Tema 25: Herramientas colaborativas de Google Workspace

El correo electrónico en Google Workspace: Gmail

Gmail es el servicio de correo electrónico de Google Workspace. Permite enviar y recibir mensajes, organizarlos y automatizar su gestión. Fuente: Centro de Aprendizaje de Google Workspace y Ayuda de Gmail (support.google.com).

El entorno de trabajo

La interfaz de Gmail se organiza en: el panel de la izquierda con las etiquetas y carpetas del sistema (Recibidos, Destacados, Enviados, Borradores, Spam y Papelera); la lista de mensajes en el centro; y el cuadro de búsqueda en la parte superior. El botón Redactar abre la ventana para escribir un mensaje nuevo.

Redactar y enviar mensajes

Al pulsar Redactar se abre la ventana del mensaje. Los destinatarios se escriben en el campo Para. Se pueden añadir más destinatarios en dos campos adicionales:

• CC (con copia): los destinatarios reciben una copia y todos ven quién figura en CC.

• CCO (con copia oculta): los destinatarios reciben una copia pero su dirección queda oculta para el resto; quien está en CCO no ve a los demás destinatarios en copia oculta y, si alguien usa "Responder a todos", la respuesta no llega a los que estaban en CCO.

Se pueden adjuntar archivos con el icono del clip o arrastrándolos a la ventana, e insertar archivos desde Google Drive. El mensaje se envía con el botón Enviar.

Responder y reenviar

Al abrir un mensaje recibido:

• Responder: contesta solo al remitente del mensaje.

• Responder a todos: contesta al remitente y a todos los destinatarios que figuraban en Para y CC (no a los de CCO).

• Reenviar: envía el mensaje a otras personas, incluyendo los archivos adjuntos.

Organización: etiquetas, carpetas y archivado

Gmail organiza el correo mediante etiquetas (labels) en lugar de carpetas rígidas: un mismo mensaje puede llevar varias etiquetas a la vez. Las etiquetas se muestran en el panel izquierdo y funcionan como carpetas, pero son más flexibles. Archivar un mensaje lo retira de Recibidos sin borrarlo (permanece accesible en "Todos" y mediante la búsqueda); eliminar lo envía a la Papelera.

Filtros (reglas)

Los filtros automatizan la gestión del correo entrante: se definen unas condiciones (remitente, asunto, palabras que contiene, si tiene archivos adjuntos, etc.) y unas acciones que Gmail aplica automáticamente a los mensajes que cumplen esas condiciones (aplicar una etiqueta, archivar, marcar como leído, destacar, reenviar o eliminar). Permiten clasificar y organizar los mensajes sin intervención manual.

Contactos y listas de distribución

La libreta de contactos (Contactos de Google) guarda las direcciones de correo. Los contactos se agrupan mediante etiquetas de contactos, que funcionan como listas de distribución: al escribir el nombre de la etiqueta en el campo Para, el mensaje se envía a todos los contactos incluidos en ella, sin tener que añadirlos uno a uno.

Google Drive es el servicio de almacenamiento de archivos en la nube de Google Workspace. Permite guardar, sincronizar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes, así como definir permisos de acceso (lector, comentador o editor) sobre los archivos y carpetas compartidos.

Funciones principales (versión web):

• Almacenamiento en la nube: permite guardar, subir y organizar archivos y carpetas, accesibles desde cualquier dispositivo.

• Organización: los archivos se agrupan en secciones como «Mi unidad» (archivos propios) y «Destacados» (favoritos); pueden buscarse y filtrarse por tipo, personas o fecha de modificación.

• Compartir y permisos: al compartir un archivo o carpeta se otorga uno de tres niveles de acceso: Lector (solo ver), Comentador (ver y comentar) y Editor (edición completa).

• Sincronización: mediante «Google Drive para ordenador» (Drive para escritorio) se sincronizan los archivos entre el equipo local y la nube.

Google Calendar es la aplicación de calendario de Google Workspace. Permite crear y gestionar eventos, invitar a participantes, establecer recordatorios y compartir calendarios con otros usuarios.

Funciones principales (versión web):

• Creación de eventos: se crean eventos con título, fecha, hora, lugar y descripción. También pueden crearse eventos recurrentes (que se repiten con una periodicidad definida) y tareas.

• Invitados: al crear un evento se puede invitar a otras personas añadiendo su dirección de correo electrónico; cada invitado recibe la invitación y puede responder.

• Respuesta a invitaciones (RSVP): el invitado dispone de tres opciones de respuesta: «Sí», «No» y «Quizás». Puede añadir una nota, que es visible para el resto de invitados, y con «Quizás» puede además proponer una nueva hora.

• Recordatorios y notificaciones: se pueden configurar avisos previos al evento, mediante notificación o correo electrónico.

• Calendarios múltiples: un mismo usuario puede crear y gestionar varios calendarios.

• Compartir calendario: al compartir un calendario con otra persona se le otorga uno de varios niveles de permiso: «Ver solo la información de disponibilidad (libre/ocupado), ocultando los detalles», «Ver todos los detalles del evento», «Hacer cambios en los eventos», y «Hacer cambios y gestionar el uso compartido».

Google Meet es la herramienta de videoconferencia de Google Workspace, que permite realizar reuniones por vídeo, compartir pantalla y, en su caso, grabar las sesiones.

Funciones principales (versión web):

• Iniciar o programar reuniones: se puede crear una reunión instantánea, programarla para más tarde o programarla desde Google Calendar; también puede iniciarse desde Gmail o Google Chat. Cada reunión genera un enlace único.

• Unirse a la reunión: los participantes se unen mediante el enlace de la reunión o el código de reunión, o a través de la invitación de Calendar o de correo.

• Presentar (compartir pantalla): durante la reunión se puede compartir la pantalla completa, una ventana o una pestaña del navegador.

• Grabación: la reunión puede grabarse; la grabación la controla el anfitrión o el coanfitrión, y los participantes reciben un aviso en pantalla cuando la grabación está activa.

• Controles durante la reunión: activar o desactivar el micrófono y la cámara, chat de texto, subtítulos y la función de levantar la mano.

Google Forms es la herramienta de Google Workspace para crear formularios, encuestas y cuestionarios, cuyas respuestas se recopilan automáticamente y pueden analizarse, entre otras formas, en una hoja de cálculo de Google Sheets.

Funciones principales:

• Finalidad: crear encuestas en línea, cuestionarios y formularios, enviarlos a otras personas para que los cumplimenten y analizar las respuestas en tiempo real.

• Tipos de pregunta: admite distintos tipos, como respuesta corta, párrafo, opción múltiple, casillas de verificación, desplegable y escala lineal, entre otros.

• Recopilación de respuestas: las respuestas se recopilan automáticamente y pueden verse como un resumen con gráficos, o volcarse a una hoja de cálculo de Google Sheets para su análisis.

• Modo cuestionario (quiz): un formulario puede convertirse en cuestionario, asignando una puntuación a las respuestas correctas, lo que permite la calificación automática.

• Distribución: el formulario se envía o comparte con otras personas mediante un enlace o por correo, y también puede compartirse con colaboradores para editarlo de forma conjunta.

Google Chat

Google Chat es la herramienta de mensajería de Google Workspace para la comunicación directa y en equipo, integrada con Gmail. Fuente: Centro de Aprendizaje de Google Workspace (support.google.com).

Mensajes directos y conversaciones de grupo

Permite enviar mensajes directos a una persona o iniciar una conversación de grupo con varias. Los mensajes se intercambian en tiempo real y quedan guardados en el historial de la conversación.

Espacios

Los espacios son salas de trabajo para equipos o proyectos en las que varias personas conversan, comparten archivos y organizan el trabajo de forma persistente (a diferencia de los mensajes directos puntuales). Dentro de un espacio se pueden mantener conversaciones por temas, asignar y hacer seguimiento de tareas y compartir documentos de Google Drive.

Integración con Workspace

Google Chat está integrado con el resto de Google Workspace: se puede usar desde la propia interfaz de Gmail, compartir archivos de Drive, iniciar una videollamada de Google Meet desde una conversación y colaborar en documentos sin salir del chat.