Interfaz y cinta de opciones de Word 2016

Microsoft Word es el procesador de textos del paquete Microsoft Office: una herramienta más de la suite, junto a Excel, PowerPoint, Access u Outlook. Su archivo ejecutable se llama Winword.exe.

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1. Elementos de la ventana

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2. La cinta de opciones

Fichas fijas de Word 2016: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Además aparecen fichas contextuales cuando se selecciona un objeto (por ejemplo Herramientas de tabla ▸ Diseño y Presentación).

Puntos que se preguntan a menudo:

• La Tabla de contenido está en Referencias, no en Insertar ni en Vista.

• Administrar fuentes está en Referencias ▸ grupo Citas y bibliografía, junto a Insertar cita, Estilo y Bibliografía.

• El Panel de navegación se activa en Vista ▸ grupo Mostrar (también desde Buscar).

• Contar palabras está en Revisar ▸ grupo Revisión (la barra de estado también muestra el recuento).

• Sinónimos está igualmente en Revisar ▸ Revisión: es la herramienta para no repetir una palabra y sustituirla por otra de significado parecido. Alternativa: clic derecho sobre la palabra ▸ Sinónimos.

2.1 Grupo Mostrar (ficha Vista)

Casillas que activan u ocultan elementos: Regla, Líneas de cuadrícula y Panel de navegación. Al marcar Regla se muestran la regla horizontal y también la vertical (esta última solo en la vista Diseño de impresión).

2.2 Grupo Zoom y grupo Ventana (ficha Vista)

• Una página, Varias páginas y Ancho de página. Para ver dos o más páginas a la vez en pantalla, la opción es Varias páginas.

• Nueva ventana abre otra ventana del mismo documento; Organizar todo las coloca; Dividir parte la ventana del documento en dos paneles, cada uno con su desplazamiento, para trabajar sobre dos zonas alejadas del mismo documento.

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3. La ficha Archivo (vista Backstage)

No es una ficha más: ocupa toda la pantalla y agrupa lo que se hace con el documento, no dentro de él.

3.1 Guardar y Guardar como

Al usar Guardar como por primera vez, Word permite elegir la ubicación, el nombre del archivo y el formato, y además crear carpetas desde el propio cuadro: todas esas posibilidades conviven en el mismo diálogo.

Cuando se modifica una plantilla y se quiere conservar también la original, lo que hay que cambiar es el nombre del archivo al guardarla: si se mantiene el nombre, la nueva versión sustituye a la anterior.

En Archivo ▸ Opciones ▸ Guardar se configura, entre otras cosas, el formato en el que se guardan los documentos de forma predeterminada, la carpeta por defecto y cada cuántos minutos se guarda la información de Autorrecuperación.

3.2 Formatos y extensiones

3.3 Abrir un documento

En el cuadro Abrir se puede navegar por las carpetas o escribir directamente el nombre del documento en el campo «Nombre de archivo», que admite además rutas completas.

3.4 Recuperar y versiones

En Archivo ▸ Información ▸ Administrar documento están las versiones guardadas por Autorrecuperación y la opción Recuperar documentos sin guardar. La opción Versión ▸ Restaurar devuelve el documento a una versión anterior, sustituyendo la actual (Word ofrece guardar antes una copia).

3.5 Inspeccionar documento

Archivo ▸ Información ▸ Comprobar si hay problemas ▸ Inspeccionar documento busca y permite eliminar metadatos e información oculta: autor, comentarios, revisiones, propiedades del documento, texto oculto, encabezados y pies. Es el paso previo recomendado antes de distribuir un archivo.

3.6 Proteger documento

Desde Archivo ▸ Información ▸ Proteger documento: marcar como final, cifrar con contraseña, Restringir edición, restringir el acceso y agregar firma digital.

• La ruta completa para limitar qué puede modificarse es Archivo ▸ Información ▸ Proteger documento ▸ Restringir edición.

• Para que un usuario no pueda desactivar el control de cambios hay que proteger el documento: en Restringir edición se elige «Cambios controlados» y se establece una contraseña (equivale a Revisar ▸ Control de cambios ▸ Bloquear seguimiento). Sin protección, cualquiera puede apagar el seguimiento.

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4. Impresión

En Archivo ▸ Imprimir se elige impresora, número de copias, intervalo y configuración. El desplegable de intervalo ofrece: Imprimir todas las páginas, Imprimir selección, Imprimir página actual y Impresión personalizada, que es la opción con la que se imprime un intervalo concreto de páginas (por ejemplo 2-5;8).

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5. Edición básica

• Para eliminar varias palabras a la vez: seleccionarlas y pulsar la tecla Supr. Con Ctrl+Retroceso se borra la palabra anterior y con Ctrl+Supr la siguiente, pero de una en una.

• Portapapeles múltiple: el panel del grupo Portapapeles (ficha Inicio) almacena hasta 24 elementos copiados, permite pegarlos individualmente, Pegar todo y Borrar todo, y funciona compartido entre las aplicaciones de Office.

5.1 Buscar con caracteres comodín

Activando «Usar caracteres comodín» en Buscar avanzado, el patrón admite operadores:

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6. Notas al pie y notas al final

Se insertan desde Referencias ▸ grupo Notas al pie. El iniciador de cuadro de diálogo del grupo (la flecha de su esquina inferior derecha, el botón desplegable del comando «Notas al pie») abre las opciones donde se decide dónde aparece la nota: la nota al final puede situarse al final del documento o al final de la sección, y ahí se cambia también el formato de numeración.

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7. Comentarios y control de cambios

• Los comentarios se insertan desde Revisar ▸ Nuevo comentario (o Insertar ▸ Comentario).

• Word admite el solapamiento: se puede comentar una palabra que ya está dentro de otro comentario, y los comentarios quedan anidados/superpuestos, mostrándose ambos globos.

• El Control de cambios (Revisar ▸ Seguimiento) registra inserciones, eliminaciones y cambios de formato.

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8. Macros

• Vista ▸ Macros contiene Ver macros y Grabar macro. El botón «Grabar macro» inicia la grabación de las acciones que se realicen a continuación, para automatizarlas y poder repetirlas después.

• Habilitar o deshabilitar las macros se hace en Archivo ▸ Opciones ▸ Centro de confianza ▸ Configuración del Centro de confianza ▸ Configuración de macros.

• Los archivos que guardan macros son .docm (documento) y .dotm (plantilla).

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9. Herramientas de aprendizaje (vista inmersiva)

Word 2016 incorpora Herramientas de aprendizaje, la lectura inmersiva. Además del color de página y el enfoque de línea, permite modificar el ancho de columna, el tamaño y el espaciado del texto para facilitar la lectura, y leer el documento en voz alta. Es una ayuda de lectura: no modifica el documento guardado.

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10. Diferencias con Word 365

Word 2016 no tiene coautoría en tiempo real, ni @menciones, ni la ficha Dibujar, ni las funciones basadas en IA. La caja «¿Qué desea hacer?» (Tell me) sí se introdujo en 2016, pero es un buscador de comandos, no un asistente inteligente.

⚠️ Cuidado con trasladar nombres de Word 365 a Word 2016. Varias fichas cambiaron de nombre entre versiones — el caso típico es la ficha contextual de tabla, que en Word 2016 se llama «Presentación» y pasó a llamarse «Disposición» en versiones posteriores.

Marca de agua personalizada

Desde la pestaña Diseño → Marca de agua → Marca de agua personalizada se abre un cuadro de diálogo con dos modos, mutuamente excluyentes:

• Marca de agua de imagen: se pulsa Seleccionar imagen para elegir un archivo (propio o de Bing). El campo Escala admite un valor en porcentaje o la opción Automático (ajusta la imagen para que quepa en la página). La casilla Decolorar viene activada por defecto y aclara la imagen para que el texto del documento siga siendo legible por encima.

• Marca de agua de texto: se puede escribir un texto propio o elegir uno de una lista de textos predefinidos (por ejemplo, «BORRADOR» o «CONFIDENCIAL»), y personalizar su fuente, tamaño, color y orientación (horizontal o en diagonal).

Fuente: páginas de soporte de Microsoft «Insertar una marca de agua» e «Insertar una marca de agua de imagen» (support.microsoft.com).

Edición y formato en Word 2016

1. Formato de fuente (Inicio ▸ Fuente)

Tipo de letra, tamaño, negrita (Ctrl+N), cursiva (Ctrl+K), subrayado (Ctrl+S), color, resaltado y efectos de texto. En el mismo grupo están tachado, superíndice y subíndice: las opciones de tachado y subíndice se manejan desde la ficha Inicio, grupo Fuente, no desde Insertar ni Disposición.

• Cambiar mayúsculas y minúsculas: Mayús+F3 o el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas.

• Borrar el formato manual aplicado a un texto o párrafo: ficha Inicio, grupo Fuente, botón «Borrar todo el formato» (la goma). Devuelve el texto al formato del estilo que tenga aplicado.

• El cuadro de diálogo Fuente se abre con el iniciador del grupo o con Ctrl+M.

2. Formato de párrafo (Inicio ▸ Párrafo)

Un texto justificado es, por tanto, el que está alineado a ambos lados de la caja de escritura, a diferencia del alineado solo a la izquierda, que deja el margen derecho irregular.

Interlineado (1,0 · 1,15 · 1,5 · 2,0 · mínimo · exacto · múltiple), sangrías (izquierda, derecha, primera línea y francesa), viñetas, numeración, listas multinivel, bordes y sombreado. Las marcas de párrafo se muestran con Ctrl+Mayús+8.

2.1 La regla y los tabuladores

Al hacer clic con el botón izquierdo sobre la regla horizontal se inserta un marcador de tabulación, del tipo que esté seleccionado en el cuadro del extremo izquierdo de la regla (por defecto, tabulación izquierda, que se representa con una L). Volviendo a pulsar ese cuadro se cambia a tabulación centrada, derecha, decimal o de barra.

3. Estilos

Los estilos aplican de golpe un conjunto de formatos de carácter y de párrafo. Word permite crear estilos personales a partir de los ya predefinidos: se da formato a un texto, se selecciona y en el grupo Estilos se elige Crear un estilo; también puede modificarse un estilo existente y guardarlo con otro nombre. Los estilos personalizados se guardan en el documento o en la plantilla.

4. Formato de página (ficha Disposición)

Los márgenes se definen en la ficha Disposición, grupo Configurar página: Normal, Estrecho, Moderado, Ancho, Reflejado o personalizados. En el mismo grupo: orientación (vertical u horizontal), tamaño de papel (A4, A3, Carta, Oficio…), columnas, saltos de página (Ctrl+Intro) y de sección, números de línea y guiones.

5. Encabezado, pie y numeración

Un texto que debe repetirse en todas las páginas va en el ENCABEZADO (o en el pie, si se quiere abajo): se inserta desde Insertar ▸ Encabezado y pie de página. Escribirlo a mano en cada página no es equivalente, porque no se actualiza ni se ajusta al añadir páginas.

6. Buscar, reemplazar y contar

• Buscar: Ctrl+B · Reemplazar: Ctrl+L · Ir a: Ctrl+I (todos en Inicio ▸ Edición).

• Contar palabras (Revisar ▸ Revisión) muestra un cuadro con páginas, palabras, caracteres sin espacios, caracteres con espacios, párrafos y líneas, y una casilla para incluir o no los cuadros de texto, notas al pie y notas al final.

7. Abrir documentos de otros programas

Word puede abrir archivos creados con otras aplicaciones (.txt, .rtf, .odt, .htm) convirtiéndolos al abrirlos, e insertar el contenido de otro archivo dentro del documento actual desde Insertar ▸ Texto ▸ Objeto ▸ Texto de archivo.

8. Vista Esquema

En la ficha Vista ▸ Esquema el documento se muestra por niveles de título. El control «Mostrar nivel» permite expandir o contraer los títulos según su nivel jerárquico: al elegir Nivel 1 solo se ven los títulos de primer nivel, y así sucesivamente. Es una forma de visualización: no borra ni modifica el contenido oculto.

Tablas, imágenes e inserción en Word 2016

1. Tablas

Se insertan desde Insertar ▸ Tabla: cuadrícula, Insertar tabla (indicando filas y columnas), Dibujar tabla, Hoja de cálculo de Excel y Tablas rápidas. También puede convertirse texto en tabla y a la inversa.

1.1 Fichas contextuales

Al situar el cursor en una tabla se activan Herramientas de tabla ▸ Diseño y Presentación — esos son sus nombres en Word 2016.

• Diseño: opciones de estilo, estilos de tabla, sombreado y bordes.

• Presentación: seleccionar, ver líneas, propiedades, insertar y eliminar filas y columnas, combinar, tamaño de celda, alineación, datos (ordenar, repetir filas de título, fórmula).

La opción «Autoajustar» está en la ficha Presentación, grupo Tamaño de celda, con las variantes Autoajustar al contenido, Autoajustar a la ventana y Ancho de columna fijo.

1.2 Combinar y dividir

• Combinar celdas — al seleccionar varias celdas y aplicarlo, se fusionan en una sola celda; si tenían contenido, este se conserva y queda uno debajo de otro, separado en párrafos.

• Dividir celdas parte la celda en el número de filas y columnas que se indique; Dividir tabla separa la tabla en dos.

1.3 Borrar contenido y borrar celdas

Si se selecciona una celda y se pulsa Supr, se elimina el CONTENIDO de la celda, pero la celda sigue existiendo: la estructura de la tabla no cambia. Para quitar la celda, la fila o la columna hay que usar Presentación ▸ Eliminar.

1.4 Otras opciones

Repetir filas de título hace que la primera fila se repita como encabezado en cada página. Las fórmulas de tabla usan la sintaxis =SUM(ABOVE), =AVERAGE(LEFT).

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2. Imágenes y objetos

Desde la ficha Insertar: Imágenes (desde archivo), Imágenes en línea, Formas, SmartArt, Gráfico, Captura, Cuadro de texto, WordArt, Letra capital, Ecuación y Símbolo. Los vínculos (Hipervínculo, Marcador, Referencia cruzada) están en el grupo Vínculos.

• WordArt consiste en aplicar efectos tipográficos concretos a un texto —contornos, rellenos, sombras, reflejos, transformaciones— convirtiéndolo en un objeto gráfico que se puede mover y girar.

• El número de página se inserta desde Insertar ▸ Número de página, eligiendo posición y formato; queda dentro del encabezado o del pie.

• Ajuste de imagen (Herramientas de imagen ▸ Formato ▸ Ajustar texto): En línea con el texto, Cuadrado, Estrecho, Transparente, Arriba y abajo, Detrás del texto y Delante del texto.

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3. Pegado especial

Tras copiar un fragmento, Inicio ▸ Pegar ▸ Pegado especial permite elegir el formato con el que se incorpora: texto sin formato, texto con formato (RTF), imagen, documento de Word, HTML, o pegar con vínculo al origen. Es la vía para pegar un texto sin arrastrar el formato de origen.

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4. Temas

Diseño ▸ Temas aplica a todo el documento un conjunto coordinado: al elegir un tema se ajustan automáticamente los colores, las fuentes y los efectos de todo el documento a la vez, respetando los estilos aplicados.

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5. Interlineado

Los valores del desplegable de interlineado de Word son 1,0 · 1,15 · 1,5 · 2,0 · 2,5 · 3,0, más las opciones del cuadro Párrafo (Sencillo, 1,5 líneas, Doble, Mínimo, Exacto y Múltiple).

Cuidado con la pregunta inversa: el valor 1,15 sí existe en Word (es el predeterminado de los documentos nuevos desde 2007); el que no aparece en el desplegable es cualquier otro valor intermedio que no esté en esa lista.

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6. Referencias

6.1 Referencias cruzadas

Vinculan a otra parte del mismo documento (título, marcador, tabla, figura, nota). Regla fundamental: hay que crear ANTES el elemento al que se va a hacer referencia; si no existe, no aparece en la lista de destinos.

6.2 Tabla de contenido y niveles

La tabla de contenido se genera a partir de los estilos de título. Si se crea incluyendo hasta el nivel 3 y después se añaden títulos de nivel 4, estos no aparecen: la tabla se generó con un número de niveles fijado, y para incorporarlos hay que regenerarla cambiando la opción Mostrar niveles en Tabla de contenido personalizada.

6.3 Tabla de autoridades

Sirve para listar automáticamente las citas legales (leyes, sentencias, reglamentos) que se han marcado previamente en el documento, agrupadas por categorías. Se marcan con Referencias ▸ Tabla de autoridades ▸ Marcar cita.

Las citas marcadas se insertan en el documento como códigos de campo ocultos XE (campos de entrada), visibles solo al mostrar las marcas de formato; son esos códigos los que Word recopila al generar la tabla.

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7. Revisión e idioma

• El cuadro Idioma (ficha Revisar ▸ Idioma ▸ Establecer idioma de corrección) sirve para fijar el idioma con el que se revisan la ortografía y la gramática del texto seleccionado o de todo el documento, y para marcar texto como «no revisar».

• Panel de revisiones: puede mostrarse vertical (a la izquierda) u horizontal (bajo el documento). El vertical presenta los cambios de forma más compacta y ocupa menos ancho de pantalla, mientras que el horizontal deja más ancho al documento pero menos alto.

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8. Formatos de archivo

Cambiar la extensión de .docx a .dotx convierte el archivo en plantilla: al abrirla, Word crea un documento nuevo basado en ella en lugar de abrir el propio archivo, que queda intacto.

Correspondencia, plantillas y protección en Word 2016

1. Buscar

La opción «Buscar» está en la ficha Inicio, grupo Edición, junto a Reemplazar y Seleccionar (atajo Ctrl+B). No está en Revisar ni en Vista, aunque el Panel de navegación que abre sí pueda activarse desde Vista.

2. Combinación de correspondencia (ficha Correspondencia)

Grupos de la ficha, en el orden en que se usan:

El comando «Bloque de direcciones» está en el grupo «Escribir e insertar campos».

2.1 Origen de datos en Excel

Al elegir un libro de Excel como origen (Seleccionar destinatarios ▸ Usar una lista existente), Word obliga a elegir una tabla o un rango con nombre dentro del libro: muestra un cuadro con las hojas y los rangos con nombre disponibles, y hay que seleccionar uno. Conviene marcar La primera fila de datos contiene encabezados de columna.

2.2 Enviar como mensajes de correo

En Finalizar y combinar ▸ Enviar mensajes de correo electrónico, Word pide el campo «Para». Para que la opción funcione, el origen de datos debe contener un campo válido con la dirección de correo de cada destinatario; sin él, no hay a dónde enviar. Se elige además el asunto y el formato del mensaje.

3. Plantillas

• Se crean desde Archivo ▸ Nuevo y se guardan con extensión .dotx (o .dotm, si incluyen macros).

• Normal.dotm es la plantilla base sobre la que Word abre cualquier documento nuevo.

• Al guardar un documento como plantilla, al abrirla después se genera un documento NUEVO basado en ella, dejando la plantilla intacta.

4. Marcadores y referencias cruzadas

Un MARCADOR es el vínculo que identifica y da nombre a una posición o a una selección concreta del documento para poder volver a ella o referenciarla (Insertar ▸ Vínculos ▸ Marcador). Las referencias cruzadas apuntan a esos marcadores, o a títulos, tablas, figuras y notas ya existentes.

5. Herramientas de tabla

Al seleccionar una tabla se activan dos fichas contextuales: Diseño y Presentación (así se llaman en Word 2016).

• Diseño: estilos de tabla, sombreado y bordes.

• Presentación: insertar y eliminar filas y columnas, combinar y dividir celdas, tamaño de celda, alineación, dirección del texto, ordenar y fórmulas.

Entre los comandos del grupo Combinar existen Combinar celdas, Dividir celdas y Dividir tabla. No existe ningún comando llamado «Dividir fila».

6. Edición colaborativa

Comentarios (Revisar ▸ Nuevo comentario, Ctrl+Alt+M), Control de cambios (Ctrl+Mayús+E), aceptar y rechazar cambios, y Comparar y Combinar documentos.

7. Proteger documento

Archivo ▸ Información ▸ Proteger documento: Marcar como final · Cifrar con contraseña · Restringir edición · Restringir el acceso · Agregar una firma digital.

Atajos de teclado en Word 2016

⚠️ Se examina el Word INSTALADO EN ESPAÑOL, que localiza los atajos de letra por la inicial de la acción en castellano (Ctrl+Guardar, Ctrl+Negrita, sEleccionar…). La documentación traducida de Microsoft muestra las teclas de la versión inglesa, que son los distractores típicos.

1. Archivo

2. Edición y portapapeles

3. Formato de carácter

4. Párrafo

5. Saltos y notas

Intro y Mayús+Intro no son lo mismo: con Intro se crea un párrafo nuevo; con Mayús+Intro se baja de línea sin abandonar el párrafo, de modo que el texto conserva el formato de párrafo y no recibe viñeta ni numeración nueva.

5.1 Saltos de sección

Desde Disposición ▸ Configurar página ▸ Saltos:

• Continuo — la nueva sección empieza en la MISMA página, justo tras el texto anterior. Sirve para cambiar el número de columnas o los márgenes a mitad de página.

• Página siguiente — la nueva sección empieza en la página siguiente.

• Página par / Página impar — la nueva sección empieza en la siguiente página par o impar, dejando en blanco la intermedia si hace falta.

6. Vista, cinta y ventanas

7. Tablas

8. Vista Esquema

En Vista ▸ Esquema, la opción «Mostrar solo el primer nivel» filtra la visualización para mostrar únicamente los títulos de nivel 1, contrayendo todo lo demás. Es una forma de ver la estructura del documento; no elimina contenido.

9. Notas al pie

Una nota al pie se relaciona con el texto del documento mediante una llamada: un número en superíndice que Word inserta en el punto del texto y repite al pie de esa misma página, donde se escribe la aclaración. Se numeran automáticamente y se renumeran solas al añadir o quitar notas.