Tema 213 — Reprografía, digitalización y preservación digital

1. Reprografía

1.1 Terminología oficial

Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística de la Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Cultura; 2.ª edición, 1995):

• Micrografía es el término específicamente archivístico para el conjunto de técnicas que producen microformas.

• Las microformas se presentan sobre todo en rollo (microfilm en bobina continua) y en microficha (lámina plana con una matriz de microimágenes); ambas caben en la definición de «microforma».

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, Ministerio de Cultura (cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta).

1.2 El microfilm como medio de preservación

• El Archivo Nacional de Estados Unidos (NARA) sigue microfilmando documentos porque el microfilm es un medio de almacenamiento de imágenes de bajo coste, fiable, a largo plazo y normalizado, con una esperanza de vida de cientos de años. Para verlo basta luz y aumento; en cambio, las imágenes digitales necesitan hardware y software y deben reformatearse periódicamente para evitar la obsolescencia. El mantenimiento del microfilm es barato frente al de las imágenes digitales: solo necesita almacenarse en un lugar fresco y seco.

• LE-500. La norma ISO 18901:2010 (Imaging materials — Processed silver-gelatin-type black-and-white films — Specifications for stability) establece las especificaciones de estabilidad de la película de gelatina de plata (haluro de plata) en blanco y negro; en ella se define la película LE 500 («Life Expectancy 500»), origen de la cifra de los 500 años que se atribuye al microfilm. Se trata de una expectativa de vida en condiciones normalizadas de procesado y almacenamiento.

• La normativa federal de EE. UU. sobre microformas (36 CFR parte 1238) exige para los documentos permanentes película de gelatina de plata sobre base de poliéster conforme a la ISO 18901 para película LE 500, y obliga a guardar las copias que no son de plata separadas de los originales y duplicados de plata.

• Normas relacionadas: ISO 18902 (materiales para álbumes, enmarcado y almacenamiento de materiales de imagen procesados) e ISO 18911 (prácticas de almacenamiento de películas fotográficas de seguridad procesadas).

Fuente: NARA, «Microfilm» (archives.gov/preservation/formats/microfilming.html); 36 CFR Part 1238 (ecfr.gov); catálogo de normas de AENOR (ISO 18901:2010, ISO 18902:2013, ISO 18911:2010).

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2. Digitalización

• El Diccionario de Terminología Archivística (1995) no tiene entrada para «digitalización»: la edición es anterior a la generalización del término en la archivística española.

• El concepto operativo es el de la norma técnica española: digitalizar es convertir un documento en soporte no electrónico en una imagen electrónica por medios fotoeléctricos.

2.1 Marco normativo: el Esquema Nacional de Interoperabilidad

• El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica (BOE núm. 25, de 29 de enero de 2010). Su disposición adicional primera prevé el desarrollo de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), de obligado cumplimiento para las Administraciones públicas.

• El ENI está previsto hoy en el artículo 156 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público: «El Esquema Nacional de Interoperabilidad comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.»

2.2 NTI de Digitalización de Documentos

Aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública (BOE-A-2011-13168, publicada el 30 de julio de 2011), en aplicación de la disposición adicional primera del RD 4/2010.

• Objeto: establecer los requisitos de la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.

• Componentes del documento electrónico digitalizado (apartado III.1):

• a) la imagen electrónica, que representa el aspecto y contenido del documento en el soporte origen;

• b) los metadatos mínimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrónico;

• c) si procede, la firma de la imagen electrónica.

• Formatos (apartado IV.1): las imágenes aplican los formatos de imagen establecidos en la NTI de Catálogo de estándares.

• Resolución mínima (apartado IV.2): «El nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200 píxeles por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.»

• Fidelidad (apartado IV.3): la imagen respetará la geometría del original en tamaños y proporciones y no contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en él.

• La norma distingue imágenes en blanco y negro, color y escala de grises, pero no fija valores de profundidad de bit.

• Proceso (apartado V): digitalización por medio fotoeléctrico; si procede, optimización automática de la imagen (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros…); asignación de metadatos; y, si procede, firma. Además, operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias del sistema.

Fuente: Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE-A-2011-13168).

2.3 NTI de Catálogo de estándares: formatos

Aprobada por Resolución de 3 de octubre de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas (BOE-A-2012-13501). Entre los formatos de fichero de imagen y/o texto admitidos figuran:

• El único formato que el catálogo identifica expresamente como formato para la preservación a largo plazo es PDF/A.

• Desde el punto de vista técnico, TIFF es un formato sin pérdida (no descarta información al comprimir), por lo que se usa como imagen maestra; JPEG es un formato con pérdida, y las compresiones y guardados sucesivos degradan la imagen de forma acumulativa; PDF prioriza conservar la maquetación del documento y es apto para la difusión y la consulta.

Fuente: Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE-A-2012-13501).

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3. Preservación digital

• La preservación digital es el conjunto de actividades y procesos destinados a garantizar el acceso continuado e íntegro a los recursos digitales a lo largo del tiempo, frente al riesgo de pérdida por degradación del soporte o por obsolescencia tecnológica. (El Diccionario de 1995 no recoge el término.)

• Reto central: la obsolescencia tecnológica, en dos planos:

• de soporte o hardware (disquetes, unidades lectoras que dejan de fabricarse);

• de formato de fichero (deja de haber software capaz de interpretar el formato).

3.1 Estrategias de preservación digital

3.2 El modelo OAIS (Open Archival Information System)

• Es el modelo de referencia del CCSDS (Consultative Committee for Space Data Systems) y de la ISO para un sistema de archivo abierto de información: un archivo que ha asumido la responsabilidad de preservar información y hacerla accesible a una comunidad designada. Nació en el ámbito de los datos espaciales y se ha convertido en el modelo de referencia internacional de la preservación digital.

• Equivalencias: CCSDS 650.0-M-2 (junio de 2012), que se corresponde con la ISO 14721:2012; y CCSDS 650.0-M-3 (diciembre de 2024), con la ISO 14721:2025, hoy vigente.

• Seis entidades funcionales:

1. Ingesta (Ingest): acepta los SIP de los productores, controla su calidad, genera el AIP y lo prepara para su almacenamiento y gestión.

2. Almacenamiento de archivo (Archival Storage): almacena, mantiene y recupera los AIP; recibe los AIP de Ingesta, gestiona la jerarquía de almacenamiento, refresca los soportes, realiza comprobaciones de errores, ofrece recuperación ante desastres y entrega los AIP a Acceso.

3. Gestión de datos (Data Management): mantiene la información descriptiva de los fondos y los datos administrativos del archivo.

4. Administración (Administration): gestiona la operación global del sistema (acuerdos de transferencia con los productores, auditoría de envíos, normas y políticas del archivo).

5. Planificación de la preservación (Preservation Planning): vigila el entorno y recomienda planes de preservación (por ejemplo, migraciones) para que la información siga siendo accesible y comprensible a largo plazo aunque el entorno informático original quede obsoleto.

6. Acceso (Access): ayuda a los consumidores a localizar la información y se la entrega.

• Paquetes de información:

• SIP (Submission Information Package, paquete de información de envío): el que el productor entrega al archivo para construir o actualizar uno o varios AIP.

• AIP (Archival Information Package, paquete de información de archivo): el que se preserva dentro del archivo (información de contenido más información de descripción para la preservación).

• DIP (Dissemination Information Package, paquete de información de difusión): el que, derivado de uno o varios AIP, el archivo envía al consumidor en respuesta a una solicitud. Puede diferir del AIP en formato o en alcance.

Fuente: CCSDS 650.0-M-2 (2012) y CCSDS 650.0-M-3 (2024), Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), public.ccsds.org; catálogo de normas de AENOR (ISO 14721).

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4. El documento electrónico y su gestión (marco del ENI)

4.1 NTI de Documento Electrónico

Aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública (BOE-A-2011-13169), en el mismo paquete que la NTI de Digitalización, dictadas entonces en el marco de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

• Componentes del documento electrónico: a) contenido (conjunto de datos o información del documento); b) en su caso, firma electrónica; c) metadatos. Los documentos administrativos electrónicos, y los susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica.

• Metadatos mínimos obligatorios (anexo I): versión de la NTI, identificador (normalizado: ES_<Órgano>_<AAAA>_<ID específico>), órgano (código del Directorio Común), fecha de captura, origen (0 = ciudadano, 1 = Administración), estado de elaboración (original, copia electrónica auténtica con cambio de formato, copia electrónica auténtica de documento papel, copia electrónica parcial auténtica, otros), nombre de formato, tipo documental y tipo de firma; y, cuando procede, valor del CSV, definición de generación del CSV e identificador del documento origen.

• Los metadatos mínimos obligatorios no se modificarán en ninguna fase posterior del procedimiento, salvo para corregir errores u omisiones en el valor inicialmente asignado.

Fuente: Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE-A-2011-13169).

4.2 NTI de Política de gestión de documentos electrónicos

Aprobada por Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas (BOE-A-2012-10048; en vigor desde el 27 de julio de 2012).

• El programa de tratamiento de documentos se aplica de manera continua a todas las etapas del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrónicos, garantizando su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad.

• Nueve procesos de gestión documental: 1) captura; 2) registro; 3) clasificación; 4) descripción; 5) acceso; 6) calificación (incluye la valoración y la determinación de plazos de conservación); 7) conservación (mediante calendarios de conservación); 8) transferencia; 9) destrucción o eliminación.

• Cita como referencia el e-EMGDE (Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semántica, que incluye los metadatos mínimos obligatorios de las NTI de Documento y Expediente electrónico y otros metadatos complementarios.

Fuente: Resolución de 28 de junio de 2012 (BOE-A-2012-10048).

4.3 Otras NTI del desarrollo del RD 4/2010

• NTI de Expediente Electrónico — Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE-A-2011-13170).

• NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos — Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE-A-2011-13172).

• NTI de Catálogo de estándares — Resolución de 3 de octubre de 2012 (BOE-A-2012-13501).

• NTI de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración — Resolución de 27 de octubre de 2016 (BOE-A-2016-10146).

4.4 Obligación legal de conservar el documento electrónico

• Ley 39/2015, art. 17.1: «Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.»

• Ley 39/2015, art. 17.2: los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar su autenticidad, integridad y conservación, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido; se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes.

• Ley 40/2015, art. 46.1: «Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.»

Fuente: Ley 39/2015 (BOE-A-2015-10565) y Ley 40/2015 (BOE-A-2015-10566).