El envío saliente y el pago del servicio
Hasta ahora hemos visto cómo se recibe y se reparte lo que llega al centro. La misma unidad suele ocuparse también de preparar lo que sale: cartas, documentos y paquetes que el organismo dirige a otras personas o entidades. Para ello hay que conocer cómo se paga el servicio postal y qué factores determinan cuánto cuesta.
El franqueo
El franqueo es la forma de acreditar que el servicio postal ha sido pagado. Tradicionalmente consiste en adherir o estampar sobre el envío un signo (un sello, una impresión de máquina o una etiqueta) que demuestra el pago y permite que la pieza circule por la red del operador. El Reglamento de los servicios postales (Real Decreto 437/2024) lo define en esos términos y añade que los operadores pueden acordar con sus clientes otras fórmulas de pago, como el pago diferido, el franqueo en destino o el prepago.
Un organismo público no suele pagar cada carta con un sello comprado en el momento. Lo habitual es que tenga un contrato o un acuerdo con el operador y que utilice el medio de franqueo que ese acuerdo prevea. Por eso quien prepara el correo saliente no improvisa el pago: aplica el sistema que la organización tiene autorizado y no confunde el hecho de pagar el envío (franqueo) con el hecho de que llegue a su destino (entrega).
El franqueo pagado
El franqueo pagado es un sistema autorizado de franqueo pensado para grandes volúmenes de envíos. En lugar de poner un sello en cada pieza, el remitente tiene una autorización con el operador y las piezas llevan una marca que indica que su franqueo se liquida conforme a ese acuerdo. Por tanto, el franqueo pagado se usa para envíos masivos autorizados, es decir, para tandas numerosas que la organización remite de forma recurrente.
No debe confundirse con otras cosas que suenan parecido:
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No es un medio electrónico: no tiene nada que ver con el correo electrónico.
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No es un servicio para mercancías peligrosas, que tienen su propio régimen.
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No es una forma de comunicación verbal ni una notificación oral.
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No es, por sí mismo, una prueba de entrega: pagar el envío no demuestra que llegara.
Envíos masivos
Se habla de envíos masivos cuando se remite a la vez un gran número de piezas, normalmente iguales o muy parecidas (comunicaciones a muchos destinatarios, por ejemplo). El operador establece condiciones para admitirlos, y la organización debe cumplirlas para que el sistema funcione.
La regla práctica es que los envíos masivos se clasifican y se depositan conforme a las instrucciones del operador. La clasificación forma parte del propio sistema: el operador indica cómo han de agruparse las piezas (por destino, por tamaño o por la forma que determine) y dónde y cuándo se entregan. De ello se derivan varias consecuencias:
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No se mezclan las piezas sin ordenar ni se tratan como si fueran envíos sueltos.
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No se depositan en cualquier buzón, sino en el punto de admisión o por el procedimiento que el operador haya indicado.
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No se exige un sello individual en cada pieza cuando el sistema autorizado prevé otra forma de acreditar el pago.
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Se conserva el justificante de la admisión, porque es la constancia del depósito.
De qué depende el precio
La tarifa de un servicio postal depende del peso del envío y del servicio contratado. Ambos factores se combinan: a mayor peso, y a mayor nivel de servicio, mayor precio. No existe una tarifa única y universal que valga para cualquier envío.
Los elementos que normalmente intervienen en el precio son:
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El peso de la pieza (y, según el producto, sus dimensiones).
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El producto o modalidad elegida, por ejemplo un envío ordinario, un certificado o un servicio con prueba de contenido.
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La urgencia: un servicio más rápido cuesta más que uno ordinario.
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El destino, que distingue entre envíos nacionales e internacionales.
En cambio, la frecuencia ocasional con la que un remitente utiliza el servicio no afecta normalmente de forma directa al precio de cada envío. Que alguien envíe correo muy de vez en cuando no altera, por sí mismo, lo que cuesta una pieza concreta; lo que la determina es lo que se envía y cómo se envía. Otra cosa distinta es que un remitente que envía grandes volúmenes pueda tener un acuerdo específico con el operador, pero ese acuerdo es un contrato, no una característica de la tarifa.
Cuando el sistema de franqueo falla
Puede ocurrir que la máquina de franquear o el sistema habitual de envío no funcione justo cuando hay un envío urgente. La conducta correcta es no paralizar el envío si existe una alternativa: se utiliza la alternativa autorizada por la organización. No se guarda el envío a la espera de que se repare la avería, no se degrada a ordinario un envío que era urgente, no se cambia el destinatario ni se hace desaparecer la urgencia, y por supuesto no se destruye el sobre.
Lo que sí se hace es dejar constancia de lo ocurrido: qué sistema falló, qué alternativa se aplicó y con qué resultado, de manera que el envío siga estando identificado y se pueda reconstruir su recorrido. La urgencia modifica el orden y la forma de salida, pero no elimina los controles de identificación, custodia y registro.