Tema 17: Presentaciones con PowerPoint 2016

PowerPoint 2016 es la aplicación de presentaciones de Microsoft Office 2016. Al abrir PowerPoint 2016, se muestra la pantalla de inicio con plantillas y presentaciones recientes. La interfaz principal incluye:

1. Barra de título: muestra el nombre del archivo y los botones de minimizar, maximizar y cerrar.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: por defecto contiene Guardar, Deshacer y Rehacer. Se puede personalizar.

3. Cinta de opciones: organizada en pestañas (Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar, Vista). Cada pestaña contiene grupos de comandos.

4. Panel de diapositivas: a la izquierda, muestra miniaturas de todas las diapositivas.

5. Área de trabajo: zona central donde se edita la diapositiva actual.

6. Panel de notas: debajo del área de trabajo, para añadir notas del orador.

7. Barra de estado: en la parte inferior, muestra el número de diapositiva, idioma y botones de vista.

8. Zoom: control deslizante en la esquina inferior derecha.

Vistas disponibles: Normal, Esquema, Clasificador de diapositivas, Página de notas y Vista de lectura. Se accede desde la pestaña Vista o los iconos de la barra de estado.

Vista Backstage (Archivo): permite crear, abrir, guardar, imprimir, compartir y configurar opciones de PowerPoint.

Formatos de archivo:

• .pptx: presentación estándar

• .pptm: presentación con macros

• .potx: plantilla

• .ppsx: presentación autoejecutada

• .ppt: formato compatible con versiones anteriores (97-2003)

Teclas de acceso: pulsando ALT se muestran los KeyTips sobre cada pestaña y comando.

Teclas de acceso (KeyTips)

Al pulsar Alt aparecen sobre la cinta las letras de acceso de cada ficha. En el Office instalado en español las letras siguen el nombre español de la ficha, no el inglés:

⚠️ La página de soporte de Microsoft es-es enumera los KeyTips de la interfaz inglesa (Alt+H para Inicio, Alt+N para Insertar…), porque es una traducción del original. Sobre un PowerPoint instalado en español, la letra que aparece al pulsar Alt es la de la columna central. Ante la duda en un examen práctico: pulsar Alt y leer lo que muestra la pantalla.

La unidad básica de PowerPoint 2016 es la diapositiva. Cada presentación contiene una o más diapositivas.

Crear diapositivas:

• Nueva diapositiva: Inicio > Nueva diapositiva (o Ctrl+M)

• Duplicar: clic derecho > Duplicar diapositiva (o Ctrl+Mayús+D; Ctrl+D duplica el objeto seleccionado dentro de la diapositiva)

• Reutilizar: Inicio > Nueva diapositiva > Reutilizar diapositivas (importar de otra presentación)

Diseños de diapositiva: cada diapositiva tiene un diseño (layout) que define la disposición de los marcadores de posición:

• Diapositiva de título

• Título y contenido

• Encabezado de sección

• Dos contenidos

• Comparación

• Solo título

• En blanco

• Contenido con título

Temas y variantes: la pestaña Diseño permite aplicar temas prediseñados que modifican colores, fuentes y efectos de toda la presentación. Cada tema tiene variantes de color.

Fondo de diapositiva: Diseño > Formato del fondo permite:

• Relleno sólido

• Relleno degradado

• Relleno con imagen o textura

• Relleno con trama

• Ocultar gráficos de fondo

Tamaño de diapositiva: Diseño > Tamaño de diapositiva:

• Estándar (4:3)

• Panorámica (16:9) — predeterminado en PowerPoint 2016

• Personalizado

Patrón de diapositivas: Vista > Patrón de diapositivas permite editar el diseño maestro que afecta a todas las diapositivas. Los cambios en el patrón se reflejan en todas las diapositivas que usen ese diseño.

Secciones: se pueden crear secciones para organizar grupos de diapositivas (clic derecho en el panel > Agregar sección).

Cambiar el tamaño de las diapositivas

En Diseño ▸ Tamaño de diapositiva ▸ Personalizar tamaño de diapositiva se elige entre Panorámica (16:9), Estándar (4:3) o una medida propia. Cuando el cambio reduce el espacio disponible (por ejemplo, al pasar de 16:9 a 4:3), PowerPoint pregunta qué hacer con el contenido y ofrece dos botones:

• Maximizar — aprovecha todo el espacio, a costa de que parte del contenido pueda quedar fuera de la diapositiva.

• Asegurar el ajuste — reduce el contenido para que quepa entero en el nuevo tamaño.

PowerPoint 2016 permite insertar diversos tipos de contenido en las diapositivas.

Texto:

• Se introduce en marcadores de posición o cuadros de texto (Insertar > Cuadro de texto)

• Formato de fuente: tipo, tamaño, color, negrita, cursiva, subrayado, sombra, tachado

• Formato de párrafo: alineación (izquierda, centro, derecha, justificado), interlineado, viñetas, numeración, sangrías

• WordArt: Insertar > WordArt para texto decorativo

Imágenes:

• Insertar > Imágenes (desde archivo)

• Insertar > Imágenes en línea (desde internet)

• Captura de pantalla: Insertar > Captura

• Herramientas de imagen: recortar, quitar fondo, estilos, efectos, comprimir

Formas:

• Insertar > Formas: líneas, rectángulos, flechas, estrellas, llamadas, etc.

• Se pueden combinar, agrupar, alinear y distribuir

• Formato de forma: relleno, contorno, efectos

SmartArt:

• Insertar > SmartArt: diagramas prediseñados (lista, proceso, ciclo, jerarquía, relación, matriz, pirámide)

• Se puede convertir texto con viñetas a SmartArt

Tablas:

• Insertar > Tabla: especificar filas y columnas

• Herramientas de tabla: Diseño y Presentación

Gráficos:

• Insertar > Gráfico: columnas, líneas, circular, barras, área, dispersión, etc.

• Se abre una hoja de Excel para introducir los datos

Audio y vídeo:

• Insertar > Audio (desde archivo o grabar)

• Insertar > Vídeo (desde archivo o en línea)

• Pestaña contextual Reproducción: opciones de inicio, recortar, fundido

Hipervínculos: Insertar > Hipervínculo (o Ctrl+K) para enlazar a otra diapositiva, archivo, página web o dirección de correo.

Audio y vídeo

Vídeo

Se inserta desde Insertar ▸ Vídeo ▸ Vídeo en mi PC. En Herramientas de vídeo ▸ Reproducción está el desplegable Inicio, con estas opciones:

• En secuencia de clics — es la opción predeterminada al insertar un vídeo desde el equipo: el vídeo arranca en el punto que le corresponda dentro de la secuencia de clics de la diapositiva.

• Automáticamente — se reproduce al mostrarse la diapositiva.

• Al hacer clic — solo cuando se hace clic sobre el propio vídeo.

Otras opciones: Reproducir a pantalla completa, Ocultar mientras no se reproduce, Repetir hasta su interrupción y Rebobinar después de la reproducción.

Formatos admitidos

Audio

En Herramientas de audio ▸ Reproducción, además del desplegable Inicio, hay casillas propias:

• Reproducir en segundo plano — activa de golpe la combinación habitual para música de fondo: reproducción automática, a lo largo de todas las diapositivas, en bucle y con el icono oculto durante la presentación.

• Reproducir en todas las diapositivas · Repetir hasta su interrupción · Ocultar durante la presentación · Rebobinar después de la reproducción.

Formato de texto: superíndice y subíndice

También desde Inicio ▸ Fuente, con los botones x² y x₂, o en el cuadro de diálogo Fuente.

PowerPoint 2016 ofrece animaciones para objetos individuales y transiciones entre diapositivas.

Transiciones (pestaña Transiciones):

• Efectos al pasar de una diapositiva a otra: Cortar, Desvanecer, Empujar, Barrido, Dividir, Descubrir, Cubrir, Flash, Forma, Girar, Galería, Cubo, Puertas, etc.

• Opciones de efecto: dirección, color

• Duración: tiempo del efecto (en segundos)

• Sonido: se puede añadir un sonido a la transición

• Avanzar diapositiva: al hacer clic o automáticamente después de X segundos

• Aplicar a todas: aplica la transición a todas las diapositivas

Animaciones (pestaña Animaciones):

• Cuatro tipos de animación:

1. Entrada: cómo aparece el objeto (Aparecer, Desvanecer, Volar, Flotar, Dividir)

2. Énfasis: efecto mientras el objeto está visible (Girar, Crecer/Reducir, Pulso, Color de fuente)

3. Salida: cómo desaparece (Desvanecer, Volar, Flotar)

4. Trayectorias de movimiento: desplaza el objeto por un camino (Líneas, Arcos, Giros, Formas, Bucles)

• Panel de animación: muestra el orden y la configuración de todas las animaciones

• Inicio: Al hacer clic, Con la anterior, Después de la anterior

• Duración y retraso

• Desencadenador: iniciar al hacer clic en un objeto específico

Presentación con diapositivas (pestaña Presentación con diapositivas):

• Desde el principio: F5

• Desde la diapositiva actual: Mayús+F5

• Presentación personalizada: selección de diapositivas específicas

• Configuración: tipo de presentación (por orador, pantalla completa, en ventana), diapositivas a mostrar, opciones de lápiz

• Ocultar diapositiva: excluir una diapositiva sin eliminarla

• Ensayo de intervalos: grabar tiempos automáticos

• Vista del moderador: muestra notas y controles en la pantalla del presentador, mientras el público ve solo las diapositivas

Categorías de transiciones

Las transiciones de la ficha Transiciones se agrupan en tres categorías:

1. Sutil — efectos discretos (Desvanecer, Empuje, Barrido, Dividir, Revelar, Cortar…).

2. Llamativo — efectos vistosos (Disolver, Cuadros bicolores, Persianas, Reloj, Ondulación, Panal, Destello…).

3. Contenido dinámico — mantienen fijo el fondo y solo mueven el contenido de la diapositiva (Panorámica, Noria, Transportador, Rotar, Órbita, Volar…).

Teclas durante la presentación

Atajos de teclado de PowerPoint 2016 (versión en español):

En la versión en español de Microsoft Office, varios atajos están localizados (usan la inicial de la acción en español), por lo que no coinciden con los de la versión en inglés. Entre paréntesis se indica el equivalente en la versión inglesa.

Gestión de archivos:

• Ctrl+G: guardar (en inglés, Ctrl+S)

• F12: guardar como

• Ctrl+U: nueva presentación (en inglés, Ctrl+N)

• Ctrl+A: abrir presentación (en inglés, Ctrl+O)

• Ctrl+W: cerrar presentación

• Ctrl+P: imprimir

• Ctrl+Z: deshacer

• Ctrl+Y: rehacer

Formato de texto (con texto seleccionado):

• Ctrl+N: negrita (en inglés, Ctrl+B)

• Ctrl+K: cursiva (en inglés, Ctrl+I)

• Ctrl+S: subrayado (en inglés, Ctrl+U)

Alineación de párrafo:

• Ctrl+E: centrar

• Ctrl+L: alinear a la izquierda

• Ctrl+R: alinear a la derecha

• Ctrl+J: justificar

Diapositivas:

• Ctrl+M: nueva diapositiva

• Ctrl+Mayús+D: duplicar la diapositiva seleccionada

• Supr: eliminar la diapositiva seleccionada

Presentación con diapositivas:

• F5: iniciar desde el principio

• Mayús+F5: iniciar desde la diapositiva actual

• Esc: finalizar la presentación

• B: pantalla en negro · W: pantalla en blanco

• Número + Intro: ir a una diapositiva concreta

Punteros y anotaciones durante la presentación (estos atajos NO están localizados: son iguales en la versión en español de Windows):

• Ctrl+I: activar el puntero láser

• Ctrl+P: cambiar el puntero a pluma (anotar sobre la diapositiva)

• Ctrl+A: cambiar el puntero a flecha

• Ctrl+E: cambiar el puntero a borrador

• Ctrl+H: ocultar el puntero y los botones de navegación

• E: borrar las anotaciones dibujadas en pantalla

Funciones avanzadas:

Patrón de diapositivas: permite definir el diseño, fuentes, colores y marcadores de posición que se aplicarán a todas las diapositivas basadas en ese patrón.

Notas del orador: texto visible solo para el presentador en la Vista del moderador. Se escriben en el Panel de notas, debajo de la diapositiva.

Exportar: crear PDF/XPS, crear vídeo (MP4 o WMV), empaquetar la presentación para CD o crear documentos (enviar a Word).

Protección (Archivo > Información > Proteger presentación): marcar como final, cifrar con contraseña o restringir el acceso.

Inspeccionar documento (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento): elimina metadatos, comentarios y propiedades personales.