciar sesión.

Ojo: Al usuario externo no se le puede dar el rol de tramitador y su acceso debe ser puntual y limitado en el tiempo. Dar permiso a «Todos» declara público el expediente.

El supervisor (SEGEX 2.0)

La versión 2.0 crea el rol supervisor, que permite hacer el seguimiento de otros usuarios desde la opción «supervisar» del menú (la tienen los supervisores y los administradores). El supervisor puede consultar de cada usuario supervisado sus tareas (como destinatario y como tramitador), sus expedientes, sus avisos, su actividad, sus recordatorios, su configuración de avisos, sus estadísticas, su historial de inicios de sesión y el registro de accesos a expedientes, documentos y notificaciones. También ve los listados de tareas pendientes y retrasadas de todos sus supervisados, agrupadas por destinatario.

Ojo: el ámbito en el que se asigna el rol de supervisor solo decide a qué usuarios se puede supervisar. De esos usuarios se ve todo su contenido, sin distinguir por qué tienen acceso a él. Ejemplo: si A es supervisor en Contabilidad y B es miembro de Contabilidad y también de Alcaldía, A verá lo que B ve por Contabilidad y también lo que ve por Alcaldía.

Fuentes comprobadas el 23 de octubre de 2026 en sedipualba.es: «Manual de Usuario. Tramitador de Expedientes SEGEX (v1.1)», «SEGEX v2.0» (septiembre de 2025) y «Definiciones y conceptos en SEDIPUALB@».

📌 Lo esencial para el examen

• Cada permiso tiene nivel de acceso, destinatario, finalidad y, si se quiere, límite temporal.

• Roles: tramitador, colaborador, solo lectura y solo documentos; en la 2.0 también el de interesado.

• El primer tramitador es el servicio al que pertenece el usuario que creó el expediente.

• El tramitador puede añadir otros tramitadores y abandonar el expediente, lo que permite la co-tramitación.

• El colaborador no puede cambiar el estado, la descripción ni el procedimiento, ni crear carpetas, añadir interesados o generar requerimientos.

• Con solo documentos el valor por defecto es «sin acceso» y se cambia en el detalle de cada documento.

• Destinatarios: servicio, usuario interno, usuario externo y todos (público).

• El usuario externo recibe un correo con una URL, sin certificado digital.

• El rol supervisor (2.0) usa la opción «supervisar» y ve todo el contenido de los usuarios supervisados.

De un vistazo

Las tareas en SEGEX 2.0

Las tareas permiten al tramitador encargar trabajo dentro de un expediente (por ejemplo, «emitir informe técnico») y controlar cómo va. En la versión 2.0 se rediseñaron para admitir planificación, dependencias, detección de retrasos y diagramas de Gantt. Ya no aparecen dentro de los permisos de acceso, sino en una sección propia llamada «tareas del expediente».

Estados de una tarea

El destinatario

• Una tarea solo puede asignarse a uno de los destinatarios de los permisos de acceso del expediente. Antes ese permiso tenía que ser de colaborador; en la versión 2.0 vale también un permiso de tramitador o de solo lectura.

• Una tarea puede existir sin destinatario asignado: no hace falta asignarla al crearla, aunque para que alguien pueda trabajarla tiene que tenerla asignada.

• Si se elimina el permiso de acceso de su destinatario, la tarea puede seguir existiendo si antes se deja sin asignar (antes se borraba automáticamente).

Las dependencias entre tareas

Una tarea puede depender de otras, del mismo o de otro expediente. Hay cuatro combinaciones:

Además, a una tarea se le pueden asociar carpetas y documentos del expediente, para que el destinatario tenga en su detalle todo lo que necesita.

Clave: Hay cuatro combinaciones de dependencia; la más habitual es finalizar para comenzar: la primera tarea debe finalizar antes de que la segunda pueda comenzar.

Otros campos de la tarea

Ya existían la descripción breve (el título de la tarea), la fecha de creación, la fecha real de comienzo, la fecha real de finalización, la fecha de rechazo y el motivo del rechazo. La versión 2.0 añade:

• Observaciones: una descripción más larga, con formato, imágenes y ficheros adjuntos.

• Progreso: el porcentaje que el destinatario lleva hecho de una tarea en curso.

Junto a cada fecha hay un botón «sumar días» con una calculadora que suma días naturales o hábiles (estos, según el calendario de la sede) a una fecha de referencia.

La planificación temporal

Tres campos opcionales (no es obligatorio planificar):

• Fecha planificada de comienzo.

• Fecha planificada de finalización.

• Duración planificada: cuántos días se espera que dure desde que el destinatario la comience, en días naturales o hábiles (los hábiles según el calendario de días inhábiles de la sede).

Si se indican los tres, tienen que ser coherentes. Si se indican dos, el tercero se calcula solo: una tarea que debe terminar el 5/10/2025 con una duración de 3 días naturales queda planificada para comenzar el 2/10/2025.

• Con la casilla «impedir comenzar la tarea antes de esta fecha», el destinatario no puede empezarla antes de la fecha planificada de comienzo; con «impedir finalizar la tarea antes de esta fecha», no puede terminarla antes de la de finalización.

• El sistema avisa al destinatario en cuanto se le asigna la tarea, salvo que esté marcada la casilla de impedir comenzar antes de la fecha: entonces el aviso no le llega hasta el día de la fecha planificada de comienzo.

• Si la tarea depende de otras, se puede activar «planificar comienzo/finalización tan pronto lo permitan las tareas de las que depende»: cuando se resuelven las dependencias, el sistema pone esa fecha como planificada. Si no hay ninguna dependencia pendiente, la casilla no tiene efecto.

Ejemplo: Si se indican dos de los tres campos de planificación, el tercero se calcula solo: finalizar el 5/10/2025 con 3 días naturales de duración deja el comienzo planificado el 2/10/2025.

Las tareas retrasadas

• Para los tramitadores y sus supervisores, una tarea está retrasada cuando no ha comenzado o no ha finalizado al día siguiente de la fecha planificada correspondiente. Ejemplo: si la finalización estaba planificada para el 1/10/2025, está retrasada a partir del 2/10/2025 (inclusive).

• Para el destinatario y sus supervisores, además, la tarea no puede estar bloqueada por una dependencia: el sistema no le imputa un retraso del que no es responsable.

• Los retrasos generan avisos automáticos a los destinatarios y a los tramitadores, pero no a los supervisores, y se repiten al cabo de una semana y al cabo de un mes.

• Las tareas retrasadas se pintan en rojo en los diagramas de Gantt y en el calendario.

Ojo: Una tarea está retrasada al día siguiente de la fecha planificada: si la finalización era el 1/10/2025, lo está desde el 2/10/2025. Los avisos de retraso no llegan a los supervisores y se repiten a la semana y al mes.

Los diagramas de Gantt

Representan la extensión temporal de las tareas (eje horizontal: el tiempo; eje vertical: las tareas) y sus dependencias. Cada tarea puede mostrar hasta tres barras:

El color indica el estado: amarillo, pendiente de comenzar · azul, en curso · verde, finalizada · morado, rechazada · rojo, retrasada. Las dependencias se dibujan con una flecha negra cuya punta señala la tarea que depende. Los diagramas se ven en formato día o mes.

Listados de tareas

Desde el menú se accede al listado y al calendario de tareas, como tramitador o como destinatario. El contador en rojo junto al menú indica: como destinatario, las tareas pendientes de comenzar o en curso; como tramitador, las tareas retrasadas.

Los recordatorios

Son alarmas que se crea un usuario con acceso de solo lectura o superior a un expediente, para la fecha y hora que elija. Se avisan por avisos de SEGEX y/o por correo electrónico.

• Los tramitadores pueden crear recordatorios para otros usuarios, siempre dirigidos de forma indivisible al destinatario de un permiso de acceso concreto (si es un servicio, no pueden elegir qué miembros lo reciben).

• Se ven en lista o en calendario: los propios en cualquier expediente, en «mis recordatorios» de las opciones generales; los de un expediente concreto, en las secciones de ese expediente; y un tramitador puede ver «todos los recordatorios» del expediente.

Fuente comprobada el 23 de octubre de 2026 en sedipualba.es: «SEGEX v2.0» (septiembre de 2025), con el «Manual de Usuario. Tramitador de Expedientes SEGEX (v1.1)».

📌 Lo esencial para el examen

• Las tareas 2.0 admiten planificación, dependencias, detección de retrasos y diagramas de Gantt.

• Estados: pendiente de comenzar, en curso, finalizada y rechazada.

• Una tarea solo se asigna a un destinatario de los permisos de acceso: colaborador, tramitador o solo lectura.

• Una tarea puede existir sin destinatario.

• Dependencias: finalizar para comenzar (la más habitual), finalizar para finalizar, comenzar para comenzar y comenzar para finalizar.

• Planificación opcional: fecha planificada de comienzo, fecha planificada de finalización y duración planificada; con dos, el tercero se calcula.

• Está retrasada al día siguiente de la fecha planificada; los avisos se repiten a la semana y al mes y no llegan a los supervisores.

• Gantt: hasta tres barras (planificación, real, progreso); rojo es retrasada y la flecha negra apunta a la tarea que depende.

• Colores: amarillo pendiente, azul en curso, verde finalizada, morado rechazada.

• Un recordatorio lo crea un usuario con acceso de solo lectura o superior.

De un vistazo

Los avisos de SEGEX

Los avisos informan de cómo va la tramitación de los expedientes a lo largo de su vida. En general se consultan desde la web de SEGEX, y en algunos casos se envían también por correo electrónico.

• Son automáticos los que genera la propia aplicación cuando ocurren determinados eventos importantes para la tramitación; por ejemplo, cuando un interesado accede a una notificación emitida desde un expediente que yo tramito.

• Un aviso hay que aceptarlo para que salga de la lista de pendientes, y se puede aceptar de dos formas: individualmente (deja de estar pendiente solo para mí) o por servicio (deja de estar pendiente para todo el servicio). Si nadie lo acepta, deja de estar pendiente cuando pasan 6 meses desde que se envió.

Clave: Un aviso se acepta individualmente (deja de estar pendiente solo para mí) o por servicio (para todo el servicio); si nadie lo acepta, deja de estar pendiente a los 6 meses.

Los comentarios (SEGEX 2.0)

Cualquier usuario con acceso de solo lectura o superior a un expediente puede publicar comentarios, en la vista general del expediente o en el detalle de una tarea. Para comentar en un documento hace falta, además, tener acceso a ese documento.

• Los ven los mismos usuarios que pueden publicarlos. Los interesados no los ven nunca.

• Admiten texto con formato, imágenes y ficheros adjuntos, y quedan reflejados en el historial del expediente.

• Al publicar, se pueden enviar más avisos (nunca menos) de los que el sistema decide solo. Por defecto se avisa por SEGEX (no por correo) a los tramitadores y, si el comentario es en una tarea, también a sus destinatarios.

• Los pueden eliminar sus autores y los administradores, pero eliminar un comentario no borra el evento del historial, y los administradores pueden ver y restaurar los eliminados.

Recuerda: los comentarios sustituyen a la función «enviar aviso» de las versiones anteriores de SEGEX.

Personalizar el envío de avisos (SEGEX 2.0)

Para cada tipo de evento (incluir un documento, completar una tarea, aceptar una notificación…) se puede decidir si se envían avisos de SEGEX y/o correos, y a quién. Si se juntan varias configuraciones, se aplican por este orden de prioridad, de mayor a menor:

1. La de un usuario concreto en un expediente concreto.

2. La de un usuario concreto, común a todos los expedientes de la entidad.

3. La de un permiso de acceso concreto en su expediente.

4. La de la entidad, común a todos sus expedientes (solo la pueden editar los administradores).

5. La configuración por defecto (la que había antes de SEGEX 2.0).

Estas configuraciones se suman a las reglas del directorio, no las sustituyen. Y existe el botón «simular envío de avisos» para comprobar qué pasaría con un tipo de evento concreto.

Clave: La prioridad de mayor a menor es: usuario concreto en un expediente concreto, usuario concreto, permiso de acceso concreto, la entidad (solo administradores) y la configuración por defecto.

Los requerimientos

Un expediente puede emitir requerimientos (por ejemplo, de subsanación de documentación) a cualquiera de sus interesados. El sistema los hace generando automáticamente un SEFYCU a partir de un documento matriz parametrizable, con el interesado como notificado y respetando el medio de notificación que él eligió.

• El requerimiento sale como notificación (por el registro de salida y NOTIFIC@) y, si la notificación es electrónica, se le ofrece al interesado un camino directo para cumplirlo.

• Si contesta por medios electrónicos, su respuesta pasa por el registro de entrada sin necesidad de despacharla y entra automáticamente en el expediente del que partió.

• Puede incluir el pago de una tasa o precio público si se usa el sistema de pagos de SEDIPUALB@.

Pagos y fiscalización

• Con el sistema de pagos habilitado, cualquier tramitador puede emitir una autoliquidación sobre el expediente. Se puede pagar por pago electrónico con tarjeta (el cobro se refleja en tiempo real en el expediente) o por ventanilla en una entidad bancaria asociada (se refleja automáticamente 24 horas después del cobro).

• La fiscalización se ejerce sobre el expediente con el rol correspondiente: el fiscalizador aporta un informe de fiscalización (normalmente un SEFYCU) y el expediente muestra un indicador verde, naranja o rojo con su estado de fiscalización.

Operaciones con expedientes

• Clonar: crea un expediente nuevo con los mismos elementos que el actual (procedimiento, descripción, carpetas, interesados, permisos de acceso, relaciones…), pudiendo elegir cuáles se copian. Sirve para homogeneizar la forma de trabajar de un servicio.

• Relacionar: para relacionar un expediente con otros hay que ser tramitador del expediente desde el que se relaciona y tener al menos acceso de lectura a los que se quieren relacionar.

Ojo: que dos expedientes estén relacionados no da acceso de uno al otro: eso depende de los permisos de cada uno.

• Expediente ENI: el modelo de SEGEX está alineado con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, así que cualquier expediente, en cualquier momento, puede convertirse en un expediente ENI-compatible, usando la plataforma INSIDE de la Administración General del Estado. SEGEX genera un zip con el expediente y puede enviarlo a INSIDE; la generación se hace de forma desatendida con el gestor de tareas SETAP, porque el tiempo depende del tamaño del expediente.

• Remisión a Justicia (MJU): desde los «expedientes almacenados» de INSIDE se puede remitir el expediente a Justicia, en las entidades de comunidades autónomas que no tienen transferidas las competencias en esa materia.

• Exportar a CSV: en la versión 2.0 cualquier sección de un expediente se puede exportar a un fichero CSV (valores separados por comas).

Las plantillas de expedientes (SEGEX 2.0)

Los usuarios con el rol editor de plantillas o administrador pueden configurar plantillas que cualquier usuario elija al crear un expediente, desde «editar plantillas». Se crean desde cero o a partir de un expediente existente, y preconfiguran: los campos generales (título, clase, observaciones), los permisos de acceso, la estructura de carpetas y documentos y las tareas.

• Una plantilla es solo un atajo: una vez creado el expediente, el tramitador puede cambiar lo que necesite.

• Se puede marcar como borrador, y entonces queda oculta a quienes crean expedientes.

• En la plantilla, el límite temporal de un permiso no es una fecha: es un número de horas que se suma a la fecha y hora en que se crea el expediente.

• SEFYCU y SEGRA tienen también sus propias plantillas de propuestas.

Fuentes comprobadas el 23 de octubre de 2026 en sedipualba.es: «Manual de Usuario. Tramitador de Expedientes SEGEX (v1.1)», «SEGEX v2.0» (septiembre de 2025) y «Envío de avisos en SEFYCU, SEGRA y SEGEX» (mayo de 2022).

📌 Lo esencial para el examen

• Los avisos se consultan en la web de SEGEX y a veces también por correo; se aceptan individualmente o por servicio, y caducan a los 6 meses.

• Los comentarios (2.0) los publica quien tenga acceso de solo lectura o superior; los interesados no los ven nunca.

• Los comentarios sustituyen a la función «enviar aviso».

• Por defecto un comentario avisa por SEGEX (no por correo) a los tramitadores.

• Orden de prioridad de la configuración de avisos: usuario en expediente, usuario, permiso de acceso, entidad y por defecto.

• Existe el botón «simular envío de avisos».

• El requerimiento genera un SEFYCU y sale como notificación por el registro de salida y NOTIFIC@.

• La autoliquidación se paga con tarjeta (tiempo real) o por ventanilla (24 horas después).

• La fiscalización muestra un indicador verde, naranja o rojo.

• Un expediente ENI se genera con INSIDE y la tarea desatendida la hace SETAP.

• Las plantillas las configuran el editor de plantillas o el administrador; el límite temporal es un número de horas.

De un vistazo