Tema 21: Oficinas de asistencia en materia de registros de CyL

El presente decreto tiene por objeto regular la organización y funcionamiento homogéneos de la asistencia presencial a la ciudadanía en la Administración de la Comunidad de Castilla y León, a través de las oficinas de asistencia en materia de registros, así como el Sistema de Registro Único.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

El presente decreto será de aplicación a:

a)La Administración General de la Comunidad de Castilla y León, así como los organismos autónomos, las entidades de derecho público y las entidades públicas de derecho privado cuando ejerzan potestades administrativas, que formen o puedan formar parte del sector público autonómico

1. La asistencia presencial, como conjunto de medios puestos a disposición de la ciudadanía en orden a facilitar el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León, se regirá por los siguientes principios:

– Servicio efectivo, gratuito y universal.

– Igualdad de acceso y no discriminación.

– Simplicidad, claridad y proximidad.

– Atención personal, amable, confidencial y respetuosa, adaptada a las circunstancias físicas, psíquicas, sensoriales, sociales y culturales.

– Participación, objetividad, integridad y transparencia.

– Proactividad.

– Racionalización, agilidad y seguridad jurídica.

– Buena fe, confianza legítima, responsabilidad y lealtad institucional.

– Colaboración, cooperación y coordinación con otras administraciones públicas.

– Innovación, neutralidad, interoperabilidad, seguridad, compatibilidad informática, optimización y aprovechamiento de recursos comunes y protección de datos de carácter personal de los sistemas de gestión utilizados.

– Superación y compromiso con la mejora.

2. Todos los órganos y unidades administrativas de la Administración de la Comunidad de Castilla y León colaborarán con los equipos profesionales encargados de la asistencia ciudadana para el adecuado cumplimiento de sus funciones en beneficio de la ciudadanía.

Artículo 4. Responsabilidad.

La consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía es la encargada de proporcionar las directrices funcionales que garanticen, en beneficio de los ciudadanos, la coordinación y funcionamiento homogéneo de las oficinas autonómicas de asistencia en materia de registros, así como del Sistema de Registro Único de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, y fijará los horarios de atención al público, todo ello sin perjuicio de las funciones que corresponden a los órganos o entidades correspondientes en relación con las oficinas de su respectiva adscripción orgánica.

Art. 5.1 Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Las oficinas son las unidades de la Administración de la Comunidad de Castilla y León encargadas de prestar a la ciudadanía la asistencia presencial en materia de registros regulada en el Capítulo II de este Título, sin perjuicio de la asistencia prestada por los distintos órganos y unidades en el ejercicio de sus funciones de gestión o tramitación administrativa.

Son las siguientes

• Las oficinas generales.

• Las oficinas departamentales.

• Los puntos.

• Otras unidades y órganos que prestan asimismo servicios de asistencia en materia de registros.

Art. 6.2 Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Oficinas generales de asistencia en materia de registros.

Existirá una oficina general en cada una de las sedes de las delegaciones territoriales de la Junta de Castilla y León, que estará adscrita orgánicamente a la respectiva delegación, y realizará las funciones descritas en el Capítulo II de este Título, sin perjuicio de las funciones de asistencia que desarrollen los distintos órganos y unidades administrativas de gestión de su mismo ámbito territorial.

1. Los puntos son las oficinas autonómicas en materia de registros que existirán en las dependencias administrativas pertenecientes a las delegaciones territoriales que, por razones de servicio público y eficacia administrativa, se ubican en localidades distintas a la capital de la provincia. Los puntos estarán adscritos orgánicamente a la correspondiente delegación territorial a través de su oficina general.

2. Ejercerán las funciones descritas en el Capítulo II de este Título, sin perjuicio de las funciones de asistencia a la ciudadanía que desarrollen los distintos órganos y unidades administrativas de gestión de su mismo ámbito territorial.

Art. 9 Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Prestación de asistencia en materia de registros en otros órganos o unidades administrativos.

La consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía podrá autorizar la prestación del servicio de asistencia presencial en otros órganos o unidades, centrales o periféricos, teniendo en cuenta factores geográficos, de volumen registral o de asistencia estimada y de la naturaleza de la actividad que lleven a cabo, a propuesta de la respectiva secretaría general, territorial o equivalente en otros organismos y entes del sector público autonómico cuando ejerzan potestades administrativas.

Art. 11.2 Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Imagen corporativa e infraestructuras de las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

En cualquier caso, el acceso a los edificios y dependencias en los que se localicen las oficinas autonómicas de asistencia en materia de registros deberán estar adaptados a lo dispuesto en la normativa sobre accesibilidad universal, correspondiendo su responsabilidad al respectivo órgano al que se encuentran adscritos orgánicamente.

Artículo 12. Funciones de las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

1. Las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León desarrollarán, de conformidad con lo previsto en la legislación básica y en el presente decreto, las siguientes funciones:

a) Información administrativa general y, en su caso, particular.

b) Recepción y registro de documentos a las personas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la administración.

c) Expedición de copias electrónicas auténticas a través de la digitalización de documentos públicos administrativos o privados presentados a registro, en soporte papel u otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, a efectos de su incorporación al correspondiente expediente administrativo electrónico, y devolución de los originales a la persona interesada.

d) Suministro, en el caso de desconocimiento por la persona interesada, del código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la documentación presentada a registro.

e) Expedición de recibo que acredite la fecha y hora de presentación de documentos a registro.

f) Remisión inmediata de los asientos registrales a los órganos, centros o unidades destinatarios, por medios electrónicos, salvo que el destino no esté integrado en el Sistema de Interconexión Registral.

g) Expedición de certificación acreditativa por motivo de discrepancia, recurso administrativo o litigio, respecto de solicitud, escrito o comunicación presentado a registro, cuando así sea requerida por la persona interesada.

h) Información a la persona interesada sobre el estado del envío electrónico de su asiento a su destino administrativo, si así lo solicita.

i) Inscripción, aceptación, revocación, prórroga o renuncia de poderes en el registro electrónico de apoderamientos, a través de comparecencia personal en las oficinas de asistencia habilitadas.

j) Asistencia en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas, no obligadas a relación electrónica con la administración, que así lo soliciten, en relación con trámites y procedimientos del ámbito de actuación de la respectiva oficina para los que se confiera habilitación, especialmente en lo referente a la identificación o firma electrónica y la presentación de solicitudes a través de la Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

k) Práctica de notificación o comunicación por medio no electrónico, cuando la persona interesada, no obligada a relacionarse electrónicamente con la administración, lo solicite con ocasión de su comparecencia espontánea, o la de su representante, en las oficinas de asistencia en materia de registros habilitadas, en su caso, para los trámites y procedimientos de su respectivo ámbito de actuación.

l) Exposición pública en el tablón de anuncios de cuantos actos y resoluciones sean remitidos por los órganos de gestión, y diligencia del tiempo de exposición, en su caso, a solicitud del órgano remitente.

m) Suministro del modelo para la presentación simultánea de varias solicitudes que se encuentre disponible en la Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

n) Cualquier otra que se les atribuya legal o reglamentariamente.

Artículo 13. Protección de datos de carácter personal.

2. Las personas a quienes se refieran los datos objeto de tratamiento podrán ejercer ante la consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía los derechos que les correspondan, conforme a lo dispuesto en la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, a través de los canales habilitados a estos efectos.

La consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía desarrollará los protocolos y procedimientos internos que establezcan los criterios y formas de trabajo homogéneos ante la posible indisponibilidad técnica no planificada de los sistemas, plataformas y aplicaciones que dan soporte a los servicios regulados en este decreto, que imposibiliten su funcionamiento ordinario con carácter puntual, con la finalidad de proporcionar alternativas de solución que permitan concluir la asistencia con la debida satisfacción ciudadana.

Artículo 15. Información administrativa.

3. La información que se facilite deberá ser clara, sucinta y de fácil comprensión para la ciudadanía.

Artículo 18. Sistema de Registro Único de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

3. El Sistema de Registro Único de la Administración de la Comunidad de Castilla y León será plenamente interoperable, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión entre registros, órganos y unidades, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de la copia electrónica de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros. Asimismo, cumplirá con las garantías y medidas de seguridad contempladas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal. Las interconexiones con registros de otras administraciones públicas se realizarán a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes normas técnicas. Se facilitará la interoperabilidad con los sistemas de gestión de expedientes de las unidades de tramitación correspondientes.

Artículo 19. Recepción y registro de documentos en las oficinas de asistencia en materia de registros

8. No serán objeto de registro:

a) Los documentos redactados en otra lengua cuando su falta de comprensión imposibilite la realización de la inscripción registral, salvo que acompañen traducción al castellano.

b) Los documentos de naturaleza publicitaria, comercial, informativa y análoga; saludas, felicitaciones, invitaciones personales, agradecimientos, publicaciones y análogos; documentos recibidos por correo electrónico, fax, aplicaciones móviles y canales sociales u otros participativos corporativos. Sólo serán admitidos si se presentan como anexo o documentación complementaria a una solicitud, escrito o comunicación.

c) Las comunicaciones que se realicen entre unidades administrativas de la Administración de la Comunidad de Castilla y León una vez que dispongan de la plataforma de comunicaciones electrónicas corporativa.

d) Aquellos que carezcan absolutamente de los requisitos mínimos legalmente establecidos.

A solicitud de la persona interesada, la oficina de asistencia emitirá inexcusablemente una diligencia en la que hará constar la motivación de la denegación del registro, la naturaleza del documento y la fecha y hora de presentación, que será entregada a aquélla dejando copia en la unidad.

Artículo 20. Digitalización y emisión de copia electrónica auténtica de la documentación presentada a registro.

1. Las oficinas de asistencia en materia de registros estarán obligadas a expedir copias electrónicas auténticas de cualquier documento en papel, público o privado, que las personas interesadas presenten a registro, con objeto de incorporarlo a un expediente administrativo electrónico, con la misma validez y eficacia que los documentos originales, quedando garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Artículo 21. Actuaciones y tipos de poderes inscribibles en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

4. La persona interesada, en comparecencia personal ante las oficinas de asistencia en materia de registros, sólo podrá consultar la información de los apoderamientos de los que sea poderdante o apoderada.

Artículo 22. Proceso de inscripción de los apoderamientos realizados en comparecencia personal.

2. Los asientos de inscripción que se practiquen en el registro electrónico de apoderamientos desde las oficinas de asistencia autonómicas en materia de registros deberán contener, al menos, la siguiente información:

a) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente de la persona poderdante.

b) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente de la persona apoderada.

c) Fecha de inscripción.

d) Período de tiempo por el cual se otorga el poder, sin perjuicio de la validez máxima de la inscripción.

e) Tipo de poder según las facultades que otorgue o, en su caso, trámites y actuaciones o categorías objeto de apoderamiento.

Artículo 23. Asistencia general en el uso de medios electrónicos.

1. Las oficinas autonómicas de asistencia en materia de registros proporcionarán información en materia de identificación y firma electrónica a las personas no obligadas a relación electrónica que así lo soliciten para presentar solicitudes, escritos y comunicaciones a través de medios electrónicos, sin perjuicio de la previsión por la Administración de la Comunidad de Castilla y León de cuantos otros canales, sistemas y aplicaciones se consideren necesarios a efectos de garantizar que las personas interesadas puedan relacionarse con ella a través de medios electrónicos.

2. A través de la consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía, las oficinas autonómicas de asistencia podrán colaborar con actuaciones específicas de competencia de los respectivos responsables por razón de la materia, tendentes a favorecer la progresiva incorporación, desarrollo o familiarización en el uso de los medios electrónicos, a fin de promover la capacidad de acceso y la utilización de los servicios digitales por parte de la ciudadanía.

1. Si la persona interesada, o su representante, no obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración de la Comunidad de Castilla y León, no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por persona funcionaria habilitada de la oficina de asistencia, mediante el uso del sistema de identificación y firma electrónica que se determine para los empleados públicos de la Administración autonómica.

2. En este caso, será necesario que la persona interesada, o su representante, comparezca personalmente ante la oficina de asistencia, se identifique ante el personal habilitado y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

A este fin de identificación, bastará el documento nacional de identidad, número de identificación para personas extranjeras, pasaporte o documento identificativo equivalente.

El modelo de asistencia electrónica estará disponible en la Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, sin perjuicio de lo cual podrá facilitarse a las personas interesadas en el momento de la comparecencia en la oficina de asistencia.

3. La consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía determinará las oficinas encargadas de prestar la asistencia en el uso de medios electrónicos regulada en este artículo en función de los trámites o actuaciones electrónicos susceptibles de esta intervención digital, a propuesta de las consejerías competentes en la materia o procedimiento que, en todo caso, dispondrán los medios técnicos y funcionales necesarios para su consecución.

4. La asistencia regulada en este artículo para la presentación electrónica de solicitudes, escritos o comunicaciones, aportados en soporte papel por la persona interesada supondrá la realización de copias auténticas a través de su digitalización, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 16 y 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

La persona funcionaria habilitada no será responsable del contenido, autenticidad, validez o suficiencia de la documentación presentada por la persona interesada en el trámite o actuación para el que haya sido requerida su intervención, correspondiendo la comprobación de los documentos presentados al órgano administrativo instructor del procedimiento correspondiente.

5. Se entregará a la persona interesada recibo acreditativo de la asistencia realizada, así como copia del modelo de asistencia firmado, que estará en todo caso disponible para la persona interesada en la carpeta ciudadana de la sede electrónica autonómica.

6. Será objeto de inadmisión cualquier asistencia electrónica que no reúna los requisitos establecidos en el presente artículo y, en todo caso, en las siguientes circunstancias:

a) Cuando no consten los datos de identificación de la persona interesada, y en su caso de su representante.

b) Cuando se desconozca el órgano o administración al que se dirige el escrito.

c) Cuando el trámite o actuación administrativa no se encuentre disponible en la sede electrónica autonómica.

d) Cuando la oficina no se encuentre habilitada para la realización del trámite o actuación solicitado.

e) Cuando la persona interesada no preste su consentimiento expreso para esta actuación.

f) Cuando la documentación aportada se encuentre en otra lengua, cuando su falta de comprensión imposibilite la realización de la asistencia electrónica, salvo que se acompañe traducción al castellano.

g) Cuando se produzca cualquier incidencia técnica que lo impida.

En estos casos, la persona interesada podrá solicitar un recibo a efectos de constancia del intento de presentación y de las causas que provocaron la inadmisión.

7. Cualquier incidencia técnica, temporal o permanente, en las plataformas o aplicaciones electrónicas de los respectivos procedimientos o actuaciones administrativas autonómicos que imposibilite la intervención de las oficinas de asistencia regulada en el presente artículo, deberá ser difundida por la consejería competente por razón de la materia o procedimiento en la sede electrónica corporativa e inmediatamente comunicada a la consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía para que las oficinas de asistencia puedan informar a las personas interesadas que comparezcan en ellas a estos efectos.

En tanto la incidencia resulta solventada, con la finalidad de procurar la debida atención ciudadana, las oficinas de asistencia ofrecerán a la persona interesada la posibilidad de realizar el registro administrativo de su solicitud, escrito o comunicación, de conformidad con lo dispuesto en la Sección 3.ª del Capítulo II.

Art. 26.1 Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León Cartas de servicios de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León mantendrán su compromiso con la calidad y mejora continua de los servicios que prestan a la ciudadanía.

A tal efecto, la consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía promoverá la publicación de la carta de servicios como documento comprensivo de la información sobre los servicios encomendados, así como sobre los derechos de las personas usuarias en relación con ellos, los compromisos y estándares de calidad en su prestación así como los indicadores de gestión que permitirán seguir el grado de cumplimiento de dichos compromisos.

Art. 27.1 Decreto 13/2021, de 20 de mayo, por el que se regulan las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Sistema de seguimiento de las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Con el fin de disponer de información acerca de la actividad de las oficinas de asistencia autonómicas en materia de registros que facilite la toma de decisiones así como su mejora permanente, la consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía establecerá mecanismos de seguimiento de datos volumétricos así como de satisfacción y expectativas de los usuarios, que posibiliten la posterior evaluación de los resultados y del impacto del modelo adoptado de relación presencial con la ciudadanía.

Artículo 28

Los resultados del sistema de seguimiento y evaluación a que se refiere el presente Capítulo serán puestos a disposición de la ciudadanía como elemento de transparencia y de calidad y para garantizar el libre y fácil acceso a la información del sector público, a cuyo fin estarán disponibles en formatos reutilizables.

Artículo 29. Formación y capacitación del personal que presta sus servicios en oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

2. La consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía planificará el diseño y la ejecución de las siguientes tipologías de actuaciones formativas:

a) Programas de formación inicial en relación con la prestación de nuevos servicios o utilización de nuevas herramientas, soportes o aplicaciones.

b) Actualización periódica y sistemática de las capacidades requeridas para el desarrollo de las funciones asignadas, en distintos formatos permanentemente revisados y accesibles.

c) Itinerarios formativos adaptados a las necesidades individuales en orden a la progresión en el desempeño de las funciones asignadas.

La Escuela de Administración Pública de Castilla y León, a propuesta de la consejería competente en materia de asistencia a la ciudadanía, incluirá en sus planes acciones formativas relativas a dicha materia, de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias y conforme a la programación y planificación de la Escuela.