Concepto de Archivística, archivo y documento

1. El archivo

1.1 Definición legal

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español define los archivos en su artículo 59.1:

«Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.»

La definición legal recoge dos acepciones: el archivo como conjunto orgánico de documentos y el archivo como institución cultural. No menciona el archivo como local o edificio.

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos, da en su artículo 2.1 una definición propia, «sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59.1 de la Ley 16/1985»:

«se entiende por archivo:

a) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas

b) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.»

Fuente: Ley 16/1985, art. 59.1; RD 1708/2011, art. 2.1.

1.2 La triple acepción del término «archivo»

La palabra archivo tiene generalmente tres acepciones: como contenido documental, como institución y como continente o lugar de conservación (Fuster Ruiz, 2001).

El Diccionario de Terminología Archivística de la Dirección de Archivos Estatales (1.ª edición, 1993; 2.ª edición revisada, 1995) recoge las tres:

«ARCHIVO: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.»

Es, por tanto, el Diccionario, y no la Ley 16/1985, el que formula expresamente la triple acepción fondo / institución / local. El Diccionario añade que, en función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc.; en función del ámbito de sus fondos, nacionales, generales, regionales, provinciales, de distrito, municipales, etc.; en función de la personalidad jurídica de la institución productora, públicos y privados; y en función del ciclo vital de los documentos, archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.

Francisco Fuster Ruiz (Archivística, archivo, documento de archivo… Necesidad de clarificar los conceptos, BIBLIOS n.º 9, 2001) considera esta definición tripartita «demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística» y propone una definición extensiva que integra todos los elementos del concepto.

Etimología. Según Fuster Ruiz, la primera acepción de la palabra archivo fue la de lugar o depósito de conservación de los documentos: en griego archeion, arca para conservar documentos, de donde deriva en latín la forma definitiva archivum. El sentido de local o depósito es, por tanto, el históricamente más antiguo de los tres.

Elementos del concepto de archivo. Además del conjunto documental y de la institución, Fuster Ruiz considera fundamentales las entidades productoras con su actividad documental y los elementos derivados de la gestión archivística: el elemento estructural (depósito archivístico), los elementos personales de la gestión (archiveros y personal de apoyo), los elementos científicos y técnicos (organización científica, conservación documental) y los elementos utilitarios (servicio documental).

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), voz «Archivo»; F. Fuster Ruiz, BIBLIOS n.º 9, 2001, §3.

1.3 El archivo como institución: ¿cultural o administrativa?

• La Ley 16/1985 (art. 59.1) y el Diccionario de Terminología Archivística califican al archivo como «institución cultural».

• Fuster Ruiz critica esta calificación y defiende el archivo como institución administrativa y no «cultural»: el concepto de archivo «aún se tiñe de un excesivo color cultural», herencia de un sistema decimonónico, que se refleja también en su adscripción al Ministerio de Cultura y no al de Administraciones Públicas.

• Apoya su postura en Robert-Henri Bautier: «Definiremos un depósito de archivo, ante todo, como un establecimiento de carácter científico, encargado de funciones administrativas».

Es un debate doctrinal: la calificación legal vigente es la de institución cultural; la crítica doctrinal de Fuster Ruiz y Bautier subraya su carácter administrativo.

Fuente: Ley 16/1985, art. 59.1; F. Fuster Ruiz, 2001, §3.2.

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2. Documento y documento de archivo

2.1 Documento en sentido amplio

La Ley 16/1985, artículo 49.1:

«Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.»

El Diccionario de Terminología Archivística reproduce esta misma definición en su voz «Documento», remitiendo al art. 49 de la Ley.

En un sentido muy amplio y genérico, Núñez Contreras (citado por Fuster Ruiz) define el documento como «un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo», o como «el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información».

A partir de este concepto amplio se distinguen, según Fuster Ruiz, dos campos:

• los documentos considerados como fuentes narrativas, artísticas, informativas y científicas (el material clásico de bibliotecas, museos y centros de documentación), y

• las fuentes documentales entendidas como testimonio, es decir, los documentos de archivo, generalmente identificados con los documentos administrativos.

Fuente: Ley 16/1985, art. 49.1; Diccionario de Terminología Archivística, voz «Documento»; F. Fuster Ruiz, 2001, §2.

2.2 Documento de archivo: definiciones

• Real Decreto 1708/2011, art. 2.2.b): «Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.»

• Diccionario de Terminología Archivística, 1.ª edición (1993), según la cita literal de Fuster Ruiz: «Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.»

• Diccionario de Terminología Archivística, 2.ª edición (1995), voz «Documento»: «Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.»

• Definición extensiva de Fuster Ruiz (con finalidad didáctica): el documento archivístico es «toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (…), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), (…) de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (…), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, (…) producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión».

Fuente: RD 1708/2011, art. 2.2.b); Diccionario de Terminología Archivística; F. Fuster Ruiz, 2001, §2.1.

2.3 Documento de archivo frente a documento en general

• El documento de archivo es un subconjunto del concepto genérico de documento, identificado generalmente con el documento administrativo y testimonial, frente a los documentos bibliográficos, museísticos o de creación.

• Fuster Ruiz divide el documento de archivo en dos clases:

• de naturaleza exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones;

• de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurídica, pero que son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o fehacientes.

• El documento de archivo solo tiene sentido científico archivístico ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental: «El documento único, aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de este sentido».

Fuente: F. Fuster Ruiz, 2001, §2.

2.4 Caracteres del documento de archivo

Fuster Ruiz analiza los siguientes caracteres:

• Valor testimonial: fehaciente, auténtico, imparcial. Según el Derecho Romano, una de las características del documento de archivo es su condición de fe pública, garantizada por su custodia permanente en los archivos públicos.

• Objetividad, autenticidad, originalidad. La objetividad es la nota fundamental: los documentos de archivo suelen reproducir los hechos tal cual, sin elementos de crítica o valoración. La autenticidad debe ser siempre probada científicamente.

• Unicidad. «El documento de archivo es único e irrepetible, y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida.» Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa; solo en raras ocasiones se realiza por medios impresos, en originales múltiples.

• Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno, con el tiempo adquiere su carácter seriado, como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas: hay «familias de documentos». El documento de archivo no puede estar nunca aislado, fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia.

• Interdependencia o interrelación. Según el italiano Cencetti, un documento «regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía». Es lo que el inglés Jenkinson denomina «interdependencia». Desde el punto de vista archivístico, el carácter más importante del documento de archivo es estar relacionado con los que le anteceden y le siguen, como eslabón de una cadena.

• Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. Los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos. Solo son auténticos documentos de archivo los que emanan de una entidad productora como resultado de su proceso natural.

Fuente: F. Fuster Ruiz, 2001, §2.3 a §2.7.

2.5 Unidad documental, expediente y tipo documental

Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística:

• Unidad documental: «Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.»

• Expediente: «Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.»

• Tipo documental: «Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).»

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), voces «Unidad documental», «Expediente» y «Tipo documental».

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3. La Archivística

3.1 Definición

• Diccionario de Terminología Archivística: «Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos» (1.ª ed., 1993; la 2.ª ed., 1995, dice «de sus fondos documentales»).

• Fuster Ruiz la considera «excesivamente corta» y da una definición extensiva: «Archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos, desde un punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales.»

• Objeto: los archivos, es decir, los conjuntos orgánicos de documentos. Otras ciencias (Diplomática, Paleografía, Sigilografía, Historia…) también se ocupan de los documentos de archivo, pero de forma diversa.

• Diferencia con la Diplomática (Heredia Herrera): «Mientras la Diplomática estudia los documentos individualmente (…), la Archivística considera todos los documentos formando un conjunto estructurado, procedente de una institución.» El Diccionario de Terminología Archivística define la Diplomática como «la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas».

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voces «Archivística» y «Diplomática»; F. Fuster Ruiz, 2001, §4.3 y §4.4.

3.2 Carácter científico

• Existe un debate teórico, en el ámbito mundial, sobre si la Archivística es una ciencia, una disciplina o una técnica. Fuster Ruiz lo considera superado: la Archivística surge como ciencia de los archivos a principios del siglo XIX, ligada al desarrollo teórico del principio de procedencia.

• En España, entre 1828 y 1835, con las obras de Froilán Troche y Zúñiga y Facundo Porras Huidobro, aparece el concepto de la Archivística como ciencia, y ambos autores, sobre todo el primero, realizan la que quizá es la primera elaboración teórica del principio de procedencia.

• A finales del siglo XIX la teoría madura en Francia, Italia, Alemania y Holanda, sobre todo con el Manual de clasificación y descripción de Archivos de los holandeses Muller, Feith y Fruin (1898), donde se sistematizan los fundamentos científicos del concepto de archivo.

Fuente: F. Fuster Ruiz, 2001, §4.1.

3.3 Ciencias y técnicas relacionadas

Fuster Ruiz enumera, dentro del campo de acción de la Archivística, ciencias y técnicas diversas:

• Interpretación documental: Diplomática clásica y contemporánea, Paleografía, Neografía, Cronología, Codicología, Sigilografía, Genealogía, Heráldica, Vexilología, Onomástica, Toponimia, Historia.

• Interpretación jurídica y administrativa: Historia de las instituciones, Derecho Administrativo, Procedimiento administrativo.

• Nuevos soportes documentales: Nuevas Tecnologías.

• Otras para el equipamiento, instalación y mantenimiento de archivos y para la conservación y reproducción documental.

Fuente: F. Fuster Ruiz, 2001, §4.4.

3.4 Principios fundamentales

El Diccionario de Terminología Archivística (2.ª ed., 1995) formula el principio de procedencia y dos principios derivados:

• Principio de procedencia: «Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.»

• Principio de respeto a la estructura: establece que «la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor».

• Principio de respeto al orden original: establece que «no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento».

En la 1.ª edición (1993), según la cita de Fuster Ruiz, los dos principios derivados se referían a la unidad productora: respeto a la estructura, «la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencia de la unidad productora»; respeto al orden original, «no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que ésta sea».

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística, voz «Principio de procedencia»; F. Fuster Ruiz, 2001, §4.4.

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4. Normas de descripción y terminología conexa

4.1 ISAD(G)

La ISAD(G), Norma Internacional General de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (2.ª edición, 2000), define en su glosario:

• Fonds (fondo): «The whole of the records, regardless of form or medium, organically created and/or accumulated and used by a particular person, family, or corporate body in the course of that creator's activities and functions» — la totalidad de los documentos, con independencia de su forma o soporte, creados orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones.

• Item: «The smallest intellectually indivisible archival unit, e.g., a letter, memorandum, report, photograph, sound recording» — la unidad archivística intelectualmente indivisible más pequeña (una carta, un memorando, un informe, una fotografía, una grabación sonora).

• Record: «Recorded information in any form or medium, created or received and maintained, by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs» — información registrada en cualquier forma o soporte, creada o recibida y conservada por una organización o persona en el desarrollo de sus asuntos.

Fuente: ICA, ISAD(G), 2.ª ed., 2000, Glosario.

4.2 Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA)

Las normas españolas de descripción archivística o estándares NEDA, elaborados y mantenidos por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), son las herramientas normativas aplicables en la descripción de documentos de archivo:

• NEDA-MC: Modelo conceptual de descripción archivística. Identifica los elementos a describir en cualquier sistema de descripción (entidades, relaciones y atributos).

• NEDA-Voc: Vocabulario para la descripción archivística. Precisa la terminología empleada en los demás estándares.

• NEDA-Req: Datos básicos para la descripción archivística. Identifica los requisitos mínimos para describir documentos de archivo, agentes y funciones.

• NEDA-Ex1: Documentos de naturaleza musical. Extensión de atributos para documentos de naturaleza musical.

Fuente: Ministerio de Cultura, CNEDA, «Estándares NEDA».

4.3 Fondo, serie y colección documental

Definiciones del Diccionario de Terminología Archivística:

• Fondo: «Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.»

• Serie: «Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.»

• Colección documental: «(1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia. (2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés.»

La colección documental es el concepto opuesto al de fondo: el fondo es orgánico y responde al principio de procedencia; la colección se forma por criterios subjetivos o facticios.

Fuente: Diccionario de Terminología Archivística (Ministerio de Cultura), voces «Fondo», «Serie» y «Colección documental».