Tema 14: Los suministros y el almacén

Las existencias o stock son el conjunto de materiales, productos o artículos que un almacén guarda para su posterior uso o consumo.

• Stock máximo: cantidad máxima de existencias que conviene mantener en el almacén.
• Stock mínimo: cantidad mínima por debajo de la cual no deben descender las existencias.
• Stock de seguridad: existencias adicionales que se mantienen como reserva para hacer frente a imprevistos, como retrasos en el suministro o aumentos inesperados de la demanda.
• Punto de pedido: nivel de existencias que, al alcanzarse, obliga a emitir un nuevo pedido de reposición, de modo que la mercancía llegue antes de agotar el stock de seguridad.

Para la salida de existencias del almacén se utilizan distintos criterios:

• FIFO (First In, First Out), también denominado PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir): las primeras existencias en entrar en el almacén son las primeras en salir.
• LIFO (Last In, First Out), también denominado UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir): las últimas existencias en entrar son las primeras en salir.
• FEFO (First Expired, First Out), es decir, "primero en caducar, primero en salir": sale primero el producto cuya fecha de caducidad es más próxima.

Para los productos perecederos o con fecha de caducidad (medicamentos, productos sanitarios, alimentos), el criterio adecuado es el FEFO, con el fin de evitar que los productos caduquen en el almacén.

El inventario es el recuento o la relación detallada y valorada de las existencias que hay en el almacén en un momento determinado.

• Inventario permanente (o contable continuo): las existencias se registran de forma continua, actualizándose con cada entrada y salida, de modo que en todo momento se conoce el stock teórico.
• Inventario periódico (o físico): se realiza un recuento físico de las existencias cada cierto tiempo (por ejemplo, anual).

El índice de rotación de existencias expresa el número de veces que las existencias se renuevan a lo largo de un periodo determinado.

La clasificación ABC (basada en la regla de Pareto) ordena las existencias según su valor o importancia: los artículos del grupo A son pocos pero representan la mayor parte del valor; los del grupo C son muchos pero de escaso valor; los del grupo B tienen una posición intermedia.

La conservación de los productos en el almacén exige controlar las condiciones ambientales: temperatura, humedad, ventilación y protección frente a la luz, conservando los productos en sus envases originales y con su etiquetado.

El control de la caducidad y del lote es esencial: deben retirarse los productos caducados y dispensarse primero los de caducidad más próxima (criterio FEFO).

La cadena de frío es el mantenimiento ininterrumpido de las condiciones de temperatura adecuadas para los productos termolábiles desde su fabricación hasta su uso. Los medicamentos y productos termolábiles que requieren refrigeración se conservan, con carácter general, entre 2 °C y 8 °C; los productos congelados se mantienen a temperaturas iguales o inferiores a -18 °C.

En la gestión del almacén intervienen distintos documentos:

• Hoja de pedido (o nota de pedido): documento por el que se solicita al proveedor el suministro de determinados productos.
• Albarán (o nota de entrega): documento que acompaña a la mercancía y detalla los productos entregados; sirve para comprobar que lo recibido coincide con lo pedido.
• Factura: documento que refleja la operación de compraventa a efectos de cobro y pago, con el importe y los impuestos.
• Ficha de almacén (o ficha de existencias): registro en el que se anotan las entradas, las salidas y las existencias de cada artículo, permitiendo conocer su stock.