- En las oficinas de asistencia en materia de registro se podrá recibir información y orientación acerca de los procedimientos, trámites y documentación necesarios para formular solicitudes y acceder a los servicios públicos. Además, en estas oficinas de asistencia en materia de registro las personas podrán presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que vayan dirigidos a las Administraciones Públicas.
- Tienen naturaleza de órgano administrativo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, siendo la creación, modificación o supresión de las oficinas de asistencia en materia de registro competencia de la Alcaldía-Presidencia, debiendo la Resolución o Decreto publicarse en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba, Portal de Transparencia y Sede electrónica. La Sede Electrónica del Punto de Acceso General del Ayuntamiento de Córdoba publicará y mantendrá actualizado en todo momento el directorio de las oficinas de asistencia en materia de registro y su horario.
- También será posible efectuar la presentación de documentos y obtener el registro correspondiente en otras oficinas o unidades donde se produzca atención al ciudadano, siempre que así se establezca en el correspondiente Decreto de Alcaldía y que esos trabajadores sean dados de alta como personas empleadas públicas habilitadas del Registro del Ayuntamiento de Córdoba.
- Son funciones correspondientes al personal habilitado del Registro del Ayuntamiento de Córdoba las siguientes:
- Identificación de las y los interesados en el procedimiento administrativo verificando, en todo caso, su identidad, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente [artículo 9.1 de la Ley 39/2015].
- La recepción y digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidos a cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos, devolviéndose los originales a la interesada o interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que las normas determinen la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización [artículo 16.4.d) de la Ley 39/2015].
- La expedición de los recibos que acrediten la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos [artículo 16.3 (in fine) de la Ley 39/2015].
- La anotación de los asientos de entrada en el Registro, atribuyendo al documento o documentos que hayan sido objeto de previa digitalización, el valor o asignación de estado de elaboración del documento “copia” [artículo 16.2 y 16.5 de la Ley 39/2015], así como la anotación de los asientos de salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos de las Administraciones públicas, de sus entidades u organismos vinculadas o dependientes, o a la ciudadanía, cuando dichos asientos no se realicen directamente desde las correspondientes Unidades Administrativas.
- La asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados [artículos 12.2 y 13.b) de la Ley 39/2015] facilitando orientación e información para la obtención y utilización del sistema de autenticación y firma electrónica cl@ve (de un solo uso o permanente).
- La práctica de la notificación cuando el interesado lo solicite con ocasión de su comparecencia espontánea, o la de su representante, en las oficinas de asistencia en materia de registros, recogiendo el recibí de forma manuscrita en una copia papel del documento entregado que después será digitalizado e incorporado al expediente [artículo 41 de la Ley 39/2015].
- Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige [artículo 66.1 Ley 39/2015].
- Poner a disposición de los interesados los modelos que permitan la presentación simultánea de varias solicitudes, así como los modelos normalizados [artículo 66.4 y 66.6 de la Ley 39/2015].
- El personal habilitado que presta servicio en dichas oficinas y que esté sujeto al régimen jurídico funcionarial, estará habilitado además para:
- Asistencia específica en la identificación y firma electrónica de los interesados que no dispongan de los medios electrónicos necesarios [artículo 12.2 (párrafo 2º) de la Ley 39/2015], realizándose válidamente dicha identificación y/o firma electrónica en el procedimiento administrativo por el funcionario público habilitado, mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello, siempre que se trate de un interesado que de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 39/2015, no esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. A los expresados efectos será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos, se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio. Este Modelo de consentimiento expreso se firmará por el interesado y el funcionario habilitado y se añadirá como parte de la documentación al asiento de entrada registrado para la incorporación al expediente administrativo correspondiente. El funcionario habilitado entregará al ciudadano toda la documentación acreditativa del trámite realizado y una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado. El Ayuntamiento mantendrá actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde se harán constar las personas funcionarias habilitadas para la identificación o firma regulada en materia de asistencia en el uso de medios electrónicos a las y los interesados, a los efectos de comprobar la validez de las citadas habilitaciones, y en el que, al menos, figurarán aquellos que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros, todo ello de conformidad con lo dispuesto en la legislación de aplicación en materia de procedimiento administrativo común. Con el fin de garantizar la seguridad e interoperabilidad del registro mencionado en el párrafo anterior, se utilizarán al efecto las aplicaciones informáticas facilitadas por la Administración del Estado o por otras Administraciones Públicas que puedan interconectar con el mismo. La inscripción, modificación y cancelación en el Registro de la habilitación de las personas funcionarias para realizar determinados trámites, será realizada por el órgano que designe la persona titular de la Delegación competente en materia de atención a la ciudadanía o por la persona titular del organismo público al que pertenezcan. El órgano que realice la habilitación podrá consultar la base de datos del Registro de Personal únicamente a efectos de la comprobación de los datos de la situación administrativa y del destino de las personas funcionarias con habilitación. Si se detectan cambios en alguna de las circunstancias bajo las cuales se realizó la habilitación, desde el Registro de Personal se informará al Registro.
- Atribución del valor o asignación de estado de elaboración del documento “copia electrónica auténtica” [artículo 16.2 y 16.5 de la Ley 39/2015] a los documentos que con valor de original presenten los interesados en la oficina de asistencia en materia de registros para su incorporación a un expediente administrativo, tras su digitalización [artículo 27.2 (último párrafo) y 27.4 (párrafo 2º) de la Ley 39/2015], cuando ello sea necesario conforme a la norma de procedimiento.
- Intervenir en el otorgamiento de los apoderamientos «apud acta» que realicen los interesados mediante comparecencia personal en la Oficina de Asistencia en materia de Registros, para las actuaciones administrativas o trámites ante el Ayuntamiento [artículo 6.5 de la Ley 39/2015]. La documentación del poder otorgado a un apoderado, bien para que pueda actuar en nombre del poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración Pública, bien para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante ante una Administración u organismo concreto, o bien para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante únicamente para los trámites especificados en el poder, así como, en su caso, para revocar los poderes que pudiera haber otorgado el interesado, se realizará en la forma, con los requisitos y utilizando los Modelos aprobados y que estarán disponibles en la Oficina de Asistencia en materia de Registros para su entrega a la ciudadanía que lo puedan solicitar.
📌 Lo esencial para el examen
- En las oficinas de asistencia en materia de registro se recibe información y orientación y se presentan solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a las Administraciones Públicas.
- Tienen naturaleza de órgano administrativo (artículo 5 de la Ley 40/2015); su creación, modificación o supresión compete a la Alcaldía-Presidencia, publicándose en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba, Portal de Transparencia y Sede electrónica.
- También se puede presentar en otras oficinas de atención al ciudadano si lo establece un Decreto de Alcaldía y sus trabajadores son personas empleadas públicas habilitadas.
- El personal habilitado tiene 8 funciones: identificación, recepción y digitalización, expedición de recibos, anotación de asientos de entrada y salida, asistencia en medios electrónicos (cl@ve), notificación por comparecencia espontánea, facilitar el código de identificación del órgano y poner a disposición modelos normalizados.
- Solo el personal de régimen funcionarial puede además: identificar y firmar por el interesado no obligado a relacionarse electrónicamente (con consentimiento expreso), atribuir el estado de copia electrónica auténtica e intervenir en apoderamientos apud acta.
- El Ayuntamiento mantiene un registro de las personas funcionarias habilitadas para comprobar la validez de las habilitaciones.