Interfaz y conceptos básicos de Excel 2016

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1. La ventana de Excel

1.1 Qué contiene cada ficha

• Inicio — Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos (formato condicional, dar formato como tabla y estilos de celda), Celdas y Modificar.

• Insertar — Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Minigráficos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.

• Diseño de página — Temas, Configurar página, el grupo de ajuste de escala (Ancho, Alto y Escala), Opciones de la hoja y Organizar.

• Fórmulas — Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.

• Datos — Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos, Previsión y Esquema.

• Revisar — Revisión, Idioma, Comentarios y Proteger (Proteger hoja y Proteger libro).

• Vista — Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

Proteger hoja está en la ficha Revisar, no en Inicio ni en Datos. Y los estilos de celda están en Inicio.

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2. Conceptos básicos

Tipos de datos admitidos: números, texto, fechas y horas, valores lógicos, valores de error y fórmulas.

2.1 Texto que no cabe en la celda

Si se escribe un texto más largo que el ancho de la celda y la celda de al lado está vacía, el texto se desborda visualmente sobre la celda adyacente: se ve entero, pero sigue perteneciendo únicamente a la celda original. Si la celda contigua tiene contenido, el texto se recorta en pantalla (y aparece completo en la barra de fórmulas). Con Ajustar texto se reparte en varias líneas dentro de la propia celda.

2.2 Tipos de referencia

Las referencias relativas son las que Excel utiliza de forma predeterminada para identificar una celda: se escriben sin $ y se adaptan solas cuando la fórmula se copia a otro sitio.

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3. Operaciones elementales

Toda fórmula empieza por =. Para restar el contenido de D6 al de D5 se escribe =D5-D6: primero la celda minuendo, después el operador y luego el sustraendo. No hay ninguna función «RESTA» en Excel.

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4. Categorías de funciones

Excel clasifica las funciones por categorías, y en examen se pregunta a cuál pertenece cada una:

4.1 Ejemplos que conviene tener resueltos

• =HORA("16:45:30") devuelve 16: la función HORA extrae solo la hora de un valor de tiempo, como número entre 0 y 23.

• =EXTRAE("Vence";4;7) devuelve ce. Empieza en el carácter 4 y pide 7, pero la cadena solo tiene 5 caracteres: Excel devuelve los que hay a partir de esa posición, sin error.

• =FECHA(2024;13;5) no genera ningún error. FECHA admite valores fuera de rango y los reajusta: el mes 13 de 2024 es enero de 2025, así que devuelve el 05/01/2025.

• =FIN.MES(11-3-2022;2) devuelve #¡NUM!. Al escribir la fecha sin comillas, Excel no la interpreta como fecha sino como una resta: 11 − 3 − 2022 = −2014, un número de serie negativo que no corresponde a ninguna fecha válida. La forma correcta sería =FIN.MES("11/3/2022";2) o =FIN.MES(FECHA(2022;3;11);2).

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5. Imprimir

En Archivo ▸ Imprimir, la sección Configuración ofrece:

• Qué se imprime: Imprimir hojas activas · Imprimir todo el libro · Imprimir selección · Imprimir área de impresión.

• Orientación, tamaño del papel, márgenes y ordenación de copias.

• Escalado: imprimir a tamaño real, sin ajustar (rótulo escrito como «Sin escala» o «Sin escalado») · Ajustar hoja en una página · Ajustar todas las columnas en una página · Ajustar todas las filas en una página.

Dos matices que se preguntan:

• Para que la hoja salga con una sola página de ancho (sin partir las columnas a la derecha), la opción es «Ajustar todas las columnas en una página».

• Para imprimir solo unas tablas concretas de la hoja activa, se seleccionan y se elige «Imprimir selección».

• No existe ninguna opción llamada «imprimir el área impar»: el desplegable no distingue páginas pares e impares.

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6. Diferencias con Excel 365

Excel 2016 no dispone de BUSCARX, FILTRAR, ORDENAR, UNICOS ni SECUENCIA, ni de matrices dinámicas, ni de coautoría en tiempo real, ni de tipos de datos enriquecidos. Sí tiene BUSCARV, BUSCARH, SI, CONTAR.SI, SUMAR.SI, tablas dinámicas, Power Pivot y Power Query (Obtener y transformar).

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7. Personalizar la cinta de opciones

En Archivo ▸ Opciones ▸ Personalizar cinta de opciones se añaden fichas y grupos propios. El botón Restablecer elimina todas las personalizaciones y devuelve la cinta a su estado predeterminado.

Formato de celdas en Excel 2016

El cuadro completo se abre con Inicio ▸ Formato ▸ Formato de celdas o con Ctrl+1, y tiene seis pestañas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.

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1. Pestaña Número: categorías

1.1 Qué formato aplica Excel solo

Excel interpreta lo que se escribe y aplica el formato correspondiente, incluso en una celda con formato General:

• Al escribir 20/2 en español, Excel lo entiende como una fecha y la muestra como 20-feb.

• Al escribir 1/21 o ene-21, lo muestra como ene-21.

• Al introducir 01/01/2021, Excel aplica el formato de fecha corta d-mm-aaaa.

Para que un dato de ese tipo se conserve como texto hay que aplicar antes la categoría Texto o escribirlo precedido de un apóstrofo ('20/2).

1.2 Obtener partes de una fecha

Con una fecha en A1: =DIA(A1) devuelve el día del mes, =MES(A1) el mes y =AÑO(A1) el año.

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2. Fuente, alineación, bordes y relleno

• Fuente: tipo, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, tachado, superíndice y subíndice.

• Alineación: horizontal y vertical, Ajustar texto, Combinar y centrar, orientación y sangría.

• Bordes y Relleno: contorno, bordes interiores, color y trama.

• Estilos de celda: están en la ficha Inicio ▸ grupo Estilos, junto a Formato condicional y Dar formato como tabla.

La ficha Inicio NO contiene el grupo «Tablas»: insertar una tabla o una tabla dinámica se hace desde la ficha Insertar. En Inicio están Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

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3. Formato condicional

Inicio ▸ Estilos ▸ Formato condicional:

• Reglas de resaltado de celdas: es mayor que, es menor que, entre, es igual a, texto que contiene, una fecha, valores duplicados.

• Reglas superiores e inferiores: 10 superiores, 10 % superiores, por encima o por debajo del promedio.

• Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos.

• Nueva regla (con fórmula personalizada) y Administrar reglas.

En el cuadro Nueva regla de formato, el primer tipo de regla es «Aplicar formato a todas las celdas según sus valores»: es el que agrupa Escala de 2 colores, Escala de 3 colores, Barra de datos y Conjunto de iconos, porque todos ellos colorean el rango completo en función del valor relativo de cada celda.

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4. Listas desplegables (validación de datos)

Para que una celda solo admita valores de una lista cerrada:

Datos ▸ Herramientas de datos ▸ Validación de datos ▸ pestaña Configuración ▸ Permitir: «Lista», y en Origen se indica el rango o los valores separados por punto y coma.

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5. Rellenar series

Para rellenar una columna con una serie de valores hay dos caminos igual de válidos:

1. Arrastrar el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la selección) tras escribir los dos primeros valores, que es lo que fija el incremento.

2. Inicio ▸ Modificar ▸ Rellenar ▸ Series, donde se indica el tipo (lineal, geométrica, cronológica), el incremento y el límite.

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6. Encabezado y pie de página

En Insertar ▸ Texto ▸ Encabezado y pie, o desde Diseño de página ▸ Configurar página ▸ Encabezado y pie, se insertan códigos de autotexto:

Por eso la numeración del tipo «Página 3 de 12» se escribe Página &[Página] de &[Páginas].

Series decrecientes en Excel: controlador de relleno y cuadro de diálogo Series

Una duda típica de examen es cómo llenar una columna con una secuencia que baja (por ejemplo, de 50 a 1) sin teclear cada número. Excel ofrece dos procedimientos, y los dos sirven; se diferencian en cómo se le dice a Excel cuál es el incremento.

Método 1: dos valores iniciales y el controlador de relleno

El controlador de relleno es el pequeño cuadrado de la esquina inferior derecha de la celda o del rango seleccionado. Cuando se seleccionan al menos dos celdas con valores iniciales y se arrastra ese controlador, Excel calcula la diferencia entre ellos (el incremento o paso) y la sigue sumando a cada valor posterior. Es lo que Microsoft llama una serie lineal.

• Si se escribe 50 en la primera celda y 49 en la siguiente, la diferencia es -1.

• Se seleccionan las dos celdas y se arrastra hacia abajo el controlador de relleno.

• Excel continúa con 48, 47, 46… hasta donde se suelte el ratón (en este caso, hasta la fila que muestre 1).

La propia ayuda de Microsoft pone como ejemplo de serie lineal los valores iniciales 100 y 95, que se prolongan con 90 y 85: la serie baja porque el paso es negativo. Por eso se insiste en escribir dos valores: con uno solo, Microsoft indica que el resultado es la repetición del mismo valor (escribir 2 solo en la primera celda da 2, 2, 2, 2…), salvo que después se cambie en el botón Opciones de autorrelleno.

Método 2: Inicio, Rellenar, Series

La segunda vía es el cuadro de diálogo Series, que está en la pestaña Inicio, grupo Modificar, botón Rellenar, opción Series. Permite controlar la serie sin arrastrar:

Para obtener de 50 a 1 con este método:

1. Escribir 50 en la primera celda.

2. Seleccionar las 50 celdas que se quieren rellenar (la primera, con el 50, y las 49 de debajo).

3. Ir a Inicio > Rellenar > Series, elegir Columnas y tipo Lineal, e indicar Incremento -1.

4. Aceptar: Excel rellena la selección con 49, 48… 1.

El detalle que decide si la serie sale bien es el incremento. Por defecto el cuadro propone 1, y con ese valor la serie subiría (51, 52…). Si en lugar de seleccionar las 50 celdas solo se marca la primera, hay que indicar también el límite (1) para que Excel sepa dónde parar.

Conclusión práctica

Sí es posible hacerlo automáticamente en Excel, y hay dos maneras válidas: escribir los dos primeros valores y arrastrar el controlador de relleno, o escribir el primero y usar el comando Series del botón Rellenar con un incremento negativo. Ambas producen la misma serie lineal decreciente.

Fuentes: Microsoft Support, «Proyectar valores en una serie» (https://support.microsoft.com/es-es/office/proyectar-valores-en-una-serie-9c37acfc-ba18-41e2-84cc-6f315207404e) y su versión inglesa «Project values in a series» (https://support.microsoft.com/en-us/office/project-values-in-a-series-9c37acfc-ba18-41e2-84cc-6f315207404e); Microsoft Support, «Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo» (https://support.microsoft.com/es-es/office/rellenar-datos-autom%C3%A1ticamente-en-celdas-de-hojas-de-c%C3%A1lculo-74e31bdd-d993-45da-aa82-35a236c5b5db). Consultadas el 29/09/2026.

Fórmulas y funciones en Excel 2016

Toda fórmula empieza por =. Puede combinar valores constantes, referencias a celdas, operadores, funciones y nombres definidos. Excel la recalcula automáticamente cuando cambia cualquiera de las celdas de las que depende.

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1. Qué se puede escribir en una celda

Una celda de Excel admite texto, números, fechas y horas, fórmulas, valores lógicos (VERDADERO/FALSO) y valores de error. Además, sobre la hoja pueden insertarse objetos (imágenes, formas, gráficos, SmartArt), que no ocupan una celda pero se anclan a ella.

Los números, las fechas y las horas se alinean por defecto a la derecha; el texto, a la izquierda. Ese comportamiento es la forma rápida de detectar un número que en realidad ha entrado como texto.

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2. Operadores

Orden de precedencia (de mayor a menor): referencia (: ; espacio) → negación (-1) → % → ^ → * y / → + y - → & → operadores de comparación. Los paréntesis alteran ese orden.

El operador espacio es el que produce el error #¡NULO! cuando los dos rangos indicados no se cruzan.

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3. Referencias a celdas

El símbolo que fija una referencia es el $: convierte en absoluta la parte a la que precede. La tecla F4, con el cursor sobre la referencia, va alternando los cuatro tipos en este orden: A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1.

Ejemplo de ajuste al copiar. Si en la celda C5 hay la fórmula =$C4 y se copia y pega 15 filas más abajo (a C20), el resultado es =$C19: la columna estaba fijada con $ y no se mueve, mientras que la fila, relativa, se desplaza las mismas 15 filas.

Otras hojas y otros libros: =Hoja2!A1, ='Hoja de datos'!A1 (comillas simples si el nombre lleva espacios) y =[Libro1.xlsx]Hoja1!A1. Una referencia 3D abarca varias hojas: =SUMA(Hoja1:Hoja3!A1).

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4. Categorías de funciones

El cuadro Insertar función (fx, o la ficha Fórmulas) agrupa las funciones en estas categorías:

Dos categorías se confunden a menudo en examen: Ingeniería (Bessel, conversiones de base, números complejos) e Información (preguntar qué hay en una celda). No son intercambiables.

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5. Funciones más utilizadas

5.1 Recuento y suma

Ejemplo. =CONTAR.SI(A1:A5;">5") sobre el rango {2; 6; 8; 3; 9} devuelve 3, porque hay tres valores mayores que 5 (6, 8 y 9). El criterio va entre comillas cuando incluye un operador de comparación.

Ejemplo. =CONTARA(A1:A6) cuenta cuántas celdas del rango contienen algo, sin importar el tipo de dato; solo deja fuera las completamente vacías.

5.2 Lógicas

• SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

• Y(...), O(...), NO(...)

• SI.ERROR(valor; valor_si_error) — devuelve el segundo argumento cuando el primero da error

Ejemplo. =SI(A12>1000;"Superior";"Inferior") evalúa si el valor de A12 es mayor que 1000 y devuelve un texto u otro según el resultado.

5.3 Búsqueda y referencia

Ejemplo. =COINCIDIR("azul";{"verde";"rojo";"azul";"blanco"};0) devuelve 3: «azul» es el tercer elemento de la matriz. El tipo 0 exige coincidencia exacta.

INDICE + COINCIDIR es la pareja habitual para sustituir a BUSCARV cuando la columna buscada no es la primera.

5.4 Texto

Ejemplo. =EXTRAE("PreparaTest";1;7) devuelve Prepara: siete caracteres a partir del primero.

LIMPIAR() es la función típica tras importar datos de una fuente externa: quita los caracteres de control que no se ven pero que impiden que los datos se traten bien. Para los espacios de más, la función es ESPACIOS().

5.5 Fecha y hora

HOY() (fecha actual) · AHORA() (fecha y hora) · AÑO, MES, DIA · FECHA(año;mes;día) · DIAS.LAB · DIASEM(fecha; [tipo]), que devuelve el día de la semana en formato numérico (con tipo=1, domingo = 1; con tipo=2, lunes = 1).

5.6 Matemáticas

REDONDEAR, REDONDEAR.MAS, REDONDEAR.MENOS, TRUNCAR, ENTERO, ABS, RAIZ, POTENCIA, ALEATORIO, SUMAPRODUCTO.

• RESIDUO(número; divisor) devuelve el resto de una división. =RESIDUO(10;3) → 1.

• M.C.D(números) devuelve el máximo común divisor. =M.C.D(10;5) → 5.

• M.C.M(números) devuelve el mínimo común múltiplo.

5.7 Estadísticas

MEDIANA, DESVEST.M, VAR.S, K.ESIMO.MAYOR, JERARQUIA.EQV y MODA.UNO(rango), que devuelve el valor que más veces se repite en el rango. MODA, VAR y JERARQUIA son sus versiones antiguas: Microsoft indica que se han reemplazado por funciones nuevas y que siguen disponibles solo por compatibilidad con versiones anteriores, por eso están en la categoría Compatibilidad.

5.8 Financieras

PAGO, PAGOPRIN, VA, VF, TASA, NPER y PAGOINT:

PAGOINT(tasa; período; nper; va; [vf]; [tipo])

El argumento tipo es el que establece cuándo vencen los pagos: 0 u omitido = al final del período; 1 = al principio.

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6. Valores de error

##### no es un error: solo indica que la columna es demasiado estrecha para mostrar el número. Se corrige ensanchándola.

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7. Herramientas relacionadas

7.1 Pegado especial

Además de pegar todo, permite pegar solo valores, solo formatos, solo fórmulas, ancho de columnas, aplicar una operación (sumar, restar, multiplicar, dividir) y Transponer.

Transponer intercambia la orientación de los datos: lo que estaba en filas pasa a columnas y viceversa.

7.2 Subtotales

En Datos ▸ Esquema ▸ Subtotal se insertan totales por grupos. Para que funcione, los datos deben estar ORDENADOS previamente por el campo por el que se va a agrupar; si no lo están, Excel crea un subtotal cada vez que el valor cambia y el resultado carece de sentido.

7.3 Análisis rápido

Al seleccionar un rango aparece el botón Análisis rápido en su esquina inferior derecha, con cinco categorías: Formato, Gráficos, Totales, Tablas y Minigráficos.

La categoría Totales ofrece Suma, Promedio, Recuento, % del total y Total acumulado, en variantes por columna y por fila. No incluye Máximo ni Mínimo: para eso hay que escribir las funciones MAX y MIN.

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8. Límites que conviene recordar

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Fuente: documentación oficial de Microsoft para Excel — Especificaciones y límites de Excel y las páginas de referencia de cada función (support.microsoft.com, es-es).

Gráficos y gestión de datos en Excel 2016

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1. Gráficos

Se insertan desde Insertar ▸ Gráficos, con el rango de datos seleccionado. Al crearse aparecen dos fichas contextuales, Herramientas de gráficos ▸ Diseño y Formato.

1.1 Tipos de gráfico de Excel 2016

No existe ningún tipo de gráfico llamado «toroidal» en Excel. El gráfico con forma de rosquilla se llama anillo y es un subtipo de los circulares.

El gráfico de dispersión (XY) es el que combina pares de valores en puntos de datos únicos y los representa a intervalos irregulares: se usa para ver la relación entre dos variables numéricas, no para comparar categorías.

1.2 Elementos del gráfico

Título del gráfico, títulos de eje, leyenda, etiquetas de datos, líneas de cuadrícula, líneas de tendencia y barras de error. Se activan con el botón + del gráfico o desde Diseño ▸ Agregar elemento de gráfico.

1.3 Minigráficos (sparklines)

Se insertan desde Insertar ▸ Minigráficos (Línea, Columna o Pérdidas y ganancias).

Diferencia esencial con un gráfico normal: el minigráfico se dibuja DENTRO de una celda, como si fuera su fondo, y no incluye elementos independientes (ni título, ni leyenda, ni ejes ni etiquetas). Un gráfico tradicional es un objeto flotante sobre la hoja con todos esos elementos.

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2. Ordenar, filtrar y limpiar datos

• Ordenar (Datos ▸ Ordenar y filtrar): A-Z, Z-A y Orden personalizado con varios niveles.

• Autofiltro: coloca flechas desplegables en los encabezados.

• Quitar duplicados: en Datos ▸ Herramientas de datos. Pero si el rango se ha convertido en tabla, el comando está además en Herramientas de tabla ▸ Diseño ▸ grupo Herramientas ▸ Quitar duplicados.

2.1 Filtro avanzado

Datos ▸ Ordenar y filtrar ▸ Avanzadas permite filtrar con un rango de criterios y elegir entre filtrar la lista en el sitio o copiar a otro lugar. Al copiar a otro lugar se llevan los valores y también los formatos de las celdas de origen si así se ha configurado el copiado; y con la casilla Solo registros únicos se descartan las filas repetidas.

2.2 Validación de datos

Datos ▸ Herramientas de datos ▸ Validación de datos restringe lo que se puede escribir en una celda.

• Para que una celda solo admita valores de un conjunto cerrado hay que crear una lista desplegable: en Permitir se elige Lista y se indica el origen (un rango o los valores separados por ;).

• La pestaña del cuadro de validación dedicada al mensaje de error tiene un desplegable Estilo con exactamente tres opciones: la que impide la entrada del dato no válido, Advertencia (avisa pero permite continuar) e Información (solo informa).

2.3 Subtotales

Datos ▸ Esquema ▸ Subtotal es el comando para obtener totales por grupos dentro de una lista larga. Exige ordenar antes por el campo de agrupación.

2.4 Consolidar

Datos ▸ Herramientas de datos ▸ Consolidar sirve para agrupar y resumir los datos de varios rangos —de la misma hoja, de otras hojas o de otros libros— en una única tabla de resultados, aplicando una función (Suma, Promedio, Máx…).

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3. Tablas y tablas dinámicas

• Tabla (Insertar ▸ Tabla): encabezados con filtro automático, fila de totales, estilos y referencias estructuradas.

• Tabla dinámica (Insertar ▸ Tabla dinámica): campos en las áreas Filas, Columnas, Valores y Filtros; configuración de campo (Suma, Cuenta, Promedio, Máx, Mín); agrupación por meses, trimestres o años; y segmentación de datos y escala de tiempo para filtrar visualmente.

• Power Pivot es el complemento de modelo de datos: permite combinar grandes volúmenes de datos de orígenes distintos, relacionarlos entre sí y crear medidas con DAX, superando los límites de una tabla dinámica normal.

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4. Análisis de hipótesis

Datos ▸ Previsión ▸ Análisis de hipótesis reúne tres herramientas:

4.1 Buscar objetivo

Responde a «sé el resultado que quiero, ¿qué valor necesito?». Es la herramienta indicada cuando, por ejemplo, se conoce la cuota mensual que se puede pagar de un crédito y se quiere saber el importe máximo a solicitar.

Su cuadro de diálogo tiene tres campos:

4.2 Escenarios

El Administrador de escenarios guarda conjuntos de valores de entrada para comparar resultados. Cada escenario admite un máximo de 32 celdas cambiantes.

4.3 Tabla de datos

Calcula los resultados de una o dos variables de entrada sobre una misma fórmula.

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5. Auditoría y supervisión

• Fórmulas ▸ Auditoría de fórmulas: Rastrear precedentes, Rastrear dependientes, Quitar flechas, Mostrar fórmulas y Evaluar fórmula.

• Ventana Inspección (mismo grupo): permite ir supervisando el valor de determinadas celdas aunque no estén visibles en pantalla, incluso si pertenecen a otra hoja del libro. Es la herramienta para vigilar celdas clave mientras se trabaja lejos de ellas.

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6. Nombres definidos

Fórmulas ▸ Nombres definidos ▸ Administrador de nombres es la herramienta desde la que se gestionan todos los nombres del libro: crear, editar, eliminar y filtrar los nombres definidos y los de tabla, y ver a qué rango se refiere cada uno.

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7. Ventanas y vista

En Vista ▸ Ventana:

• Nueva ventana — crea un duplicado exacto de la ventana del libro activo, de modo que puede verse la misma información en dos ventanas a la vez (por ejemplo, dos hojas del mismo libro).

• Cambiar ventanas — muestra la lista de todos los libros abiertos y permite saltar a cualquiera de ellos.

• Organizar todo, Inmovilizar paneles y Dividir completan el grupo.

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8. Análisis rápido

Al seleccionar un rango aparece el botón Análisis rápido, con cinco categorías: Formato, Gráficos, Totales, Tablas y Minigráficos.

La categoría Totales ofrece Suma, Promedio, Recuento, % del total y Total acumulado. No incluye Máximo ni Mínimo.

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9. Protección

La contraseña es opcional, y ahí está el matiz que se pregunta: si se protege una hoja SIN contraseña, cualquier otro usuario puede desprotegerla sin contraseña desde Revisar ▸ Desproteger hoja. La protección sin contraseña evita cambios accidentales, no intencionados.

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10. Personalizar la cinta de opciones

En Archivo ▸ Opciones ▸ Personalizar cinta de opciones se crean fichas y grupos propios. El botón Restablecer elimina todas las personalizaciones y devuelve la cinta a su configuración predeterminada; puede aplicarse solo a la ficha seleccionada o a todas.

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11. Condicionales anidadas

Una fórmula del tipo =SI(A12>50;"Aprobado";"Suspenso") evalúa si el valor de la celda A12 es superior a 50 y devuelve un resultado u otro. Anidando varias SI se encadenan tramos; Excel 2016 admite hasta 64 niveles de anidamiento.

Atajos de teclado en Excel 2016

⚠️ Se examina el Excel INSTALADO EN ESPAÑOL, que localiza los atajos de letra por la inicial de la acción en castellano. Entre paréntesis se indica el equivalente de la versión inglesa, que es el distractor habitual y el que aparece en la documentación traducida de Microsoft.

1. Archivo

2. Desplazamiento

3. Selección

4. Edición

5. Formato

6. Fórmulas, filas y columnas

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7. La ficha Vista: grupo Mostrar

Contiene las casillas Regla, Líneas de cuadrícula, Barra de fórmulas y Encabezados.

Si en la hoja se ven las celdas pero no las letras de las columnas ni los números de las filas, lo que ha ocurrido es que se ha desactivado la casilla «Encabezados» del grupo Mostrar (ficha Vista). No es un problema de zoom ni de protección.

8. La barra de estado

De forma predeterminada muestra, con un rango seleccionado, el Promedio, el Recuento y la Suma, además del modo de celda, los botones de vista y el zoom. Se personaliza con el botón derecho sobre ella.

9. Un caso de texto frecuente

Para pasar nombres escritos en mayúsculas a la forma «Nombre Apellido» (inicial mayúscula y resto minúsculas) la función es =NOMPROPIO(A2). MAYUSC pondría todo en mayúsculas y MINUSC todo en minúsculas.

Microsoft Excel 2016 es una aplicación de hoja de cálculo que forma parte del conjunto Office 2016. Un archivo de Excel se denomina libro (workbook) y contiene una o más hojas de cálculo (worksheets). Cada hoja está compuesta por una cuadrícula de celdas organizadas en filas y columnas.

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Elementos principales de la interfaz

Barra de título

Situada en la parte superior de la ventana de la aplicación. Muestra el nombre del libro activo y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel). En la barra de título se encuentran los botones de control de ventana: Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar, así como el menú de cuenta y las opciones de la cinta.

Barra de acceso rápido

Situada en la parte superior izquierda (encima o debajo de la cinta, configurable). Contiene comandos de uso frecuente siempre visibles independientemente de la pestaña activa. Por defecto incluye: Guardar (Ctrl+G), Deshacer (Ctrl+Z) y Rehacer (Ctrl+Y). Se puede personalizar de dos formas:

• Clic derecho sobre cualquier comando de la cinta > "Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido"

• Clic derecho sobre la propia barra de acceso rápido > "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido" > "Más comandos"

Cinta de opciones (Ribbon)

Barra horizontal con pestañas que organiza todos los comandos de Excel. Cada pestaña agrupa comandos relacionados en grupos. Se puede minimizar con Ctrl+F1 o haciendo doble clic en la pestaña activa.

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, donde se gestionan archivos, cuentas y opciones globales del programa. No muestra la hoja de cálculo mientras está activa.

Grupos que NO pertenecen a la pestaña Inicio: "Tablas" es un grupo de la pestaña Insertar, no de Inicio. "Referencias" no existe como pestaña ni como grupo en la cinta de Excel 2016. "Formato" no existe como pestaña independiente en la cinta (los comandos de formato están distribuidos en Inicio y otras pestañas).

Las pestañas contextuales (por ejemplo, "Herramientas de tabla", "Herramientas de gráfico") aparecen automáticamente en la cinta cuando se selecciona un objeto que las requiere, y desaparecen al deseleccionarlo.

Personalizar la cinta de opciones

Desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones se pueden agregar, eliminar o reorganizar pestañas y grupos. El botón Restablecer en esta ventana elimina todas las personalizaciones realizadas y devuelve la cinta a su configuración predeterminada de fábrica.

Cuadro de nombres (Name Box)

Situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Muestra la referencia de la celda activa (ej. A1, B3, Z100) o el nombre del rango si la celda pertenece a uno. Usos:

• Navegar directamente a una celda: escribir la referencia y pulsar Intro

• Seleccionar un rango: escribir el rango (ej. A1:C10) y pulsar Intro

• Asignar nombre a un rango: seleccionar el rango, hacer clic en el cuadro de nombres, escribir el nombre y pulsar Intro

• Ver el nombre del objeto seleccionado (gráfico, imagen, etc.)

Barra de fórmulas (Formula Bar)

Barra horizontal a la derecha del cuadro de nombres. Muestra y permite editar el contenido real de la celda activa:

• Si la celda contiene un número o texto: muestra ese valor

• Si la celda contiene una fórmula: muestra la fórmula completa (ej. =SUMA(A1:A10)), no el resultado

• Si la celda contiene una fecha: muestra la fecha formateada

El contenido de la celda activa aparece en la barra de fórmulas, NO en la barra de estado.

Botones en la barra de fórmulas:

• X (Cancelar) - descarta los cambios (equivale a Esc)

• V (Aceptar) - confirma los cambios (equivale a Intro)

• fx (Insertar función) - abre el asistente de funciones

Se puede ampliar la barra de fórmulas haciendo clic en la flecha del extremo derecho o arrastrando su borde inferior.

Área de trabajo (cuadrícula de celdas)

La zona central donde se introducen y visualizan los datos. Está formada por columnas (identificadas por letras) y filas (identificadas por números).

Barra de estado

Situada en la parte inferior de la ventana, entre las etiquetas de hoja y los controles de zoom. Muestra información contextual y estadísticas de la selección actual. Se personaliza haciendo clic derecho sobre ella.

Elementos que puede mostrar la barra de estado:

Por defecto, la barra de estado muestra: Promedio, Recuento y Suma cuando hay celdas numéricas seleccionadas.

"Producto" no es una función disponible en la barra de estado. Las funciones estadísticas rápidas de la barra de estado son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Mín y Máx. Para calcular el producto de un rango hay que usar la función PRODUCTO() en una celda.

El contenido de la celda activa no aparece en la barra de estado; se muestra en la barra de fórmulas.

Etiquetas de hoja

Pestañas en la parte inferior izquierda que identifican cada hoja del libro (Hoja1, Hoja2, etc.). A su izquierda hay botones de navegación entre hojas cuando no caben todas en pantalla.

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Celdas, filas y columnas

Columnas

• Identificadas por letras en los encabezados superiores: A, B, C … Z, AA, AB … XFD

• Los encabezados de columna aparecen horizontalmente en la parte superior de la cuadrícula

• Excel 2016 admite hasta 16.384 columnas (de la A a la XFD)

• Dispuestas verticalmente en la cuadrícula (cada columna agrupa celdas de arriba a abajo)

• Seleccionar columna completa: clic en la letra del encabezado, o Ctrl + Barra espaciadora

• Seleccionar columnas no adyacentes: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada encabezado de columna

• Ancho ajustable: arrastrar el borde del encabezado, o doble clic para autoajustar

Filas

• Identificadas por números en los encabezados de la izquierda: 1, 2, 3 …

• Excel 2016 admite hasta 1.048.576 filas

• Dispuestas horizontalmente en la cuadrícula

• Seleccionar fila completa: clic en el número del encabezado, o Mayús + Barra espaciadora

• Seleccionar filas no adyacentes: mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en cada número de fila

• Alto ajustable: arrastrar el borde del encabezado de fila, o doble clic para autoajustar

Mostrar u ocultar encabezados de fila y columna

Los encabezados de fila (números) y de columna (letras) pueden ocultarse o mostrarse desde la pestaña Vista > grupo Mostrar > casilla Encabezados. Si la casilla está desmarcada, los encabezados desaparecen y la cuadrícula aparece sin letras ni números. Para restaurarlos, volver a marcar la casilla.

Celda

• Intersección de una columna y una fila. Ejemplo: B3 = columna B, fila 3

• Capacidad máxima de una celda: 32.767 caracteres

• La celda activa (seleccionada) muestra un borde de color (verde o azul) y su referencia aparece en el cuadro de nombres

Celda activa

La celda donde se introducirán los datos al escribir. Se identifica por:

• Borde resaltado (normalmente verde)

• Su referencia en el Cuadro de nombres

• Su contenido en la Barra de fórmulas

La celda activa está seleccionada y lista para editar.

Rango

Conjunto de celdas al que se puede hacer referencia como una unidad:

• Rango contiguo: A1:C5 (dos puntos, todas las celdas del rectángulo). Ejemplo: A1:G1 es un rango que incluye todas las celdas desde A1 hasta G1.

• Rango no contiguo: A1;C5 o A1,C5 (punto y coma o coma según configuración regional; separa grupos de celdas no adyacentes)

• Fila completa: 3:3

• Columna completa: C:C

• Toda la hoja: Ctrl+E o clic en el botón de la esquina superior izquierda (intersección de encabezados)

Referencias de celda

Alternar entre tipos de referencia: seleccionar la referencia en la barra de fórmulas y pulsar F4 repetidamente.

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Hojas de cálculo

Un libro puede contener múltiples hojas. Por defecto, al crear un nuevo libro en Excel 2016 se crea 1 hoja (Hoja1). (Nota: versiones anteriores de Excel creaban 3 hojas por defecto; Excel 2016 crea solo 1.)

Operaciones con hojas

Trabajar con varias hojas simultáneamente

• Seleccionar hojas contiguas: clic en la primera, Mayús+clic en la última

• Seleccionar hojas no contiguas: Ctrl+clic en cada etiqueta

• Cuando hay varias hojas seleccionadas, lo que se escribe en una aparece en todas en la misma posición (grupo de trabajo)

• Para desagrupar: clic en una hoja no seleccionada, o clic derecho > Desagrupar hojas

Si se seleccionan varias hojas y se escribe en una celda, el valor se introduce en esa misma celda en todas las hojas seleccionadas simultáneamente.

Navegación entre hojas

• Clic en la etiqueta correspondiente

• Ctrl+AvPág → siguiente hoja; Ctrl+RePág → hoja anterior

• Clic derecho en los botones de navegación de etiquetas (izquierda de las etiquetas) para ver la lista de todas las hojas

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Tipos de datos en una celda

Una constante es un valor que no se calcula y que siempre permanece invariable (número, texto, fecha introducida directamente). No comienza con = y no cambia salvo edición manual.

Excel permite en sus celdas los siguientes tipos de contenido: texto, números, fórmulas, fechas y objetos (gráficos, imágenes, etc.).

Comportamientos automáticos al introducir datos

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Relleno automático y Relleno rápido

Controlador de relleno (Fill Handle)

Pequeño cuadrado verde en la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Permite:

• Copiar el contenido de la celda arrastrando hacia abajo o los lados

• Rellenar series automáticamente: si la celda contiene un número, fecha, día de la semana, mes o texto con número, Excel continúa la serie al arrastrar

• Doble clic en el controlador: rellena automáticamente hasta la última fila con datos adyacentes

Ejemplos de series que Excel reconoce y extiende:

• Enero, Febrero, Marzo…

• Lunes, Martes, Miércoles…

• 1, 2, 3… (con dos celdas seleccionadas que marcan el paso)

• 2, 4, 6… (serie aritmética; con tres celdas seleccionadas con valores 5, 10, 15, arrastrando se obtiene 20, 25…)

• T1-2024, T2-2024, T3-2024…

• Producto1, Producto2, Producto3…

Al soltar el arrastre aparece el botón Opciones de autorrelleno (etiqueta inteligente) que permite elegir entre:

Para completar automáticamente los días de la semana de lunes a viernes (sin incluir el fin de semana), debe seleccionarse la opción "Rellenar días de la semana" en la etiqueta inteligente de relleno.

Relleno rápido (Flash Fill)

Funcionalidad introducida en Excel 2013, disponible en Excel 2016. Detecta patrones en los datos y rellena automáticamente una columna completa sin necesidad de fórmulas.

• Activación automática: Excel lo sugiere (en gris) cuando detecta el patrón al escribir en la columna adyacente

• Activación manual:

• Atajo de teclado: Ctrl+Mayús+E en Excel para Windows con teclado en español, porque ahí Ctrl+E ya está ocupado: selecciona toda la hoja de cálculo. En Excel para la web el atajo del Relleno rápido es Ctrl+E.

• Ficha Inicio > botón Rellenar > Relleno rápido

• Ficha Datos > Relleno rápido (grupo Herramientas de datos)

Casos de uso típicos:

• Separar nombre y apellido en columnas distintas

• Extraer partes de un texto (ej. dominio de un email)

• Cambiar formato (ej. de "JUAN GARCÍA" a "Juan García")

• Combinar datos de varias columnas

Relleno rápido trabaja con patrones de texto a partir de ejemplos, sin necesidad de fórmulas. No actualiza los datos si los originales cambian (es una operación de una sola vez). No es lo mismo que la Validación de datos (que crea desplegables de valores permitidos), ni está relacionado con la vinculación de celdas entre hojas.

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Vistas de la hoja de cálculo

Accesibles desde la pestaña Vista o desde los botones en la barra de estado (extremo derecho).

Vistas adicionales en la pestaña Vista:

• Nueva ventana: abre el mismo libro en una ventana adicional, permitiendo trabajar con dos vistas del mismo libro al mismo tiempo (es el comando para crear un duplicado exacto del libro activo para trabajar con ambos simultáneamente)

• Organizar todo: organiza múltiples ventanas abiertas

• Dividir: divide la hoja en hasta 4 paneles independientes con barras de desplazamiento propias

• Inmovilizar paneles: bloquea filas y/o columnas para que sigan visibles al desplazarse

Inmovilizar paneles (Freeze Panes)

Vista > Inmovilizar paneles:

• Inmovilizar fila superior: mantiene visible la primera fila al desplazarse hacia abajo

• Inmovilizar primera columna: mantiene visible la columna A al desplazarse hacia la derecha

• Inmovilizar paneles: inmoviliza todas las filas encima y todas las columnas a la izquierda de la celda seleccionada

• Movilizar paneles: desactiva la inmovilización

Zoom

• Control deslizante en la barra de estado (esquina inferior derecha): de 10% a 400%

• Vista > Zoom para opciones predefinidas

• Ctrl + rueda del ratón: aumenta o reduce el zoom

• Ajustar selección: hace zoom para que el rango seleccionado ocupe toda la pantalla

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Portapapeles de Office

• El portapapeles de Office admite hasta 24 elementos copiados simultáneamente

• A diferencia del portapapeles de Windows (que solo conserva 1 elemento), el de Office acumula los últimos 24 elementos copiados o cortados desde cualquier aplicación de Office

• Se activa desde: Inicio > grupo Portapapeles > clic en el iniciador del grupo (flecha pequeña)

• Permite pegar cualquiera de los 24 elementos guardados en cualquier orden

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Atajos de teclado esenciales de la interfaz

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Selección de celdas

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Modos de la barra de estado (indicador de modo)

La barra de estado muestra el modo actual de Excel en su extremo izquierdo:

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Fórmulas y funciones

Fórmula vs. función

• Una fórmula es una expresión personalizada escrita por el usuario que puede combinar referencias, constantes y operadores. Ejemplo: =A1+B1-C1 o =D5-D6

• Una función es un procedimiento predefinido de Excel con un nombre y argumentos que realiza un cálculo específico. Ejemplo: =SUMA(A1:A10), =PROMEDIO(B1:B5)

• Las funciones pueden formar parte de una fórmula: =SUMA(A1:A10)*2 es una fórmula que contiene una función

Cómo iniciar una fórmula o función

Para que Excel interprete el contenido de una celda como una fórmula (y no como texto), el primer carácter debe ser:

• = (signo igual): el operador estándar y correcto para comenzar una fórmula

• + (signo más) o - (signo menos): Excel añade automáticamente el = al final de la escritura

El primer paso para añadir una fórmula o función es escribir el signo = en la celda, o utilizar el comando Insertar función (botón fx o Mayús+F3).

Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cuatro tipos de elementos:

Lo que NO es un componente de una fórmula: las variables (Excel no tiene variables en el sentido de lenguaje de programación) y los hipervínculos que se insertan con Insertar > Vínculos, que son objetos de la celda. Otra cosa es la función HIPERVINCULO, que crea un acceso directo como resultado de una fórmula.

Estructura de una función

Una función tiene la forma: =NOMBRE_FUNCIÓN(argumento1; argumento2; …)

Los argumentos son los datos que se proporcionan a la función para que realice sus operaciones. Pueden ser números, texto, referencias de celda, rangos u otras funciones anidadas.

Operadores en Excel

Fórmulas matriciales

Una fórmula matricial (array formula) opera sobre un rango de valores en lugar de sobre una única celda y puede devolver múltiples resultados a la vez.

Características:

• Se introducen con Ctrl+Mayús+Intro en lugar de solo Intro

• Excel muestra la fórmula entre llaves {} en la barra de fórmulas para indicar que es matricial (ej. {=SUMA(A1:A3*2;B1:B3*3;C1:C3*-1)})

• Las llaves no se escriben manualmente; Excel las añade automáticamente al confirmar con Ctrl+Mayús+Intro

• No se puede editar solo una celda de un rango matricial; hay que seleccionar todo el rango para modificarla

Opciones de cálculo

Accesibles desde Fórmulas > Cálculo > Opciones para el cálculo, o desde Archivo > Opciones > Fórmulas:

Las opciones de cálculo son las opciones que permiten ajustar cómo y cuándo Excel recalcula las fórmulas dentro de una hoja de cálculo.

Insertar celdas, filas o columnas

Desde la pestaña Inicio > grupo Celdas > Insertar, o haciendo clic derecho sobre una celda, fila o columna y seleccionando "Insertar", se puede:

• Insertar celdas (desplazando las existentes a la derecha o hacia abajo)

• Insertar filas de hoja

• Insertar columnas de hoja

• Insertar hoja

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Herramientas de búsqueda y navegación

Buscar y reemplazar (Ctrl+B / Ctrl+L)

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar permite buscar contenido en la hoja o el libro. Los parámetros configurables son:

Ir a / Ir a Especial (F5)

El comando Ir a (F5) permite navegar directamente a una celda o rango. El botón Especial abre Ir a Especial, que permite seleccionar celdas que cumplan un criterio específico:

"Hojas" no es una opción de Ir a Especial. Ir a Especial actúa sobre celdas, no sobre hojas.

Para seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas: Inicio > Buscar y seleccionar > Fórmulas, o F5 > Especial > Fórmulas. Ambas vías son igualmente válidas.

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Hipervínculos

Un hipervínculo es un acceso directo que, al hacer clic, salta a otra ubicación. En Excel puede apuntar a:

• Otra celda o rango dentro del mismo libro

• Otra hoja del mismo libro

• Un archivo en el sistema o en red

• Una página en la intranet o en Internet

• Una dirección de correo electrónico

Insertar hipervínculo: Insertar > Vínculos > Insertar hipervínculo (Ctrl+Alt+K).

Los hipervínculos que se insertan desde la cinta son objetos independientes de la celda; no son un componente de una fórmula. La función HIPERVINCULO, en cambio, crea el acceso directo como resultado de una fórmula.

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Indicadores visuales en las celdas

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Herramienta Análisis rápido

El botón Análisis rápido aparece automáticamente en la esquina inferior derecha de la selección cuando se selecciona un rango de celdas contiguas con datos. Ofrece acceso rápido a:

• Formato: barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos, mayor que, 10 mejores

• Gráficos: sugerencias de gráfico según los datos seleccionados

• Totales: suma, promedio, recuento, % total, total acumulado en filas o columnas

• Tablas: convertir a tabla de Excel o tabla dinámica

• Minigráficos: insertar sparklines de línea, columna o de pérdidas y ganancias

El análisis rápido no aparece si la selección está vacía, contiene una sola celda, o si se ha desactivado desde Archivo > Opciones > General.

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Comportamiento del texto en celdas

Desbordamiento visual

Cuando una celda contiene texto cuya longitud supera el ancho de la columna:

• Si la celda adyacente a la derecha está vacía, el texto se desborda visualmente hacia esa celda (el texto sigue perteneciendo a la celda original; la celda adyacente no contiene ningún dato)

• Si la celda adyacente tiene contenido, el texto de la primera celda queda truncado visualmente (cortado), aunque el contenido completo sigue almacenado en la celda

• El ancho real de la columna no cambia en ningún caso; es solo una representación visual

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Opciones de Excel — Avanzadas: Opciones de edición

Archivo > Opciones > Avanzadas > sección Opciones de edición contiene configuraciones relacionadas con el comportamiento al introducir y editar datos:

Opciones disponibles en esta sección (selección representativa):

• Después de presionar Intro, mover la selección (y elegir la dirección)

• Insertar un punto decimal automáticamente (con configuración de posición)

• Habilitar el controlador de relleno y arrastrar y colocar celdas

• Alertar antes de reemplazar celdas

• Permitir la edición directamente en las celdas

• Ampliar los formatos y las fórmulas del rango de datos

• Habilitar Autocompletar para valores de celda

• Usar IntelliSense para la función sugerida

• Usar separadores de sistema (y configurar separadores de decimales/miles)

• Acercar el puntero para Deshacer o Rehacer

• Mover la selección automáticamente después de la entrada con lápiz

"Usar nombres de tabla en las fórmulas" NO es una opción de Opciones de edición. Esa configuración pertenece a la sección Fórmulas de las Opciones de Excel (Archivo > Opciones > Fórmulas > sección "Trabajar con fórmulas").

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Salir de la vista Backstage (pestaña Archivo)

La vista Backstage se abre al hacer clic en la pestaña Archivo. Para volver a la hoja de cálculo:

• Pulsar Esc

• Hacer clic en la flecha de retroceso (←) en la esquina superior izquierda de la vista Backstage

Ambas vías son igualmente válidas para salir de la vista Backstage.

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Breve historia de las hojas de cálculo

VisiCalc (1979) fue la primera hoja de cálculo para ordenadores personales. Desarrollada por Dan Bricklin y Bob Frankston para el Apple II, es considerada la aplicación que impulsó la adopción masiva del ordenador personal en el ámbito empresarial. Le siguieron Lotus 1-2-3 (1983) y más adelante Microsoft Excel (1985 en Mac, 1987 en Windows).

Las referencias determinan qué celdas usa una fórmula y cómo se comportan al copiar, mover o cortar la fórmula. Excel distingue tres tipos de referencia (relativa, absoluta y mixta; la mixta, en dos variantes: columna fija o fila fija), con sintaxis y comportamiento distintos.

Tipos de referencia

El tipo predeterminado al escribir una referencia es el relativo (A1). Las referencias en Excel identifican la ubicación de una celda o rango de celdas en el libro. De forma predeterminada, todas las referencias son relativas.

Qué es una referencia de celda válida

Una referencia de celda combina siempre la letra de columna seguida del número de fila: A1, B3, C10, AA200. No es válida ninguna combinación que empiece por número (por ejemplo, 45A no es una referencia válida).

Cómo funciona el ajuste relativo

Cuando se copia una fórmula con referencias relativas, Excel recalcula la referencia en función del desplazamiento. Si en la celda D4 tienes =B4*C4 y copias esa celda a D5, la fórmula pasa a ser =B5*C5 (desplazamiento de una fila hacia abajo).

Cómo funciona la referencia absoluta

Al agregar $ delante de la columna y la fila ($B$4), la referencia no cambia al copiar la fórmula a cualquier otra celda. Se usa, por ejemplo, para multiplicar un rango de precios por un tipo de IVA almacenado en una celda fija.

El símbolo que convierte una referencia relativa en absoluta es el signo dólar ($). Se antepone a la letra de columna, al número de fila, o a ambos.

Cómo funcionan las referencias mixtas

• $A1 — la columna A está fija; la fila se ajusta al copiar hacia arriba o hacia abajo.

• A$1 — la fila 1 está fija; la columna se ajusta al copiar hacia la izquierda o la derecha.

Ejemplo: en una tabla de multiplicar con encabezados de fila en la columna A y encabezados de columna en la fila 1, la fórmula =$A2*B$1 en la celda B2 puede copiarse a toda la tabla sin cambios manuales.

Tecla F4 — ciclo de tipos de referencia

Al editar una fórmula en la barra de fórmulas, selecciona una referencia y pulsa F4 repetidamente para recorrer el ciclo:

A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1 → …

Comportamiento al copiar, mover y cortar

Cuando se mueve una fórmula, Excel actualiza las referencias para que sigan apuntando a las mismas celdas originales, independientemente del tipo de referencia. Solo al copiar se aplican los ajustes relativos.

Ejemplo de mover: si en C5 tienes =$C4+C$3 y cortas (Ctrl+X) y pegas en H20, el contenido de H20 será =$C4+C$3 exactamente igual, sin modificar ningún componente.

Ejemplo de copiar con mixta: si en C5 tienes =$C4 (columna fija, fila relativa) y copias (Ctrl+C) y pegas en H20, la fila se ajusta según el desplazamiento (15 filas abajo), resultando =$C19.

Operadores de cálculo en fórmulas

Excel dispone de cuatro categorías de operadores para construir fórmulas.

Operadores aritméticos

Realizan operaciones matemáticas y devuelven un resultado numérico.

Operadores de comparación

Comparan dos valores y devuelven el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Operador de concatenación de texto

Une o concatena una o más cadenas de texto para producir una sola cadena.

En la función CONCATENAR, los argumentos se separan con punto y coma (;).

Operadores de referencia

Combinan rangos de celdas para los cálculos.

Nota: las referencias 3D no pueden usarse con el operador de intersección (espacio).

Ejemplos de operadores de referencia

=SUMA(A1:A10)          → suma el rango continuo A1 hasta A10

=SUMA(A1:A5;C1:C5)     → suma dos rangos no contiguos

=SUMA(A1:C3 B2:D4)     → suma solo las celdas en la intersección (B2:C3)

Precedencia de operadores

Cuando una fórmula tiene varios operadores, Excel los evalúa en este orden:

Para cambiar el orden de evaluación, se usan paréntesis: la parte entre paréntesis se evalúa primero.

Constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula y que siempre permanece invariable: por ejemplo, el número 3,14, el texto "Total" o la fecha 01/01/2024. A diferencia de las referencias de celda, las constantes no cambian a menos que el usuario las modifique directamente en la fórmula.

Las constantes pueden ser:

• Numéricas: =A1*0,21 (0,21 es la constante del tipo de IVA)

• De texto: ="Importe: "&A1

• Lógicas: =SI(A1>0;VERDADERO;FALSO)

En los rangos con nombre también se pueden definir constantes: al crear un nombre cuya referencia sea un valor (p. ej., =0,21), ese nombre actúa como constante con nombre reutilizable en todo el libro.

Referencias entre hojas

Para referenciar una celda o rango de otra hoja del mismo libro se usa el signo de exclamación (!) como separador:

=Hoja2!B2

=Ventas2021!H20

='Datos 2024'!A1

='Resumen enero-marzo'!C5:C20

• Si el nombre de la hoja contiene espacios u otros caracteres especiales, se encierra entre comillas simples (').

• Si el nombre de la hoja es puramente numérico (p. ej., 2019), también debe ir entre comillas simples: ='2019'!H30.

• La referencia completa tiene el formato: NombreHoja!Referencia.

También es posible referenciar celdas de dos hojas distintas en una misma fórmula:

=Dato!B1+Resultados!B1              → suma B1 de la hoja Dato y B1 de la hoja Resultados

=Presupuesto_1!A2-Presupuesto_2!C3  → resta A2 de la primera hoja menos C3 de la segunda

Ambas hojas deben estar en el mismo libro que contiene la fórmula.

Referencias 3D (varias hojas consecutivas)

Las referencias 3D permiten aplicar una función al mismo rango en varias hojas contiguas con una sola fórmula. Se usan, por ejemplo, para consolidar datos de hojas que representan distintos periodos (meses, trimestres, años).

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)

=PROMEDIO(Enero:Diciembre!B5)

=MAX(T1:T4!C2:C100)

Sintaxis: =Función(HojaInicio:HojaFin!Rango)

En sentido estricto, Microsoft llama referencia 3D a la que abarca el mismo rango de celdas en varias hojas (por ejemplo, Hoja2:Hoja13!B5). En muchos temarios y exámenes de oposición se llama también «referencia 3D» a cualquier referencia a una celda de otra hoja (Hoja2!A1).

Funciones que admiten referencias 3D

SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTPA, VAR, VARA, entre otras.

Microsoft documenta la lista de funciones que SÍ admiten referencias 3D: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. No publica una lista de las que no la admiten.

Efecto de insertar, eliminar o mover hojas

Rangos con nombre

Un nombre es un identificador que se asigna a una celda, rango, constante o fórmula para reemplazar la referencia en las fórmulas, haciéndolas más legibles y fáciles de mantener.

Un rango con nombre en Excel es un rango de celdas al que se asigna un identificador para facilitar su uso en fórmulas. Por ejemplo, se puede llamar Ventas al rango A2:A50 y luego usar =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(A2:A50).

Para nombrar un rango también se usa la notación de dos puntos: B3:C7 representa el rango desde B3 hasta C7, que puede recibir un nombre descriptivo.

Crear un nombre

Método 1 — Cuadro de nombres:

1. Selecciona la celda o rango.

2. Haz clic en el Cuadro de nombres (arriba a la izquierda, donde aparece la referencia de celda).

3. Escribe el nombre y pulsa Enter.

Método 2 — Fórmulas > Definir nombre:

1. Selecciona el rango.

2. Ve a Fórmulas > Definir nombre.

3. Introduce el nombre, elige el ámbito y confirma.

Método 3 — Crear a partir de la selección:

1. Selecciona el rango incluyendo las etiquetas de fila o columna.

2. Ve a Fórmulas > Crear a partir de la selección.

3. Indica dónde están las etiquetas (fila superior, columna izquierda, etc.) y confirma.

Administrador de nombres

Acceso: Fórmulas > Administrador de nombres (atajo: Ctrl+F3)

El Administrador de nombres se encuentra en la ficha (pestaña) Fórmulas de la cinta de opciones, en el grupo Nombres definidos. Permite crear, editar, eliminar y buscar todos los nombres definidos en el libro. Muestra el nombre, el valor actual, la referencia, el ámbito y un comentario opcional.

Ámbito (scope)

Desde el Administrador de nombres se puede asignar un ámbito de libro u hoja individual al definir o editar un nombre.

Si hay dos nombres iguales con distinto ámbito, el de la hoja tiene prioridad sobre el del libro dentro de esa hoja.

Reglas para nombres válidos

• El primer carácter debe ser una letra, un guion bajo (_) o una barra invertida (\).

• Los caracteres restantes pueden ser letras, números, puntos o guiones bajos.

• No se permiten espacios (usar guion bajo o punto como separador: Tipo_IVA, Precio.Base).

• Los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas (Ventas = VENTAS).

• Longitud máxima: 255 caracteres.

• No pueden coincidir con una referencia de celda válida (p. ej., no se puede llamar C3 a un nombre).

• No se pueden usar las letras «C», «c», «R» o «r» como nombre: Excel las usa como abreviatura para seleccionar una fila o una columna cuando se escriben en el cuadro Nombre o en Ir a.

Usar nombres en fórmulas

=SUMA(Ventas)              → equivale a =SUMA(A2:A50) si Ventas apunta a ese rango

=Ingresos-Gastos           → resta dos rangos con nombre

=BUSCARV(A2;TablaPrecios;2;0)   → nombre usado como argumento de función

Al escribir el nombre en la barra de fórmulas, Excel muestra un autocompletado. También se puede usar Fórmulas > Usar en fórmula para seleccionar el nombre de una lista.

Eliminar un nombre

Abre el Administrador de nombres, selecciona el nombre y haz clic en Eliminar. Si el nombre se usa en alguna fórmula, esa fórmula mostrará el error #¿NOMBRE?.

Referencias circulares

Una referencia circular ocurre cuando una fórmula hace referencia, directa o indirectamente, a la celda en la que está ubicada. Por ejemplo, si en la celda A1 se escribe =A1+1, Excel no puede calcular el resultado porque la celda depende de sí misma.

Tipos

• Directa: la fórmula referencia explícitamente su propia celda (=A1+1 en A1).

• Indirecta: A1 referencia B1 y B1 referencia A1.

Cómo detectarlas

• La primera vez que Excel encuentra una referencia circular, muestra un mensaje de advertencia.

• La barra de estado (esquina inferior izquierda) muestra el texto "Referencias circulares" junto con la dirección de la celda afectada.

• En la ficha Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Comprobación de errores > Referencias circulares se puede ver la lista de todas las celdas con referencia circular del libro.

Cómo resolverlas

1. Identificar la celda que provoca el ciclo mediante las herramientas de auditoría.

2. Corregir la fórmula para que no se referencie a sí misma (cambiar la celda de destino o la lógica de cálculo).

3. Si la referencia circular es intencionada (cálculo iterativo), habilitarla en Archivo > Opciones > Fórmulas > Habilitar cálculo iterativo, especificando el número máximo de iteraciones y el cambio máximo.

Referencias estructuradas en tablas

Cuando los datos se formatean como tabla de Excel (Insertar > Tabla o Ctrl+T), Excel asigna automáticamente un nombre a la tabla (p. ej., Tabla1) y permite usar referencias estructuradas en lugar de referencias de celda convencionales.

Sintaxis básica

=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])

Equivale a =SUMA(C2:C7) si la columna "Importe de ventas" ocupa C2:C7, pero la referencia estructurada se actualiza automáticamente cuando se añaden o eliminan filas.

Especificadores especiales

Operadores en referencias estructuradas

Ejemplos de fórmulas con referencias estructuradas

=DeptVentas[[#Datos],[% Comisión]]        → datos de la columna % Comisión

=DeptVentas[[#Encabezados]:[#Totales]]    → desde encabezados hasta totales

=DeptVentas[@[Importe de comisión]]       → valor de la fila actual en esa columna

=SUMA(DeptVentas[Importe de ventas])      → suma toda la columna de datos

Referencia calificada vs. no calificada

• Dentro de la tabla: =[Ventas]*[% Comisión] (no calificada; Excel infiere la tabla)

• Fuera de la tabla: =DeptVentas[Ventas]*DeptVentas[% Comisión] (calificada con el nombre de la tabla)

Si el nombre de columna contiene caracteres especiales (coma, dos puntos, corchete, etc.), se doblan los corchetes: [[Total $ Cantidad]].

Resumen comparativo

Relleno rápido (Flash Fill)

Detecta automáticamente un patrón en los datos y completa la columna. Se activa con Ctrl+Mayús+E o Datos > Relleno rápido (en el escritorio en español, Ctrl+E selecciona toda la hoja). Ejemplo: si en A1 tienes "Juan García" y en B1 escribes "Juan", al pulsar Ctrl+Mayús+E Excel completa toda la columna B con el primer nombre.

Fórmulas matriciales

Cuando la barra de fórmulas muestra { } (llaves) alrededor de la fórmula, indica una fórmula matricial. Se introducen con Ctrl+Mayús+Enter.

Cuando la barra de fórmulas muestra { } (llaves) alrededor de la fórmula, indica una fórmula matricial.

Formatos de archivo de Excel

Excel admite una amplia variedad de formatos de archivo para guardar, exportar e intercambiar datos. Al guardar en un formato distinto al predeterminado, algunas características, fórmulas o formatos pueden perderse.

Formatos nativos de Excel

Formatos de texto e intercambio de datos

Formatos de publicación y web

Otros formatos compatibles

Nota: Los formatos legacy de terceros (Lotus 1-2-3 .wk1-.wk4, Microsoft Works .wks, Quattro Pro .wb1-.wb3, dBase .dbf) ya no se pueden abrir ni guardar en versiones actuales de Excel.

Formatos no importables en Excel: archivos de imagen (.jpg, .png, .gif, .bmp), vídeo (.mp4, .mov, .avi), audio (.mp3, .wav) y ejecutables (.exe) no pueden abrirse como hojas de cálculo. Un archivo .mov, por ejemplo, no es un formato válido para importar datos en Excel.

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Vista Backstage (pestaña Archivo)

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, que gestiona el archivo en su conjunto (no el contenido de las celdas). Para volver a la hoja: tecla Esc o botón ← Atrás.

Opciones principales de la vista Backstage

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Guardar y abrir libros

Atajos de teclado para operaciones con archivos

Guardar vs Guardar como

Guardar como — procedimiento

1. Archivo > Guardar como (o F12).

2. Seleccionar la ubicación (OneDrive, equipo local, etc.).

3. En el cuadro de diálogo, elegir la carpeta de destino.

4. En Tipo, seleccionar el formato deseado en el menú desplegable.

5. Escribir o confirmar el nombre del archivo.

6. Pulsar Guardar.

Al guardar en formato de texto (.csv, .txt, etc.) se pierde todo el formato, las fórmulas y las hojas adicionales. Excel muestra una advertencia antes de continuar.

Cambiar el formato de archivo predeterminado

Por defecto Excel guarda en .xlsx. Para cambiar este comportamiento de forma global: Archivo > Opciones > Guardar y en el desplegable Guardar archivos en este formato seleccionar el formato deseado (por ejemplo, .xls para compatibilidad con versiones antiguas, o .ods para interoperabilidad con LibreOffice).

Convertir archivos legacy al formato actual

Para actualizar un .xls (Excel 97-2003) sin hacer "Guardar como": Archivo > Información > Convertir. Esto actualiza el archivo a .xlsx y desactiva el modo de compatibilidad.

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Modo de compatibilidad

Cuando se abre un archivo .xls (formato antiguo), Excel muestra [Modo de compatibilidad] en la barra de título. En este modo algunas funciones modernas están deshabilitadas para preservar la compatibilidad con versiones anteriores.

Para salir del modo de compatibilidad: Archivo > Información > Convertir (convierte el archivo a .xlsx) o guardar con Guardar como eligiendo el formato .xlsx.

Comprobador de compatibilidad

Antes de guardar un libro en formato .xls (Excel 97-2003), es recomendable ejecutar el Comprobador de compatibilidad para identificar qué características o funciones de la versión actual no son compatibles con versiones anteriores.

Acceso: Archivo > Información > Buscar problemas > Comprobar compatibilidad.

El comprobador genera un informe con dos categorías:

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Propiedades del libro

Las propiedades del libro (también llamadas metadatos) son información descriptiva sobre el archivo que facilita su búsqueda y organización.

Acceso: Archivo > Información y a la derecha aparece el panel Propiedades.

Para ver todas las propiedades: en el panel de Información, clic en Mostrar todas las propiedades.

Para editar el nombre de autor usado en nuevos documentos: Archivo > Opciones > General y modificar el campo Nombre de usuario.

Inspector de documentos

El Inspector de documentos busca y elimina datos ocultos e información personal del libro antes de compartirlo.

Acceso: Archivo > Información > Buscar problemas > Inspeccionar documento.

Puede detectar y eliminar:

• Comentarios y anotaciones

• Propiedades del documento e información personal (autor, empresa)

• Datos en filas, columnas y hojas ocultas

• Contenido invisible (objetos con visibilidad desactivada)

• Datos XML personalizados

Se recomienda trabajar sobre una copia del libro, ya que algunos datos eliminados por el Inspector no pueden restaurarse.

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Exportar a PDF

Excel permite exportar el libro (o parte de él) a PDF de forma nativa, sin software adicional.

Acceso principal: Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS > clic en Crear PDF/XPS.

Acceso alternativo: Archivo > Guardar como y seleccionar el tipo PDF (*.pdf).

Opciones de qué exportar

Opciones de calidad (tamaño del archivo)

El PDF generado conserva el formato visual exacto del libro pero no es editable en Excel. Para volver a editar hay que recurrir al archivo .xlsx original.

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Hipervínculos en Excel

Un hipervínculo es un enlace en una celda que, al hacer clic, lleva al usuario a otra ubicación: una página web, un archivo, una celda del mismo libro o un cliente de correo electrónico.

Insertar un hipervínculo

Acceso: Insertar > Vínculos > Insertar vínculo (o atajo Ctrl+Alt+K).

El cuadro de diálogo Insertar hipervínculo presenta en su panel izquierdo la sección Vincular a:, con cuatro opciones válidas:

"Vincular a Fórmula" no existe como opción en el cuadro de diálogo de hipervínculos. Las cuatro opciones válidas son exclusivamente las indicadas en la tabla anterior.

Editar o eliminar un hipervínculo

• Editar: clic derecho sobre la celda > Editar hipervínculo (o Ctrl+Alt+K con la celda seleccionada).

• Eliminar: clic derecho sobre la celda > Quitar hipervínculo. Elimina el enlace pero conserva el texto de la celda.

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Gestión de hojas de cálculo

Cada libro puede contener múltiples hojas de cálculo (pestañas en la parte inferior). Las operaciones sobre hojas se acceden haciendo clic derecho sobre la pestaña de la hoja.

Operaciones sobre hojas

Restricciones en nombres de hojas

Los nombres de hojas tienen las siguientes limitaciones:

• No pueden estar en blanco.

• Longitud máxima: 31 caracteres.

• Caracteres no permitidos: / \ ? * : [ ]

• Ejemplo válido: 17-02-2026 | Ejemplo inválido: 17/02/2026

• No pueden empezar ni terminar con apóstrofo ('), aunque puede aparecer en el interior del nombre.

• El nombre Historial está reservado por Excel y no puede usarse.

Mover y copiar hojas

• Mover: arrastrar la pestaña al lugar deseado (incluso a otro libro abierto).

• Copiar: arrastrar con Ctrl pulsado, o usar clic derecho > Mover o copiar y activar la casilla Crear una copia.

• Es posible mover o copiar hojas entre libros distintos desde el cuadro de diálogo "Mover o copiar", seleccionando el libro de destino en el desplegable "Al libro".

Color de etiqueta de hoja

El color de la pestaña ayuda a organizar visualmente las hojas. Se asigna desde clic derecho sobre la pestaña > Color de etiqueta y se elige en el selector de colores. La pestaña de la hoja activa muestra el color atenuado; el color completo es visible en las pestañas inactivas.

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Proteger libro y hojas

Excel ofrece dos niveles de protección distintos e independientes:

Proteger hoja

Impide que otros usuarios modifiquen el contenido de una hoja concreta. Se puede permitir o restringir acciones específicas (seleccionar celdas, insertar filas, ordenar, usar filtros, etc.).

Acceso: Revisar > Proteger hoja (o clic derecho sobre la pestaña > Proteger hoja).

• Se puede definir una contraseña opcional para desproteger.

• La protección se aplica solo a la hoja activa.

• Para desproteger: Revisar > Desproteger hoja e introducir la contraseña si se estableció una.

Proteger libro

Impide que otros usuarios modifiquen la estructura del libro: agregar, eliminar, mover, ocultar u mostrar hojas, o cambiar el nombre de las hojas.

Acceso: Revisar > Proteger libro.

• No impide editar el contenido de las celdas (eso lo hace "Proteger hoja").

• Se puede definir una contraseña para desproteger la estructura.

Cifrar con contraseña

Para requerir una contraseña al abrir el archivo: Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Esta protección es independiente de la protección de hoja o de estructura del libro.

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Macros

Una macro es una secuencia de comandos almacenados en código VBA (Visual Basic for Applications) que automatiza tareas repetitivas. Las macros se ejecutan cuando el usuario las llama, ya sea desde un atajo de teclado, un botón o el cuadro de diálogo de macros.

Crear una macro con la grabadora

1. Activar la pestaña Programador si no está visible: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > activar Programador.

2. Pulsar Programador > Grabar macro (o Alt+F8 para abrir el cuadro de macros).

3. Asignar un nombre (debe empezar por letra; usar guiones bajos en lugar de espacios).

4. Opcionalmente asignar un atajo de teclado (precaución: puede sobrescribir atajos de Excel existentes como Ctrl+Z).

5. Elegir la ubicación de almacenamiento:

• Este libro — la macro solo está disponible en el libro actual.

• Libro de macros personal — crea o actualiza el archivo oculto Personal.xlsb, disponible en todas las sesiones de Excel.

• Libro nuevo — almacena la macro en un libro nuevo.

6. Añadir una descripción opcional.

7. Realizar las acciones a grabar.

8. Pulsar Detener grabación en la pestaña Programador.

La grabadora registra todos los pasos, incluidos los errores. Se recomienda practicar la secuencia antes de grabar.

Atajos de teclado para macros

Seguridad de macros

Las macros no se pueden deshacer con Ctrl+Z. Para proteger el sistema:

• Los libros con macros deben guardarse en formato .xlsm (o .xlsb/.xltm). Un libro .xlsx no puede contener macros VBA activas.

• Excel dispone de niveles de seguridad de macros configurables en Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros:

• Deshabilitar todas las macros sin notificación

• Deshabilitar todas las macros con notificación (predeterminado recomendado)

• Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente

• Habilitar todas las macros (no recomendado)

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Vínculos externos (referencias externas)

Un vínculo externo (también llamado referencia externa) es una fórmula en un libro que hace referencia a celdas, rangos con nombre o tablas de otro libro diferente. La sintaxis incluye la ruta del libro fuente entre corchetes:

=[Libro1.xlsx]Hoja1!$A$1

Tipos de vínculos externos

• Vínculos en fórmulas de celda: referencias directas a celdas de otro libro.

• Vínculos en nombres definidos: rangos con nombre que apuntan a otro libro.

• Vínculos en gráficos: series de datos procedentes de otro libro.

• Vínculos en tablas dinámicas: origen de datos en otro archivo.

Gestionar vínculos: cuadro de diálogo "Editar vínculos"

Acceso: Datos > Consultas y conexiones > Editar vínculos (solo disponible si el libro contiene vínculos externos).

Opciones del cuadro de diálogo:

Al romper un vínculo, todas las fórmulas que lo usan se reemplazan por su valor calculado en el momento de romperlo. Si el libro fuente no está disponible, se usa el último valor conocido.

Advertencia al abrir libros con vínculos

Al abrir un libro con vínculos externos a libros cerrados, Excel muestra una barra de seguridad con el botón Habilitar contenido o pregunta si se desean actualizar los vínculos. Esto permite controlar si los datos se actualizan desde los archivos fuente.

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Autorrecuperación

Autorrecuperación

La Autorrecuperación guarda automáticamente una copia temporal del libro a intervalos regulares. Si Excel se cierra inesperadamente, al volver a abrirlo aparece el Panel de recuperación de documentos con los archivos que se pueden restaurar.

Configuración: Archivo > Opciones > Guardar

Los archivos de Autorrecuperación son temporales. Si el libro se cierra correctamente (con "Guardar" o "No guardar" deliberado), los archivos temporales se eliminan. Solo se conservan ante un cierre inesperado.

Recuperar un archivo no guardado: Archivo > Información > Administrar libro > Recuperar libros no guardados.

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Compartir libros

Cuando un libro está guardado en OneDrive o SharePoint, se puede compartir directamente desde Excel:

1. Archivo > Compartir (o botón Compartir en la esquina superior derecha).

2. Escribir la dirección de correo del colaborador.

3. Elegir el nivel de acceso: Puede editar o Puede ver.

4. Opcionalmente añadir un mensaje y pulsar Enviar.

Los colaboradores reciben un enlace y pueden abrir el libro en Excel o en Excel para la Web.

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Cambiar entre libros abiertos

El comando Organizar todo reorganiza las ventanas de los libros de Excel abiertos (no las hojas de un mismo libro): la opción Horizontal reduce esas ventanas a igual tamaño y las coloca una encima de otra, de arriba abajo. Para ver dos hojas del MISMO libro lado a lado hay que crear antes una «Nueva ventana» de ese libro; la casilla «Ventanas del libro activo» del cuadro Organizar ventanas permite restringir la organización solo a las ventanas del libro activo.

Hojas de cálculo y libros

Cálculos

Gráficos

Informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Clasificación y filtrado

Precisión numérica

Excel almacena y calcula con una precisión de 15 dígitos significativos. Si un número tiene más de 15 dígitos, los dígitos que superan el decimoquinto (del 16.º en adelante) se redondean hacia abajo a cero. Por ejemplo:

• El número 1234567890123456 se almacena como 1234567890123450 (el 16.º dígito pasa a 0)

• Esto afecta a cálculos financieros con cifras muy grandes

Portapapeles de Office

El portapapeles de Office es independiente del portapapeles del sistema operativo (que solo guarda 1 elemento). Al llenarse los 24 elementos, el más antiguo se elimina automáticamente al añadir uno nuevo.

Libro compartido (edición simultánea heredada)

Esta funcionalidad se activa mediante Revisar > Compartir libro (opción heredada).

Resumen de los límites más importantes para el examen

Fuente oficial: Especificaciones y límites de Excel — Microsoft Support (España)

Estructura de una función en Excel

Una función en Excel tiene tres partes fundamentales:

Regla clave: En la versión española de Excel, el separador de argumentos es el punto y coma (;), no la coma (,). Usar coma produce error. No existen funciones RESTA ni DIVIDIR: se usan los operadores - y /.

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Categorías de funciones en Excel

Excel organiza sus funciones en categorías accesibles desde la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones:

Nota importante: La categoría Ingeniería incluye funciones para cálculos con la función de Bessel, conversiones entre diferentes sistemas de numeración (binario, octal, hexadecimal, decimal) y conversión entre unidades de medida (CONVERTIR). La categoría Estadísticas incluye funciones para contar, calcular media aritmética, desviación estándar, varianza, etc. Las funciones BDMAX y BDMIN pertenecen a la categoría Base de datos.

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Funciones matemáticas y trigonométricas

Referencia completa

Diferencia entre COMBINAT y PERMUTACIONES

Diferencia entre SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

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Funciones de paridad

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SUBTOTALES: tabla completa de códigos

La función SUBTOTALES recibe un código numérico que determina qué cálculo realizar:

• Códigos 1-11: Incluyen las filas ocultadas manualmente, pero ignoran las ocultas por filtro automático.

• Códigos 101-111: Ignoran tanto las ocultas por filtro como las ocultadas manualmente.

Ejemplos:

=SUBTOTALES(9;A2:A10)    → suma solo filas visibles tras aplicar filtro

=SUBTOTALES(3;J2:J10)    → CONTARA de filas visibles (celdas ocupadas en J2:J10)

=SUBTOTALES(103;J2:J10)  → CONTARA ignorando también ocultos manuales

=SUBTOTALES(1;B2:B20)    → promedio de filas visibles (filtradas)

Si un rango contiene otras funciones SUBTOTALES anidadas, estas se ignoran para evitar doble conteo.

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CONVERTIR: unidades habituales

Las unidades se especifican como texto entre comillas dobles y son sensibles a mayúsculas/minúsculas.

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Funciones estadísticas

Referencia completa de funciones estadísticas

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Tablas comparativas clave

CONTAR vs CONTARA vs CONTAR.BLANCO

CONTAR(A1:A3) con A1=5, A2="Texto", A3=VERDADERO → devuelve 1 (solo A1 es número).

REDONDEAR vs REDONDEAR.MAS vs REDONDEAR.MENOS vs TRUNCAR vs ENTERO

Diferencia clave entre TRUNCAR y ENTERO: con números negativos, TRUNCAR(-2,7;0) = -2, pero ENTERO(-2,7) = -3.

DESVEST.M vs DESVEST.P vs DESVESTA

MAX/MIN vs MAXA/MINA

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Análisis rápido — pestaña Totales

La herramienta Análisis rápido (aparece al seleccionar un rango con datos, esquina inferior derecha) incluye la pestaña Totales:

Disponibles en Totales (se insertan automáticamente):

• SUMA (por columnas o por filas)

• PROMEDIO

• CONTAR

• % del total

• SUMA acumulada

No disponibles en Totales (hay que escribir la fórmula manualmente):

• Máximo y Mínimo (MAX y MIN)

• MEDIANA, MODA.UNO

• SUMAR.SI, CONTAR.SI, PROMEDIO.SI

• SUBTOTALES, K.ESIMO.MAYOR, K.ESIMO.MENOR

• DESVEST, VAR

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Errores frecuentes y casos especiales

Comportamiento de SUMA con argumentos escritos directamente

Cuando los argumentos se escriben directamente en la función (no como referencias a celdas), SUMA convierte a número el texto que representa un número y los valores lógicos: VERDADERO equivale a 1 y FALSO a 0. Así, =SUMA("5";15;VERDADERO) devuelve 21 (5+15+1). En cambio, cuando esos mismos valores están en celdas referenciadas, el texto y los lógicos se ignoran.

Categorías de funciones

Las funciones tratadas en este artículo pertenecen a dos categorías del cuadro de inserción de funciones:

• Lógicas: SI, Y, O, NO, XO, SI.ERROR, SI.ND, VERDADERO, FALSO

• Información: ESBLANCO, ESERR, ESERROR, ESLOGICO, ESNOD, ESNOTEXTO, ESNUMERO, ESREF, ESTEXTO, ESFORMULA, ES.PAR, ES.IMPAR

Funciones como LOG, SUMA, PROMEDIO o CONTAR no pertenecen al grupo de funciones lógicas. LOG pertenece a la categoría Matemáticas y trigonometría.

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Funciones lógicas

Tabla de referencia rápida

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SI

Sintaxis completa:

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Tabla de verdad:

Operadores de comparación utilizables en prueba_lógica:

Ejemplos:

=SI(A1>=5;"Aprobado";"Suspendido")

=SI(B2="";"Sin datos";B2)

=SI(C3>0;C3*0.21;0)

=SI(E20>1000;"Grande";"Pequeño")

Ejemplo con porcentajes:

' Comparación con porcentaje: ambas formas son equivalentes según el contenido de la celda

=SI(B10=21%;"IVA normal";"IVA reducido")   → si la celda contiene el número 0,21 (formateado como %)

=SI(B10="21%";"IVA normal";"IVA reducido") → si la celda contiene el texto "21%"

21% equivale al valor numérico 0,21. Si la celda contiene el número 0,21 formateado como porcentaje, la comparación correcta es =SI(B10=21%;...). Si la celda contiene el texto "21%", se usa la comparación con texto entre comillas.

SI anidado (múltiples condiciones):

Se pueden anidar hasta 64 niveles de SI en Excel 2016. Cada SI anidado actúa como el argumento valor_si_falso del SI anterior:

=SI(A1>=9;"Sobresaliente";SI(A1>=7;"Notable";SI(A1>=5;"Aprobado";"Suspendido")))

Ejemplo concreto: dado A1=25 y A2=50, la fórmula =SI(A1<A2;A1+3;A2+3) devuelve 28 porque A1<A2 es verdadero (25<50), por tanto devuelve A1+3 = 25+3 = 28.

A partir de varios niveles, la legibilidad disminuye.

Advertencias y errores comunes:

El separador de argumentos en la configuración regional española es el punto y coma (;). En inglés se usa la coma (,).

Función anidada: Excel define "función anidada" como una función usada como argumento de otra función. Por ejemplo, en =SI(Y(A1>0;A1<100);"OK";"Fuera"), la función Y está anidada dentro de SI.

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Y

Sintaxis:

=Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Acepta hasta 255 condiciones. Devuelve VERDADERO únicamente si todas las condiciones son verdaderas. Si cualquiera es falsa, devuelve FALSO.

Tabla de verdad completa:

Regla mnemotécnica: Y es exigente — basta con un FALSO para que el resultado sea FALSO.

Ejemplos:

=Y(A1>0;A1<100)                          → VERDADERO si A1 es mayor que 0 y menor que 100 (también con decimales, p. ej. 0,5)

=Y(2=2;3=3;4<>5)                         → VERDADERO (las tres condiciones son verdaderas)

=SI(Y(B1>=$B$7;C1>=$B$5);B1*$B$8;0)     → Bonus solo si se cumplen ambos objetivos

Ejemplo: =SI(Y(2=2;3=3;4<>5);"OK";"Error") devuelve OK porque las tres condiciones son VERDADERO.

Según Microsoft, los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO o FALSO) o ser matrices o referencias que los contengan. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; y si el rango no contiene ningún valor lógico, Y devuelve el error #¡VALOR!. (La función O se comporta igual.)

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O

Sintaxis:

=O(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Acepta hasta 255 condiciones. Devuelve VERDADERO si alguna condición es verdadera. Solo devuelve FALSO cuando todas son falsas.

Tabla de verdad completa:

Regla mnemotécnica: O es permisivo — basta con un VERDADERO para que el resultado sea VERDADERO.

Ejemplos:

=O(2=2;5<3;8=9)                           → VERDADERO (2=2 es verdadero, aunque las otras dos sean falsas)

=O(A1="Sí";A1="Yes";A1="Oui")            → VERDADERO si A1 contiene cualquiera de esas palabras

=SI(O(B1>=$B$4;C1>=$B$5);B1*$B$6;0)     → Comisión si se cumple al menos uno de los objetivos

La función O pertenece a la categoría Lógicas de Excel.

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NO

Sintaxis:

=NO(lógico)

Invierte el valor lógico de su argumento. Solo acepta un argumento.

Tabla de verdad:

Ejemplos:

=NO(A1>100)                                          → VERDADERO si A1 NO supera 100

=SI(Y(NO(A1<0);NO(A1>50));A1;"Fuera de rango")      → Rango válido: 0 a 50

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Combinar SI con Y, O y NO

La potencia de las funciones lógicas se multiplica al usarlas como argumento de SI:

' Condición doble (ambas deben cumplirse):

=SI(Y(A1>0;A1<100);"Dentro de rango";"Fuera de rango")

' Condición alternativa (basta una):

=SI(O(B1="Madrid";B1="Barcelona");"Capital";"Otra ciudad")

' Condición inversa:

=SI(NO(A1="");"Dato introducido";"Celda vacía")

' Combinación compleja:

=SI(Y(A1>=18;O(B1="Español";B1="Residente"));"Puede votar";"No puede votar")

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XO (OR exclusivo)

Sintaxis:

=XO(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Acepta hasta 254 condiciones. Devuelve VERDADERO cuando el número de condiciones verdaderas es impar. Devuelve FALSO cuando dicho número es par (incluido cero).

Tabla de verdad completa:

Diferencia clave entre O y XO:

Ejemplos:

=XO(3>0;2<9)      → FALSO  (ambas son verdaderas: 2 verdaderas = par)

=XO(1>0;2>9)      → VERDADERO (solo una verdadera: 1 = impar)

=XO(A1>10;B1>10)  → VERDADERO si exactamente uno de los dos supera 10

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SI.ERROR

Sintaxis:

=SI.ERROR(valor; valor_si_error)

Devuelve el resultado de valor si no hay error. Si valor produce cualquier tipo de error, devuelve valor_si_error.

Errores que captura (todos los tipos de error de Excel):

Ejemplos:

=SI.ERROR(210/35;"Error")                             → 6 (sin error)

=SI.ERROR(55/0;"Error en el cálculo")                 → "Error en el cálculo"

=SI.ERROR(A2/B2;"Error en el cálculo")                → "Error en el cálculo" si B2=0

=SI.ERROR(BUSCARV(A1;B:C;2;0);"No encontrado")        → "No encontrado" si A1 no existe en B:C

=SI.ERROR(A2/B2;"Debes cambiar el valor inicial")     → Mensaje personalizado para evitar mostrar errores

SI.ERROR pertenece a la categoría Lógicas de Excel.

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SI.ND

Sintaxis:

=SI.ND(valor; valor_si_nd)

Similar a SI.ERROR, pero solo captura el error #N/A. Todos los demás errores se propagan sin modificar.

Comparación SI.ERROR vs SI.ND:

Ejemplos:

=SI.ND(BUSCARV("Madrid";A:B;2;0);"No encontrado")    → Solo oculta el #N/A

=SI.ERROR(BUSCARV("Madrid";A:B;2;0);"No encontrado") → Oculta cualquier error

Se prefiere SI.ND cuando se quiere que otros errores (como #¡REF! por fórmula rota) sean visibles para detectar problemas en la hoja.

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VERDADERO y FALSO

Estas funciones devuelven el valor lógico correspondiente sin necesidad de argumentos:

=VERDADERO()   → VERDADERO

=FALSO()       → FALSO

En la práctica, escribir directamente VERDADERO o FALSO como constante en una fórmula produce el mismo resultado. La forma de función (VERDADERO()) se usa principalmente por compatibilidad con otros programas de hoja de cálculo.

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## Funciones de información (ES/IS)

Las funciones ES comprueban el tipo o estado de un valor y devuelven siempre VERDADERO o FALSO. Pertenecen a la categoría **Información** en Excel.

**Sintaxis común a todas:** `=FUNCION(valor)` donde *valor* es la celda, referencia o expresión a comprobar.

### Tabla completa de funciones ES

| Función | Devuelve VERDADERO cuando... | Devuelve FALSO cuando... |
|---------|------------------------------|--------------------------|
| ESBLANCO | La celda está vacía | La celda contiene cualquier contenido |
| ESERR | El valor es un error **excepto** `#N/A` | El valor no es error, o es `#N/A` |
| ESERROR | El valor es **cualquier** tipo de error | El valor no es un error |
| ESLOGICO | El valor es VERDADERO o FALSO lógico | El valor no es lógico |
| ESNOD | El valor es el error `#N/A` | El valor es otro error o no es error |
| ESNOTEXTO | El valor no es texto (incluidas celdas vacías) | El valor es texto |
| ESNUMERO | El valor es un número | El valor no es número |
| ESREF | El valor es una referencia válida a celda/rango | El valor no es referencia |
| ESTEXTO | El valor es texto | El valor no es texto |
| ESFORMULA | La celda contiene una fórmula | La celda contiene un valor o está vacía |
| ES.PAR | El número es par | El número es impar |
| ES.IMPAR | El número es impar | El número es par |

### Detalle de cada función

**ESBLANCO**

=ESBLANCO(A1) → VERDADERO si A1 está completamente vacía

Nota: una celda con una cadena vacía `""` no es blanco para ESBLANCO.

**ESERR y ESERROR**

=ESERR(A1) → VERDADERO para #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?, #¡NULO! (NO para #N/A)

=ESERROR(A1) → VERDADERO para TODOS los errores incluyendo #N/A

**ESLOGICO**

=ESLOGICO(FALSO) → VERDADERO (FALSO es un valor lógico)

=ESLOGICO(1=1) → VERDADERO

=ESLOGICO(1) → FALSO (1 es número, no valor lógico)

**ESNOD**

=ESNOD(A1) → VERDADERO solo si A1 contiene el error #N/A

Es el complemento de `ESERR`: ESNOD detecta solo el error #N/A, que es justo el único que ESERR no detecta. Juntas cubren lo mismo que ESERROR.

**ESNUMERO y ESTEXTO**

=ESNUMERO(A1) → VERDADERO si A1 es numérico (incluidas fechas y horas, que son números internamente)

=ESTEXTO(A1) → VERDADERO si A1 es texto

=ESNOTEXTO(A1) → VERDADERO si A1 NO es texto (números, lógicos, errores, celdas vacías)

Para comprobar si el contenido de una celda es texto, son válidas tanto **ESTEXTO** (devuelve VERDADERO si es texto) como **ESNOTEXTO** (devuelve VERDADERO si NO es texto, útil para verificar que no es texto).

**ESREF**

=ESREF(A1) → VERDADERO (A1 es una referencia válida)

=ESREF("A1") → FALSO (la cadena de texto "A1" no es una referencia)

**ESFORMULA**

=ESFORMULA(A1) → VERDADERO si A1 contiene una fórmula (aunque la fórmula genere un error)

=ESFORMULA(A1) → FALSO si A1 contiene un valor literal o está vacía

Disponible desde Excel 2013.

**ES.PAR y ES.IMPAR**

=ES.PAR(4) → VERDADERO

=ES.PAR(3) → FALSO

=ES.IMPAR(7) → VERDADERO

=ES.IMPAR(2) → FALSO

Los decimales se truncan antes de evaluar: `ES.PAR(2,9)` → VERDADERO (se evalúa como 2).

### Combinación con SI para control de errores

Las funciones ES se usan habitualmente como condición dentro de SI:

=SI(ESBLANCO(A1);"Sin dato";A1*1.21)

=SI(ESNUMERO(A1);A1*2;"No es número")

=SI(ESERROR(BUSCARV(D1;A:B;2;0));"No encontrado";BUSCARV(D1;A:B;2;0))

La última fórmula se puede simplificar con SI.ERROR:

=SI.ERROR(BUSCARV(D1;A:B;2;0);"No encontrado")

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## Diferencias clave entre funciones similares

### ESERR vs ESERROR vs ESNOD

| Error | ESERR | ESERROR | ESNOD |
|-------|-------|---------|-------|
| `#N/A` | FALSO | VERDADERO | VERDADERO |
| `#¡VALOR!` | VERDADERO | VERDADERO | FALSO |
| `#¡REF!` | VERDADERO | VERDADERO | FALSO |
| `#¡DIV/0!` | VERDADERO | VERDADERO | FALSO |
| `#¡NUM!` | VERDADERO | VERDADERO | FALSO |
| `#¿NOMBRE?` | VERDADERO | VERDADERO | FALSO |
| `#¡NULO!` | VERDADERO | VERDADERO | FALSO |

### Errores frecuentes en fórmulas con SI

| Fórmula incorrecta | Error que produce | Causa | Fórmula correcta |
|--------------------|-------------------|-------|------------------|
| `=SI(A1=5;Correcto)` | `#¿NOMBRE?` | "Correcto" sin comillas dobles | `=SI(A1=5;"Correcto")` |
| `=SI(A1<>"NO";"Correcto";Incorrecto)` | `#¿NOMBRE?` | "Incorrecto" sin comillas dobles | `=SI(A1<>"NO";"Correcto";"Incorrecto")` |
| `=RESIDUO(A1/B1;"-")` | `#¡VALOR!` | RESIDUO no sirve para gestionar errores de división | `=SI.ERROR(A1/B1;"-")` |

### Evitar errores de división por cero en columnas

Para mostrar el resultado de dividir la columna A entre la columna B, evitando el error cuando B=0:

' Forma válida con SI:

=SI(B1=0;"-";A1/B1)

' Forma válida con SI.ERROR:

=SI.ERROR(A1/B1;"-")

' Forma válida con SI.ERROR y mensaje personalizado:

=SI.ERROR(A1/B1;"Debes cambiar el valor inicial")

' Forma INVALIDA (RESIDUO no gestiona errores, produce #¡VALOR!):

=RESIDUO(A1/B1;"-")

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## Resumen: qué función usar en cada situación

| Necesidad | Función recomendada |
|-----------|---------------------|
| Evaluar una condición y mostrar un valor distinto según el resultado | SI |
| Verificar que se cumplen varias condiciones simultáneamente | Y (dentro de SI) |
| Verificar que se cumple al menos una de varias condiciones | O (dentro de SI) |
| Invertir el resultado de una condición lógica | NO |
| Evitar que cualquier error se muestre | SI.ERROR |
| Evitar solo el error #N/A (BUSCARV sin resultado) | SI.ND |
| Comprobar si una celda está vacía | ESBLANCO |
| Comprobar si el contenido es un número | ESNUMERO |
| Comprobar si el contenido es texto | ESTEXTO o ESNOTEXTO |
| Comprobar si hay cualquier error (incluido #N/A) | ESERROR |
| Comprobar si hay error distinto de #N/A | ESERR |

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## Fuentes oficiales

Microsoft Support, en español (contrastadas el 11/10/2026):

- [Función SI](https://support.microsoft.com/es-es/office/69aed7c9-4e8a-4755-a9bc-aa8bbff73be2) y [Función SI: fórmulas anidadas y cómo evitar problemas](https://support.microsoft.com/es-es/office/0b22ff44-f149-44ba-aeb5-4ef99da241c8) («Excel le permitirá anidar hasta 64 funciones SI diferentes»).

- [Función Y](https://support.microsoft.com/es-es/office/5f19b2e8-e1df-4408-897a-ce285a19e9d9), [Función O](https://support.microsoft.com/es-es/office/7d17ad14-8700-4281-b308-00b131e22af0) (hasta 255 condiciones) y [Función NO](https://support.microsoft.com/es-es/office/9cfc6011-a054-40c7-a140-cd4ba2d87d77).

- [Función XO](https://support.microsoft.com/es-es/office/1548d4c2-5e47-4f77-9a92-0533bba14f37) («De 1 a 254 condiciones»; VERDADERO cuando el número de entradas VERDADERO es impar).

- [Función SI.ERROR](https://support.microsoft.com/es-es/office/c526fd07-caeb-47b8-8bb6-63f3e417f611) (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!) y [Función SI.ND](https://support.microsoft.com/es-es/office/6626c961-a569-42fc-a49d-79b4951fd461) (solo #N/A).

- [Función VERDADERO](https://support.microsoft.com/es-es/office/7652c6e3-8987-48d0-97cd-ef223246b3fb) («se proporciona principalmente para su compatibilidad con otros programas de hoja de cálculo»).

- [Funciones ES](https://support.microsoft.com/es-es/office/0f2d7971-6019-40a0-a171-f2d869135665) y [Función ES.PAR](https://support.microsoft.com/es-es/office/aa15929a-d77b-4fbb-92f4-2f479af55356) («Si el argumento número no es un entero, se trunca»).

Funciones de búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia permiten localizar valores dentro de rangos o tablas, obtener posiciones, construir referencias dinámicas y reorganizar datos. Son una de las categorías mas usadas en Excel 2016 junto con las matemáticas y las lógicas.

Separador de argumentos en Excel en español: En la versión española de Excel los argumentos se separan con punto y coma (;), no con coma (,). Una fórmula como =BUSCARV(102,A2:C7,2,FALSO) produce error de sintaxis; la forma correcta es =BUSCARV(102;A2:C7;2;FALSO).

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BUSCARV

BUSCARV (Búsqueda Vertical) busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de otra columna de la misma fila.

Sintaxis

=BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

Argumentos

Comportamiento del argumento [ordenado]

Con FALSO (coincidencia exacta):

• Si el valor buscado no existe en la primera columna, devuelve #N/A.

• No requiere que los datos estén ordenados.

• Admite comodines (?, *) para búsquedas parciales.

• Es el modo mas habitual en la práctica.

Con VERDADERO (coincidencia aproximada):

• La primera columna del rango debe estar ordenada ascendentemente; si no lo está, el resultado puede ser incorrecto.

• Devuelve el valor mas alto que sea menor o igual al valor buscado.

• Si el valor buscado es menor que todos los valores de la columna, devuelve #N/A.

Limitación fundamental

BUSCARV solo busca hacia la derecha: el valor de búsqueda debe estar en la primera columna y el resultado siempre se obtiene de una columna situada a su derecha. No puede devolver valores de columnas situadas a la izquierda del valor buscado.

Errores comunes

Ejemplos

=BUSCARV(B3; B2:E7; 2; FALSO)        ' Busca el valor de B3, devuelve columna 2, exacto

=BUSCARV(102; A2:C7; 2; FALSO)       ' Busca el numero 102 con coincidencia exacta

=BUSCARV("García"; B2:E7; 3; FALSO)  ' Busca un nombre de texto

=BUSCARV("Luis"; A2:B6; 2; FALSO)    ' Si Luis está en A4 y B4=30, devuelve 30

Error de sintaxis frecuente en español: =BUSCARV(102, A2:C7, 2, FALSO) usa comas en lugar de punto y coma → produce un error. La forma correcta es =BUSCARV(102; A2:C7; 2; FALSO).

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BUSCARH

BUSCARH (Búsqueda Horizontal) es el equivalente horizontal de BUSCARV. Busca un valor en la primera fila de una tabla y devuelve el valor de otra fila de la misma columna.

Sintaxis

=BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

Argumentos

Diferencia con BUSCARV

Propósito principal: Buscar en la primera fila de una tabla y devolver un valor de una fila inferior.

Ejemplo

=BUSCARH("Enero"; A1:D5; 3; FALSO)  ' Busca "Enero" en la fila 1, devuelve el valor de la fila 3

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BUSCAR

BUSCAR busca un valor en una sola fila o columna y devuelve el valor en la misma posición de una segunda fila o columna. Es mas sencilla que BUSCARV pero menos potente.

Diferencia fundamental entre BUSCAR y BUSCARV

• BUSCAR permite buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.

• BUSCARV organiza la búsqueda en una tabla completa con varias columnas y devuelve valores de columnas a la derecha.

Diferencia frente a COINCIDIR: BUSCAR devuelve el valor del elemento encontrado; COINCIDIR devuelve la posición del elemento en el rango.

Formas de uso

Forma vectorial:

=BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado])

Forma matricial:

=BUSCAR(valor_buscado; matriz)

Ejemplo

=BUSCAR("Manzana"; A1:A10; B1:B10)   ' Busca "Manzana" en A1:A10, devuelve el valor correspondiente de B1:B10

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COINCIDIR

COINCIDIR devuelve la posición relativa de un valor dentro de un rango (un número: 1, 2, 3...), no el valor en si mismo. Se usa frecuentemente combinada con INDICE.

Diferencia fundamental con BUSCAR

• COINCIDIR devuelve la posición (número de fila o columna) del elemento en el rango.

• BUSCAR devuelve el valor del elemento encontrado en otro rango.

Sintaxis

=COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])

Argumentos

Tipos de coincidencia

Separador en Excel en español

=COINCIDIR("azul";{"verde";"rojo";"azul"};0)    ' Devuelve 3 (posicion de "azul") — CORRECTO

=COINCIDIR("azul",{"rojo","verde","azul"},0)     ' Produce ERROR en Excel español (comas incorrectas)

Ejemplos

=COINCIDIR("d"; {"a";"b";"c"}; 0)         ' Devuelve #N/A (no existe "d")

=COINCIDIR("azul"; {"verde";"rojo";"azul"}; 0)  ' Devuelve 3 (tercera posicion)

=COINCIDIR("Manzana"; A1:A10; 0)           ' Posicion exacta de "Manzana" en la columna A

=COINCIDIR(50; B1:B10; 1)                  ' Posicion del valor mas alto menor o igual a 50

=COINCIDIR(50; C1:C10; -1)                 ' Posicion del valor mas bajo mayor o igual a 50

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INDICE

INDICE devuelve el valor de una celda dentro de un rango, indicando el número de fila y columna. Tiene dos formas de uso.

Forma matricial

=INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna])

Si núm_fila es 0, devuelve toda la columna como matriz. Si núm_columna es 0, devuelve toda la fila.

Forma de referencia

=INDICE(referencia; núm_fila; [núm_columna]; [núm_área])

Errores

Ejemplo de #¡REF!: Si el rango es B5:C9 (2 columnas), =INDICE(B5:C9;3;5) devuelve #¡REF! porque la columna 5 no existe en ese rango (solo hay 2 columnas).

Ejemplos

=INDICE(A2:C6; 2; 3)                    ' Valor en fila 2, columna 3 del rango A2:C6

=INDICE(B5:C9; 3; 5)                    ' #¡REF! (columna 5 no existe en rango de 2 columnas)

=INDICE((A1:C6;A8:C11); 2; 2; 2)        ' Valor en fila 2, columna 2 del segundo rango

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INDICE + COINCIDIR (patrón combinado)

La combinación INDICE + COINCIDIR es una alternativa mas flexible y potente a BUSCARV. COINCIDIR localiza la posición del valor buscado y INDICE usa esa posición para devolver el resultado.

Patrón base

=INDICE(columna_resultado; COINCIDIR(valor_buscado; columna_búsqueda; 0))

Ventajas frente a BUSCARV

Ejemplo

' Busca el nombre en columna B y devuelve el valor de columna A (a la izquierda)

=INDICE(A2:A10; COINCIDIR("García"; B2:B10; 0))

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ELEGIR

ELEGIR devuelve uno de los valores de una lista según un número de índice.

Sintaxis

=ELEGIR(núm_índice; valor1; [valor2]; ...)

Argumentos

Comportamiento

• Si el índice es 1 devuelve valor1, si es 2 devuelve valor2, etc.

• Devuelve #¡VALOR! si el índice es menor que 1 o mayor que el número de valores disponibles.

Ejemplos

=ELEGIR(2; "Lunes"; "Martes"; "Miércoles")   ' Devuelve "Martes"

=ELEGIR(A1; "Bajo"; "Medio"; "Alto")          ' Devuelve la categoría según el valor de A1

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DESREF

DESREF devuelve una referencia a un rango desplazado desde una celda base un número de filas y columnas determinado.

Sintaxis

=DESREF(ref; filas; columnas; [alto]; [ancho])

Argumentos

Comportamiento

• Es una función volátil: recalcula en cada cambio de hoja, lo que puede afectar el rendimiento en hojas grandes.

• Si el desplazamiento cae fuera de la hoja, devuelve #¡REF!.

• Permite construir rangos de tamaño dinámico para usarlos con funciones como SUMA o PROMEDIO.

Ejemplos

=DESREF(D3; 3; -2)               ' Celda 3 filas abajo y 2 columnas a la izquierda de D3 → B6

=SUMA(DESREF(D3; 3; -2; 3; 3))   ' Suma el rango 3x3 que comienza en B6

=DESREF(D3; -3; -3)              ' #¡REF! si el desplazamiento sale fuera de la hoja

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INDIRECTO

INDIRECTO interpreta una cadena de texto como una referencia de celda, permitiendo construir referencias dinámicas.

Sintaxis

=INDIRECTO(ref; [a1])

Argumentos

Comportamiento

• Es una función volátil (recalcula en cada cambio).

• Pertenece a la categoría de funciones de búsqueda y referencia, junto con INDICE.

• Útil para referencias que deben cambiar dinámicamente según el contenido de otra celda.

Ejemplos

=INDIRECTO("B2")             ' Devuelve el valor de la celda B2

=INDIRECTO(A1)               ' Si A1 contiene "C5", devuelve el valor de C5

=INDIRECTO("B"&A5)           ' Si A5 = 3, devuelve el valor de B3

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FILA y COLUMNA

FILA

=FILA([ref])

Devuelve el número de fila de la referencia. Si se omite ref, devuelve el número de fila de la celda que contiene la fórmula.

COLUMNA

=COLUMNA([referencia])

Devuelve el número de columna. La columna A = 1, B = 2, C = 3, D = 4...

Ejemplos

=FILA()          ' Si la fórmula está en la fila 5, devuelve 5

=FILA(C10)       ' Devuelve 10

=COLUMNA(D10)    ' Devuelve 4 (D es la cuarta columna)

=COLUMNA()       ' Número de columna de la celda actual

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FILAS y COLUMNAS

FILAS

=FILAS(matriz)

Devuelve el número total de filas del rango especificado.

COLUMNAS

=COLUMNAS(matriz)

Devuelve el número total de columnas del rango especificado.

Ejemplos

=FILAS(A1:C5)      ' Devuelve 5

=COLUMNAS(A1:C5)   ' Devuelve 3

=FILAS(A:A)        ' Devuelve el total de filas de la hoja

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TRANSPONER

Sintaxis

=TRANSPONER(matriz)

Argumento

Qué hace

Transponer un rango significa cambiar filas por columnas (y columnas por filas). Un rango de 4 filas x 2 columnas se convierte en un rango de 2 filas x 4 columnas.

Dos formas de transponer en Excel

1. Función TRANSPONER:

• En Excel 2016: se introduce como fórmula matricial con Ctrl + Mayús + Intro; Excel añade llaves {} automáticamente.

2. Pegado especial:

• Copiar el rango (Ctrl + C)

• Pegado especial (Ctrl + Alt + V)

• Marcar la casilla "Transponer" → pega los datos con filas y columnas intercambiadas.

Ambos métodos (función TRANSPONER y Pegado especial con la opción Transponer) permiten realizar este cambio sin copiar y pegar la información celda a celda. Se pueden considerar equivalentes en cuanto al resultado final.

Ejemplo

=TRANSPONER(A1:B4)   ' Convierte el rango vertical A1:B4 (4 filas x 2 columnas)

' en un rango horizontal de 2 filas x 4 columnas

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HIPERVINCULO

Sintaxis

=HIPERVINCULO(ubicacion_del_vinculo; [nombre_descriptivo])

Argumentos

Ejemplos

=HIPERVINCULO("https://www.boe.es"; "Ver BOE")

=HIPERVINCULO("[Libro1.xlsx]Hoja1!A10"; "Ir a Hoja1 > A10")

=HIPERVINCULO("\\SERVIDOR\Informes\2025.xlsx"; D5)

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AREAS

=AREAS(referencia)

Devuelve el número de áreas (rangos separados) incluidos en la referencia.

Ejemplos

=AREAS((A1:C5;D6:F10))   ' Devuelve 2 (dos rangos no adyacentes)

=AREAS(A1:C5)             ' Devuelve 1 (un único rango)

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DIRECCIÓN

=DIRECCIÓN(núm_fila; núm_columna; [tipo_ref]; [a1]; [nombre_hoja])

Construye una referencia de celda como texto a partir de números de fila y columna.

Argumentos principales

Ejemplos

=DIRECCIÓN(2; 3)               ' Devuelve "$C$2"

=DIRECCIÓN(2; 3; 4)            ' Devuelve "C2" (referencia relativa)

=DIRECCIÓN(2; 3; 1; ; "Hoja2") ' Devuelve "Hoja2!$C$2"

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Tabla comparativa: BUSCARV vs BUSCAR

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Resumen de errores habituales en funciones de búsqueda

Herramientas de la pestaña Datos para organizar y controlar la información en una hoja de cálculo.

Ordenar

La ordenación reorganiza las filas de un rango o tabla según el contenido de una o varias columnas. Los datos se reordenan permanentemente (o hasta que se vuelva a ordenar), a diferencia del filtro, que solo oculta filas.

Ordenar por una columna (un solo nivel)

Seleccionar una celda dentro del rango o tabla y usar:

• Datos > Ordenar de A a Z — orden ascendente (texto A→Z, números menor→mayor, fechas más antigua→más reciente).

• Datos > Ordenar de Z a A — orden descendente (texto Z→A, números mayor→menor, fechas más reciente→más antigua).

• También accesible desde Inicio > Ordenar y filtrar.

Los criterios disponibles según el tipo de dato de la columna son:

Ordenar por múltiples columnas (multinivel)

Datos > Ordenar abre el cuadro de diálogo completo. Permite encadenar hasta 64 criterios en una misma operación. El segundo nivel actúa sobre los empates del primero, el tercero sobre los empates del segundo, y así sucesivamente.

Pasos:

1. Hacer clic en Agregar nivel para añadir cada criterio adicional.

2. En cada nivel, elegir la Columna (o fila si se ordena de izquierda a derecha), el tipo de Ordenar según (valores, color de celda, color de fuente, icono de celda) y el Criterio de ordenación.

3. Usar Subir / Bajar para cambiar la prioridad entre niveles.

4. Usar Eliminar nivel para quitar un criterio.

5. Usar Copiar nivel para duplicar un nivel existente como base para otro.

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

En el cuadro de diálogo Ordenar, en la columna Ordenar según, seleccionar:

• Color de celda — agrupa filas por el color de relleno de la celda.

• Color de fuente — agrupa filas por el color del texto.

• Icono de celda — agrupa filas por el icono de formato condicional asignado.

Para cada color o icono se especifica si va Arriba o Abajo en la ordenación. Se añade un nivel por cada color o icono que se quiera priorizar; el resto queda sin orden fijo al final.

Ordenar por lista personalizada

En el cuadro de diálogo Ordenar, en la columna Criterio de ordenación, elegir Lista personalizada.... Aparece el cuadro de diálogo de listas personalizadas donde se puede:

• Seleccionar una lista predefinida (días de la semana, meses del año).

• Crear una nueva lista escribiendo los valores en el orden deseado o importándola desde un rango de celdas.

Ejemplo de uso: ordenar una columna de tallas por el orden Grande, Mediano, Pequeño en lugar de orden alfabético.

Opciones de ordenación (botón Opciones)

En el cuadro de diálogo Ordenar, el botón Opciones... abre un cuadro con dos configuraciones adicionales:

Cuando la orientación es de izquierda a derecha, la columna Columna del cuadro de diálogo pasa a llamarse Fila y se elige el número de fila que se usa como criterio.

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Filtro automático (Autofiltro)

Muestra solo las filas que cumplen un criterio y oculta temporalmente el resto. Los datos no se eliminan.

Activar y desactivar

• Datos > Filtro

• Inicio > Ordenar y filtrar > Filtrar

• Atajo de teclado: Ctrl + Mayús + L

Al activarse, aparecen flechas desplegables en los encabezados de columna. Volver a hacer clic (o usar el mismo atajo) desactiva el autofiltro y vuelve a mostrar todas las filas.

Si el rango no tiene encabezados definidos, Excel trata la primera fila como encabezado y puede ocultarla al filtrar.

Cómo saber si hay un filtro activo

• La flecha del encabezado de la columna filtrada cambia de aspecto: muestra un icono de embudo en lugar de la flecha simple.

• Los números de fila de las filas visibles aparecen en color azul.

• La barra de estado inferior muestra el texto "X de Y registros encontrados".

Filtros de número

Al desplegar la flecha de una columna numérica: Filtros de número >

La opción "Inferior a la moda" no existe en el Autofiltro.

Filtros de texto

Al desplegar la flecha de una columna de texto: Filtros de texto >

La opción "Número de caracteres es" no existe en el Autofiltro de texto.

Los comodines disponibles en los filtros de texto son:

• ? — representa exactamente un carácter cualquiera.

• * — representa cero o más caracteres cualesquiera.

Filtros de fecha

Al desplegar la flecha de una columna de fechas: Filtros de fecha >

Las opciones se organizan en dos grupos:

Periodos relativos al día actual: Hoy, Ayer, Mañana, Esta semana, La semana pasada, La semana próxima, Este mes, El mes pasado, El mes próximo, Este trimestre, El trimestre pasado, El trimestre próximo, Este año, El año pasado, El año próximo.

Condiciones absolutas: Igual a, Antes de, Después de, Entre, Filtro personalizado.

Cuando hay fechas en la columna, el desplegable las agrupa automáticamente en una jerarquía Año > Mes > Día para facilitar la selección masiva por periodo.

Filtros de color o icono

Requiere que el autofiltro esté activo. En el desplegable del encabezado, elegir Filtrar por color y seleccionar:

• Un color de celda específico.

• Un color de fuente específico.

• Un icono de formato condicional específico.

Solo se puede filtrar por un color o icono a la vez por columna.

Buscar dentro del filtro

El desplegable del encabezado incluye un cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista de valores. Al escribir en él se filtran los valores mostrados en la lista del desplegable, facilitando la localización y selección de valores concretos en rangos con muchos valores distintos.

Filtro por selección (clic derecho)

Con el autofiltro activo, se puede hacer clic derecho sobre una celda y elegir Filtrar > para acceder a:

• Filtrar por el valor de la celda seleccionada — muestra solo las filas que tienen ese valor exacto.

• Filtrar por el color de la celda seleccionada.

• Filtrar por el color de fuente de la celda seleccionada.

• Filtrar por el icono de la celda seleccionada.

Limpiar filtros

• Limpiar el filtro de una columna: Desplegar la flecha de esa columna y elegir Borrar filtro de [nombre de columna].

• Limpiar todos los filtros: Datos > Borrar (deja el autofiltro activo pero muestra todas las filas).

• Desactivar el autofiltro por completo: Datos > Filtro o Ctrl + Mayús + L.

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Filtro avanzado

Datos > Avanzadas. Permite criterios complejos definidos en un rango separado de la hoja y, opcionalmente, copia los resultados en otra ubicación.

Diferencia con el filtro automático

Elementos necesarios

Cómo construir el rango de criterios

El rango de criterios debe tener en su primera fila los mismos encabezados (o un subconjunto de ellos) que el rango de datos. Las reglas de combinación son:

• Criterios en la misma fila → operador Y (AND) implícito: la fila de datos debe cumplir todos los criterios de esa fila.

• Criterios en filas distintas → operador O (OR) implícito: basta con que la fila cumpla los criterios de cualquiera de las filas del rango de criterios.

Ejemplo: filtrar filas donde Departamento sea "Ventas" y Importe sea mayor que 1000, o donde Departamento sea "Dirección":

Opciones del cuadro de diálogo

• Filtrar la lista sin moverla — oculta las filas que no cumplen los criterios (similar al autofiltro).

• Copiar en otra ubicación — coloca el resultado filtrado a partir de la celda indicada en "Copiar a"; los datos originales no se modifican.

• Solo registros únicos — elimina filas duplicadas del resultado (útil para obtener listas de valores únicos).

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Validación de datos

Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. Define qué tipo de valor puede introducirse en cada celda, con mensajes informativos y alertas de error.

Tipos de criterio de validación

Operadores disponibles para tipos numéricos, fecha, hora y longitud de texto

Entre, No está entre, Igual a, No es igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Lista desplegable

La validación de tipo Lista es la más habitual para controlar entradas:

• Desde un rango de celdas: en el campo Origen escribir el rango (por ejemplo, =$A$1:$A$5) o seleccionarlo con el ratón. Si la lista está en otra hoja, se puede seleccionar directamente su rango en el campo Origen.

• Desde valores escritos: en el campo Origen escribir los valores separados por punto y coma, por ejemplo: Contabilidad;Ventas;Desarrollo.

• La casilla Celda con lista desplegable activa la flecha de desplegable en la celda; si se desactiva, la restricción se aplica igualmente pero sin mostrar la flecha.

Fórmula personalizada en validación

Con el tipo Personalizada, se puede escribir cualquier fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO. Ejemplos:

• =ESNUMERO(A1) — solo admite valores numéricos.

• =Y(A1>=0;A1<=100) — solo admite números entre 0 y 100.

• =CONTAR.SI($B$1:$B$100;A1)=0 — impide introducir un valor ya existente en el rango B1:B100 (unicidad).

• =LARGO(A1)<=10 — equivalente a longitud de texto, pero con lógica personalizada.

Mensaje de entrada

Pestaña Mensaje de entrada del cuadro de validación. Se muestra como un cuadro de información flotante cuando el usuario selecciona la celda validada, antes de que introduzca ningún dato. Campos: Título y Mensaje. La casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda activa o desactiva esta función.

Alerta de error

Mensaje que se configura en la pestaña del cuadro de validación dedicada al error, donde se eligen su estilo, su título y su texto. Se muestra cuando el usuario introduce un valor que no cumple el criterio de validación.

Si en esa pestaña se desactiva la casilla que muestra el mensaje de error cuando se introducen datos no válidos, se permite cualquier valor sin mostrar ningún aviso aunque la validación esté definida.

Copiar validación a otras celdas

Para extender una validación ya configurada a otras celdas:

1. Copiar la celda que tiene la validación (Ctrl + C).

2. Seleccionar las celdas destino.

3. Inicio > Pegar > Pegado especial (o Ctrl + Alt + V) y elegir la opción Validación.

Así solo se copia la regla de validación sin alterar el contenido ni el formato de las celdas destino.

Buscar celdas con validación de datos

Para localizar todas las celdas de la hoja que tienen alguna validación aplicada:

• Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a especial (o F5 > Especial...) y elegir Validación de datos.

• Todas — selecciona todas las celdas con cualquier validación.

• Iguales — selecciona solo las celdas que tienen la misma validación que la celda activa en ese momento.

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Quitar duplicados

Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados. Elimina permanentemente las filas duplicadas del rango o tabla.

Funcionamiento

1. Seleccionar el rango o hacer clic dentro de la tabla.

2. En Datos > Quitar duplicados, elegir las columnas que se usan para detectar duplicados.

3. Excel conserva la primera aparición de cada combinación de valores y elimina las repeticiones posteriores.

4. Al finalizar, muestra un cuadro con el número de duplicados eliminados y de valores únicos que permanecen.

Si se marcan todas las columnas, solo se eliminan filas completamente idénticas en todos los campos. Si se marca solo una columna, se eliminan filas que repitan el valor de esa columna aunque el resto de campos difieran.

• En rangos normales: Datos > Quitar duplicados

• En tablas de Excel: Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Quitar duplicados

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Texto en columnas

Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas. Divide el contenido de una columna en varias columnas. El Asistente para convertir texto en columnas tiene tres pasos.

Tipo de datos original

Paso 2a: Delimitado — delimitadores disponibles

• Tabulación

• Punto y coma

• Coma

• Espacio

• Otro (carácter personalizado)

Se puede marcar más de un delimitador simultáneamente. La opción Considerar delimitadores consecutivos como uno evita columnas vacías cuando aparecen varios delimitadores seguidos.

Paso 2b: Ancho fijo

Se muestra una vista previa con líneas de corte verticales. El usuario hace clic para crear una línea de corte, doble clic para eliminarla y arrastra para moverla.

Paso 3: Formato de columna de datos

Para cada columna resultante se puede elegir: General (Excel decide el tipo), Texto, Fecha (con orden día/mes/año configurable) o No importar columna (omite esa columna).

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Convertir rango en tabla

Insertar > Tabla (o Ctrl + T / Ctrl + L). Convierte un rango de celdas en una tabla estructurada de Excel.

Requisitos

• Las filas en blanco no impiden que el rango sea una tabla: una tabla puede tenerlas (se localizan filtrando por (Espacios en blanco)).

• Cada columna debe tener un encabezado único en la primera fila.

• No es obligatorio que alguna columna tenga datos numéricos.

Beneficios de las tablas

• Filtro automático activado en los encabezados desde el momento de la creación.

• Fila de totales opcional con funciones predefinidas (suma, promedio, recuento, etc.) seleccionables por desplegable.

• Expansión automática: al añadir datos en la fila inmediatamente debajo o en la columna adyacente, la tabla se amplía e incluye los nuevos datos en todas las fórmulas y gráficos que la referencian.

• Formato alternado de filas aplicado automáticamente (colores en bandas).

• Nombre de tabla asignable desde Diseño > Nombre de la tabla.

Referencias estructuradas

Las fórmulas dentro o fuera de la tabla pueden referirse a la tabla por nombre en lugar de por rango de celdas:

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Relleno rápido (Flash Fill)

Datos > Relleno rápido o Ctrl + Mayús + E. Detecta un patrón en los datos existentes y rellena automáticamente las celdas adyacentes siguiendo ese patrón.

Cómo funciona

1. En la columna contigua a los datos de origen, escribir manualmente el valor deseado para la primera fila (o las primeras filas si el patrón no es evidente).

2. Pulsar Ctrl + Mayús + E o ir a Datos > Relleno rápido.

3. Excel analiza el patrón e introduce los valores equivalentes para el resto de filas.

Activación automática

Si la opción Relleno rápido automático está habilitada (Archivo > Opciones > Avanzadas > Opciones de edición > Relleno rápido automático), Excel sugiere los valores en gris al detectar el patrón mientras se escribe. Pulsar Intro acepta la sugerencia.

Casos de uso habituales

• Extraer nombre o apellido de una cadena de nombre completo.

• Combinar valores de varias columnas en una sola.

• Cambiar el formato de fechas o números de texto.

• Poner en mayúsculas o minúsculas solo parte del contenido.

Limitación importante

El Relleno rápido genera valores estáticos: si cambia el contenido de las celdas de origen, los resultados no se actualizan automáticamente. Es necesario volver a ejecutar Relleno rápido.