Tema 13: Archivos y Patrimonio Documental de Murcia

1. El patrimonio documental de la Región de Murcia es parte del patrimonio documental español y está constituido por los documentos, reunidos o no en archivos, que se relacionan en los artículos 2.º y 3.º

2. Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional con exclusión de los que por su índole forman parte del patrimonio bibliográfico y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso el informático.

3. Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la agrupación de varios de ellos reunidos por cualesquiera instituciones y entidades públicas y personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación, la cultura y la información. Asimismo, se entiende por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, organizan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

Forman parte del patrimonio documental de la Región de Murcia:

a) Los documentos de cualquier época que constituyan testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, ya sean producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por los órganos institucionales propios de la Comunidad Autónoma y por las Entidades Locales de su territorio, o por los órganos, servicios, entidades autónomas y empresas públicas que dependan de ellos, o por las personas jurídicas en cuyo capital participan aquéllas, o por las personas físicas o jurídicas gestoras de sus servicios públicos.

b) Los documentos de cualquier época generados en el ámbito territorial de la Región de Murcia por órganos de la Administración del Estado, por entidades autónomas y empresas públicas estatales, y cualesquiera corporaciones y personas no comprendidas en el apartado precedente que ejerzan funciones o presten servicios de carácter público, salvo lo dispuesto en la legislación del Estado que les afecte.

1. Forman también parte del patrimonio documental los documentos privados históricos, existentes en la Región de Murcia.

2. A los fines de esta Ley, tendrán tal consideración los siguientes documentos:

a) Aquellos cuya antigüedad sea superior a cien años.

b) Los de antigüedad superior a cuarenta años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado, así como por colegios profesionales y cámaras establecidas en la Región de Murcia.

c) Los que declare como tales la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, de menor antigüedad, producidos o recibidos por personas físicas o jurídicas de derecho privado que hayan destacado en cualquier esfera de actividad y puedan resultar útiles para el estudio de su personalidad o el campo de su actuación.

d) Aquellos sobre los que recaiga igual declaración en relación a la relevancia y al interés regional de los mismos.

A los efectos de la presente Ley:

1. Se consideran archivos públicos de la Región de Murcia a los formados por los documentos a que se refiere el artículo 2.º, a), de la presente Ley.

2. Son archivos privados o de propiedad privada, los pertenecientes a las personas físicas o jurídicas de derecho privado no comprendidas en el artículo 2.º de esta Ley que ejerzan sus funciones básicas y principales en la Región de Murcia y radiquen dentro de su ámbito territorial.

3. Se consideran archivos privados de carácter histórico a los reunidos por personas físicas o jurídicas de derecho privado que contengan principalmente los documentos reseñados en el artículo 3.º de esta Ley.

4. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo podrá iniciar de oficio o a instancia de parte el expediente para la declaración de archivo o documento histórico de la Región de Murcia, en el que se deberá conceder audiencia al propietario o poseedor. La resolución del expediente corresponderá al responsable de dicho Departamento y podrá ser impugnada de acuerdo con las leyes. La incoación del expediente sujeta al archivo y documento afectado a las obligaciones fijadas por la presente Ley, que cesarán si la resolución firme es negativa.

1. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo planificará, coordinará e inspeccionará la organización y funcionamiento de los archivos públicos de la Región y de aquellos cuya gestión le corresponda o asuma.

2. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo determinará las condiciones técnicas de instalación y organización de cada centro de los que integran el Sistema de Archivos, los servicios que deban prestar y los horarios mínimos de apertura al público.

3. Para facilitar el cumplimiento de las obligaciones que de esta Ley se deriven, la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, colaborará técnica y económicamente con los propietarios, poseedores y titulares de cualesquiera archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia.

4. Con independencia de las funciones propias de cada uno de ellos, todos los archivos del Sistema tienen la obligación de proporcionar los datos estadísticos y participar en las actividades de cooperación archivística que la Consejería de Cultura, Educación y Turismo determine.

5. La información de los archivos integrados en el Sistema deberá posibilitar el intercambio y conexión entre ellos.

1. El Sistema de Archivos de la Región de Murcia estará integrado por los siguientes órganos y centros:

A) Órganos: El Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo y el Consejo Asesor Regional de Archivos, Bibliotecas y Museos, cuya composición y funciones se desarrollarán reglamentariamente.

B) Centros archivísticos:

a) El Archivo de la Administración Regional.

b) El Archivo Histórico Provincial de Murcia, en los términos que resulten del convenio suscrito con el Ministerio de Cultura y de conformidad con la legislación que le sea aplicable.

c) Los archivos municipales.

d) Cualesquiera otros archivos de titularidad pública que pueda crear la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia cuando las necesidades culturales y sociales de interés regional así lo requieran.

2. Igualmente formarán parte del Sistema de Archivos de Murcia los archivos de titularidad privada que sean considerados de interés público y reciban de la Comunidad Autónoma subvenciones o ayudas.

3. Los archivos privados, a iniciativa de sus titulares y mediante Orden de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, podrán integrarse en este Sistema con iguales derechos y obligaciones que los archivos que lo configuran.

1. El Archivo de la Administración Regional, con carácter de archivo intermedio, tiene como misión recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentación sin vigencia administrativa, producida y recibida por la Administración de la Comunidad Autónoma de Murcia.

2. Dentro del primer semestre de cada año, los servicios de la Administración autonómica, coordinados con la dirección del Archivo de la Administración Regional, remitirán a éste la totalidad de los expedientes emanados de ellos, en los que se hayan dictado actos y resoluciones que pongan término a dichos expedientes, siempre que sean firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.

3. Cuando se trate de expedientes o documentos en que no proceda dictar actos y resoluciones de los expresados en el apartado anterior, así como informes o estudios, pasarán al Archivo de la Administración Regional cuando hayan producido en el servicio que los ha elaborado la totalidad de sus efectos.

4. Podrán conservarse en las dependencias que las producen o tramitan las series documentales que, aun cuando carezcan de vigencia administrativa, sean de frecuente uso o consulta. Este extremo deberá ser formalmente comunicado a la dirección del Archivo.

5. Los Secretarios generales velarán para que la documentación de sus respectivas Consejerías sea remitida al Archivo de la Administración Regional, de acuerdo a lo establecido en los apartados 2, 3 y 4 del presente artículo.

6. La documentación conservada en el Archivo de la Administración Regional se considerará en todo momento a disposición de los servicios que la hubieren remitido, debiendo aquél facilitar cualquier información, copia o certificación que éstos le solicitaren, e incluso, previa autorización del Director general de Cultura, remitirles temporalmente la documentación original si así lo requieren.

7. El archivo de la Administración Regional se encargará de:

a) La elaboración de cuadros de clasificación para archivos de oficina, en colaboración con los distintos servicios.

b) La normalización de la tipología documental.

c) La continuación del tratamiento documental iniciado en las distintas oficinas administrativas.

d) La elaboración de instrumentos de descripción necesarios para una mejor recuperación de la información por parte de organismos interesados.

8. La documentación existente en el Archivo de la Administración Regional que tenga más de veinticinco años de antigüedad y un interés para la investigación que justifique su conservación definitiva, se depositará en el archivo histórico que determine la Consejería de Cultura, Educación y Turismo.

El Archivo Histórico Provincial tiene como misión recoger, seleccionar, conservar, organizar y disponer para la información e investigación la documentación que según la legislación del Estado le compete, así como cualesquiera otras funciones que puedan asignarle la Consejería de Cultura, Educación y Turismo en el marco del convenio suscrito con la Administración del Estado.

Los archivos municipales tienen como misión la recogida, conservación, organización y servicio de la documentación producida y recibida por sus respectivos Ayuntamientos.

1. Todos los centros integrados en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia estarán atendidos por personal suficiente, con la cualificación, especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones.

2. Corresponde a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo fijar los criterios de homogeneización de las pruebas específicas de acceso de personal cualificado que atiendan los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia.

3. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo facilitará la formación permanente y actualización profesional del personal de los archivos integrados en el Sistema.

Los documentos integrantes del patrimonio de la Región de Murcia, producidos o recibidos por las Instituciones, Entidades, Empresas o personas a que se refiere el artículo 2.º, apartado a), de la presente Ley, en tanto no sean transferidos al archivo público correspondiente, deberán conservarse debidamente organizados y a disposición de los ciudadanos, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias que les sean de aplicación.

1. Los documentos contemplados en el artículo anterior permanecerán en las oficinas que los han originado hasta que carezcan de vigencia administrativa por haber producido la totalidad de sus efectos. En ese momento serán transferidos al archivo intermedio correspondiente donde permanecerán hasta alcanzar una antigüedad de veinticinco años.

2. La documentación con más de veinticinco años de antigüedad que se considere de interés para la investigación se transferirá al archivo correspondiente que desempeñe la misión de histórico, el cual se encargará de su conservación permanente una vez expurgado el resto.

3. Los criterios para determinar los documentos que deben ser o no objeto de expurgo se establecerán en coordinación con los que, para el conjunto del Estado, fije la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos a que alude el artículo 58 de la Ley de Patrimonio Histórico español, teniendo en cuenta, además, las peculiaridades de la región.

4. No se podrá destruir ningún documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones.

La disolución o supresión de cualesquiera de las Entidades, Corporaciones, órganos o empresas incluidos en el artículo 2.º, apartado a), de la presente Ley, determinará el inmediato depósito de la documentación a su cargo en el Archivo de la Administración Regional y en el caso de que tenga más de veinticinco años, en el archivo histórico que se determine, salvo que en el acta de disolución o supresión se señale expresamente otro archivo de los integrados en el Sistema.

Los propietarios de archivos y documentos privados históricos vendrán obligados a:

a) Comunicar su existencia a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo.

b) Conservarlos y mantenerlos organizados e inventariados o, cuando menos, solicitar o permitir que la organización e inventariado sean realizados por personal especializado que designe dicha Consejería en las fechas, lugar y demás condiciones que ambas partes acuerden, haciendo entrega de una copia del inventario al Archivo Histórico cuando hubiera sido realizado por ellos.

c) Conservar íntegra su organización. Para desmembrarlos será necesaria la autorización de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo.

d) Restaurar con el asesoramiento y la autorización de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo los documentos deteriorados o solicitar de ésta su restauración.

1. Los propietarios y poseedores de archivos y documentos privados históricos podrán depositarlos en el archivo que cumpla las funciones de histórico para la documentación de la Comunidad Autónoma o en el archivo que territorialmente le corresponda de entre los que integran el Sistema de Archivos de la Región de Murcia.

A petición del interesado, el archivo público correspondiente hará constar en catálogo la titularidad y pertenencia de los fondos. Podrán recuperarlos, comunicando su intención a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, al menos con dos meses de antelación, siempre que garanticen a ésta el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 14 de la presente Ley.

2. Los titulares de archivos y documentos depositados en cualesquiera de los centros que integran el Sistema de Archivos de la Región de Murcia podrán consultarlos libremente y obtener copia de los mismos.

1. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo velará por la conservación y seguridad de los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Región de Murcia, de los documentos que, conforme a la presente Ley, deben ser recogidos en los mismos y de los archivos y documentos privados de carácter histórico que no lo estén.

2. De conformidad con el apartado anterior, la Consejería de Cultura, Educación y Turismo establecerá un plan de microfilmación o de cualquier otro sistema de reproducción y de restauración de la documentación histórica conservada en los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Región de Murcia, dando primacía a aquella que por su avanzado deterioro no pueda ser consultada por los investigadores.

Cuando las deficiencias de instalación pongan en peligro la conservación y seguridad de los documentos constitutivos del patrimonio documental de la Región de Murcia, la Consejería de Cultura, Educación y Turismo dispondrá las medidas de garantía necesarias, incluso ordenando su depósito en cualquier archivo del Sistema hasta que desaparezcan las circunstancias que motivaron dicho depósito.

Todos los propietarios, poseedores y usuarios de documentos constitutivos del patrimonio documental de la Región de Murcia responderán de las obligaciones y cargas que, según los casos, les correspondan y de las consecuencias de su incumplimiento; la Consejería de Cultura, Educación y Turismo podrá contribuir al cumplimiento de dichas obligaciones y cargas, en función de la importancia de la documentación y de la capacidad económica del titular, mediante la concesión de ayudas o subvenciones.

La Consejería de Cultura, Educación y Turismo procederá a la confección de un censo de archivos públicos y privados a que se refiere la presente Ley y sus fondos documentales, incluyendo en él una estimación cuantitativa de los mismos, así como de su estado de conservación y condiciones de seguridad.

2. Todas las autoridades, funcionarios y personas físicas o jurídicas que sean propietarios, poseedores o encargados de la custodia de dichos archivos, fondos y documentos están obligados a cooperar con los Organismos y servicios competentes en la confección del referido censo y a comunicar las alteraciones que les afecten tan pronto se hayan producido o tengan de ellas noticia, al objeto de actualizarlo.

1. La difusión con fines de estudio e investigación es condición inherente a los documentos regulados por la presente Ley.

2. El Gobierno de la Comunidad Autónoma favorecerá el conocimiento y la difusión del patrimonio documental de la Región; no obstante, como regla general, la consulta de tales documentos, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 15 de la presente Ley, se ajustará a lo establecido para la totalidad del patrimonio documental español en la Ley que lo define y regula.

3. Las autoridades, funcionarios y personal contratado que por razón de su actividad tengan conocimiento del contenido de los documentos sujetos a la presente Ley, deberán guardar el secreto profesional conforme a lo establecido en las leyes.

Los propietarios y poseedores de documentos privados históricos estarán obligados a permitir a los investigadores, previa petición motivada de éstos a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, la consulta de los documentos, siempre que se hayan cumplido los plazos que el artículo 57, c), de la Ley del Patrimonio Histórico Español establece para los documentos constitutivos del patrimonio documental español.

La Comunidad Autónoma de Murcia promoverá y se integrará en las iniciativas de política archivística, tanto del Estado como de otras Comunidades Autónomas, que faciliten su intercomunicación cultural y, al mismo tiempo, protejan y difundan el patrimonio documental de la Región de Murcia.

1. En orden al conocimiento y difusión del patrimonio documental de la Región de Murcia y al apoyo a la investigación, la Consejería de Cultura, Educación y Turismo establecerá los planes de edición de instrumentos de descripción y fuentes documentales de los archivos que configuran el Sistema regional de los mismos, sin perjuicio de la colaboración exigible a las instituciones de carácter público y a las personas privadas.

2. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo, a través del archivo que determine, se encargará de la recogida de documentación histórica relativa a la Región de Murcia que se encuentre depositada fuera de la Comunidad Autónoma, ya sea en su forma original o en cualquier sistema de reproducción gráfica.

La salida de su sede de los documentos conservados en archivos en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia, aunque fuere temporal, deberá ser autorizada por la Consejería de Cultura, Educación y Turismo.

En los archivos de titularidad estatal se estará a lo que al respecto señale la legislación del Estado sobre los fondos de que éste sea titular y a lo convenido sobre los demás fondos depositados en aquéllos.

Los documentos incluidos en el artículo 2.º de la presente Ley no podrán ser enajenados, sometidos a traba o embargo ni adquiridos por prescripción.

Cualquier persona o institución privada que retenga en su poder documentos de los especificados en el artículo 2.º está obligada a entregarlos para su reintegro en el archivo que corresponda. De no producirse la entrega, la autoridad administrativa deberá adoptar las medida que, con arreglo a la legislación vigente, procedan para que se lleve a efecto aquélla.

Los propietarios y poseedores de archivos y documentos privados históricos están obligados a comunicar a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, de forma previa y fehaciente, cualquier enajenación o cambio de titularidad de la propiedad, posesión o detentación de dichos archivos y documentos. Dicha Consejería podrá ejercer sobre tales bienes los derechos de tanteo o retracto de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente.

Las personas y Empresas dedicadas al comercio de documentos y archivos privados históricos, deberán enviar trimestralmente a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo una relación de los que tengan puestos a la venta, así como los que adquieran y vendan.

La Consejería de Cultura, Educación y Turismo facilitará a las Instituciones, Corporaciones y Entidades públicas territoriales interesadas el acceso a dichas relaciones.

Las infracciones administrativas en materia de patrimonio documental que den lugar a la imposición de sanciones serán las reguladas por la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico español.

EL PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LA REGIÓN DE MURCIA

Sea notorio a todos los ciudadanos de la Región de Murcia, que la Asamblea Regional ha aprobado la Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia.

Por consiguiente, al amparo del artículo 30.2, del Estatuto de Autonomía, en nombre del Rey, promulgo y ordeno la publicación de la siguiente Ley.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El Estatuto de Autonomía para la Región de Murcia establece en su artículo 10.1, I) y II) la competencia exclusiva de la Comunidad Autónoma sobre el patrimonio cultural e histórico y archivos de interés regional que no sean de titularidad estatal, y en el 12.1.b) la gestión de archivos de titularidad estatal de interés para la Región, en el marco de los convenios que, en su caso, puedan celebrarse con el Estado.

Debido a la importancia de la documentación pública y privada que integra dicho patrimonio, se dicta la presente Ley con los objetivos fundamentales de garantizar su protección y facilitar su conocimiento y difusión.

En relación al primer objetivo, se determina, dentro de los criterios de territorialidad, qué documentos públicos y privados forman el patrimonio como parte integrante del patrimonio documental español, respetando en todo momento la titularidad de los mismos.

La obligación de mantener organizada la documentación pública desde el mismo momento de su creación en las distintas oficinas, así como el establecimiento de unos plazos concretos de transferencia de los documentos desde las oficinas al archivo intermedio y de éste al histórico, de acuerdo con la antigüedad de los mismos, contribuye de forma eficaz a su conservación.

En relación al segundo objetivo, se ha desarrollado el Sistema de Archivos ya existente, siguiendo unos criterios de racionalidad, eficacia y economía, con el fin de mantener viva la documentación que ha generado nuestra historia y facilitar su utilización en aras de su mejor conocimiento y difusión.

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