EL SISTEMA DE DOCUMENTACION EN EL MUSEO Y LA APLICACION DOMUS
La documentacion museografica es el conjunto de operaciones e informaciones que permiten identificar, controlar, estudiar y difundir los fondos de un museo. Es una funcion basica del museo, junto a la conservacion, la investigacion y la difusion, y constituye la memoria de la coleccion: sin documentacion, un objeto pierde su valor cultural y cientifico.
El numero de inventario es el identificador unico y permanente que se asigna a cada bien al ingresar en la coleccion; lo individualiza, lo vincula a su expediente y permite su localizacion y control. Es la clave que enlaza el objeto fisico con toda su informacion documental.
Dentro del sistema de documentacion se distinguen varias operaciones o niveles:
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Registro: control administrativo y juridico del ingreso y movimiento de los fondos; deja constancia de la entrada, el titulo por el que ingresa y su situacion. Da fe de la pertenencia del bien a la coleccion.
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Inventario: relacion ordenada e identificativa de los fondos con sus datos basicos, que permite conocer y controlar que se posee.
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Catalogacion: estudio cientifico y documental en profundidad de cada bien (descripcion, clasificacion, contexto historico, tecnica, bibliografia, analisis), que genera el conocimiento sobre la pieza.
La normalizacion es esencial para que la informacion sea coherente, comparable e intercambiable. Se aplica en varios niveles: normalizacion terminologica (uso de vocabularios controlados, diccionarios y tesauros), normalizacion estructural (definicion de campos y estructura de los datos) y normalizacion de procedimientos (protocolos comunes de trabajo). Los tesauros son vocabularios controlados y jerarquizados que fijan los terminos admitidos para describir e indexar (materias, objetos, materias, contextos culturales, etc.), evitando ambiguedades y sinonimias y facilitando la recuperacion de la informacion.
DOMUS es el sistema integrado de documentacion y gestion museografica desarrollado por el Ministerio de Cultura (a traves de la Subdireccion General de Museos Estatales y la de tecnologias de la informacion) a finales de los anos noventa. Es integrado porque reune en una unica aplicacion tanto la documentacion de los fondos (registro, inventario, catalogacion) como la gestion museografica: control de movimientos, ubicaciones, entradas y salidas, prestamos, exposiciones, conservacion, restauracion, tareas administrativas y explotacion de datos. Cada pieza se documenta con su numero de inventario y con informacion tecnica, historica, juridica y administrativa. DOMUS se implanta en un amplio y heterogeneo conjunto de museos, publicos y privados, de distintas especialidades.
CER.ES (Colecciones en Red) es la Red Digital de Colecciones de Museos de Espana, creada en 2010. Es un catalogo colectivo en linea que reune y difunde de forma publica, a traves de internet, los bienes culturales digitalizados de los museos e instituciones que integran la Red y utilizan DOMUS. Permite al ciudadano consultar y localizar piezas y sus imagenes procedentes de multiples museos desde un unico punto de acceso, con un buscador (E-DOMUS) que interroga los repositorios de datos e imagenes generados con DOMUS. CER.ES cumple asi la funcion de difusion y acceso publico del conocimiento acumulado en la documentacion museografica.
En conjunto, el sistema de documentacion garantiza el control fisico y juridico de la coleccion, sostiene su estudio cientifico y hace posible su difusion, siendo DOMUS y CER.ES las herramientas que articulan este proceso en el ambito de los museos estatales espanoles.