MODOS DE INGRESO Y MOVIMIENTO DE LOS FONDOS MUSEOGRAFICOS
El ingreso es el acto por el cual un bien pasa a formar parte de los fondos de un museo. Comprende siempre dos dimensiones: el ingreso material (la entrega y recepcion fisica del objeto) y el ingreso juridico o administrativo (la documentacion que acredita el titulo por el que ingresa y su registro). Segun la naturaleza del titulo, las formas de ingreso pueden ser onerosas (mediando contraprestacion economica, como la compra) o gratuitas o a titulo de liberalidad (donacion, legado y herencia).
Principales formas de ingreso:
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Compra: adquisicion onerosa; el museo o la Administracion paga un precio. Es la unica via de ingreso onerosa habitual.
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Donacion: liberalidad entre vivos; el propietario cede gratuitamente el bien.
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Legado y herencia: transmision gratuita por causa de muerte (mortis causa); el legado recae sobre bienes concretos y la herencia sobre la totalidad o una cuota del patrimonio.
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Dacion en pago: entrega de bienes del Patrimonio Historico Espanol para saldar deudas tributarias, prevista en la Ley 16/1985 de Patrimonio Historico Espanol.
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Deposito: el bien ingresa para su custodia y exhibicion pero NO se transfiere la propiedad, que sigue en manos del depositante; es temporal y reversible.
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Recoleccion: recogida directa de ejemplares en el campo, propia de museos de ciencias naturales, etnograficos o antropologicos.
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Excavacion arqueologica y hallazgos: los objetos y restos con valor arqueologico descubiertos son bienes de dominio publico segun la Ley 16/1985.
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Otras vias: transferencia entre instituciones, adjudicacion de bienes decomisados o abandonados, asignacion o adscripcion.
El Real Decreto 620/1987 aprueba el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espanol de Museos. Regula las colecciones estatales y el deposito de fondos, estableciendo un orden de prioridad para los depositos en los museos estatales: primero los bienes de la Administracion del Estado o de sus organismos autonomos; despues los bienes declarados de interes cultural o procedentes de hallazgos arqueologicos que la Administracion deposite; a continuacion los bienes de las comunidades autonomas gestionados por el museo; y por ultimo los bienes de terceros mediante contrato de deposito. Todo deposito debe acomodarse a la especialidad del museo y no comprometer la conservacion de sus fondos, autorizandose por orden ministerial con determinacion de plazo, ubicacion, condiciones de conservacion y seguro.
Todos los fondos que ingresan en un museo dependiente del Ministerio de Cultura se anotan en el Registro correspondiente por orden cronologico de entrada, con sus datos de identificacion y, en su caso, el numero del expediente de deposito. A cada bien se le asigna un numero de inscripcion o inventario que se marca sobre el propio objeto. Existen registros diferenciados para la coleccion estable y para los depositos.
El movimiento de fondos puede ser interno o externo. El movimiento interno es el que se produce dentro del museo (traslados entre sala de exposicion, almacenes, taller de restauracion, laboratorio o sala de estudio). El movimiento externo implica la salida del bien fuera del museo, tipicamente el prestamo temporal para exposiciones. Toda salida de bienes de las colecciones estatales, incluso para participar en exposiciones temporales, requiere autorizacion, quedando constancia documental de la salida y el retorno.
La baja de fondos es excepcional: los bienes del Patrimonio Historico Espanol integrados en el dominio publico son inalienables, imprescriptibles e inembargables, por lo que no pueden venderse ni enajenarse. Las bajas se limitan a supuestos como destruccion, perdida irreparable o error de identificacion, y exigen la tramitacion del oportuno expediente administrativo que deje constancia documentada.