Interfaz de LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, atajos, límites y valores por defecto tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción al español) y sobre la Calc Guide 26.2 de la documentación oficial (books.libreoffice.org). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». Cuando un dato cambió entre versiones, se dice expresamente.

1. Introducción histórica y contexto

LibreOffice Calc es la hoja de cálculo del paquete ofimático LibreOffice. Las hojas de cálculo electrónicas nacieron con VisiCalc, considerada la primera hoja de cálculo para ordenadores personales, lanzada en 1979. Posteriormente apareció Lotus 1-2-3, que dominó el mercado en los años 80. Hoy, LibreOffice Calc es la alternativa libre y gratuita a Microsoft Excel, compatible con los formatos de este.

El formato nativo de LibreOffice Calc es .ODS (Open Document Spreadsheet), conforme al estándar ISO/IEC 26300. El formato .ODP corresponde a Impress (presentaciones). El formato .ODT es de Writer (documentos de texto).

LibreOffice Calc también puede guardar y abrir archivos en formato Microsoft Excel 97-2003 (.xls) y Excel moderno (.xlsx). Entre los formatos soportados para exportar figuran HTML, CSV y PDF, y también imágenes (JPEG, PNG, SVG o WEBP, desde Archivo > Exportar…). No exporta a FLV (vídeo) ni a ODT (el formato de Writer).

2. Inicio y libro de trabajo

Al abrir LibreOffice Calc se crea automáticamente un nuevo libro de trabajo. El nombre provisional que se asigna a ese libro es "Sin título 1" (no "Libro 1" ni "Hoja 1"); la barra de título lo muestra hasta que se guarda por primera vez con un nombre. Cada vez que se abre un libro adicional sin guardar, se numera correlativamente: Sin título 2, Sin título 3, etc.

Un libro nuevo de Calc contiene 1 hoja por defecto (llamada "Hoja1"). Ese número de hojas iniciales es configurable en Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc; su valor de fábrica es 1.

3. Estructura de la hoja de cálculo

3.1 Columnas, filas y celdas

• Las columnas se organizan verticalmente y se identifican con letras del abecedario (A, B, C, … Z, AA, AB, …).

• Las filas se organizan horizontalmente y se numeran con dígitos (1, 2, 3, …).

• La celda es la intersección de una fila y una columna. Es la unidad mínima de la hoja.

• La celda activa es aquella donde se encuentra el cursor en un momento dado; se distingue porque sus bordes aparecen resaltados.

• Un rango es un grupo de celdas adyacentes, como B3:C7. La notación correcta usa dos puntos (:) para separar la celda inicial de la final.

3.2 Límites de la hoja

Cambio entre versiones (pregunta habitual): hasta la versión 7.3, el máximo de columnas por hoja era 1.024. La versión 7.4 (2022) lo amplió a 16.384 columnas, el mismo límite que Excel, y así sigue en las versiones actuales. Si una pregunta dice «hasta la versión 7.3», la respuesta es 1.024; si pregunta por la versión actual, 16.384.

4. La barra de hojas

En la parte inferior del área de trabajo se encuentra la barra de pestañas de hojas (o barra de hojas). Desde ella se puede:

• Poner nombre y color a las etiquetas de las hojas.

• Insertar nuevas hojas.

• Eliminar hojas.

• Mover o copiar hojas.

• Navegar entre hojas.

Es decir, la barra de hojas permite realizar todas las operaciones anteriores sobre las hojas del libro.

Para cambiar el nombre de una hoja basta con pulsar dos veces sobre su pestaña: «Pulse dos veces con el ratón sobre la pestaña de la hoja, o bien, abra su menú contextual y seleccione Cambiar nombre de hoja.» Aparece entonces un diálogo en el que escribir el nombre nuevo; el doble clic sobre la pestaña es, por tanto, la acción de renombrar.

Cuando se seleccionan varias hojas a la vez y se escribe en una celda, el valor se introduce en todas las hojas seleccionadas en la misma celda. No aparece aviso de error ni se combinan las hojas.

5. Elementos de la interfaz

5.1 Barra de fórmulas

La barra de fórmulas de Calc muestra el contenido real de la celda activa (puede ser una fórmula aunque la celda muestre el resultado). No es exclusiva de Calc: Writer también tiene una barra de fórmulas, que aparece al insertar una fórmula en una tabla (Tabla > Editar fórmula, o F2). A la izquierda de la barra de fórmulas de Calc se encuentra el Cuadro de nombre, donde se muestra la referencia de la celda activa y desde donde se puede nombrar rangos.

Por defecto, la barra de fórmulas se sitúa entre las barras de herramientas y la zona de la hoja de cálculo, en la parte superior del área de trabajo. Está siempre acoplada en esa posición (no puede convertirse en barra flotante), pero se puede mostrar u ocultar desde Ver > Barra de fórmulas. Además del Cuadro de nombre contiene el botón Asistente para funciones, el de Seleccione una función (Suma, Promedio, Mín., Máx., etc.) y el cuadro de entrada (la «línea de entrada» de la ayuda), donde se ve y se edita el contenido de la celda.

5.2 Barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla e informa de:

• Suma de las celdas seleccionadas (Suma= 0 si no hay selección numérica).

• Número de hoja actual.

• Nivel de zoom.

• Modo de edición y otros indicadores.

La barra de estado proporciona todos los datos anteriores de forma simultánea.

5.3 Menú Insertar

El menú Insertar de LibreOffice Calc contiene, entre otras, estas órdenes:

• Imagen…

• Gráfico…

• Minigráfico…

• Tabla dinámica…

• Función…

• Intervalo o expresión con nombre…

• Cuadro de texto

• Comentario

• Hiperenlace…

• Carácter especial…

• Cabeceras y pies…

• Control de formulario

Insertar > Carácter especial… sirve para añadir un carácter que no está en el teclado: «le permite insertar caracteres del repertorio de símbolos disponibles en los tipos de letra instalados». La orden está en el menú Insertar en Writer, Calc e Impress; no existe en Editar ni en Formato.

No contiene la opción "Estilos": en las versiones actuales los estilos tienen su propio menú, «Estilos», en la barra de menús (entre Formato y Hoja), desde el que se aplican y se gestionan (Estilos > Gestionar estilos). Esta distinción aparece frecuentemente en los exámenes: al seleccionar Insertar, el submenú que no aparece es "Estilos".

El comando "Intervalo o expresión con nombre…" se encuentra en el menú Insertar, no en Datos ni en Ver. (El menú Hoja > Intervalos y expresiones con nombre reúne además las órdenes para definirlos y gestionarlos.)

5.4 Menú Ver

En el menú Ver se encuentra la opción "Lista de funciones", que muestra un panel lateral con todas las funciones disponibles clasificadas por categoría. No está en Insertar ni en Herramientas.

5.5 Menú Herramientas

El menú Herramientas contiene el submenú "Formularios", con las órdenes para trabajar con formularios en la hoja: Modo de diseño, Propiedades del control…, Propiedades del formulario…, Navegador de formularios…, Secuencia de activación…, etc. (Los controles en sí —botón, casilla, cuadro de lista…— se insertan desde Insertar > Control de formulario.)

5.6 Menú Hoja

La opción "Vaciar celdas…" (que borra el contenido de las celdas seleccionadas, permitiendo elegir qué se borra: texto, números, fórmulas, formatos, comentarios…) se encuentra en el menú Hoja, no en Editar ni en Datos. El menú Hoja agrupa también insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas, cambiar el nombre de la hoja, moverla o copiarla y navegar entre hojas.

5.7 Menú Archivo > Plantillas

La opción "Plantillas" se encuentra en el menú Archivo, no en Insertar, Formato ni Ver. Desde ese submenú se gestionan las plantillas, se edita una plantilla y se guarda el documento actual como plantilla («Guardar como plantilla…»).

6. División de ventana e inmovilización

6.1 Dividir ventana

La opción "Dividir ventana" (menú Ver > Dividir ventana) divide el área de trabajo en secciones con barras de desplazamiento propias. Esto permite ver distintas partes de la misma hoja simultáneamente sin perder la posición. No divide para mostrar hojas diferentes, ni para mostrar la previsualización de impresión.

6.2 Inmovilizar filas y columnas

La opción "Inmovilizar filas y columnas" (menú Ver > Inmovilizar filas y columnas) sirve para ver siempre ciertas columnas y filas elegidas mientras se navega por la hoja. Es útil para que los encabezados permanezcan visibles al desplazarse por datos extensos. No impide cambios en los datos ni crea plantillas.

7. Barra de herramientas de acceso rápido

LibreOffice Calc no tiene barra de herramientas de acceso rápido como tal (a diferencia de Microsoft Office, que sí dispone de esta barra personalizable en la parte superior). La personalización en LibreOffice se realiza mediante la opción Herramientas > Personalizar > Barras de herramientas, pero no existe una "barra de acceso rápido" con ese nombre. Esta es una diferencia frecuentemente evaluada.

8. Referencias a celdas

8.1 Tipos de referencias

LibreOffice Calc utiliza tres tipos de referencias a celdas:

• D2 → referencia relativa.

• $D$3 → referencia absoluta (tanto columna como fila fijas).

• D$2 → referencia mixta (fila fija, columna relativa).

• $D2 → referencia mixta (columna fija, fila relativa). Al copiar la fórmula, únicamente la columna permanece fija.

Para convertir una referencia relativa en absoluta se antepone el símbolo $ tanto a la letra de columna como al número de fila. Al pulsar F4 sobre una referencia en la barra de fórmulas se cicla entre los cuatro tipos.

8.2 Referencia a celdas de otra hoja

Para referenciar una celda de otra hoja del mismo libro, la sintaxis es:

=NombreHoja.CeldaReferenciada

Ejemplo: para ver el contenido de la celda B2 de la Hoja2 desde la Hoja1:

=$Hoja2.B2

El separador entre el nombre de la hoja y la referencia de celda es el punto (.), no "@", "&" ni "$" al final. El símbolo $ delante del nombre hace la referencia a la hoja absoluta (no cambia al mover/copiar la fórmula).

Fórmula correcta de suma usando celdas de otra hoja:

=SUMA(Hoja2.A1:A4)

No se usa "ADD" ni espacios entre el nombre de la hoja y la celda.

8.3 Nombrar rangos

Para nombrar un rango se puede usar el Cuadro de nombre (a la izquierda de la barra de fórmulas), o Hoja > Intervalos y expresiones con nombre > Definir… (Ctrl+F3 abre Gestionar nombres). Insertar > Intervalo o expresión con nombre… sirve para insertar en una fórmula un nombre ya definido (diálogo «Pegar nombres»). La notación correcta de un rango es B3:C7 (letra de columna + número de fila, separados por dos puntos). No se utiliza punto y coma ni barra para el rango.

En el administrador de nombres, el alcance de un nombre puede ser el documento global (accesible desde cualquier hoja del libro) o limitarse a una hoja concreta.

9. Protección de hojas y celdas bloqueadas

Al proteger una hoja (menú Herramientas > Proteger hoja), las celdas que tienen marcada la casilla «Protegida» (Formato > Celdas…, pestaña «Protección de celda») no se pueden editar. Las celdas no bloqueadas sí pueden editarse aunque la hoja esté protegida. Las celdas bloqueadas no se eliminan ni se ocultan automáticamente; simplemente quedan protegidas frente a edición.

10. Errores comunes en Calc

Ejemplo del examen: si se escribe =7(1+2*5-3) en una celda (falta el operador * entre 7 y el paréntesis), Calc devuelve Err:509.

11. Métodos abreviados de teclado (interfaz)

12. Guardado y formatos de archivo

En los exámenes: "¿Con qué extensión se guardan por defecto los archivos creados en LibreOffice Calc?" → .ODS.

Calc puede exportar a HTML (página web), a CSV (texto separado por comas), a PDF y a imágenes (JPEG, PNG, SVG, WEBP) desde Archivo > Exportar…. No puede exportar a FLV ni a ODT.

Guardar como CSV. Elija Archivo ▸ Guardar como. Escriba en el cuadro Nombre de archivo un nombre para el archivo. Seleccione «Texto CSV» en el cuadro Filtro. Al exportar una hoja cálculo al formato CSV, solo se guardan los datos de la hoja actual. El resto de la información, fórmulas y formato inclusive, se pierde.

Guardar como dBASE. Puede abrir y guardar datos en el formato de archivo dBASE (archivo con extensión *.dbf) en LibreOffice Base o en hoja de cálculo. Para guardar una hoja de cálculo como un archivo dBASE: Diríjase a Archivo ▸ Guardar como. Seleccione el tipo «dBASE» (.dbf) en el cuadro Formato de archivo. Proporcione en el cuadro Nombre de archivo un nombre para el archivo dBASE. Pulse en Guardar. Únicamente se exportarán los datos de la hoja actual.

Fuente: Ayuda de LibreOffice 25.8, «Abrir y guardar archivos de texto CSV» (https://help.libreoffice.org/25.8/es/text/scalc/guide/csv_files.html) e «Importar y exportar archivos dBASE» (https://help.libreoffice.org/25.8/es/text/scalc/guide/dbase_files.html).

13. Selección de celdas y hojas

• Para seleccionar celdas dispersas no contiguas: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada celda.

• Para seleccionar columnas o filas múltiples no contiguas: clic en la primera columna/fila, mantener Ctrl y clic en las siguientes. (No hay una opción de menú para la selección no contigua: Editar > Seleccionar incluye Seleccionar fila y Seleccionar columna, que actúan sobre la celda activa; para varias filas o columnas sueltas se usa Ctrl.)

• Para seleccionar un rango continuo: hacer clic en la primera celda, mantener Mayús y clic en la última.

• Para seleccionar la columna actual con el teclado: Ctrl+Espacio; para seleccionar la fila actual: Mayús+Espacio. La ayuda de Calc los describe como «Selecciona la columna actual o amplía la selección existente a todas las columnas respectivas.» y «Selecciona la fila actual o amplía la selección existente a todas las filas respectivas.»

14. Orden de operaciones en fórmulas

LibreOffice Calc respeta el orden matemático estándar: paréntesis, exponentes, multiplicación/división (de izquierda a derecha), suma/resta (de izquierda a derecha).

Ejemplo: =6/2*3+1

• 6/2 = 3

• 3*3 = 9

• 9+1 = 10

Ejemplo: =4+(3/2*0)

• 3/2 = 1,5

• 1,5*0 = 0

• 4+0 = 4

15. Propiedades del documento: título

En Archivo ▸ Propiedades, pestaña «Descripción», se recoge información descriptiva sobre el documento. En el campo Título: Dé un título al documento.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Descripción» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/shared/01/01100100.html).

16. Proteger una imagen insertada (Posición y tamaño)

En el cuadro Posición y tamaño del objeto, el área Proteger tiene dos casillas:

• Posición: Impide cambios a la posición y al tamaño del objeto seleccionado.

• Tamaño: Impide cambiar el tamaño del objeto.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Posición y tamaño» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/shared/01/05230100.html).

Nombres de las hojas. Al cambiar el nombre de una hoja no se pueden usar estos caracteres: dos puntos (:), contrabarra (), barra diagonal (/), signo de interrogación (?), asterisco (*), corchete izquierdo ([) y corchete derecho (]). Tampoco puede usarse un apóstrofo recto (') como primer o último carácter del nombre.

Fuente: Ayuda de LibreOffice (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/guide/rename_table.html).

Introducción y edición de datos en LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 con la interfaz y el teclado en español (menús y atajos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción). Sirve para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor».

1. Tipos de datos en una hoja de cálculo

LibreOffice Calc acepta los siguientes tipos de datos en las celdas:

• Números: valores numéricos enteros o decimales. Se alinean a la derecha por defecto.

• Texto (etiquetas): cadenas de caracteres. Se alinean a la izquierda por defecto.

• Fechas y horas: internamente se almacenan como números de serie; se muestran con formato de fecha u hora.

• Valores booleanos: VERDADERO o FALSO. En el cuadro de diálogo "Formato de celdas", la categoría correspondiente es Valor booleano (no "Valor lógico" ni "Texto").

• Fórmulas: expresiones que comienzan siempre por el signo igual (=) y producen un resultado calculado.

2. El error ### (almohadillas)

Cuando una celda muestra ### (una cadena de almohadillas), significa que el resultado no cabe en el tamaño actual de la celda: la anchura de la columna es demasiado pequeña para mostrar el número, la fecha o la hora calculados. La solución es ampliar el ancho de la columna.

Este símbolo no indica un error en la fórmula ni un error de cálculo. La fórmula puede ser correcta, pero el número resultante requiere más espacio del disponible.

3. Introducción de datos en celdas

3.1 Confirmar y cancelar la entrada

• Pulsar Enter confirma el dato y mueve el cursor a la celda inferior.

• Pulsar Tab confirma el dato y mueve el cursor a la celda siguiente a la derecha.

• Pulsar Esc cancela la entrada y restaura el contenido anterior de la celda.

3.2 Entrada de fórmulas

Toda fórmula debe comenzar con el signo igual =. Si se escribe un apóstrofo antes del signo igual ('=A1), la celda muestra el texto "=A1" literalmente, sin evaluar la fórmula. Este mecanismo sirve para forzar que el contenido se trate como texto.

3.3 Autocompletar series (relleno de celdas)

LibreOffice Calc puede generar series automáticas al arrastrar el controlador de relleno (pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada):

• Series numéricas: 1, 2, 3, … o 2, 4, 6, …

• Series de fechas: lunes, martes, … o enero, febrero, …

• Series de texto con número: si una celda contiene "OpenOffice 5.1" y se arrastra hacia abajo, la serie incrementa el número que acompaña al texto en función de la posición:

• A1: OpenOffice 5.1

• A2: OpenOffice 5.2

• A3: OpenOffice 5.3

• A4: OpenOffice 5.4

Nota del examen: si A1 contiene "OpenOffice 5.1" y se arrastra hasta A4, el contenido de A4 es "OpenOffice 5.4" (se incrementa el último número en 1 por cada celda).

4. Selección de columnas y filas no contiguas

Para seleccionar columnas o filas múltiples no contiguas:

1. Hacer clic en el encabezado de la primera columna (o fila).

2. Mantener pulsada la tecla Control (Ctrl).

3. Sin soltar Ctrl, hacer clic en los encabezados de las demás columnas o filas deseadas.

Este procedimiento es el estándar en LibreOffice Calc. El método con la tecla Mayús solo selecciona un rango continuo de columnas o filas.

No hay una opción de menú equivalente: Editar > Seleccionar ofrece Seleccionar fila y Seleccionar columna (las de la celda activa), pero la selección no contigua se hace siempre con Ctrl.

5. Nombrar celdas y rangos

En OpenOffice/LibreOffice Calc es posible cambiar el nombre tanto a celdas individuales como a rangos. El procedimiento principal es:

• Seleccionar la celda o rango.

• Hacer clic en el cuadro de nombre (a la izquierda de la barra de fórmulas) y escribir el nuevo nombre.

• Pulsar Enter para confirmar.

Para crear y gestionar nombres con más opciones (alcance, comentario) se usa Hoja > Intervalos y expresiones con nombre > Gestionar… (Ctrl + F3) o Definir…; el menú Insertar > Intervalo o expresión con nombre… sirve para insertar en la fórmula un nombre ya definido.

No es verdad que solo pueda nombrarse el rango y no la celda individual, ni que solo se pueda hacer con el botón derecho del ratón.

Los nombres de intervalo siguen valiendo cuando cambia la estructura de la hoja: «Incluso aunque inserte o elimine filas o columnas, LibreOffice sigue reconociendo los intervalos identificados con un nombre.» Por eso, al insertar una fila en medio de un intervalo con nombre (por ejemplo, «Departamentos») no hace falta volver a definirlo.

6. Edición del contenido de celdas

6.1 Modificar el contenido de una celda

• Doble clic en la celda: activa el modo de edición directamente en la celda.

• F2: activa el modo de edición de la celda activa.

• Editar directamente en la barra de fórmulas.

6.2 Copiar y pegar

• Ctrl+C: copiar selección al portapapeles.

• Ctrl+X: cortar selección.

• Ctrl+V: pegar contenido del portapapeles.

• Ctrl+Mayús+V: pegado especial (permite elegir qué se pega: valores, formatos, fórmulas, etc.).

• Copiar celdas de Calc a un documento de Writer conservando su diseño: se pegan como objeto OLE de hoja de cálculo, desde Editar > Pegado especial > Pegado especial… eligiendo el formato de hoja de cálculo. La ayuda oficial lo explica así: «A continuación encontrará un objeto OLE en el documento de texto que podrá editar posteriormente». Editar > Pegar (Ctrl+V) también inserta el intervalo de celdas como objeto OLE; en cambio, en Pegado especial el formato Texto no formateado pega «Solo texto, tabulaciones como separadores», sin el diseño.

6.3 Deshacer y rehacer

• Ctrl+Z: deshacer la última acción.

• Ctrl+Y o Ctrl+Mayús+Z: rehacer.

7. Insertar y eliminar filas, columnas y celdas

• Ctrl + (+) (tecla de suma del teclado numérico): insertar celdas, filas o columnas (aparece un diálogo para elegir).

• Ctrl + (-) (tecla de resta del teclado numérico): eliminar celdas, filas o columnas.

• Clic derecho sobre el encabezado de fila o columna > "Insertar filas por encima/debajo" o "Insertar columnas a la izquierda/derecha".

8. Moverse por la hoja

9. Buscar y reemplazar

• Ctrl+H: abrir el cuadro de diálogo "Buscar y reemplazar".

• Ctrl+F: abrir la barra de búsqueda rápida.

10. Filtro automático

Aplicar filtro automático (menú Datos > Filtro automático) inserta en una o más columnas de datos un cuadro combinado (desplegable) que permite seleccionar las filas que se quieren ver. Las filas que no cumplen el criterio seleccionado se ocultan temporalmente.

El filtro automático no genera filtros de marcado automático ni examina filas de forma activa; simplemente añade el selector desplegable en los encabezados de columna.

11. Verificación ortográfica

• F7: revisar la ortografía de la hoja actual. Esta es la tecla estándar en LibreOffice Calc, igual que en Writer.

12. Guardar como plantilla

Para guardar un documento como plantilla en LibreOffice Calc se usa el método abreviado Mayús+F11 o la opción Archivo > Plantillas > Guardar como plantilla. (Ctrl+Mayús+S es «Guardar como»). La extensión del archivo de plantilla de Calc es .OTS.

13. Tipos de datos y validación básica

13.1 Reconocimiento automático de tipos

Cuando se introduce un dato en una celda, Calc lo reconoce automáticamente:

• Si el dato comienza por un dígito o signo +/-, se trata como número (a menos que sea una fecha o se haya forzado el formato texto).

• Si comienza por una letra o carácter que no sea =, +, -, Calc lo trata como texto.

• Si empieza por = se trata como fórmula.

• Las fechas reconocidas en el formato configurado en el sistema se almacenan como número de serie.

13.2 Forzar el tipo texto

Para que un número se almacene como texto y no como valor numérico, se puede:

• Anteponer un apóstrofo (') al número: la celda mostrará el número, pero Calc lo tratará como texto.

• Cambiar el formato de la celda a "Texto" antes de introducir el dato.

13.3 Alineación por defecto según tipo

14. Pegado especial

El pegado especial (Ctrl+Mayús+V) permite elegir qué aspectos del contenido copiado se pegan en la celda destino:

• Todo: pega todo (valores, fórmulas, formatos, comentarios).

• Solo valores: pega el resultado de las fórmulas como valor estático (sin la fórmula).

• Solo fórmulas: pega las fórmulas sin los formatos.

• Solo formatos: pega solo el formato de la celda origen, sin modificar el contenido.

• Transponer: intercambia filas por columnas en el pegado.

• Vincular: crea un vínculo dinámico a las celdas de origen; cuando estas cambian, las celdas pegadas se actualizan.

15. Autocompletar y series personalizadas

LibreOffice Calc incluye listas de autocompletado predefinidas para series como:

• Días de la semana: Lunes, Martes, Miércoles, ...

• Meses: Enero, Febrero, Marzo, ...

• Trimestres: T1, T2, T3, T4

• Series de texto+número: Producto 1, Producto 2, ...

Se pueden crear listas personalizadas desde Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > Listas de ordenación.

16. Comentarios (notas) en celdas

Para insertar un comentario (nota) en una celda:

Insertar > Comentario (o clic derecho > "Insertar comentario")

Los comentarios se muestran como un indicador rojo en la esquina superior derecha de la celda. Se despliegan al pasar el ratón sobre la celda o al hacer clic en ella.

Para mostrar la nota asociada a la celda actual con teclado: el método abreviado no es Ctrl+(+) (que inserta celdas), sino otros atajos específicos de navegación de comentarios.

17. Navegador (F5)

El Navegador (F5 o Ver > Navegador) muestra un árbol con todos los elementos del documento:

• Rangos con nombre

• Imágenes

• Objetos OLE

• Hiperenlaces

• Notas

Permite saltar rápidamente a cualquier elemento del libro.

18. Columnas y filas: operaciones básicas

18.1 Ajustar ancho de columna

• Doble clic en el borde del encabezado de columna: ajuste automático al contenido.

• Clic derecho en el encabezado de columna > "Anchura óptima de columna…".

• Formato > Columnas > Anchura óptima…

18.2 Ocultar y mostrar columnas o filas

• Clic derecho en el encabezado > "Ocultar columnas" / "Mostrar columnas".

• Formato > Columnas > Ocultar o Formato > Filas > Ocultar.

Las filas ocultas no se imprimen y sus datos no aparecen en pantalla, pero los cálculos que las referencian siguen funcionando.

19. Ctrl+Z y límite de deshacer

LibreOffice Calc mantiene un historial de acciones que se pueden deshacer con Ctrl+Z. El número máximo de pasos de deshacer (100 por defecto) se cambia en la Configuración experta (Herramientas > Opciones > LibreOffice > Avanzadas > Abrir configuración experta), propiedad «/org.openoffice.Office.Common/Undo Steps».

Formato de celdas en LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 con la interfaz y el teclado en español (menús y atajos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción). Sirve para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor».

1. El cuadro de diálogo "Formato de celdas"

El cuadro de diálogo Formato de celdas centraliza todas las opciones de presentación visual de las celdas. Se accede mediante:

• Menú Formato > Celdas…

• Método abreviado: Ctrl+1.

• Clic derecho sobre la celda o selección > "Formato de celdas".

El cuadro contiene las pestañas:

2. Categorías de formato de número

La pestaña "Números" del diálogo Formato de celdas muestra estas categorías principales:

• Número: formato numérico general con decimales y separador de miles.

• Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el símbolo %.

• Moneda: añade el símbolo monetario configurado.

• Fecha: muestra el número de serie interno como fecha.

• Hora: muestra el número de serie interno como hora.

• Científico: notación científica (p. ej., 1,23E+05).

• Fracción: muestra el valor como fracción. Para introducir una fracción como número, se escribe delante un cero y un espacio. La ayuda oficial lo explica así: «Escriba en una celda «0 1/5» (sin las comillas) y presione Intro. En el cuadro de entrada situado sobre la hoja verá el valor 0,2, que es el que se utilizará en los cálculos.»

• Texto: trata el contenido como texto literal, incluso si son dígitos.

• Valor booleano: categoría para los valores VERDADERO y FALSO.

Nota del examen: si se escribe "FALSO" en una celda y se abre el cuadro de diálogo "Formato de celdas", la categoría que muestra es Valor booleano (no "Texto" ni "Valor lógico").

Para cambiar el formato del contenido de una celda de texto a moneda, la ruta es: menú Formato > Celdas > Número (pestaña Números, categoría Moneda). No se usa Editar > Celdas.

3. Formatos rápidos desde la barra de herramientas

La barra de herramientas de formato ofrece accesos directos para los formatos más habituales:

• Icono de cuadrícula con celdas fusionadas horizontalmente → Combinar y centrar celdas.

• Icono de calendario → Formatea la celda como fecha.

• Ctrl+Mayús+5: aplica a las celdas seleccionadas el «Formato porcentual estándar (con dos decimales)», según la lista de atajos de teclado de la ayuda de Calc.

• Negrita: Ctrl+N (en la interfaz en inglés, Ctrl+B).

• Cursiva: Ctrl+K (también Ctrl+I, que funciona en las dos interfaces).

• Subrayado: Ctrl+S (en la interfaz en inglés, Ctrl+U).

• Formato > Formato numérico reúne los formatos numéricos predeterminados (General, Número, Porcentaje, Moneda, Fecha, Científico…). Su entrada Formato > Formato numérico > Separador de millares «aplica el separador de millares al número en las celdas seleccionadas». El formato de número no está en los menús Datos ni Editar, ni existe un menú «Número».

Nota del examen: LibreOffice en español SÍ adapta estos atajos al idioma: negrita es Ctrl+N, cursiva Ctrl+K y subrayado Ctrl+S (por eso guardar pasa a ser Ctrl+G). Ctrl+B, Ctrl+I y

Ctrl+U son los de la interfaz en inglés; en la española, Ctrl+B abre la barra de búsqueda y Ctrl+U crea un documento nuevo.

4. Combinar y centrar celdas

La operación Combinar y centrar celdas fusiona varias celdas seleccionadas en una sola y centra el contenido horizontalmente. Se accede:

• Desde el icono de combinar en la barra de herramientas (cuadrícula azul con fusión horizontal).

• Desde menú Formato > Combinar y separar celdas > Combinar y centrar celdas (en temarios antiguos, «Formato > Combinar celdas»).

Combinar celdas que contienen datos. «La celda combinada recibe el nombre y el contenido de la primera celda de selección. Si más de una celda a combinar tiene contenido, se abre el diálogo Combinar celdas». Sus tres opciones deciden qué pasa con los datos de las celdas que quedarán ocultas:

• Mover el contenido de las celdas ocultas a la primera celda: «El contenido de las celdas ocultas se concatena en la primera celda y las celdas ocultas se vacían».

• Mantener el contenido de las celdas ocultas: «El contenido de las celdas ocultas se conserva».

• Vaciar el contenido de las celdas ocultas: «Se suprime el contenido de las celdas ocultas».

Es decir, los datos no se eliminan sin preguntar ni se llevan a otra hoja: se abre un diálogo para mover, mantener o vaciar el contenido de las celdas ocultas.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Combinar y separar celdas» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/guide/table_cellmerge.html).

5. Referencias absolutas, relativas y mixtas (repaso en contexto de formato)

Aunque las referencias se usan principalmente en fórmulas, comprender su comportamiento es crucial al trabajar con celdas formateadas:

• D2 → referencia relativa.

• $D$3 → referencia absoluta.

• D$2 → referencia mixta (fila fija).

• $D2 → referencia mixta (columna fija): al copiar la fórmula, únicamente la columna permanece fija.

6. Ancla de objetos

Cuando se inserta una imagen u objeto en LibreOffice Calc y se selecciona, aparece la opción "Ancla" en el menú Formato. El ancla determina si el objeto está vinculado a una celda, a una página o a un carácter.

7. Protección de celdas

La protección se configura en la pestaña "Protección de celda" del diálogo Formato de celdas. Las opciones son:

• Bloqueada: cuando la hoja está protegida (Herramientas > Proteger hoja), las celdas bloqueadas no se pueden editar. Las celdas no bloqueadas sí pueden editarse aunque la hoja esté protegida.

• Oculto: la fórmula no se muestra en la barra de fórmulas cuando la hoja está protegida.

El bloqueo de celdas solo tiene efecto cuando la hoja está protegida. Sin proteger la hoja, todas las celdas son editables independientemente de si están marcadas como bloqueadas.

Observe que la protección de celdas con el atributo Protegido solo es efectiva cuando se protege toda la tabla. De manera predeterminada, cada celda tiene el atributo Protegido. Por lo tanto debe quitar el atributo seleccionando las celdas en las que el usuario podrá realizar cambios. Luego, debe proteger toda la tabla y guardar el documento.

Proteger la estructura del libro (en temarios antiguos, «Proteger documento»): protege la estructura de hojas del documento contra modificaciones. Imposibilita insertar, eliminar, cambiar el nombre, desplazar o copiar las hojas. Se abre yendo a Herramientas ▸ Proteger estructura de libro.

Fuente: Ayuda de LibreOffice 7.6, «Proteger celdas contra modificaciones» (https://help.libreoffice.org/7.6/es/text/scalc/guide/cell_protect.html) y «Proteger documentos» (https://help.libreoffice.org/7.6/es/text/scalc/01/06060200.html).

8. Estilos de celda y plantillas

Los estilos de celda permiten aplicar conjuntos de formatos predefinidos de forma rápida. Se gestionan desde el panel de estilos: menú Estilos > Gestionar estilos (tecla F11); en la versión actual, «Estilos» es un menú propio de la barra de menús. No están en el menú Insertar.

La función ESTILO aplica un estilo a la celda que contiene la fórmula: «Esta función siempre devuelve el valor numérico 0, lo que permite utilizarla añadiendo la función ESTILO a otras funciones en la misma celda sin que se modifique su valor.» Por eso puede sumarse dentro de una fórmula, por ejemplo =10+ESTILO("Good") (la sintaxis es ESTILO("Estilo" [; Tiempo [; "Estilo2"]])); la ayuda recomienda el formato condicional para casi todos los demás casos.

Las plantillas de Calc (archivos .OTS) se guardan desde el menú Archivo > Plantillas > Guardar como plantilla o con el atajo Mayús+F11 (Ctrl+Mayús+S es «Guardar como», no guardar como plantilla). La opción "Plantillas" en el menú del programa se encuentra en Archivo.

9. Formato condicional

El formato condicional permite aplicar automáticamente un formato a una celda cuando su valor cumple una condición. Se accede desde Formato > Condicional (en temarios antiguos, «Formato > Formato condicional»). Las condiciones pueden basarse en:

• Valor de la celda (mayor que, menor que, igual a, entre…).

• Fórmula personalizada.

• Escala de color, barra de datos o conjunto de iconos.

10. Alineación del texto en celdas

Las opciones de alineación se configuran en la pestaña Alineación del diálogo Formato de celdas:

• Horizontal: predeterminado, izquierda, centro, derecha, justificado, llenado y distribuida.

• Vertical: predeterminado, arriba, medio, abajo, justificado y distribuido.

• Orientación: el texto puede girar en cualquier ángulo.

• Ajuste de texto: "Ajustar texto automáticamente" expande la altura de la fila para mostrar todo el texto.

• Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño de la fuente para que quepa en la celda sin cambiar su tamaño.

11. Resumen de métodos abreviados de formato

12. Formato de números: moneda

Para dar formato de moneda a una celda:

Ruta: Formato > Celdas > pestaña Números > categoría Moneda.

En versiones anteriores (OpenOffice Calc): menú Formato > Celdas > Número, seleccionar la categoría "Moneda".

13. Errores de visualización relacionados con el formato

El error ### aparece cuando la anchura de la columna es demasiado pequeña para mostrar el valor formateado. Solución: ampliar la columna arrastrando el borde del encabezado o usando Formato > Columnas > Ancho óptimo.

El error #¡VALOR! aparece cuando una fórmula incluye un operando de tipo incorrecto (por ejemplo, sumar un número y una cadena de texto). No es un problema de formato sino de tipo de datos.

14. Bordes de celda

La pestaña Borde del cuadro de diálogo Formato de celdas permite configurar:

• Preajustes visuales (sin borde, solo borde exterior, borde completo de rejilla).

• Estilo de línea (continua, punteada, discontinua, doble, etc.).

• Color de la línea.

• Posición de los bordes (superior, inferior, izquierdo, derecho, diagonales).

15. Color de fondo

La pestaña Fondo del cuadro Formato de celdas controla el color de relleno de la celda. También se puede acceder a colores básicos desde el icono de color de fondo de la barra de herramientas (flecha desplegable junto al cubo de pintura).

16. Estilos de celda predefinidos

LibreOffice Calc incluye estilos de celda predefinidos como:

• "Predeterminado" (estilo base sin formato especial).

• "Encabezado" (para títulos de columna).

• "Resultado" (para totales y resultados).

• "Nota" (fondo amarillo para notas de trabajo).

• "Buen", "Neutral", "Malo" (indicadores semafóricos).

Se aplican desde el menú desplegable de estilos en la barra de herramientas o desde el panel de estilos (Estilos > Gestionar estilos, F11).

17. Orientación del texto en celdas

En la pestaña Alineación, la orientación del texto permite rotarlo cualquier número de grados (desde -90° hasta +90°) o activar la escritura vertical (texto apilado). Esto es útil para encabezados de columna estrechos con texto largo.

18. Formato de número personalizado

En la pestaña Números, además de las categorías predefinidas, se puede introducir un código de formato personalizado en el campo "Código de formato". Ejemplos:

19. Ajustar texto y reducir hasta ajustar

En la pestaña Alineación:

• Ajustar texto automáticamente: cuando el contenido de la celda es más largo que el ancho de la columna, el texto se distribuye en varias líneas dentro de la celda y la altura de la fila aumenta automáticamente.

• Reducir hasta ajustar: en lugar de ampliar la fila, reduce el tamaño de la fuente hasta que el contenido cabe en la celda con el tamaño actual.

Estas dos opciones son mutuamente excluyentes.

Atajos de formato numérico. Calc aplica formatos numéricos estándar con Ctrl+Mayús y un número: Ctrl+Mayús+1, dos decimales; Ctrl+Mayús+2, formato exponencial; Ctrl+Mayús+3, formato de fecha; Ctrl+Mayús+4, formato monetario (moneda); Ctrl+Mayús+5, formato porcentual con dos decimales; Ctrl+Mayús+6, formato predeterminado.

Fuente: Ayuda de LibreOffice (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/04/01020000.html).

Fórmulas y funciones en LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 con la interfaz en español. Sirve para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor» La interfaz que usa este tema —el Asistente de funciones (Insertar > Función…, Ctrl + F2)— está comprobada en esa versión.

1. Conceptos fundamentales

1.1 Fórmulas

Una fórmula es una expresión que se introduce en una celda para calcular un resultado a partir de valores, referencias y operadores. Toda fórmula debe comenzar con el signo igual =. Las partes de una fórmula son:

• Funciones: comandos predefinidos como SUMA(), SI(), BUSCARV().

• Referencias: direcciones de celdas o rangos (A1, B3:C7, etc.).

• Operadores: aritméticos (+, -, *, /), comparación (=, <, >, <=, >=, <>), concatenación (&).

• Constantes: valores literales como números o cadenas de texto.

1.2 Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas por el programa (no por VBA ni por el usuario en el sentido básico). Se ejecutan utilizando valores específicos llamados argumentos. Tanto las fórmulas como las funciones comienzan por el signo igual "=".

Las funciones NO se pueden reprogramar ni modificar su funcionalidad desde la interfaz básica. Esta es una afirmación falsa frecuente en los exámenes.

Diferencia entre fórmula y función: las fórmulas son expresiones personalizadas que el usuario construye; las funciones son comandos predefinidos que forman parte del programa.

Fórmulas matriciales. «Se denomina fórmula matricial la que permite evaluar los valores individuales de un intervalo de celdas.» Si se introduce directamente en la celda, hay que pulsar Mayús+Ctrl+Intro en lugar de solo Intro, y Calc la muestra entre llaves: «Las fórmulas matriciales se muestran en LibreOffice Calc entre llaves. No es posible crear fórmulas matriciales escribiendo las llaves manualmente.» Por eso una fórmula como {=SUMA(A1:A3*2;B1:B3*3;C1:C3*-1)} en la barra de fórmulas es una fórmula matricial.

1.3 Función anidada

Una función anidada es aquella que se utiliza como argumento de otra función. Ejemplo: =SI(MAX(A1:A10)>100; "Alto"; "Bajo") — aquí MAX está anidada dentro de SI.

La función lógica NO(ValorLógico) «Complementa (invierte) un valor lógico.»: =NO(VERDADERO) devuelve FALSO. Cuando una función lógica recibe un número, la ayuda precisa que «Cero (0) equivale a FALSO y el resto de los números equivalen a VERDADERO.», así que =NO(1) devuelve FALSO.

2. Operadores y precedencia

El orden de evaluación sigue la precedencia matemática estándar:

1. Paréntesis ()

2. Exponentes ^

3. Multiplicación * y División / (de izquierda a derecha)

4. Suma + y Resta - (de izquierda a derecha)

Ejemplos del examen:

• =6/2*3+1 → 6/2=3, 3*3=9, 9+1 = 10

• =4+(3/2*0) → 3/2=1,5; 1,5*0=0; 4+0 = 4

• =7(1+2*5-3) → falta el operador *, produce Err:509 (falta el OPERADOR, no el operando — el propio ejemplo lo demuestra: falta el * entre el 7 y el paréntesis)

• =A1+A2+ (operador al final sin segundo operando) → genera un error

Si se escribe un apóstrofo antes de la fórmula ('=A1), la celda muestra el texto "=A1" sin evaluar.

Operadores de comparación (=, <>, <, >, <=, >=): según la ayuda, «Estos operadores muestran el valor VERDADERO o FALSO.» También comparan textos: entre dos cadenas, < y > siguen el orden alfabético del idioma, de modo que un texto es «mayor» que otro si va después en el alfabeto. Por eso ="CORDOBA" > "SEVILLA" devuelve FALSO (la C va antes que la S) y ="SEVILLA" > "CORDOBA" devuelve VERDADERO. (Fuente: Ayuda de LibreOffice, https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060199.html y /en-US/; la comparación alfabética de textos, en el código de Calc: https://git.libreoffice.org/core/+/refs/heads/master/sc/source/core/tool/compare.cxx, que compara las cadenas con el ordenador alfabético del idioma, ScGlobal::GetCollator().compareString.)

3. Referencias en fórmulas

3.1 Tipos de referencia

Para que la columna permanezca fija al copiar: usar $A1 (dólar delante de la letra).

Ejemplo del examen: queremos multiplicar los datos de E2, E3, E4, … por la misma celda F1. La fórmula en E2 que se puede copiar hacia abajo es =E2*$F$1 — F1 es absoluta para que no cambie al copiar.

3.2 Referencia a otra hoja

=NombreHoja.CeldaReferenciada

Ejemplo: =$Hoja2.B2 muestra el contenido de la celda B2 de la Hoja2.

Si el nombre de la hoja contiene espacios, se escribe entre comillas rectas simples: «Al hacer referencia a una hoja cuyo nombre contenga espacios, utilice comillas rectas simples alrededor: ='Hoja con espacios en el nombre'.A1».

Para sumar un rango de otra hoja: =SUMA(Hoja2.A1:A4)

4. Códigos de error numérico en Calc

Errores de celda visibles:

Del examen:

• Error al faltar paréntesis izquierdo: Error 508

• Error si la función necesita más variables de las especificadas: Error 511

• Error ###: la anchura de la celda es demasiado pequeña

• =A1+B2 donde B2="hola" → #¡VALOR!

• División por cero → #¡DIV/0!

• SIERROR(A2/B2;"Error en el cálculo") donde B2=0 → La función devuelve el valor alternativo. Sin embargo, si el nombre de la función no es reconocido, devuelve #¿NOMBRE?. En versiones de Calc la función se escribe SI.ERROR, no SIERROR; en ese caso daría #¿NOMBRE?.

5. Funciones matemáticas

5.1 SUMA

Suma los valores de un rango. Sintaxis: =SUMA(rango)

=SUMA(A1:A10)

=SUMA(A1;B1;C1)   ← suma valores individuales separados por punto y coma

Fórmula alternativa con operador: =A1+A2 es equivalente a =SUMA(A1;A2).

Nota: En LibreOffice Calc (configuración española) el separador de argumentos es el punto y coma (;), no la coma (,). Usar coma produce error.

5.2 ABS

Devuelve el valor absoluto (sin signo) de un número.

• =ABS(-2,24) → 2,24

• =ABS(-2,2) → 2,2

5.3 REDONDEAR

Redondea un número al número de decimales especificado.

Sintaxis: =REDONDEAR(número; num_decimales)

5.4 RESIDUO

Devuelve el resto de una división entera. Pertenece a la categoría Matemáticas, no a Texto.

5.5 COCIENTE

Devuelve la parte entera (cociente entero) de una división.

• =COCIENTE(16;6) → 2 (no 2,67)

5.6 PI

Devuelve el valor de la constante matemática pi con 14 decimales de precisión (3,14159265358979...).

5.7 ROMANO

Convierte un número entero en su equivalente en numeración romana (texto).

• =ROMANO(499) → CDXCIX

• El rango válido es de 0 a 3999. No produce #REF ni Err:502.

• La función sí existe en LibreOffice Calc.

6. Funciones estadísticas

6.1 SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN

• =PROMEDIO(rango) — media aritmética de los valores.

• =MAX(rango) — valor máximo del rango.

• =MIN(rango) — valor mínimo del rango.

SUBTOTALES(Función; Intervalo): «Utilice esta función en combinación con los filtros automáticos para tener en cuenta únicamente los registros filtrados.» Los índices 1-11 incluyen las filas ocultas manualmente y los 101-111 las excluyen («las celdas filtradas siempre se excluyen»); el índice 109 corresponde a SUMA. Ejemplo de la ayuda, con una fila oculta: =SUBTOTALES(9;B2:B6) devuelve 50 y =SUBTOTALES(109;B2:B6) devuelve 40.

Nota del examen:

• =MAX(77,12,81,23) → En configuración española, la coma es el separador decimal, no el separador de argumentos. Esta fórmula se interpreta como =MAX(77.12; 81.23) o produce error según la configuración del sistema. En los exámenes la respuesta marcada como correcta es Error cuando se usan comas en lugar de punto y coma.

• =MAX(45, 57, 25) → igualmente da error por la misma razón.

6.2 CONTAR vs CONTARA

• CONTAR(): cuenta únicamente cuántas celdas contienen números en el rango o lista de argumentos.

• CONTARA(): cuenta el número de celdas no vacías (cualquier tipo de dato: números, texto, fechas, errores).

En OpenOffice/LibreOffice: "CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un intervalo."

6.3 CONTAR.SI

Cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un criterio especificado.

Sintaxis: =CONTAR.SI(rango; criterio)

SUMAR.SI: «Determina qué valores de un intervalo de celdas cumplen un criterio especificado y, a continuación, devuelve la suma de los valores coincidentes.» Alternativamente, la función puede devolver «la suma de los valores de las celdas correspondientes en un segundo intervalo de celdas». SUMAR.SI solamente puede aplicar un único criterio a un intervalo; para varios criterios existe SUMAR.SI.CONJUNTO.

6.4 DESVEST y DESVESTA

• DESVEST(): calcula la desviación estándar de una muestra (usa n-1).

• DESVESTA(): calcula la desviación estándar incluyendo valores lógicos y texto.

Del examen: la función para calcular la desviación estándar es DESVESTA(), no STD() ni DEVEST().

6.5 VAR y VARP

• VAR(): realiza una estimación de la varianza a partir de una muestra (usa n-1).

• VARP(): calcula la varianza a partir de la población entera.

6.6 PROMEDIOA

La función PROMEDIOA calcula el promedio incluyendo texto y valores lógicos. Los valores de texto se cuentan como 0.

6.7 TIPO

La función TIPO(valor) devuelve un número que indica el tipo de dato:

=TIPO(VERDADERO) → 4

7. Funciones de texto

7.1 DERECHA, IZQUIERDA, EXTRAE

• DERECHA(texto; num_caracteres): devuelve los últimos N caracteres de una cadena desde la derecha. Sintaxis con punto y coma: =DERECHA(texto;[núm_de_caracteres]).

• IZQUIERDA(texto; num_caracteres): devuelve los primeros N caracteres.

• EXTRAE(texto; posicion_inicial; num_caracteres): extrae caracteres desde una posición. Todos los argumentos son obligatorios y separados por punto y coma. La forma =EXTRAE("Excel";2.3) es incorrecta (usa punto como separador).

7.2 CONCATENAR y operador &

• =CONCATENAR(A1;B1;C1) → une el contenido de las celdas (separados por punto y coma).

• =A1&" "&B1 → une A1, un espacio y B1 con el operador de concatenación.

• =B2&" "&C2&" "&D2 → une nombre, espacio, apellido1, espacio, apellido2.

Fórmula correcta: =A1&" "&B1 (no se puede poner =A1&+ +B1 ni =A1" "B1).

UNIRCADENAS(delimitador; saltar_vacío; Cadena1; …): «Concatena una o más cadenas y utiliza delimitadores entre estas.» Si saltar_vacío vale 1 (o cualquier valor distinto de FALSO o 0), «se omitirán las cadenas vacías»; los intervalos se recorren fila por fila (de arriba abajo). Así, =UNIRCADENAS(", ";1;A:A) une las celdas no vacías de la columna A separadas por coma y espacio. Disponible desde LibreOffice 5.2 (por tanto, también en la 5.4).

7.3 REEMPLAZAR

Reemplaza parte de una cadena de texto. Pertenece a la categoría Texto.

7.4 CODIGO

Devuelve el código numérico del primer carácter de una cadena. Categoría: Texto.

La función CODIGO pertenece a la categoría de "Texto" en LibreOffice Calc. No así CONV.DECIMAL ni GRADOS ni CONTAR.

7.5 DERECHA y REEMPLAZAR: categoría

Ambas pertenecen a la categoría Funciones de Texto.

8. Funciones lógicas

8.1 SI

Evalúa una condición y devuelve un valor si es verdadera y otro si es falsa.

Sintaxis: =SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Según la ayuda oficial, la sintaxis es SI(Prueba; ValorSiVerdadero; SiNoValor), es decir, tres parámetros: «Especifica una prueba lógica que debe llevarse a cabo.» (la ayuda marca ValorSiVerdadero y SiNoValor como opcionales). Si en un parámetro se usa una función anidada, esa función cuenta dentro del parámetro en el que va, y no como un parámetro más de SI.

La ayuda define así los dos resultados: «ValorSiVerdadero (opcional) es el valor que se devuelve si la prueba lógica da como resultado VERDADERO» y «SiNoValor (opcional) es el valor que se devuelve si la prueba lógica es FALSO». Con SI anidados se evalúa primero la prueba más externa y solo si da FALSO se pasa a la función SI que ocupa SiNoValor. Ejemplo: en =SI(B1<10000;0;SI(B1<12000;5;SI(B1>15000;SI(B1>20000;20;15);10))) con B1=12000 las pruebas B1<10000, B1<12000 y B1>15000 dan FALSO, y se devuelve el SiNoValor del último SI, es decir, 10.

Separador de argumentos en Calc: punto y coma (;)

Ejemplos:

• =SI(E6<10;"Alto";"Bajo") → si E6=18, devuelve "Bajo" (18 no es menor que 10).

• =SI(A1>5;A1*2;"Menor") → si A1=10, devuelve A1*2=20. Pero la pregunta pregunta la celda A3 con =SI(A1>5;A1*2;"Menor") siendo A1=10 → 20.

La función CAMBIAR (en inglés, SWITCH; disponible desde LibreOffice 5.2) evalúa una expresión una sola vez y devuelve el resultado del primer valor que coincide con ella: «Compara expresión con valor» y «devuelve el resultado que pertenece al primer valor que es igual a la expresión». Si no hay coincidencia ni resultado predeterminado, devuelve el error #N/A. Ejemplo: =CAMBIAR(MES(A3);1;"Enero";2;"Febrero";3;"Marzo";"Sin coincidir").

8.2 Y, O

• Y(condición1; condición2; …): devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas.

• O(condición1; condición2; …): devuelve VERDADERO si al menos una condición es verdadera.

Ejemplos:

• =O(2=2;5<3;8=9) → la primera condición (2=2) es verdadera → VERDADERO.

• =SI(Y(2=2;3=3;4<>5);"OK";"Error") → todas verdaderas → "OK".

• En resumen, la función O evalúa si al menos una de sus condiciones es verdadera.

Sintaxis correcta con SI anidado:

=SI(Y(A1=A2;A4=A3);C1+D1;C4-B4)

No se usan comas como separadores (forma Excel) en LibreOffice español.

Para comprobar si un valor está dentro de un intervalo se combinan comparaciones con Y, que «devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS», por ejemplo =SI(Y(A1>=5;A1<=15);"OK";"NO"). Calc no tiene una función ENTRE para comprobar si un valor está en un rango: ALEATORIO.ENTRE(menor; mayor) es otra cosa, porque «Devuelve un entero de números aleatorios entre enteros Inferior y Superior (ambos inclusive).», es decir, genera números al azar.

8.3 SIERROR (SI.ERROR)

Captura errores en una fórmula y devuelve un valor alternativo.

La función se escribe SI.ERROR en LibreOffice Calc. Si se escribe como "SIERROR" (sin punto), Calc no la reconoce y devuelve #¿NOMBRE? (nombre de función no válido).

9. Funciones de búsqueda y referencia

9.1 BUSCARV

Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de la columna indicada en la misma fila.

Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas; [ordenado])

• valor_buscado: el dato a buscar.

• matriz_tabla: el rango donde buscar (la primera columna es la columna de búsqueda).

• indicador_columnas: número de columna del que se devuelve el valor (1=primera columna, 2=segunda, etc.).

• [ordenado]: VERDADERO (o 1) para coincidencia aproximada (requiere la primera columna ordenada); FALSO (o 0) para coincidencia exacta.

Con ordenado=FALSO: la función busca únicamente coincidencia exacta; si no la encuentra, devuelve #N/D (#N/A en la interfaz en inglés).

Ejemplo: =BUSCARV("Luis";A2:B6;2;FALSO) — si Luis está en A4 y B4=30, devuelve 30.

Ejemplo con código de producto: =BUSCARV(2;A1:B5;2;0) — si el código 2 no está en la columna A, devuelve #N/D (equivalente a #N/A).

BUSCARV no puede buscar hacia la izquierda de la columna de búsqueda.

En BUSCARV, la matriz debe contener como mínimo tantas columnas como el número pasado en el argumento Índice; la ayuda oficial dice que es «la referencia, la cual debe contener como mínimo la cantidad de columnas correspondiente al número pasado en el argumento Índice.» Si el Índice supera el número de columnas de la matriz, la función da error.

9.2 BUSCARH

Busca un valor en la primera fila de una tabla y devuelve el valor de la fila indicada en la misma columna. Sirve para buscar en horizontal.

Uso: buscar en la primera fila de una tabla y devolver un valor de una fila inferior.

La función BUSCARH también se usa para "buscar un valor y una referencia a las celdas situadas por debajo del área seleccionada".

9.3 ÍNDICE + COINCIDIR

La combinación ÍNDICE + COINCIDIR permite hacer búsquedas en cualquier dirección, incluyendo hacia la izquierda (lo que BUSCARV no puede hacer). Es más flexible que BUSCARV.

9.4 BUSCAR

Versión simplificada; busca en un vector o matriz. Menos flexible que BUSCARV/BUSCARH.

10. Funciones de fecha y hora

10.1 HOY y AHORA

• =HOY() → devuelve la fecha actual (sin hora). Los paréntesis son obligatorios.

• =AHORA() → devuelve la fecha y hora actuales.

La función HOY() es de la categoría Fecha y hora.

10.2 FECHA

Construye una fecha a partir de año, mes y día.

Sintaxis: =FECHA(año; mes; día)

Devuelve el número de serie interno de la fecha.

• =FECHA(2025;1;1) → número de serie del 1 de enero de 2025.

• =FECHA(25;1;1) es incorrecto si se quiere el año 2025 (daría el año 1925 en algunos sistemas).

10.3 DIA, MES, AÑO

Extraen componentes de una fecha:

• =DIA("15/04/2024") → 15.

• =MES("15/04/2024") → 4.

• =AÑO("15/04/2024") → 2024.

FIN.MES(FechaInicio; Meses): «Devuelve la fecha del último día de un mes que cae meses lejos de la fecha de inicio.» El argumento Meses «es el número de meses antes (negativo) o después (positivo) de la fecha de inicio». Con Meses = -1 se obtiene, por tanto, el último día del mes anterior al de la fecha indicada, p. ej. =FIN.MES($A1;-1).

10.4 HORA

Extrae la hora de un valor de tiempo.

• =HORA("16:45:30") → 16.

10.5 DIASEM

Devuelve el número del día de la semana correspondiente a una fecha (1=domingo, 2=lunes, … si se usa el tipo 1 predeterminado).

10.6 NUM.DE.SEMANA

Devuelve el número de semana del año para una fecha. Para que el lunes sea el primer día de la semana se usa el modo 2:

=NUM.DE.SEMANA(A1;2) → número de semana con lunes como primer día.

10.7 DIAS

Calcula el número de días entre dos fechas.

Sintaxis: =DIAS(fecha_fin; fecha_inicio)

• =DIAS("15/06/2025";"10/06/2025") → 5 (15 - 10 = 5 días).

• =DIAS("31/01/2025";"01/01/2025") → 30 (31 - 1 = 30 días).

10.8 DIAS360

Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (12 meses de 30 días).

10.9 DIAS.LAB y DIA.LAB

• DIAS.LAB(fecha_inicio; fecha_fin; [festivos]): devuelve el número de días laborables entre dos fechas (excluye fines de semana y festivos opcionales).

DIAS.LAB cuenta las dos fechas del extremo, la inicial y la final.

• =DIAS.LAB(HOY(); HOY()+10) siendo hoy lunes y sin festivos → 9. +10 son diez días naturales, así que el tramo abarca once días: de ese lunes al jueves de la semana siguiente, los dos incluidos. Dentro caen un sábado y un domingo → 11 − 2 = 9 días laborables (de lunes a viernes, 5; de lunes a jueves, 4).

• DIA.LAB(fecha_inicio; días_laborables; [festivos]): devuelve la fecha que resulta de sumar N días laborables a una fecha de inicio.

Forma incorrecta: =DÍA.LAB(A1+10) — los argumentos deben estar separados con punto y coma, no concatenados.

• DIAS.LAB.INTL(FechaInicial; FechaFinal [; [ Fin de semana] [; Feriados ] ]): Devuelve el número de días laborables que hay entre una fecha de inicio y una de finalización. Existen opciones para definir los días feriados y los correspondientes a los fines de semana. FinDeSemana es un parámetro opcional; es un número o una cadena que se emplea para especificar los días de la semana que se consideran fin de semana y no laborables: 1 u omitido = Sábado y domingo; 2 = Domingo y lunes; 3 = Lunes y martes; 4 = Martes y miércoles; 5 = Miércoles y jueves; 6 = Jueves y viernes; 7 = Viernes y sábado. Feriados es una lista opcional de fechas que deben contarse como días no laborables. La lista puede proporcionarse en forma de intervalo de celdas. Ejemplo: =DIAS.LAB.INTL(C3;D3;;F3:J3) devuelve 21 días laborables con los fines de semana de manera predeterminada.

Fuente: Ayuda de LibreOffice 7.6, «DIAS.LAB.INTL» (https://help.libreoffice.org/7.6/es/text/scalc/01/func_networkdays.intl.html).

10.10 SIFECHA

Calcula la diferencia entre dos fechas en años, meses o días completos.

Sintaxis: =SIFECHA(fecha_inicio; fecha_fin; unidad)

• Unidad "y" → años completos.

• =SIFECHA("01/01/2022";"01/01/2023";"y") → 1 (un año completo).

AÑOS(Fecha de inicio; Fecha de finalización; Tipo) es una función de complemento de Calc: «Calcula la diferencia entre dos fechas, en años.» El argumento Tipo calcula el tipo de diferencia: «Los valores posibles son 0 (intervalo) y 1 (en calendario anual).» Con Tipo = 0 se obtienen los años transcurridos entre las dos fechas, de modo que =AÑOS(B2;AHORA();0) da la edad actual de quien nació en la fecha de B2.

11. Funciones financieras

11.1 VA (Valor Actual)

Calcula el valor actual de una inversión (valor efectivo resultante) fruto de una serie de pagos regulares. Es la cantidad que hay que invertir hoy a un interés fijo para recibir esos pagos regulares durante un número de períodos.

Sintaxis: =VA(tasa; nper; pago; [vf]; [tipo])

• Ayuda oficial de LibreOffice (es): «VA — Calcula el valor efectivo resultante de una inversión fruto de una serie de pagos regulares.» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060103.html)

• Ayuda oficial de LibreOffice (en): «PV — Returns the present value of an investment resulting from a series of regular payments.» (https://help.libreoffice.org/latest/en-US/text/scalc/01/04060103.html)

11.2 VF (Valor Futuro)

Calcula el valor final de una inversión con pagos constantes y un tipo de interés constante: mira hacia el futuro (cuánto habrá al terminar), no hacia hoy.

• Ayuda oficial (es): «VF — Calcula el valor final de una inversión con pagos constantes y a un tipo de interés constante (valor futuro).» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060118.html)

11.3 PAGO

Calcula el importe de cada pago periódico (la cuota): por ejemplo, la cuota de un préstamo.

• Ayuda oficial (es): «PAGO — Calcula los pagos regulares (anualidades) de una inversión con un tipo de interés constante.» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060119.html)

11.4 INT.PAGO.DIR

Calcula el interés de un período concreto cuando las cuotas de amortización del capital son iguales.

• Ayuda oficial (es): «INT.PAGO.DIR — Calcula el nivel de interés en el caso de cuotas de amortización invariables.» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060103.html)

Cómo distinguirlas: VA da lo que vale hoy una serie de pagos; VF, lo que valdrá al final; PAGO, cuánto es cada pago; INT.PAGO.DIR, el interés de un período.

Del examen: la función para calcular el valor efectivo resultante de una inversión fruto de una serie de pagos regulares es VA (Valor Actual).

12. Funciones de base de datos

Las funciones de base de datos operan sobre rangos estructurados como tablas (base de datos, campo, criterios).

Funciones BD que sí existen en LibreOffice Calc: BDCONTARA, BDMAX, BDVAR, BDPROMEDIO, BDSUMA, BDMIN, BDCONTAR, etc.

La función BDRESTA no existe en LibreOffice Calc.

13. Insertar funciones

Para insertar una función de una categoría específica:

• Asistente de funciones: Ctrl+F2 o menú Insertar > Función.

• Ruta para función estadística: Insertar > Función > categoría Estadística.

• La opción "Lista de funciones" (panel lateral) está en el menú Ver.

14. Resumen de categorías de funciones

Del examen: ESNUMERO pertenece a la categoría Información (no Fecha y hora). INDICE pertenece a Hoja de cálculo (no Fecha y hora). RESIDUO pertenece a Matemáticas (no Texto ni Fecha). La función AHORA pertenece a Fecha y hora.

15. Operadores aritméticos

Estos operadores proporcionan resultados numéricos: + Suma (1+1), - Resta (2-1), - Negación (-5), ***** Multiplicación (2*2), / División (9/3), % Porcentaje (15%) y ^ Potencia (3^2). El signo $ no es un operador aritmético: sirve para fijar referencias.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Operadores en LibreOffice Calc» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060199.html).

16. JERARQUIA

Devuelve la jerarquía de un número en una muestra. Sintaxis: JERARQUIA(Valor; Datos [; Tipo]). Tipo = 0 significa descender del último elemento de la matriz al primero (predeterminado), Tipo = 1 significa ascender del primer elemento del intervalo hasta el último. Ejemplo: =JERARQUIA(A10;A1:A50) devuelve la jerarquía del valor en A10 en el intervalo de valores A1:A50.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Funciones estadísticas» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/04060185.html).

No confundir con funciones de nombre parecido: RANGO.PERCENTIL(Datos; Valor [; Significatividad]) devuelve la posición porcentual de un valor en una muestra; ORDENAR ordena el contenido de un intervalo o una matriz (se introduce como fórmula matricial).

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Funciones estadísticas» (https://help.libreoffice.org/7.6/es/text/scalc/01/04060184.html) y «ORDENAR» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_sort.html).

17. PROMEDIO.SI

Devuelve la media aritmética de todas las celdas en un intervalo que satisfaga una condición dada. Sintaxis: PROMEDIO.SI(Intervalo; Criterio [; Intervalo_promedio]). Si se proporciona el Intervalo_promedio, el Intervalo se emplea solo para la prueba de la condición, mientras que Intervalo_promedio se emplea en el cálculo del promedio. Ejemplo: =PROMEDIO.SI(B2:B6;"<35";C2:C6) La función busca qué valores son menores que 35 en el intervalo B2:B6 y calcula el promedio de los valores correspondientes del intervalo C2:C6.

En SUMAR.SI el criterio puede empezar por un comparador (<, <=, =, >, >=, <>). La ayuda precisa: «En el caso de <>, si el valor está vacío, coincide con las celdas no vacías.» Por eso =SUMAR.SI(B1:B100;"<>";C1:C100) suma los valores de C solo en las filas cuya celda de B no está vacía.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «PROMEDIO.SI» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_averageif.html).

SUMAR.SI.CONJUNTO: «Devuelve la suma de los valores de las celdas en un intervalo que cumple múltiples criterios en varios intervalos.» La relación entre los criterios es un Y lógico: solo se suma una celda si se cumplen todos los criterios. Un criterio puede unir un comparador y una referencia con &, como en el ejemplo de la ayuda =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C6;B2:B6;">"&MIN(B2:B6);B2:B6;"<"&MAX(B2:B6)). Disponible desde LibreOffice 4.0 (por tanto, también en la 5.4).

18. VALOR y SUSTITUIR

• VALOR: Convierte la representación de cadena de un número en forma numérica. Sintaxis: VALOR(Texto). Ejemplo: =VALOR("1234") devuelve el valor numérico 1234.

• SUSTITUIR: Reemplaza un fragmento de texto por otro nuevo dentro de una cadena de caracteres. Sintaxis: SUSTITUIR("Texto"; "Texto de búsqueda"; "Nuevo texto" [; Ocurrencia]). Si no se especifica la ocurrencia, el texto de la búsqueda se reemplazará en todas partes. Ejemplo: =SUSTITUIR("123123123";"3";"abc") devuelve 12abc12abc12abc.

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «VALOR» y «SUSTITUIR» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_value.html, https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_substitute.html).

19. ENCONTRAR e IZQUIERDA

• ENCONTRAR: Devuelve la posición de una cadena de texto dentro de otra cadena. Sintaxis: ENCONTRAR("Buscar texto"; "Texto" [; Posición]). La búsqueda distingue entre mayúsculas y minúsculas.

• IZQUIERDA: Devuelve el primer carácter o los primeros caracteres de un texto. Sintaxis: IZQUIERDA("Texto" [; Número]). Ejemplo: =IZQUIERDA("salida";3) devuelve «sal».

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «ENCONTRAR» e «IZQUIERDA» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_find.html, https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_left.html).

Función ESPACIOS. Elimina los espacios de una cadena de caracteres y deja un solo espacio entre palabras. Su sintaxis es ESPACIOS("Texto"), donde Texto es el texto cuyos espacios se han de eliminar. Por ejemplo, ESPACIOS(" hola, mundo ") devuelve «hola, mundo» sin los espacios inicial y final.

Función SUMAR.SI. Comprueba qué valores de un intervalo de celdas cumplen un criterio y devuelve la suma de los valores correspondientes. Su sintaxis es SUMAR.SI(Intervalo; Criterio [; IntervaloSuma]): Intervalo es el intervalo de celdas al que se aplica el criterio y, si se indica IntervaloSuma, se suman las celdas correspondientes de ese segundo intervalo. El criterio puede empezar por un operador de comparación (<, <=, =, >, >=, <>), escrito entre comillas, por ejemplo ">=5". SUMAR.SI solo aplica un criterio; para varios se usa SUMAR.SI.CONJUNTO.

Fuente: Ayuda de LibreOffice (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_trim.html, https://help.libreoffice.org/latest/es/text/scalc/01/func_sumif.html).

Gráficos en LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 con la interfaz en español. Sirve para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor».

1. Introducción a los gráficos en Calc

LibreOffice Calc permite crear representaciones visuales de los datos de la hoja mediante el Asistente de gráficos. Los gráficos se insertan como objetos dentro de la hoja y se pueden editar haciendo doble clic sobre ellos.

2. Insertar un gráfico: ruta y asistente

Para insertar un gráfico en LibreOffice Calc se utiliza la ruta:

Insertar > Gráfico...

Esto abre el Asistente de gráficos, que guía al usuario a través de cuatro pasos para configurar el gráfico.

3. Los cuatro pasos del Asistente de gráficos

El asistente de gráficos presenta los pasos en el panel izquierdo en el siguiente orden:

El título del gráfico se configura en el paso 4: "Elementos del gráfico".

El asistente permite modificar todos estos aspectos:

• El intervalo de datos.

• El tipo de gráfico.

• Las series de datos.

Por tanto, el asistente de gráficos de LibreOffice Calc permite realizar todas las opciones anteriores.

4. Tipos de gráficos disponibles en LibreOffice Calc

LibreOffice Calc incluye los siguientes tipos de gráficos principales:

Del examen:

• "¿Cuál de los siguientes no es un tipo de gráfico de LibreOffice Calc?" → Triángulo.

• "¿Cuál de los siguientes es un tipo de gráfico de LibreOffice Calc?" → Burbuja.

5. Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos son gráficos vinculados a una tabla dinámica (así en la 7.3, la versión que citan las preguntas de examen, y en la 25.8). Sus características son:

• Su intervalo y series de datos provienen de una tabla dinámica (no de una tabla estática ni de fuentes mixtas).

• Se actualizan automáticamente cuando se actualiza la tabla dinámica de origen.

Del examen: "¿De dónde provienen los datos de un gráfico dinámico en LibreOffice Calc 7.3?" → de una tabla dinámica.

6. Barra de fórmulas y gráficos

Cuando se trabaja con gráficos, la barra de fórmulas mantiene su posición habitual: entre las barras de herramientas y la zona de la hoja de cálculo. No existe una barra de fórmulas dentro del editor de gráficos como tal.

Del examen (pregunta relacionada con la interfaz pero colocada en este artículo): "¿Dónde se encuentra, por defecto, la barra de fórmulas?" → Entre las barras de herramientas y la zona de la hoja de cálculo.

7. Insertar formas y diagramas de flujo

Para insertar un diagrama de flujo en LibreOffice Calc la ruta es:

Insertar > Forma > Diagrama de flujo

No se usa "Insertar > Gráfico > Diagrama de Flujo" (los diagramas de flujo son formas, no gráficos de datos).

8. Edición de un gráfico insertado

Para editar un gráfico ya insertado en la hoja:

1. Doble clic sobre el gráfico: entra en modo de edición del gráfico (el área exterior del gráfico se enmarca en gris).

2. En el modo de edición, aparecen menús específicos para gráficos: Insertar, Formato, Ver propios del editor de gráficos.

3. Clic fuera del gráfico: sale del modo de edición y vuelve a la hoja.

Dentro del modo de edición del gráfico se puede:

• Cambiar el tipo de gráfico (clic derecho > Tipo de gráfico).

• Modificar el rango de datos.

• Editar series individuales.

• Insertar o modificar título, leyenda, ejes, cuadrícula.

• Cambiar colores y formatos de las series.

9. Mover y cambiar el tamaño de un gráfico

En modo de selección (un solo clic sobre el gráfico, sin doble clic):

• Se muestran 8 controladores (cuadrados verdes en las esquinas y en los centros de los lados).

• Arrastrar desde el centro del gráfico: moverlo.

• Arrastrar desde los controladores de las esquinas: cambiar el tamaño manteniendo proporciones.

• Arrastrar desde los controladores de los lados: cambiar el tamaño en una sola dimensión.

10. Actualizar un gráfico vinculado a datos

Cuando se modifican los datos de la hoja que un gráfico usa como fuente, el gráfico se actualiza automáticamente siempre que esté vinculado a ese rango. No es necesario ninguna acción adicional para gráficos normales.

Para los gráficos dinámicos (vinculados a tablas dinámicas), es necesario actualizar primero la tabla dinámica: Datos > Tabla dinámica > Actualizar.

11. Eliminar un gráfico

Para eliminar un gráfico insertado en la hoja:

1. Hacer clic una vez sobre el gráfico (modo de selección, no de edición).

2. Pulsar la tecla Supr o Delete.

12. Exportar gráficos

Un gráfico insertado en Calc se puede exportar como imagen (PNG, JPEG, SVG, etc.) haciendo clic derecho sobre él en modo de selección y eligiendo "Exportar como imagen".

13. Tipos de gráficos: descripción detallada

13.1 Gráfico de barras y columnas

• Columnas: barras verticales. Útil para comparar valores entre categorías.

• Barras: barras horizontales. Útil cuando las etiquetas de categoría son largas.

13.2 Gráfico de área

Parecido al gráfico de líneas, pero el área entre la línea y el eje x está rellena de color. Muestra la magnitud del cambio a lo largo del tiempo y también la contribución de cada serie al total.

13.3 Gráfico de línea

Muestra tendencias a lo largo del tiempo o categorías. Cada punto representa un valor; los puntos se unen con líneas.

13.4 Gráfico circular (tarta)

Muestra la proporción de cada categoría respecto al total. El subtipo básico representa una sola columna de datos; el subtipo De anillos puede mostrar varias, cada una como un anillo.

13.5 Gráfico XY (dispersión)

Representa pares de valores (x, y) en un plano de coordenadas. Útil para analizar la correlación entre dos variables numéricas.

13.6 Gráfico de burbuja

Extensión del gráfico de dispersión XY en la que cada punto tiene un tercer atributo: el tamaño de la burbuja. Representa tres dimensiones de datos simultáneamente.

13.7 Gráfico de red (radar)

Muestra múltiples variables en ejes radiales que parten de un punto central. Útil para comparar el perfil de varios elementos en distintas categorías.

13.8 Gráfico de cotización

Diseñado para representar datos bursátiles (valores de apertura, cierre, máximo y mínimo).

13.9 Gráfico de columna y línea

Combina en un mismo gráfico columnas y líneas: unas series se dibujan como columnas y otras como líneas.

Nota: LibreOffice Calc no tiene gráfico de superficie ni de cuadro de caja (diagrama de caja y bigotes); son tipos de otros programas.

14. Tipos que NO existen en LibreOffice Calc

Los siguientes tipos de gráficos no existen en LibreOffice Calc:

• Triángulo

• Estrella

• Rama

• Sección

• Superficie

• Cuadro de caja (diagrama de caja y bigotes)

Ojo: Cilindro, Cono y Pirámide no son tipos de gráfico, pero tampoco han desaparecido: son las formas que pueden tomar las columnas y barras de un gráfico 3D (Caja, Cilindro, Cono y Pirámide).

15. Formato de un gráfico: acceso a opciones

Dentro del modo de edición del gráfico (doble clic), al hacer clic derecho sobre distintos elementos aparecen menús contextuales específicos:

• Clic derecho en el área del gráfico → "Formato del área del gráfico", "Tipo de gráfico"...

• Clic derecho en una barra/línea/sector de una serie → "Formato de serie de datos", "Tipo de gráfico de la serie"...

• Clic derecho en la serie de datos → Insertar línea de tendencia (también Insertar > Línea de tendencia, con el gráfico en modo de edición). La ayuda dice: «Elija Insertar ▸ Línea de tendencia, o bien, pulse con el botón secundario del ratón en la serie de datos para abrir un menú contextual, y seleccione Insertar línea de tendencia.» Entre los tipos de regresión disponibles figura la «Línea de tendencia lineal: regresión con una ecuación de la forma y=a∙x+b».

• Clic derecho en el título → "Formato del título"...

• Clic derecho en el eje → "Formato del eje", "Insertar línea de cuadrícula mayor/menor"...

16. Exportar e imprimir gráficos

Los gráficos se imprimen junto con la hoja de forma predeterminada. Si se desea imprimir solo el gráfico, se hace clic una vez sobre él (modo de selección, sin entrar en modo de edición) y luego Archivo > Imprimir; Calc preguntará si se desea imprimir toda la hoja o solo el objeto seleccionado.

Para exportar un gráfico como imagen independiente:

1. Clic derecho sobre el gráfico en modo de selección.

2. "Exportar como imagen" → elegir formato (PNG, JPEG, SVG, etc.) y ruta de guardado.

17. Vincular un gráfico a datos de otra hoja

Los gráficos pueden referirse a datos de cualquier hoja del mismo libro. Al crear el gráfico, en el paso 2 del asistente ("Rango de datos") se puede especificar un rango que incluya el nombre de la hoja:

Hoja2.$A$1:$B$10

Si los datos de la hoja origen cambian, el gráfico se actualiza automáticamente.

18. Leyenda del gráfico

La leyenda identifica las series de datos mediante colores y etiquetas. Se puede:

• Activar o desactivar en el paso 4 del asistente (Elementos del Gráfico).

• Posicionar en cuatro ubicaciones: derecha, izquierda, arriba, abajo.

19. Cuadrícula del gráfico

Las líneas de cuadrícula facilitan la lectura de los valores. Se pueden añadir o quitar:

• Líneas de cuadrícula mayores (cada marca principal del eje).

• Líneas de cuadrícula menores (entre marcas principales).

Se configuran en el paso 4 del asistente o desde el menú contextual del eje dentro del modo de edición.

Gestión de datos en LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 con la interfaz en español (menús, atajos y nombres de las órdenes tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción). Sirve para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor».

1. Filtros en LibreOffice Calc

Los filtros permiten mostrar únicamente las filas que cumplen determinadas condiciones, ocultando temporalmente el resto. LibreOffice Calc ofrece tres tipos principales de filtros:

1.1 Filtro automático

El filtro automático inserta en una o más columnas de datos un cuadro combinado (desplegable) que permite seleccionar las filas (registros) que se quieren ver. Las filas que no corresponden al criterio seleccionado se ocultan temporalmente.

• Ruta para activarlo: menú Datos > Filtro automático (atajo Ctrl + Mayús + L).

• El filtro automático es el tipo de filtro que "inserta en una o más columnas un cuadro combinado para seleccionar las filas que se quieren ver".

No es "automatizar la generación de filtros para el marcado de filas", ni "examinar filas que no cumplen condiciones de un filtro manual". Tampoco es cierto que no sea posible aplicar filtro automático en una hoja de cálculo.

1.2 Filtro estándar (también llamado filtro simple)

Permite definir condiciones de filtrado más complejas, con varios criterios combinados con operadores Y / O. Se accede desde Datos > Más filtros > Filtro estándar…

1.3 Filtro avanzado

El filtro avanzado permite definir los criterios de filtrado en un rango de celdas aparte (rango de criterios) dentro de la misma hoja o en otra. Es el tipo más potente y flexible.

Del examen: "¿Cuál de los siguientes es un tipo de filtro propio de LibreOffice Calc?" → Filtro avanzado (los otros, "filtro de clave única", "filtro binario" y "filtro combinado" no existen como tipos en Calc).

No existen en Calc: "filtro de clave única", "filtro binario", "filtro combinado".

1.4 Acceso por menú

La pestaña de la cinta donde se encuentran las opciones de filtros es Datos:

• Datos > Filtro automático

• Datos > Más filtros > Filtro estándar…

• Datos > Más filtros > Filtro avanzado…

• Datos > Más filtros > Ocultar filtro automático

2. Subtotales

La opción Datos > Subtotales permite calcular subtotales automáticamente agrupando los registros de la lista por un campo determinado y aplicando una función de agregación (suma, promedio, máximo, etc.) a otro campo.

Procedimiento típico:

1. Ordenar la lista por el campo de agrupación.

2. Ir a Datos > Subtotales.

3. En el cuadro de diálogo, seleccionar:

• Agrupar por: el campo por el que se agrupa (p. ej., "Producto").

• Función: suma, promedio, máximo, etc.

• Columnas a calcular: las columnas donde se calcula el subtotal (p. ej., "kilos").

Del examen: para calcular cuántos kilos se han vendido por tipo de producto, se debe seleccionar "Agrupar por Producto y función suma en kilos".

3. Tablas dinámicas (Tabla Dinámica / Piloto de datos)

La tabla dinámica (llamada "Piloto de datos" en versiones antiguas de OpenOffice) permite resumir, analizar, explorar y presentar grandes volúmenes de datos de forma interactiva.

3.1 Insertar una tabla dinámica

En la versión actual, la tabla dinámica se crea desde dos sitios:

• Insertar > Tabla dinámica…

• Datos > Tabla dinámica > Insertar o editar…

No está en los menús Herramientas ni Hoja, y Calc no tiene un menú «Tabla».

Del examen: "¿En qué pestaña de la cinta de opciones de LibreOffice Calc encontramos la opción 'Tabla dinámica'?" con las opciones Hoja, Tabla, Herramientas y «Ninguna…» → Ninguna de las respuestas anteriores es correcta: está en Insertar y en Datos, y ninguno de los dos aparecía entre las opciones.

3.2 Áreas de la tabla dinámica

El cuadro de diálogo "Tabla dinámica" (editor de diseño) contiene las siguientes áreas donde se arrastran los campos:

El cuadro de diálogo «Tabla dinámica» tiene estas áreas: Campos de página, Campos de columna, Campos de fila y Campos de datos.

Para crear la tabla dinámica en la misma hoja que los datos, en el apartado Origen y destino del diálogo se elige en Destino la opción Selección y se indica la celda superior izquierda de la tabla. La ayuda oficial (en esta parte sin traducir al español) dice: «Selection: selects the top left cell of the created pivot table.»

No existen áreas como "zona de dispersión", "sección", "nivel" o "hoja" en el editor de tablas dinámicas de Calc.

3.3 Actualizar una tabla dinámica

Si se modifican los datos de la hoja de origen de una tabla dinámica, para actualizarla se usa:

Datos > Tabla dinámica > Actualizar (en el mismo submenú está Eliminar).

No está en Insertar > Actualizar ni en otras rutas.

3.4 Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos tienen su intervalo y serie de datos que provienen de una tabla dinámica (no de una tabla estática ni de cualquier fuente indistintamente): es lo que los define, y por eso la respuesta es la misma en la 7.3 —la versión que cita la pregunta de examen— y en la 25.8.

4. Administrador de nombres (rangos con nombre)

El administrador de nombres (Hoja > Intervalos y expresiones con nombre > Gestionar…, atajo Ctrl + F3) permite definir nombres para rangos de celdas y gestionar su ámbito (alcance):

• Alcance del documento (global): el nombre está disponible en cualquier hoja del libro. Se denomina "Documento Global" en el cuadro de diálogo.

• Alcance de hoja: el nombre solo está disponible en la hoja especificada.

Del examen: "Si defines un nombre para un rango desde el administrador de nombres, ¿qué nivel de alcance puedes asignar?" → Documento Global.

Los niveles de alcance no son "un filtro", "dos hojas" ni "una celda".

5. Ordenar datos

Para ordenar los datos de una lista en LibreOffice Calc:

Datos > Ordenar...

El cuadro de diálogo permite ordenar por varias claves (columnas o filas), cada una en orden ascendente o descendente. Para un orden rápido por la columna activa: Datos > Orden ascendente / Orden descendente.

Celdas combinadas: cuando el intervalo tiene celdas combinadas, Calc avisa: «Los intervalos con celdas combinadas solo pueden ordenarse sin el formato.» Y ordenar sin el formato no sirve si la combinación agrupaba filas, porque el valor de una celda combinada está solo en su primera celda: las demás filas quedan vacías en esa columna y se separan de su valor al ordenar.

6. Validación de datos

La validación de datos permite restringir el tipo de valores que se pueden introducir en una celda.

Datos > Validez...

Se puede configurar:

• Tipo de dato permitido (número entero, decimal, fecha, lista desplegable, etc.).

• Rango de valores permitidos.

• Mensaje de entrada (información al usuario).

• Alerta de error cuando se introduce un valor no válido.

7. Consolidar datos

La opción Datos > Consolidar permite combinar datos de varios rangos (de diferentes hojas o libros) en un único rango de destino, aplicando una función de agregación.

8. Escenarios

Los escenarios permiten guardar y comparar diferentes conjuntos de valores de entrada para analizar distintas situaciones.

Herramientas > Escenarios...

Cada escenario almacena un conjunto de valores en celdas designadas; se puede cambiar entre escenarios para ver cómo varían los resultados.

9. Solver (Buscar objetivo y herramienta Solver)

• Herramientas > Búsqueda del valor destino… (en temarios antiguos, «Buscar objetivo»): encuentra el valor de entrada necesario para que una fórmula produzca un resultado específico.

• Herramientas > Solver: resuelve problemas de optimización con restricciones.

10. Importar y exportar datos externos

LibreOffice Calc puede importar datos desde:

• Archivos CSV y de texto.

• Bases de datos mediante ODBC o JDBC.

• Hojas de cálculo en distintos formatos.

La opción de importación de datos se gestiona desde Hoja > Insertar hoja desde archivo o desde el menú Datos.

11. Resumen de rutas clave en Gestión de datos

12. Proteger hojas y libros al compartir datos

Cuando se comparte un libro con datos que no deben modificarse, se pueden proteger:

• Herramientas > Proteger hoja: impide modificar las celdas bloqueadas de la hoja activa. Se puede establecer una contraseña.

• Herramientas > Proteger estructura de libro: impide insertar, eliminar, renombrar, mover o copiar hojas.

13. Ordenar datos: opciones avanzadas

El cuadro de diálogo Datos > Ordenar ofrece:

• Varias claves de ordenación.

• Orden ascendente o descendente para cada clave.

• Opciones avanzadas: distinguir mayúsculas/minúsculas, incluir/excluir la fila de encabezado, orden de columnas o de filas.

14. Agrupar y desagrupar filas o columnas

LibreOffice Calc permite agrupar filas o columnas para poder contraerlas o expandirlas visualmente:

• Seleccionar las filas o columnas a agrupar.

• Datos > Grupo y esquema > Agrupar… (o F12; Ctrl + F12 desagrupa).

Cuando se agrupan, aparece un control "+" o "-" en el margen izquierdo (para filas) o superior (para columnas) que permite mostrar u ocultar el grupo con un clic.

Impresión y configuración de página en LibreOffice Calc

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 con la interfaz en español (menús, diálogos y atajos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción). Sirve para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». ⚠️ Varias órdenes de este tema han cambiado de nombre respecto a los temarios y exámenes antiguos; se dan siempre los dos.

1. Vista previa de impresión

Antes de imprimir es conveniente revisar la vista previa. Se accede desde:

• Archivo > Previsualizar impresión (en temarios antiguos, «Vista previa de impresión»)

• Atajo: Ctrl + Mayús + O

En la vista previa se puede ajustar la escala, los márgenes y el área de impresión de forma visual.

2. Área de impresión

El área de impresión define qué parte de la hoja se enviará a la impresora. Por defecto Calc imprime el rango de celdas que contiene datos; pero se puede definir un área específica.

2.1 Definir el área de impresión

La ruta para definir el área de impresión en LibreOffice Calc es:

Formato > Zonas de impresión > Definir

En la 25.8 en español el submenú se llama «Zonas de impresión»; en versiones y exámenes anteriores, «Intervalos de impresión». Es la misma orden.

Del examen: "¿Dónde se define el área de impresión en una hoja de Calc?" → Formato > Intervalos de Impresión > Definir (hoy, Formato > Zonas de impresión > Definir).

No está en Archivo/Imprimir/Opciones, ni en Archivo/Previsualización de Impresión/Celdas, ni en Editar/Selecciona/Área impresión.

2.2 Gestión de intervalos de impresión

Las opciones del submenú Formato > Zonas de impresión son:

3. Imprimir títulos de fila y columna como encabezado

Para imprimir la primera fila (o cualquier fila) de una tabla como encabezado en todas las páginas impresas:

Formato > Zonas de impresión > Editar…, campo «Filas que repetir» (y «Columnas que repetir» para repetir columnas a la izquierda).

Del examen: "¿Dónde se encuentra la opción para imprimir la primera fila de una tabla como encabezado de todas las páginas?" → Menú Formato > Imprimir Rangos (el antiguo nombre del submenú que hoy se llama «Zonas de impresión»).

4. Configuración de página (márgenes, orientación, encabezados)

4.1 Acceso al cuadro de configuración de página

La configuración de página (márgenes, orientación, tamaño de papel, encabezados y pies de página) se realiza desde:

Formato > Estilo de página… (en temarios y exámenes antiguos, «Formato > Página»)

Del examen: "Los márgenes de las páginas de una hoja de Cálculo se configuran desde el menú:" → Formato > Página (hoy, Formato > Estilo de página…).

No se configuran desde "Editar > Márgenes", "Formato > Márgenes" ni "Archivo > Configurar".

4.2 Pestañas del diálogo «Estilo de página»

5. Saltos de página

5.1 Ctrl + Enter en una celda: es un salto de LÍNEA, NO es un salto de página

Ctrl + Enter, pulsado mientras se edita el contenido de una celda, inserta un salto de línea dentro de esa misma celda (el texto pasa a la línea siguiente sin salir de la celda; hace falta tener activado el ajuste de texto para verlo). NO es un salto de página: LibreOffice Calc no asigna ningún atajo de teclado a la orden de insertar un salto de página real (ver §5.2).

Ctrl + Intro mientras se escribe en una celda inserta un salto de línea manual dentro de la celda: «Para insertar un salto de línea manual en una celda, haga clic en la celda y luego pulse Ctrl + Intro» (ayuda oficial de LibreOffice Calc). Algún examen oficial lo ha llamado «salto de página» añadiendo «mientras escribe en una celda»; el salto de página que afecta a la paginación de impresión no tiene atajo de teclado: se inserta desde el menú Hoja > Insertar salto de página (§5.2).

No es AltGr+Enter ni Mayús+Enter ni Alt+Insert.

5.2 El salto de página REAL (paginación de impresión): menú Hoja, sin atajo

Para insertar un salto de página que afecte a la paginación de IMPRESIÓN (no una línea dentro de una celda), la orden es Hoja > Insertar salto de página, con dos variantes (Salto de fila y Salto de columna):

• Salto de fila: inserta un salto de página horizontal por encima de la celda activa.

• Salto de columna: inserta un salto de página vertical a la izquierda de la celda activa.

Esta orden no tiene ningún atajo de teclado asignado.

5.3 Ver y gestionar saltos de página

Desde el menú Ver > Salto de página (en temarios antiguos, «Vista de salto de página») se puede ver y ajustar manualmente los saltos de página arrastrando las líneas azules.

6. Escala de impresión

En el cuadro Formato > Estilo de página… > pestaña Hoja se puede ajustar la escala de impresión:

• Porcentaje: escala la hoja al porcentaje indicado.

• Número de páginas: ajusta la escala para que la hoja quepa en un número específico de páginas (en anchura x en altura).

7. Encabezados y pies de página

Se configuran desde Formato > Estilo de página… > pestaña Cabecera o pestaña Pie de página (también desde Insertar > Cabeceras y pies…). Permiten incluir:

• Texto fijo.

• Número de página (campo automático).

• Número total de páginas.

• Fecha y hora actuales.

• Nombre del archivo y de la hoja.

8. Cuadrícula y otros elementos en impresión

Desde Formato > Estilo de página… > pestaña Hoja se puede configurar:

• Imprimir o no la cuadrícula (líneas de las celdas).

• Imprimir los encabezados de fila y columna (números y letras).

• Imprimir las notas.

• Orden de páginas: primero hacia abajo o primero hacia la derecha.

9. Referencia completa: rutas de impresión frecuentes en exámenes

10. Otros temas presentes en el artículo 7 (preguntas de repaso general)

Las preguntas asignadas al artículo 7 incluyen varios temas que se trataron en artículos anteriores. Se recogen aquí para facilitar el repaso:

10.1 Error ### (anchura insuficiente)

El error ### significa que la anchura de la celda es demasiado pequeña para mostrar el contenido. No indica error de sintaxis, ni columna demasiado grande, ni altura de fila insuficiente.

10.2 Error código 511

El código de error 511 en LibreOffice Calc significa que la función necesita más variables (argumentos) que las especificadas.

10.3 Error código 513

El código de error 513 significa que la cadena de caracteres es demasiado larga.

10.4 #¡VALOR! por tipos incompatibles

Si se introduce =A1+B2 y B2 contiene texto (por ejemplo, "hola"), el resultado es #¡VALOR! porque los tipos de datos son incompatibles para la operación aritmética.

10.5 Referencias: absolutas, relativas y mixtas

Los tres tipos de referencias en LibreOffice Calc son: absolutas, relativas y mixtas.

• Relativa: D2 (se ajusta al copiar).

• Absoluta: $D$3 (no se ajusta).

• Mixta: D$2 o $D2 (solo se fija la parte marcada con $).

Del examen (aparece repetida varias veces): "Las referencias a las celdas son de 3 tipos" → Absolutas, relativas y mixtas. No son "Textos, fechas y números" ni "Filas, columnas y celdas".

10.6 BUSCARH

BUSCARH se emplea para buscar un valor y devolver una referencia a las celdas situadas por debajo del área seleccionada (busca en la primera fila y devuelve valores de filas inferiores).

10.7 Función VA

La función financiera VA (Valor Actual) calcula el valor efectivo resultante de una inversión fruto de una serie de pagos regulares.

10.8 Función BUSCARV: búsqueda hacia la izquierda

BUSCARV no puede buscar hacia la izquierda. Para ello se utiliza la combinación ÍNDICE + COINCIDIR.

10.9 Tabla dinámica: áreas

El cuadro de diálogo "Tabla dinámica" contiene las áreas: Campos de página, campos de columna, campos de fila, campos de datos.

10.10 Filtro automático

El filtro automático inserta en una o más columnas un cuadro combinado para seleccionar las filas que se quieren ver.

10.11 Tecla Ctrl para celdas dispersas

Para seleccionar varias celdas dispersadas (no contiguas) se debe mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada celda.

10.12 Ctrl+(+) para insertar celdas

Ctrl + tecla de suma (+) sirve para insertar celdas (muestra un cuadro de diálogo para elegir si se desplazan filas, columnas o celdas).

10.13 F7 para ortografía

La tecla F7 abre la revisión ortográfica de la hoja actual en LibreOffice Calc.

10.14 Funciones de texto: CONCATENAR

La función CONCATENAR pertenece a la categoría de funciones de Texto.

10.15 ROMANO(499)

=ROMANO(499) devuelve CDXCIX. La función existe en LibreOffice Calc y acepta valores de 0 a 3999.

10.16 BDRESTA no existe

La función BDRESTA no existe en LibreOffice Calc. Las funciones de base de datos disponibles incluyen BDCONTARA, BDMAX, BDVAR, BDSUMA, BDMIN, etc.

10.17 Referencias: D$2 es mixta

D$2 es una referencia mixta (la fila 2 está fija, la columna D es relativa).

10.18 Función SIFECHA("01/01/2022";"01/01/2023";"y")

=SIFECHA("01/01/2022";"01/01/2023";"y") devuelve 1 (un año completo).

10.19 Gráfico: Elementos del Gráfico para el título

El título del gráfico se elige en el paso "Elementos del Gráfico" del asistente.

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, paneles y atajos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción al español,, y de la ayuda oficial de esa versión). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». Cuando un nombre cambió respecto a versiones anteriores (o a OpenOffice Impress), se dice expresamente.

Elementos de la interfaz de LibreOffice Impress: barra de menús, barras de herramientas, barra lateral, panel de diapositivas, vistas (Normal, Esquema, Notas, Folleto, Clasificador de diapositivas), área de trabajo y barra de estado.

La barra de menús

La barra de menús de Impress tiene diez menús: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Diapositiva, Pase de diapositivas, Herramientas, Ventana y Ayuda. El menú que reúne lo relativo a la proyección se llama Pase de diapositivas (iniciar la presentación, iniciar desde la diapositiva actual, presentación cronometrada, presentación personalizada, configurar presentación); el menú Diapositiva reúne lo relativo a las diapositivas (nueva, duplicar, eliminar, disposición, patrón, mostrar u ocultar, mover).

Las vistas, una a una

Las vistas se eligen en el menú Ver, que en la 25.8 ofrece Normal, Esquema, Notas y Clasificador de diapositivas, y además las vistas de patrón: Patrón de diapositiva, Patrón de notas y Patrón de folleto. Con Ver ▸ Pestañas de vistas aparecen, encima del área de trabajo, las pestañas Normal, Esquema y Notas.

• Normal: la vista en la que se crean y editan las diapositivas.

• Esquema: activa el modo Esquema, que permite reordenar diapositivas y editar sus títulos. En este modo, la barra Esquema reúne las herramientas de edición del texto. Es el modo pensado para estructurar y editar el texto de la presentación.

• Notas: cambia a la vista de notas, en la que se añaden notas a las diapositivas (las notas del presentador). La audiencia no ve las notas durante la presentación.

• Folleto (página de folleto): permite redimensionar varias diapositivas para que quepan en una página impresa; sirve para preparar la presentación para su impresión. En la 25.8 esta vista aparece en el menú Ver como Patrón de folleto. El número de diapositivas por página se cambia en la barra lateral, página Propiedades, panel Disposiciones.

• Clasificador de diapositivas: muestra las diapositivas en miniatura, de modo que se pueden reordenar con facilidad.

Vistas: Normal, Esquema, Notas, Folleto, Clasificador de diapositivas. Ese es el conjunto clásico de vistas de Impress; no existen vistas «Borrador», «Maqueta», «Línea de tiempo» ni «Comentarios» (los comentarios se muestran u ocultan con Ver ▸ Comentarios, pero no son una vista).

El panel de diapositivas y la barra lateral

• El panel de diapositivas (Ver ▸ Panel de diapositivas) muestra las miniaturas de las diapositivas a la izquierda del área de trabajo.

• La barra lateral (Ver ▸ Barra lateral, Ctrl + F5) agrupa los paneles. Cada uno se abre también con su atajo: Propiedades (Alt + 1), Estilos (Alt + 2), Galería (Alt + 3), Navegador (Alt + 4), Formas (Alt + 5), Transición entre diapositivas (Alt + 6), Animación (Alt + 7) y Patrones de diapositivas (Alt + 8). En la página Propiedades está el panel Disposiciones, con los diseños de diapositiva.

La barra Dibujo

La barra Dibujo contiene las herramientas de edición que se usan con más frecuencia: Selección, Línea, Rectángulo, Elipse, Líneas y flechas, Curvas y polígonos, Conectores (un conector es un nexo entre objetos que permanece unido a ellos cuando se desplazan), Formas básicas, Formas de símbolos, Flechas de bloque, Diagrama de flujo, Llamadas, Estrellas y pancartas y Objetos 3D. Sirve, por tanto, para insertar formas, líneas y conectores; las transiciones y animaciones no se aplican desde ella, sino desde la barra lateral. La flecha que hay junto a un icono abre una barra con órdenes adicionales. Con el teclado se llega a ella pulsando F6.

El Navegador

El Navegador permite cambiar de diapositiva rápidamente o desplazarse entre los archivos abiertos; se puede acoplar a un extremo del área de trabajo. Se abre desde Ver ▸ Navegador o, mientras se edita una presentación, con Ctrl + Mayús + F5; también como página de la barra lateral (Alt + 4).

La barra de estado

La barra de estado, en la parte inferior de la ventana, muestra información sobre el documento; se muestra u oculta con Ver ▸ Barra de estado.

Atajos de teclado de edición

⚠️ Atajos propios de la configuración en español. En LibreOffice en español varios atajos de letra no son los de la versión inglesa: Ctrl + G guarda, Ctrl + A abre, Ctrl + E selecciona todo, Ctrl + N pone negrita, Ctrl + K (o Ctrl + I) cursiva, Ctrl + S subrayado, Ctrl + B busca y Ctrl + Alt + K abre el diálogo Hiperenlace. Deshacer y rehacer son Ctrl + Z y Ctrl + Y; Guardar como, Ctrl + Mayús + S.

Fuentes: definición de la interfaz de LibreOffice 25.8 (sd/uiconfig/simpress/menubar/menubar.xml, Accelerators.xcu, ViewTabBarModule.cxx, Sidebar.xcu) con su traducción oficial al español; Ayuda de LibreOffice 25.8, «Atajos de teclado de LibreOffice Impress» (help.libreoffice.org/25.8/es/text/simpress/04/01020000.html).

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, atajos y formatos tomados de la definición oficial de la interfaz y de los filtros de esa versión, con su traducción al español, y de la ayuda oficial de esa versión). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». Cuando un nombre cambió respecto a versiones anteriores, se dice expresamente.

Crear presentaciones desde cero o plantilla. Insertar, duplicar, eliminar, mover y ocultar diapositivas. Diseños predefinidos (layouts). Guardar y abrir presentaciones en distintos formatos (ODP, PPT, PPTX, PDF).

Crear una presentación nueva

Una presentación nueva se crea desde Archivo ▸ Nuevo ▸ Presentación. Ese submenú Nuevo ofrece todos los tipos de documento de LibreOffice (Documento de texto, Hoja de cálculo, Presentación, Dibujo, Fórmula, Base de datos…) y, al final, Plantillas…. Para partir de una plantilla se usa Archivo ▸ Nuevo ▸ Plantillas (o Archivo ▸ Plantillas ▸ Gestionar plantillas, Ctrl + Mayús + N); una plantilla contiene los elementos de diseño del documento (estilos de formato, fondos, gráficos, texto…). Una presentación propia se guarda como plantilla con Archivo ▸ Plantillas ▸ Guardar como plantilla….

Trabajar con las diapositivas: el menú Diapositiva

El menú Diapositiva reúne las operaciones sobre diapositivas:

• Diapositiva nueva (Ctrl + M): inserta una diapositiva después de la actual.

• Duplicar diapositiva: crea una copia de la diapositiva actual.

• Insertar diapositiva desde archivo…: trae diapositivas de otra presentación.

• Disposición: aplica uno de los diseños predefinidos (Diapositiva vacía, Solo título, Diapositiva de título, Título y contenido, Texto centrado, dos y cuatro contenidos, título y texto verticales…).

• Eliminar diapositiva.

• Mostrar diapositiva / Ocultar diapositiva.

• Cambiar nombre de diapositiva….

• Mover: Diapositiva al principio, hacia arriba, hacia abajo y al final.

• Navegar: a la primera, anterior, siguiente o última diapositiva.

En el Clasificador de diapositivas o en el panel de diapositivas también se mueven las diapositivas arrastrándolas, o con el teclado: Alt + Mayús + RePág / AvPág (una posición arriba o abajo) y Alt + Mayús + Inicio / Fin (al principio o al final).

Ocultar una diapositiva

Diapositiva ▸ Ocultar diapositiva oculta la diapositiva seleccionada para que no se muestre durante el pase, sin borrarla de la presentación; Diapositiva ▸ Mostrar diapositiva la vuelve a incluir. También se hace desde el menú contextual del panel de diapositivas (la lista de miniaturas de la izquierda): se pulsa con el botón derecho (secundario) del ratón sobre la diapositiva y se elige Ocultar diapositiva; en ese mismo menú está Mostrar diapositiva. (En versiones anteriores esta orden estaba en el menú Pase de diapositivas como «Mostrar u ocultar diapositiva»; en la 25.8 está en el menú Diapositiva.)

Guardar, guardar como y exportar

• De forma predeterminada, LibreOffice abre y guarda en el formato OpenDocument. Una presentación se guarda como Presentación ODF, con extensión .odp (la plantilla de presentación es .otp).

• Archivo ▸ Guardar (Ctrl + G en la configuración en español) guarda el documento con su nombre y formato actuales.

• Archivo ▸ Guardar como (Ctrl + Mayús + S) guarda el documento en otra ubicación o con otro nombre o tipo de archivo. Para guardar en formato de Microsoft Office se elige ese formato en el cuadro Tipo de archivo.

• Archivo ▸ Guardar una copia… guarda una copia sin cambiar el documento abierto.

• Archivo ▸ Exportar crea una copia en el formato elegido y mantiene abierto el documento con su formato actual (a diferencia de Guardar como).

• La exportación a PDF está en Archivo ▸ Exportar a ▸ Exportar a PDF… (ver el tema de presentación, impresión y exportación).

Compatibilidad con PowerPoint

LibreOffice abre los archivos de Microsoft PowerPoint .ppt, .pps y .pptx en Impress, y puede guardarlos en esos formatos. La compatibilidad no es total: algunas funcionalidades de disposición y atributos de formato de los documentos de Office más complejos reciben un tratamiento diferente o no se admiten, así que los archivos convertidos pueden necesitar reformateado manual. En PowerPoint, la ayuda oficial señala como puntos conflictivos las autoformas, la tabulación, línea y espacio del párrafo, la imagen del fondo maestro, los objetos agrupados y los efectos multimedia. En la 25.8, los filtros de PowerPoint 97-2003 (.ppt), del pase automático (.pps) y de PowerPoint 2007 en adelante (.pptx) son de importación y exportación.

Fuentes: definición de la interfaz de LibreOffice 25.8 (sd/uiconfig/simpress/menubar/menubar.xml, Accelerators.xcu, menú Nuevo de Common.xcu) y configuración de filtros (filter/source/config/fragments: impress8 = .odp predeterminado, impress8_template = .otp, MS_PowerPoint_97 = .ppt, impress_MS_PowerPoint_2007_XML = .pptx), con su traducción oficial al español; Ayuda de LibreOffice 25.8, «Atajos de teclado de LibreOffice Impress».

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, paneles y diálogos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción al español). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». Cuando un nombre cambió respecto a versiones anteriores, se dice expresamente.

Patrón de diapositivas (master slide). Fondos, temas, plantillas. Aplicar estilos y colores. Insertar texto, imágenes, formas, gráficos y tablas en las diapositivas.

Qué es y cómo se cambia el patrón de diapositivas

El patrón de diapositivas (diapositiva maestra, master slide) es el elemento que define el diseño, los formatos y los elementos comunes que se repiten en todas las diapositivas que lo usan. Cada diapositiva tiene exactamente un patrón de diapositiva. El patrón determina el estilo de formato del texto del título y del esquema y el diseño de fondo de todas las diapositivas que lo usan. Se cambia en Diapositiva ▸ Cambiar patrón de diapositiva, con Cargar para elegir una plantilla; marcando Intercambiar página de fondo se aplica a todas las diapositivas, y desmarcándola solo a la actual.

En la 25.8 la orden se llama Diapositiva ▸ Cambiar patrón de diapositivas… y abre el diálogo Patrones de diapositiva disponibles, con el botón Cargar… y las casillas Intercambiar página de fondo y Eliminar fondos no usados.

El resto de órdenes del patrón están también en el menú Diapositiva: Patrón nuevo, Eliminar patrón, Patrón de fondo, Objetos de patrón y Elementos de patrón…. Para editar el patrón se usa Ver ▸ Patrón de diapositiva; lo que se cambie en él (fondo, estilos del título y del esquema, objetos fijos como un logotipo) aparece en todas las diapositivas que lo usan. Los patrones disponibles se ven también en la barra lateral, página Patrones de diapositivas (Alt + 8), con los grupos Utilizados en esta presentación, Utilizados recientemente y Disponibles.

No hay que confundir el patrón con el folleto (la página que reúne varias diapositivas para repartirlas impresas), con el esquema (el texto de la presentación organizado por niveles) ni con las plantillas de impresión.

Fondo de la diapositiva

El fondo de una diapositiva se define en Diapositiva ▸ Propiedades de diapositiva…, pestaña Fondo (el diálogo tiene también las pestañas Página y Transparencia); Diapositiva ▸ Establecer imagen de fondo… pone una imagen como fondo y Guardar imagen de fondo… la guarda como archivo. Si el fondo debe ser el mismo en todas las diapositivas, se pone en el patrón.

Para colocar los objetos siempre en el mismo sitio se usa la retícula, en Ver > Retícula y líneas guía (en versiones anteriores, «Retículas y líneas guía»): Mostrar retícula «Activa o desactiva la retícula.» y Acoplar a retícula «Especifica si el desplazamiento de marcos, elementos de dibujo y controles de formulario se debe efectuar únicamente entre puntos de la retícula.» Mantener presionada la tecla Ctrl al arrastrar cambia el acoplamiento solo para esa acción.

Disposiciones (diseños) de diapositiva

Las disposiciones predefinidas de una diapositiva se eligen en la barra lateral, página Propiedades, panel Disposiciones; también en el menú Diapositiva ▸ Disposición o con el icono Disposición de diapositiva de la barra Presentación.

Ese panel es el que permite seleccionar diferentes diseños para una diapositiva: en LibreOffice se llama Disposiciones (así figura en la 25.8 y figuraba ya en versiones como la 4.4, la 6.4 o la 7.3); las disposiciones son los diseños o layouts de la diapositiva, y en preguntas y manuales también se habla del panel de Diseños. Entre ellas están Diapositiva vacía, Solo título, Diapositiva de título, Título y contenido, Texto centrado, Título y contenido 2, Título y contenido 4, Título y contenido 6 y las de título y texto verticales.

Estilos

Los estilos de presentación y de gráficos se gestionan con F11 (Estilos ▸ Gestionar estilos) o en la página Estilos de la barra lateral (Alt + 2). Modificar el estilo de un patrón cambia el texto de todas las diapositivas que lo usan.

Insertar contenido en las diapositivas

El menú Insertar de la 25.8 contiene, entre otras, estas órdenes:

• Imagen…: abre un diálogo de selección de archivos para insertar una imagen desde archivo en la diapositiva. (En LibreOffice 3.x la orden estaba dentro de un submenú, Insertar ▸ Imagen ▸ desde archivo; en la 4.4 ya era directamente Insertar ▸ Imagen…, como en la 25.8.)

• Audio o vídeo…, Gráfico… y Tabla….

• Multimedia: Galería, Álbum fotográfico, Escanear e Imagen animada…

• Objeto OLE: Objeto de fórmula…, Código de barras y QR… y Objeto OLE…

• Forma: líneas, formas básicas, de símbolos, flechas de bloque, diagrama de flujo, llamadas y estrellas.

• Cuadro de texto (F2), Fontwork…, Hiperenlace…, Carácter especial…, Número de diapositiva, Campo y Cabecera y pie….

Insertar una imagen

Insertar ▸ Imagen abre un diálogo de selección de archivos para insertar una imagen desde archivo en la diapositiva. La casilla Enlazar la inserta como enlace en vez de incrustarla.

La imagen no se inserta desde el menú Ver, ni desde Herramientas, ni desde Formato ▸ Fondo: el fondo de imagen de la diapositiva es otra cosa (Diapositiva ▸ Establecer imagen de fondo…).

Fuentes: definición de la interfaz de LibreOffice 25.8 (sd/uiconfig/simpress/menubar/menubar.xml, Accelerators.xcu, diálogo slidedesigndialog, Sidebar.xcu) con su traducción oficial al español; traducciones de las versiones 4.4, 6.4 y 7.3 para el nombre del panel Disposiciones.

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, paneles y atajos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción al español). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». Cuando un nombre cambió respecto a versiones anteriores, se dice expresamente.

Transiciones entre diapositivas: tipos, velocidad, sonido, automatización. Animaciones de objetos dentro de una diapositiva: entrada, énfasis, salida y trayectorias.

Transición y animación: dos cosas distintas

• La transición de diapositivas es el efecto visual que se reproduce al pasar de una diapositiva a la siguiente durante la presentación. Afecta a la diapositiva entera.

• La animación es el efecto que se aplica a un objeto dentro de una diapositiva (un título, una imagen, una viñeta): el texto y los objetos aparecen, se mueven o desaparecen.

No hay que confundirlas con el patrón de diapositivas, que es el diseño común de las diapositivas, ni con las propias diapositivas (las hojas de la presentación).

Transición de diapositivas

La transición define el efecto especial que se reproduce cuando se muestra una diapositiva durante un pase, es decir, al pasar de una diapositiva a la siguiente. Se configura en la página Transición entre diapositivas de la barra lateral (Ver ▸ Transición entre diapositivas, o Alt + 6), con estas opciones: la transición y su Variante, la Duración, el Sonido (y Repetir hasta el próximo sonido), el Avance de diapositiva (Al pulsar con el ratón o Automáticamente después de un número de segundos) y Aplicar transición a todas las diapositivas. Para aplicar la misma transición a varias diapositivas a la vez, se seleccionan en el Clasificador de diapositivas.

De una transición se pueden modificar la Variante («Seleccione una variación de la transición.», lista disponible solo en algunas transiciones), la Duración («Establece la duración de la transición de diapositiva.»), el Sonido y el Avance de diapositiva («Al pulsar con el ratón» o «Automáticamente después de» unos segundos). No existe un parámetro de color de la transición.

En la 25.8 el panel tiene exactamente estos rótulos:

• Variante: y Duración: de la transición.

• Sonido: Sin sonido, Detener sonido anterior, Otro sonido…, y la casilla Repetir hasta el próximo sonido.

• Grupo Avanzar diapositiva: Al pulsar con el ratón o Después: (un tiempo en segundos, para que el pase avance solo).

• Botón Aplicar transición a todas las diapositivas, casilla Previsualización automática y botón Reproducir (previsualizar efecto).

La página también se abre desde el menú Diapositiva ▸ Transición entre diapositivas.

Animación de objetos

La animación asigna efectos a los objetos seleccionados dentro de una diapositiva (no al cambio de diapositiva). Se gestiona desde la página Animación de la barra lateral (Ver ▸ Animación o Alt + 7). En LibreOffice 5.0 la orden se llamaba Animación personalizada…; desde la 5.4 el panel se llama Animación, aunque en la 25.8 la orden que lo abre con Alt + 7 sigue rotulada Abrir grupo Animación personalizada. Cada efecto pertenece a una categoría:

• Entrada, Énfasis, Salida y Trayectorias (trayectoria de desplazamiento); en la 25.8 hay además Efectos varios.

Y se indica cuándo empieza: Al pulsar, Con anterior o Después de anterior, además de su Duración y Demora.

Cómo se añade una animación en la 25.8: se selecciona el objeto en la diapositiva y se pulsa Añadir en el panel; después se eligen la Categoría: y el Efecto:, y las opciones Inicio: (Al pulsar con el ratón, Con anterior o Después del anterior), Dirección:, Duración: y Demora:. Los efectos de la diapositiva aparecen en la Lista de animaciones, donde se pueden Subir, Bajar o Quitar; Reproducir los previsualiza.

Resumen de dónde está cada cosa

Fuentes: definición de la interfaz de LibreOffice 25.8 (sd/uiconfig/simpress/menubar/menubar.xml, Accelerators.xcu, paneles slidetransitionspanel y customanimationspanel, Sidebar.xcu) con su traducción oficial al español.

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, diálogos y atajos tomados de la definición oficial de la interfaz de esa versión y de su traducción al español). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor».

Insertar audio y vídeo en las diapositivas. Hiperenlaces a otras diapositivas, archivos o páginas web. Botones de acción e interacciones. Inserción de gráficos y objetos OLE.

Audio y vídeo

Insertar ▸ Audio o vídeo… abre un diálogo para elegir un archivo de sonido o de vídeo e insertarlo en la diapositiva actual. El objeto multimedia se reproduce durante el pase y, en la edición, se controla con la barra de herramientas Reproducción multimedia.

Un sonido también puede asociarse a una transición (panel Transición entre diapositivas, lista Sonido:, con Otro sonido… para elegir un archivo y la casilla Repetir hasta el próximo sonido) o a una interacción (acción Reproducir audio, ver abajo).

El submenú Insertar ▸ Multimedia reúne además la Galería, el Álbum fotográfico (inserta varias imágenes en diapositivas, eligiendo la Disposición de diapositiva: con la que se colocan), Escanear e Imagen animada….

Hiperenlaces

Insertar ▸ Hiperenlace… (Ctrl + Alt + K en la configuración en español) abre el diálogo Hiperenlace, con cuatro categorías:

• Internet: un enlace a una página web.

• Correo electrónico: un enlace que abre un mensaje a una dirección de correo.

• Documento: un enlace a otro documento o a un destino dentro del documento (por ejemplo, otra diapositiva).

• Documento nuevo: crea un documento nuevo y lo enlaza.

Un hiperenlace ya insertado se modifica con Editar ▸ Hiperenlace.

Interacciones (botones de acción)

Una interacción define qué ocurre cuando se pulsa un objeto durante el pase. Se asigna seleccionando el objeto y eligiendo Formato ▸ Interacción…. En la lista Acción al pulsar con el ratón: se elige una de estas acciones (rótulos exactos de la 25.8):

Así se construyen botones de acción: una forma o una imagen a la que se le asigna una interacción (por ejemplo, Ir a la página siguiente).

Gráficos y objetos OLE

• Insertar ▸ Gráfico… inserta un gráfico de datos (diagrama) editable en la diapositiva.

• Insertar ▸ Tabla… inserta una tabla.

• El submenú Insertar ▸ Objeto OLE contiene Objeto de fórmula…, Código de barras y QR… y Objeto OLE…. Un objeto OLE es un objeto de otro programa (una hoja de cálculo, un documento de texto…) incrustado en la diapositiva o vinculado a su archivo, que se edita con su propia aplicación.

Fuentes: definición de la interfaz de LibreOffice 25.8 (sd/uiconfig/simpress/menubar/menubar.xml, Accelerators.xcu, diálogo Hiperenlace de cui, cadenas STR_CLICK_ACTION_* de sd) con su traducción oficial al español.

Versión de referencia. Este tema está comprobado sobre LibreOffice 25.8 (menús, diálogos, atajos y formatos tomados de la definición oficial de la interfaz y de los filtros de esa versión, con su traducción al español, y de la ayuda oficial de esa versión). Sirve, por tanto, para los programas que exigen «LibreOffice 25.8.2 o superior» y para los que piden la «versión estable en vigor». Cuando un nombre cambió respecto a versiones anteriores, se dice expresamente.

Ejecutar la presentación: modo presentador, notas del orador, ensayar intervalos. Impresión: diapositivas, folletos, notas, esquema. Exportar a PDF, HTML y formatos de imagen.

Iniciar el pase de diapositivas

• F5: inicia el pase desde el principio, desde la primera diapositiva. La orden se llama Pase de diapositivas ▸ Iniciar presentación (en la versión inglesa, Start from First Slide).

• Mayús + F5: inicia el pase a partir de la diapositiva actual (Pase de diapositivas ▸ Iniciar desde diapositiva actual).

• Durante el pase: barra espaciadora para avanzar a la siguiente diapositiva o efecto; el número de una diapositiva seguido de Intro salta a ella; Esc detiene la presentación.

El menú Pase de diapositivas de la 25.8 contiene: Iniciar presentación, Iniciar desde diapositiva actual, Presentación cronometrada, Presentación personalizada…, Control remoto de Impress y Configurar presentación…. No hay que confundir F5 con F2 (cuadro de texto), F7 (ortografía) ni F12.

Atajos durante el pase

Configurar presentación

Pase de diapositivas ▸ Configurar presentación… abre el diálogo del mismo nombre:

• Intervalo: Todas las páginas, A partir de: una diapositiva concreta, o una Presentación personalizada:.

• Modo de presentación: Pantalla completa, En una ventana o Bucle y repetición tras: una pausa (con la opción Mostrar logo en las pausas).

• La pausa del bucle: la ayuda dice que «Aparece una diapositiva de pausa entre la diapositiva final y la inicial.» Esa diapositiva de pausa es una pantalla en negro con el texto «Pausa...» y una cuenta atrás del tiempo que falta para reiniciar el pase; con Mostrar logotipo se añade el logotipo de LibreOffice («El logotipo no se puede intercambiar.»). «Si especifica cero, el pase se reinicia inmediatamente sin mostrar una diapositiva de pausa.» (Fuente: Ayuda de LibreOffice, https://help.libreoffice.org/latest/es/text/simpress/01/06080000.html y /en-US/; la pantalla en negro y la cuenta atrás, en el código de Impress: https://git.libreoffice.org/core/+/refs/heads/master/sd/source/ui/slideshow/showwin.cxx, ShowWindow::SetPauseMode y DrawPauseScene.)

• Opciones de presentación: Desactivar cambio de diapositiva automático, Cambiar de diapositiva al pulsar en el fondo, Puntero del ratón visible, Puntero del ratón como lápiz, Presentación editable durante ponencia, Mostrar barra de navegación.

• Pantalla de presentación: (en qué monitor se proyecta) y Consola de presentación: A pantalla completa, En ventana o Desactivada.

La consola de presentación

La consola de presentación muestra el pase en una pantalla externa (proyector o televisor) mientras en la pantalla del equipo aparecen los controles: la diapositiva actual, la siguiente, las notas de orador (opcionalmente) y un temporizador. Está pensada para trabajar con dos pantallas conectadas. Se configura en Pase de diapositivas ▸ Configurar presentación. El menú Pase de diapositivas incluye también la Presentación cronometrada, que inicia la presentación con un cronómetro.

Las notas del orador se escriben en la vista Notas (menú Ver); el público no las ve.

Imprimir

En Archivo ▸ Imprimir, la lista Documento permite elegir qué se imprime: diapositivas, Folletos (eligiendo cuántas diapositivas por hoja), Notas.

En la 25.8 esa lista Documento ofrece cuatro opciones: Diapositivas, Folletos, Notas y Esquema. En los folletos se elige el número de diapositivas por página: Según la disposición, 1, 2, 3, 4, 6 o 9. La vista Folleto (Ver ▸ Patrón de folleto) sirve, precisamente, para preparar la presentación para su impresión en folletos. Antes de imprimir se puede usar Archivo ▸ Previsualizar impresión (Ctrl + Mayús + O); imprimir es Ctrl + P.

Cómo se exporta la presentación a PDF

La exportación a PDF está en el menú Archivo: Archivo ▸ Exportar a ▸ Exportar a PDF, que abre un diálogo de opciones (Generales, Vista inicial, Interfaz de usuario, Enlaces, Seguridad y Firmas digitales); en el mismo submenú Archivo ▸ Exportar a está también Exportar directamente a PDF, que exporta el documento entero con la configuración de PDF fijada previamente.

(A veces se la nombra «Exportar como PDF»; en LibreOffice en español la orden se llama Exportar a PDF… —ya en la 4.4— y en la 25.8 está en Archivo ▸ Exportar a. En cualquier caso está en el menú Archivo, no en Pase de diapositivas, Ver ni Insertar.)

Exportar a otros formatos

• Archivo ▸ Exportar… guarda una copia en otro formato. En la 25.8 Impress exporta, entre otros, a HTML y a formatos de imagen como PNG, JPEG, GIF, BMP y SVG.

• Para entregar la presentación en formato de Microsoft PowerPoint se usa Archivo ▸ Guardar como eligiendo .ppt (PowerPoint 97-2003) o .pptx; el formato nativo de Impress es .odp (ni .odt, que es de Writer, ni .pptx, ni .key, que es de Keynote).

Firmar digitalmente la presentación

Vaya a Archivo ▸ Firmas digitales ▸ Firmas digitales: este diálogo agrega y borra firmas digitales del documento. Debe guardar el archivo para que se le pueda aplicar una firma digital.

Al aplicar una firma digital a un documento, se calcula un tipo de suma de comprobación a partir del contenido del documento y la clave personal. Siempre que alguien modifica un elemento del documento, dicho cambio anula la firma digital. Después del cambio, no hay nada que indique que se está viendo el documento original.

Por eso, para poder saber si una presentación se modifica después de haberla trabajado, se firma digitalmente el propio archivo de Impress (no hace falta pasarlo antes a PDF). En la 25.8 el submenú Archivo ▸ Firmas digitales tiene Firmas digitales… y Firmar PDF existente….

Fuente: Ayuda de LibreOffice, «Firmas digitales» (https://help.libreoffice.org/latest/es/text/shared/01/digitalsignatures.html, https://help.libreoffice.org/latest/es/text/shared/guide/digital_signatures.html).

Fuentes del resto del tema: definición de la interfaz de LibreOffice 25.8 (sd/uiconfig/simpress/menubar/menubar.xml, Accelerators.xcu, diálogo presentationdialog, cadenas de impresión de sd) y configuración de filtros (impress_html_Export, impress_png_Export, impress_jpg_Export, impress_gif_Export, impress_bmp_Export, impress_svg_Export, MS_PowerPoint_97), con su traducción oficial al español; Ayuda de LibreOffice 25.8, «Atajos de teclado de LibreOffice Impress».