Tema 24: Correo electrónico

Microsoft Outlook 2016 - Interfaz y cuentas de correo:

Interfaz:

• Cinta de opciones: Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Vista

• Panel de carpetas (izquierda): Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Eliminados, Correo no deseado

• Lista de mensajes (centro)

• Panel de lectura (derecha)

• Barra de navegacion (inferior): Correo, Calendario, Personas, Tareas, Notas

• Barra de estado: conectado/desconectado

Cuentas de correo:

• Configuracion automatica: Archivo > Agregar cuenta

• Configuracion manual: Archivo > Configuracion de la cuenta > Nuevo

• Protocolos recepcion: POP3 (descarga del servidor), IMAP (sincroniza)

• Protocolo envio: SMTP

• Exchange: protocolo corporativo Microsoft

• Puertos: POP3 (110/995 SSL), IMAP (143/993 SSL), SMTP (25/587/465 SSL)

• Multiples cuentas en el mismo perfil

Componer y enviar correo:

• Nuevo correo: Ctrl+N (desde la vista Correo) o Ctrl+Mayús+M (desde cualquier vista)

• Campos: Para, CC, CCO, Asunto, Cuerpo

• El Asunto se escribe en su cuadro, pero no es obligatorio: Outlook permite enviar un mensaje sin asunto. El procedimiento oficial solo pide escribirlo en su cuadro («En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje»): Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/office/create-an-email-message-in-outlook-147208af-ca8e-4cdf-b71f-77ba81a54069 y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/office/create-an-email-message-in-outlook-147208af-ca8e-4cdf-b71f-77ba81a54069.

• Formato: HTML, Texto sin formato, Texto enriquecido

• Adjuntar archivo: pestana Mensaje > Adjuntar archivo

• Opciones: importancia, confirmacion lectura/entrega, retrasar entrega

• Enviar: Ctrl+Intro

• Guardar borrador: Ctrl+G

Al pulsar Adjuntar archivo (grupo Incluir, pestaña Mensaje) se despliega una lista con los documentos usados recientemente, junto con la opción Examinar este equipo, que abre una ventana del Explorador de archivos para elegir un archivo del equipo.

El comando para crear un mensaje nuevo, Nuevo mensaje de correo electrónico, se encuentra en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, dentro del grupo Nuevo (disponible en la vista Correo).

POP3 e IMAP: dónde se quedan los mensajes

• IMAP permite acceder al correo desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Cuando se lee un mensaje mediante IMAP, en realidad no se descarga ni se almacena en el equipo: se está leyendo en el servicio de correo, por eso lo que se hace en un dispositivo se ve igual en los demás.

• POP (POP3) se pone en contacto con el servicio de correo y descarga todos los mensajes nuevos. Una vez descargados en el equipo, se eliminan del servicio de correo, así que después solo se puede acceder a ellos con el mismo equipo.

• El envío no lo hace ninguno de los dos: para enviar se usa SMTP.

Destinatarios: Para, CC y CCO

• Para y CC (copia): los destinatarios ven quién más ha recibido el mensaje.

• CCO (copia carbón oculta): el destinatario que se escribe en el campo CCO recibe una copia del correo sin que su nombre sea visible para los demás destinatarios.

• En Outlook para Windows (versión clásica), si el mensaje se redacta en una ventana nueva el campo se muestra con Opciones ▸ CCO; si se redacta en el panel de lectura, con CCO en la cinta.

Formato del mensaje

Outlook ofrece tres formatos, cada uno con sus ventajas:

• HTML: el mejor formato para mensajes que se parezcan a documentos tradicionales, con varias fuentes, colores, listas numeradas y con viñetas, y para mostrar imágenes dentro del mensaje.

• Texto sin formato: funciona con todos los programas de correo, pero no admite negrita, cursiva, fuentes con color ni otras funciones de formato, ni muestra imágenes dentro del mensaje (sí pueden ir como datos adjuntos).

• Texto enriquecido (RTF): formato de Microsoft que solo admiten Microsoft Exchange Client (versiones 4.0 y 5.0) y Outlook clásico. Puede usarse dentro de una organización que use Microsoft Exchange, aunque se recomienda HTML; si se envía un mensaje RTF a alguien ajeno a la organización, Outlook lo convierte automáticamente a HTML.

Firmas

• Outlook permite crear una o varias firmas personalizadas para los mensajes de correo electrónico, y se pueden tener firmas distintas para cada cuenta de correo. En Outlook 2016 se gestionan en Archivo ▸ Opciones ▸ Correo ▸ Firmas (o desde un mensaje nuevo, Mensaje ▸ Firma ▸ Firmas): en «Seleccionar firma para editar» se pulsa Nueva y se le da un nombre.

• En «Elegir firma predeterminada» se indica qué firma se añade a los mensajes nuevos y cuál a las respuestas o reenvíos; si se tiene más de una firma, al redactar se puede insertar cualquiera de ellas con Firma.

• Fuente: Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/outlook/mail/how-to-add-and-change-an-email-signature-in-outlook y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/outlook/mail/how-to-add-and-change-an-email-signature-in-outlook.

Gestion de correo, contactos, calendario y tareas en Outlook 2016:

Recibir y gestionar correo:

• Enviar y recibir: F9 o Ctrl+M

• Responder (Ctrl+R), Responder a todos (Ctrl+Mayus+R), Reenviar (Ctrl+F)

• Marcar leido/no leido: Ctrl+Q / Ctrl+U

• Indicador seguimiento: Ctrl+Mayus+G

• Categorias de color

• Reglas: Inicio > Reglas > Crear regla

• Formato condicional (Vista > Configuración de la vista > Formato condicional): reglas que cambian automáticamente los colores y las fuentes de los mensajes entrantes en función del remitente, el asunto o los destinatarios. Con Agregar se crea la regla, con Fuente se elige fuente, estilo, tamaño y color, y con Condición se indica, por ejemplo, el remitente en el cuadro De; así los mensajes de ese contacto se ven con otra fuente y estilo en la Bandeja de entrada. Fuente: Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/outlook/conditional-formatting-in-classic-outlook-for-windows y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/outlook/conditional-formatting-in-classic-outlook-for-windows.

• Correo no deseado: bloquear remitente

• Nivel de protección del Filtro de correo electrónico no deseado (Inicio ▸ Correo no deseado ▸ Opciones para el correo electrónico no deseado): Sin filtrado automático, Bajo, Alto y Solo listas seguras. Un filtro más agresivo atrapa más correo no deseado, pero cuanto mayor sea el nivel de protección, mayor será el riesgo de que algunos mensajes legítimos se identifiquen como correo no deseado y se muevan a la carpeta Correo no deseado; por eso conviene revisar esa carpeta de vez en cuando. Los mensajes sospechosos se mueven a esa carpeta salvo que se marque expresamente la opción de eliminarlos de forma permanente. Fuente: Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/outlook/change-the-level-of-protection-in-the-junk-email-filter-in-outlook y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/outlook/change-the-level-of-protection-in-the-junk-email-filter-in-outlook.

• Buscar: Ctrl+E

Al Responder (o Responder a todos) un mensaje, los datos adjuntos del mensaje original no se incluyen en la respuesta; al Reenviar, en cambio, los datos adjuntos del mensaje original se incluyen automáticamente. Además, Reenviar permite escribir un conjunto completamente nuevo de destinatarios en los campos Para, CC o CCO: el mensaje se puede reenviar a cualquier dirección, distinta de la del remitente original. Fuente: Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/outlook/reply-to-or-forward-an-email-message y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/outlook/reply-to-or-forward-an-email-message.

Las marcas de seguimiento se pueden aplicar tanto a los mensajes que se envían como a los que se reciben: al marcar un mensaje se puede hacer seguimiento tanto de las respuestas a los correos que uno mismo envía como de los correos recibidos que requieren una acción propia.

Una Conversación agrupa todos los mensajes que comparten el mismo asunto, aunque tengan remitentes o destinatarios distintos; si el asunto de un mensaje cambia, ese mensaje pasa a formar una conversación nueva. La vista de conversaciones se activa desde la pestaña Vista, marcando «Mostrar como conversaciones». En Outlook 2016 la disposición de los mensajes se elige en la pestaña Vista, grupo Organización; con «Mostrar en grupos» activado, cada valor forma un grupo: la disposición De agrupa los mensajes por remitente y la disposición Para los agrupa por destinatario. Microsoft lo resume así: «ordene por el nombre del remitente o destinatario, la fecha del mensaje de correo electrónico, su tamaño y otras opciones». Fuente: Microsoft Support (es-es) https://support.microsoft.com/es-es/office/ordenar-mensajes-de-correo-electr%C3%B3nico-en-outlook-1d9744fc-d9e5-4e05-83d3-c100a163c140 y (en-us) https://support.microsoft.com/en-us/office/sort-email-messages-in-outlook-1d9744fc-d9e5-4e05-83d3-c100a163c140.

Contactos (Personas):

• Nuevo contacto: Ctrl+Mayus+C

• Grupo de contactos: listas de distribucion

• Importar/Exportar contactos

• Búsqueda avanzada: Ctrl+Mayús+F

Carpetas:

• Predeterminadas: Bandeja entrada, Enviados, Borradores, Eliminados, Correo no deseado, Bandeja salida

• Crear carpeta: Ctrl+Mayus+E

• Mover mensajes: Ctrl+Mayus+V

• Favoritos: anclar carpetas frecuentes

Calendario:

• Vistas: dia, semana laboral, semana, mes

• Nueva cita: Ctrl+Mayus+A (sin invitados)

• Nueva reunion: Ctrl+Mayus+Q (con invitados, envia convocatoria)

• Periodicidad: diaria, semanal, mensual, anual

• Aviso/recordatorio configurable

• Compartir calendario

Tareas:

• Nueva tarea: Ctrl+Mayus+K

• Campos: asunto, fecha inicio/vencimiento, estado, prioridad, % completado

• Asignar tarea a otro usuario

Citas, reuniones y eventos en el calendario

• Las citas, las reuniones y los eventos tienen todos una fecha y hora de inicio y de finalización, un asunto y una ubicación, y los tres pueden ser periódicos.

• Cita: bloque de tiempo que se puede marcar como libre, ocupado, provisional, fuera de la oficina o trabajando en otro lugar.

• Evento: como una cita, salvo que de forma predeterminada dura al menos un día completo («Evento de todo el día»).

• Reunión: una cita o un evento con otros asistentes. Al crearla se envía una convocatoria de reunión a los invitados.

• Aviso: de forma predeterminada aparece 15 minutos antes del comienzo de la cita, y se puede cambiar en el grupo Opciones.

Elementos periódicos: opciones de repetición

Para que una cita, reunión o evento se repita, al crearlo se selecciona el botón Periodicidad en la cinta. Las opciones son:

• Diaria: cada día o cada X días (X entre 1 y 999), o todos los días de la semana.

• Semanal: uno o varios días concretos cada X semanas (X entre 1 y 99); por ejemplo, cada dos lunes.

• Mensual: un día concreto de cada mes o de cada pocos meses, o fórmulas como «el primer miércoles de cada mes».

• Anual: un día concreto cada año (un cumpleaños, un aniversario), o fórmulas como «el tercer jueves de noviembre».

Al añadir la periodicidad, la pestaña Cita pasa a llamarse Serie de citas (y en una reunión, Reunión pasa a Series de reuniones).

Cómo se ve el calendario

• Las vistas básicas son Día, Semana laboral, Semana y Mes. En Outlook clásico se eligen en la pestaña Inicio, grupo Organizar.

• El Outlook clásico tiene además la vista de programación, que el nuevo Outlook no ofrece.

• La semana laboral se configura en Archivo ▸ Opciones ▸ Calendario, apartado Tiempo de trabajo: hora de inicio y de finalización, qué días forman la semana laboral y cuál es el primer día de la semana.

Grupo de contactos (lista de distribución)

• Un grupo de contactos es una colección de contactos y direcciones de correo electrónico, muy útil para enviar mensajes a un grupo de personas de una sola vez. En el nuevo Outlook se llama lista de contactos.

• En Outlook clásico se crea desde Personas (People) ▸ Nuevo grupo de contactos: se escribe un Nombre, se pulsa Agregar miembros y, al terminar, Guardar & Cerrar.

Atajos de teclado en Outlook 2016:

Correo: Ctrl+N o Ctrl+Mayús+M (nuevo mensaje), Ctrl+S (marcar como no leído; en Outlook en la Web es Ctrl+U), Ctrl+R (responder), Ctrl+Mayus+R (responder a todos), Ctrl+F (reenviar), Ctrl+Intro (enviar), Ctrl+G (guardar el elemento), Ctrl+M o F9 (enviar/recibir), Ctrl+Q (marcar leido), Ctrl+E (buscar), Ctrl+Mayus+V (mover a carpeta)

Navegacion: Ctrl+1 (correo), Ctrl+2 (calendario), Ctrl+3 (contactos), Ctrl+4 (tareas), Ctrl+5 (notas)

Calendario: Ctrl+Mayus+A (nueva cita), Ctrl+Mayus+Q (nueva reunion), Alt+1 a Alt+0 (ver dias), Ctrl+Alt+2 (semana laboral), Ctrl+Alt+3 (semana), Ctrl+Alt+4 (mes)

Contactos: Ctrl+Mayus+C (nuevo contacto), Ctrl+Mayus+L (nuevo grupo), Ctrl+Mayus+B (libreta de direcciones), F11 (buscar un contacto), Ctrl+Mayus+F (búsqueda avanzada)

Tareas: Ctrl+Mayus+K (nueva tarea)

General: Ctrl+N (nuevo elemento), Ctrl+Mayus+E (nueva carpeta), Supr (eliminar), Ctrl+P (imprimir), F1 (ayuda)

Atajos que se confunden: qué hace cada uno

Fuente: Microsoft Support (es-es), «Métodos abreviados de teclado para Outlook», tablas de la versión clásica de Outlook (la página declara que se aplica a Outlook 2016).

Ctrl+G tiene tres usos según dónde se pulse: guardar un elemento; en el Calendario, ir a una fecha; y, con una cita o reunión abierta, establecer la periodicidad.

Crear elementos desde cualquier vista: Ctrl+Mayús+M (mensaje), Ctrl+Mayús+A (cita), Ctrl+Mayús+Q (convocatoria de reunión), Ctrl+Mayús+C (contacto), Ctrl+Mayús+L (grupo de contactos), Ctrl+Mayús+K (tarea), Ctrl+Mayús+N (nota) y Ctrl+Mayús+E (carpeta). Ctrl+N crea el elemento propio de la vista en la que se está (en Correo un mensaje, en Calendario una cita, en Contactos un contacto, en Tareas una tarea); dentro del texto de un mensaje, en cambio, aplica negrita.

Vistas del Calendario: Alt+1 a Alt+0 muestran de uno a diez días; Ctrl+Alt+1 la vista diaria, Ctrl+Alt+2 la Semana laboral, Ctrl+Alt+3 la Semana completa y Ctrl+Alt+4 el Mes.

Numeración de las vistas (Ctrl+número): en Outlook 2016 se estudia la de la lista de arriba (Ctrl+1 Correo, Ctrl+2 Calendario, Ctrl+3 Contactos, Ctrl+4 Tareas, Ctrl+5 Notas). La página actual de Microsoft describe la versión clásica de hoy, que da otra numeración (Ctrl+3 Copilot, Ctrl+4 Personas, Ctrl+8 Tareas), y advierte de que «las claves numéricas corresponden a diferentes vistas, pero pueden cambiar en función de la configuración de la aplicación».