Tema 17: El archivo

El presente Decreto tiene por objeto la regulación de las funciones generales de atención al ciudadano descritas en sus diferentes capítulos, en el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía.

Los servicios de las Consejerías y Organismos Autónomos deberán adoptar las medidas necesarias para integrar la función de información administrativa en sus propios procesos, asignando esta función al personal adscrito según lo previsto en los artículos subsiguientes.

La información administrativa particular corresponde a las jefaturas de sección. Se dispondrán los medios adecuados, incluyendo la comunicación personal. Las entrevistas se programarán mediante citas previas sin que ello obstaculice los derechos de los ciudadanos.

Las Oficinas de Información Administrativa, adscritas a la Consejería de Gobernación, ejercen funciones de información general. Los Centros Directivos producen y remiten información periódicamente a dichas Oficinas.

Las dependencias administrativas dispondrán de un tablón de anuncios permanente, que se situará en lugar accesible y destacado de forma que su contenido resulte fácilmente legible.

Las Consejerías y Organismos Autónomos dispondrán de un Registro General de Documentos en sus servicios centrales y en las Delegaciones Provinciales. En ellos se admiten y anotan los escritos dirigidos a cualquier órgano de la Administración.

Los responsables de las unidades administrativas podrán establecer los Registros Auxiliares que sean necesarios. Estos Registros Auxiliares comunicarán sus asientos al Registro General del cual dependen.

Los titulares de los órganos comunicarán la instalación, modificación o supresión de Oficinas de Registro a la Secretaría General. Se publicará una relación completa anualmente en el BOJA.

Todos los Registros de Documentos deberán estar instalados en soporte informático que cumpla los requisitos establecidos, debiendo ser autorizada la instalación por la Consejería de Gobernación.

Cada Registro dispondrá de dos secciones: una de recepción de documentos y otra de salida de escritos y documentos.

Los escritos presentados en cualquier Registro se considerarán presentados en la fecha de su entrega. Los plazos para los procedimientos se cuentan desde la entrada en el Registro competente.

Las operaciones de registro requieren la estampación de sello con fecha y número correlativo. Se practican los asientos registrales y se remiten los escritos sin dilación a las unidades tramitadoras.

Se especifican los datos a anotar para la recepción (fecha, unidad destino, epígrafe, interesado, asunto, entre otros) y para la salida (fecha, destinatario, epígrafe, forma de salida, entre otros).

A iniciativa del interesado y sin exigencia de originales, podrán utilizarse equipos de telefax autorizados. Se extenderá diligencia expresiva del resultado de la emisión.

La utilización de otros medios de comunicación requiere aprobación reglamentaria del órgano competente, previo informe de la Consejería de Gobernación.

En la Consejería y Delegaciones de Gobernación existirá un buzón de documentos ubicado en lugar accesible, en el que los ciudadanos podrán depositar documentos hasta las 24 horas de todos los días hábiles. Los documentos depositados se registrarán con la fecha de deposición.

La Administración se abstendrá de exigir documentos no requeridos por las normas o que ya obren en su poder. Los interesados podrán invocar documentos presentados hace menos de cinco años sin perjuicio del período probatorio.

Se comprenden:

1. Copias auténticas de documentos administrativos emitidos por el mismo órgano.

2. Copias autenticadas de documentos privados o públicos mediante cotejo.

Las jefaturas de sección de los Registros realizan el cotejo, autenticación y devolución de originales. Pueden delegar estas competencias en otros órganos ubicados en distintas localidades.

Las jefaturas de sección autorizan la entrega de originales a los interesados que los aportaron, dejando constancia mediante copia autenticada.

Las copias auténticas y autenticadas gozarán de la misma validez y eficacia que los documentos originales. Las demás copias tendrán la validez que les atribuye el Código Civil.

El libro de sugerencias estará formado por copias numeradas de documentación, con juegos completos y separados de hojas de reclamaciones, confeccionadas con papel autocopiativo.

Se podrán formular reclamaciones y sugerencias mediante terminales videotex, accediendo al Centro Servidor Videotex de la Junta de Andalucía.

La presente ley tiene por objeto regular la gestión, la protección, el acceso y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.

1. Sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal y en los tratados y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables, las disposiciones de la presente ley serán de aplicación a:

a) Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en la presente ley.

b) El Patrimonio Documental de Andalucía.

c) Los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad.

2. Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad Autónoma se regirán por la legislación estatal que les afecte, por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía y por las disposiciones de esta ley.

1. Todas las administraciones, organismos y entidades del sector público están obligados a colaborar en la consecución de los objetivos de esta ley. Las relaciones entre los mismos se regirán por los principios de lealtad institucional, coordinación y colaboración. A estos efectos, y en el ámbito de sus respectivas competencias, podrán establecer los convenios de colaboración que resulten necesarios.

2. La consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental impulsará la coordinación de los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Andalucía.

3. La Comunidad Autónoma colaborará con el Estado para la integración en el Sistema Archivístico de Andalucía de los archivos estatales ubicados en el territorio andaluz.

4. Con el fin de posibilitar el eficaz desarrollo de la colaboración con las personas titulares de los archivos integrados en el Sistema, se asegurará la representación adecuada de todos ellos en los órganos ejecutivos, consultivos o de cualquier otro tipo que se creen en el marco de la presente ley.

1. Los documentos de titularidad pública que forman parte del Patrimonio Documental de Andalucía de acuerdo con el artículo 15.1.a) son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

2. La Junta de Andalucía podrá recuperar en todo momento la posesión de estos documentos cuando se hallen indebidamente en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para conseguir su reintegro.

El Patrimonio Documental de Andalucía es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma.

1. El Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de bienes integrantes de dicho Patrimonio, correspondiendo a la consejería su formación, actualización, coordinación y difusión.

2. Formarán parte de este inventario los bienes a los que, en virtud de resolución de la dirección general competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, se les reconozca como integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía, conforme al procedimiento establecido en el artículo 17.

3. No formarán parte de este inventario los bienes que se inscriban en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz.

1. El procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía de los documentos a que se refiere el artículo 15.2 se incoará de oficio por la consejería. Este procedimiento tendrá una duración máxima de doce meses desde la fecha de incoación, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resolución, este habrá caducado.

2. Asimismo, cualquier persona física o jurídica podrá instar a la consejería, mediante solicitud razonada, que incoe el procedimiento. La consejería decidirá si procede la incoación. La solicitud se podrá entender desestimada transcurridos seis meses desde su entrada en el registro del órgano competente para la tramitación sin haberse dictado y notificado resolución expresa.

3. En el procedimiento para la inclusión en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía será preceptivo el trámite de audiencia a las personas físicas o jurídicas interesadas.

4. La resolución del procedimiento corresponderá a la persona titular de la Dirección General competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, y conllevará la inclusión de los documentos en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental de Andalucía. Dicha resolución se publicará en el «Boletín Oficial de la Junta de Andalucía» y contendrá, al menos, la identificación, descripción genérica y localización de los documentos.

No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente.

1. El Sistema Archivístico de Andalucía actuará bajo los principios de coordinación y descentralización administrativa y operativa.

2. Los planes y programas archivísticos se acordarán, regularán y ejecutarán siguiendo los principios de igualdad, participación, cooperación, descentralización y autonomía.

3. El Sistema Archivístico de Andalucía promoverá un modelo común de gestión documental acorde con la implantación de la administración electrónica, siguiendo los principios de cooperación y colaboración entre las consejerías competentes en materia de documentos, archivos y patrimonio documental, administración electrónica y política informática.

Bajo la superior dirección del Consejo de Gobierno se ejercerá el conjunto de competencias en materia de documentos, archivos y patrimonio documental previstas en la presente ley, conforme al reparto de funciones que se dispone en los preceptos siguientes.

1. La Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental será responsable de la formulación y ejecución de la política dirigida a la tutela, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía, sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación con las consejerías competentes en materia de transformación digital y de simplificación administrativa.

2. Como órgano de dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía le corresponden en particular las siguientes funciones:

a) La elaboración y, en su caso, aprobación de las disposiciones normativas referentes a los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía y de las normas técnicas y procedimientos para la gestión documental.

b) El impulso, planificación, cooperación y fomento para el desarrollo y mejora de los servicios de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía y para el acrecentamiento, conservación y difusión del Patrimonio Documental de Andalucía.

c) La dirección funcional y coordinación del Sistema de Información de Archivos para la gestión documental de la Junta de Andalucía y el impulso para su extensión, en su caso, a los demás archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

d) La adopción de acuerdos de integración de archivos públicos no integrados y de archivos privados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

e) La coordinación técnica de los archivos de la Junta de Andalucía, salvo lo dispuesto en el artículo 60.5.

f) La inspección de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía.

g) Cualesquiera otras funciones necesarias para el ejercicio de sus competencias.

Se modifican los apartados 1 y 2.c) por el art. 110.2 del Decreto-ley 3/2024, de 6 de febrero. Ref. BOJA-b-2024-90030

Seleccionar redacción:

Última actualización, publicada el 16/02/2024, en vigor a partir del 17/02/2024.

Texto original, publicado el 11/11/2011, en vigor a partir del 01/12/2011.

1. La Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía es el órgano colegiado, consultivo y de participación de la Administración de la Junta de Andalucía en las materias relacionadas con el Sistema Archivístico de Andalucía.

2. La adscripción, composición y funcionamiento de la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía se establecerán reglamentariamente.

3. Son funciones de la Comisión del Sistema Archivístico de Andalucía:

a) Actuar como órgano de información, consulta y asesoramiento del Sistema Archivístico de Andalucía.

b) Elevar propuestas sobre cualquier otra medida para el mejor cumplimiento de los fines del Sistema Archivístico de Andalucía.

c) Conocer e informar los planes que se refieran al Sistema Archivístico de Andalucía.

d) Cualesquiera otras funciones que se determinen reglamentariamente.

4. Las funciones de esta comisión se entienden sin perjuicio de las que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, atribuye a la Comisión Andaluza de Patrimonio Documental y Bibliográfico.

1. A los efectos de la presente ley, se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

2. Se entiende también por archivo, a efectos de la presente ley, aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

3. Podrán constituirse redes de archivos en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de éstos.

4. Asimismo, se podrán establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar información.

1. Quienes ostenten la titularidad de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía están obligados a:

a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en la presente ley y en sus normas de desarrollo.

b) Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de los mismos, así como por la dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.

c) Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en la presente ley y en las normas que la desarrollen, y en especial deberán:

1.º Aplicar las funciones de gestión documental, de acuerdo con lo previsto en esta ley y con las normas técnicas básicas que pueda fijar la consejería.

2.º Aplicar a todos los documentos las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.

d) Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan como desarrollo de la presente ley, así como la publicidad de las mismas.

2. Las personas titulares de los archivos a los que se refiere este artículo podrán establecer normas para el funcionamiento de los mismos, que deberán ser remitidas a la consejería para su conocimiento.

1. Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.

2. Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento.

3. Los archivos de oficina se organizarán de acuerdo con las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos.

4. En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, de documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.

Los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad y gestión en:

a) Archivos de la Junta de Andalucía.

b) Archivos de las entidades locales de Andalucía.

c) Archivos de las universidades públicas de Andalucía.

d) Archivos de titularidad y gestión distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.

En las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía existirá un archivo. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía.

1. Los archivos centrales son las unidades administrativas encargadas de la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos.

2. En cada consejería de la Administración de la Junta de Andalucía existirá un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía y llevarán a cabo la coordinación funcional de los archivos centrales de sus respectivos órganos territoriales reseñados en el apartado 4.

3. En cada entidad instrumental dependiente de la Administración de la Junta de Andalucía existirá un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos al Archivo General de Andalucía, excepto los de aquellas entidades cuyo ámbito de actuación sea una sola provincia, en cuyo caso lo harán al archivo provincial intermedio correspondiente.

4. En cada delegación del Gobierno de la Junta de Andalucía, así como en cada delegación provincial de las respectivas consejerías, existirá asimismo un archivo central. Estos archivos transferirán sus documentos a los archivos provinciales intermedios.

5. Los archivos centrales transferirán sus documentos de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca. En el caso de expedientes electrónicos incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía para la gestión documental y garantizarán la cadena de custodia.

6. Los archivos centrales reseñados en los apartados 2 y 3 serán coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andalucía.

El Archivo General de Andalucía es el archivo intermedio e histórico para los archivos centrales de cada consejería de la Junta de Andalucía, los archivos centrales de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía que ejerzan sus competencias en más de una provincia y los archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía. Estos archivos le transferirán sus documentos de acuerdo a los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca.

Subsección 2.ª Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía

1. El Archivo de la Real Chancillería de Granada es un archivo de carácter histórico, al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. A este archivo le será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2.

2. El Archivo de la Real Chancillería de Granada depende orgánicamente de la Consejería.

1. El Censo de Archivos de Andalucía es el instrumento para la identificación de los archivos radicados en el territorio de la Comunidad Autónoma que custodian documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía. Corresponde a la consejería su formación, actualización, coordinación y difusión.

2. El Censo de Archivos de Andalucía comprenderá la información que permita conocer los datos básicos de todos los archivos contemplados en el apartado anterior dependientes tanto de personas físicas como jurídicas de cualquier naturaleza, y de los documentos en ellos custodiados.

3. La metodología para la elaboración y recogida de los datos del Censo de Archivos de Andalucía, así como su actualización, plazos y demás requisitos, se establecerán reglamentariamente.

4. Todas las personas físicas o jurídicas, con independencia de su régimen y naturaleza jurídica, que sean titulares de archivos a los que se refiere el apartado 1 están obligadas a colaborar en la elaboración y actualización del referido censo, proporcionando, además, la información que les sea requerida para ello.

5. A efectos de la elaboración del Censo de Archivos de Andalucía, la consejería promoverá la celebración de convenios u otras fórmulas de colaboración con las demás administraciones públicas y personas físicas o jurídicas privadas.

6. Los datos contenidos en el Censo de Archivos de Andalucía se darán a conocer públicamente para garantizar su difusión.

El Registro General de los Sistemas de Información que produzcan o custodien documentos electrónicos se constituye como el instrumento necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía, así como de las obligaciones y responsabilidades que conlleva. Reglamentariamente se determinarán las condiciones y procedimientos de inclusión en el mismo y la información que deberá contener. La responsabilidad de su mantenimiento corresponderá a la consejería.

1. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía (@rchivA) es el sistema común para la gestión integral de los documentos de su competencia, de acuerdo con los principios y criterios técnicos archivísticos que la rigen.

2. El Sistema de Información de Archivos contiene los servicios y funciones de ingreso, gestión y recuperación de documentos en el archivo electrónico único de la Junta de Andalucía, para la custodia y conservación de los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos administrativos y actuaciones correspondientes.

3. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía interoperará con el resto de sistemas de información de la Junta de Andalucía para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos para su gestión, transferencia y conservación en el archivo electrónico único de la Junta de Andalucía, sin perjuicio de los plazos establecidos en las Tablas de Valoración elaboradas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos y aprobadas por la persona titular de la Consejería competente en materia de documentos, archivo y patrimonio documental que, en su caso, sean de aplicación. Dicha transferencia irá acompañada de los elementos necesarios que permitan asegurar las condiciones de autenticidad e integridad de los documentos públicos y garantizar el acceso y difusión de los mismos.

4. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía interoperará, asimismo, con los sistemas que almacenen los documentos electrónicos de la Junta de Andalucía para facilitar el acceso y uso de los documentos que en él se custodien.

5. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la consejería competente en materia de Administración de Justicia.

Se modifica por el art. 110.3 del Decreto-ley 3/2024, de 6 de febrero. Ref. BOJA-b-2024-90030

Seleccionar redacción:

Última actualización, publicada el 16/02/2024, en vigor a partir del 17/02/2024.

Texto original, publicado el 11/11/2011, en vigor a partir del 01/12/2011.

1. El derecho de acceso sólo podrá ser restringido o denegado en aplicación de los límites y causas de inadmisión establecidos en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, y en la Ley de Transparencia Pública de Andalucía.

2. El acceso material a los documentos podrá ser denegado cuando el estado de conservación de los mismos así lo requiera, pudiendo ser sustituido por una reproducción veraz.

3. Se denegará la consulta directa de los documentos originales a las personas que hayan sido condenadas por sentencia firme por la comisión de delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental. Queda exceptuada de esta limitación la consulta de los documentos pertenecientes a procedimientos en los que sean parte interesada.

4. La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos podrá establecer criterios homogéneos sobre la aplicación de la normativa sobre la materialización del acceso a los archivos, en los términos previstos en la legislación sobre transparencia, considerando el estado de conservación de los documentos.

Se modifica por la disposición final 3.4 de la Ley 1/2014, de 24 de junio. Ref. BOE-A-2014-7534.

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Última actualización, publicada el 30/06/2014, en vigor a partir del 30/06/2015.

Texto original, publicado el 11/11/2011, en vigor a partir del 01/12/2011.