Tema 16: Sistemas de organización, ordenación y almacenamiento de colecciones

El Manifiesto IFLA/UNESCO sobre la biblioteca pública ha tenido versiones en 1949, 1972, 1994 y 2022. El Manifiesto de la biblioteca escolar es un documento distinto (UNESCO 1999). Los diez principios del edificio bibliotecario de Faulkner-Brown establecen que debe ser flexible, compacto, accesible, extensible, variado, organizado, confortable, seguro, constante y económico. Las Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas (Ministerio de Cultura, 2002) son un documento español original y fijan que ningún equipamiento independiente debe estar por debajo de 350 metros cuadrados. La accesibilidad de las bibliotecas es obligatoria (Ley 10/2007, art. 14.6; RD 505/2007; Código Técnico de la Edificación DB-SUA). La iluminación de los depósitos no debe superar los 50 lux para el fondo antiguo. Un objetivo del edificio es la flexibilidad, la accesibilidad y la seguridad del fondo y de los usuarios.

Los diez principios de Faulkner-Brown

El arquitecto inglés Harry Faulkner-Brown (Harry Faulkner Brown en muchas fuentes) formuló en los años setenta los conocidos como «diez mandamientos» del diseño de bibliotecas: diez principios básicos sobre las características del espacio destinado a la biblioteca. Según ellos, el edificio debe ser flexible, compacto, accesible, extensible, variado en su oferta de espacios, organizado, confortable, seguro, constante y económico. Dicho de la biblioteca: flexible, compacta, accesible, extensible, variada, organizada, confortable, segura, constante y económica.

• Flexible: su distribución, su estructura y sus servicios deben poder adaptarse con facilidad, lo que supone capacidad para ampliar o transformar los espacios. Esa flexibilidad se apoya en una concepción modular del edificio, de planta abierta.

• Compacto: concentra las circulaciones para facilitar el movimiento de los usuarios, del personal y de los libros. A esta cualidad se la llama compacidad (principio de compactibilidad).

• Accesible: facilidad de movimiento desde el exterior al edificio, y desde la entrada a todos los espacios, con una planta fácil de entender que necesite pocas indicaciones.

• Extensible (extensibilidad): permite crecer en el futuro con las mínimas molestias.

• Variado: ofrece distintos tipos de espacios de lectura y de colocación de los fondos, para que el usuario pueda elegir.

• Organizado, confortable, constante en sus condiciones ambientales (para conservar los fondos), seguro y económico en su construcción y en su mantenimiento.

En 2007 las pautas de la IFLA para edificios bibliotecarios (Pautas IFLA para edificios bibliotecarios) revisaron estos diez mandamientos con las cualidades propuestas por Andrew McDonald, entre ellas que el edificio sea funcional, adaptable, accesible, variado, interactivo, seguro, eficiente y adaptado al medio ambiente.

Lo que fijan las Pautas de 2002

Las Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas (2002) piden que las bibliotecas públicas sean atractivas y se diseñen de modo que faciliten la accesibilidad, la flexibilidad y, en la medida de lo posible, su ampliación. Los edificios deben construirse atendiendo criterios de funcionalidad y sostenibilidad, con colaboración entre arquitectos y bibliotecarios.

• Ubicación: la biblioteca debe estar en una zona bien comunicada y de fácil acceso, con un emplazamiento céntrico en su municipio. El requerimiento básico de su ubicación es, por tanto, la centralidad.

• Superficie: ningún equipamiento bibliotecario independiente debe tener menos de 350 metros cuadrados (350 m2), preferiblemente en un único espacio y en una misma planta.

• Áreas del espacio interior: las Pautas enumeran diez áreas básicas: área general; área de acogida y de promoción; área de información y de referencia; área de música y audiovisual; área de publicaciones periódicas; área infantil; área de administración y servicios; área de fomento y/o espacios polivalentes (exposiciones, formación de usuarios, salas de reuniones…); depósitos; y área de instalaciones y mantenimiento. Los espacios de consulta y lectura se adaptan a las necesidades de los usuarios.

• Iluminación: se recomienda un nivel de 500 lux en toda la biblioteca. Es la iluminación general de los espacios de servicio; no se contradice con el límite de 50 lux citado al principio, que se refiere a los depósitos de fondo antiguo, donde la luz se reduce para conservar los documentos.

• Mobiliario: mostradores de información y atención al ciudadano (los muebles para la comunicación entre usuarios y personal), estanterías de libre acceso, expositores de publicaciones periódicas, mobiliario infantil, sofás y sillones para la lectura informal, puestos para equipos informáticos, carros para trasladar libros, y paneles y expositores.

Normas técnicas

El Informe Técnico ISO/TR 11219:2012 es la guía de ISO sobre edificios bibliotecarios: especifica los datos para la planificación de los edificios para bibliotecas, su equipamiento y sus diferentes áreas funcionales. Sirve para la planificación y construcción de nuevas bibliotecas y, en su anexo A, para la conversión de edificios existentes para uso bibliotecario.

La norma ISO 11799 regula el almacenamiento de documentos de archivos y bibliotecas.

El Código Técnico de la Edificación (2006) es el marco normativo que fija las exigencias básicas de seguridad y habitabilidad que deben cumplir los edificios.

Directrices internacionales y de REBIUN

Las Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas (2001) piden que los edificios de las bibliotecas públicas sean accesibles a todas las personas de la comunidad y lo bastante flexibles como para adaptarse a servicios nuevos. En cuanto a su emplazamiento, deben estar situados cerca de otros lugares de actividades de la comunidad, como tiendas y centros culturales. También piden espacio suficiente para la circulación del público y del personal: entre el 15 % y el 20 % en las zonas públicas y, en la zona reservada al personal, entre el 20 % y el 25 % del espacio.

Las Directrices de la IFLA para materiales audiovisuales y multimedia en bibliotecas y otras instituciones (2004) recuerdan que el uso de materiales audiovisuales en las bibliotecas tiende a ser ruidoso, y que eso debe tomarse en consideración cuando se introduzca este servicio.

Las Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas de REBIUN (1999) recomiendan atenerse al decálogo de Faulkner-Brown y mantener dos parámetros cuantitativos: 1 m2 por usuario y 1 puesto de lectura por cada 5 usuarios. Sobre los locales, indican que la sala de lectura deberá contar con espacio tanto para puestos de lectura como para estanterías de libre acceso, y que en los depósitos deben cuidarse muy especialmente las normas de carga, porque en ellos se colocan con frecuencia compactus. Por eso la resistencia de la estructura importa especialmente en los espacios destinados al almacenamiento de las colecciones. Para el fondo histórico, REBIUN pide que las estanterías sean metálicas, de baldas regulables, de bordes que no dañen las encuadernaciones y con sujetalibros que mantengan los libros verticales.

Mobiliario y almacenaje

Un carrel es un puesto de trabajo individual en la biblioteca. Un compacto es un sistema de almacenaje que optimiza la utilización del espacio: cada módulo es una estantería móvil sobre raíles, y los módulos se juntan y solo se abren por el pasillo que se necesita, de modo que permiten aprovechar mejor el espacio del depósito. «Compactus» es una marca de estantería móvil que ha dado nombre al sistema. Cuando en un depósito se busca el máximo aprovechamiento del espacio se eligen estanterías de tipo Compactus, porque el almacenaje en compactus permite aprovechar mejor el espacio.

La circulación de los usuarios no debe interferir con la del personal ni con la de los documentos, y la distribución de las circulaciones es el elemento clave para el buen funcionamiento de la biblioteca.

La biblioteca como lugar

El modelo de los cuatro espacios, que la Agencia Danesa de Cultura adoptó en su Programa Modelo para las bibliotecas públicas, distingue cuatro espacios: espacio para la inspiración; espacio de aprendizaje y descubrimiento; espacio de reunión y encuentro; y espacios de creatividad y creación.

La IFLA reconoce con el IFLA Green Library Award a las bibliotecas cuyo edificio y equipamiento son más sostenibles.

La conservación preventiva es la actuación indirecta sobre el entorno y la manipulación del documento para evitar el daño antes de que se produzca; la restauración es la intervención directa sobre el documento ya deteriorado. La luz ultravioleta es uno de los agentes más dañinos, con un efecto acumulativo e irreversible. Los hongos son los principales agentes de deterioro microbiológico y se disparan con humedad relativa superior al 65-70 por ciento. El papel ácido, fabricado con pasta de madera con lignina, se vuelve amarillento y quebradizo; el papel permanente cumple la norma ISO 9706. La norma ISO 11799 fija los requisitos de almacenamiento de materiales de archivo y biblioteca. El PVC está desaconsejado como material de guarda porque emite gases ácidos, frente a materiales inertes como el poliéster. La desacidificación neutraliza la acidez y deja una reserva alcalina, frenando la hidrólisis, pero no revierte el daño mecánico ya producido: es una estabilización, no una restauración. Como regla, un aumento de temperatura acelera la degradación del papel, por lo que deben evitarse las oscilaciones bruscas de temperatura y humedad.

La ordenación de los fondos consiste en disponer físicamente los documentos en las estanterías siguiendo un criterio que permita localizarlos con rapidez. Existen dos grandes sistemas.

Ordenación sistemática. Los documentos se colocan agrupados por materias, siguiendo un sistema de clasificación, normalmente la Clasificación Decimal Universal (CDU). Reúne en un mismo lugar las obras de contenido afín, de modo que el usuario que busca sobre un tema encuentra próximas otras obras relacionadas. Es el sistema propio del libre acceso, porque favorece la exploración directa de las estanterías (browsing). Su inconveniente es que desaprovecha espacio: hay que dejar huecos para las nuevas incorporaciones dentro de cada materia, y los reajustes obligan a mover fondos.

Ordenación por número currens (numerus currens). Los documentos se colocan por su orden de entrada o registro: a cada obra se le asigna el número correlativo siguiente al último empleado, con independencia de su materia o formato. Aprovecha al máximo el espacio (el fondo crece linealmente sin dejar huecos) y es rápida de gestionar, pero dispersa las obras de una misma materia y obliga a consultar el catálogo para localizar cualquier documento. Por eso es el sistema típico de los depósitos cerrados, donde solo accede el personal.

La signatura topográfica es el código que fija la posición exacta del documento en la estantería y sirve de enlace entre el catálogo y el depósito. En ordenación sistemática suele componerse de: el indicativo de la CDU (materia), la notación de autor o notación Cutter (letras y cifras derivadas del apellido del autor o del título) y, cuando procede, otros elementos como el número de volumen o de ejemplar. Se reproduce en el tejuelo del documento y en el registro catalográfico.

Libre acceso frente a depósito cerrado. En libre acceso el usuario circula entre las estanterías y toma los documentos directamente, lo que exige ordenación sistemática, buena señalización y mantenimiento constante del orden. En depósito cerrado los fondos están reservados al personal, que los sirve por petición; permite ordenación por número currens y un aprovechamiento óptimo del espacio.

Gestión de los depósitos. El depósito puede ser de estantería fija (pasillos permanentes) o compacta/móvil (estanterías sobre raíles que se desplazan y solo abren un pasillo cada vez, con lo que duplican la capacidad de almacenamiento). Deben controlarse las condiciones ambientales: temperatura estable en torno a 16-21 °C y humedad relativa del 40-60%, evitando fluctuaciones bruscas, además de iluminación controlada y limpieza. Otros recursos son los depósitos de gran altura y los depósitos remotos o externos, destinados a fondos de baja consulta. La señalización de módulos, estanterías y baldas y un buen aprovechamiento del espacio son esenciales.

Preparación física. Antes de colocar el documento se realiza su preparación: sellado, registro, tejuelado y, en su caso, magnetización o etiqueta de radiofrecuencia. El tejuelo es la etiqueta que se adhiere en el lomo (o en la parte inferior) y reproduce la signatura topográfica; es la marca visible que permite ordenar y localizar la obra en la balda.

Los recuentos (inventarios) consisten en comprobar físicamente que los fondos existentes coinciden con los registrados en el catálogo. Su finalidad es detectar pérdidas, hurtos, documentos deteriorados y errores de colocación, así como conocer el estado real de la colección. Se realizan periódicamente y suelen aprovecharse para tareas de expurgo (retirada de fondos obsoletos o deteriorados). Un recuento puede hacerse contra el catálogo (comprobar que cada registro tiene su ejemplar) o desde la estantería.

Colocación y mantenimiento del orden. La colocación devuelve a su sitio los documentos devueltos o consultados. El mantenimiento del orden incluye la reordenación periódica de las baldas y la revisión de estanterías (reading shelves): recorrer las baldas comprobando que cada documento está en su posición correcta según la signatura y corrigiendo los que están mal colocados.