Tema 31: Protección de edificios e instalaciones

El control de accesos es la medida preventiva de seguridad destinada a supervisar y regular el tránsito de personas, vehículos y mercancías a través de una o varias zonas o dependencias, integrando medios técnicos y organizativos para la protección de las personas y los bienes.

Sus finalidades principales son: prevenir la entrada de personas no autorizadas y la intrusión; incrementar la seguridad de las personas y de los bienes, reduciendo robos, hurtos y actos de vandalismo; disponer de información fiable mediante el registro y la trazabilidad de las entradas y salidas; y, en caso de emergencia o evacuación, permitir conocer qué personas se encuentran dentro del edificio.

En la organización del control de accesos intervienen tres elementos: el personal (conserje, ordenanza o vigilante), los procedimientos (identificación, acreditación, registro de visitas y parte de incidencias) y los medios técnicos (lectores, cámaras, tornos y arcos).

Los edificios suelen zonificarse en función del nivel de seguridad: zona pública o de libre acceso (recepción, vestíbulo), zona controlada o de acceso restringido a personal autorizado (despachos, oficinas) y zona restringida o de alta seguridad (archivo, sala de servidores).

Al controlar el acceso de un visitante puede tomarse nota de su nombre, apellidos y número de documento de identidad, y dotarle de una credencial o acreditación que le permita el acceso y la circulación interior, retirándola al finalizar la visita. En ningún caso puede retenerse la documentación personal del visitante: se anotan los datos y se le acredita, pero no se le retira el documento de identidad.

La Ley 5/2014, de 4 de abril, de Seguridad Privada, excluye de su ámbito de aplicación (artículo 6.2.a) las funciones de información o de control en los accesos a instalaciones —incluyendo el cuidado y custodia de las llaves, la apertura y cierre de puertas y la ayuda en el acceso de personas o vehículos— cuando las realizan porteros, conserjes y demás personal auxiliar análogo.

En consecuencia, el conserje o auxiliar de servicios que controla el acceso a un edificio público no tiene la condición de vigilante de seguridad ni queda sujeto a la Ley 5/2014 en esa función: puede abrir y cerrar, custodiar llaves, informar y ayudar en el acceso, pero no puede asumir funciones reservadas al personal de seguridad privada, ni portar armas, ni utilizar uniformes o distintivos que puedan confundirse con los de los vigilantes de seguridad.

El registro documental de las entradas y salidas es una pieza esencial del control de accesos, pues proporciona información fiable sobre quién está o ha estado en el edificio.

En el libro oficial de registro (o en la aplicación informática que lo sustituya) se consignan los datos de cada visitante: nombre y apellidos, referencia del documento identificativo facilitado, persona o dependencia de destino, objeto de la visita y hora de entrada y de salida. Cuando el protocolo lo prevé, se entrega una acreditación temporal que la persona debe portar visible durante su estancia y devolver al abandonar las instalaciones.

Junto al registro de personas se documentan también los movimientos de objetos y mercancías, identificando al portador, el material y su destinatario, así como las incidencias relevantes del servicio (conexión y desconexión de alarmas, averías, objetos perdidos, incidentes con personas).

Hay que recordar que el personal subalterno se limita a anotar los datos que el interesado facilita: no está autorizado a exigir ni a retener la documentación personal. Además, el libro de visitas contiene datos personales, por lo que su tratamiento debe ajustarse a la normativa de protección de datos, con acceso restringido, finalidad determinada y plazos de conservación limitados a lo necesario.

El personal de control de accesos debe saber reaccionar con orden ante dos situaciones críticas: la presencia de personas no autorizadas y las emergencias.

Frente a un intento de acceso no autorizado o a la presencia de alguien sin credencial fuera del horario o en zonas restringidas, la pauta general es: mantener la calma y una actitud correcta, requerir amablemente la identificación y el motivo de la presencia, denegar el paso a quien no cumpla los requisitos y anotar la incidencia en el libro oficial. Si la persona se niega a colaborar o adopta una actitud hostil, no debe forzarse la situación: se solicita la asistencia del personal de seguridad, si lo hubiere, o de la administración del edificio, y en casos graves se avisa a las fuerzas y cuerpos de seguridad. Conviene, además, retener datos útiles para una posterior identificación (descripción física, vestimenta, hora, dirección de salida).

Ante una emergencia o evacuación, el personal actúa conforme al Plan de Autoprotección del edificio: colabora en la evacuación ordenada hacia las salidas y el punto de encuentro, mantiene expeditas las vías y puertas de emergencia, evita el uso de ascensores y facilita la labor de los servicios de intervención. Las puertas de emergencia quedan reservadas a estas situaciones, y su correcto funcionamiento debe comprobarse de forma periódica.

El control de accesos no se limita a las personas: también abarca la entrada y salida de vehículos, especialmente en recintos con aparcamiento propio o zonas de carga y descarga.

El objetivo es permitir el paso únicamente a los vehículos autorizados, ordenar la circulación interior y dejar constancia de los movimientos. Para ello se emplean barreras automáticas accionadas por tarjeta, mando o lectura de matrícula, así como bolardos retráctiles o cadenas en accesos peatonalizados. Los sistemas de reconocimiento automático de matrículas (LPR) comparan la placa con una lista de vehículos permitidos y abren la barrera sin intervención manual, registrando la hora de entrada y salida.

En el caso de visitantes, suele anotarse la matrícula, la identidad del conductor y el destino, entregando en su caso un ticket o acreditación. Para vehículos de proveedores y contratas, el control se coordina con las zonas de carga y descarga y con la inspección de las mercancías.

El personal de control vigila que no se produzcan estacionamientos indebidos en accesos, salidas de emergencia o plazas reservadas, y comunica las incidencias. Como en el resto del sistema, los datos recogidos (matrículas, imágenes, horarios) son datos personales y deben tratarse conforme a la normativa de protección de datos, con conservación limitada.

Un control de accesos eficaz parte de dividir el edificio en zonas según su nivel de seguridad, de modo que a cada una se le apliquen las medidas y las autorizaciones adecuadas. No todos los espacios requieren la misma protección, y graduarla evita tanto los riesgos por defecto como las molestias por exceso.

Una clasificación habitual distingue tres niveles:

• Zona pública o de libre acceso: áreas abiertas a cualquier persona, como vestíbulos, oficinas de atención al público o salas de espera. El control es ligero y se orienta a la orientación y a la vigilancia general.

• Zona controlada o de acceso restringido a personal autorizado: plantas de trabajo, despachos y dependencias internas a las que solo accede el personal acreditado, mediante tarjeta o registro de visita.

• Zona restringida o de alta seguridad: espacios especialmente sensibles (salas de servidores, archivos, cuartos técnicos, despachos de dirección, zonas de custodia de valores) que exigen autorización expresa, identificación reforzada y, con frecuencia, registro individualizado de cada entrada.

A cada zona se le asocian los permisos de las credenciales, de manera que una misma tarjeta abra unas puertas y no otras. El personal de control presta especial atención a las áreas sensibles, verifica que sus accesos permanezcan cerrados fuera de uso y registra cualquier anomalía en el libro de incidencias.

La actividad de control de accesos genera constantemente datos personales: nombres, documentos identificativos, matrículas, imágenes de cámaras, horarios de entrada y salida e, incluso, datos biométricos. Su tratamiento se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679) y por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Base de legitimación: el tratamiento debe apoyarse en una causa lícita. En el ámbito público es frecuente el cumplimiento de una obligación legal o una misión de interés público; en otros casos puede invocarse el interés legítimo en garantizar la seguridad de personas y bienes. Los datos biométricos, por ser de categoría especial, requieren una base reforzada y una justificación de proporcionalidad.

Principios aplicables: recoger solo los datos necesarios (minimización), usarlos únicamente para el fin de seguridad previsto, mantenerlos exactos y protegerlos frente a accesos indebidos.

Videovigilancia y conservación: debe informarse de la existencia de cámaras mediante carteles visibles y la información pertinente. Las imágenes se conservan durante el plazo estrictamente necesario, con un máximo general de un mes desde su captación, salvo que deban conservarse más tiempo para acreditar hechos susceptibles de infracción o a disposición de las autoridades. El acceso a estos registros queda limitado al personal autorizado, y debe respetarse el ejercicio de los derechos de las personas afectadas.