Tema 40: OneDrive

OneDrive: almacenamiento en la nube de Microsoft

Qué es OneDrive

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite a los usuarios almacenar archivos y carpetas de forma segura, protegerlos con copias de seguridad, compartirlos con otras personas y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo (ordenador, smartphone, tablet) con conexión a Internet.

OneDrive NO es un bloc de notas (eso es OneNote), ni un editor de textos en línea (eso es Word Online o Google Docs), ni un servicio exclusivo de fotos. Es un servicio de almacenamiento general en la nube de Microsoft.

Almacenamiento y capacidad

• Los usuarios de Microsoft 365 disponen de hasta 1 TB de almacenamiento en OneDrive (no es ilimitado).

• Los usuarios con cuenta Microsoft gratuita disponen de 5 GB.

Sincronización de archivos

El cliente de escritorio de OneDrive sincroniza automáticamente los archivos entre el equipo local y la nube. El estado de sincronización de cada archivo o carpeta se indica mediante iconos de estado visibles en la columna «Estado» del Explorador de archivos de Windows:

Desde el Explorador de archivos, «Liberar espacio» convierte un archivo en solo en línea (vuelve a la nube azul) y «Mantener siempre en este dispositivo» lo descarga de forma permanente.

Para conocer el estado de sincronización de un archivo o carpeta en OneDrive se usan los iconos de la columna «Estado» del Explorador de archivos, NO la columna «Sincronización», «Etiqueta» ni «Tipo».

Compartir archivos

Desde OneDrive se pueden compartir archivos y carpetas con otras personas mediante un enlace (con o sin contraseña, con o sin fecha de caducidad) o invitándolas directamente con su correo electrónico. Se puede controlar si los destinatarios solo pueden ver o también editar.

OneDrive: control de acceso, historial de versiones y papelera de reciclaje

Control de acceso a un archivo compartido

Cuando se comparte un archivo o carpeta mediante un vínculo, la persona propietaria puede seguir controlando el acceso después de compartirlo:

• Cambiar el permiso del vínculo entre solo ver o también editar.

• Añadir o quitar una contraseña al vínculo para compartir.

• Añadir o quitar una fecha de caducidad del vínculo.

• Dejar de compartir: quitar el vínculo (o revocar el acceso concedido a una persona concreta) para que quien lo tuviera deje de poder abrir el archivo.

No hace falta borrar el archivo para retirarle el acceso a alguien: basta con dejar de compartirlo o con cambiar sus permisos desde las opciones de uso compartido.

Historial de versiones

OneDrive guarda versiones anteriores de un archivo a medida que se va modificando. Para restaurar una versión anterior:

1. Clic derecho sobre el archivo (en OneDrive.com o en el Explorador de archivos de Windows, con OneDrive sincronizado).

2. Seleccionar Historial de versiones.

3. Elegir la versión deseada y pulsar Restaurar.

El historial de versiones se conserva durante 30 días y funciona con cualquier tipo de archivo —documentos de Microsoft 365, PDF, archivos CAD, fotos, vídeo…—, no solo con documentos de Office.

Papelera de reciclaje: restaurar archivos eliminados

Un archivo o carpeta eliminado en OneDrive no desaparece de inmediato: pasa primero a la Papelera de reciclaje, desde donde se puede restaurar (Papelera de reciclaje → seleccionar el elemento → Restaurar).

El plazo para recuperar un archivo eliminado de la papelera de reciclaje NO es el mismo para todas las cuentas: depende de si la cuenta es personal o profesional/educativa.

Trabajo colaborativo: edición simultánea (coautoría)

Con Microsoft 365 y OneDrive (o SharePoint), varias personas pueden trabajar a la vez en un mismo documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una presentación de PowerPoint. Cuando todos trabajan al mismo tiempo se llama coautoría (o colaboración en tiempo real).

Para trabajar en coautoría hace falta:

• Que el documento esté guardado en un área de almacenamiento compartido: OneDrive, OneDrive para el trabajo o la escuela, o SharePoint.

• Que el archivo tenga un formato moderno: .docx (Word), .xlsx (Excel) o .pptx (PowerPoint).

• Que todos los coautores tengan permiso para acceder al documento y editarlo.

Mientras se edita, Office avisa de la presencia de las demás personas y muestra en qué parte del archivo está trabajando cada una. Como Microsoft 365 guarda automáticamente los cambios de todos los usuarios, los comandos Deshacer y Rehacer pueden no funcionar como se espera. En Excel, si una persona cambia el criterio de ordenación o filtra los datos, la vista cambia para todos los que están editando el libro.

Compartir un vínculo al documento, en lugar de enviarlo como archivo adjunto, evita tener que conciliar varias versiones del mismo documento.

Quien trabaja sin conexión puede seguir editando, pero los demás coautores no ven sus cambios hasta que vuelve a conectarse; entonces se le notifican los cambios disponibles y los demás ven los suyos.

OneDrive: buenas prácticas de organización documental y seguridad de la información

Organización documental

Mantener los archivos organizados en OneDrive facilita encontrarlos y evita duplicados:

• Crear una estructura de carpetas por categoría, proyecto o año, en lugar de guardar todos los archivos sueltos en la carpeta raíz.

• Evitar duplicar archivos: si un documento ya está en OneDrive, es preferible compartir un vínculo a él en lugar de enviar copias adicionales por otros medios, que dejan de sincronizarse con el original y pueden quedar desactualizadas.

• Archivar o retirar los documentos que ya no estén vigentes, en lugar de dejarlos mezclados con los que sí están activos.

Nomenclatura de archivos

Un nombre de archivo claro y descriptivo permite identificar su contenido sin necesidad de abrirlo, y evita problemas técnicos:

• Usar nombres descriptivos del contenido (y, si procede, la fecha o la versión), en lugar de nombres genéricos como «Documento1» o «Nuevo».

• Evitar los caracteres no permitidos en nombres de archivo o carpeta de OneDrive: " * : < > ? / \ |. Un nombre con alguno de estos caracteres puede impedir la sincronización del archivo o la carpeta.

• Emplear un formato de fecha uniforme (por ejemplo, AAAAMMDD) si el nombre incluye una fecha, para que los archivos se ordenen cronológicamente al listarlos por nombre.

Seguridad de la información

• No compartir las credenciales de la cuenta de Microsoft con otras personas: para dar acceso a un archivo a alguien se usa la opción de compartir de OneDrive, nunca la contraseña de la propia cuenta.

• Revisar periódicamente con quién está compartido cada archivo y retirar el acceso a quien ya no lo necesite.

• Ante contenido sensible, preferir vínculos de acceso restringido —a personas concretas, con contraseña o con fecha de caducidad— frente a un vínculo abierto a cualquiera que lo reciba.