Tema 16: Apoyo a reuniones y normas básicas de protocolo

La preparación de una sala para una reunión, una jornada o un acto es una tarea de apoyo que se organiza en tres momentos: antes, durante y después. Su objetivo es que, cuando lleguen las personas convocadas, todo esté dispuesto y funcione, sin improvisaciones visibles.

Antes del acto

Lo primero es conocer los datos básicos: tipo de acto, fecha y hora, duración, número previsto de asistentes, quién preside y qué medios se van a necesitar. Con esa información se comprueba que la sala está reservada y que su aforo es suficiente para el número de asistentes previsto.

Conviene revisar la sala con antelación suficiente, y no en el último momento, siguiendo una lista de comprobación. Los puntos habituales son:

• Limpieza y orden de la sala y de los accesos.

• Iluminación, climatización y ventilación adecuadas.

• Mobiliario colocado según la disposición elegida, con las sillas necesarias y alguna de reserva.

• Medios materiales y audiovisuales preparados y probados.

• Agua y vasos en la mesa presidencial y, si procede, en la de los participantes.

• Señalización del camino hasta la sala y de los aseos, y accesos practicables para personas con movilidad reducida.

• Salidas de emergencia libres de obstáculos.

Durante el acto

El personal de apoyo permanece localizable, cerca de la sala, para atender cualquier incidencia: una luz fundida, un micrófono que no suena, falta de sillas o de documentación. Debe intervenir con discreción, sin interrumpir el desarrollo de la reunión, y cuidar de que las entradas y salidas por las puertas no molesten a quienes están dentro.

Después del acto

Al terminar, se recoge el material, se apagan los equipos audiovisuales y la iluminación, se revisa la sala por si algún asistente ha olvidado objetos personales o documentación, y se deja el mobiliario en su disposición habitual. Los objetos olvidados se guardan y se entregan a quien corresponda, y las incidencias o desperfectos detectados se comunican al responsable para que se reparen antes del siguiente uso de la sala.

La lista de comprobación

Una buena práctica es que la persona encargada lleve siempre su propia lista de comprobación y la vaya marcando punto por punto. Evita olvidos, permite que otra persona continúe el trabajo si hay un relevo de turno y sirve para detectar qué falta con tiempo de reponerlo. La lista se adapta a cada tipo de acto: no se necesita lo mismo para una reunión de cinco personas que para una jornada con público.

La disposición del mobiliario depende del tipo de reunión, del número de asistentes y del grado de participación que se busque. Las más habituales son:

• Teatro o auditorio: filas de sillas orientadas hacia la mesa presidencial o el escenario, sin mesas para el público. Es la que más personas admite en un mismo espacio y se usa en conferencias, presentaciones y actos con público numeroso, en los que el público escucha más que participa.

• Escuela o aula: filas de mesas con sus sillas, todas orientadas hacia el frente. Ocupa más espacio que la de teatro, pero permite a los asistentes tomar notas y apoyar documentación; es propia de cursos y sesiones de formación.

• En U: mesas unidas formando una U, con los participantes sentados por la parte exterior y el lado abierto orientado hacia la presidencia, la pantalla o la persona que expone. Todos se ven entre sí y ven al ponente, por lo que favorece la participación en grupos reducidos.

• Imperial: una mesa rectangular alargada, o varias unidas, con los participantes sentados alrededor. Es la disposición típica de las reuniones de trabajo, consejos y comisiones.

• Mesa redonda: los participantes se sientan alrededor de una mesa circular. Al no haber cabecera, transmite igualdad entre los asistentes y facilita el diálogo.

La mesa presidencial

En muchos actos se instala una mesa presidencial, situada al frente de la sala y orientada hacia los asistentes, donde se sientan quien preside y las personas que le acompañan. Es habitual cubrirla con un faldón o mantel que llegue hasta el suelo por la parte que ve el público y, si la sala es grande, colocarla sobre una tarima para que se vea desde el fondo. Lo habitual es que las sillas de la mesa presidencial sean iguales entre sí.

Otros elementos

El atril sirve para las intervenciones de pie; suele situarse a un lado de la mesa presidencial, sin tapar la pantalla. Las mesas auxiliares permiten colocar documentación, agua o el ordenador conectado al proyector.

Criterios de montaje

Al montar la sala conviene dejar pasillos para circular con comodidad y no bloquear las salidas; comprobar que todos los asistentes ven la pantalla y la mesa presidencial; y retirar el mobiliario sobrante, porque las sillas vacías dan sensación de sala desangelada. Si no se conoce el número exacto de asistentes, es preferible colocar algunas sillas menos y tener otras de reserva a mano que llenar la sala de asientos que quedarán vacíos.

La colocación de las personas en la mesa presidencial sigue unas pautas de protocolo que el personal de apoyo debe conocer para preparar la mesa y los tarjetones. Quién preside y cuál es el orden de importancia de los demás lo decide el organizador, aplicando en su caso las normas de precedencias, que se estudian en otra parte del temario. Una vez fijado ese orden, la colocación responde a los criterios siguientes.

El lugar de la presidencia

La presidencia ocupa el lugar de honor, que es el centro de la mesa presidencial, de cara al público.

La derecha se toma desde la presidencia

En protocolo, la derecha y la izquierda se toman siempre desde la posición de la presidencia, mirando al público. Por eso la derecha de la presidencia coincide con la izquierda de quien observa desde la sala. Es un error frecuente colocar la mesa mirándola desde el público y confundir los lados.

Criterio de la derecha y alternancia

El puesto situado a la derecha de la presidencia tiene más importancia que el de su izquierda. A partir de la presidencia, las demás personas se colocan alternando derecha e izquierda por orden de importancia: el número 2 a la derecha de la presidencia, el número 3 a su izquierda, el número 4 a la derecha del número 2, el número 5 a la izquierda del número 3, y así sucesivamente. De este modo, los puestos pierden importancia a medida que se alejan del centro.

Número impar de personas

Con un número impar, la presidencia ocupa el centro exacto y la mesa queda equilibrada, con el mismo número de personas a cada lado. Por ejemplo, con cinco personas el orden visto desde la sala, de izquierda a derecha del observador, es: 4, 2, 1, 3, 5.

Número par de personas

Con un número par no existe un centro exacto y la presidencia ocupa uno de los dos puestos centrales. La práctica más extendida es situarla en el puesto central de la derecha, visto desde la presidencia, en paralelo con el criterio que la Ley 39/1981 fija para las banderas; la mesa queda entonces con una persona más en un lado que en el otro. Los manuales de protocolo no coinciden en todos los detalles de este sistema, por lo que se sigue la pauta que indique el organizador.

Comprobaciones

Antes del acto se coloca delante de cada puesto el tarjetón con su nombre y se comprueba que el orden coincide con el previsto. Si a última hora cambia la asistencia, se recoloca la mesa entera aplicando los mismos criterios, en lugar de limitarse a retirar una silla y dejar un hueco.

Además del mobiliario, muchas reuniones necesitan medios materiales sencillos que hay que preparar y comprobar antes de su comienzo.

Pizarras

La pizarra blanca se escribe con rotuladores de borrado en seco, que se eliminan con un borrador o un paño. No deben usarse en ella rotuladores permanentes, porque dejan marcas difíciles de quitar; si ocurre, existen limpiadores específicos. Antes del acto se comprueba que la pizarra está limpia, que hay borrador y que los rotuladores escriben. Algunas salas disponen todavía de pizarras de tiza, y otras de pizarras digitales interactivas, en las que hay que comprobar además que el ordenador conectado funciona.

Papelógrafo o rotafolio

El papelógrafo, también llamado rotafolio, es un caballete con un bloc de hojas grandes de papel que se van pasando o arrancando. Tiene la ventaja de que lo escrito se conserva y las hojas pueden colgarse después en la pared. Se comprueba que queda papel suficiente, que el caballete está estable y que se ve desde todos los asientos. Para escribir en él se usan rotuladores de punta gruesa adecuados para papel, que no traspasen la hoja.

Rotuladores

Conviene disponer de varios colores, con preferencia por los oscuros (negro, azul, verde), que se leen mejor a distancia; los colores claros, como el amarillo, apenas se distinguen. Se prueban antes del acto, se retiran los que están secos y se tapan con su capuchón después de usarlos.

Material de escritura y documentación

En las reuniones de trabajo es habitual colocar en cada puesto un bloc o unas hojas y un bolígrafo y, en su caso, la documentación de la reunión, como el orden del día o los informes que se van a tratar. La documentación se prepara con antelación, con copias suficientes y alguna de más, ordenada según el orden del día, y se coloca en cada puesto o se entrega a la entrada. Si contiene información reservada, no se deja al alcance de personas ajenas a la reunión y, al terminar, se recogen las copias sobrantes.

Otros medios

Completan el equipamiento el puntero láser o el presentador inalámbrico para pasar las diapositivas, los alargadores y regletas para conectar los equipos, y la cinta adhesiva para fijar al suelo los cables que crucen zonas de paso y evitar tropiezos.

El proyector permite mostrar a toda la sala lo que aparece en la pantalla de un ordenador: presentaciones, documentos o vídeos.

Conexión

El proyector se conecta al ordenador, normalmente mediante un cable HDMI, que transmite imagen y sonido digitales por el mismo cable. En equipos antiguos todavía se encuentra la conexión VGA, que es analógica y solo transmite imagen: si se utiliza, el sonido necesita un cable aparte. Muchos portátiles actuales solo tienen salidas USB-C u otras similares, por lo que conviene tener adaptadores a mano.

Puesta en marcha

Los pasos habituales son:

1. Colocar el proyector estable, a la distancia adecuada de la pantalla y centrado respecto a ella.

2. Conectar el cable al ordenador y al proyector, y encender el proyector.

3. Seleccionar en el proyector la entrada o fuente correcta, por ejemplo HDMI 1.

4. Si el ordenador no envía imagen, activar la salida a la pantalla externa. En Windows se hace con la combinación de teclas Windows + P, que permite elegir entre duplicar la pantalla o extenderla.

5. Ajustar el enfoque y el zoom hasta que la imagen se vea nítida y ocupe la pantalla, y corregir la deformación trapezoidal (keystone) si la imagen no sale rectangular por estar el proyector inclinado.

Prueba previa

La comprobación más importante es probarlo todo antes de que lleguen los asistentes y, si es posible, con el ordenador y la presentación que se van a utilizar realmente. Se verifica que el archivo se abre, que los vídeos tienen sonido y que la letra se lee desde la última fila. Es recomendable disponer de una copia de la presentación en una memoria USB por si falla el equipo del ponente.

Pantalla e iluminación

La pantalla debe ser visible desde todos los asientos, sin columnas ni otros obstáculos que la tapen. Conviene atenuar la luz que incide directamente sobre ella, con cortinas, persianas o apagando las luces más cercanas, pero sin dejar la sala completamente a oscuras, para que los asistentes puedan tomar notas.

Limpieza de la lente

La lente u objetivo del proyector se limpia con el equipo apagado, desconectado de la corriente y ya frío. El polvo se retira con papel para limpiar lentes, limpio y seco, o con un paño suave que no deje pelusas, como una gamuza de microfibra para lentes. Para las manchas persistentes, ese paño se humedece con limpiador para lentes, sin rociar nunca el líquido directamente sobre la lente. No deben usarse limpiacristales, materiales abrasivos ni productos de limpieza que contengan amoníaco.

Apagado y recogida

Al terminar, el proyector se apaga desde su botón o desde el mando. En los modelos de lámpara no se desconecta de la corriente mientras el ventilador siga funcionando, porque está enfriando la lámpara, y cortar la alimentación en ese momento puede acortar su vida útil. Después se recogen los cables, los adaptadores y el mando, y se tapa el objetivo si el equipo tiene tapa.

En salas medianas y grandes, y en cualquier acto con público, la voz de los oradores se refuerza con un sistema de sonido formado por micrófonos, un amplificador o mesa de mezclas y altavoces.

Tipos de micrófonos

• De mesa: normalmente con un brazo flexible, llamado cuello de cisne, y un botón para activarlo y desactivarlo. Se usan en la mesa presidencial y en las salas de consejo; cada orador lo activa al hablar y lo desactiva al terminar.

• De mano: el orador lo sostiene. Puede ser de cable o inalámbrico; se usa en el atril o para dar la palabra al público en el turno de preguntas.

• De solapa o de corbata: pequeño y sujeto a la ropa, conectado a un emisor de petaca que se lleva en el cinturón o en un bolsillo. Deja las manos libres a quien habla de pie o se desplaza.

Los micrófonos inalámbricos funcionan con pilas o baterías. Antes de cada acto se comprueba su carga y se tienen pilas de repuesto a mano, porque quedarse sin ellas es una de las incidencias más frecuentes; al terminar, se apagan para no gastarlas.

Altavoces

Los altavoces reproducen, amplificado, el sonido que recogen los micrófonos. Deben orientarse hacia el público y situarse por delante de los micrófonos.

El acople o retroalimentación

El acople o retroalimentación es el pitido agudo que se produce cuando un micrófono capta el sonido que sale de los altavoces y lo vuelve a amplificar, formando un círculo que se refuerza a sí mismo. Para evitarlo:

• No dirigir nunca el micrófono hacia los altavoces ni acercarse con él a ellos.

• Colocar los altavoces por delante de los micrófonos, de manera que los micrófonos queden detrás de ellos.

• No subir el volumen más de lo necesario; si aparece el pitido, lo primero es bajar el volumen.

• Hablar cerca del micrófono, a una distancia corta y constante, en lugar de subir el volumen para compensar la distancia.

Prueba de sonido

Antes del acto se prueba cada micrófono en su posición real, hablando con voz normal, y se comprueba que se oye bien en toda la sala, incluidas las últimas filas. Se deja el volumen ajustado y se identifica qué control corresponde a cada micrófono. Para la prueba basta con hablar: golpear o soplar el micrófono no aporta nada y puede dañar algunos modelos.

Además de preparar la sala, el personal de apoyo colabora en que el acto se desarrolle con orden y cortesía. Estas son las tareas de protocolo práctico más habituales.

Recepción de asistentes

Siempre que sea posible, alguien recibe a los asistentes a la entrada, les indica el camino y, si hay lista, comprueba su asistencia. A las autoridades y a los invitados de honor se les espera a su llegada y se les acompaña hasta la sala o hasta el lugar donde les recibe quien organiza el acto. Si hay guardarropa o un espacio para dejar abrigos, se indica.

Reserva de sitios

Los asientos para autoridades, ponentes e invitados se reservan antes de abrir la sala, normalmente en las primeras filas, con un cartel o una tarjeta de «reservado», preferiblemente con el nombre de la persona o del colectivo al que se destinan. Las reservas que no se vayan a ocupar se retiran, para no dejar huecos vacíos en las primeras filas, que dan mala imagen.

Tarjetones e identificadores

En la mesa presidencial y en las mesas de reunión se coloca delante de cada puesto un tarjetón con el nombre y, en su caso, el cargo de la persona. Deben escribirse con letra grande y legible desde la sala, comprobando que los nombres y cargos son correctos. En las mesas de reunión, donde hay participantes sentados enfrente, es habitual rotularlos por las dos caras, para que se lean desde ambos lados. En los actos con muchos asistentes se usan también acreditaciones o identificadores personales que se llevan colgados o prendidos en la ropa.

Orden de intervención

El orden de las intervenciones lo decide el organizador y conviene tenerlo por escrito, junto con el guion del acto. En la práctica habitual de los actos oficiales, las intervenciones siguen el orden inverso al de importancia: empiezan quienes tienen menor rango y cierra el acto quien lo preside, que habla en último lugar. Es frecuente que quien preside abra también el acto con unas palabras de bienvenida, o que lo haga una persona que actúa como presentadora.

Otros detalles

Conviene que el personal de apoyo conozca el guion del acto, para anticipar cuándo hay que entregar un micrófono, encender el proyector o acompañar a alguien a la mesa, y que haya agua para los oradores. La puntualidad también forma parte del protocolo: la sala debe estar preparada antes de la hora de apertura de puertas, y no mientras entran los asistentes.

Cuando una reunión o un acto institucional se celebra con banderas, estas pueden colocarse de pie, en mástiles situados detrás de la mesa presidencial, o bien como banderas de mesa, de pequeño tamaño, sobre un soporte colocado en la propia mesa. La norma que regula su uso es la Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la bandera de España y el de otras banderas y enseñas, cuyo estudio detallado corresponde a otra parte del temario. Aquí se recogen las reglas que hay que aplicar al colocarlas.

Lugar de la bandera de España

El artículo 6 de esa ley dispone que, cuando se utilice la bandera de España, ocupará siempre lugar destacado, visible y de honor. Si junto a ella se utilizan otras banderas, la bandera de España ocupará lugar preeminente y de máximo honor y las restantes no podrán tener mayor tamaño. La propia ley precisa qué se entiende por lugar preeminente y de máximo honor:

• Cuando el número de banderas que ondeen juntas sea impar, la posición central.

• Si el número de banderas que ondeen juntas es par, de las dos posiciones que ocupan el centro, la de la derecha de la presidencia si la hubiere o la izquierda del observador.

Bandera autonómica y banderas locales

En las Comunidades Autónomas cuyos Estatutos reconocen una bandera propia, como Cantabria, esa bandera se utiliza juntamente con la bandera de España en los edificios públicos civiles de su territorio, en los términos del artículo 6 (artículo 4 de la ley). Lo mismo sucede cuando los Ayuntamientos, las Diputaciones u otras corporaciones públicas utilizan sus propias banderas (artículo 5). Así, con dos banderas, la de España y la de Cantabria, el número es par y la bandera de España ocupa, de las dos posiciones centrales, la de la derecha de la presidencia, que coincide con la izquierda de quien mira desde la sala.

Orden del resto de banderas

La ley no detalla el orden de las demás banderas entre sí. La práctica habitual es aplicar el mismo criterio de alternancia que en la mesa presidencial: tras la de España, la siguiente en importancia se sitúa a su derecha y la otra a su izquierda, tomando siempre la derecha desde la presidencia. Por ejemplo, con tres banderas (España, Comunidad Autónoma y Ayuntamiento), la de España va en el centro, la autonómica a su derecha y la municipal a su izquierda.

Comprobaciones prácticas

Antes del acto se verifica que las banderas están limpias y sin desperfectos, que ninguna es de mayor tamaño que la de España, que los mástiles o soportes son iguales y estables, y que su colocación coincide con lo previsto por el organizador. La ley prohíbe, además, utilizar en la bandera de España símbolos o siglas de partidos políticos, sindicatos, asociaciones o entidades privadas (artículo 8).