Funcionalidades principales de Microsoft Word 365

Microsoft Word 365 es el procesador de textos de referencia en el ámbito administrativo español y uno de los programas más evaluados en las oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado. Su dominio es imprescindible para superar las pruebas prácticas y teóricas de estos procesos selectivos.

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1. La interfaz de Word 365: elementos principales

La interfaz de Word 365 sigue el modelo Fluent Design introducido con Office 2007 y perfeccionado en versiones posteriores. Sus elementos principales son:

1.1. Barra de título

Situada en la parte superior de la ventana, muestra el nombre del documento activo y el nombre de la aplicación ("Word"). En documentos guardados en OneDrive o SharePoint, también aparece el icono de sincronización y el estado de autoguardado. En el extremo derecho se encuentran los botones clásicos de ventana: Minimizar, Restaurar/Maximizar y Cerrar.

1.2. Barra de herramientas de acceso rápido (QAT)

La Barra de herramientas de acceso rápido (Quick Access Toolbar, QAT) se sitúa por defecto a la izquierda de la barra de título, aunque puede reubicarse debajo del Ribbon. Contiene comandos de uso frecuente que el usuario puede personalizar. Los botones predeterminados son:

• Guardar (Ctrl+G)
• Deshacer (Ctrl+Z)
• Rehacer (Ctrl+Y)

Para añadir o eliminar comandos, se hace clic en la flecha desplegable situada al final de la barra y se elige "Más comandos" para acceder a todas las opciones disponibles. También se puede hacer clic derecho sobre cualquier comando del Ribbon y seleccionar "Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido".

1.3. La cinta de opciones (Ribbon)

La cinta de opciones o Ribbon es el elemento central de la interfaz de Office. Se organiza en pestañas (fichas), cada una de las cuales agrupa comandos relacionados en grupos. Las pestañas principales de Word 365 son:

1. Archivo (da acceso a la Vista Backstage)
2. Inicio
3. Insertar
4. Diseño
5. Disposición (antes llamada "Diseño de página" en versiones anteriores)
6. Referencias
7. Correspondencia
8. Revisar
9. Vista
10. Ayuda

Adicionalmente aparecen pestañas contextuales (también llamadas "fichas de herramientas") que solo son visibles cuando se selecciona un objeto concreto, como una imagen, una tabla o un gráfico. Por ejemplo: "Herramientas de tabla", "Herramientas de imagen", "Herramientas de dibujo".

Minimizar y mostrar el Ribbon: Se puede ocultar temporalmente la cinta haciendo doble clic en una pestaña activa, pulsando Ctrl+F1 o usando el botón "Contraer la cinta de opciones" (el icono ^ situado en el extremo inferior derecho del Ribbon). Para fijarla de nuevo se despliega y se hace clic en "Anclar la cinta de opciones".

1.4. Barra de estado

La barra de estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de Word y ofrece información sobre el documento activo. Sus elementos más relevantes para las oposiciones son:

Se puede personalizar haciendo clic derecho sobre ella y activando o desactivando elementos.

1.5. El panel de navegación

El panel de navegación se activa desde Vista > Mostrar > Panel de navegación o con el atajo Ctrl+F (que abre la búsqueda dentro del panel). Tiene tres pestañas:

• Títulos: muestra el esquema del documento basado en los estilos de título (Título 1, Título 2, etc.), lo que permite saltar entre secciones con un clic.
• Páginas: muestra miniaturas de todas las páginas para una navegación visual rápida.
• Resultados: muestra los resultados de la búsqueda de texto dentro del documento.

1.6. La regla

Word 365 dispone de una regla horizontal (visible en la parte superior del área de edición) y una regla vertical (visible en el margen izquierdo en la vista Diseño de impresión). Se activan y desactivan desde Vista > Mostrar > Regla.

La regla horizontal permite:

• Establecer y modificar sangrías (primera línea, francesa, izquierda, derecha)
• Ajustar tabulaciones arrastrando los marcadores
• Modificar los márgenes de la página

1.7. Control de zoom

El nivel de zoom se puede ajustar de varias formas:

• Con el control deslizante de la barra de estado
• Con los botones + y - situados junto al control deslizante
• Desde Vista > Zoom (abre un cuadro de diálogo con opciones precisas)
• Manteniendo presionada la tecla Ctrl y girando la rueda del ratón

Los niveles habituales son 75 %, 100 %, 125 %, 150 %, 200 %. También se puede usar "Ancho de página" y "Toda la página".

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2. Pestañas del Ribbon: contenido detallado

2.1. Pestaña Inicio

Es la pestaña que aparece seleccionada por defecto al abrir Word. Contiene los comandos de edición y formato más habituales, agrupados en:

Grupo Portapapeles:

• Pegar (Ctrl+V) — con opciones de pegado especial
• Cortar (Ctrl+X)
• Copiar (Ctrl+C)
• Copiar formato (Alt+Ctrl+C para copiar, Alt+Ctrl+V para pegar formato)

Grupo Fuente:

• Tipo de fuente (nombre de la letra)
• Tamaño de fuente (en puntos)
• Aumentar/Disminuir tamaño de fuente
• Borrar formato
• Negrita (Ctrl+N)
• Cursiva (Ctrl+K)
• Subrayado (Ctrl+S) — con opciones de estilo de línea
• Tachado
• Subíndice (Ctrl+=)
• Superíndice (Ctrl+Mayús+=)
• Efectos de texto y tipografía
• Color de resaltado del texto
• Color de fuente

Grupo Párrafo:

• Viñetas, numeración y lista multinivel
• Aumentar/Disminuir sangría
• Ordenar
• Mostrar todo (marcas de formato) — Ctrl+*
• Alineación: izquierda (Ctrl+Q), centrada (Ctrl+T), derecha (Ctrl+D), justificada (Ctrl+J)
• Interlineado y espacio entre párrafos
• Sombreado de párrafo
• Bordes de párrafo

Grupo Estilos:

• Galería de estilos rápidos (Normal, Sin espaciado, Título 1, Título 2, etc.)
• Botón "Más" para desplegar la galería completa
• Crear un estilo
• Administrar estilos

Grupo Edición:

• Buscar (Ctrl+B) — abre el panel de navegación
• Buscar y reemplazar (Ctrl+L)
• Seleccionar — seleccionar todo, seleccionar objetos, seleccionar texto con formato similar

2.2. Pestaña Insertar

Permite añadir al documento elementos distintos al texto puro.

Grupo Páginas:

• Portada — inserta una portada prediseñada
• Página en blanco
• Salto de página (Ctrl+Intro)

Grupo Tablas:

• Tabla — insertar cuadrícula, dibujar tabla, insertar hoja de cálculo de Excel, tablas rápidas

Grupo Ilustraciones:

• Imágenes (desde archivo, desde stock o desde en línea)
• Formas
• Iconos
• Modelos 3D
• SmartArt
• Gráfico
• Captura de pantalla

Grupo Complementos:

• Obtener complementos, Mis complementos

Grupo Multimedia:

• Vídeo en línea

Grupo Vínculos:

• Vínculo (hipervínculo) — Ctrl+Alt+H
• Marcador
• Referencia cruzada

Grupo Comentarios:

• Nuevo comentario

Grupo Encabezado y pie de página:

• Encabezado — Editar encabezado
• Pie de página
• Número de página (principio de página, final, márgenes, posición actual)

Grupo Texto:

• Cuadro de texto
• Elementos rápidos (texto automático, propiedad del documento, campo)
• WordArt
• Letra capital
• Línea de firma
• Fecha y hora
• Objeto

Grupo Símbolos:

• Ecuación (Alt+=)
• Símbolo

2.3. Pestaña Diseño

Controla el aspecto general y el tema del documento.

Grupo Formato del documento:

• Temas: conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos
• Colores del tema
• Fuentes del tema
• Efectos del tema
• Establecer como predeterminado

Grupo Fondo de página:

• Marca de agua
• Color de página
• Bordes de página

2.4. Pestaña Disposición

Anteriormente llamada "Diseño de página" en Word 2010-2016. Controla la disposición del texto y los elementos en la página.

Grupo Configurar página:

• Márgenes (Normal: 2,54 cm todos; Estrecho: 1,27 cm; Moderado; Ancho; Reflejado)
• Orientación (Vertical / Horizontal)
• Tamaño (A4: 21 x 29,7 cm; Carta: 21,59 x 27,94 cm; etc.)
• Columnas
• Saltos (de página, de columna, de sección: continuo, página par, página impar)
• Números de línea
• Guiones

Grupo Párrafo:

• Sangría izquierda y derecha (en cm)
• Espacio antes y después del párrafo (en puntos)

Grupo Organizar:

• Posición del objeto en la página
• Ajuste del texto alrededor de objetos flotantes
• Traer al frente / Enviar al fondo
• Panel de selección
• Alinear, agrupar, girar

2.5. Pestaña Referencias

Gestiona los elementos académicos y de referencia del documento.

Grupo Tabla de contenido:

• Tabla de contenido (automática o manual)
• Agregar texto (asignar nivel de título)
• Actualizar tabla

Grupo Notas al pie:

• Insertar nota al pie (Alt+Ctrl+F)
• Insertar nota al final (Alt+Ctrl+D)
• Siguiente nota al pie
• Mostrar notas

Grupo Citas y bibliografía:

• Insertar cita
• Administrar fuentes
• Estilo de bibliografía (APA, Chicago, MLA, etc.)
• Bibliografía

Grupo Títulos:

• Insertar título (para figuras, tablas, ecuaciones)
• Insertar tabla de ilustraciones
• Actualizar tabla

Grupo Índice:

• Marcar entrada (Alt+Mayús+X)
• Insertar índice
• Actualizar índice

Grupo Tabla de autoridades:

• Marcar cita, insertar tabla de autoridades

2.6. Pestaña Correspondencia

Permite crear cartas y documentos en serie (combinación de correspondencia).

Grupo Crear:

• Sobres
• Etiquetas

Grupo Iniciar combinación de correspondencia:

• Iniciar combinación de correspondencia (cartas, mensajes de correo, sobres, etiquetas, directorio, documento normal)
• Seleccionar destinatarios (lista existente, contactos de Outlook, escribir nueva lista)
• Editar lista de destinatarios

Grupo Escribir e insertar campos:

• Resaltar campos de combinación
• Bloque de direcciones
• Línea de saludo
• Insertar campo de combinación
• Reglas
• Asignar campos
• Actualizar etiquetas

Grupo Vista previa de resultados:

• Vista previa de resultados
• Registro anterior/siguiente
• Buscar destinatario
• Comprobar errores

Grupo Finalizar:

• Finalizar y combinar: editar documentos individuales, imprimir documentos, enviar mensajes de correo

2.7. Pestaña Revisar

Agrupa las herramientas de corrección, comentarios y colaboración.

Grupo Corrección:

• Ortografía y gramática (F7)
• Editor (comprueba ortografía, gramática y claridad)
• Sinónimos (Mayús+F7)
• Recuento de palabras

Grupo Accesibilidad:

• Comprobar accesibilidad

Grupo Idioma:

• Traducir (documento, selección, mini traductor)
• Idioma (establecer idioma de corrección, preferencias de idioma)

Grupo Comentarios:

• Nuevo comentario
• Eliminar, anterior, siguiente
• Mostrar comentarios

Grupo Seguimiento:

• Control de cambios (Ctrl+Mayús+E) — activa/desactiva el seguimiento
• Mostrar para revisión (Original / Original con revisiones / Todas las revisiones / Sin revisiones)
• Mostrar revisiones
• Panel de revisiones

Grupo Cambios:

• Aceptar (el cambio actual o todos)
• Rechazar
• Anterior / Siguiente cambio

Grupo Comparar:

• Comparar (dos versiones de un documento)
• Combinar (revisiones de varios autores)

Grupo Proteger:

• Bloquear autores
• Restringir edición — impide modificaciones no autorizadas

2.8. Pestaña Vista

Controla cómo se muestra el documento en pantalla.

Grupo Vistas:

• Diseño de impresión — vista predeterminada, muestra el documento tal como se imprimirá
• Modo de lectura (antes llamado "Lectura de pantalla completa") — optimizado para leer
• Diseño web — muestra el documento como una página web
• Esquema — permite trabajar con la estructura jerárquica del documento
• Borrador — vista simplificada para redacción rápida, sin márgenes ni encabezados visibles

Grupo Inmersivo:

• Lector inmersivo

Grupo Mostrar:

• Regla
• Líneas de cuadrícula
• Panel de navegación

Grupo Zoom:

• Zoom (abre cuadro de diálogo)
• 100 %
• Una página / Varias páginas / Ancho de página

Grupo Ventana:

• Nueva ventana (abre el mismo documento en otra ventana)
• Organizar todo
• Dividir (divide la ventana en dos paneles para ver distintas partes del documento simultáneamente)
• Ver en paralelo
• Desplazamiento sincrónico
• Restablecer posición de ventana
• Cambiar ventanas

Grupo Macros:

• Ver macros (Alt+F8)
• Grabar macro
• Pausar grabación

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3. Gestión de documentos

3.1. Crear un nuevo documento

• Ctrl+U o desde Archivo > Nuevo
• Al pulsar Ctrl+U o hacer clic en "Nuevo", aparece la pantalla de inicio con opciones de plantillas y el documento en blanco
• Un documento en blanco nuevo utiliza por defecto la plantilla Normal.dotm

3.2. Abrir un documento existente

• Ctrl+A o desde Archivo > Abrir
• Permite buscar en el equipo, en OneDrive, en SharePoint o en ubicaciones recientes
• La lista de documentos recientes guarda los últimos documentos abiertos (por defecto, 25; configurable en Opciones de Word)
• Se puede anclar un documento a la lista de recientes haciendo clic en el icono de chincheta para que no desaparezca

3.3. Guardar un documento

• Ctrl+G — guarda el documento con el nombre y formato actuales
• Si el documento es nuevo (no se ha guardado nunca), Ctrl+G abre el cuadro de diálogo "Guardar como"
• F12 o Archivo > Guardar como — permite cambiar nombre, ubicación y formato en cualquier momento
• Al guardar, Word puede guardar en el equipo o directamente en OneDrive si el usuario tiene sesión iniciada con cuenta Microsoft

3.4. Autoguardado

El autoguardado (AutoSave) es una función de Word 365 que guarda automáticamente los cambios cada pocos segundos cuando el documento está almacenado en OneDrive o SharePoint Online. El interruptor de autoguardado aparece en la esquina superior izquierda de la ventana.

Características del autoguardado:

• Solo funciona con documentos en la nube (OneDrive / SharePoint)
• Cuando está activo, el historial de versiones se actualiza continuamente
• Permite recuperar versiones anteriores desde Archivo > Información > Historial de versiones
• El Autorecuperación (configurable en Opciones > Guardar) guarda copias temporales para recuperar documentos en caso de fallo del sistema

3.5. Cerrar un documento

• Ctrl+F4 — cierra el documento activo (pero no cierra Word)
• Si hay cambios sin guardar, Word pregunta si desea guardarlos

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4. Formatos de archivo en Word 365

El formato de archivo determina cómo se almacena el contenido del documento. Word 365 puede abrir y guardar en múltiples formatos. Los más relevantes para las oposiciones son:

Nota importante para oposiciones: El formato .docx es el formato estándar actual de Word. El formato .doc es el de compatibilidad con Word 97-2003. La extensión .dotx corresponde a plantillas (sin macros) y .dotm a plantillas con macros.

4.1. Guardar en un formato diferente

Desde Archivo > Guardar como o Archivo > Exportar:

• Para guardar como PDF: Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS o directamente desde "Guardar como" eligiendo PDF en el tipo de archivo
• Para guardar como .odt: "Guardar como" > tipo de archivo > "Texto de OpenDocument"
• Word avisará si el formato elegido no es compatible con algunas características del documento

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5. La Vista Backstage (pestaña Archivo)

Al hacer clic en la pestaña Archivo (resaltada en color en el Ribbon), Word entra en la Vista Backstage, una interfaz especial que ocupa toda la ventana y gestiona el documento como archivo. Para salir de la Vista Backstage y volver al documento, se pulsa Escape o se hace clic en la flecha de retroceso.

Las secciones de la Vista Backstage en Word 365 son:

5.1. Inicio / Inicio de Archivo

Muestra documentos recientes, documentos anclados y la opción de abrir o crear documentos nuevos.

5.2. Información

Contiene metadatos y opciones del documento:

• Proteger documento: permite cifrar con contraseña, restringir edición, marcar como final, agregar firma digital
• Comprobar si hay problemas: Inspector de documento (elimina metadatos ocultos), Comprobar accesibilidad, Comprobar compatibilidad (con versiones anteriores de Word)
• Administrar documento: acceso a versiones guardadas automáticamente, recuperar documentos sin guardar
• Propiedades del documento (columna derecha): título, etiquetas, comentarios, autor, fecha de última modificación, fecha de creación, número de palabras, número de páginas, etc.

5.3. Nuevo

Permite crear documentos en blanco o desde plantillas predefinidas. Las plantillas se organizan por categorías y se pueden buscar en línea desde la propia Vista Backstage.

5.4. Abrir

Acceso a documentos recientes, documentos anclados y explorador de archivos para buscar en el equipo o en la nube.

5.5. Guardar y Guardar como

• Guardar (Ctrl+G): guarda en la ubicación y formato actuales
• Guardar como (F12): permite cambiar nombre, formato y ubicación

5.6. Imprimir

Acceso directo a la impresión del documento. Incluye:

• Selección de impresora
• Configuración de páginas a imprimir (todo el documento, selección, página actual, rango de páginas)
• Impresión a una cara o doble cara
• Intercalado
• Orientación
• Tamaño del papel
• Márgenes
• Páginas por hoja
• Vista previa de impresión integrada en el panel derecho

5.7. Compartir

Permite compartir el documento con otras personas:

• Compartir con OneDrive (enviar vínculo de acceso)
• Enviar como adjunto por correo (documento Word o PDF)
• Compartir en tiempo real para coedición

5.8. Exportar

• Crear PDF/XPS
• Cambiar el tipo de archivo: seleccionar entre formatos .docx, .doc, .dotx, .dotm, .odt, .txt, etc.

5.9. Transformar

En versiones recientes, permite convertir el documento a una página web o a otros formatos de Microsoft 365.

5.10. Cerrar

Cierra el documento actual sin cerrar Word.

5.11. Cuenta

Información de la cuenta Microsoft del usuario, estado de la suscripción de Office, configuración de conectados, tema de Office.

5.12. Opciones

Abre el cuadro de diálogo Opciones de Word, que permite personalizar en profundidad el comportamiento del programa:

• General: nombre de usuario, opciones de inicio, ScreenTips
• Mostrar: opciones de visualización de marcas de formato
• Revisión: Autocorrección, reglas de corrección ortográfica y gramatical
• Guardar: formato predeterminado, autorecuperación, ubicación predeterminada
• Idioma: idiomas de edición y pantalla
• Accesibilidad
• Avanzado: opciones de edición, copiar/pegar, imagen, compatibilidad
• Personalizar cinta de opciones: añadir, eliminar o reorganizar pestañas y grupos
• Barra de herramientas de acceso rápido
• Complementos
• Centro de confianza

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6. Plantillas en Word 365

Una plantilla es un documento modelo que sirve de base para crear nuevos documentos. Conserva estilos, formatos, macros y elementos de diseño predefinidos.

6.1. Tipos de plantillas

6.2. La plantilla Normal.dotm

La plantilla Normal.dotm es la plantilla global de Word. Todos los documentos en blanco nuevos se basan en ella. Sus características predeterminadas en Word 365 son:

• Fuente: Calibri 11 pt
• Interlineado: Múltiple 1,08
• Espacio después del párrafo: 8 pt
• Márgenes: 2,54 cm en todos los lados

Si se modifica la plantilla Normal.dotm (por ejemplo, cambiando la fuente predeterminada), todos los nuevos documentos en blanco adoptarán esos cambios.

6.3. Usar una plantilla

• Desde Archivo > Nuevo, buscar entre las plantillas disponibles (en línea o instaladas)
• Hacer doble clic en la plantilla o hacer clic en "Crear" para abrir un nuevo documento basado en ella

6.4. Crear una plantilla

1. Diseñar y formatear el documento con los elementos deseados
2. Ir a Archivo > Guardar como
3. En "Tipo", seleccionar "Plantilla de Word (.dotx)" o "Plantilla de Word habilitada para macros (.dotm)"
4. Word sugiere automáticamente guardarla en la carpeta de plantillas personalizadas del usuario

6.5. Guardar cambios en la plantilla adjunta

Al guardar un documento, los cambios en los estilos pueden guardarse también en la plantilla adjunta. Desde Desarrollador > Plantillas de documento se pueden gestionar las plantillas globales activas.

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7. Vistas del documento

Word 365 ofrece varias vistas para trabajar con el documento según el contexto:

7.1. Diseño de impresión

Es la vista predeterminada de Word. Muestra el documento exactamente como se imprimirá, incluyendo márgenes, encabezados, pies de página y columnas. Permite ver y editar cualquier elemento del documento.

7.2. Modo de lectura

Optimizado para leer documentos sin editar. El texto se redistribuye en columnas para facilitar la lectura en pantalla. Las herramientas de edición se ocultan. Se puede activar desde Vista > Vistas > Modo de lectura. Para salir y volver a editar: Escape o Vista > Editar documento.

Características del Modo de lectura:

• Diseño en dos columnas (configurable)
• Permite ver comentarios y cambios realizados
• Herramienta de búsqueda inteligente integrada
• Permite insertar comentarios en modo lectura

7.3. Diseño web

Muestra el documento como se vería en un navegador web. El texto se ajusta a la ventana y no se muestran los márgenes de página. Útil para crear contenido web.

7.4. Esquema

Permite ver y trabajar con la estructura jerárquica del documento. Se pueden ascender o descender niveles de título, mostrar u ocultar cuerpos de texto, mover secciones enteras. Requiere usar los estilos de título (Título 1, Título 2, etc.) para que funcione correctamente.

7.5. Borrador

Vista simplificada que muestra solo el texto sin márgenes, encabezados ni pies de página. Aumenta la velocidad de desplazamiento en documentos largos. Los saltos de sección se muestran como líneas discontinuas.

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8. Comparar y combinar documentos

8.1. Comparar documentos

La función Comparar permite confrontar dos versiones de un documento e identificar diferencias:

1. Ir a Revisar > Comparar > Comparar
2. Seleccionar el documento original y el revisado
3. Word genera un tercer documento con las diferencias marcadas mediante el seguimiento de cambios
4. Se puede configurar qué tipos de cambios comparar (formato, mayúsculas, espacios en blanco, etc.)

Esta función es útil para ver qué modificaciones introdujo un colaborador en un documento sin haber usado el seguimiento de cambios.

8.2. Combinar documentos

La función Combinar consolida las revisiones de varios autores en un único documento:

1. Ir a Revisar > Comparar > Combinar
2. Seleccionar el documento original y los documentos revisados
3. Word genera un documento combinado con todos los cambios de todos los autores, atribuidos a cada uno por nombre

Esta función es especialmente útil en entornos de trabajo colaborativo donde varios revisores han hecho cambios en paralelo sobre el mismo documento original.

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9. Propiedades del documento

Las propiedades del documento (metadatos) almacenan información sobre el archivo. Se accede a ellas desde Archivo > Información > Propiedades (columna derecha) o desde Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas (para el cuadro de diálogo completo).

9.1. Propiedades estándar

• Título, Asunto, Autor, Categoría, Palabras clave (etiquetas), Comentarios
• Estas propiedades ayudan a organizar y buscar documentos en exploradores de archivos y sistemas de gestión documental

9.2. Propiedades automáticas

Que Word actualiza solo:

• Fecha de creación
• Fecha de última modificación
• Autor de la última modificación
• Número de revisiones
• Tiempo de edición total
• Número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas

9.3. Propiedades personalizadas

Se pueden añadir propiedades adicionales desde el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas, pestaña "Personalizar".

9.4. Inspeccionar el documento

Antes de compartir un documento, es recomendable usar el Inspector de documento (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento) para eliminar información personal o metadatos no deseados como:

• Comentarios y revisiones
• Versiones del documento
• Anotaciones de tinta
• Texto oculto
• Datos XML personalizados
• Encabezados, pies de página y marcas de agua
• Propiedades del documento e información personal

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10. Operaciones básicas de edición y atajos de teclado fundamentales

Aunque las preguntas sobre Word en las oposiciones se centran frecuentemente en atajos de teclado, la siguiente tabla recoge los más importantes:

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11. Personalización de la interfaz

11.1. Personalizar el Ribbon

Desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones se puede:

• Crear nuevas pestañas personalizadas
• Añadir grupos personalizados a pestañas existentes
• Agregar comandos a esos grupos
• Cambiar el orden de las pestañas
• Mostrar u ocultar pestañas predeterminadas

Nota: No es posible añadir comandos directamente a los grupos predeterminados del Ribbon; solo se pueden crear grupos nuevos.

11.2. Personalizar la barra de acceso rápido

• Clic en la flecha al final de la QAT > activar/desactivar comandos predefinidos
• "Más comandos" para añadir cualquier comando de Word
• Se puede situar encima o debajo del Ribbon

11.3. Temas de Office

Desde Archivo > Cuenta > Tema de Office se puede elegir entre:

• Colorido (el predeterminado)
• Oscuro
• Gris oscuro
• Blanco

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12. Impresión de documentos

12.1. Acceso

• Ctrl+P o Archivo > Imprimir

12.2. Opciones de impresión

• Impresora: seleccionar la impresora disponible; "Imprimir en PDF de Microsoft" es una impresora virtual que genera archivos PDF
• Configuración:
  • Imprimir todas las páginas / página actual / selección / rango de páginas personalizado
  • Imprimir a una cara o a doble cara (si la impresora lo soporta)
  • Intercalado: activo (1-2-3, 1-2-3) o inactivo (1-1-1, 2-2-2)
  • Orientación: vertical u horizontal
  • Tamaño del papel
  • Márgenes
  • Páginas por hoja (1, 2, 4, 6, 8, 16 páginas por hoja)
  • Escalar al papel
• Vista previa: el panel derecho muestra en tiempo real cómo quedará la impresión con la configuración elegida

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13. Protección de documentos

Desde Archivo > Información > Proteger documento:

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14. Seguimiento de cambios y revisión colaborativa

El seguimiento de cambios es una herramienta fundamental en entornos de trabajo colaborativo. Cuando está activo (Ctrl+Mayús+E o Revisar > Control de cambios):

• Las inserciones se muestran subrayadas en color
• Las eliminaciones se muestran tachadas en color (o en el margen como globo)
• Los cambios de formato se indican en el margen
• Cada cambio se atribuye a un autor con su nombre y la fecha/hora

14.1. Aceptar y rechazar cambios

• Aceptar cambio: incorpora la modificación definitivamente al documento
• Rechazar cambio: deshace la modificación
• Se puede aceptar o rechazar de uno en uno o todos a la vez desde Revisar > Cambios

14.2. Comentarios

Los comentarios (Revisar > Nuevo comentario o Ctrl+Alt+M) permiten añadir anotaciones al margen sin modificar el texto. En Word 365 los comentarios son conversacionales: se puede responder a un comentario para crear un hilo de discusión. Los comentarios se pueden marcar como resueltos.

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15. Referencia rápida para oposiciones: preguntas frecuentes

¿Cuál es el atajo para guardar como? F12

¿Cuál es el formato predeterminado de Word 365? .docx (Word Open XML)

¿Qué extensión tienen las plantillas de Word sin macros? .dotx

¿Qué extensión tienen las plantillas de Word con macros? .dotm

¿Qué extensión tienen los documentos Word con macros? .docm

¿Qué extensión tiene el formato compatible con Word 97-2003? .doc

¿Qué es la Vista Backstage? La interfaz que aparece al hacer clic en la pestaña Archivo, que gestiona el documento como archivo (abrir, guardar, imprimir, compartir, etc.)

¿Cómo se sale de la Vista Backstage? Pulsando Escape o haciendo clic en la flecha de retroceso

¿Dónde se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido? Por defecto, en la parte superior izquierda de la ventana, a la izquierda de la barra de título (o puede estar debajo del Ribbon)

¿Cuál es la plantilla global de Word? Normal.dotm

¿Qué fuente y tamaño usa Word 365 por defecto? Calibri 11 pt

¿Cuál es el atajo para activar el seguimiento de cambios? Ctrl+Mayús+E

¿Qué hace el Inspector de documento? Detecta y elimina información personal o metadatos ocultos antes de compartir el documento

¿Cuál es la diferencia entre Comparar y Combinar documentos? Comparar enfrenta dos versiones (original vs. revisado) en un tercer documento; Combinar consolida revisiones de varios autores sobre el mismo original

¿Qué pestaña del Ribbon gestiona la combinación de correspondencia? Correspondencia

¿Con qué atajo se inserta una nota al pie? Alt+Ctrl+F

¿Con qué atajo se inserta una nota al final? Alt+Ctrl+D

¿Qué vista de Word muestra el documento tal como se imprimirá? Diseño de impresión (es la vista predeterminada)

¿Cómo se activa el panel de navegación? Desde Vista > Mostrar > Panel de navegación o con Ctrl+F

¿Qué hace Ctrl+ en Word?* Muestra u oculta las marcas de formato (marcas de párrafo, espacios, tabulaciones, etc.)

¿Qué es el autoguardado en Word 365? Una función que guarda automáticamente los cambios en tiempo real cuando el documento está almacenado en OneDrive o SharePoint

¿Cuál es el atajo para buscar y reemplazar? Ctrl+L

¿Qué formato es el estándar ISO para documentos de texto? .odt (OpenDocument Text)

¿Qué opción de Archivo permite eliminar metadatos? Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento

¿Cuál es el atajo para insertar un salto de página? Ctrl+Intro

¿Qué pestaña contiene las opciones de márgenes y orientación del documento? Disposición (antes llamada "Diseño de página")

¿Qué pestaña contiene las opciones de notas al pie y tabla de contenido? Referencias

¿Dónde se configura el idioma del corrector ortográfico? En Revisar > Idioma > Establecer idioma de corrección

¿Qué atajo abre el cuadro Ir a (para ir a una página específica)? Ctrl+I

¿Cómo se puede medir la densidad del texto en la barra de estado? Con el contador de palabras que aparece en la barra de estado y se actualiza en tiempo real

¿Qué es el formato RTF? Rich Text Format: formato de intercambio que conserva el formato básico y es compatible con casi todos los procesadores de texto

¿Puede Word 365 guardar documentos en formato OpenDocument? Sí, desde Guardar como se puede elegir "Texto de OpenDocument (*.odt)"

Formatos de fuente, página y párrafo en Microsoft Word 365

Microsoft Word 365 es el procesador de textos de referencia en el entorno administrativo español. Dominar sus opciones de formato es imprescindible tanto para el ejercicio profesional como para superar los exámenes de oposición, donde aparecen decenas de preguntas sobre atajos de teclado, valores por defecto, nombres exactos de opciones y comportamientos específicos de la aplicación.

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1. Formato de fuente

1.1 Conceptos fundamentales

El formato de fuente (también llamado formato de carácter) determina el aspecto visual de cada carácter individual. Se aplica mediante el grupo Fuente de la ficha Inicio, o a través del cuadro de diálogo Fuente (accesible con Ctrl+M o haciendo clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente).

La fuente predeterminada en Microsoft Word 365 es Calibri a 11 puntos. Este dato es fundamental para los exámenes, pues suele preguntarse el tipo de letra y el tamaño por defecto.

1.2 Tipo de fuente

La fuente es el diseño tipográfico de los caracteres. Word 365 muestra en la lista desplegable de fuentes una vista previa de cada tipo. Algunas fuentes habituales en entornos administrativos:

Para cambiar la fuente: seleccionar el texto y elegir la fuente en el cuadro Fuente del grupo Fuente de la ficha Inicio.

1.3 Tamaño de fuente

El tamaño se mide en puntos tipográficos (pt). Un punto equivale aproximadamente a 0,353 mm. La escala más empleada en documentos administrativos es de 10 a 12 puntos para el cuerpo del texto.

• El tamaño por defecto en Word 365 es 11 puntos.
• El cuadro de tamaño admite valores entre 1 y 1638 puntos.
• Se puede aumentar o disminuir el tamaño con los botones Aumentar tamaño de fuente (Ctrl+>) y Disminuir tamaño de fuente (Ctrl+<) del grupo Fuente.

1.4 Estilos de fuente: negrita, cursiva y subrayado

Estos tres estilos son los más preguntados en los exámenes. Sus atajos de teclado son:

El subrayado tiene opciones adicionales: subrayado simple (por defecto), doble, punteado, ondulado, grueso, etc. El tipo y el color del subrayado se configuran en el cuadro de diálogo Fuente.

Nota para el examen: En la versión española de Word, los atajos de negrita, cursiva y subrayado son Ctrl+N, Ctrl+K y Ctrl+S respectivamente. En la versión inglesa son Ctrl+B, Ctrl+I y Ctrl+U. En los exámenes de oposición siempre se pregunta por la versión española.

1.5 Tachado

El tachado (strikethrough) muestra una línea horizontal sobre el texto. Existe también el tachado doble. Ambas opciones están disponibles en el cuadro de diálogo Fuente (sección Efectos) o, el tachado simple, en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Ejemplo visual: texto tachado

1.6 Subíndice y superíndice

• Subíndice (x₂): texto reducido y desplazado hacia abajo. Atajo: Ctrl+=
• Superíndice (x²): texto reducido y desplazado hacia arriba. Atajo: Ctrl+Mayús+=

Usos habituales: fórmulas químicas (H₂O), referencias numéricas (1ª), notas al pie (texto¹).

1.7 Color de fuente y resaltado

• Color de fuente: cambia el color de los caracteres. Se aplica con el botón Color de fuente (icono A con subrayado de color) del grupo Fuente. El color por defecto es Automático (normalmente negro).
• Color de resaltado: simula un marcador fluorescente sobre el texto. Se aplica con el botón Color de resaltado del texto (icono de marcador). Disponible en colores: amarillo, verde, cian, magenta, rojo, azul oscuro, verde oscuro, etc. Para eliminar el resaltado se elige Sin color.

1.8 Efectos de texto y tipografía

Word 365 incluye efectos avanzados de texto (botón A con resplandor en el grupo Fuente): sombra, reflexión, resplandor, biselado, contorno. Se trata de efectos decorativos, no recomendados para documentos formales.

En el cuadro de diálogo Fuente > Efectos de texto se pueden configurar: relleno de texto (sólido, degradado, imagen o textura) y efectos 3D.

1.9 Cambiar mayúsculas y minúsculas

El botón Cambiar mayúsculas y minúsculas (Aa) del grupo Fuente ofrece cinco opciones:

Atajo de teclado: Mayús+F3 cicla entre las opciones más comunes (minúsculas, MAYÚSCULAS, Tipo oración).

1.10 Efectos de fuente adicionales en el cuadro de diálogo

El cuadro de diálogo Fuente (Ctrl+M) permite configurar opciones no visibles directamente en la cinta:

• Versales: el texto en minúsculas se muestra como mayúsculas pero de menor tamaño.
• Oculto: el texto no se imprime (visible solo si se activa "Mostrar todo").
• Espacio entre caracteres: normal, expandido o comprimido (en puntos o porcentaje).
• Posición: elevada o disminuida respecto a la línea base.

1.11 Borrar formato

Para eliminar todo el formato aplicado a un texto seleccionado:

• Botón Borrar todo el formato (icono A con goma de borrar) en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
• Atajo de teclado: Ctrl+Barra espaciadora (elimina formato de carácter).

Esta acción devuelve el texto al estilo predeterminado del documento (normalmente el estilo Normal).

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2. Formato de párrafo

2.1 Conceptos fundamentales

El formato de párrafo afecta a párrafos completos (desde el punto de inserción hasta la siguiente marca de párrafo). Se aplica desde el grupo Párrafo de la ficha Inicio, o mediante el cuadro de diálogo Párrafo (iniciador de cuadro de diálogo del grupo Párrafo).

Un párrafo en Word termina con la pulsación de Intro (marca ¶). Un salto de línea manual (Mayús+Intro) no crea un párrafo nuevo sino un salto de línea dentro del mismo párrafo.

2.2 Alineación

La alineación determina cómo se distribuye el texto horizontalmente entre los márgenes. Word 365 ofrece cuatro tipos:

Nota importante: La alineación predeterminada en Word 365 es izquierda. En los exámenes suelen preguntar los cuatro atajos de teclado; es fundamental memorizarlos.

La alineación justificada es la más habitual en textos formales y publicaciones. El último renglón de un párrafo justificado queda alineado a la izquierda por defecto.

2.3 Interlineado

El interlineado (espaciado entre líneas) determina la distancia vertical entre las líneas de un párrafo. Se configura desde el botón Interlineado y espaciado entre párrafos del grupo Párrafo, o desde el cuadro de diálogo Párrafo > Sangría y espacio.

El interlineado predeterminado en Word 365 es Múltiple a 1,08 (aproximadamente), lo que equivale a decir que el interlineado no es exactamente sencillo sino ligeramente mayor para mejorar la legibilidad.

2.4 Espaciado antes y después del párrafo

El espaciado añade espacio extra antes o después de cada párrafo sin necesidad de pulsar Intro adicionales. Se mide en puntos.

• Espacio antes: espacio por encima del párrafo.
• Espacio después: espacio por debajo del párrafo.

En el estilo Normal de Word 365, el espaciado después predeterminado es 8 puntos. Esto separa visualmente los párrafos sin usar líneas en blanco.

Consejo de examen: No confundir el espaciado entre párrafos con el interlineado. El interlineado afecta al espacio entre líneas dentro del mismo párrafo; el espaciado antes/después afecta al espacio entre párrafos distintos.

2.5 Sangrías

La sangría desplaza el texto desde los márgenes. Word 365 ofrece cuatro tipos:

La sangría de primera línea es la más habitual en textos continuos. La sangría francesa se usa habitualmente en glosarios, bibliografías y listas.

Los botones Aumentar sangría (Ctrl+S, según contexto) y Disminuir sangría del grupo Párrafo aplican sangrías en incrementos de 1,25 cm por defecto.

La sangría también puede ajustarse arrastrando los marcadores de la regla horizontal:

• Triángulo superior izquierdo: sangría de primera línea.
• Triángulo inferior izquierdo: sangría francesa.
• Cuadrado inferior izquierdo: sangría izquierda del párrafo completo.
• Triángulo derecho: sangría derecha.

2.6 Tabulaciones

Las tabulaciones (marcas de tabulador) permiten alinear texto en columnas dentro de un párrafo. La tecla Tab avanza hasta la siguiente tabulación.

Tipos de tabulación

Las tabulaciones se configuran:

1. Haciendo clic en la regla horizontal (preseleccionando el tipo en el selector del extremo izquierdo de la regla).
2. Mediante el cuadro de diálogo Tabulaciones (desde el cuadro de diálogo Párrafo > Tabulaciones).

En el cuadro de diálogo se puede configurar la tabulación por defecto (inicialmente 1,25 cm) y añadir caracteres de relleno (puntos, guiones o líneas) entre el texto y la tabulación.

Importante para el examen: La tabulación predeterminada en Word 365 es cada 1,25 cm.

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3. Estilos

3.1 Concepto de estilo

Un estilo es un conjunto de características de formato (fuente, tamaño, alineación, sangría, interlineado, etc.) guardado con un nombre. Al aplicar un estilo, se aplican todas esas características de una sola vez, garantizando coherencia visual en todo el documento.

3.2 Galería de estilos

La galería de estilos se encuentra en la ficha Inicio, grupo Estilos. Muestra miniaturas de los estilos más usados. El botón con flecha desplegable permite ver todos los estilos disponibles.

3.3 Estilos predefinidos principales

Los estilos Título 1 a Título 9 son especialmente importantes porque generan la estructura del documento (usada en el Panel de navegación, tabla de contenido automática, etc.).

3.4 Crear y modificar estilos

Crear un estilo nuevo:

1. Formatear un párrafo con las características deseadas.
2. Hacer clic en Más en la galería de estilos > Crear un estilo.
3. Asignar nombre y configurar opciones.

Modificar un estilo existente:

1. Clic derecho sobre el estilo en la galería > Modificar.
2. Cambiar las propiedades (fuente, párrafo, etc.).
3. Elegir si el cambio afecta solo al documento actual o a la plantilla.

La opción Actualizar [nombre del estilo] para que coincida con la selección aplica el formato del texto seleccionado al estilo, actualizando automáticamente todos los párrafos que lo usen.

3.5 Panel de estilos

El panel de estilos (botón en el extremo del grupo Estilos) muestra todos los estilos del documento con más detalle. Permite gestionar, crear, inspeccionar y limpiar estilos.

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4. Temas del documento

4.1 Concepto de tema

Un tema es un conjunto coordinado de colores, fuentes y efectos que se aplican de forma global al documento. Se accede desde la ficha Diseño > grupo Temas.

4.2 Componentes de un tema

4.3 Tema predeterminado

El tema predeterminado en Word 365 se llama Office. Sus fuentes son:

• Títulos: Calibri Light
• Cuerpo: Calibri

4.4 Personalizar y guardar temas

Es posible:

• Cambiar los Colores del tema (ficha Diseño > Colores).
• Cambiar las Fuentes del tema (ficha Diseño > Fuentes).
• Cambiar los Efectos del tema (ficha Diseño > Efectos).
• Guardar el tema personalizado como archivo .thmx para reutilizarlo.

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5. Secciones del documento

5.1 Concepto de sección

Una sección es una parte del documento que puede tener su propio formato de página independiente (márgenes, orientación, tamaño, columnas, encabezados y pies, etc.). Por defecto, un documento tiene una sola sección.

Las secciones se crean insertando saltos de sección desde la ficha Disposición (o Formato en versiones anteriores) > Saltos.

5.2 Tipos de salto de sección

Para el examen: Los cuatro tipos de salto de sección son objeto frecuente de preguntas. El más común es Página siguiente. El tipo Continua permite cambiar el número de columnas en medio de una página.

Los saltos de sección se visualizan como líneas dobles punteadas al activar Mostrar todo (Ctrl+*).

5.3 Saltos de página

Los saltos de página (diferentes de los saltos de sección) se insertan desde Insertar > Salto de página o con el atajo Ctrl+Intro. No crean una nueva sección; la nueva página hereda el formato de la anterior.

5.4 Columnas

El formato en columnas divide el texto en columnas verticales, como en un periódico o revista. Se configura en la ficha Disposición > Columnas.

Opciones de columnas

Para aplicar columnas a solo una parte del documento sin afectar al resto, se selecciona el texto y se aplica el formato de columnas (Word inserta automáticamente saltos de sección continuos).

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6. Encabezados y pies de página

6.1 Concepto

Los encabezados y pies de página son áreas situadas en los márgenes superior e inferior de cada página que contienen texto o imágenes que se repiten en todas (o en determinadas) páginas del documento: título del documento, nombre del autor, número de página, logotipo, fecha, etc.

Se insertan desde la ficha Insertar > grupo Encabezado y pie de página.

6.2 Activación y edición

Al activar el encabezado o pie, el área principal del documento queda atenuada y aparece la ficha contextual Encabezado y pie de página en la cinta. Para volver al texto principal: doble clic en el texto, o botón Cerrar encabezado y pie de página.

Atajo para activar la edición del encabezado: doble clic en el área del encabezado.

6.3 Opciones importantes de encabezado y pie

Para el examen: La opción Primera página diferente es muy frecuente en los test. Permite que la portada no muestre el encabezado/pie. La opción Vincular al anterior es clave para encabezados diferentes entre secciones.

6.4 Numeración de páginas

La numeración de páginas se inserta desde Insertar > Número de página o desde la ficha contextual Encabezado y pie de página.

Posición del número de página

• Principio de página (encabezado): arriba izquierda, centrada, derecha.
• Final de página (pie): abajo izquierda, centrada, derecha.
• Márgenes de página: margen izquierdo o derecho.
• Posición actual: donde esté el cursor.

Formato del número de página

Opciones de formato accesibles desde Insertar > Número de página > Formato de número de página:

Además, se puede configurar:

• Incluir número de capítulo (si se usan estilos de título).
• Iniciar en: permite comenzar la numeración en un número diferente a 1 (útil cuando un documento continúa la paginación de otro, o para que el cuerpo del documento empiece en la página 1 aunque tenga portada y páginas preliminares).

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7. Configuración de página

7.1 Márgenes

Los márgenes son los espacios en blanco alrededor del texto, entre el borde del papel y el área de escritura. Se configuran en la ficha Disposición > Márgenes o en el cuadro de diálogo Configurar página.

Márgenes predefinidos en Word 365

Para el examen: El margen Normal de Word 365 es de 2,5 cm en todos los lados. El margen Estrecho es de 1,27 cm en todos los lados. Estos valores son muy preguntados.

El margen Reflejado (o Simétrico) se usa para documentos que se encuadernan: el margen interior (hacia el lomo) es mayor para dejar espacio de encuadernación.

El margen de encuadernación añade espacio extra al margen especificado, desplazando el texto hacia dentro para dejar espacio al encuadernado.

7.2 Orientación

La orientación determina si el papel está en posición vertical u horizontal:

La orientación se configura en Disposición > Orientación. Se puede aplicar a todo el documento o solo a una sección.

7.3 Tamaño de papel

El tamaño de papel se configura en Disposición > Tamaño. Los tamaños más habituales en el contexto español:

Para el examen: El tamaño de papel predeterminado en Word 365 (versión española) puede ser A4 o Carta según la configuración regional. En el entorno administrativo español se usa A4. El folio (21,5 × 33 cm) es un tamaño histórico muy usado en la Administración española.

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8. Fondo de página

8.1 Marca de agua

Una marca de agua es un texto o imagen semitransparente que se muestra detrás del contenido del documento. Se inserta desde la ficha Diseño > Marca de agua.

Opciones:

• Marcas de agua predefinidas: CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, URGENTE (en varios idiomas).
• Marca de agua personalizada: texto propio con fuente, tamaño, color, orientación (diagonal u horizontal) y nivel de transparencia; o imagen.

La marca de agua se coloca en el encabezado del documento para aparecer en todas las páginas.

Para eliminar la marca de agua: Diseño > Marca de agua > Quitar marca de agua.

8.2 Color de página

La opción Color de página (ficha Diseño > Color de página) aplica un color de fondo a todas las páginas del documento. Puede ser:

• Un color sólido.
• Un degradado, textura, trama o imagen (Efectos de relleno).

Importante: El color de página se muestra en pantalla pero, por defecto, no se imprime. Para que se imprima debe activarse la opción Imprimir colores e imágenes de fondo en Archivo > Opciones > Mostrar.

8.3 Bordes de página

Los bordes de página añaden un borde decorativo o funcional alrededor de cada página. Se configuran en la ficha Diseño > Bordes de página.

El cuadro de diálogo Bordes y sombreado (pestaña Borde de página) permite:

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9. Resumen de atajos de teclado clave

Este resumen recoge los atajos más preguntados en los exámenes de oposición:

Formato de fuente

Formato de párrafo

Navegación y edición

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10. Preguntas tipo test frecuentes: errores habituales

Para superar los exámenes es importante conocer no solo las respuestas correctas sino también los distractores más habituales:

Sobre la fuente predeterminada:

• Error frecuente: confundir Calibri con Arial, o el tamaño 11 con el 12 o el 10.
• Correcto: Word 365 usa Calibri 11pt por defecto.

Sobre los atajos de teclado:

• Error frecuente: confundir la versión española con la inglesa (Ctrl+B en inglés = Ctrl+N en español).
• Error frecuente: creer que Ctrl+S guarda el documento en vez de aplicar subrayado (en Word en español, Ctrl+S es subrayado; guardar es Ctrl+G).

Sobre los márgenes:

• Error frecuente: decir que el margen Normal es de 3 cm o de 2 cm.
• Correcto: el margen Normal es 2,5 cm en todos los lados.

Sobre los tipos de salto de sección:

• Error frecuente: confundir "salto de página" (Ctrl+Intro) con "salto de sección tipo Página siguiente".
• Un salto de página no crea sección nueva; el salto de sección sí.

Sobre la marca de agua:

• Error frecuente: creer que la marca de agua se inserta desde la ficha Insertar.
• Correcto: se inserta desde la ficha Diseño.

Sobre el interlineado:

• Error frecuente: creer que el interlineado predeterminado de Word 365 es "Sencillo" (1,0).
• Correcto: el interlineado predeterminado es Múltiple 1,08 (ligeramente mayor que sencillo).

Sobre la alineación:

• Error frecuente: confundir los atajos (Ctrl+Q izquierda, Ctrl+T centrada, Ctrl+D derecha, Ctrl+J justificada).
• Mnemotecnia: Q de "quierda" (izquierda), T de "centrada" (like Top center), D de "Derecha", J de "Justificada".

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11. Tablas de referencia rápida para el examen

Valores por defecto en Word 365

Tipos de sangría

Tipos de tabulación

Formatos de número de página

Tipos de salto de sección

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Este artículo cubre los contenidos de formato de fuente, párrafo, estilos, temas, secciones, encabezados, pies y configuración de página en Microsoft Word 365, tal como se exige en los exámenes de Auxiliar Administrativo del Estado y otras oposiciones de la Administración Pública española.

Imágenes, tablas, gráficos e iconos en Microsoft Word 365

Microsoft Word 365 ofrece un conjunto completo de herramientas para insertar y gestionar elementos visuales dentro de un documento: tablas, imágenes, formas, gráficos, SmartArt, iconos, modelos 3D, ecuaciones, símbolos y capturas de pantalla. Todos estos elementos se insertan principalmente desde la pestaña Insertar de la cinta de opciones.

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1. Tablas

1.1 Insertar una tabla

Word 365 ofrece cinco métodos para insertar una tabla en un documento:

a) Cuadrícula visual Desde Insertar > Tabla, se despliega una cuadrícula interactiva donde el usuario arrastra el puntero para seleccionar el número de filas y columnas deseado (hasta 10 columnas × 8 filas desde la cuadrícula). La tabla se inserta inmediatamente al soltar el clic.

b) Insertar tabla (cuadro de diálogo) Desde Insertar > Tabla > Insertar tabla..., se abre un cuadro de diálogo donde se especifica con precisión:

• Número de columnas
• Número de filas
• Comportamiento de autoajuste: ancho de columna fijo, autoajuste al contenido o autoajuste a la ventana

Este método permite crear tablas de dimensiones superiores a las de la cuadrícula visual.

c) Dibujar tabla Desde Insertar > Tabla > Dibujar tabla, el cursor se convierte en un lápiz. El usuario dibuja primero el contorno exterior de la tabla y luego las líneas interiores para crear filas y columnas de manera libre, lo que permite crear tablas con celdas de tamaños irregulares. Para cancelar el modo dibujar, se pulsa Escape.

d) Convertir texto en tabla Permite transformar texto previamente escrito en una tabla. El texto debe tener un separador consistente (tabulaciones, comas, punto y coma, párrafos u otro carácter personalizado). Se selecciona el texto y se va a Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla.... El cuadro de diálogo detecta automáticamente el separador y permite ajustar el número de columnas y el comportamiento de autoajuste.

e) Hoja de cálculo de Excel Desde Insertar > Tabla > Hoja de cálculo de Excel, se inserta un objeto Excel incrustado dentro del documento Word. El usuario trabaja con la interfaz completa de Excel para introducir datos y fórmulas. Al hacer clic fuera del objeto, vuelve al entorno de Word. Este método es útil cuando se necesitan cálculos avanzados que Word no puede realizar de forma nativa.

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1.2 Herramientas de tabla: pestaña Diseño

Cuando el cursor está dentro de una tabla, aparecen en la cinta dos pestañas contextuales agrupadas bajo Herramientas de tabla: Diseño y Presentación.

La pestaña Diseño contiene:

Estilos de tabla

• Galería de estilos predefinidos con combinaciones de colores, bordes y sombreado.
• Se puede aplicar cualquier estilo con un clic.
• Opciones de estilo de tabla (casillas de verificación en el grupo "Opciones de estilo de tabla"):
  • Fila de encabezado: destaca visualmente la primera fila.
  • Fila de totales: destaca visualmente la última fila.
  • Filas con bandas: aplica colores alternos a las filas para facilitar la lectura.
  • Primera columna / Última columna: aplica formato especial a la primera o última columna.
  • Columnas con bandas: aplica colores alternos a las columnas.

Bordes

• Permite configurar el estilo de línea (continua, discontinua, punteada, doble, etc.), el grosor (de 0,25 pt a 6 pt) y el color del borde.
• El botón Bordes permite aplicar bordes a todos los lados, solo a algunos lados, bordes interiores, bordes exteriores, sin bordes, cuadrícula, etc.
• Pincel de bordes: aplica el estilo de borde configurado dibujando sobre las líneas de la tabla.
• Borrador: elimina bordes dibujando sobre ellos.

Sombreado

• Aplica color de relleno a la celda o celdas seleccionadas.
• Se elige el color desde la paleta desplegable del botón Sombreado.

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1.3 Herramientas de tabla: pestaña Presentación

La pestaña Presentación permite gestionar la estructura y contenido de la tabla:

Grupo Tabla

• Seleccionar: selecciona la celda actual, la columna, la fila o toda la tabla.
• Ver líneas de cuadrícula: muestra u oculta las líneas de cuadrícula (no se imprimen).
• Propiedades: abre el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla para ajustar el ancho de la tabla, la alineación, el ajuste de texto, el alto de filas, el ancho de columnas y las opciones de celda.

Grupo Filas y columnas

• Insertar arriba / Insertar abajo: inserta filas encima o debajo de la fila seleccionada.
• Insertar a la izquierda / Insertar a la derecha: inserta columnas a la izquierda o derecha de la columna seleccionada.
• Eliminar: elimina celdas, columnas, filas o toda la tabla. Al eliminar celdas, se puede elegir desplazar las celdas restantes hacia la izquierda o hacia arriba.

Grupo Combinar

• Combinar celdas: fusiona las celdas seleccionadas en una sola celda. El contenido de todas las celdas originales se concatena separado por párrafos.
• Dividir celdas: divide una celda en el número de filas y columnas que se especifique en el cuadro de diálogo.
• Dividir tabla: divide la tabla en dos tablas separadas en el punto donde está el cursor. Inserta un párrafo entre ambas tablas.

Grupo Tamaño de celda

• Permite especificar el alto de fila y el ancho de columna con valores exactos.
• Autoajuste: desplegable con tres opciones:
  • Autoajustar al contenido: ajusta el ancho de cada columna al contenido más ancho que contiene.
  • Autoajustar a la ventana: distribuye el ancho total de la tabla para que ocupe todo el ancho disponible entre los márgenes.
  • Ancho de columna fijo: fija el ancho actual de las columnas sin autoajuste.
• Distribuir filas: iguala el alto de las filas seleccionadas.
• Distribuir columnas: iguala el ancho de las columnas seleccionadas.

Grupo Alineación

• Nueve botones de alineación del contenido dentro de la celda: superior izquierda, superior centro, superior derecha, centro izquierda, centro, centro derecha, inferior izquierda, inferior centro, inferior derecha.
• Dirección del texto: cambia la orientación del texto (horizontal, vertical hacia abajo, vertical hacia arriba).
• Márgenes de celda: abre un cuadro de diálogo para establecer el espacio entre el contenido y los bordes de la celda (márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho).

Grupo Datos

• Ordenar: ordena las filas de la tabla por uno o varios criterios (hasta tres niveles). Permite ordenar por el contenido de una columna de forma ascendente o descendente, con opciones de tipo de dato (texto, número, fecha).
• Repetir filas de encabezado: cuando la tabla ocupa varias páginas, repite la fila de encabezado al inicio de cada página.
• Convertir texto en tabla / Convertir tabla en texto: transforma la tabla en texto plano con un separador configurable (tabulaciones, comas, punto y coma u otro carácter).
• Fórmula: inserta una fórmula matemática en la celda activa.

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1.4 Fórmulas en tablas de Word

Word permite realizar cálculos básicos en tablas mediante la función Fórmula (pestaña Presentación > grupo Datos > Fórmula).

Las referencias posicionales disponibles son:

Las funciones más habituales son:

También se puede hacer referencia a celdas concretas usando notación estilo hoja de cálculo (A1, B2, etc.), donde las columnas se identifican con letras (A, B, C...) y las filas con números (1, 2, 3...). Ejemplo: =SUM(A1:A4).

El formato del número resultante se puede especificar en el campo Formato de número del cuadro de diálogo Fórmula (por ejemplo: #.##0,00 para formato europeo con dos decimales).

Importante: las fórmulas de Word no se actualizan automáticamente al cambiar los datos. Para actualizar el resultado, se selecciona el campo de la fórmula y se pulsa F9, o se hace clic derecho y se elige Actualizar campo.

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2. Imágenes

2.1 Insertar imágenes

Las imágenes se insertan desde Insertar > Ilustraciones > Imágenes. Hay dos fuentes:

a) Este dispositivo (desde archivo) Abre el explorador de archivos para seleccionar una imagen almacenada localmente (formatos JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF, WMF, EMF, SVG, etc.).

b) Imágenes en línea Abre un cuadro de búsqueda que utiliza Bing para buscar imágenes con licencia Creative Commons en internet. Se selecciona la imagen deseada y se inserta directamente en el documento.

c) Imágenes de archivo (banco de imágenes de Microsoft) Word 365 incluye acceso a un banco de imágenes de stock gratuitas proporcionadas por Microsoft (ilustraciones, fotos, iconos de persona, pegatinas, videos de fondo).

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2.2 Herramientas de imagen: pestaña Formato de imagen

Al seleccionar una imagen, aparece la pestaña contextual Formato de imagen en la cinta.

Grupo Ajustar

• Quitar fondo: herramienta automática para eliminar el fondo de una fotografía. Permite marcar áreas para mantener o eliminar.
• Correcciones: ajusta el brillo, el contraste y la nitidez de la imagen (preajustes o valores personalizados).
• Color: modifica la saturación del color, el tono de color o aplica un efecto de color (escala de grises, sepia, bicolor, etc.).
• Efectos artísticos: aplica efectos de tipo lápiz, acuarela, mosaico, vidrio esmerilado, etc.
• Comprimir imágenes: reduce el tamaño del archivo comprimiendo las imágenes. Permite elegir la resolución destino (pantalla: 96 ppp; web: 150 ppp; impresión: 220 ppp; alta fidelidad: 330 ppp) y eliminar las zonas recortadas de la imagen para ahorrar espacio.
• Cambiar imagen: sustituye la imagen actual por otra manteniendo el tamaño y el formato aplicados. Se puede elegir desde archivo, imágenes en línea o imágenes de archivo.
• Restablecer imagen: deshace todos los cambios de formato aplicados a la imagen (brillo, contraste, recorte, efectos, etc.) y restaura la imagen original. La opción Restablecer imagen y tamaño también restaura las dimensiones originales.

Grupo Estilos de imagen

• Galería de estilos predefinidos que combinan bordes, sombras, reflejos, marcos, efectos 3D, etc.
• Borde de imagen: añade un borde con el color, grosor y estilo de línea elegidos.
• Efectos de imagen: aplica efectos individuales:
  • Sombra (predeterminados, sin sombra, exterior, interior, perspectiva)
  • Reflexión
  • Iluminado
  • Bordes suavizados
  • Bisel
  • Rotación 3D
• Diseño de imagen: convierte la imagen en un gráfico SmartArt.

Grupo Organizar

• Posición: coloca la imagen en una posición fija de la página (nueve posiciones predefinidas: esquinas, centros de los lados y centro de la página), con ajuste de texto automático.
• Ajuste del texto: controla cómo fluye el texto del documento alrededor de la imagen:

• Traer al frente / Enviar al fondo: cambia el orden de apilamiento (z-order) cuando varias imágenes u objetos se solapan.
  • Traer al frente / Traer delante de uno
  • Enviar al fondo / Enviar detrás de uno
• Panel de selección: abre un panel lateral con todos los objetos del documento, permitiendo mostrarlos, ocultarlos y cambiar el orden de apilamiento.
• Alinear: alinea la imagen respecto a la página o al margen:
  • Alinear a la izquierda, centrar, alinear a la derecha
  • Alinear en la parte superior, alinear en el medio, alinear en la parte inferior
  • Distribuir horizontalmente / Distribuir verticalmente
• Agrupar: agrupa varios objetos seleccionados en uno solo para moverlos, redimensionarlos o aplicarles formato conjuntamente. También permite Desagrupar y Reagrupar.
• Girar: rota o voltea la imagen:
  • Girar 90° a la derecha / a la izquierda
  • Voltear verticalmente / horizontalmente
  • Más opciones de giro: cuadro de diálogo para introducir un ángulo exacto.

Grupo Tamaño

• Permite establecer el alto y ancho exactos de la imagen en centímetros.
• Recortar: elimina partes de la imagen sin modificar el archivo original.
  • Recortar: modo libre para arrastrar los tiradores de recorte.
  • Recortar a forma: recorta la imagen ajustándola a una forma geométrica predefinida.
  • Relación de aspecto: recorta manteniendo una proporción fija (cuadrado 1:1, 4:3, 16:9, etc.).
  • Ajustar / Rellenar: ajusta o rellena el área de recorte con la imagen.

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3. Formas

3.1 Insertar formas

Desde Insertar > Ilustraciones > Formas, se despliega una galería organizada en categorías:

Al hacer clic en una forma, el cursor se convierte en una cruz. Se dibuja la forma arrastrando el ratón. Manteniendo Mayúsculas mientras se dibuja, se obtienen formas perfectamente proporcionales (círculo, cuadrado, línea horizontal/vertical a 45°).

3.2 Cuadros de texto

Desde Insertar > Texto > Cuadro de texto, se puede insertar un cuadro de texto predefinido (con estilos de la galería) o dibujarlo libremente. El cuadro de texto es un contenedor de texto independiente que se puede posicionar en cualquier lugar del documento.

3.3 WordArt

Desde Insertar > Texto > WordArt, se aplican estilos decorativos al texto (sombras, relieves, perspectivas, efectos de relleno y contorno). Al insertar un WordArt, se muestra la pestaña Formato de forma con las herramientas de estilos de WordArt:

• Relleno de texto: color sólido, degradado, textura o imagen.
• Contorno de texto: color, grosor y estilo del contorno.
• Efectos de texto: sombra, reflexión, iluminado, bisel, rotación 3D y transformación (arquear, distorsionar el texto en distintas formas).

3.4 SmartArt

Desde Insertar > Ilustraciones > SmartArt, se inserta un gráfico SmartArt para representar información de forma visual. Los tipos disponibles son:

Al seleccionar un SmartArt, aparecen dos pestañas contextuales: Diseño (para modificar el diseño, agregar formas, cambiar el tipo de SmartArt) y Formato (para aplicar estilos visuales individuales a los elementos). El panel de texto a la izquierda del SmartArt permite escribir el contenido de cada elemento de forma estructurada.

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4. Gráficos

4.1 Insertar un gráfico

Desde Insertar > Ilustraciones > Gráfico, se abre el cuadro de diálogo Insertar gráfico. A la izquierda se listan las categorías y a la derecha los subtipos disponibles.

Tipos de gráfico en Word 365:

4.2 Editar datos del gráfico

Al insertar un gráfico, se abre automáticamente una hoja de cálculo de Excel integrada dentro de la ventana de Word. En esta hoja se introducen los datos que alimentan el gráfico. La hoja de ejemplo contiene datos de muestra que el usuario sustituye por sus propios datos. Al cerrar la hoja de cálculo, el gráfico se actualiza con los nuevos datos.

Para volver a editar los datos posteriormente, se selecciona el gráfico y en la pestaña Diseño del gráfico se hace clic en Editar datos o Editar datos en Excel.

4.3 Herramientas de gráfico

Al seleccionar un gráfico, aparecen dos pestañas contextuales:

Pestaña Diseño del gráfico

• Agregar elemento de gráfico: añade o elimina componentes del gráfico:
  • Título del gráfico (encima del gráfico, superposición centrada)
  • Títulos de eje (eje horizontal primario, eje vertical primario)
  • Leyenda (ninguna, derecha, parte superior, izquierda, parte inferior)
  • Etiquetas de datos (ninguna, encima, en el extremo exterior, en el extremo interior, en el centro, dentro de la base, pie de datos)
  • Tabla de datos
  • Barras de error
  • Líneas de cuadrícula (horizontales y verticales, principales y secundarias)
  • Línea de tendencia
  • Líneas (series, máximos y mínimos, líneas verticales, altas-bajas)
  • Barras arriba-abajo
• Diseño rápido: galería de combinaciones predefinidas de elementos del gráfico.
• Cambiar colores: paletas de colores para el gráfico (coloridas, monocromáticas).
• Galería de estilos de gráfico predefinidos.
• Cambiar entre filas y columnas: transpone los datos del gráfico (intercambia las series con las categorías).
• Seleccionar datos: abre el cuadro de diálogo para configurar el rango de datos, las etiquetas del eje horizontal y editar o agregar series.
• Cambiar tipo de gráfico: permite cambiar a otro tipo de gráfico manteniendo los datos.
• Mover gráfico: coloca el gráfico en una hoja de gráfico independiente o como objeto en una hoja específica.

Pestaña Formato

• Permite aplicar estilos de forma, estilos de WordArt y ajustes de tamaño y posición al gráfico y a sus elementos individuales (área del gráfico, área de trazado, serie de datos, ejes, etc.).

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5. Iconos y modelos 3D

5.1 Iconos

Desde Insertar > Ilustraciones > Iconos, se abre un panel con una biblioteca de iconos vectoriales de Microsoft clasificados por categorías (personas, tecnología, comunicación, comercio, flechas, naturaleza, etc.). Se pueden seleccionar varios iconos a la vez y se insertan como gráficos vectoriales escalables (SVG).

Al seleccionar un icono insertado, aparece la pestaña contextual Formato de gráficos:

• Convertir en forma: convierte el icono SVG en una forma de Word editable, lo que permite cambiar el color de cada parte de forma independiente.
• Estilos de forma, relleno, contorno y efectos.
• Opciones de posición, ajuste de texto, alineación y tamaño.

5.2 Modelos 3D

Desde Insertar > Ilustraciones > Modelos 3D, se pueden insertar objetos tridimensionales desde:

• Archivo (formatos: FBX, OBJ, 3MF, PLY, STL, GLB).
• Modelos 3D en línea: biblioteca de Microsoft con modelos de animales, edificios, figuras humanas, vehículos, etc.

Los modelos 3D pueden girarse en cualquier dirección arrastrando el control de giro central. La pestaña contextual Formato de modelo 3D permite ajustar vistas predeterminadas del modelo, el tamaño, la posición y el ajuste de texto.

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6. Ecuaciones

6.1 Insertar ecuaciones

Desde Insertar > Símbolos > Ecuación, se inserta un bloque de ecuación. Hay dos formas:

• Ecuaciones predefinidas: Word 365 incluye una galería de ecuaciones matemáticas habituales (área del círculo, binomio de Newton, desarrollo de Fourier, identidad de Euler, cuadráticas, series de Taylor, teorema de Pitágoras, etc.).
• Insertar nueva ecuación: crea un bloque de ecuación vacío donde el usuario escribe su propia fórmula.

6.2 Editor de ecuaciones

Al estar dentro de un bloque de ecuación, aparece la pestaña contextual Ecuación con todas las herramientas del editor:

Grupo Herramientas

• Ecuación a tinta: permite escribir la ecuación a mano alzada (en pantallas táctiles) y Word la reconoce y convierte.
• Menú Profesional / Lineal: alterna entre la representación visual bidimensional (profesional) y la notación lineal (texto plano con códigos).

Estructuras matemáticas disponibles:

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7. Símbolos y caracteres especiales

7.1 Insertar símbolo

Desde Insertar > Símbolos > Símbolo, se accede a:

• Galería de símbolos usados recientemente: muestra los últimos símbolos insertados para acceso rápido.
• Más símbolos...: abre el cuadro de diálogo completo.

El cuadro de diálogo Símbolo permite:

• Seleccionar la fuente (cualquier fuente instalada, incluyendo Symbol, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3, Webdings, Arial, etc.).
• Filtrar por subconjunto Unicode (latín, griego, cirílico, matemáticas, flechas, monedas, etc.).
• Ver el código de carácter Unicode o ASCII del símbolo seleccionado.
• Asignar una tecla de acceso directo personalizada al símbolo.
• Usar la opción Autocorrección para que Word sustituya automáticamente una secuencia de texto por el símbolo.

7.2 Caracteres especiales

En la pestaña Caracteres especiales del cuadro de diálogo Símbolo, se encuentran caracteres de uso tipográfico frecuente:

Muchos de estos caracteres tienen asignado un método abreviado de teclado predefinido (por ejemplo, Ctrl + Alt + - para el guión em en el teclado numérico).

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8. Capturas de pantalla

Desde Insertar > Ilustraciones > Captura de pantalla, Word 365 ofrece dos opciones:

a) Ventanas disponibles Muestra una galería con miniaturas de todas las ventanas abiertas en el escritorio (excepto la propia ventana de Word). Al hacer clic en una miniatura, se inserta la captura de esa ventana completa como imagen en el punto de inserción del cursor.

b) Recorte de pantalla Word se minimiza y la pantalla se atenúa. El cursor se convierte en una cruz de precisión. El usuario arrastra para seleccionar el área exacta que desea capturar. Al soltar, el recorte se inserta como imagen en el documento. Solo se puede recortar de la última ventana activa antes de Word.

Las capturas de pantalla insertadas son imágenes estáticas que pueden editarse con todas las herramientas de la pestaña Formato de imagen.

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9. Resumen de accesos rápidos relevantes para oposiciones

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10. Consideraciones adicionales importantes para exámenes

• El modo En línea con el texto es el modo de inserción predeterminado para las imágenes. La imagen se trata como si fuera un carácter de texto y no permite posicionarla libremente.
• Para mover una imagen libremente por la página, debe cambiarse el ajuste de texto a cualquier modo distinto de "En línea con el texto".
• La opción Comprimir imágenes elimina las zonas recortadas de forma permanente cuando se activa la casilla "Eliminar las áreas recortadas de las imágenes", lo que reduce el tamaño del archivo pero hace irreversible el recorte.
• Las fórmulas en tablas de Word usan referencias posicionales (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) o referencias de celda estilo Excel (A1, B2), pero no se actualizan automáticamente: hay que pulsar F9 o hacer clic derecho > Actualizar campo.
• SmartArt es la herramienta correcta para crear organigramas y diagramas de proceso en Word. No debe confundirse con los gráficos estadísticos (Gráfico).
• La función Dividir tabla inserta un párrafo entre las dos partes resultantes. Para volver a unir las dos partes, basta con eliminar ese párrafo intermedio.
• Los iconos insertados desde la biblioteca de Microsoft son archivos SVG (gráficos vectoriales escalables), lo que significa que no pierden calidad al redimensionarse.
• La opción Convertir en forma de los iconos SVG convierte el icono en un objeto de tipo forma nativa de Word, perdiendo la naturaleza SVG pero ganando edición de color individualizada.
• En el tipo de gráfico circular (pastel), solo se puede representar una serie de datos. Si se necesitan varias series, hay que usar otro tipo de gráfico (por ejemplo, barras o columnas apiladas).
• El gráfico de tipo Combinado permite mezclar dos tipos distintos de gráfico sobre los mismos datos, por ejemplo mostrar columnas para volumen y una línea para precio medio.
• La pestaña Diseño del gráfico (antes llamada "Diseño" en versiones anteriores de Word) contiene la opción Cambiar entre filas y columnas, que transpone la orientación de las series y categorías del gráfico.

Combinación de correspondencia en Word 365

La combinación de correspondencia (en inglés, mail merge) es una herramienta de Microsoft Word 365 que permite fusionar un documento principal con un origen de datos para generar de forma automática y masiva múltiples documentos personalizados. Cada documento resultante mantiene la estructura y el formato del documento principal, pero incorpora datos variables procedentes del origen (nombre, dirección, número de expediente, etc.) de manera individualizada para cada registro.

Esta funcionalidad resulta especialmente útil en entornos administrativos para la elaboración de notificaciones, convocatorias, cartas-modelo, etiquetas de envío, sobres y cualquier comunicación que deba personalizarse para un conjunto de destinatarios.

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1. Concepto y elementos fundamentales

La combinación de correspondencia se sustenta en tres elementos:

1. Documento principal: contiene el texto fijo y los campos combinados que indican dónde se insertarán los datos variables. Puede ser una carta, un sobre, una etiqueta, un directorio o un mensaje de correo electrónico.

2. Origen de datos: es el archivo o base de datos que contiene los registros con la información variable. Puede ser una hoja de cálculo de Excel, una base de datos de Access, la libreta de contactos de Outlook, un archivo de texto delimitado (CSV o TXT) u otra lista.

3. Campos combinados: marcadores especiales insertados en el documento principal que se reemplazan por los valores reales del origen de datos en el momento de la combinación. Se identifican visualmente entre dobles comillas angulares: <<NombreCampo>>.

El resultado de la combinación es un conjunto de documentos finales, uno por cada registro del origen de datos (o por los registros que superen los filtros definidos).

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2. Tipos de documentos finales

Word 365 permite generar cinco tipos de documentos mediante la combinación de correspondencia:

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3. Acceso a la combinación de correspondencia

En Word 365, la combinación de correspondencia se gestiona desde la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones. Esta pestaña agrupa todos los comandos necesarios en los siguientes grupos:

• Iniciar combinación de correspondencia: para seleccionar el tipo de documento y el origen de datos.
• Escribir e insertar campos: para insertar campos combinados, el bloque de dirección, la línea de saludo y las reglas.
• Vista previa de resultados: para comprobar cómo quedará el documento con datos reales.
• Finalizar: para completar la combinación (imprimir, generar nuevo documento o enviar por correo).

Existe también el Asistente para combinar correspondencia paso a paso, accesible desde el botón Iniciar combinación de correspondencia > Asistente para combinar correspondencia paso a paso, que guía al usuario a través de seis pasos secuenciales.

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4. Proceso completo paso a paso

Paso 1: Seleccionar el tipo de documento

En la pestaña Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinación de correspondencia y se elige entre:

• Cartas
• Mensajes de correo electrónico
• Sobres
• Etiquetas
• Directorio
• Documento de Word normal (deshace la combinación activa)

Si se elige Sobres, aparece el cuadro de diálogo Opciones de sobre donde se configura el tamaño (C5, DL, Nº 10, etc.), la dirección del destinatario y la del remitente.

Si se elige Etiquetas, aparece el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta donde se selecciona el proveedor (Avery A4/A5, APLI, etc.) y el número de producto que determina las dimensiones y la distribución de las etiquetas en la página.

Paso 2: Seleccionar destinatarios

Una vez definido el tipo de documento, se hace clic en Seleccionar destinatarios. Word 365 ofrece tres opciones:

a) Usar una lista existente Permite conectar con un archivo externo:

• Hoja de cálculo de Microsoft Excel (formato .xlsx, .xls, .csv)
• Base de datos de Microsoft Access (.accdb, .mdb)
• Archivo de texto delimitado por comas o tabulaciones (.csv, .txt)
• Otros orígenes compatibles con ODBC

Al seleccionar un archivo de Excel, Word pregunta qué hoja del libro se utilizará como origen. Los encabezados de la primera fila de la hoja se convierten automáticamente en los nombres de los campos combinados.

b) Elegir de los contactos de Outlook Importa los contactos de la libreta de direcciones de Microsoft Outlook. Requiere que Outlook esté configurado en el equipo.

c) Escribir una lista nueva Abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, que permite introducir registros manualmente con campos predefinidos (Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, Provincia, Código postal, País, Teléfono, Dirección de correo electrónico, etc.). La lista se guarda como un archivo de base de datos de Access (.mdb) en la carpeta Mis orígenes de datos del perfil del usuario.

Paso 3: Editar la lista de destinatarios

Tras conectar con el origen, se puede acceder al cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia haciendo clic en Editar lista de destinatarios. Este cuadro permite:

• Activar o desactivar registros mediante casillas de verificación para incluir o excluir destinatarios concretos.
• Ordenar los registros haciendo clic en los encabezados de columna o mediante la opción Ordenar (hasta tres criterios de ordenación: ascendente o descendente).
• Filtrar los registros mediante la opción Filtrar, que permite establecer condiciones sobre cualquier campo usando los operadores: igual a, no igual a, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, está en blanco, no está en blanco. Se pueden encadenar varias condiciones con Y u O.
• Buscar duplicados: detecta registros con información repetida.
• Buscar destinatario: localiza un registro concreto introduciendo un valor de búsqueda.
• Validar direcciones: comprueba la validez del formato de las direcciones (requiere complemento adicional).
• Editar la lista directamente (solo disponible si el origen es una lista creada en Word o Access).

Paso 4: Preparar el documento principal

Con el origen de datos conectado, se redacta o edita el texto fijo del documento principal. Este texto será igual para todos los destinatarios. Los datos variables se insertarán mediante campos combinados en el paso siguiente.

Paso 5: Insertar campos combinados

Desde el grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia, se dispone de los siguientes elementos:

a) Bloque de dirección Al hacer clic en Bloque de dirección, se abre un cuadro de diálogo que permite combinar automáticamente varios campos (nombre, organización, dirección, ciudad, código postal, país) en un único campo llamado <<BloqueDeDirección>>. Word muestra una vista previa con los datos del primer registro y permite ajustar el formato del nombre (con/sin apellidos, con/sin tratamiento, etc.).

b) Línea de saludo Al hacer clic en Línea de saludo, se configura un campo <<LíneaDeSaludo>> que genera saludos personalizados del tipo "Estimado/a señor/a García:". Se puede definir el formato del saludo y el texto alternativo para registros sin nombre.

c) Insertar campo combinado Permite insertar cualquier campo del origen de datos en la posición del cursor. Al hacer clic en la flecha desplegable, aparece la lista de todos los campos disponibles (según los encabezados del origen de datos). Ejemplo: insertar <<Nombre>>, <<Apellidos>>, <<NIF>>, <<Dirección>>, <<Ciudad>>, <<CodigoPostal>>, etc.

Los campos combinados se muestran entre comillas angulares dobles (<<Campo>>) y con fondo gris cuando el cursor está sobre ellos. Si no se ven, se pueden activar mediante Resaltar campos de combinación.

d) Reglas Las reglas permiten insertar lógica condicional en el documento:

La regla Si...Entonces...SiNo es la más utilizada en entornos administrativos para personalizar el género, el tratamiento o el contenido de una comunicación.

Paso 6: Vista previa de resultados

Haciendo clic en Vista previa de resultados, los campos combinados se sustituyen por los datos reales del primer registro, permitiendo comprobar el aspecto definitivo del documento. Desde este modo se puede:

• Navegar entre registros con los botones de flecha (primero, anterior, siguiente, último) o introduciendo directamente el número de registro.
• Buscar un destinatario concreto con Buscar destinatario.
• Comprobar errores con Comprobar errores.

La función Comprobar errores ofrece tres opciones:

1. Simular la combinación e informar de errores en un nuevo documento (sin realizar la combinación real).
2. Completar la combinación mostrando los errores a medida que se producen.
3. Completar la combinación sin pausas y guardar los errores en un documento nuevo.

Paso 7: Finalizar y combinar

Una vez comprobado el resultado, se hace clic en Finalizar y combinar. Word 365 ofrece tres opciones:

a) Editar documentos individuales Genera un nuevo documento de Word que contiene todos los documentos combinados, uno por página (o sección, según el tipo). Este documento puede revisarse, editarse y guardarse antes de imprimir o distribuir. Esta opción es la más recomendable cuando se necesita revisar el resultado antes del envío definitivo.

Al elegir esta opción, aparece el cuadro de diálogo Combinar en documento nuevo donde se puede seleccionar:

• Todos los registros
• El registro actual
• Un intervalo de registros (desde / hasta)

b) Imprimir documentos Envía la combinación directamente a la impresora, sin generar un documento intermedio. Permite seleccionar todos los registros, el actual o un intervalo.

c) Enviar mensajes de correo electrónico Solo disponible cuando el tipo de documento es Mensajes de correo electrónico. Abre el cuadro de diálogo Combinar con correo electrónico donde se configura:

• Para: campo del origen de datos que contiene las direcciones de email.
• Asunto: texto del asunto (puede incluir campos combinados).
• Formato de correo: HTML, Texto sin formato o Datos adjuntos.

Los mensajes se envían a través del cliente de correo predeterminado (habitualmente Outlook).

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5. Combinar sobres

Al seleccionar Sobres como tipo de documento, el cuadro de diálogo Opciones de sobre permite:

Ficha "Opciones de sobre":

• Tamaño del sobre: lista desplegable con tamaños estándar (C5 162x229 mm, DL 110x220 mm, C4 229x324 mm, Nº 10 241x105 mm, etc.) y la opción de definir un tamaño personalizado.
• Dirección del destinatario: permite ajustar la fuente y la posición (distancia desde la izquierda y desde arriba) del bloque de dirección del destinatario.
• Dirección del remitente: permite ajustar la fuente y la posición de la dirección del remitente. Se puede indicar si se omite (para sobres con ventanilla o preimpresos).

Ficha "Opciones de impresión":

• Indica la orientación de alimentación del sobre en la impresora (boca arriba, boca abajo, por la derecha, por la izquierda, etc.) según las capacidades del hardware.

Una vez configurado el sobre, se insertan los campos combinados correspondientes (habitualmente el Bloque de dirección) y se completan los pasos habituales de vista previa y combinación.

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6. Combinar etiquetas

Al seleccionar Etiquetas como tipo de documento, el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta permite:

• Información sobre la impresora: impresoras de páginas continuas o de páginas normales (láser/inyección de tinta).
• Proveedor de etiquetas: lista de fabricantes (Avery A4/A5, Avery Letter, APLI, Herlitz, Sigel, etc.).
• Número de producto: selecciona el modelo concreto del fabricante, que determina el número de etiquetas por página, las dimensiones de cada etiqueta y los márgenes.
• Nueva etiqueta: permite definir dimensiones personalizadas si el modelo no está en la lista.

Tras configurar el tipo de etiqueta, Word genera una tabla con todas las etiquetas de la página. En la primera etiqueta se insertan los campos combinados deseados. A continuación, se hace clic en Actualizar todas las etiquetas (en el grupo Escribir e insertar campos), que replica los campos de la primera etiqueta a todas las demás. Si se omite este paso, solo la primera etiqueta contendrá datos.

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7. Uso de Excel como origen de datos

Microsoft Excel es el origen de datos más utilizado en la práctica administrativa. Consideraciones clave:

• Los encabezados de la primera fila de la hoja de cálculo se convierten en los nombres de los campos combinados. Deben ser únicos y no contener caracteres especiales ni espacios iniciales.
• Al conectar con un archivo Excel, Word muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla para elegir qué hoja del libro se utilizará. Si la primera fila contiene los encabezados (lo habitual), debe marcarse la casilla La primera fila contiene encabezados de columna.
• Los datos deben estar en un rango continuo, sin filas ni columnas vacías intermedias.
• Los formatos de celda de Excel (fechas, números, monedas) pueden no transferirse exactamente. Para controlar el formato de los campos en Word se pueden usar interruptores de campo (switches) en el código de campo.
• Es recomendable guardar el archivo Excel antes de vincularlo a Word y no tenerlo abierto simultáneamente durante la combinación para evitar conflictos de acceso.

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8. Uso de Access como origen de datos

Al usar una base de datos de Access, Word muestra el cuadro Seleccionar tabla, que lista las tablas y consultas disponibles. Las ventajas de Access son:

• Permite usar consultas preexistentes con filtros y ordenaciones complejas definidas en Access.
• Soporta relaciones entre tablas.
• Mayor capacidad de registros que Excel para bases de datos grandes.

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9. Campos combinados: códigos de campo y resultados

Internamente, cada campo combinado es un código de campo de Word. Los campos combinados tienen la sintaxis:

{ MERGEFIELD "NombreCampo" }

Por defecto, Word muestra el resultado del campo (el valor real del dato). Para ver el código de campo subyacente de un campo concreto, se coloca el cursor sobre él y se presiona Mayús+F9. Para alternar entre ver códigos de campo y resultados en todo el documento, se usa Alt+F9.

Esta distinción es relevante en exámenes de oposición: la pregunta puede referirse a la visualización del código de campo versus el resultado visible.

Los interruptores de campo permiten formatear la salida. Por ejemplo:

• { MERGEFIELD "FechaNacimiento" \@ "dd/MM/yyyy" } — formatea una fecha.
• { MERGEFIELD "Importe" \# "#.##0,00 €" } — formatea un número como moneda.

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10. Reglas avanzadas: detalle

Si...Entonces...SiNo

Es la regla condicional fundamental. Al insertarla, Word solicita:

• Nombre de campo: campo del origen de datos sobre el que se evalúa la condición.
• Comparación: igual a, no igual a, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, está en blanco, no está en blanco.
• Comparar con: valor de referencia para la comparación.
• Insertar este texto: texto que aparece si la condición es verdadera.
• Si no, insertar este texto: texto que aparece si la condición es falsa.

El código de campo generado es del tipo { IF "{ MERGEFIELD "Genero" }" = "F" "Estimada señora" "Estimado señor" }.

Preguntar

Muestra un cuadro de entrada durante la combinación para cada registro (o solo una vez). El valor introducido se asigna a un marcador de Word que puede referenciarse mediante un campo { REF MarcadorNombre }.

Rellenar

Similar a Preguntar, pero el valor se introduce una sola vez y se inserta en todos los documentos. Útil para datos que cambian en cada tandada de impresión (número de expediente general, fecha de impresión, etc.).

Saltar registro si

Si la condición se cumple, el registro se omite y no se genera documento para él. Equivalente a un filtro dinámico basado en campo.

Ir a registro si

Cuando se cumple la condición, salta al registro especificado. De uso menos frecuente en la práctica.

Número de registro

Inserta el número de posición del registro en el origen de datos (comenzando en 1). No es el número de documento generado, sino la posición en la lista de destinatarios.

Número secuencial

Inserta un contador que se incrementa en uno por cada documento generado durante la combinación. Útil para numerar notificaciones o documentos de forma correlativa.

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11. Filtrar destinatarios: operadores y criterios

El cuadro de diálogo Filtrar y ordenar (accesible desde Editar lista de destinatarios > Filtrar) permite definir criterios de filtrado con los siguientes operadores:

Se pueden encadenar múltiples criterios usando los conectores lógicos Y (todas las condiciones deben cumplirse) u O (basta con que se cumpla una). Word 365 permite hasta seis filas de criterios de filtro.

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12. Ordenar destinatarios

En la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, se pueden definir hasta tres criterios de ordenación independientes, cada uno con:

• Ordenar por: campo del origen de datos.
• Tipo: texto, número o fecha.
• Orden: ascendente o descendente.

El primer criterio es el principal; el segundo se aplica cuando el primero resulta en empate, y el tercero cuando los dos primeros coinciden.

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13. Buscar destinatario

La opción Buscar destinatario (en el grupo Vista previa de resultados y en el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia) permite localizar registros específicos introduciendo un texto de búsqueda en cualquiera de los campos del origen de datos. Word navega directamente al primer registro que contenga dicho texto.

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14. Comprobar errores

La función Comprobar errores realiza una verificación de la combinación antes de ejecutarla definitivamente. Detecta problemas como:

• Campos combinados referenciados en el documento principal que no existen en el origen de datos.
• Errores de sintaxis en reglas o códigos de campo.
• Registros con datos inválidos para determinados campos.

Las tres modalidades de verificación son:

1. Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo: no genera los documentos finales, solo el informe de errores.
2. Completar la combinación y mostrar los errores a medida que se producen: realiza la combinación real y detiene el proceso cada vez que encuentra un error.
3. Completar la combinación sin pausas y anotar los errores en un documento nuevo: realiza la combinación real sin interrupciones y recoge todos los errores al final.

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15. Diferencias entre las opciones de finalización

La opción Editar documentos individuales genera un documento con tantas secciones como registros, separadas por saltos de sección. Cada sección corresponde a un documento (carta, sobre, etc.) combinado con un registro.

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16. Actualizar campos y vínculos

Cuando el documento combinado se guarda y se vuelve a abrir, los campos vinculados al origen de datos pueden quedar desconectados si el archivo del origen se ha movido o renombrado. Word 365 intentará volver a conectar con el origen de datos al abrir el documento principal y puede mostrar un cuadro de diálogo solicitando confirmación o la ruta del nuevo archivo.

Para actualizar manualmente todos los campos del documento, se puede usar Ctrl+A (seleccionar todo) seguido de F9 (actualizar campos).

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17. Consideraciones para exámenes de oposición

Los aspectos más frecuentemente evaluados en preguntas tipo test sobre combinación de correspondencia son:

• Tipos de documentos finales: saber que son cinco (cartas, sobres, etiquetas, directorio y mensajes de correo electrónico).
• Tipos de orígenes de datos: Excel, Access, Outlook, lista nueva de Word, archivo de texto delimitado.
• Orden del proceso: primero se selecciona el tipo de documento, luego el origen de datos, luego se insertan los campos, luego se previsualiza y finalmente se combina.
• Bloque de dirección vs. campo individual: el bloque de dirección agrupa varios campos en uno (<<BloqueDeDirección>>); los campos individuales se insertan por separado.
• Regla Si...Entonces...SiNo: es la regla condicional de la combinación, no debe confundirse con una función de Excel.
• Actualizar todas las etiquetas: paso obligatorio en etiquetas para replicar los campos de la primera a todas las demás.
• Alt+F9: alterna entre ver el código de campo y el resultado en todo el documento.
• Comprobar errores: permite simular la combinación antes de ejecutarla.
• Editar documentos individuales vs. Imprimir: la primera genera un documento Word editable; la segunda va directamente a la impresora.
• Los encabezados de Excel: la primera fila de la hoja se convierte en los nombres de los campos combinados.
• Filtros: hasta seis criterios encadenables con Y/U O.
• Ordenación: hasta tres criterios de ordenación.
• Número secuencial vs. Número de registro: el primero cuenta documentos generados; el segundo indica la posición del registro en el origen.

Atajos de teclado en Word 365

Microsoft Word 365 dispone de un amplio conjunto de atajos de teclado documentado oficialmente por Microsoft Support. Es esencial dominar estos atajos para superar las pruebas de oposiciones que incluyan ofimática.

⚠️ Convención inglesa vs convención española antigua. En Word 365, los atajos oficiales siguen mnemónicos en inglés (Ctrl+B=Bold, Ctrl+U=Underline, Ctrl+I=Italic, Ctrl+S=Save). En versiones de Word español anteriores a 2007 los mnemónicos eran en español (Ctrl+N=Negrita, Ctrl+S=Subrayado), pero esos atajos ya no son válidos en Word 365. Esta diferencia es la fuente más habitual de confusión en exámenes oficiales — la sección 18 contiene la tabla comparativa.

📌 Atajos polisémicos. Algunos atajos figuran con acciones distintas según la tabla de Microsoft Support donde aparecen. Por ejemplo, Ctrl+E es "Centrar el párrafo" en la tabla de párrafos pero "Seleccionar todo el documento" en la tabla de selección. Esto refleja el comportamiento real de Word, donde el efecto del atajo depende del contexto. La sección 17 recoge todos los atajos polisémicos.

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1. Métodos abreviados más usados (oficiales Word 365)

2. Cinta de opciones — pestañas (Alt + letra)

3. Aplicar formato a caracteres

4. Alinear y dar formato a párrafos

5. Editar texto y gráficos (incluido el portapapeles)

6. Navegar por el documento

7. Seleccionar texto y gráficos

8. Buscar, reemplazar y navegar

9. Insertar caracteres especiales y elementos

10. Notas al pie y notas al final

📌 Mnemónicos: F = Footnote (nota al pie); D = enDnote (nota al final).

⚠️ No confundir con Ctrl+Alt+L (campo LISTNUM) ni con Ctrl+Alt+O (vista Esquema).

11. Trabajar con campos (Field)

Los campos son códigos especiales que Word actualiza dinámicamente (fechas, números de página, sumarios, etc.).

12. Trabajar en tablas

📌 Atajo útil para mover párrafos completos (también funciona fuera de tablas): Alt+Mayús+↑/↓ mueve el párrafo o la fila seleccionada hacia arriba o hacia abajo.

13. Revisión, idiomas y traducción

14. Vistas del documento e impresión

15. Macros y automatización

16. Teclas de función (F1–F12)

17. ⚠️ Atajos polisémicos — atención al contexto

Algunos atajos figuran en Microsoft Support con acciones distintas según la tabla. Esto refleja el comportamiento real de Word, donde el efecto depende del contexto de edición. En oposiciones, presta atención al enunciado: la acción correcta dependerá del bloque temático.

18. ⚠️ Convención antigua de Word español vs convención oficial Word 365

Word 2003 español y anteriores usaban mnemónicos en español, pero en Word 365 los atajos oficiales (Microsoft Support es-ES) siguen mnemónicos en inglés. Las siguientes equivalencias ya no son válidas en Word 365 y suelen aparecer como distractores en pruebas oficiales:

📌 Clave para opositores: en pruebas que mencionen Word 365, la respuesta correcta sigue los atajos oficiales documentados por Microsoft Support. La convención antigua puede aparecer como distractor; verifica siempre el atajo contra Microsoft Support es-ES.

19. Tabla comparativa de los atajos más frecuentes en oposiciones

Fuente oficial

Microsoft Support — Métodos abreviados de teclado de Microsoft Word en Windows (es-ES)

📌 Nota sobre fuentes: este artículo se basa en la página oficial de Microsoft Support es-ES vigente en mayo de 2026. Microsoft revisa periódicamente los atajos; ante una posible discrepancia con la pregunta de un examen, prevalece la documentación oficial publicada en la fecha del examen.

Menú Vista, Referencias y Revisar en Microsoft Word 365

Las pestañas Vista, Referencias y Revisar de Microsoft Word 365 agrupan funcionalidades avanzadas esenciales para la elaboración profesional de documentos administrativos. Su conocimiento es imprescindible para los aspirantes a auxiliar administrativo, ya que estas herramientas aparecen con frecuencia en las pruebas de oposición.

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PESTAÑA VISTA

La pestaña Vista controla la forma en que se muestra el documento en pantalla, gestiona el entorno de trabajo con ventanas y permite grabar y ejecutar macros.

Modos de visualización

Word 365 ofrece cinco modos de visualización principales, accesibles desde el grupo Vistas de la pestaña Vista:

Modo Lector (Inmersivo)

El Modo Lector (anteriormente llamado "Modo de lectura") está optimizado para consumir contenido sin distracciones. Dentro de este modo, la herramienta Ancho de columna permite ajustar el texto en columnas estrechas, medias o anchas para facilitar la lectura. El Color de página puede cambiarse a tonos cálidos (sepia) o invertido (oscuro) para reducir la fatiga visual. La función Leer en voz alta (grupo Voz) reproduce el texto mediante síntesis de voz.

Mostrar / Ocultar

El grupo Mostrar de la pestaña Vista contiene casillas de verificación para activar o desactivar elementos de referencia visual:

• Regla: activa la regla horizontal (y la vertical en vista Diseño de impresión). Muestra sangrías, tabulaciones y márgenes del párrafo activo.
• Líneas de cuadrícula: superpone una cuadrícula sobre la página para alinear objetos gráficos con precisión. Las cuadrículas no se imprimen.
• Panel de navegación: abre el panel lateral izquierdo que permite navegar por los títulos del documento (estructura), buscar texto (búsqueda) y desplazarse por las páginas (miniaturas). Se activa también con Ctrl+F.

Zoom

El grupo Zoom controla el nivel de ampliación de la vista:

El control deslizante de zoom en la barra de estado (esquina inferior derecha) también permite ajustar el nivel de ampliación de forma rápida.

Ventana

El grupo Ventana gestiona la disposición de las ventanas de documento abiertas:

Macros

El grupo Macros permite automatizar tareas repetitivas mediante secuencias de comandos grabadas o programadas en Visual Basic for Applications (VBA):

Ver macros (Alt+F8): abre el cuadro de diálogo Macros, que lista todas las macros disponibles. Desde aquí se puede ejecutar, editar, eliminar o crear una macro.

Grabar macro: inicia el proceso de grabación. Word registra todas las acciones del usuario (formato, escritura, comandos) como instrucciones VBA. Al iniciar la grabación, se solicita:

• Nombre de la macro: debe comenzar por letra, sin espacios.
• Guardar macro en: documento actual, plantilla Normal.dotm (disponible en todos los documentos) u otra plantilla.
• Descripción: texto explicativo opcional.
• Asignar a botón: añade la macro a la barra de herramientas de acceso rápido.
• Asignar a teclado: asocia la macro a una combinación de teclas personalizada.

Durante la grabación, el puntero del ratón muestra un icono de casete. Solo se registran acciones de teclado y menú; los movimientos del ratón para seleccionar texto no se graban (hay que usar el teclado para seleccionar).

Pausar grabación: suspende temporalmente la grabación sin detenerla, para realizar acciones que no se deben registrar.

Detener grabación: finaliza la grabación y guarda la macro.

Editar macro / Editor de Visual Basic (Alt+F11): abre el entorno de desarrollo integrado (IDE) de VBA, donde se puede ver y modificar el código de las macros grabadas o escribir nuevas macros desde cero.

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PESTAÑA REFERENCIAS

La pestaña Referencias centraliza las herramientas para crear y gestionar los elementos de referencia documental: tabla de contenido, notas, citas bibliográficas, leyendas, índices y marcadores.

Tabla de contenido

La tabla de contenido (o índice de contenidos) se genera automáticamente a partir de los estilos de título del documento.

Funcionamiento: Word detecta los párrafos con estilos Título 1, Título 2, … Título 9 y los lista con su número de página. Al cambiar el documento, la tabla no se actualiza sola; hay que actualizarla manualmente.

Insertar tabla de contenido:

• Tabla automática 1 / Tabla automática 2: inserta una tabla prediseñada con el título "Contenido" o "Tabla de contenido". Requiere que los títulos del documento usen los estilos de Título integrados.
• Tabla manual: inserta una tabla con texto de relleno que el usuario debe editar a mano. No se vincula a los títulos del documento.
• Tabla de contenido personalizada...: abre el cuadro de diálogo para configurar niveles mostrados (por defecto 3), alineación de números de página, carácter de relleno (puntos, guiones, ninguno), formato visual y si se usan hipervínculos en lugar de números de página.

Actualizar tabla de contenido: para que refleje los cambios en títulos o páginas se puede:

• Pulsar F9 con el cursor dentro de la tabla.
• Hacer clic en el botón Actualizar tabla que aparece en la parte superior de la tabla al seleccionarla.
• Usar el botón Actualizar tabla del grupo Tabla de contenido en la pestaña Referencias.

Al actualizar, Word pregunta si se actualizan solo los números de página o toda la tabla (incluyendo texto de los títulos).

Quitar tabla de contenido: opción en el menú desplegable de Tabla de contenido que elimina la tabla sin afectar al resto del documento.

Notas al pie y notas al final

Las notas permiten añadir aclaraciones o referencias sin interrumpir el flujo del texto principal. Se marcan en el texto con una marca de referencia (número, letra o símbolo).

Formato de las notas (cuadro de diálogo Nota al pie y nota al final):

• Posición de notas al pie: abajo del texto (justo después del último párrafo de la página) o al final de la página (en el margen inferior).
• Posición de notas al final: al final de la sección o al final del documento.
• Formato de número: 1, 2, 3 / a, b, c / A, B, C / i, ii, iii / I, II, III / *, **, *** (símbolos).
• Marca personalizada: el usuario puede escribir cualquier carácter como marca de referencia.
• Iniciar en: número o letra de inicio de la numeración.
• Numeración: continua (a lo largo de todo el documento), reiniciar en cada sección, reiniciar en cada página (solo notas al pie).
• Aplicar cambios a: todo el documento o la sección actual.

Convertir notas: el botón Convertir... del cuadro de diálogo permite transformar todas las notas al pie en notas al final, todas las notas al final en notas al pie, o intercambiarlas.

Para ir a una nota se hace doble clic sobre la marca de referencia en el texto. Para eliminar una nota se elimina la marca de referencia en el texto (no el texto de la nota).

Citas y bibliografía

Word incluye un gestor de fuentes bibliográficas que genera citas en el texto y la bibliografía final de forma automática.

Estilos de cita disponibles en Word 365:

Flujo de trabajo:

1. Elegir el estilo en el desplegable Estilo.
2. Insertar cita > Agregar nueva fuente: se rellena el formulario con el tipo de fuente (libro, artículo, sitio web, etc.) y sus datos (autor, año, título, editorial…).
3. Word inserta la cita entre paréntesis (o como nota, según el estilo) en el punto del cursor.
4. Administrar fuentes: abre el cuadro de diálogo que muestra la lista maestra (todas las fuentes del equipo) y la lista actual (fuentes del documento). Permite copiar fuentes entre listas, editar y eliminar.
5. Al final del documento, Bibliografía > elegir un formato predefinido genera la bibliografía formateada automáticamente. Si se añaden o modifican fuentes, hay que actualizarla con Actualizar citas y bibliografía.

Leyendas

Las leyendas son rótulos descriptivos que se insertan debajo (o encima) de figuras, tablas, ecuaciones u otros objetos para numerarlos e identificarlos.

Insertar leyenda: coloca el cursor junto al objeto y abre el cuadro de diálogo:

• Etiqueta: Figura, Tabla, Ecuación u otras personalizadas.
• Posición: encima del elemento seleccionado o debajo del elemento seleccionado.
• Numeración: arábiga (1, 2, 3), alfabética o romana; opción de incluir el número de capítulo.
• Excluir etiqueta de la leyenda: muestra solo el número sin la palabra "Figura".

Insertar leyenda automática: Word puede insertar leyendas automáticamente cada vez que se inserta un tipo de objeto determinado (tabla de Word, hoja de Excel, imagen, etc.).

Tabla de ilustraciones: genera un índice de todas las leyendas de figura del documento con sus números de página. Se actualiza con F9.

Tabla de tablas y Tabla de ecuaciones: funcionan igual pero filtran por la etiqueta correspondiente.

Referencias cruzadas: permiten referenciar dentro del texto un elemento numerado del documento (título, leyenda, nota al pie, marcador, ecuación, figura, tabla). Al hacer clic en la referencia cruzada (si está como hipervínculo) se salta al elemento referenciado. Cuando el elemento cambia de número o página, la referencia cruzada se actualiza al pulsar F9 o al imprimir. Los tipos de referencia cruzada disponibles son: Texto del título, Número de página, Número de título, Encima/debajo, Número de nota al pie, etc.

Índice

El índice analítico (o índice alfabético) lista términos importantes del documento con sus números de página.

Marcar entrada de índice (Alt+Mayús+X): abre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice:

• Entrada principal: el término que aparecerá en el índice.
• Subentrada: nivel secundario bajo la entrada principal.
• Referencia cruzada: en lugar de número de página, muestra "Véase [otro término]".
• Intervalo de páginas: usa un marcador para indicar que el término abarca un rango de páginas.
• Marcar: marca solo la ocurrencia actual del término en el texto (se inserta un campo XE oculto).
• Marcar todas: marca todas las apariciones del término en el documento de forma automática.

Los campos XE son visibles cuando se muestran las marcas de formato (Ctrl+Mayús+8 o botón ¶).

Insertar índice: coloca el índice en el documento. El cuadro de diálogo permite elegir el número de columnas, la alineación de los números de página, el tipo de formato, si se muestran números de página y si se usan guiones o comas para los rangos.

Actualizar índice: con F9 o el botón del grupo Índice, regenera el índice para reflejar cambios en el documento.

Tabla de autoridades

La tabla de autoridades es un índice especializado para documentos legales (sentencias, leyes, reglamentos, tratados) que lista las citas jurídicas con sus páginas.

• Marcar cita (Alt+Mayús+I): abre el cuadro de diálogo para marcar citas legales clasificadas por categoría (casos, estatutos, regulaciones, artículos de revistas, libros, etc.).
• Insertar tabla de autoridades: genera el índice de citas legales agrupadas por categoría.

Marcadores

Un marcador es un nombre asignado a una posición o selección de texto en el documento para poder referirse a ella de forma programática o saltar a ella directamente.

• Insertar marcador: abre el cuadro de diálogo. El nombre debe comenzar por letra, no puede contener espacios (se permiten guiones bajos) y tiene un máximo de 40 caracteres. Se puede ordenar la lista por nombre o por posición en el documento.
• Ir a marcador: en el cuadro de diálogo Marcador se selecciona el marcador y se pulsa Ir a.
• Los marcadores también son accesibles desde Ir a (Ctrl+G o F5) > Marcador.
• Se usan como destino en referencias cruzadas y como intervalo de páginas en entradas de índice.

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PESTAÑA REVISAR

La pestaña Revisar agrupa todas las herramientas de corrección, colaboración y protección del documento.

Revisión ortográfica y gramatical

Ortografía y gramática (F7): inicia la revisión completa del documento. Word escanea el texto buscando errores y abre el panel de revisión en el lateral derecho (en Word 365) o un cuadro de diálogo flotante.

Indicadores visuales:

• Subrayado rojo ondulado: error ortográfico (palabra no reconocida en el diccionario activo).
• Subrayado azul ondulado: error gramatical o de estilo (en versiones anteriores era verde para gramática).
• Subrayado dorado/amarillo: problema de estilo o de redacción sugerido por el editor de Word.

Opciones disponibles al revisar un error:

• Sugerencias: lista de correcciones propuestas. Hacer clic en una la aplica.
• Omitir una vez: ignora este error en esta ocurrencia.
• Omitir todo / Omitir siempre: ignora todas las apariciones de esta palabra en el documento actual o en todos los documentos.
• Agregar al diccionario: añade la palabra al diccionario personalizado del usuario para que no vuelva a marcarse como error.
• Cambiar / Cambiar todo: aplica la corrección seleccionada en esta ocurrencia o en todas.
• Autocorrección: añade la corrección a la lista de autocorrección para corregirla automáticamente en el futuro.

Opciones del corrector (Archivo > Opciones > Revisión):

• Revisar ortografía mientras se escribe.
• Marcar errores gramaticales mientras se escribe.
• Revisar gramática con ortografía.
• Diccionarios personalizados: agregar, editar o eliminar.
• Idioma de revisión por defecto.

Sinónimos (Mayús+F7)

El Diccionario de sinónimos (también llamado Tesauro) abre el panel lateral con sinónimos, antónimos y palabras relacionadas para la palabra seleccionada o la más cercana al cursor.

• El panel muestra resultados agrupados por categoría semántica y parte de la oración.
• Al hacer clic con el botón derecho sobre un sinónimo se puede insertar, copiar o buscar más alternativas.
• También se accede haciendo clic derecho sobre una palabra en el texto y eligiendo Sinónimos.

Contar palabras

Contar palabras (Revisar > Contar palabras o clic en el contador de la barra de estado): muestra el cuadro de diálogo con estadísticas del documento:

La casilla Incluir cuadros de texto, notas al pie y notas al final amplía el recuento a estos elementos. El contador de palabras en la barra de estado se actualiza en tiempo real.

Idioma

• Establecer idioma de revisión: asigna un idioma de corrección específico al texto seleccionado. Permite revisar documentos multilingues con diccionarios distintos para cada sección.
• No revisar la ortografía ni la gramática: marca el texto seleccionado para que el corrector lo ignore completamente (útil para código, nombres propios, etc.).
• Preferencias de idioma: accede a las opciones generales de idioma de Office.

Traducir

Word 365 incorpora Microsoft Translator para traducir documentos sin salir de la aplicación:

• Traducir documento: traduce todo el documento al idioma seleccionado y abre la traducción en una nueva ventana.
• Traducir selección: traduce el texto seleccionado y muestra el resultado en el panel Traductor. Desde ahí se puede insertar la traducción en el documento.
• Minitraductor: (Revisar > Idioma > Minitraductor) muestra una traducción emergente al pasar el ratón por encima de una palabra.

Accesibilidad

• Comprobar accesibilidad: analiza el documento y detecta problemas que dificultan la lectura a personas con discapacidades visuales o motoras.
• El Informe de accesibilidad clasifica los problemas en tres niveles: Error (impide el acceso), Advertencia (dificulta el acceso) y Sugerencia (podría mejorar el acceso).
• Problemas comunes: imágenes sin texto alternativo, tablas sin encabezados, bajo contraste de color, hipervínculos sin texto descriptivo, documentos sin título de documento en propiedades.

Comentarios

Los comentarios permiten añadir anotaciones al margen sin modificar el texto del documento. Son esenciales para la revisión colaborativa.

En Word 365, los comentarios son conversaciones enhebradas: se puede responder a un comentario creando un hilo. Los comentarios resueltos se ocultan pero se conservan y se pueden mostrar desde el menú Mostrar marcas.

Los comentarios se muestran en globos en el margen derecho o en el panel de revisiones. El nombre que aparece en el comentario es el nombre de usuario configurado en Archivo > Opciones > General > Nombre de usuario.

Control de cambios

El control de cambios (o registro de revisiones) registra todas las modificaciones realizadas en el documento para que puedan revisarse y aceptarse o rechazarse posteriormente.

Activar / Desactivar (Ctrl+Mayús+E): cuando está activo, cada inserción, eliminación, cambio de formato o movimiento queda registrado con el nombre del autor y la fecha/hora.

Visualización de los cambios marcados:

Opciones de visualización (menú Mostrar para revisión):

Mostrar marcas: permite elegir qué tipos de cambios se muestran (comentarios, inserciones y eliminaciones, cambios de formato, cambios de formato de párrafo, etc.) y filtrar por autor.

Globos vs. marcas en línea: en Mostrar marcas > Globos se puede optar por mostrar revisiones en globos (margen), en línea o solo comentarios y formato en globos.

Panel de revisiones: abre un panel lateral (o inferior) con la lista completa de todos los cambios y comentarios del documento con sus detalles (autor, fecha, tipo de cambio, texto afectado).

Aceptar y rechazar cambios:

Opciones de seguimiento: permite personalizar los colores y formatos usados para marcar inserciones, eliminaciones y cambios de formato, así como la forma en que se muestran los cambios de varios autores (cada autor en un color diferente).

Comparar documentos

• Comparar: abre el cuadro de diálogo para elegir el documento original y el documento revisado. Word genera un tercer documento con todos los cambios marcados como si hubieran sido realizados con control de cambios activo, permitiendo ver exactamente qué ha cambiado entre las dos versiones.
• Combinar: similar a Comparar, pero diseñado para fusionar las revisiones de varios autores que han revisado el mismo documento por separado. Se pueden combinar las revisiones en el documento original o en uno nuevo.
• En ambos casos, Word muestra las diferencias usando el mecanismo de control de cambios, y el usuario puede aceptar o rechazar cada cambio individualmente.

Proteger documento

Las opciones de protección controlan quién puede editar el documento y en qué medida.

Restringir edición (panel lateral Restringir formato y edición):

El panel se divide en tres secciones:

1. Restricciones de formato: limita los estilos que se pueden aplicar. Se pueden seleccionar los estilos permitidos desde una lista. Impide que los usuarios cambien el diseño del documento.

2. Restricciones de edición: seleccionar el tipo de edición permitida:

   • Sin cambios (solo lectura): nadie puede editar el documento.
   • Marcas de revisión: solo se pueden realizar cambios con el control de cambios activo.
   • Solo comentarios: los usuarios solo pueden insertar comentarios.
   • Rellenando formularios: solo se pueden rellenar los campos de formulario (controles de contenido).
   • Sin restricciones (permitir cualquier tipo de edición): desactiva las restricciones.

   Además, se pueden designar excepciones: secciones o usuarios concretos que pueden editar libremente aunque el resto del documento esté restringido.

3. Comenzar a aplicar: al pulsar Si, aplicar la protección se puede establecer una contraseña para que solo quien la conozca pueda desactivar la protección. La contraseña es opcional; sin ella, cualquier usuario puede desactivar la protección desde el mismo panel.

Contraseña de apertura y de escritura (Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales):

• Contraseña de apertura: el documento no puede abrirse sin introducir la contraseña correcta. Cifra el documento con AES-128 o superior.
• Contraseña de escritura: el documento puede abrirse en modo de solo lectura sin contraseña, pero para guardar los cambios en el mismo archivo se requiere la contraseña.
• Recomendado como de solo lectura: Word sugiere abrirlo en modo de solo lectura, pero el usuario puede ignorar la sugerencia.

Firma digital: permite agregar una firma digital invisible al documento para certificar su autoría e integridad. Requiere un certificado digital. Una vez firmado, cualquier modificación invalida la firma.

Marcar como final: informa a los lectores de que el documento está terminado y desactiva la escritura, los comandos de edición y las marcas de revisión. Es una medida preventiva, no una protección de seguridad: cualquier usuario puede desactivar el estado "Final" haciendo clic en Editar de todas formas en el banner que aparece al abrir el documento.

Inspeccionar documento

Antes de compartir un documento, conviene eliminar información que no deba distribuirse.

Inspeccionar documento (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento): analiza el documento en busca de:

Al detectar cada tipo de contenido, ofrece el botón Quitar todo para eliminarlo de forma permanente. Esta acción no se puede deshacer, por lo que se recomienda guardar una copia del documento antes de inspeccionar.

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RESUMEN DE ATAJOS DE TECLADO CLAVE

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PREGUNTAS FRECUENTES EN OPOSICIONES

A continuación se recogen los conceptos que con mayor frecuencia se evaluan en las pruebas tipo test de Auxiliar Administrativo:

1. La vista predeterminada de Word es el Diseño de impresión. (No el Borrador ni el Esquema.)
2. F7 activa la revisión ortográfica y gramatical; Mayús+F7 abre el diccionario de sinónimos.
3. El atajo para insertar una nota al pie es Alt+Ctrl+F (no Alt+Ctrl+O).
4. El atajo para insertar una nota al final es Alt+Ctrl+D.
5. La tabla de contenido se actualiza con F9 o con el botón "Actualizar tabla".
6. Alt+F8 abre el cuadro de diálogo de macros; Alt+F11 abre el editor de VBA.
7. El control de cambios se activa y desactiva con Ctrl+Mayús+E.
8. "Marcar como final" no es una medida de seguridad real: cualquier usuario puede desactivarla.
9. Las contraseñas de apertura/escritura se establecen en Guardar como > Herramientas > Opciones generales, no desde Revisar > Proteger.
10. Alt+Mayús+X abre el cuadro Marcar entrada de índice.
11. Los errores ortográficos se subrayan en rojo ondulado; los gramaticales en azul ondulado.
12. Ctrl+Alt+M inserta un nuevo comentario.
13. "Nueva ventana" abre una segunda copia del mismo documento (no un documento nuevo).
14. La función "Dividir" permite ver dos partes del mismo documento en la misma ventana, separadas por una barra horizontal.
15. El desplazamiento sincrónico solo está disponible en el modo "Ver en paralelo".
16. La tabla de autoridades es específica para citas legales (sentencias, leyes, reglamentos), mientras que la bibliografía se usa para fuentes académicas generales.
17. "Restringir edición > Solo comentarios" permite a los revisores añadir comentarios pero no modificar el texto.
18. La inspección del documento elimina de forma permanente metadatos, comentarios y texto oculto antes de compartir el archivo.