Tema 33: El documento, el expediente y el archivo

1. La presente Ley tiene por objeto la protección, acrecentamiento y difusión del Patrimonio Documental de Castilla y León y la articulación de un sistema castellano-leonés de archivos que garantice la conservación y posibilite el conocimiento de este importante legado histórico cultural.

2. El Patrimonio Documental de Castilla y León forma parte del Patrimonio Histórico Español y está constituido por todos los documentos, reunidos o no en archivos, que se consideren integrantes del mismo en virtud de lo previsto en este título.

Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluido el informático, que constituya testimonio de los hechos que afectan a los individuos o a los grupos sociales. A los efectos de la presente Ley, se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica.

1. Se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación o con cualquier otro fin.

2. Asimismo, se entiende por archivo aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar, comunicar y difundir por medio de técnicas apropiadas, dichos conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines antes enumerados.

1. Forman parte integrante del Patrimonio Documental de Castilla y León los documentos de cualquier época producidos o reunidos en el ejercicio de sus funciones por:

a) La Administración General y la Administración Institucional de la Comunidad de Castilla y León.

b) Las Cortes de Castilla y León.

c) Las entidades locales del territorio de la Comunidad Autónoma y los Organismos de ellas dependientes.

d) Las personas físicas y jurídicas de carácter privado gestoras de servicios públicos en Castilla y León, en cuanto a los documentos relacionados con la gestión de dichos servicios.

e) Cualesquiera otras entidades y organismos dependientes o adscritos a las Administraciones autonómica o local de Castilla y León.

2. También forman parte del Patrimonio Documental de Castilla y León, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos o reunidos por:

a) Los órganos de la Administración periférica del Estado en Castilla y León.

b) Las Universidades y demás centros públicos de enseñanza de Castilla y León.

c) Los Organismos autónomos de la Administración Central del Estado y sus delegaciones en Castilla y León.

d) Los órganos de la Administración de Justicia radicados en Castilla y León.

e) Las Notarías y Registros Públicos de Castilla y León.

f) Los órganos y delegaciones de las empresas públicas estatales en Castilla y León.

g) Las corporaciones de derecho público domiciliadas en la Comunidad Autónoma.

h) Cualquier otro Organismo o entidad de titularidad estatal establecido en Castilla y León.

3. Serán considerados históricos los documentos enumerados en este artículo cuya antigüedad sea superior a cuarenta años.

1. Asimismo, son parte integrante del Patrimonio Documental de Castilla y León, y tendrán la consideración de históricos, los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años producidos o reunidos por:

a) Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en Castilla y León, sin perjuicio de lo previsto en los acuerdos sobre asuntos culturales establecidos entre la Santa Sede y el Estado español.

b) Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales de Castilla y León.

c) Las entidades, las fundaciones y las asociaciones culturales y educativas de Castilla y León.

d) Las academias científicas y culturales.

e) Cualquier otro tipo de asociaciones radicadas en el territorio de Castilla y León.

2. Igualmente forman parte del Patrimonio Documental de Castilla y León, y serán considerados históricos, los documentos radicados en Castilla y León con una antigüedad superior a los cien años, producidos o reunidos por cualquier otra entidad particular o persona física no enumerada en los artículos anteriores.

La Junta de Castilla y León determinará reglamentariamente el procedimiento a seguir para la declaración como históricos y la inclusión en el Patrimonio Documental de Castilla y León de aquellos documentos o colecciones documentales que, sin alcanzar la antigüedad indicada en el artículo 5.º, tengan singular relevancia para la historia y la cultura de nuestra Comunidad Autónoma. Dicha inclusión se podrá realizar de oficio o a petición de cualquier persona o entidad, previo informe del Consejo de Archivos de Castilla y León.

1. Las disposiciones de este título serán de aplicación a los documentos, reunidos o no en archivos, que formen parte del Patrimonio Documental de Castilla y León, en virtud de lo previsto en los artículos 4.º y 5.º de la presente Ley.

2. La incoación del expediente para la declaración como históricos y para la incorporación al Patrimonio Documental de Castilla y León de los documentos o colecciones documentales a los que se refiere el artículo 6.º, sujetarán a éstos a la aplicación provisional hasta tanto se resuelva dicho expediente, del mismo régimen establecido para la documentación integrante del Patrimonio Documental.

1. Los titulares o poseedores de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León están obligados a atender su conservación y custodia, a permitir su consulta en los términos previstos en esta Ley, y a facilitar las tareas de inspección por el órgano competente de la Administración autonómica para vigilar el cumplimiento de los deberes establecidos en la presente Ley.

2. La Consejería de Cultura y Bienestar Social será el órgano de la Administración autonómica encargado de velar para que los titulares, poseedores y usuarios de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental puedan ejercitar sus derechos, cumplan sus obligaciones y respondan de las consecuencias que se deriven del incumplimiento de éstas. Corresponden a dicha Consejería las funciones de vigilancia e inspección en materia de Patrimonio Documental.

3. Dicha Consejería contribuirá al cumplimiento de tales obligaciones mediante la concesión de ayudas económicas o de cualquier otro tipo.

1. Los documentos integrantes del Patrimonio Documental que sean de titularidad pública se conservarán debidamente organizados y a disposición de la Administración y de los ciudadanos en las oficinas que los hayan originado o reunido, hasta ser transferidos al archivo que corresponda.

2. Las normas para determinar la conservación o eliminación de los documentos referidos en el apartado anterior serán fijadas por la Consejería de Cultura y Bienestar Social, oído el Consejo de Archivos de Castilla y León y en coordinación con los criterios que para la Administración del Estado fije la Comisión Superior Calificadora de Documentos prevista en el artículo 58 de la Ley del Patrimonio Histórico Español. No estará permitido, en ningún caso, suprimir un documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones.

3. En lo que respecta a los bienes integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León conservados en archivos de titularidad estatal, se estará a lo dispuesto en los convenios de gestión celebrados con el Estado y en las leyes y normas reglamentarias de desarrollo que se dicten sobre la materia, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 29 del Estatuto de Autonomía de la Comunidad.

Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Castilla y León, con fines de estudio e investigación o de información, para la defensa de sus derechos o el conocimiento de sus obligaciones, siempre que concurran las condiciones que para su consulta pública establezca la presente Ley y las normas que la desarrollen.

La consulta pública de los documentos que integren el Patrimonio Documental de Castilla y León conservados en los archivos públicos y privados de uso público se regirá por las siguientes normas:

a) Con carácter general, y sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones de seguridad que se establezcan reglamentariamente, los documentos históricos y aquellos otros que, concluida su tramitación administrativa, se encuentren depositados y registrados en los Archivos Centrales de las correspondientes Entidades de Derecho Público, serán de libre consulta para todos los ciudadanos. La denegación o limitación de este derecho en las circunstancias previstas en los apartados siguientes deberán producirse motivadamente y por escrito.

b) Cuando los documentos contengan información de cualquier índole cuyo conocimiento pueda afectar a la seguridad de las personas físicas, a la averiguación de los delitos, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar o a su propia imagen, no podrán ser consultados públicamente sin que hayan transcurrido veinticinco años desde su fallecimiento, si la fecha es conocida, o, en caso contrario, cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.

c) No se permitirá la consulta pública de aquellos documentos que afecten a materias de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o que contengan información cuya difusión pueda entrañar riesgos para la defensa y seguridad del Estado o para intereses esenciales de la Comunidad Autónoma hasta transcurridos cincuenta años a partir de la fecha de los citados documentos, sin perjuicio de lo previsto en las normas sobre secretos oficiales que les sean de aplicación. No obstante, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública, pudiendo dicha autorización ser concedida por la autoridad que hizo la respectiva declaración en los casos de documentos secretos y reservados, y por el jefe del departamento encargado de su custodia en los demás casos.

1. Los titulares de archivos privados que no sean de uso público habrán de permitir la consulta de la documentación histórica por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos. Los titulares establecerán discrecionalmente y comunicarán a la Consejería de Cultura y Bienestar Social las circunstancias generales de dicha consulta, que en todo caso estará garantizada, con las limitaciones que se deriven de la legislación reguladora del derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.

2. A petición de los titulares o poseedores, la Consejería de Cultura y Bienestar Social podrá sustituir la obligación de permitir la consulta de los documentos históricos de titularidad privada por el depósito temporal de éstos en un archivo público.

Son archivos de las instituciones autonómicas de Castilla y León:

a) El Archivo General de Castilla y León.

b) El Archivo de las Cortes de Castilla y León.

c) Los Archivos Centrales de la Presidencia y de las distintas Consejerías.

d) Los Archivos Territoriales.

e) Cualquier otro archivo dependiente de entidades y Organismos de titularidad autonómica.

El Archivo de las Cortes de Castilla y León se encargará de recoger, conservar, organizar y comunicar la documentación generada o reunida por los órganos parlamentarios de la Comunidad Autónoma.

El Sistema de Archivos de Castilla y León está constituido por los siguientes centros:

1. (Anulado)

2. El Archivo General de Castilla y León.

3. El Archivo de las Cortes de Castilla y León.

4. Los Archivos Centrales de la Presidencia y de las Consejerías de la Administración Autonómica.

5. Los Archivos Territoriales.

6. Los Archivos Históricos Provinciales, sin perjuicio de la normativa del Estado que les sea de aplicación.

7. Los Archivos de las Diputaciones Provinciales.

8. Los Archivos Municipales y de las restantes entidades locales de ámbito inferior al provincial.

9. Los Archivos privados de uso público a los que se refiere el artículo 39.2.

10. Los archivos de titularidad autonómica o local que se puedan crear en el futuro.

11. Aquellos otros archivos de cualquier titularidad, pública o privada, que se integren en el Sistema mediante convenio o concierto suscrito con la Consejería de Cultura y Turismo.