Tema 24: Microsoft Teams

Microsoft Teams es la plataforma de comunicación y colaboración de Microsoft 365.

Conceptos fundamentales:

• Equipos: grupos de personas que trabajan juntas en un proyecto o departamento

• Canales: espacios de conversación dentro de un equipo, organizados por tema

• Canales estándar: visibles para todos los miembros del equipo

• Canales privados: solo accesibles para miembros seleccionados

Funcionalidades principales:

• Chat individual y grupal

• Compartir archivos (almacenados automáticamente en SharePoint)

• Integraciones con aplicaciones externas

• Notificaciones configurables por canal y tipo de actividad

• Los documentos descargados desde Teams se guardan por defecto en la carpeta Descargas

Gestión de notificaciones

Las notificaciones se configuran desde Configuración > Notificaciones y actividad.

Por canal, se puede elegir entre tres niveles: todas las actividades (todos los mensajes y publicaciones nuevas), solo menciones y respuestas, o desactivadas.

En los chats individuales, grupales y de reunión se puede silenciar una conversación concreta sin desactivar el resto de notificaciones de Teams: al silenciarla, el usuario sigue formando parte de la conversación pero deja de recibir avisos de ella, salvo cuando le mencionan directamente (@mención).

El estado de presencia "Enfocado" ("Focusing") silencia chats, llamadas y menciones de canal mientras está activo. Se puede activar manualmente eligiendo una duración concreta (Teams restaura el estado anterior al terminar el tiempo elegido), o Teams lo activa automáticamente al empezar un bloque de tiempo de concentración marcado en el calendario de Outlook.

Teams también puede integrarse con la configuración de notificaciones del sistema operativo (banners y sonidos): hay que tener las notificaciones habilitadas a nivel de sistema operativo para recibir avisos de Teams.

Acceso a Teams sin instalar nada

Además de la aplicación de escritorio y la móvil, Teams se puede usar en el navegador, en teams.microsoft.com, sin instalar la aplicación (Teams para la web no está disponible en los navegadores de dispositivos móviles: ahí se usa la aplicación). Para unirse a una reunión también se puede elegir «Continuar en este explorador», sin instalar nada.

Dónde se guardan los archivos

• Al crear un equipo se crea automáticamente un sitio de SharePoint conectado a él: detrás de cada equipo de Teams hay un sitio de SharePoint.

• Los archivos de los canales estándar se guardan en ese sitio, en la biblioteca de documentos, con una carpeta para cada canal; es lo que se ve en la pestaña Archivos del canal.

• Cada canal privado y cada canal compartido tiene su propio sitio de SharePoint, al que solo acceden sus miembros.

Grabación y seguridad de las reuniones

• La grabación de una reunión se guarda en el OneDrive del organizador (carpeta Grabaciones), aunque no haya asistido. La grabación de una reunión de canal se guarda en el sitio de SharePoint del equipo, en una carpeta Grabaciones dentro de Documentos.

• El cifrado de un extremo a otro de las reuniones no está activado por defecto: forma parte de Teams Premium (una licencia de complemento) y el organizador tiene que activarlo en las opciones de la reunión antes de que empiece. Solo cifra el audio, el vídeo y el uso compartido de pantalla basado en vídeo (no el chat ni las reacciones), y una reunión cifrada de un extremo a otro admite como máximo 200 participantes.

Búsqueda

En la barra de búsqueda de la parte superior de Teams se escribe un nombre, una palabra clave o una frase, y los resultados se pueden filtrar para ver solo mensajes, contactos o archivos. Para buscar dentro de un chat o un canal concreto se pulsa Ctrl+F (cmd+F en macOS) estando en él.

Reuniones y videollamadas en Microsoft Teams:

Tipos de reuniones:

• Reuniones programadas con invitación

• Reuniones instantáneas (Meet Now)

• Reuniones en vivo (Live Events) para grandes audiencias

• Webinars

Funcionalidades:

• Pantalla compartida

• Grabación de reuniones en la nube

• Fondos virtuales y desenfoque

• Salas de grupos (breakout rooms)

• Transcripción automática

• Chat durante la reunión

Métodos abreviados de teclado (aplicación de escritorio para Windows, según la tabla «Reuniones y llamadas» de Microsoft Support):

• Ctrl+Mayús+A: aceptar videollamada

• Ctrl+Mayús+S: aceptar llamada de audio

• Ctrl+Mayús+D: rechazar llamada

• Alt+Mayús+A: iniciar llamada de audio

• Alt+Mayús+V: iniciar videollamada

• Ctrl+Mayús+H: finalizar la llamada (de audio o de vídeo)

• Ctrl+Mayús+M: activar o desactivar el micrófono (alternar silencio)

• Ctrl+Mayús+O: activar o desactivar el vídeo (en la aplicación web no tiene acceso directo)

• Ctrl+Mayús+K: levantar o bajar la mano

• Ctrl+Mayús+Y: admitir personas desde la notificación de la sala de espera

En la aplicación web algunas combinaciones cambian: aceptar videollamada es Alt+Mayús+A y aceptar llamada de audio, Alt+Mayús+S.

Roles y permisos en las reuniones

Además del organizador, en una reunión de Teams existen varios roles con distinto nivel de control:

• Organizador: quien crea la reunión. Tiene el control máximo sobre su configuración y sus participantes.

• Coorganizador: comparte casi todas las funciones del organizador (gestionar participantes, grabar, silenciar), con una diferencia: no puede cambiar la configuración de la reunión antes de que ésta comience. Los coorganizadores se asignan desde el propio calendario de la reunión.

• Presentador: puede compartir contenido (pantalla, documentos) durante la reunión.

• Asistente: es el rol con más restricciones. Puede hablar, compartir vídeo y participar en el chat, pero no tiene control sobre otros participantes ni sobre la configuración de la reunión.

Los roles pueden cambiarse con la reunión ya en marcha, sin necesidad de finalizarla ni volver a convocarla: desde el botón "Personas" de los controles de la reunión, se pasa el cursor sobre el nombre del participante y se elige "Hacer presentador" o "Hacer asistente".

El organizador decide quién entra como presentador mediante la opción "Quién puede presentar" de las opciones de la reunión, con tres valores posibles: solo el organizador y los coorganizadores; las personas de la organización (incluidos invitados); o todos los asistentes — que es el valor por defecto.

El organizador también controla el acceso a la reunión con la sala de espera (lobby): puede fijar quién entra directamente y quién queda a la espera de que se le admita.

Y puede impedir que los asistentes se desmuteen a sí mismos: es una opción de permisos de los asistentes disponible para el organizador, los coorganizadores y los presentadores; mientras está activada, solo ellos pueden reactivar el micrófono de un asistente.

Microsoft Teams: equipos y canales

Microsoft Teams es la plataforma de comunicación y colaboración de Microsoft integrada en Microsoft 365. Permite organizar el trabajo en torno a equipos y canales.

Equipos

Un equipo en Teams es un espacio de trabajo compartido formado por un conjunto de personas que colaboran en torno a un proyecto o departamento. Un equipo puede ser público (cualquiera de la organización puede unirse) o privado (solo por invitación).

Canales

Cada equipo se organiza en canales, que son espacios temáticos de conversación y colaboración. Existen tres tipos:

• Canal estándar: visible y accesible para todos los miembros del equipo. Está abierto a todos los miembros y lo que se publica en él se puede buscar. De forma predeterminada, cualquier miembro del equipo puede crear canales estándar.

• Canal privado: solo visible para los miembros específicamente invitados a él; es para conversaciones que no deben estar abiertas a todo el equipo. Los archivos compartidos en un canal privado solo los ven los miembros de ese canal y se guardan en un sitio de SharePoint separado del resto de archivos del equipo. Pueden crearlo los miembros o el propietario del equipo; los invitados no.

• Canal compartido: permite colaborar con personas de dentro y fuera del equipo o de la organización. Solo acceden a él sus propietarios y miembros, que tienen que ser invitados. Solo los propietarios del equipo pueden crear canales compartidos.

Roles en un equipo: Propietario, Miembro e Invitado

Según la tabla de capacidades de Microsoft Support para los equipos de Teams:

(*) Un miembro puede unirse por sí mismo a un equipo público; en un equipo privado tiene que solicitarlo.

La configuración del equipo (editarlo, eliminarlo, definir los permisos de canales y pestañas, archivarlo) está reservada al Propietario. Crear canales, en cambio, no es exclusivo del Propietario: de forma predeterminada también pueden hacerlo los Miembros.

Comunidades en Teams

Las Comunidades son espacios en Teams orientados a grupos de personas con intereses comunes, fuera del ámbito estrictamente laboral. Disponen de sus propias capacidades de organización: eventos, anuncios y canales temáticos.

En una comunidad hay dos roles, Propietario y Miembro, con estas capacidades:

Un Miembro de la comunidad NO puede programar eventos ni reuniones de la comunidad; esa capacidad está reservada a los Propietarios. Solo los propietarios pueden crear eventos y actualizar los existentes.

Comunicación en Microsoft Teams

@menciones

Las @menciones son una función de Teams (y de otras plataformas de mensajería colaborativa) que permite llamar la atención de una persona concreta dentro de un canal o chat escribiendo el símbolo @ seguido de su nombre. Cuando alguien es mencionado, recibe una notificación específica aunque no esté revisando el canal en ese momento.

@menciones: forma de notificar a un usuario dentro de una conversación de Teams escribiendo @ seguido de su nombre. No es un mecanismo para bloquear usuarios ni para hacer preguntas sin interrumpir; su finalidad es atraer la atención de una persona específica.

También se puede mencionar a un equipo completo con @equipo o a un canal con @canal, enviando una notificación a todos sus miembros.

Reuniones y videollamadas

Teams permite:

• Reuniones programadas (desde el Calendario o desde un canal).

• Reuniones instantáneas (botón «Reunirse ahora»).

• Videollamadas individuales o grupales.

• Compartir pantalla, pizarra y documentos durante la reunión.

Chats

Además de los canales de equipo, Teams ofrece chats directos (1:1) y chats grupales con varios participantes. Los mensajes de chat son privados y no se almacenan en ningún canal.

Cómo se hace una @mención y quién recibe el aviso

Para mencionar a alguien en una conversación de canal o en un chat se escribe @ delante de su nombre y se le selecciona en el menú que aparece. Al pulsar la notificación, la persona mencionada va directamente al punto de la conversación donde se la mencionó.

Para llamar la atención de un grupo entero:

• @ seguido del nombre del equipo: notifica a todos los miembros del equipo.

• @ seguido del nombre del canal: notifica a todos los usuarios de ese canal.

• @everyone (en un chat, no en un canal): notifica a todos los participantes del chat.

Las menciones de equipo y de canal tiene que habilitarlas antes el propietario del equipo.

Reunirse ahora: dónde se inicia una reunión instantánea

El botón «Reunirse ahora» está en varios sitios:

• En el Calendario, en la esquina superior derecha (exige buzón de Exchange Online).

• En un canal, en la esquina superior derecha.

• En un chat de grupo, en la parte superior; el resto de participantes ve la reunión activa en su lista de chats.

• En una conversación, escribiendo /meetnow en el cuadro de redacción y pulsando Entrar.

Igual que en las reuniones programadas, los asistentes siguen teniendo acceso al chat de la reunión, a la grabación y a lo que se haya compartido después de que la reunión termine.