Aplicación práctica de la atención e información a los investigadores y usuarios del archivo.
SALA DE CONSULTA/INVESTIGACIÓN: la consulta de los documentos históricos se realiza en la sala bajo sus normas; el acceso de investigadores a los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura se documenta mediante un expediente de investigador único (la antigua tarjeta nacional de investigador, RD 1969/1999, quedó DEROGADA por el RD 1266/2006); se acredita con documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte).
ACCESO Y SUS LÍMITES: el marco es la Constitución (art. 105.b, acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos), la Ley 19/2013 de transparencia (derecho de acceso y sus límites, con remisión —art. 15.3— a la normativa de archivos) y la Ley 16/1985 (art. 57: los documentos con datos personales que afecten a la seguridad, honor o intimidad no se consultan sin consentimiento hasta 25 años después del fallecimiento del afectado o, si se desconoce, 50 años desde la fecha del documento). El RD 1708/2011 (arts. 23-32) regula el acceso en el Sistema de Archivos de la AGE. Se protegen los datos personales (LOPDGDD/RGPD).
SERVICIO DE INFORMACIÓN Y REFERENCIA: orientar al usuario hacia los fondos mediante los instrumentos de descripción (guía = visión general; inventario = series; catálogo = piezas; índice = términos); el Portal de Archivos Españoles (PARES) permite la consulta y descarga en línea de los fondos de los Archivos Estatales. El Servicio de Reproducción de Documentos (SRD) atiende las solicitudes de reproducción; se expiden certificaciones y copias.