Fundamentos de Microsoft Access 2021

Microsoft Access 2021 es el sistema gestor de bases de datos relacionales de escritorio incluido en la suite Office 2021. Permite crear, gestionar y consultar bases de datos sin necesidad de conocimientos avanzados de programación, siendo una herramienta habitual en la Administración Pública española para la gestión de información estructurada.

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1. Concepto de base de datos relacional

Una base de datos es un conjunto organizado de información almacenada de forma estructurada para facilitar su acceso, gestión y actualización. Las bases de datos relacionales organizan los datos en tablas interconectadas mediante relaciones.

Elementos fundamentales

Tabla: Estructura bidimensional formada por filas y columnas que almacena datos sobre un mismo tema o entidad. Cada tabla tiene un nombre único dentro de la base de datos.

Registro (fila): Cada fila de la tabla representa una instancia concreta de la entidad. Por ejemplo, en una tabla de empleados, cada registro corresponde a un empleado específico.

Campo (columna): Cada columna representa un atributo o propiedad de la entidad. Por ejemplo, nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento. Cada campo tiene un nombre y un tipo de dato definido.

Valor: La intersección de un registro y un campo contiene un valor concreto.

Clave principal (clave primaria): Campo o conjunto de campos que identifica de forma unívoca cada registro de la tabla. No puede haber dos registros con el mismo valor en la clave principal, y no puede estar vacía (no puede ser nula).

Clave externa (clave foránea): Campo en una tabla que hace referencia a la clave principal de otra tabla, estableciendo así una relación entre ambas.

Ventajas del modelo relacional

• Eliminación de redundancias: Los datos se almacenan una sola vez y se referencian desde otras tablas.

• Integridad de los datos: Las reglas de integridad referencial garantizan la coherencia entre tablas relacionadas.

• Flexibilidad en las consultas: Se pueden combinar datos de varias tablas mediante consultas.

• Escalabilidad: La estructura tabular permite añadir nuevos campos y tablas sin afectar a los existentes.

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2. Diferencias entre Access y Excel

Access y Excel son dos herramientas de Microsoft con propósitos distintos. La elección entre una y otra depende del tipo de información y del uso previsto.

Cuándo usar Access

• Cuando se gestionan datos estructurados con múltiples categorías interrelacionadas.

• Cuando varios usuarios necesitan acceder y modificar datos simultáneamente.

• Cuando se necesitan formularios personalizados para la introducción de datos.

• Cuando se requieren informes formateados para imprimir.

• Cuando el volumen de datos supera la capacidad cómoda de Excel (más de decenas de miles de registros con múltiples relaciones).

• Para gestionar datos de clientes, expedientes, inventarios, personal, etc.

Cuándo usar Excel

• Cuando se necesitan cálculos matemáticos, estadísticos o financieros complejos.

• Para análisis de datos con tablas dinámicas y gráficos.

• Cuando los datos son relativamente simples y no tienen múltiples relaciones.

• Para presupuestos, hojas de control, listas simples.

• Cuando la audiencia principal son usuarios no técnicos que ya conocen Excel.

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3. Objetos de Access

Access organiza su contenido en seis tipos de objetos, todos accesibles desde el Panel de navegación situado a la izquierda de la pantalla.

3.1 Tablas

Son el objeto fundamental y el único que almacena datos reales. Todos los demás objetos se basan en las tablas. Cada base de datos debe tener al menos una tabla.

• Almacenan los datos en filas (registros) y columnas (campos).

• Tienen dos vistas principales: Vista hoja de datos y Vista diseño.

• La estructura (campos, tipos, propiedades) se define en Vista diseño.

• Los datos se introducen en Vista hoja de datos.

3.2 Consultas

Permiten extraer, filtrar, ordenar y manipular datos de una o varias tablas. No almacenan datos propios (salvo excepciones puntuales), sino que muestran datos de las tablas en tiempo real.

Tipos de consultas:

• Consulta de selección: Recupera y muestra datos que cumplen determinados criterios. Es el tipo más habitual.

• Consulta de parámetros: Solicita al usuario un valor al ejecutarse (por ejemplo, pedir el mes sobre el que informar).

• Consulta de tabla de referencias cruzadas: Presenta datos resumidos con encabezados de fila y columna, similar a una tabla dinámica de Excel.

• Consulta de acción: Modifica los datos de las tablas. Incluye cuatro subtipos:

• Consulta de creación de tabla: Crea una nueva tabla con los resultados.

• Consulta de datos anexados: Agrega registros a una tabla existente.

• Consulta de actualización: Modifica valores en campos de registros existentes.

• Consulta de eliminación: Borra registros que cumplen determinados criterios.

• Consulta SQL específica: Unión, paso a través, definición de datos.

3.3 Formularios

Proporcionan una interfaz gráfica para ver, introducir y editar datos de las tablas. Facilitan la entrada de datos de forma más amigable que la vista hoja de datos.

• Pueden mostrar un registro a la vez o varios registros simultáneamente.

• Permiten incluir controles: cuadros de texto, listas desplegables, casillas de verificación, botones, imágenes, subformularios, etc.

• Los subformularios permiten mostrar datos relacionados de otra tabla dentro del mismo formulario.

• Tienen tres vistas: Vista formulario (uso), Vista presentación (diseño con datos) y Vista diseño (diseño completo).

3.4 Informes

Permiten presentar los datos de tablas o consultas en un formato diseñado para su impresión o exportación. Ofrecen mayor control sobre el diseño que los formularios.

• Permiten agrupar y ordenar datos, añadir totales, subtotales y encabezados de grupo.

• Incluyen secciones: Encabezado del informe, Encabezado de página, Encabezado de grupo, Detalle, Pie de grupo, Pie de página, Pie del informe.

• Se pueden exportar a PDF, Word, Excel, texto, etc.

• El Asistente para informes guía el proceso de creación paso a paso.

3.5 Macros

Son secuencias de acciones predefinidas que se pueden ejecutar de forma automática para automatizar tareas repetitivas sin necesidad de programar en VBA.

• Se crean con el Generador de macros, una interfaz visual que muestra acciones disponibles.

• Permiten abrir formularios, ejecutar consultas, mostrar mensajes, validar datos, etc.

• Las macros pueden ejecutarse al hacer clic en un botón, al abrir un formulario, al cerrar la base de datos, etc.

• Las macros de datos se adjuntan a tablas y se ejecutan cuando ocurren eventos en la tabla (insertar, actualizar, eliminar).

• A diferencia de las macros de VBA, las macros estándar de Access no requieren habilitar el contenido de macros de Office en todos los entornos.

3.6 Módulos

Contienen código Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para automatización avanzada que supera las capacidades de las macros estándar.

• Módulos estándar: Contienen procedimientos (funciones y subrutinas) de uso general, disponibles en toda la base de datos.

• Módulos de clase: Asociados a formularios o informes específicos, contienen el código de eventos de esos objetos.

• Permiten crear funciones personalizadas que pueden usarse en consultas, formularios e informes.

• Requieren conocimientos de programación en VBA.

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4. Interfaz de Microsoft Access 2021

4.1 Cinta de opciones

La cinta de opciones es la barra superior con fichas (pestañas) y grupos de comandos. Las fichas principales son:

Ficha Archivo (Backstage):

No es una ficha convencional. Abre la vista Backstage donde se gestionan operaciones a nivel de archivo:

• Información (propiedades, cifrado, compactar)

• Nuevo (crear base de datos en blanco o desde plantilla)

• Abrir (bases de datos recientes o examinar)

• Guardar / Guardar como (guardar la base de datos o exportar a otros formatos)

• Imprimir

• Cerrar

• Opciones de Access (configuración general del programa)

Ficha Inicio:

Comandos de uso frecuente según el objeto activo:

• Portapapeles (cortar, copiar, pegar)

• Ordenar y filtrar (ordenar ascendente/descendente, filtros)

• Registros (actualizar, nuevo, guardar, eliminar, totales)

• Buscar (buscar, reemplazar, ir a registro)

• Formato de texto (negrita, cursiva, color de fuente, alineación)

Ficha Crear:

Para crear nuevos objetos:

• Tablas (tabla nueva, diseño de tabla, listas de SharePoint)

• Consultas (Asistente para consultas, Diseño de consulta)

• Formularios (Formulario, Diseño de formulario, Formulario en blanco, Asistente para formularios, Navegación, otros formularios)

• Informes (Informe, Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes, Etiquetas)

• Macros y código (Macro, Módulo, Módulo de clase, Visual Basic)

Ficha Datos externos:

Para importar y exportar datos:

• Importar y vincular (Excel, Access, ODBC, texto, XML, más fuentes)

• Exportar (Excel, texto, XML, PDF/XPS, correo electrónico, Word, más destinos)

• Administrar respuestas de datos

Ficha Herramientas de base de datos:

Herramientas de administración y análisis:

• Herramientas (compactar y reparar, Visual Basic, ejecutar macro)

• Relaciones (Relaciones, Dependencias de objetos)

• Analizar (Analizar tabla, Analizar rendimiento, Documentador de base de datos)

• Mover datos (SharePoint)

• Complementos

Fichas contextuales:

Aparecen solo cuando se selecciona un tipo de objeto específico:

• Herramientas de tabla (Vista hoja de datos, Vista diseño): Campos, Tabla

• Herramientas de diseño de consultas

• Herramientas de diseño de formularios

• Herramientas de diseño de informes

4.2 Panel de navegación

Situado en el lado izquierdo de la pantalla, muestra todos los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos).

• Se puede mostrar u ocultar con la tecla F11 o haciendo clic en la flecha doble (<<) de su borde derecho.

• Permite agrupar objetos de diferentes maneras mediante el menú desplegable en la parte superior del panel:

• Todos los objetos de Access: Vista predeterminada, agrupa por tipo.

• Tipo de objeto: Similar a la anterior.

• Tablas y vistas relacionadas: Agrupa cada tabla con los formularios, informes y consultas que la usan.

• Fecha de modificación / Fecha de creación

• Grupos personalizados: El usuario puede crear categorías propias.

• Desde el panel se pueden abrir, diseñar, renombrar, copiar y eliminar objetos.

• El botón derecho sobre un objeto muestra el menú contextual con opciones disponibles.

4.3 Area de trabajo y pestañas de objetos abiertos

• Los objetos abiertos aparecen como pestañas en el área de trabajo central (configuración predeterminada en Access 2021).

• Alternativamente se pueden mostrar como ventanas superpuestas, configurable en Opciones de Access > Base de datos actual.

• La barra de desplazamiento de registros, en la parte inferior de las tablas y formularios, muestra el número de registro actual, el total de registros y botones para navegar (primero, anterior, siguiente, último, nuevo registro).

4.4 Barra de estado

En la parte inferior de la pantalla muestra:

• El modo actual de la vista (Vista diseño, Vista hoja de datos, etc.).

• Mensajes de estado y descripción del campo seleccionado.

• Botones de cambio rápido de vista (iconos en el extremo derecho).

• Indicadores de bloqueo de teclas (Bloq Mayús, Bloq Num).

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5. Crear una base de datos

5.1 Base de datos en blanco

Al abrir Access se muestra la pantalla de inicio donde se puede:

1. Seleccionar Base de datos en blanco.

2. Escribir el nombre del archivo en el cuadro correspondiente.

3. Elegir la ubicación haciendo clic en el icono de carpeta.

4. Hacer clic en Crear.

Access crea automáticamente una nueva tabla vacía (Tabla1) lista para comenzar a añadir datos.

5.2 Base de datos desde plantilla

Access incluye plantillas prediseñadas para casos de uso comunes (contactos, activos, estudiantes, eventos, etc.):

1. En la pantalla de inicio, examinar las plantillas disponibles o buscar plantillas en línea.

2. Seleccionar la plantilla deseada.

3. Especificar el nombre y la ubicación.

4. Hacer clic en Crear.

La plantilla crea la estructura de tablas, consultas, formularios e informes ya preparada.

5.3 Formatos de archivo

El formato .accdb (Access 2007+) admite funciones no disponibles en .mdb:

• Tipos de datos Datos adjuntos y Calculado.

• Campos multivaluados.

• Macros de datos.

• Mayor seguridad y cifrado mejorado.

• Integración con SharePoint y servicios web.

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6. Tablas — Vista hoja de datos

La Vista hoja de datos muestra los datos de la tabla en formato de cuadrícula (similar a Excel):

• Añadir campos: Se puede hacer clic en la columna Haga clic para agregar del extremo derecho y seleccionar el tipo de dato. Access infiere el tipo automáticamente si se introduce un valor.

• Renombrar campos: Doble clic sobre el encabezado de la columna.

• Reordenar campos: Arrastrar el encabezado de columna a la posición deseada.

• Ocultar/mostrar columnas: Botón derecho sobre el encabezado > Ocultar campos / Mostrar campos.

• Inmovilizar columnas: Mantiene columnas visibles al desplazar horizontalmente (botón derecho > Inmovilizar campos).

• Filtros rápidos: Hacer clic en la flecha desplegable de cada columna permite filtrar y ordenar datos.

• Buscar: Ctrl+B abre el cuadro Buscar y reemplazar.

• Navegar por registros: Con los botones de la barra de navegación o con las teclas Tab (campo siguiente), Mayús+Tab (campo anterior), Ctrl+Inicio (primer registro), Ctrl+Fin (último registro).

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7. Tablas — Vista diseño

La Vista diseño es donde se define la estructura de la tabla: qué campos contiene, qué tipo de dato almacena cada campo y qué propiedades tienen.

La pantalla se divide en dos partes:

Parte superior (rejilla de campos):

• Nombre del campo: Hasta 64 caracteres. Puede incluir espacios y caracteres especiales, aunque es recomendable evitarlos para facilitar el uso en consultas y expresiones. No puede empezar por espacio.

• Tipo de datos: Desplegable con todos los tipos disponibles.

• Descripción: Texto opcional que se muestra en la barra de estado cuando el campo está seleccionado en un formulario. Ayuda al usuario a saber qué debe introducir.

Parte inferior (propiedades del campo):

Muestra dos pestañas con las propiedades del campo seleccionado en la parte superior.

• Pestaña General: Propiedades comunes a la mayoría de tipos de campo.

• Pestaña Búsqueda: Define cómo se muestra el campo en formularios y hojas de datos (cuadro de texto, cuadro de lista, cuadro combinado, casilla de verificación, etc.).

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8. Tipos de datos en Access

8.1 Texto corto (Short Text)

• Almacena texto alfanumérico: letras, números, símbolos.

• Longitud máxima: 255 caracteres.

• Uso típico: nombres, apellidos, direcciones, códigos, DNI, teléfonos.

• En versiones anteriores se llamaba Texto (Access 2003 y anteriores).

• Propiedad Tamaño del campo determina el número máximo de caracteres (valor predeterminado: 255).

8.2 Texto largo (Long Text)

• Almacena grandes cantidades de texto con o sin formato enriquecido.

• Capacidad: hasta aproximadamente 1 GB de texto por campo.

• Admite formato de texto enriquecido (negrita, cursiva, colores) si se activa la propiedad Formato de texto.

• Uso típico: observaciones, notas, descripciones largas, historial.

• En versiones anteriores se llamaba Memo.

• No se puede usar como clave principal.

8.3 Número (Number)

Almacena valores numéricos para cálculos matemáticos. La propiedad Tamaño del campo determina el subtipo:

• El subtipo Entero largo es el más habitual para números enteros de uso general.

• Simple y Doble son de punto flotante; pueden tener errores de redondeo.

• Decimal es de precisión fija, recomendado para valores monetarios cuando no se usa el tipo Moneda.

8.4 Fecha y hora (Date/Time)

• Almacena fechas y horas entre el 1 de enero de 100 y el 31 de diciembre de 9999.

• Ocupa 8 bytes.

• Internamente se almacena como un número de punto flotante doble: la parte entera representa la fecha y la parte decimal la hora.

• Access 2021 también ofrece el subtipo Fecha y hora extendidas (mayor precisión y rango más amplio).

8.5 Moneda (Currency)

• Diseñado para valores monetarios, evita errores de redondeo comunes en los tipos de punto flotante.

• Precisión de hasta 4 decimales a la derecha del separador decimal y 15 dígitos a la izquierda.

• Ocupa 8 bytes.

• Equivale al tipo Decimal con 4 lugares decimales pero con mayor rendimiento.

8.6 Autonumeración (AutoNumber)

Muchos temarios y exámenes lo llaman Autonumérico: es el mismo tipo. En la lista de tipos de datos de Access en español figura como Autonumeración.

• Genera automáticamente un valor único para cada nuevo registro.

• No puede ser modificado manualmente por el usuario.

• Dos subtipos principales (propiedad Tamaño del campo):

• Entero largo: Genera números enteros secuenciales (1, 2, 3...) o aleatorios.

• Id. de réplica (GUID): Genera identificadores únicos globales de 16 bytes, útiles en bases de datos replicadas.

• Habitualmente se usa como clave principal por garantizar unicidad.

• Si se elimina un registro, el número autonumérico de ese registro no se reutiliza.

• Para reiniciar la numeración es necesario compactar la base de datos (si la tabla está vacía) o manipular el campo mediante código.

8.7 Sí/No (Yes/No)

• Almacena solo dos valores posibles: verdadero o falso.

• Ocupa 1 byte (internamente se almacena como -1 para Verdadero y 0 para Falso).

• La propiedad Formato permite mostrar los valores de tres formas:

• Sí/No

• Verdadero/Falso

• Activado/Desactivado

• En formularios se muestra habitualmente como una casilla de verificación.

8.8 Objeto OLE (OLE Object)

• Permite almacenar objetos creados en otras aplicaciones compatibles con OLE (Object Linking and Embedding), como imágenes, hojas de cálculo Excel, documentos Word, sonidos, etc.

• Almacenamiento muy ineficiente: los archivos se guardan incrustados en la base de datos, lo que aumenta enormemente su tamaño.

• No indexable. No recomendado para bases de datos modernas; se prefiere el tipo Datos adjuntos o almacenar rutas de archivo como texto.

• Capacidad teórica de hasta 1 GB.

8.9 Hipervínculo (Hyperlink)

• Almacena direcciones web (URL), rutas UNC o direcciones de correo electrónico.

• Se puede hacer clic en el valor para abrir el recurso vinculado.

• Internamente se almacena como texto con un formato especial: texto para mostrar, dirección y subdirección separados por el símbolo #.

• Longitud máxima: 2.048 caracteres para cada parte.

8.10 Datos adjuntos (Attachment)

• Permite adjuntar uno o varios archivos a cada registro (imágenes, documentos PDF, hojas de cálculo, etc.).

• Es el equivalente a adjuntos de correo electrónico en la base de datos.

• Los archivos se comprimen automáticamente si el formato lo permite.

• Límite de 2 GB por base de datos .accdb para todos los adjuntos.

• No disponible en formato .mdb.

• Se muestra como un icono de clip en la hoja de datos; al hacer doble clic se abre el cuadro de diálogo de datos adjuntos.

• No puede usarse como clave principal ni indexarse.

8.11 Calculado (Calculated)

• El valor del campo se calcula automáticamente mediante una expresión basada en otros campos de la misma tabla.

• Equivale a una columna calculada; el valor se calcula y almacena en cada registro.

• No se puede editar manualmente.

• Ejemplo: un campo "PrecioTotal" con la expresión [Cantidad] * [PrecioUnitario].

• No disponible en formato .mdb.

8.12 Asistente para búsquedas (Lookup Wizard)

• No es un tipo de dato en sí mismo, sino un asistente que configura un campo para mostrar valores de otra tabla, consulta o lista de valores fijos.

• El campo resultante es de tipo Texto corto o Número (dependiendo del origen).

• Permite seleccionar el valor deseado desde un cuadro combinado o una lista desplegable en lugar de escribirlo manualmente.

• Mejora la integridad y facilita la entrada de datos.

• Tipos de origen:

• Lista de valores: Se especifican los valores directamente (por ejemplo: "Madrid"; "Barcelona"; "Valencia").

• Tabla o consulta: Los valores se obtienen de otra tabla o consulta existente.

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9. Propiedades de campo

Las propiedades de campo se configuran en la pestaña General de la parte inferior de la Vista diseño de tabla.

9.1 Tamaño del campo

• Para Texto corto: número máximo de caracteres (1 a 255; predeterminado 255).

• Para Número: subtipo (Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal, Id. de réplica).

9.2 Formato

Define cómo se muestran los datos (no afecta al valor almacenado).

Para Número y Moneda:

Para Fecha y hora:

Para Sí/No:

• Sí/No

• Verdadero/Falso

• Activado/Desactivado

9.3 Lugares decimales

• Para campos numéricos y de moneda.

• Determina cuántos decimales se muestran (no cuántos se almacenan).

• Valores: Auto, 0, 1, 2, ..., 15.

• Auto muestra los decimales según el formato seleccionado.

9.4 Mascara de entrada

Define el patrón de formato para la introducción de datos, mostrando caracteres guía y limitando qué se puede escribir en cada posición.

Caracteres de máscara más usados:

Ejemplo de máscara para DNI español: 00000000>L (8 dígitos obligatorios + 1 letra en mayúsculas).

El Asistente para máscaras de entrada ofrece máscaras predefinidas para formatos habituales (teléfono, código postal, fecha, etc.).

9.5 Título

• Texto alternativo que se usa como etiqueta del campo en formularios e informes en lugar del nombre del campo.

• Útil cuando el nombre del campo no es suficientemente descriptivo o contiene guiones bajos.

• Ejemplo: campo "FechaNacimiento" con título "Fecha de nacimiento".

9.6 Valor predeterminado

• Valor que se introduce automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro.

• El usuario puede cambiar este valor.

• Puede ser un valor fijo ("Madrid") o una expresión (Fecha() para la fecha actual, Ahora() para fecha y hora actual).

9.7 Regla de validación

• Expresión que determina qué valores son aceptables para el campo.

• Si el valor introducido no cumple la expresión, Access rechaza el valor y muestra el Texto de validación.

• Ejemplos:

• =0 (solo valores positivos o cero)

• =18 Y <=65 (solo valores entre 18 y 65)

• Como "A*" O Como "B*" (solo textos que empiecen por A o B)

• #01/01/2000# (solo fechas posteriores al 1 de enero de 2000)

• La regla de validación también puede aplicarse a nivel de tabla (no solo de campo), permitiendo comparar valores de diferentes campos.

9.8 Texto de validación

• Mensaje de error que se muestra cuando el valor introducido no cumple la regla de validación.

• Debe ser claro e informativo para el usuario.

9.9 Requerido

• Sí: El campo debe tener un valor; no puede estar vacío (nulo).

• No: El campo puede dejarse vacío (valor predeterminado).

• La clave principal siempre es requerida implícitamente.

9.10 Permitir longitud cero

• Solo aplicable a campos de tipo Texto corto y Texto largo.

• Sí: Permite guardar una cadena vacía (""), que es diferente de un valor nulo.

• No: Una cadena vacía se trata igual que un valor nulo.

• Diferencia entre nulo y cadena vacía: nulo significa "dato desconocido"; cadena vacía significa "dato conocido y es vacío".

9.11 Indexado

Define si Access crea un índice para el campo:

• No: Sin índice.

• Sí (con duplicados): Crea un índice que permite valores repetidos.

• Sí (sin duplicados): Crea un índice que exige valores únicos en el campo (equivalente a una restricción de unicidad).

La clave principal tiene automáticamente un índice sin duplicados.

No se puede indizar un campo cuyo tipo de datos sea Objeto OLE, Calculado o Datos adjuntos.

9.12 Compresión Unicode

• Aplicable a campos de texto.

• Sí (predeterminado): Los caracteres cuyo punto de código Unicode está entre 0 y 127 se almacenan en 1 byte en lugar de 2, ahorrando espacio.

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10. Clave principal

10.1 Importancia de la clave principal

La clave principal es el campo (o conjunto de campos) que identifica de forma unívoca cada registro de la tabla. Tiene dos funciones críticas:

1. Garantía de unicidad: No pueden existir dos registros con el mismo valor de clave principal. Access rechaza automáticamente cualquier intento de introducir un duplicado.

2. Fundamento de las relaciones: La clave principal de una tabla se usa como referencia en la clave externa de otras tablas, estableciendo las relaciones entre ellas.

Características de la clave principal:

• No puede contener valores nulos.

• No puede tener valores duplicados.

• Debe ser estable (su valor no debería cambiar a lo largo del tiempo).

• Debería ser lo más pequeña posible para eficiencia.

10.2 Tipos de clave principal

Autonumeración: Access genera automáticamente un número entero secuencial o un GUID para cada nuevo registro. Es el tipo recomendado porque cumple todos los requisitos sin intervención del usuario.

Campo con valor único: Un campo de la tabla cuyos valores ya son únicos de forma natural (por ejemplo, el DNI en una tabla de personas, el ISBN en una tabla de libros). Requiere vigilar que no se introduzcan duplicados.

Clave compuesta: Combinación de dos o más campos que juntos identifican unívocamente cada registro, aunque ninguno de ellos por sí solo sea único. Se usa cuando no existe un campo natural único ni se quiere usar un autonumérico. Se define seleccionando varios campos en vista diseño.

10.3 Definir y quitar la clave principal

En Vista diseño de tabla:

• Definir: Seleccionar el campo (o varios campos para clave compuesta, con Ctrl+clic) y hacer clic en el botón Clave principal de la ficha Diseño, o hacer clic derecho > Clave principal.

• El campo seleccionado como clave principal muestra un icono de llave a su izquierda.

• Quitar: Seleccionar el campo con el icono de llave y volver a hacer clic en el botón Clave principal.

Si se guarda una tabla sin haber definido ninguna clave principal, Access pregunta si desea crear una automáticamente (añadirá un campo de tipo Autonumeración).

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11. Relaciones

11.1 Ventana Relaciones

Se accede desde Herramientas de base de datos > Relaciones. Muestra una representación visual de las tablas de la base de datos y las relaciones entre ellas.

Operaciones en la ventana Relaciones:

• Agregar tablas: botón Agregar tablas (pestaña Diseño de relaciones, grupo Relaciones), que abre el panel de tareas Agregar tablas (permanece abierto mientras se trabaja).

• Crear relación: Arrastrar el campo de clave principal de una tabla al campo de clave externa de la otra tabla.

• Editar relación: Doble clic sobre la línea de relación.

• Eliminar relación: Seleccionar la línea de relación y pulsar Supr.

• Ocultar tabla: Clic derecho sobre la tabla > Ocultar tabla.

11.2 Tipos de relaciones

Relación uno a uno (1:1):

• Un registro de la tabla A corresponde a, como máximo, un registro de la tabla B, y viceversa.

• Poco frecuente; suele indicar que las dos tablas podrían fusionarse en una sola.

• Uso habitual: separar datos sensibles o poco usados en una tabla aparte para mayor seguridad o rendimiento.

• Se identifica en la ventana Relaciones con el indicador 1 en ambos extremos de la línea.

Relacion uno a varios (1:N) — la más común:

• Un registro de la tabla del lado "uno" puede estar relacionado con muchos registros de la tabla del lado "varios".

• Ejemplo clásico: un cliente puede tener varios pedidos; cada pedido pertenece a un solo cliente.

• La clave principal de la tabla del lado "uno" aparece como clave externa en la tabla del lado "varios".

• Se identifica con 1 en el extremo de la tabla "uno" e infinito en el extremo de la tabla "varios".

Relacion varios a varios (N:M):

• Varios registros de la tabla A pueden relacionarse con varios registros de la tabla B.

• No puede implementarse directamente en Access. Se resuelve mediante una tabla intermedia de unión (o tabla de cruce) que tiene dos relaciones uno a varios: una con cada una de las tablas originales.

• La tabla de unión contiene al menos las claves externas de ambas tablas.

• Ejemplo: un estudiante puede matricularse en varias asignaturas; cada asignatura puede tener varios estudiantes matriculados — tabla de unión Matrículas con los campos IdEstudiante e IdAsignatura.

11.3 Integridad referencial

Al crear una relación se puede activar la casilla Exigir integridad referencial. Si está activada:

• No se puede introducir un valor en el campo de clave externa que no exista en el campo de clave principal de la tabla relacionada.

• No se puede eliminar un registro de la tabla principal si tiene registros relacionados en la tabla secundaria.

• No se puede cambiar el valor de la clave principal de la tabla principal si tiene registros relacionados en la tabla secundaria.

Access mostrará un mensaje de error si se intenta violar la integridad referencial.

Actualizar en cascada: Si está activado, cuando se modifica el valor de la clave principal en la tabla principal, Access actualiza automáticamente todos los valores de clave externa correspondientes en la tabla secundaria.

Eliminar en cascada: Si está activado, cuando se elimina un registro de la tabla principal, Access elimina automáticamente todos los registros relacionados en la tabla secundaria.

Las opciones en cascada solo están disponibles cuando se exige integridad referencial. Deben usarse con precaución, especialmente la eliminación en cascada, ya que puede provocar pérdidas masivas de datos de forma accidental.

11.4 Tipo de combinación (join)

Al editar una relación, el botón Tipo de combinación permite configurar cómo se combinarán los registros de ambas tablas en consultas:

• Combinación interna (INNER JOIN): Solo incluye los registros donde el campo de combinación coincide en ambas tablas. Es el tipo predeterminado.

• Combinación externa izquierda (LEFT JOIN): Incluye todos los registros de la tabla izquierda, aunque no tengan correspondencia en la tabla derecha. Los campos de la tabla derecha aparecerán nulos para los registros sin correspondencia.

• Combinación externa derecha (RIGHT JOIN): Incluye todos los registros de la tabla derecha, aunque no tengan correspondencia en la tabla izquierda.

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12. Índices

Un índice es una estructura de datos auxiliar que Access mantiene para acelerar la búsqueda y ordenación de registros por un campo determinado.

12.1 Ventajas de los índices

• Aceleran considerablemente las búsquedas y ordenaciones por el campo indexado.

• Aceleran la ejecución de consultas que filtran u ordenan por campos indexados.

• Los campos de clave externa en relaciones suelen beneficiarse de un índice.

12.2 Desventajas de los índices

• Aumentan ligeramente el tamaño de la base de datos.

• Ralentizan las operaciones de inserción, actualización y eliminación (porque Access debe mantener el índice actualizado).

• No conviene crear índices en campos que se modifican frecuentemente o que tienen muchos valores repetidos.

12.3 Tipos de índices

• Índice principal: Creado automáticamente sobre la clave principal; siempre sin duplicados.

• Índice sin duplicados: Exige que todos los valores del campo sean únicos.

• Índice con duplicados: Permite valores repetidos; solo mejora la velocidad sin imponer restricción de unicidad.

12.4 Ver y gestionar índices

En Vista diseño de tabla: ficha Diseño > Índices. Se abre la ventana Índices, que muestra todos los índices de la tabla con sus campos y propiedades (Primario, Único, Omitir nulos).

Índice compuesto: Un índice que incluye más de un campo. Se crea en la ventana Índices añadiendo varias filas con el mismo nombre de índice. Útil cuando las búsquedas se realizan habitualmente por combinación de varios campos.

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13. Mantenimiento de la base de datos

13.1 Compactar y reparar

Con el uso continuado, el archivo de base de datos puede aumentar de tamaño aunque se eliminen registros y objetos (el espacio liberado no se reutiliza automáticamente). La operación Compactar y reparar realiza dos funciones:

• Compactar: Reorganiza el archivo eliminando el espacio fragmentado y no utilizado, reduciendo el tamaño del archivo.

• Reparar: Intenta corregir daños en el archivo causados por cierres incorrectos del programa u otros problemas.

Acceso:

• Archivo > Información > Compactar y reparar base de datos.

• Herramientas de base de datos > Compactar y reparar base de datos.

Se puede configurar para que Access compacte automáticamente al cerrar la base de datos: Archivo > Opciones > Base de datos actual > Compactar al cerrar.

La compactación también reinicia el contador autonumérico al valor máximo actual más uno, si la tabla está vacía.

13.2 Cifrado con contraseña

Access permite cifrar una base de datos y protegerla con contraseña para impedir el acceso no autorizado.

Proceso:

1. Abrir la base de datos en modo exclusivo: Archivo > Abrir > examinar el archivo > seleccionarlo > hacer clic en la flecha del botón Abrir > Abrir en modo exclusivo.

2. Archivo > Información > Cifrar con contraseña.

3. Introducir y confirmar la contraseña.

El cifrado usa el algoritmo AES de 128 bits (en Access 2007+ con formato .accdb).

Para quitar la contraseña se sigue el mismo proceso pero eligiendo Descifrar base de datos.

Sin la contraseña no es posible abrir el archivo cifrado. Si se olvida la contraseña, no hay forma de recuperar los datos.

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14. Resumen de conceptos clave para test

15. Motor de base de datos: ACE y formato de archivo

15.1 Microsoft Access Database Engine (ACE)

El motor de base de datos es el componente interno que gestiona el almacenamiento, la recuperación y la manipulación de los datos. Microsoft Access 2021 utiliza el motor ACE (Access Connectivity Engine), también denominado Microsoft Access Database Engine.

El motor ACE es el sucesor del motor Jet (Joint Engine Technology), que fue el motor de base de datos de las versiones de Access anteriores a 2007 (Access 97, 2000, 2002 y 2003). A partir de Access 2007 se introdujo el motor ACE junto con el nuevo formato de archivo .accdb. El motor ACE mantiene compatibilidad con los archivos .mdb del motor Jet.

El motor ACE se encarga de:

• Gestionar el almacenamiento físico de los datos en el archivo .accdb o .mdb.

• Procesar las consultas SQL.

• Controlar la concurrencia de múltiples usuarios.

• Garantizar la integridad de los datos y las transacciones.

15.2 Extensiones de archivo: .accdb y .mdb

El formato .accdb es el formato nativo de Access 2021 y todas las versiones modernas desde 2007. Ofrece ventajas sobre .mdb:

• Soporte para el tipo de datos Datos adjuntos.

• Soporte para el tipo de datos Calculado.

• Campos multivaluados.

• Seguimiento del historial de cambios en campos Texto largo.

• Mayor seguridad mediante cifrado con la API de Windows.

• Integración mejorada con SharePoint.

El formato .mdb no admite estas características. Access 2021 puede abrir y trabajar con archivos .mdb (modo de compatibilidad), pero para aprovechar todas las funcionalidades es necesario convertir el archivo a .accdb.

Identificación práctica: Un archivo .accdb abierto en Access 2021 muestra en la barra de título el nombre del archivo sin indicador especial. Si se trabaja con un archivo .mdb, Access puede advertir de las limitaciones del formato.

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16. Especificaciones y límites técnicos de Access

Access impone una serie de límites técnicos que es importante conocer para el diseño de bases de datos y para los tests de oposición.

16.1 Límites de la base de datos

Nota: Si la base de datos supera los 2 GB, se puede resolver vinculando tablas distribuidas en varios archivos .accdb, cada uno con su propio límite de 2 GB.

16.2 Límites de tablas y campos

El límite de 255 campos por tabla es uno de los más preguntados en tests. Si una tabla necesita más campos, es señal de que el diseño debe revisarse (posiblemente dividiendo la información en tablas relacionadas).

No debe confundirse el límite de almacenamiento con el de visualización: un campo Texto largo puede contener hasta un gigabyte de texto, aunque los controles de formularios e informes solo pueden mostrar los primeros 64.000 caracteres.

16.3 Tamaños exactos de los tipos de datos numéricos

Los subtipos del tipo Número se distinguen por su rango y precisión decimal:

Puntos clave para test:

• Byte: solo almacena valores entre 0 y 255 (sin negativos).

• Entero: rango de -32.768 a 32.767 (2 bytes, sin decimales).

• Entero largo: rango aproximado de ±2.100 millones (4 bytes, sin decimales). Es el subtipo predeterminado para Autonumeración.

• Simple: hasta 7 decimales significativos (punto flotante de precisión simple).

• Doble: hasta 15 decimales significativos (punto flotante de doble precisión).

• Decimal: hasta 28 decimales (precisión fija, evita errores de redondeo).

• Moneda (tipo independiente): 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 decimales fijos.

16.4 Tamaño del campo Sí/No

El tipo de datos Sí/No ocupa 1 byte de almacenamiento. Internamente Access codifica los valores como:

• Sí (verdadero): -1

• No (falso): 0

Esta codificación (−1 para verdadero en lugar de 1) es propia de Access y puede generar confusión. En formularios el campo Sí/No se representa habitualmente como una casilla de verificación.

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17. Caracteres prohibidos en nombres de campos y objetos

Access impone restricciones sobre los caracteres que se pueden utilizar en los nombres de campos, tablas y demás objetos de la base de datos.

17.1 Caracteres que invalidan el nombre del campo

El propio motor de Access rechaza los siguientes caracteres en nombres de campos y genera el mensaje de error «El nombre del campo no es válido»:

Regla mnemotécnica: Los caracteres [, ], !, . (punto) y el acento grave son los más preguntados en tests porque tienen significado especial en el lenguaje de expresiones de Access.

17.2 Caracteres que causan problemas en consultas y expresiones

Aunque Access puede aceptarlos en el nombre del campo, los siguientes caracteres generan errores al usar el campo en consultas, expresiones o al exportar datos:

17.3 Convenciones de nomenclatura recomendadas

Microsoft recomienda las siguientes prácticas para nombres de campos y objetos:

• Usar solo letras (A-Z, a-z), dígitos (0-9) y el guión bajo (_).

• No comenzar el nombre por un espacio ni por un dígito.

• Evitar palabras reservadas de Access y SQL (como Date, Name, Order, Table).

• Usar nombres descriptivos sin espacios: por ejemplo, FechaNacimiento en lugar de Fecha de Nacimiento.

• La longitud máxima del nombre de un campo es de 64 caracteres.

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18. Propiedades de tabla

Además de las propiedades individuales de cada campo, Access permite definir propiedades a nivel de tabla completa. Se accede a ellas desde Vista diseño mediante el botón Hoja de propiedades (ficha Diseño de tabla, grupo Mostrar u ocultar).

18.1 Principales propiedades de tabla

Diferencia clave: La Regla de validación de tabla se evalúa sobre el registro completo y puede comparar valores entre campos distintos (por ejemplo, que la fecha de fin sea posterior a la fecha de inicio). La Regla de validación de campo solo se aplica al valor individual del campo.

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19. Panel de navegación — Detalles avanzados

El Panel de navegación es el área izquierda de la interfaz de Access que muestra y organiza todos los objetos de la base de datos.

19.1 Organización del Panel de navegación

El panel permite organizar los objetos de cuatro maneras principales (menú desplegable en la cabecera del panel):

19.2 Barra de búsqueda del Panel de navegación

El Panel de navegación incluye una barra de búsqueda (campo de búsqueda) en la parte superior que permite filtrar los objetos visibles por nombre. Es útil en bases de datos con muchos objetos.

• Se activa haciendo clic en el icono de lupa o escribiendo directamente en el campo de búsqueda.

• Filtra en tiempo real mostrando solo los objetos cuyo nombre contiene el texto escrito.

• Para mostrar todos los objetos de nuevo, se borra el texto del campo de búsqueda.

19.3 Operaciones desde el Panel de navegación

Desde el Panel de navegación se pueden realizar las siguientes operaciones sobre los objetos:

• Abrir (doble clic): Abre el objeto en su vista predeterminada.

• Diseño (clic derecho > Vista Diseño): Abre el objeto en Vista diseño para su edición.

• Renombrar (clic derecho > Cambiar nombre, o F2): Cambia el nombre del objeto.

• Eliminar (clic derecho > Eliminar, o tecla Supr): Elimina el objeto de forma permanente.

• Copiar y pegar: Crea una copia del objeto en la misma base de datos.

• Exportar: Exporta el objeto a otro formato (Excel, PDF, texto, etc.).

• Ocultar en este grupo: Oculta el objeto del panel (sigue existiendo en la base de datos).

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20. Vista diseño vs Vista hoja de datos en tablas

Las tablas de Access se pueden visualizar y editar en dos vistas principales. Comprender las diferencias es fundamental para el trabajo cotidiano y para los tests.

20.1 Vista Hoja de datos

La Vista Hoja de datos muestra los datos de la tabla en formato de cuadrícula, similar a una hoja de cálculo:

Características:

• Muestra los registros existentes (filas) y los campos (columnas).

• Permite introducir, editar y eliminar registros directamente.

• Se puede cambiar el orden de las columnas arrastrando los encabezados.

• Se pueden aplicar filtros y ordenaciones temporales sin modificar la estructura.

• Permite agregar un campo nuevo haciendo clic en «Haga clic para agregar».

• No permite cambiar el tipo de dato de un campo de forma avanzada ni definir propiedades detalladas.

Indicadores visuales:

• El lápiz (✎) en el selector de registro indica que el registro está siendo editado pero no guardado.

• El asterisco (*) en la última fila indica la fila de nuevo registro.

• El triángulo (▶) indica el registro activo.

20.2 Vista Diseño

La Vista Diseño muestra la estructura interna de la tabla, no los datos:

Características:

• Permite definir y modificar campos (nombre, tipo de dato, descripción).

• Permite establecer propiedades de cada campo (tamaño, formato, máscara de entrada, regla de validación, etc.).

• Permite definir y modificar la clave principal.

• Permite gestionar los índices de la tabla.

• No muestra los datos almacenados en la tabla.

• Es la única vista que permite cambiar el tipo de dato de un campo, eliminar campos o modificar todas sus propiedades.

20.3 Cambiar entre vistas

Se cambia de vista mediante:

• El botón Ver en la ficha Inicio o Diseño de la cinta de opciones.

• Los botones de vista en la barra de estado (esquina inferior derecha).

• Clic derecho sobre la pestaña del objeto abierto.

Importante: Ciertos cambios en Vista diseño (como eliminar un campo o cambiar su tipo de dato) pueden implicar pérdida de datos si el campo ya contiene información. Access muestra una advertencia antes de confirmar dichos cambios.

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21. Ampliación: Integridad referencial y tipos de combinación

21.1 Integridad referencial — Reglas detalladas

La integridad referencial es un conjunto de reglas que Access aplica para garantizar que las relaciones entre tablas sean consistentes. Cuando se activa, Access impone las siguientes restricciones:

1. No se puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios" si ese valor no existe en la clave principal de la tabla del lado "uno".

2. No se puede eliminar un registro de la tabla del lado "uno" si existen registros relacionados en la tabla del lado "varios".

3. No se puede cambiar el valor de la clave principal de la tabla del lado "uno" si existen registros relacionados en la tabla del lado "varios".

Para activar la integridad referencial: en la ventana de edición de la relación (doble clic sobre la línea de relación), marcar la casilla Exigir integridad referencial.

21.2 Actualización y eliminación en cascada

Las opciones en cascada permiten excepciones controladas a las restricciones de integridad referencial:

Precaución: La opción de eliminación en cascada puede borrar grandes cantidades de datos de forma irreversible. Debe usarse con criterio.

21.3 Tipos de combinación (join) — Detalle

El tipo de combinación determina qué registros se incluyen en el resultado cuando se relacionan dos tablas en una consulta:

En Access, el tipo de combinación se configura en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación (doble clic sobre la línea de unión en la ventana Relaciones o en el diseño de consulta). La combinación interna es la predeterminada.

Punto importante para test: En la combinación externa izquierda se incluyen todos los registros de la tabla del lado izquierdo aunque no tengan registros correspondientes en la tabla del lado derecho. En esos casos, los campos de la tabla derecha aparecen con valor nulo.

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22. Tabla resumen ampliada de conceptos técnicos

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23. Funciones integradas de Access 2021

Access incorpora un conjunto amplio de funciones integradas que se utilizan en expresiones, consultas, reglas de validación, valores predeterminados y campos calculados. Se escriben igual tanto en la interfaz en español como en el código, aunque muchas tienen un nombre en español y otro en inglés (equivalente).

23.1 Funciones de fecha y hora

Usos frecuentes en tests:

• Fecha() es la función para obtener la fecha actual (sin la hora). Es la respuesta habitual a preguntas sobre "fecha de hoy en Access".

• Ahora() devuelve fecha y hora. Se usa en valores predeterminados cuando se necesita registrar el instante exacto.

• Año([FechaNacimiento]) devuelve el año de una fecha, útil para crear campos calculados con el año de un campo de tipo Fecha/Hora.

• Segundo(Ahora()) obtiene los segundos del momento actual, equivalente a los segundos transcurridos desde las 0:00 solo si es el primer minuto; para obtener los segundos totales desde medianoche se usa Ahora() - Ent(Ahora()) o (Ahora()-Ent(Ahora()))*86400.

Importante para test: La función que devuelve la fecha actual en Access es Fecha() (en español) o Date() (en inglés/código). La función Ahora() también devuelve la fecha pero además incluye la hora, por lo que no es la función específica de "solo fecha".

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23.2 Funciones numéricas y matemáticas

Usos frecuentes en tests:

• NúmAleat() (en inglés Rnd()) es la función que genera un número aleatorio en Access. Se usa para sorteos, selección aleatoria de registros, etc. Devuelve un valor decimal entre 0 (incluido) y 1 (excluido). Para obtener un entero aleatorio entre 1 y N se usa Ent(NúmAleat()*N)+1.

• Redondear([Campo]; 2) devuelve el valor del campo redondeado a 2 decimales.

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23.3 Funciones de texto (cadena)

Usos frecuentes en tests:

• Longitud([Campo]) devuelve el número de caracteres de un campo de texto. Se usa frecuentemente en reglas de validación de tabla (por ejemplo, Longitud([Texto01])<10 exige que el valor del campo Texto01 tenga menos de 10 caracteres).

• Izq([Título];3) extrae los 3 primeros caracteres del campo Título. Se usa en campos calculados para construir códigos de identificación combinando fragmentos de texto.

• Derecha([Autor];2) extrae los 2 últimos caracteres del campo Autor.

• Para construir un código de identificación combinando los 3 primeros caracteres de "Título" y los 2 últimos de "Autor" se usa la expresión: Izq([Título];3) & Derecha([Autor];2).

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23.4 Función condicional SiInm (IIf)

La función SiInm() (en inglés IIf()) evalúa una condición y devuelve un valor u otro según si la condición es verdadera o falsa. Es la función condicional básica de Access.

Sintaxis: SiInm(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Ejemplos:

• SiInm([País]="Francia";"Francés";"Español") → devuelve "Francés" si el país es Francia, "Español" en cualquier otro caso.

• SiInm([Sueldo]>2000;"Alto";"Normal") → devuelve "Alto" si el sueldo supera 2000, "Normal" en caso contrario.

• SiInm(EsNulo([Email]);"Sin email";"Con email") → devuelve texto descriptivo si el campo Email está vacío.

SiInm se puede anidar para crear condiciones múltiples, aunque para muchas condiciones es preferible usar la función Elegir() o lógica VBA.

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23.5 Función Cuenta (Count)

La función Cuenta() (en inglés Count()) es una función de agregado que cuenta el número de registros no nulos de un campo en una consulta de totales.

Sintaxis: Cuenta([Campo]) o Cuenta(*) para contar todos los registros.

• Cuenta([Nombre]) → cuenta los registros donde el campo Nombre no es nulo.

• Cuenta(*) → cuenta todos los registros, incluyendo los que tienen valores nulos.

Se usa en consultas de selección con la opción Totales activada (botón Totales de la ficha Diseño de consulta, grupo Mostrar u ocultar). En la cuadrícula de diseño de la consulta, la columna donde se aplica Cuenta debe tener seleccionado "Cuenta" en la fila "Total".

Otras funciones de agregado habituales en consultas:

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24. Generador de expresiones

El Generador de expresiones es una herramienta visual de Access que facilita la creación de expresiones sin necesidad de conocer de memoria todos los nombres de funciones y campos. Es una herramienta auxiliar disponible en múltiples contextos: propiedades de campo, criterios de consulta, propiedades de controles en formularios e informes.

24.1 Acceso al Generador de expresiones

Se puede abrir desde:

• El botón Generador (icono de varita mágica) que aparece a la derecha de los cuadros de propiedades que admiten expresiones (Valor predeterminado, Regla de validación, etc.).

• El atajo Ctrl+F2 en un campo de expresión.

• Clic derecho en la fila "Campo" de la cuadrícula de diseño de una consulta > Zoom.

24.2 Partes del Generador de expresiones

El Generador de expresiones se divide en tres paneles:

1. Cuadro de expresión (superior): Zona donde se escribe o edita la expresión.

2. Panel izquierdo (elementos de expresión): Muestra una estructura en árbol con las categorías disponibles:

• Funciones integradas (por categoría: fecha/hora, matemáticas, texto, etc.)

• Objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes)

• Constantes (Verdadero, Falso, Nulo)

• Operadores

3. Panel central (categorías de expresión): Muestra las categorías del elemento seleccionado a la izquierda.

4. Panel derecho (valores de expresión): Muestra los elementos concretos de la categoría seleccionada.

Al hacer doble clic en una función o campo del panel derecho, se inserta automáticamente en el cuadro de expresión.

Importante para test: La herramienta que permite "insertar fácilmente funciones y campos al construir expresiones" es el Generador de expresiones.

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25. Consultas — Diseño detallado

25.1 Vistas disponibles para consultas

Las consultas de Access tienen tres vistas principales:

La Vista SQL es especialmente relevante para consultas SQL específicas (Unión, Paso a través, Definición de datos) que no pueden diseñarse con la cuadrícula QBE y requieren escribir el código SQL directamente.

Para cambiar entre vistas: botón Ver en la ficha Inicio o Diseño, o los botones de vista en la barra de estado.

25.2 Cuadrícula QBE — Filas y columnas

La cuadrícula QBE (Query By Example) de la Vista Diseño de consulta tiene las siguientes filas:

Reglas sobre criterios:

• Los criterios en la misma fila se unen con Y lógico (AND): el registro debe cumplir todas las condiciones de esa fila.

• Los criterios en filas distintas (fila Criterios y fila O) se unen con O lógico (OR): el registro debe cumplir al menos una de las condiciones.

25.3 Campos calculados en consultas

Un campo calculado en una consulta es una columna cuyos valores se calculan mediante una expresión en tiempo de ejecución de la consulta. Se diferencia del tipo de dato Calculado de las tablas en que:

• El campo calculado de consulta no se almacena en ninguna tabla; se calcula cada vez que se ejecuta la consulta.

• El tipo Calculado de tabla se almacena físicamente en la tabla.

Sintaxis para crear un campo calculado en la Vista Diseño:

NombreDelCampo: expresión

El nombre va antes de los dos puntos; la expresión, después. Se escribe en la fila Campo de la cuadrícula QBE.

Ejemplos:

• PVP: [Precio]*1,21 → muestra el precio con IVA del 21%.

• LongN: Longitud([Nombre]) → muestra el número de caracteres del campo Nombre.

• A_N: Año([FechaNacimiento]) → muestra el año de nacimiento.

• Código: Izq([Título];3) & Derecha([Autor];2) → código combinando campos de texto.

Comportamiento importante: Si se modifica el valor de un campo base (por ejemplo, el campo Precio) desde la Vista Hoja de datos de la consulta, el campo calculado que depende de él (PVP) se actualiza automáticamente al reflejar el cambio, porque se recalcula en cada ejecución de la consulta. Sin embargo, el campo calculado en sí no es directamente editable.

25.4 Consultas de agrupación (Totales / GROUP BY)

Las consultas de agrupación permiten agrupar registros por uno o más campos y aplicar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio, Mín, Máx, etc.) a cada grupo.

Cómo activar los totales: En la Vista Diseño de la consulta, hacer clic en el botón Totales (Σ) de la ficha Diseño. Aparece la fila Total en la cuadrícula QBE.

Opciones de la fila Total:

Comportamiento del Agrupar por con múltiples campos:

Cuando se agrupan múltiples campos, Access crea un grupo distinto para cada combinación única de valores de esos campos. Es decir, si se agrupa por "Departamento" y "Año", se obtiene una fila por cada combinación única de departamento y año que exista en los datos.

Importante para test: La opción Dónde en la fila Total se usa cuando se necesita filtrar registros por un campo que no debe formar parte de los grupos de resultados.

25.5 Consultas de parámetros — Sintaxis

Una consulta de parámetros solicita al usuario un valor en el momento de ejecutarse. Se crea escribiendo en la fila Criterios un texto entre corchetes [...] que no corresponda al nombre de ningún campo.

Sintaxis: [Texto que se mostrará al usuario]

Ejemplo: En la fila Criterios del campo Ciudad, escribir [Introduce el nombre de la ciudad:]. Al ejecutar la consulta, Access muestra un cuadro de diálogo con el texto "Introduce el nombre de la ciudad:" y espera que el usuario introduzca un valor.

Notas:

• El texto entre corchetes debe ser diferente al nombre del campo; si coincide, Access lo interpreta como referencia al campo, no como parámetro.

• Se puede usar en criterios de fecha: Entre [Fecha inicial:] Y [Fecha final:].

25.6 Criterios habituales en consultas

Criterio especial para campos Datos adjuntos: Para mostrar solo los registros que tienen un archivo adjunto en un campo de tipo Datos adjuntos, se usa el criterio No Es Nulo (Is Not Null) en la fila Criterios de ese campo. Los registros sin adjuntos tendrán el campo nulo.

Las fechas en expresiones de Access deben ir rodeadas de almohadillas (#): #01/01/2024#. Esto es obligatorio para que Access interprete el valor como fecha y no como texto o expresión.

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26. Atajos de teclado y teclas de función en Access 2021

Access 2021 utiliza las teclas de función (F1-F12) para accesos rápidos a operaciones frecuentes.

Importante para test: La tecla F12 abre el cuadro "Guardar como" en Access 2021. La tecla F11 muestra u oculta el Panel de navegación.

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27. Backstage — Bases de datos recientes y anclaje

La vista Backstage (ficha Archivo) de Access 2021 incluye una sección Reciente que muestra las bases de datos abiertas recientemente. Esta lista facilita el acceso rápido a los archivos usados con frecuencia.

27.1 Anclar una base de datos a la lista de recientes

Para que una base de datos permanezca siempre visible en la lista de recientes, aunque se abran muchos otros archivos, se puede anclarla (pin). De esta forma, el archivo queda fijado en la parte superior de la lista y no desaparece aunque se supere el número máximo de recientes mostrados.

Cómo anclar:

1. En la vista Backstage (Archivo > Abrir o Archivo > Reciente), localizar el archivo en la lista de recientes.

2. Hacer clic en el icono de chincheta (pin) que aparece a la derecha del nombre del archivo.

3. El archivo queda anclado y permanece en la lista de recientes independientemente de cuántos otros archivos se abran.

Para desanclar, volver a hacer clic en la chincheta.

Importante para test: La acción de "conservar una base de datos en la lista de Bases de datos recientes para que permanezca visible aunque se abran otros archivos" se realiza mediante la opción de anclar (fijar con chincheta) el archivo en la sección Reciente de la vista Backstage.

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28. Importar y vincular datos externos

Access permite trabajar con datos de otras aplicaciones de dos formas distintas: importando los datos (copia permanente en Access) o vinculándolos (conexión en tiempo real con el archivo externo).

28.1 Importar datos

Al importar, Access crea una copia de los datos en una nueva tabla dentro de la base de datos. Los datos se desvinculan del origen: los cambios posteriores en el origen no se reflejan en Access, y viceversa.

Formatos de importación disponibles: Excel (.xlsx, .xls), Access (.accdb, .mdb), ODBC, archivos de texto (CSV, TXT), XML, SharePoint, HTML, Outlook, dBASE.

28.2 Vincular datos

Al vincular, Access crea una tabla vinculada que apunta al archivo externo. Los datos residen en el origen; Access los muestra y (en algunos casos) permite editarlos en tiempo real.

Comportamiento de las tablas vinculadas:

• Si los datos en el origen (por ejemplo, Excel) cambian, los cambios se reflejan automáticamente al abrir o actualizar la tabla vinculada en Access.

• Si el archivo externo se elimina o se mueve de ubicación, Access no puede encontrar los datos y muestra un error al intentar abrir la tabla vinculada. Access indica que no puede encontrar el origen de datos.

• El Administrador de tablas vinculadas (Datos externos > Administrador de tablas vinculadas) permite ver, actualizar y reparar los vínculos cuando cambia la ubicación del archivo externo.

Formatos que admiten vinculación: Excel, Access (tablas de otra base de datos), ODBC, texto, SharePoint, HTML, dBASE, Outlook, Exchange.

Importante para test: Access 2021 sí puede utilizar documentos HTML como origen de datos, tanto para importación como para vinculación.

28.3 Diferencia importar vs vincular

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29. Opciones de Access — Configuración general

Las Opciones de Access (Archivo > Opciones) permiten personalizar el comportamiento de la aplicación. Las categorías más relevantes son:

29.1 Formato predeterminado de nuevas bases de datos

En Archivo > Opciones > General, grupo Crear bases de datos (cuadro Formato de archivo predeterminado para base de datos en blanco), se puede cambiar el formato de archivo predeterminado para las nuevas bases de datos:

• Access 2000 (.mdb)

• Access 2002-2003 (.mdb)

• Access 2007-2016 (.accdb) — es el predeterminado en Access 2021

El formato .accdb es el predeterminado en Access 2021 y es la opción recomendada para todas las bases de datos nuevas.

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30. Herramienta Analizar tabla — Detección de duplicados

La herramienta Analizar tabla (ficha Herramientas de base de datos > Analizar > Analizar tabla) permite detectar y corregir datos redundantes o duplicados en tablas de Access.

30.1 Funcionamiento del Asistente para analizar tablas

El asistente:

1. Examina una tabla seleccionada en busca de datos repetidos.

2. Sugiere dividir la tabla en varias tablas normalizadas para eliminar la redundancia.

3. Crea las nuevas tablas y establece relaciones entre ellas.

4. Opcionalmente, crea una consulta que reproduce la estructura original de la tabla.

Importante para test: Después de una importación masiva donde se detectan "gran cantidad de datos duplicados", la herramienta para solucionarlo automáticamente es Analizar tabla (también se puede mencionar como "Asistente para analizar tablas"), disponible en la ficha Herramientas de base de datos.

30.2 Analizar rendimiento

La herramienta Analizar rendimiento (Herramientas de base de datos > Analizar > Analizar rendimiento) examina los objetos de la base de datos y sugiere mejoras para optimizar su rendimiento:

• Índices adicionales recomendados.

• Cambios de tipo de dato.

• Relaciones que pueden mejorarse.

Devuelve una lista de Ideas, Sugerencias y Recomendaciones sobre los objetos analizados.

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31. Crear un módulo VBA en Access 2021

Los módulos son objetos de Access que contienen código VBA. Para crear un módulo desde la cinta de opciones, la secuencia de pasos es:

1. Hacer clic en la ficha Crear de la cinta de opciones.

2. En el grupo Macros y código, hacer clic en Módulo (para un módulo estándar) o Módulo de clase (para un módulo de clase).

3. Se abre el Editor de Visual Basic para Aplicaciones (VBE) con el nuevo módulo listo para escribir código.

Alternativamente, se puede acceder desde Herramientas de base de datos > Herramientas > Visual Basic para abrir el entorno de VBA completo.

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32. Tipo de dato Sí/No — Aclaración sobre almacenamiento

El tipo de dato Sí/No almacena valores booleanos. Hay una confusión frecuente sobre su tamaño y codificación:

• Tamaño de almacenamiento: 1 byte, según la tabla oficial de tipos de datos de Microsoft («Sí/no … 1 byte»).

• Codificación interna en Access:

• Verdadero (Sí, Activado): -1

• Falso (No, Desactivado): 0

Esta codificación de -1 para verdadero (en lugar del 1 habitual en otros lenguajes) es específica de Access y del motor ACE/Jet. En contextos de programación general, verdadero suele ser 1 y falso 0; en Access la convención es -1 y 0.

Importante para test: Si una pregunta menciona que el tipo de dato booleano de Access almacena "0 para falso y 1 para verdadero", la respuesta es incorrecta porque Access usa -1 (no 1) para verdadero. En cambio, «0 para falso, -1 para verdadero y un tamaño de 1 byte» describe correctamente el tipo Sí/No: es lo que da la tabla oficial de tipos de datos de Microsoft.

Nombres de campo válidos e inválidos — ejemplos prácticos de examen

Access permite casi cualquier combinación de letras, números y caracteres especiales en los nombres de campo, con la única excepción de los caracteres reservados por el motor de expresiones.

Nombres de campo VÁLIDOS (Access los acepta sin error)

Nombres de campo INVÁLIDOS (Access muestra error al intentar guardar)

Regla de oro para el examen: Los caracteres [, ], !, . (punto) y el acento grave invalidan el nombre. El símbolo €, los guiones bajos, los números (incluso al inicio) y las letras con tilde son completamente válidos.

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Tipo de datos Moneda — precisión decimal exacta

El tipo Moneda (Currency) tiene una precisión fija de 15 dígitos enteros + 4 posiciones decimales. A diferencia del tipo Doble (que puede tener errores de redondeo en punto flotante), Moneda usa aritmética de punto fijo para evitar errores en cálculos financieros.

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Funciones NúmAleat() y Cronómetro()

NúmAleat() — número aleatorio

• Nombre en Access español: NúmAleat()

• Equivalente VBA/inglés: Rnd()

• Devuelve un número aleatorio de tipo Simple >= 0 y < 1 (nunca igual a 1)

• Ejemplo: para obtener un entero aleatorio entre 1 y N: Ent(NúmAleat() * N) + 1

Cronómetro() — segundos desde medianoche

• Nombre en Access español: Cronómetro()

• Equivalente VBA/inglés: Timer()

• Devuelve el número de segundos transcurridos desde la medianoche como valor de tipo Simple

• Ejemplo: Cronómetro() a las 10:30:00 devuelve 37800 (10×3600 + 30×60)

• Se usa para medir tiempos de ejecución o como semilla para NúmAleat()

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PostgreSQL no es un producto de Microsoft Access

Access es un SGBD de Microsoft. Para el examen es importante distinguir qué productos son de Microsoft y cuáles no:

PostgreSQL es un sistema gestor de bases de datos relacional de código abierto, no vinculado a Microsoft. No es posible importar datos de PostgreSQL en Access sin configurar un controlador ODBC específico.

Divisor de bases de datos (referencia desde Art. 1)

La herramienta Divisor de bases de datos permite dividir un archivo .accdb en dos partes:

• Back-end: contiene las tablas con los datos

• Front-end: contiene formularios, informes, consultas y macros; incluye vínculos a las tablas del back-end

Se accede desde: Herramientas de base de datos → Mover datos → Base de datos de Access

Esta arquitectura permite que varios usuarios compartan los datos del back-end mientras cada uno tiene su propio front-end con el diseño de la aplicación.

Funciones Izq() y Der() — sintaxis con campo sin acento

En Access, las funciones de texto para extraer subcadenas son:

Nota: Los nombres de campo en expresiones pueden o no llevar tilde (Titulo / Título), dependiendo de cómo se haya definido el campo. El separador es el punto y coma (;) en la versión española.

Ejemplo en diseño de consulta (columna de alias):

• LongN: Longitud([Nombre]) — crea una columna llamada LongN con la longitud del campo Nombre

Consultas en Access 2021

Concepto de consulta en Access

Una consulta es uno de los objetos fundamentales de Microsoft Access 2021. Su función principal es extraer, combinar, filtrar, calcular u operar sobre los datos almacenados en una o varias tablas (o en otras consultas), presentando el resultado de forma estructurada y utilizable.

A diferencia de las tablas, que almacenan datos de forma permanente, la mayoría de las consultas no guardan datos propios: muestran un conjunto de registros dinámico (dynaset) obtenido en tiempo real a partir de los datos fuente. Cada vez que se ejecuta una consulta de selección, Access lee las tablas origen y calcula el resultado en ese momento, lo que garantiza que los datos mostrados estén siempre actualizados.

Las consultas cumplen varias funciones clave dentro de una base de datos:

• Recuperar únicamente los campos y registros necesarios, filtrando la información irrelevante.

• Combinar datos de varias tablas relacionadas en una sola vista coherente.

• Realizar cálculos sobre los datos (sumas, promedios, concatenaciones, etc.).

• Servir como origen de datos para formularios, informes y otras consultas.

• Ejecutar acciones masivas sobre los datos: insertar, actualizar o eliminar registros.

Las consultas se guardan en el panel de navegación de Access, bajo la categoría "Consultas", y pueden ejecutarse, modificarse o eliminarse en cualquier momento.

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Vistas de una consulta

Access ofrece tres vistas principales para trabajar con consultas, accesibles desde la pestaña Inicio o mediante el botón Ver de la cinta de opciones:

Vista Diseño

Es el entorno visual para construir y modificar consultas sin necesidad de escribir código SQL. Se divide en dos zonas:

1. Panel de tablas (parte superior): muestra las tablas y/o consultas seleccionadas como origen de datos, con sus campos y las líneas de relación entre ellas.

2. Cuadrícula QBE (parte inferior): área donde se arrastran los campos y se configuran los criterios, el orden, los totales y demás propiedades de la consulta.

La vista Diseño es la forma más intuitiva de crear consultas para usuarios sin conocimientos avanzados de SQL.

Vista SQL

Muestra el código SQL equivalente a lo que se ha configurado en la vista Diseño. Permite escribir o editar directamente las sentencias SQL. Es especialmente útil para:

• Consultas de unión (UNION), que no pueden diseñarse en la cuadrícula QBE.

• Consultas de paso a través (Pass-Through), que envían SQL nativo al servidor.

• Subconsultas avanzadas.

• Revisar la lógica exacta generada por Access.

Cualquier cambio realizado en la vista SQL se refleja automáticamente en la vista Diseño (si es compatible con la cuadrícula QBE) y viceversa.

Vista Hoja de datos

Muestra el resultado de ejecutar la consulta: los registros que cumplen los criterios definidos, con los campos seleccionados y en el orden especificado. Es equivalente a pulsar el botón Ejecutar (o presionar F5) desde la vista Diseño.

En las consultas de selección, la vista Hoja de datos es editable (los cambios se propagan a las tablas fuente), salvo cuando la consulta contiene totales, funciones de agregado, DISTINCT o varias tablas sin clave principal claramente identificable.

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La cuadrícula QBE (Query By Example)

La cuadrícula QBE (Query By Example, Consulta por Ejemplo) es el corazón de la vista Diseño. Está compuesta por filas y columnas, donde cada columna representa un campo incluido en la consulta. Las filas disponibles son las siguientes:

Además, cuando se activa la fila Totales (botón Totales de la pestaña Diseño de consulta, grupo Mostrar u ocultar), aparece una fila adicional llamada Total que permite aplicar funciones de agregado o agrupar registros.

Para añadir campos a la cuadrícula QBE se puede:

• Hacer doble clic en el nombre del campo en el panel de tablas.

• Arrastrar el campo desde el panel de tablas hasta una columna de la cuadrícula.

• Escribir directamente el nombre del campo (o la expresión) en la fila Campo.

• Hacer doble clic en el asterisco (*) de la tabla para incluir todos sus campos de una vez (aunque esto limita las posibilidades de filtrado y cálculo individual).

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Tipos de consultas en Access 2021

Access clasifica las consultas en dos grandes grupos: consultas de selección (que recuperan y muestran datos) y consultas de acción (que modifican los datos de las tablas).

Consulta de selección (SELECT)

Es el tipo más habitual. Recupera registros de una o varias tablas que cumplen los criterios especificados y los muestra en una hoja de datos. No altera los datos originales (salvo edición manual en la hoja de datos resultante).

SQL equivalente:

SELECT campo1, campo2, campo3

FROM Tabla1

WHERE criterio

ORDER BY campo1 ASC;

Una variante importante es la consulta con SELECT DISTINCT (propiedad Valores únicos de la hoja de propiedades de la consulta), que elimina filas duplicadas del resultado. Otra variante es SELECT TOP n, que limita el resultado a los primeros n registros según el orden especificado.

Las consultas de selección pueden incluir:

• Campos de una sola tabla o de varias tablas relacionadas.

• Campos calculados.

• Funciones de agregado con agrupación (consultas de totales).

• Subconsultas en los criterios.

Consulta de parámetros

Es una consulta de selección (o de acción) que solicita uno o varios valores al usuario en el momento de ejecutarse. El parámetro se define escribiendo un texto entre corchetes en la fila Criterios de la cuadrícula QBE, como por ejemplo:

[Introduce el nombre del empleado:]

Al ejecutar la consulta, Access muestra un cuadro de diálogo con ese texto como etiqueta y un campo de texto para introducir el valor. El valor introducido se utiliza como criterio de filtrado.

Es posible usar varios parámetros en la misma consulta, incluso en campos diferentes. También pueden combinarse parámetros con otros criterios fijos:

Como [Introduce las primeras letras:] & "*"

Para mayor control sobre el tipo de dato del parámetro, se pueden declarar los parámetros explícitamente: en la vista Diseño, pestaña Diseño de consulta > Parámetros, especificando el nombre y el tipo de dato (Texto, Número, Fecha/Hora, etc.).

SQL equivalente (simplificado):

PARAMETERS [Introduce el nombre del empleado:] Text;

SELECT * FROM Empleados

WHERE Nombre = [Introduce el nombre del empleado:];

Consulta de tabla de referencias cruzadas (TRANSFORM / PIVOT)

Presenta los datos en formato matricial: las filas corresponden a un campo, las columnas a los valores de otro campo, y las celdas muestran el resultado de una función de agregado. Es el equivalente en Access a las tablas dinámicas de Excel.

Se crea con el Asistente para consultas de referencias cruzadas, en la vista Diseño (grupo Tipo de consulta > Tabla de referencias cruzadas) o directamente en SQL con la sintaxis:

TRANSFORM función_agregado(campo_valor)

SELECT campo_fila

FROM tabla

GROUP BY campo_fila

PIVOT campo_columna;

Ejemplo: mostrar las ventas totales por departamento (filas) y por trimestre (columnas):

TRANSFORM Sum(Ventas.Importe)

SELECT Ventas.Departamento

FROM Ventas

GROUP BY Ventas.Departamento

PIVOT "T" & DatePart("q", Ventas.Fecha);

En la vista Diseño de una consulta de referencias cruzadas aparece una fila adicional llamada Referencia cruzada con las opciones: Encabezado de fila, Encabezado de columna, Valor y (sin mostrar).

Consulta de creación de tabla (SELECT...INTO)

Crea una nueva tabla permanente en la base de datos con los registros resultantes de una consulta de selección. Los datos se copian, no se vinculan: la nueva tabla es independiente de las tablas origen.

Se utiliza habitualmente para:

• Crear copias de seguridad de datos.

• Generar tablas temporales para procesamiento posterior.

• Archivar registros antes de eliminarlos.

SQL equivalente:

SELECT campo1, campo2

INTO NuevaTabla

FROM TablaOrigen

WHERE criterio;

Access muestra una advertencia antes de ejecutarla, indicando cuántos registros se van a crear. Si la tabla de destino ya existe, Access pregunta si desea reemplazarla.

Consulta de datos anexados / Consulta de anexar (INSERT INTO)

Añade registros a una tabla ya existente. A diferencia de la consulta de creación de tabla, no crea una nueva tabla sino que inserta filas en una tabla destino que debe existir previamente.

Los campos de origen y destino deben ser compatibles en tipo de dato. No es necesario que coincidan todos los campos: los campos de destino no incluidos en la consulta de anexar recibirán su valor predeterminado o quedarán en nulo.

SQL equivalente:

INSERT INTO TablaDestino (campo1, campo2)

SELECT campo1, campo2

FROM TablaOrigen

WHERE criterio;

Access también muestra una advertencia antes de ejecutar esta consulta, indicando el número de registros que se van a añadir.

Consulta de actualización (UPDATE...SET)

Modifica los valores de uno o varios campos en los registros que cumplen los criterios especificados. Es la forma más eficiente de actualizar datos de forma masiva en Access.

En la vista Diseño, al convertir una consulta en consulta de actualización, aparece la fila Actualizar a en la cuadrícula, donde se introduce el nuevo valor o la expresión que calculará el nuevo valor.

SQL equivalente:

UPDATE Empleados

SET Salario = Salario * 1.05

WHERE Departamento = "Administración";

Ejemplos de uso:

• Aplicar un incremento porcentual a todos los precios de un artículo.

• Corregir un error tipográfico en un campo de texto de múltiples registros.

• Actualizar la categoría de empleados según su antigüedad.

Access advierte antes de ejecutar cuántos registros se van a modificar. Los cambios son permanentes e irreversibles una vez confirmados (no hay deshacer para consultas de acción).

Consulta de eliminación (DELETE)

Elimina permanentemente todos los registros que cumplen los criterios especificados. Al igual que las demás consultas de acción, Access muestra una advertencia con el número de registros que se van a borrar.

SQL equivalente:

DELETE FROM Empleados

WHERE FechaBaja < #01/01/2020#;

Si la tabla tiene relaciones con integridad referencial activada, Access puede impedir la eliminación de registros referenciados desde otras tablas, salvo que la relación tenga habilitada la eliminación en cascada.

Precaución: siempre conviene ejecutar primero la consulta como consulta de selección para verificar qué registros se van a eliminar, antes de convertirla en consulta de eliminación.

Consulta de unión (UNION)

Combina los resultados de dos o más consultas SELECT en un único conjunto de registros. Es un tipo especial de consulta que solo puede crearse y editarse en la vista SQL; no tiene representación en la cuadrícula QBE.

Reglas de la consulta de unión:

• Todas las SELECT deben tener el mismo número de columnas.

• Los campos correspondientes deben tener tipos de datos compatibles.

• Los nombres de columna del resultado son los de la primera SELECT.

• Por defecto, UNION elimina duplicados (el SQL de Access solo admite UNION y UNION ALL, no la forma UNION DISTINCT del SQL estándar). Para conservar duplicados se usa UNION ALL.

SQL equivalente:

SELECT Nombre, Departamento FROM EmpleadosMadrid

UNION

SELECT Nombre, Departamento FROM EmpleadosBarcelona

ORDER BY Nombre;

Consulta de paso a través (Pass-Through)

Envía comandos SQL directamente al servidor de base de datos al que está conectado Access mediante ODBC, sin que Access interprete o modifique el SQL. Permite utilizar funciones y sintaxis propias del servidor (SQL Server, Oracle, MySQL, etc.) que Access no reconocería de otro modo.

Solo puede crearse y editarse en la vista SQL. Requiere configurar una cadena de conexión ODBC válida en las propiedades de la consulta.

Consulta de definición de datos

Permite ejecutar sentencias SQL de definición de datos (DDL: Data Definition Language) directamente desde Access, sin necesidad de acceder al motor de base de datos por otro medio. Solo puede crearse en la vista SQL.

Sentencias disponibles:

• CREATE TABLE: crea una nueva tabla con sus campos y tipos de datos.

• DROP TABLE: elimina una tabla existente.

• ALTER TABLE: añade o elimina campos de una tabla existente.

• CREATE INDEX / DROP INDEX: crea o elimina índices.

Ejemplo:

CREATE TABLE Proveedores (

ProveedorID INTEGER PRIMARY KEY,

Nombre TEXT(100) NOT NULL,

CIF TEXT(15),

FechaAlta DATE

);

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Criterios y operadores en consultas

Los criterios son las condiciones que deben cumplir los registros para aparecer en el resultado de la consulta. Se introducen en la fila Criterios (y en las filas O...) de la cuadrícula QBE.

Operadores de comparación

En Access, el signo = puede omitirse en los criterios de texto cuando se introduce directamente el valor (Access lo añade automáticamente al pasar al siguiente campo).

Operador Entre...Y (BETWEEN...AND)

Filtra registros cuyo valor está dentro de un rango, incluyendo los extremos.

Entre 1000 Y 5000

Entre #01/01/2024# Y #31/12/2024#

Entre "A" Y "M"

El equivalente SQL es:

WHERE Salario BETWEEN 1000 AND 5000

WHERE Fecha BETWEEN #01/01/2024# AND #31/12/2024#

¿Por qué aparecen dos formas? No son la versión en español y la versión en inglés de Access: son dos sitios distintos del mismo Access en español.

• En la fila Criterios de la vista Diseño de una consulta, Access en español escribe los operadores en español: Entre #02/02/2006# y #04/02/2006#.

• En SQL (la vista SQL de la consulta y las instrucciones SQL), las palabras clave van siempre en inglés, también en Access en español: expresión [Not] Between valor1 And valor2.

Las dos expresiones son válidas y delimitan las fechas con almohadillas (#). Fuentes oficiales de Microsoft: «Ejemplos de criterios de consulta» (https://support.microsoft.com/es-es/office/ejemplos-de-criterios-de-consulta-3197228c-8684-4552-ac03-aba746fb29d8 · https://support.microsoft.com/en-us/office/examples-of-query-criteria-3197228c-8684-4552-ac03-aba746fb29d8) y «Operador Between...And» (https://support.microsoft.com/es-es/access/between-and-operator · https://support.microsoft.com/en-us/office/between-and-operator-a435878d-63f7-4825-8c31-999432ae8223).

Operador En (IN)

Filtra registros cuyo valor coincide con alguno de los valores de una lista.

En ("Madrid";"Barcelona";"Valencia")

En (1;2;5;10)

El equivalente SQL es:

WHERE Ciudad IN ("Madrid", "Barcelona", "Valencia")

También puede usarse la negación: No En (...) equivale a NOT IN.

Operador Como (LIKE) y comodines

El operador Como (en inglés: Like) permite buscar patrones en campos de texto. Se combina con caracteres comodín:

Ejemplos de uso:

Como "*García*"         -- contiene García en cualquier posición

Como "S*"              -- empieza por S

Como "*ción"           -- termina en ción

Como "200?"            -- 2001, 2002, ... 2009

Como "[AEIOU]*"        -- empieza por vocal mayúscula

Operadores de nulidad

Importante: un campo nulo (NULL) es diferente de un campo con valor cero o con una cadena vacía "". Los criterios de igualdad (= "") no detectan nulos.

Operadores lógicos

En la cuadrícula QBE, los operadores lógicos se aplican de la siguiente manera:

• Y (AND): cuando se introducen criterios en la misma fila Criterios en distintas columnas, Access los combina con AND. También puede escribirse explícitamente en un único campo: >10 Y <100.

• O (OR): cuando se introducen criterios en filas distintas (Criterios y O...), Access los combina con OR. También puede escribirse en un único campo: "Madrid" O "Barcelona".

• No (NOT): niega el criterio. Ejemplo: No Como "A*" excluye los registros que empiezan por A.

Ejemplo de combinación AND y OR en cuadrícula QBE:

Para recuperar empleados de Madrid con salario > 2000, O empleados de Barcelona con salario > 2500:

Criterios para campos de fecha

Las fechas en Access se delimitan con almohadillas (#):

#15/06/2024#                    -- fecha exacta

Entre #01/01/2024# Y #31/12/2024#  -- rango de fechas

> Ahora()-30                    -- últimos 30 días

< Fecha()                       -- fechas anteriores a hoy

Año([FechaNacimiento])=1990     -- nacidos en 1990

Mes([Fecha])=3                  -- mes de marzo

DíaSemana([Fecha])=2               -- lunes (1=domingo en Access)

Criterios para campos Sí/No (Boolean)

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Funciones de agregado y consultas de totales

Cuando se activa la fila Total en la cuadrícula QBE (botón Totales de la cinta de opciones), Access permite calcular valores de resumen sobre grupos de registros. Esta fila puede contener las siguientes opciones:

Ejemplo de consulta de totales:

Número de empleados y salario medio por departamento, solo para departamentos con más de 5 empleados:

SELECT Departamento, Count(EmpleadoID) AS NumEmpleados, Avg(Salario) AS SalarioMedio

FROM Empleados

GROUP BY Departamento

HAVING Count(EmpleadoID) > 5

ORDER BY Avg(Salario) DESC;

En la cuadrícula QBE:

Nota: la condición sobre funciones de agregado (equivalente a HAVING) no puede introducirse directamente en la fila Criterios estándar de la cuadrícula QBE para campos con Suma, Cuenta, etc. Access genera automáticamente la cláusula HAVING al visualizar el SQL resultante.

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Campos calculados en consultas

Un campo calculado es un campo que no existe en ninguna tabla sino que se obtiene mediante una expresión. Se introduce en la fila Campo de la cuadrícula QBE con la sintaxis:

NombreDelCampo: expresión

Si no se especifica nombre, Access asigna automáticamente "Expr1", "Expr2", etc.

Ejemplos de campos calculados:

NombreCompleto: [Nombre] & " " & [Apellidos]

PrecioConIVA: [Precio] * 1.21

Edad: Ent((Fecha()-[FechaNacimiento])/365.25)

AnioNacimiento: Año([FechaNacimiento])

DiasRetraso: Fecha()-[FechaEntregaPrevista]

Categoria: SiInm([Puntuacion]>=5;"Aprobado";"Suspendido")

Los campos calculados pueden usarse en criterios de otras columnas, en ordenaciones y en funciones de agregado (en la fila Total).

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Funciones más utilizadas en criterios y campos calculados

Funciones de fecha y hora

Funciones de texto

Funciones matemáticas

Funciones condicionales y de nulidad

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SQL en Access 2021: sintaxis básica

Access utiliza un dialecto de SQL denominado Jet SQL (o ACE SQL en versiones modernas), que es compatible con el estándar SQL-92 aunque con algunas particularidades y limitaciones.

Sentencia SELECT

SELECT [DISTINCT | TOP n] campo1 [AS alias1], campo2, expresión AS alias

FROM tabla1 [INNER JOIN tabla2 ON tabla1.clave = tabla2.clave]

[WHERE condicion]

[GROUP BY campo1, campo2]

[HAVING condicion_agregado]

[ORDER BY campo1 [ASC | DESC], campo2 [ASC | DESC]];

Cláusulas principales:

• SELECT: especifica los campos y expresiones que se incluyen en el resultado. El asterisco (*) selecciona todos los campos de la tabla.

• FROM: indica la tabla o tablas origen. Puede incluir combinaciones (JOIN).

• WHERE: condición de filtrado que se aplica antes del agrupamiento.

• GROUP BY: agrupa los registros por los campos indicados. Se usa junto con funciones de agregado.

• HAVING: condición de filtrado que se aplica después del agrupamiento (sobre los resultados de funciones de agregado).

• ORDER BY: establece el criterio de ordenación. Por defecto es ASC (ascendente). Se pueden especificar múltiples campos de ordenación separados por comas.

Tipos de combinaciones (JOIN)

En la vista Diseño, las combinaciones se configuran haciendo doble clic en la línea de unión entre tablas y seleccionando el tipo en el cuadro de diálogo "Propiedades de la combinación".

Alias

Los alias permiten dar nombres alternativos a campos o tablas:

SELECT Precio * 1.21 AS PrecioConIVA

FROM Articulos AS Art

En la cuadrícula QBE, el alias se introduce en la fila Campo con la sintaxis alias: expresión.

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Ordenación de resultados

Se configura en la fila Orden de la cuadrícula QBE para cada campo:

• Ascendente: ordena de menor a mayor (A-Z, 0-9, fechas más antiguas primero).

• Descendente: ordena de mayor a menor (Z-A, 9-0, fechas más recientes primero).

• (sin orden): el campo no participa en la ordenación.

Cuando se especifica orden en múltiples campos, Access aplica la ordenación de izquierda a derecha: primero ordena por el campo más a la izquierda de la cuadrícula que tenga orden definido, luego por el siguiente, y así sucesivamente.

Para ordenar por un campo sin incluirlo en el resultado, se puede desmarcar la casilla "Mostrar" de ese campo en la cuadrícula QBE.

En SQL, el equivalente es:

ORDER BY Apellidos ASC, Nombre ASC, FechaContratacion DESC

Nota sobre ORDER BY con TOP:

SELECT TOP 10 Nombre, Ventas FROM Empleados ORDER BY Ventas DESC;

Esta consulta devuelve los 10 empleados con mayores ventas.

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Propiedades de las consultas

Las propiedades de una consulta se configuran en la hoja de propiedades, accesible desde la vista Diseño mediante el botón "Hoja de propiedades" de la cinta de opciones (o pulsando F4), con el cursor en el área de tablas (no en la cuadrícula).

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Consultas de referencias cruzadas: detalle

La consulta de referencias cruzadas reorganiza los datos de forma matricial y es especialmente útil para análisis y comparativas. Sus componentes son:

1. Encabezado de fila: campo o expresión cuyos valores distintos forman las filas. Puede haber más de uno (aparece en la parte izquierda de la tabla).

2. Encabezado de columna: campo cuyos valores distintos forman las columnas. Solo puede haber uno.

3. Valor: campo al que se aplica la función de agregado. Solo puede haber uno.

Limitaciones:

• Los encabezados de columna se generan dinámicamente según los datos; si los valores cambian, cambian las columnas.

• No son editables en la vista Hoja de datos.

Encabezados de columna fijos:

Para evitar que las columnas cambien, se puede especificar en las propiedades de la consulta la lista de encabezados de columna permitidos (propiedad "Encabezados de columna"):

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Subconsultas

Una subconsulta es una sentencia SELECT anidada dentro de otra consulta. En Access, las subconsultas pueden aparecer:

1. En el criterio de un campo: como valor de comparación.

2. En la cláusula FROM: como tabla derivada (menos habitual en Access).

3. Con los operadores IN, EXISTS, ALL, ANY.

Ejemplo: empleados cuyo salario es superior a la media:

SELECT Nombre, Salario

FROM Empleados

WHERE Salario > (SELECT Avg(Salario) FROM Empleados);

En la cuadrícula QBE, se introduce directamente en la fila Criterios:

>(SELECT Avg(Salario) FROM Empleados)

Subconsulta con IN:

SELECT Nombre FROM Clientes

WHERE ClienteID IN (SELECT ClienteID FROM Pedidos WHERE Year([FechaPedido])=2024);

Subconsulta con EXISTS:

SELECT Nombre FROM Proveedores P

WHERE EXISTS (SELECT 1 FROM Articulos A WHERE A.ProveedorID = P.ProveedorID);

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Guardar y ejecutar consultas

Guardar una consulta

• Guardar por primera vez: Ctrl+G o botón Guardar de la barra de acceso rápido. Access solicita un nombre para la consulta.

• Guardar con otro nombre: Botón derecho sobre la consulta en el panel de navegación > Guardar como.

• Las consultas guardadas aparecen en el panel de navegación, bajo el grupo Consultas (o en el grupo de la tabla con la que están relacionadas, si está activo el modo "Objeto y tipo").

Ejecutar una consulta

La forma de ejecutar una consulta varía según su tipo:

Access advierte antes de ejecutar consultas de acción (actualización, eliminación, creación de tabla, anexar) indicando el número de registros afectados. El usuario debe confirmar para que la acción se lleve a cabo.

Teclas de acceso directo:

• F5: ejecutar la consulta desde la vista Diseño.

• Ctrl+G: guardar la consulta.

• Ctrl+Z: deshacer cambios en el diseño (no deshace las acciones sobre datos ya ejecutadas).

El panel de navegación y las consultas

En el panel de navegación, las consultas se distinguen visualmente de las tablas por su icono (dos tablas superpuestas con un triángulo de selección). Las consultas de acción muestran iconos específicos según su tipo (signo de exclamación para actualizaciones y eliminaciones, tabla con flecha para creación y anexar).

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Resumen comparativo de tipos de consultas

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Buenas prácticas en el diseño de consultas

• Seleccionar solo los campos necesarios: evitar usar el asterisco (*) cuando solo se van a utilizar algunos campos. Reduce el tráfico de datos y facilita el mantenimiento.

• Aplicar criterios de filtrado: cuanto más restrictivos sean los criterios, menor será el número de registros procesados y más rápida la ejecución.

• Crear la consulta como selección antes de convertirla en acción: permite verificar qué registros se van a ver afectados antes de ejecutar operaciones irreversibles.

• Nombrar los campos calculados de forma descriptiva: facilita la legibilidad y el uso posterior en formularios e informes.

• Usar Nz() para campos que pueden estar vacíos: evita errores de cálculo cuando algún campo contiene NULL.

• Documentar las consultas complejas: utilizar la propiedad Descripción para explicar el propósito de consultas con lógica compleja.

• Guardar las consultas frecuentes: reutilizar consultas guardadas como origen de datos para otras consultas, formularios e informes, en lugar de repetir la misma lógica.

• Indexar los campos usados en criterios JOIN: mejora significativamente el rendimiento en tablas grandes.

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Ejemplo práctico integrador

Suponga una base de datos de gestión de personal con las tablas Empleados (EmpleadoID, Nombre, Apellidos, DepartamentoID, Salario, FechaContratacion, Activo) y Departamentos (DepartamentoID, NombreDepartamento, Responsable).

Consulta: empleados activos del departamento de Administración, contratados en los últimos 5 años, con salario entre 1.800 y 3.500 €, ordenados por apellidos:

SELECT E.Apellidos, E.Nombre, D.NombreDepartamento,

E.Salario, E.FechaContratacion,

Int((Date()-E.FechaContratacion)/365.25) AS AñosAntiguedad

FROM Empleados AS E INNER JOIN Departamentos AS D

ON E.DepartamentoID = D.DepartamentoID

WHERE E.Activo = True

AND D.NombreDepartamento = "Administración"

AND E.FechaContratacion >= DateAdd("yyyy",-5,Date())

AND E.Salario BETWEEN 1800 AND 3500

ORDER BY E.Apellidos ASC, E.Nombre ASC;

En la cuadrícula QBE:

Y en la fila Activo (campo no mostrado):

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El Generador de expresiones

El Generador de expresiones (Expression Builder) es una herramienta visual de Access 2021 que facilita la construcción de expresiones para campos calculados, criterios, propiedades de formulario e informes, y macros. Se abre haciendo clic en el botón ... (puntos suspensivos) que aparece junto a cualquier celda de expresión en la cuadrícula QBE, en el generador de macros o en las propiedades de control.

Partes del Generador de expresiones

El panel del Generador de expresiones se divide en tres áreas:

1. Cuadro de expresión (parte superior): donde se escribe o construye la expresión final. Admite cualquier combinación de operadores, funciones, identificadores y literales.

2. Panel de elementos (parte inferior izquierda): árbol navegable con carpetas de objetos de la base de datos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes), Funciones (integradas y definidas por el usuario), Constantes, Operadores y Expresiones comunes.

3. Panel de categorías / valores (parte inferior central y derecha): muestra el contenido del elemento seleccionado en el panel de elementos. Al seleccionar la carpeta Funciones > Funciones integradas, se muestran categorías; al seleccionar una categoría, se listan las funciones disponibles.

Categorías de funciones integradas en el Generador de expresiones

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Funciones de fecha y hora: referencia completa

Las funciones de fecha y hora permiten realizar cálculos temporales en criterios y campos calculados. Access usa punto y coma (;) como separador de argumentos en la versión en español (en inglés se usa coma).

Tabla de funciones de fecha y hora

Códigos de intervalo para AgregFecha y DifFecha

Ejemplos prácticos:

' Fecha de vencimiento 90 días después de la fecha de alta:

FechaVencimiento: AgregFecha("d"; 90; [FechaAlta])

' Días transcurridos desde la contratación:

DiasEnEmpresa: DifFecha("d"; [FechaContratacion]; Fecha())

' Años completos de antigüedad:

Antiguedad: DifFecha("yyyy"; [FechaIngreso]; Fecha())

' Contratos que vencen en los próximos 30 días:

criterio: Entre Fecha() Y AgregFecha("d"; 30; Fecha())

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Funciones de cadena (texto): referencia completa

Las funciones de cadena operan sobre campos de tipo Texto corto, Texto largo o expresiones de texto.

Tabla de funciones de cadena

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Funciones matemáticas: referencia completa

Diferencia clave entre Ent y SinDec (Int y Fix en inglés): ambas truncan la parte decimal, pero difieren con números negativos. Ent(-2.9) devuelve -3 (inferior inmediato), mientras que SinDec(-2.9) devuelve -2 (trunca hacia cero). Esta distinción suele aparecer en preguntas de examen.

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Funciones de inspección y conversión de tipo

Funciones de inspección (comprobación)

NZ vs EsNulo: EsNulo simplemente comprueba si algo es nulo (devuelve booleano), mientras que NZ actúa como función de sustitución (devuelve el valor o un alternativo). En campos calculados se usa frecuentemente NZ para evitar que un solo valor nulo invalide toda una expresión aritmética.

Funciones de conversión de tipo

Access incluye un conjunto de funciones que convierten una expresión a un tipo de datos específico. Son especialmente útiles cuando se concatenan valores numéricos con texto, o cuando se necesita forzar el tipo antes de realizar cálculos.

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Funciones de formato

Las funciones de formato convierten un valor (número, fecha, texto) en una cadena de texto con una presentación específica.

Formato(expresión; formato)

La función más versátil. El segundo argumento es una cadena de formato que puede ser:

• Un formato predefinido (nombrado): "Moneda", "Fijo", "Estándar", "Porcentaje", "Científico", "Sí/No", "Verdadero/Falso", "Activado/Desactivado", "Fecha general", "Fecha larga", "Fecha mediana", "Fecha corta", "Hora larga", "Hora mediana", "Hora corta".

• Una máscara de formato personalizada con símbolos: #, 0, ., ,, %, €, d, m, yyyy, hh, nn, ss, etc.

Formato([Importe]; "Moneda")       → "1.234,56 €"

Formato([Precio]; "0.00")          → "45.00"

Formato([Fecha]; "dd/mm/yyyy")     → "16/05/2026"

Formato([Fecha]; "mmmm yyyy")      → "mayo 2026"

Formato([Porcentaje]; "0.00%")     → "75.50%"

FormatoMoneda(número) / FormatCurrency()

Aplica el formato de moneda del sistema operativo, incluyendo el símbolo de moneda (€ en configuraciones en español), separador de miles y dos decimales.

FormatoMoneda(1234.5)  →  "1.234,50 €"

FormatoNúmero(número; decimales) / FormatNumber()

Formatea un número con el número de decimales especificado y el separador de miles del sistema.

FormatoNúmero(1234567.891; 2)  →  "1.234.567,89"

FormatoNúmero(3.14159; 4)      →  "3,1416"

FormatoFechaHora(fecha; formato) / FormatDateTime()

Formatea una fecha según códigos numéricos predefinidos:

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Funciones de agregado de dominio

Las funciones de agregado de dominio calculan estadísticas sobre un conjunto de registros de una tabla o consulta, y pueden usarse en cualquier contexto de expresión (no solo en consultas de totales). Operan sobre un dominio (tabla o consulta) especificado como argumento.

Sintaxis general

FunciónDominio(expresión; dominio [; criterios])

• expresión: campo o expresión numérica a agregar (entre comillas si es nombre de campo)

• dominio: nombre de la tabla o consulta entre comillas

• criterios (opcional): cadena de condición similar a la cláusula WHERE

Tabla de funciones de agregado de dominio

Ejemplos prácticos:

' Total de ventas del empleado actual:

DSuma("[Importe]"; "Ventas"; "[EmpleadoID]=" & [EmpleadoID])

' Nombre del departamento a partir del código:

DBúsq("[NombreDept]"; "Departamentos"; "[CódigoDept]=" & [CódigoDept])

' Número de pedidos pendientes:

DCont("*"; "Pedidos"; "[Estado]='Pendiente'")

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Funciones de agregado SQL en consultas de totales

Cuando se activa la fila Total en la cuadrícula QBE, Access permite elegir la función de agregado SQL que se aplicará a cada campo. Estas son las funciones con sus nombres en español tal como aparecen en la interfaz de Access en español:

En el contexto del Generador de expresiones, estas funciones aparecen como Suma(), Prom(), Cuenta(), Máx(), Mín(), PrimeroEn() y ÚltimoEn() en la categoría Agregado SQL.

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Operadores en criterios: resumen completo

Operadores de comparación

Operador Entre...Y (BETWEEN...AND)

Selecciona valores dentro de un rango cerrado (ambos extremos incluidos).

Entre 1000 Y 5000           ' Números entre 1000 y 5000 (ambos incluidos)

Entre #01/01/2025# Y #31/12/2025#   ' Fechas durante el año 2025

Entre "A" Y "M"             ' Texto que empieza entre A y M (inclusive)

Equivale a >= valor1 AND <= valor2.

Operador En (IN)

Selecciona registros cuyo valor coincide con cualquier elemento de una lista.

En("Madrid"; "Barcelona"; "Valencia")   ' Ciudades de la lista

En(1; 3; 5; 7; 9)                       ' Números impares del 1 al 9

Operador Como (LIKE) y comodines

El operador Como compara texto con un patrón. Access usa dos comodines principales en la cuadrícula QBE:

Nota ANSI-92: Una base de datos de Access (.accdb o .mdb) usa por defecto los comodines de ANSI-89 que recoge esta tabla. Si se configura con la sintaxis compatible con SQL Server (ANSI-92) —Archivo > Opciones > Diseñadores de objetos, sección Diseño de consulta—, los comodines pasan a ser % (cualquier número de caracteres) y _ (un carácter), equivalentes a * y ?.

Operadores de nulidad

Es Nulo          ' Registros donde el campo no tiene valor (NULL)

No Es Nulo       ' Registros con cualquier valor (aunque sea cadena vacía)

Operador de concatenación

El operador & une cadenas de texto:

[Nombre] & " " & [Apellidos]    ' "Juan García" "Expediente nº " & [NúmExpediente]

El operador + también concatena texto en Access, pero si alguno de los operandos es Null, devuelve Null. El operador & convierte Null a cadena vacía, por lo que es más seguro para concatenación.

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Este dominio de las consultas en Access 2021 es fundamental tanto para el manejo eficiente de bases de datos en el ámbito de la Administración Pública como para la superación de las pruebas de informática en las oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado, donde las consultas representan uno de los bloques de contenido más evaluados dentro del temario de Microsoft Office.

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Categorías reales del Generador de expresiones en Access 2021

El Generador de expresiones de Access 2021 organiza las funciones integradas en categorías bien definidas. Es importante distinguir el nombre exacto de cada categoría tal como aparece en la interfaz, porque en los exámenes de oposición se pregunta cuál de una lista dada no corresponde a una categoría real.

Categorías de funciones integradas (nombres exactos en Access 2021 en español)

Categorías que NO existen en Access 2021:

• "Cadena" no es una categoría: es el nombre de una función (Cadena, String en inglés) que está dentro de la categoría "Texto", que es la que agrupa las funciones de texto.

• "Moneda" no es una categoría de funciones en el Generador de expresiones. Las funciones de formato de moneda (como FormatoMoneda) están en la categoría "Conversión", junto con FormatoNúmero y FormatoPorcentaje.

• "Referencial", "Validación", "Estimación lineal", "Si" como categoría y "Producto"/"Resta" como funciones de agregado tampoco existen.

Categoría Inspección: funciones clave

La categoría Inspección contiene funciones especialmente útiles para validar datos antes de operar con ellos:

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Función Cronómetro() — Timer()

La función Cronómetro() (alias inglés: Timer()) es una función de utilidad que:

• Devuelve un número de tipo Single que representa el número de segundos transcurridos desde medianoche (las 00:00:00 del día actual).

• No tiene argumentos.

• En la vista SQL de una consulta se escribe con su nombre inglés, Timer() (en SQL las funciones van en inglés), y puede usarse como campo calculado:

SELECT Timer() AS ValorTiempo FROM ProductosPerecederos;

Esta expresión añade a cada fila del resultado el número de segundos que han pasado desde medianoche en el momento de ejecutar la consulta.

Ejemplo de uso: En una consulta que actualiza productos perecederos, SELECT Timer() AS ValorTiempo FROM ProductosPerecederos añade a cada fila el número de segundos desde medianoche. La expresión es correcta sintácticamente; el valor devuelto no es la hora en formato corto ni en formato largo, sino un número de segundos.

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Función FormatoFechaHora — constantes nombradas vb*

La función FormatoFechaHora(fecha; formato) admite como segundo argumento tanto un número entero (0–4) como la constante nombrada equivalente. En los exámenes de oposición pueden aparecer ambas formas.

Tabla de constantes y formatos de FormatoFechaHora

Clave de examen — vbGeneralDate: Este es el formato "general" que muestra la fecha en formato corto (si existe componente de fecha) y la hora en formato largo (si existe componente de hora). Es la constante más frecuente en preguntas de oposición porque combina ambos componentes de forma automática según el contenido del valor.

Ejemplos en criterios y campos calculados:

FormatoFechaHora(Fecha(); vbLongDate)    → "viernes, 16 de mayo de 2026"

FormatoFechaHora(Fecha(); vbShortDate)   → "16/05/2026"

FormatoFechaHora(Ahora(); vbGeneralDate) → "16/05/2026 14:30:00"

FormatoFechaHora(Ahora(); vbLongTime)    → "14:30:00"

FormatoFechaHora(Ahora(); vbShortTime)   → "14:30"

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El Asistente para consultas: tipos disponibles y limitaciones

El Asistente para consultas de Access 2021 se abre desde la pestaña Crear > Asistente para consultas. Permite crear los siguientes tipos de consultas de forma guiada:

Tipos de consulta que NO se pueden crear desde el Asistente

Las siguientes consultas no pueden generarse con el Asistente para consultas. Deben crearse directamente en la vista Diseño o en la vista SQL:

Regla práctica: el Asistente para consultas solo crea consultas de selección (en sus variantes: sencilla, referencias cruzadas, duplicados, sin coincidencias). Todas las consultas de acción (actualización, eliminación, creación de tabla, datos anexados) y las consultas SQL especiales (unión, paso a través, definición de datos) requieren la vista Diseño o la vista SQL.

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Alias en SQL: cláusula AS

En una sentencia SQL de Access, la cláusula AS permite asignar un nombre alternativo (alias) a un campo o expresión en el resultado de la consulta.

Sintaxis correcta

SELECT expresión AS NombreAlias

FROM NombreTabla;

El alias:

• Aparece como nombre de columna en la hoja de datos resultante.

• Permite referenciar la columna desde formularios, informes u otras consultas que usen esta consulta como origen.

• Va siempre después de la expresión y antes de la coma (o antes de FROM si es el único campo o el último).

Ejemplos correctos:

SELECT FormatCurrency([Total]) AS ValorTotal FROM Ventas;

SELECT [Nombre] & " " & [Apellidos] AS NombreCompleto FROM Empleados;

SELECT Count(*) AS TotalRegistros FROM Pedidos;

Errores comunes de sintaxis SQL

Resumen: En SQL, para renombrar una columna, AS va detrás de la expresión o campo. Detrás de FROM NombreTabla, AS define un alias de la tabla (válido, como en FROM Articulos AS Art), no de la columna.

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Consulta de eliminación sin criterios: comportamiento

Cuando se crea una consulta de eliminación en Access 2021 y se ejecuta sin definir ningún criterio en la cuadrícula QBE (o en la cláusula WHERE en SQL):

• Access muestra una advertencia indicando el número de registros que se van a eliminar.

• Si el usuario confirma, se eliminan todos los registros de la tabla afectada sin excepción.

• La tabla permanece en la base de datos (con su estructura: campos, índices, propiedades), pero queda vacía.

• Esta acción es irreversible: Access no permite deshacer (Ctrl+Z) una consulta de acción ya ejecutada.

-- Sin WHERE: borra TODOS los registros

DELETE FROM Productos;

-- Con criterio: borra solo los que cumplen la condición

DELETE FROM Productos WHERE Activo = No;

Buena práctica: antes de ejecutar una consulta de eliminación, ejecutarla primero como consulta de selección (cambiando DELETE por SELECT *) para comprobar exactamente qué registros se van a borrar.

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Consulta de actualización vs. consulta de selección: diferencias clave

La consulta de selección solo visualiza datos (no los cambia). La consulta de actualización cambia automáticamente los valores de los registros que cumplen los criterios, y los cambios son permanentes e irreversibles una vez confirmados.

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Funciones de agregado en consultas de totales: lista completa y exclusiones

La fila Total de la cuadrícula QBE (activada con el botón Totales Σ) ofrece las siguientes funciones de agregado SQL. Esta lista es cerrada: no existen funciones como "Moda", "Producto", "Resta", "Si", "Estimación lineal" ni "Varianza" con ese nombre en Access.

Funciones que NO existen como agregado en Access

• Moda — no disponible como función de agregado estándar en Access.

• Producto — no hay función de producto (multiplicación acumulada) en la fila Total de Access.

• Resta — no existe como función de agregado.

• Si — no existe como función en Access (la condicional es SiInm, que tampoco es de agregado); no aparece en la fila Total.

• Estimación lineal — no existe en la lista de agregados de Access.

• Varianza — el nombre correcto en Access es Var (no "Varianza").

Clave de examen: cuando una pregunta pregunta qué función NO es de agregado en Access, las respuestas incorrectas suelen incluir "Moda", "Producto", "Si" o "Estimación lineal". Los distractores "Suma", "Promedio", "Cuenta", "Mín", "Máx", "DesvEst" y "Var" sí son funciones de agregado reales.

AgregFecha — ejemplos concretos con resultado de mes

La función AgregFecha (DateAdd en inglés) suma un intervalo de tiempo a una fecha. Es especialmente preguntada con el intervalo "m" (mes):

Regla para el examen: AgregFecha("m"; 1; fecha) suma exactamente 1 mes. El día del mes se mantiene si existe en el mes destino. Si no existe (ej. 31 de noviembre), se ajusta al último día del mes.

Regla de validación con Como (Like) y longitud de texto

Cuando se define una regla de validación en un campo Texto corto de Access con la función Como (Like):

• Como "Alberto*" acepta cualquier texto que empiece por "Alberto" seguido de cualquier número de caracteres

• El asterisco (*) es el comodín de Access (equivale a % cuando la base de datos usa la sintaxis ANSI-92)

• Por tanto, valores como "Alberto", "Albertoaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa" o "Albertoxyz" son válidos según esta regla

• La longitud del texto no está limitada por la regla Como — solo por la propiedad "Tamaño del campo"

Ejemplo práctico:

• Regla: Como "Alberto*"

• Válido: "Albertoaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa" (sí, empieza por Alberto)

• Inválido: "roberto" (no empieza por Alberto)

• Válido también: "ALBERTO" (al comparar texto, Access no distingue mayúsculas de minúsculas)

Formularios en Access 2021

1. Concepto de formulario

Un formulario en Microsoft Access 2021 es un objeto de base de datos que proporciona una interfaz gráfica de usuario diseñada para ver, introducir y editar los datos almacenados en tablas o recuperados mediante consultas. A diferencia de trabajar directamente sobre la hoja de datos de una tabla, los formularios permiten:

• Presentar la información de manera ordenada y visualmente atractiva.

• Mostrar datos de varias tablas relacionadas en una sola pantalla.

• Incluir controles especiales (listas desplegables, botones, casillas de verificación) que facilitan la entrada de datos.

• Aplicar validaciones y automatizaciones mediante macros o código VBA.

• Ocultar campos que el usuario final no debe ver o modificar.

• Guiar al usuario a través de procesos de entrada de datos complejos.

Los formularios son el elemento de Access más orientado al usuario final: mientras el diseñador de la base de datos trabaja con tablas, consultas e informes, el usuario cotidiano interactúa principalmente a través de formularios.

Clave de examen: Un formulario no almacena datos por sí mismo. Los datos siguen residiendo en las tablas. El formulario es únicamente la interfaz de presentación y edición.

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2. Tipos de formularios en Access 2021

Access 2021 ofrece varios tipos de formularios que se adaptan a distintas necesidades. Se crean desde la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Formularios.

2.1 Formulario (vista formulario estándar)

Muestra un solo registro a la vez en pantalla. Es el tipo más habitual y el más intuitivo para la entrada de datos. Cada campo del registro ocupa su propio control en la pantalla, y el usuario navega entre registros con los botones de navegación situados en la parte inferior del formulario.

• Se crea automáticamente con todos los campos de la tabla o consulta seleccionada.

• Ideal cuando cada registro requiere atención individual y el usuario no necesita comparar varios registros simultáneamente.

2.2 Formulario dividido

El formulario dividido presenta el mismo origen de datos en dos paneles sincronizados:

• La parte superior muestra los datos en vista formulario (un registro con detalle completo).

• La parte inferior muestra los mismos datos en vista hoja de datos (varios registros en filas y columnas).

Al seleccionar un registro en la hoja de datos inferior, el panel superior muestra automáticamente ese mismo registro con todos sus detalles. Esta sincronización bidireccional permite localizar registros rápidamente en la hoja de datos y editarlos cómodamente en el panel de formulario.

Clave de examen: En el formulario dividido, ambos paneles están siempre sincronizados: lo que se selecciona en uno se refleja en el otro. La posición del panel (arriba/abajo, izquierda/derecha) se configura en las propiedades del formulario.

2.3 Varios elementos (hoja de datos de formulario)

También denominado formulario tabular o hoja de datos de formulario. Muestra múltiples registros simultáneamente en un diseño con filas y columnas, similar a una hoja de datos pero con la posibilidad de aplicar el formato y los controles propios de los formularios.

• Permite añadir fondos, imágenes, controles especiales y formato enriquecido.

• Útil cuando el usuario necesita ver y comparar varios registros a la vez.

• Se diferencia de la vista hoja de datos pura en que puede personalizarse visualmente.

2.4 Formulario en blanco

Crea un formulario completamente vacío sin ningún control predefinido. En el panel de tareas se muestra la lista de campos disponibles de las tablas de la base de datos, y el usuario arrastra los campos que desea incluir.

• Proporciona el máximo control sobre el diseño desde el primer momento.

• Recomendado para diseñadores experimentados que quieren construir la interfaz desde cero.

2.5 Asistente para formularios

El Asistente para formularios guía al usuario paso a paso en la creación del formulario mediante una serie de cuadros de diálogo:

1. Selección de tabla o consulta de origen y de los campos que se incluirán.

2. Elección de la disposición de los controles:

• En columnas: cada campo en una fila separada (etiqueta a la izquierda, control a la derecha). Equivale al formulario estándar.

• Tabular: campos en columnas con encabezados, registros en filas. Equivale al formulario de varios elementos.

• Hoja de datos: presentación similar a la hoja de datos de tabla.

• Justificado: campos distribuidos de izquierda a derecha y de arriba abajo rellenando el espacio disponible.

3. Selección del estilo visual (tema de color y fuente).

4. Asignación del título del formulario.

El asistente permite incorporar campos de varias tablas relacionadas en un solo formulario, generando automáticamente subformularios si es necesario.

Clave de examen: Las cuatro disposiciones del asistente para formularios son: En columnas, Tabular, Hoja de datos y Justificado.

2.6 Autoformulario

El autoformulario (también llamado simplemente botón Formulario en la ficha Crear) crea automáticamente un formulario con todos los campos de la tabla o consulta seleccionada, aplicando un diseño predeterminado. Es la forma más rápida de crear un formulario funcional sin ninguna configuración adicional.

2.7 Formulario de navegación

El formulario de navegación es un formulario especial que actúa como menú de navegación entre otros formularios e informes de la base de datos. Contiene un control de navegación con pestañas o botones que, al hacer clic, abren los formularios o informes correspondientes en el área de contenido del formulario de navegación.

• Se utiliza para crear la interfaz principal de una aplicación de base de datos de escritorio.

• Permite definir jerarquías de navegación de hasta dos niveles (pestañas horizontales y verticales).

• El formulario de navegación puede configurarse como formulario de inicio que se abre automáticamente al abrir la base de datos.

Clave de examen: El formulario de navegación se utiliza para bases de datos de escritorio (ficheros .accdb locales), no para aplicaciones web de Access.

2.8 Formulario modal (cuadro de diálogo)

Un formulario modal es aquel cuya propiedad Emergente se establece en «Sí» y cuya propiedad Modal también se establece en «Sí». Esto hace que el formulario se comporte como un cuadro de diálogo: mientras está abierto, el usuario no puede interactuar con ningún otro objeto de la base de datos hasta que lo cierre o responda a él.

Se utiliza habitualmente para:

• Solicitar confirmaciones del usuario.

• Pedir parámetros de filtrado o búsqueda antes de abrir otro formulario o informe.

• Mostrar mensajes de advertencia o información crítica.

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3. Vistas de formulario

Un formulario puede mostrarse en distintas vistas, cada una orientada a un propósito diferente:

3.1 Vista Formulario

Es la vista de uso final. El usuario ve el formulario tal como fue diseñado y puede navegar, introducir y editar datos. Es la vista que verá el usuario cotidiano de la base de datos.

3.2 Vista Diseño

Es la vista de desarrollo. Muestra la estructura del formulario con una cuadrícula de diseño, las secciones (encabezado, detalle, pie) y todos los controles representados como cuadros. Permite añadir, eliminar, mover y redimensionar controles, así como modificar todas sus propiedades. Los datos reales no son visibles en esta vista.

3.3 Vista Presentación

Es una vista intermedia que permite modificar el diseño mientras se ven los datos reales. Es útil para ajustar el tamaño de los controles en función del contenido real. Sin embargo, ofrece menos posibilidades de modificación que la Vista Diseño (por ejemplo, no permite añadir ciertas secciones ni reorganizar libremente los controles).

3.4 Vista Hoja de datos

Muestra el formulario en formato tabular, con los registros en filas y los campos en columnas, similar a la hoja de datos de una tabla. Está disponible solo si el formulario lo permite (propiedad Permitir vista hoja de datos).

Clave de examen: La Vista Presentación es la que permite modificar el diseño viendo los datos reales al mismo tiempo.

Clave de examen: Solo dos vistas permiten cambiar el diseño de un formulario: la Vista Presentación y la Vista Diseño. En la Vista Formulario y en la Vista Hoja de datos se trabaja con los datos (verlos, introducirlos, editarlos), pero no se puede modificar el diseño ni la estructura del formulario. Por eso, si una pregunta pide «la vista que no permite modificar el diseño», tanto la Vista Formulario como la Vista Hoja de datos cumplen esa condición.

Microsoft lo recoge así en su ayuda oficial, igual en las dos versiones: «Las vistas Presentación y Vista Diseño son las dos vistas en las que puede realizar cambios de diseño en los formularios» (español) y «Layout view and Design view are the two views in which you can make design changes to forms» (inglés). Se aplica a Access 2021, 2019 y 2016.

Fuente oficial: Microsoft Support, en español · Microsoft Support, en inglés

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4. Secciones del formulario

Los formularios en Vista Diseño se dividen en secciones que controlan dónde y cuántas veces aparece cada parte del formulario en pantalla y al imprimirse.

4.1 Encabezado del formulario

• Aparece una sola vez en la parte superior del formulario, tanto en pantalla como al imprimirse.

• Se utiliza habitualmente para incluir el título del formulario, un logotipo de la empresa, la fecha o botones de acción generales.

• Al imprimirse un formulario de varios registros, el encabezado aparece solo en la primera página.

4.2 Sección Detalle

• Es la sección principal y obligatoria del formulario.

• Contiene los controles que muestran los datos de cada registro.

• En un formulario estándar (un registro a la vez), la sección detalle ocupa casi toda la pantalla.

• En un formulario tabular o de hoja de datos, la sección detalle se repite para cada registro visible.

4.3 Pie del formulario

• Aparece una sola vez en la parte inferior del formulario.

• Se utiliza para totales, contadores, botones de navegación personalizados, botones de cierre o de apertura de otros formularios.

• Al imprimirse, el pie del formulario aparece al final de la última página.

4.4 Encabezado de página y Pie de página

• Estas dos secciones adicionales solo son visibles al imprimir el formulario; no aparecen en pantalla durante el uso normal.

• El encabezado de página aparece en la parte superior de cada página impresa.

• El pie de página aparece en la parte inferior de cada página impresa.

• Se activan desde el menú Organizar > Encabezado o pie de página en Vista Diseño.

Clave de examen: Las secciones Encabezado de página y Pie de página solo aparecen al imprimir, no durante el uso normal del formulario en pantalla.

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5. Controles de formulario

Los controles son los elementos individuales que se colocan en las secciones del formulario. Se clasifican en tres categorías según su relación con los datos:

• Controles dependientes (enlazados): su origen de control es un campo de la tabla o consulta. Muestran y permiten editar los datos de ese campo.

• Controles independientes (no enlazados): no están vinculados a ningún campo. Se usan para mostrar información estática, decoración o como botones de acción.

• Controles calculados: su origen de control es una expresión (comienza por =). Calculan y muestran un valor derivado de otros campos o funciones.

5.1 Cuadro de texto

El control más habitual. Permite mostrar y editar datos de un campo (dependiente) o mostrar el resultado de una expresión (calculado).

• Dependiente: origen de control = nombre de campo (ej: Apellidos).

• Calculado: origen de control = expresión (ej: =[Precio]*1,21 para calcular precio con IVA; =[Nombre] & " " & [Apellidos] para concatenar).

• Independiente: cuadro de texto sin origen de control, para que el usuario introduzca datos que serán usados por macros o código VBA.

5.2 Etiqueta

Muestra texto estático descriptivo, como el nombre de un campo o instrucciones para el usuario. No está enlazada a ningún dato de la base de datos y no cambia según el registro mostrado.

• Suele generarse automáticamente junto a cada control dependiente.

• Puede editarse directamente haciendo doble clic sobre ella.

5.3 Cuadro combinado (desplegable)

Combina un campo de texto con una lista desplegable. El usuario puede:

• Escribir directamente el valor en el campo de texto.

• Desplegar la lista y seleccionar un valor de ella.

La lista puede obtener sus valores de una tabla o consulta, de una lista de valores introducida manualmente, o de una lista de nombres de campo. Es muy útil para campos que deben contener uno de un conjunto predefinido de valores, garantizando la integridad de los datos.

Propiedades clave del cuadro combinado:

• Origen de la fila: define de dónde provienen los valores de la lista (tabla/consulta, lista de valores, lista de campos).

• Tipo de origen de fila: Tabla/Consulta, Lista de valores o Lista de campos.

• Columna dependiente: qué columna de la lista se almacena en el campo.

• Número de columnas: cuántas columnas muestra la lista desplegable.

• Ancho de columnas: anchura de cada columna (se puede ocultar una columna poniendo su ancho a 0).

• Limitar a lista: si es «Sí», el usuario solo puede seleccionar valores de la lista; no puede escribir valores nuevos.

5.4 Cuadro de lista

Similar al cuadro combinado pero siempre visible (no se despliega). Muestra la lista de valores en todo momento, ocupando el espacio asignado en el formulario. El usuario solo puede seleccionar un valor de la lista; no puede escribir texto libre.

• Se usa cuando el espacio lo permite y se quiere que el usuario vea todas las opciones disponibles sin necesidad de desplegar.

• Admite selección múltiple si se configura la propiedad Selección múltiple.

Clave de examen: La diferencia principal entre cuadro combinado y cuadro de lista es que el cuadro combinado tiene campo de texto + lista desplegable (permite escribir), mientras que el cuadro de lista solo permite seleccionar de la lista siempre visible.

5.5 Botón de comando

Ejecuta una acción al hacer clic. La acción puede ser:

• Una macro de Access.

• Un procedimiento VBA (Visual Basic for Applications).

• Una acción predefinida seleccionada mediante el Asistente de botones de comando.

El asistente organiza las acciones predefinidas en categorías:

• Navegación de registros: Ir al primer registro, Ir al último registro, Ir al siguiente registro, Ir al registro anterior, Buscar registro, Ir a un registro específico.

• Operaciones de registros: Agregar nuevo registro, Eliminar registro, Duplicar registro, Imprimir registro, Guardar registro, Deshacer registro.

• Operaciones de formulario: Abrir formulario, Cerrar formulario, Imprimir formulario actual, Actualizar datos del formulario.

• Operaciones de informe: Abrir informe, Enviar informe a correo electrónico, Imprimir informe, Obtener vista previa de informe.

• Aplicación: Salir de la aplicación.

• Miscelánea: Ejecutar consulta, Ejecutar macro, Imprimir tabla.

5.6 Botón de opción (radio button)

Permite hacer una selección mutuamente exclusiva dentro de un grupo de opciones. Solo puede estar seleccionado un botón de opción a la vez dentro del mismo grupo de opciones. Se representa con un círculo pequeño que se rellena al seleccionarse.

Generalmente se coloca dentro de un grupo de opciones para que Access gestione automáticamente la exclusividad de la selección.

5.7 Casilla de verificación

Control para campos de tipo Sí/No (booleano). Cuando está marcada (con una marca de verificación) representa el valor «Sí» o «Verdadero»; cuando está desmarcada, representa «No» o «Falso».

• Es el control predeterminado para los campos de tipo Sí/No en Access.

• Puede usarse también dentro de un grupo de opciones.

5.8 Botón de alternancia (toggle)

Funciona de manera similar a la casilla de verificación: representa un valor Sí/No o activo/inactivo. Sin embargo, visualmente se presenta como un botón que aparece presionado cuando el valor es «Sí» y sin presionar cuando es «No». Es útil cuando se quiere una apariencia más visual que la casilla de verificación.

5.9 Grupo de opciones

El grupo de opciones es un marco (rectángulo) que contiene botones de opción, casillas de verificación o botones de alternancia relacionados. El grupo en su conjunto está enlazado a un único campo numérico de la tabla: cada opción dentro del grupo tiene asignado un valor numérico, y cuando el usuario selecciona una opción, ese número se almacena en el campo.

Ejemplo: un grupo de opciones «Estado civil» con las opciones:

• Soltero = 1

• Casado = 2

• Divorciado = 3

• Viudo = 4

Si el usuario selecciona «Casado», el valor 2 se almacena en el campo «EstadoCivil» de la tabla.

Clave de examen: El grupo de opciones siempre devuelve un número (el valor asignado a la opción seleccionada), no texto. El campo al que está enlazado debe ser de tipo numérico.

5.10 Subformulario / Subinforme

El subformulario es un formulario incrustado dentro de otro formulario (formulario principal). Se utiliza para mostrar los registros relacionados en una relación de uno a varios: el formulario principal muestra el registro «uno» (ej: un cliente) y el subformulario muestra todos los registros «varios» relacionados con él (ej: los pedidos de ese cliente).

La relación entre el formulario principal y el subformulario se establece mediante dos propiedades:

• Vincular campos secundarios: campo en la tabla del subformulario que actúa como clave foránea.

• Vincular campos principales: campo en la tabla del formulario principal que actúa como clave primaria.

Access enlaza automáticamente ambos campos para que el subformulario muestre solo los registros relacionados con el registro actual del formulario principal.

El subformulario puede mostrarse en distintas vistas: formulario, hoja de datos (la más habitual en subformularios) o tabular.

Clave de examen: Las propiedades que enlazan un subformulario con su formulario principal son Vincular campos secundarios (en la tabla del subformulario) y Vincular campos principales (en la tabla del formulario principal).

5.11 Imagen

Permite insertar una imagen estática (logotipo, ilustración, icono) en el formulario. La imagen no está enlazada a ningún dato de la tabla; es meramente decorativa o informativa.

5.12 Marco de objeto independiente y marco de objeto dependiente

• Marco de objeto independiente: contiene un objeto OLE (hoja de cálculo de Excel, documento de Word, etc.) que no cambia según el registro mostrado. El objeto es el mismo para todos los registros.

• Marco de objeto dependiente: contiene un objeto OLE almacenado en un campo de tipo Objeto OLE de la tabla. El objeto cambia según el registro actual (ej: una fotografía por cada empleado).

5.13 Línea y Rectángulo

Elementos decorativos que no contienen datos. Se usan para separar visualmente secciones del formulario, agrupar controles relacionados o mejorar la presentación.

5.14 Salto de página

Inserta un salto de página en el formulario, dividiéndolo en páginas por las que el usuario navega con teclas de avance/retroceso de página. Es útil para formularios largos que se quieren dividir en pasos o pantallas.

5.15 Control de pestaña

El control de pestaña (también llamado control de ficha) crea un formulario con múltiples pestañas, cada una de las cuales puede contener un conjunto diferente de controles. Permite organizar formularios complejos con muchos campos en secciones temáticas sin que el formulario ocupe demasiado espacio en pantalla.

El usuario navega entre las secciones haciendo clic en las pestañas. Cada pestaña es en realidad una página del control que puede contener cualquier tipo de control, incluidos subformularios.

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6. Propiedades del formulario

La hoja de propiedades del formulario se abre en Vista Diseño o Vista Presentación con la tecla F4 o desde la ficha Diseño > Herramientas > Hoja de propiedades. Organiza las propiedades en cinco pestañas.

6.1 Pestaña Datos

Controla la fuente de datos y los permisos de modificación:

Clave de examen: La propiedad Entrada de datos = Si hace que el formulario abra siempre listo para introducir un registro nuevo, sin mostrar los registros existentes. Se usa en formularios de captura de datos.

6.2 Pestaña Formato

Controla la apariencia y las vistas disponibles:

6.3 Pestaña Eventos

Define las macros o procedimientos VBA que se ejecutan en respuesta a acciones del usuario o del sistema:

Clave de examen: El evento Antes de actualizar es especialmente importante porque permite ejecutar código de validación y, si la validación falla, cancelar el guardado del registro (Cancel = True en VBA).

6.4 Pestaña Otras

Ojo: el formulario no tiene ninguna propiedad para la tecla Intro ni para las teclas de dirección. Lo que ocurre al pulsar Intro dentro de un cuadro de texto lo fija una propiedad del propio cuadro de texto (EnterKeyBehavior en VBA), no del formulario.

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7. Propiedades de los controles

Cada control tiene su propia hoja de propiedades con opciones específicas. Las propiedades más importantes aplicables a la mayoría de controles son:

7.1 Propiedades de datos

7.2 Propiedades de formato

Clave de examen: Diferencia entre Habilitado y Bloqueado: un control deshabilitado (Habilitado = No) aparece en gris y no puede recibir el foco ni editarse; un control bloqueado (Bloqueado = Si) puede recibir el foco y se puede leer pero no editar.

7.3 Propiedades de tabulación

7.4 Propiedades de ayuda

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8. Subformularios: configuración y funcionamiento

El subformulario es fundamental para representar relaciones uno a varios en la interfaz de usuario. Su correcto funcionamiento depende de la configuración de los campos de enlace.

8.1 Crear un subformulario

Existen dos métodos principales:

1. Arrastrar un formulario existente desde el panel de navegación hasta la sección Detalle del formulario principal en Vista Diseño. Access inserta automáticamente el control Subformulario.

2. Usar el control Subformulario/Subinforme del grupo Controles y seguir el asistente, que permite seleccionar la tabla, consulta o formulario del subformulario y configurar los campos de enlace.

8.2 Campos de enlace

Ejemplo: formulario principal basado en la tabla «Clientes» (campo clave: «ClienteID»), subformulario basado en «Pedidos» (campo clave foránea: «ClienteIDPedido»):

• Vincular campos secundarios: ClienteIDPedido

• Vincular campos principales: ClienteID

Con esta configuración, el subformulario mostrará automáticamente solo los pedidos del cliente visible en el formulario principal.

8.3 Acceso a datos del subformulario desde expresiones

Para referenciar el valor de un control en el subformulario desde el formulario principal se usa la sintaxis:

=[NombreControlSubformulario].[Form]![NombreControl]

Para obtener totales del subformulario (ej: suma de importes de pedidos), el control calculado del subformulario contiene: =Suma([Importe]), y se referencia desde el formulario principal como:

=[NombreControlSubformulario].[Form]![NombreControlCalculado]

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9. Orden de tabulación

El orden de tabulación define la secuencia en la que el cursor se desplaza entre los controles del formulario al pulsar la tecla Tab. Un orden de tabulación lógico (siguiendo el flujo natural de lectura y entrada de datos) mejora considerablemente la usabilidad del formulario.

9.1 Modificar el orden de tabulación

1. Abrir el formulario en Vista Diseño.

2. Ir a la ficha Diseño > grupo Herramientas > Orden de tabulación.

3. En el cuadro de diálogo, se muestran todos los controles de la sección seleccionada en su orden actual.

4. Se puede arrastrar las filas para cambiar el orden, o hacer clic en Orden automático para que Access asigne automáticamente el orden de izquierda a derecha y de arriba abajo.

9.2 Excluir controles de la tabulación

Si se quiere que un control no sea alcanzable mediante la tecla Tab (por ejemplo, etiquetas decorativas o controles de solo visualización), se establece su propiedad Tabulación = No.

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10. Accesos de teclado en formularios

Durante el uso del formulario en Vista Formulario, Access ofrece numerosos atajos de teclado para navegar y editar datos de manera eficiente:

10.1 Navegación entre controles

10.2 Navegación entre registros

10.3 Edición de datos

10.4 Formularios emergentes y modales

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11. Formularios y macros integradas

Access 2021 permite asociar macros de datos y macros de interfaz de usuario a los eventos de los controles y del formulario. Las macros más usadas en formularios son:

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12. Propiedades de automatización: VBA en formularios

Para automatizaciones más complejas que no pueden resolverse con macros, Access 2021 permite usar Visual Basic for Applications (VBA). Desde Vista Diseño, haciendo clic en el botón «...» de cualquier evento en la hoja de propiedades y eligiendo «Procedimiento de evento», se abre el editor de VBA con el esqueleto del procedimiento.

Conceptos clave de VBA en formularios:

• Me: hace referencia al formulario actual.

• Me.NombreControl: accede al valor de un control.

• Cancel = True: en eventos «Antes de...», cancela la acción.

• SetFocus: mueve el foco a un control determinado.

Ejemplo de procedimiento en el evento Antes de actualizar para validar que el precio es positivo: se comprueba el valor de Me.Precio y, si es menor o igual a cero, se muestra un mensaje de error, se mueve el foco al campo Precio y se asigna Cancel = True para cancelar el guardado.

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13. Formularios para impresión

Aunque los informes son el objeto principal de Access para imprimir datos, los formularios también pueden imprimirse. Para ello conviene:

• Utilizar las secciones Encabezado de página y Pie de página (solo visibles al imprimir).

• Configurar la propiedad Vista predeterminada según la presentación deseada.

• Usar la opción Imprimir desde el menú Archivo > Imprimir o con Ctrl + P.

• Vista previa de impresión disponible desde Archivo > Imprimir > Vista previa de impresión.

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14. Resumen de conceptos clave para oposiciones

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15. Funciones de fecha y hora en controles calculados

Los controles calculados de un formulario de Access pueden usar las funciones de fecha y hora del motor Jet/ACE para formatear o calcular valores temporales. Las más habituales en los formularios son FormatoFechaHora, DifFecha y DateDiff.

15.1 FormatoFechaHora (FormatDateTime)

La función FormatoFechaHora devuelve una expresión de fecha u hora formateada según un código de formato predefinido. Se usa en el Origen del control de un cuadro de texto calculado:

= FormatoFechaHora([NombreCampo]; Formato)

El segundo parámetro es un número entero que indica el formato deseado:

Clave de examen: El código 3 (vbLongTime) muestra solo la hora en formato largo, sin la fecha. El código 1 muestra la fecha en formato largo. El código 2 muestra la fecha en formato corto. Los códigos 3 y 4 nunca muestran la fecha, solo la hora.

Ejemplo en un formulario:

= FormatoFechaHora([FechaFactura]; 3)

Devuelve únicamente la hora del campo FechaFactura en formato largo (ej: 9:30:00). No muestra la parte de la fecha.

= FormatoFechaHora([FechaFactura]; 1)

Devuelve la fecha en formato largo (ej: jueves, 16 de mayo de 2026). No muestra la hora.

15.2 DifFecha / DateDiff — intervalo entre dos fechas

La función DifFecha (nombre en español de Access) o DateDiff (nombre en inglés/VBA) calcula el número de intervalos (días, meses, semanas, etc.) transcurridos entre dos fechas. Es la función que se debe usar en un control calculado de formulario para obtener diferencias temporales.

Sintaxis:

DifFecha(intervalo; fecha1; fecha2)

El primer parámetro intervalo es una cadena de texto que especifica la unidad de tiempo en la que se expresa el resultado:

Clave de examen: La función DifFecha (o DateDiff) puede devolver el intervalo en días, semanas, meses, años, horas o cualquier unidad temporal según el primer parámetro. No devuelve un único tipo de valor fijo: la unidad de medida del resultado depende enteramente del argumento de intervalo que se especifique. Por tanto, una sola función DifFecha puede devolver días, semanas o meses, según lo que se le pida.

Ejemplo en formulario para mostrar los días transcurridos desde la fecha de contrato:

= DifFecha("d"; [FechaContrato]; Ahora())

Para mostrar los meses:

= DifFecha("m"; [FechaContrato]; Ahora())

La propiedad que debe configurarse en el control del formulario para incluir esta expresión es el Origen del control (la expresión debe comenzar con el signo =).

15.3 Otras funciones de fecha útiles en formularios

Nota: La función Hora() (Hour en inglés) devuelve un número entero (0–23), NO da formato de texto a la hora. Para formatear la hora como texto con un formato concreto se usa FormatoFechaHora con los códigos 3 o 4.

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16. Funciones de formato numérico y monetario

Además de las funciones de fecha, Access proporciona funciones específicas para formatear valores numéricos y monetarios en controles calculados de formularios e informes.

16.1 FormatoMoneda (FormatCurrency)

La función FormatoMoneda devuelve un número formateado con el símbolo de moneda del sistema (el configurado en la configuración regional de Windows).

Sintaxis:

FormatoMoneda(expresión [; NumDecimales])

Ejemplo: = FormatoMoneda([Precio]) devuelve algo como 19,95 € (con el símbolo de moneda del sistema operativo).

Clave de examen: La función que muestra valores numéricos con el símbolo de moneda del sistema es FormatoMoneda. No debe confundirse con FormatoNúmero (que formatea números sin símbolo de moneda) ni con EuroConvert (que convierte entre monedas de la zona euro) ni con GUIDFromString (que convierte cadenas a GUID, sin relación con moneda).

16.2 FormatoNúmero (FormatNumber)

La función FormatoNúmero devuelve un número formateado con separadores de miles y decimales pero sin símbolo de moneda:

Sintaxis:

FormatoNúmero(expresión [; NumDecimales])

Ejemplo: = FormatoNúmero([Precio]; 2) devuelve 19,95 sin símbolo de moneda.

16.3 FormatoPorcentaje (FormatPercent)

Devuelve el número multiplicado por 100 y seguido del símbolo de porcentaje:

= FormatoPorcentaje([Descuento]; 1) devuelve algo como 15,0%.

16.4 Resumen de funciones de formato

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17. Tipos de formulario que NO existen en Access 2021

Para las preguntas que piden identificar tipos de formulario no válidos, conviene conocer los tipos que Access 2021 sí ofrece y distinguirlos de denominaciones inventadas o de otros productos.

Tipos de formulario que SÍ existen en Access 2021

• Formulario (formulario estándar, un registro a la vez)

• Formulario dividido (Split Form — parte formulario + parte hoja de datos sincronizadas)

• Varios elementos (formulario tabular, varios registros visibles)

• Formulario en blanco (sin controles predefinidos)

• Asistente para formularios (creación guiada)

• Formulario de navegación (menú con pestañas o botones)

• Cuadro de diálogo modal (formulario con Modal = Sí y Emergente = Sí)

• Subformulario (incrustado en otro formulario)

• Formulario Hoja de datos (en vista de cuadrícula)

Tipos de formulario que NO existen en Access 2021

• Formularios Paramétricos: NO existe este tipo de formulario en Access 2021. Un formulario puede estar basado en una consulta paramétrica, pero el formulario en sí no se denomina ni clasifica como «paramétrico». Cuando se abre un formulario basado en una consulta paramétrica, Access solicita el valor del parámetro antes de mostrar los datos, pero el formulario sigue siendo un formulario estándar, dividido, etc.

• Formulario de barras: NO existe.

• Formulario combinado: NO existe (no es una denominación oficial de Access).

• Formulario de gráficos como tipo independiente: los gráficos se insertan como controles dentro de los formularios estándar, no como un tipo de formulario diferente.

Clave de examen: Si una pregunta de examen menciona «Formularios Paramétricos» como tipo de formulario, la respuesta es que NO existe ese tipo en Access 2021. Un formulario puede usar consultas paramétricas como origen de datos, pero eso no lo convierte en un tipo distinto de formulario.

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18. Asistente para formularios: distribuciones disponibles

El Asistente para formularios (accesible desde la ficha Crear > Asistente para formularios) propone exactamente cuatro distribuciones para la disposición de los controles:

Clave de examen crítica: Las distribuciones del Asistente para formularios son exactamente estas cuatro: En columnas, Tabular, Hoja de datos y Justificado. La opción Pestañas (control de pestaña / Tab) NO es una distribución del asistente; el control de pestaña existe en Access como control individual que se añade manualmente en Vista Diseño, pero no es una opción del asistente para formularios.

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19. Formulario de inicio y macro AutoExec

Access 2021 ofrece dos mecanismos para ejecutar acciones automáticas al abrir una base de datos:

19.1 Formulario de inicio (opciones de programa)

En el menú Archivo > Opciones > Base de datos actual, existe la opción Mostrar formulario que permite seleccionar el formulario que se abrirá automáticamente cada vez que se abra la base de datos. También en este mismo apartado se puede configurar el título de la aplicación, el icono, las opciones de navegación, etc.

Clave de examen: La opción para definir el formulario de inicio está en Archivo > Opciones > Base de datos actual. La categoría de opciones es «Base de datos actual», no «General», no «Hoja de datos» ni «Diseñadores de objetos».

Para omitir temporalmente el formulario de inicio sin modificar la configuración, basta con mantener pulsada la tecla Mayús mientras se abre la base de datos. Esto impide que se ejecuten el formulario de inicio y la macro AutoExec.

19.2 Macro AutoExec

La macro denominada exactamente AutoExec (sin espacios, con esa ortografía) se ejecuta automáticamente cada vez que se abre la base de datos, antes de que aparezca ninguna ventana. Es el mecanismo de automatización estándar de Access para tareas de inicio.

La macro AutoExec puede:

• Abrir el formulario principal de la aplicación.

• Maximizar la ventana de Access.

• Mostrar mensajes de bienvenida.

• Ejecutar consultas de inicialización.

• Configurar variables de entorno de la aplicación.

Clave de examen: Si se quiere que Access ejecute acciones automáticamente al abrir la base de datos, se puede usar cualquiera de las dos vías o ambas: la opción de formulario en Archivo > Opciones > Base de datos actual, o una macro llamada AutoExec. Ambas son válidas y complementarias.

La tecla Mayús al abrir la base de datos omite tanto el formulario de inicio configurado en las opciones como la macro AutoExec.

Tecla Mayús al abrir — frases de examen para formularios

Una base de datos de Access configurada para arrancar un formulario de inicio o una macro AutoExec puede saltarse esa configuración de inicio:

Pulsando la tecla Mayús al abrir la base de datos, se omite la configuración de inicio (no se abre el formulario de inicio ni se ejecuta la macro AutoExec).

Frases equivalentes que aparecen en exámenes:

• "Pulsando la tecla Mayús al abrir la base de datos" → correcto

• "Manteniendo pulsada la tecla Mayús durante la apertura" → correcto

• "Se omite la configuración de inicio" → efecto que se produce

Esta técnica es útil cuando el formulario de inicio tiene un error o cuando se necesita acceder al Panel de navegación directamente.

DifFecha (DateDiff) en formularios — posibles resultados

La función DifFecha (DateDiff) puede devolver distintos tipos de resultado según el intervalo:

• Número de días entre dos fechas (intervalo "d")

• Número de meses entre dos fechas (intervalo "m")

• Número de años (intervalo "yyyy")

• Número de semanas (intervalo "ww")

• Todos estos resultados son válidos dependiendo del intervalo especificado

Si una pregunta pregunta "qué valor obtendremos si utilizamos DateDiff" y todas las opciones muestran diferentes unidades (días, meses, años, semanas), la respuesta puede ser "Todas las respuestas son correctas" si los ejemplos son coherentes con sus respectivos intervalos.