Tema 24: El archivo y la gestión documental

El presente Decreto establece el sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias y las normas generales de su organización y funcionamiento.

El presente Decreto es de aplicación a la Administración del Principado de Asturias y a sus Organismos Autónomos y Entes Públicos.

El sistema de archivos constituye el conjunto estructurado de los archivos del Principado de Asturias y sus interrelaciones, orientado a recoger, conservar, seleccionar y hacer accesibles sus fondos documentales y al servicio de su utilización para la información y la gestión administrativa, la investigación y la cultura.

1. Se entiende por documento toda expresión del lenguaje oral o escrito, natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los mecánicos o magnéticos.

Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones de obras de creación e investigación y aquellas que formen parte del patrimonio bibliográfico.

2. Los distintos tipos documentales serán objeto de adecuada clasificación que quedará plasmada en el "Cuadro General de Clasificación de Documentos Administrativos del Principado de Asturias".

1. El sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias está integrado por los archivos de gestión o de oficina, los archivos centrales de las respectivas Consejerías, Organismos Autónomos o Entes Públicos, en su caso, y el Archivo General.

2. El Archivo General funcionará como archivo central e intermedio.

1. Los archivos de gestión o de oficina están constituidos por los depósitos de documentación activa existentes en las distintas oficinas, que serán responsables de dicha documentación hasta su transferencia al archivo central respectivo o al Archivo General de la Administración del Principado de Asturias.

2. La documentación generada por cada dependencia administrativa se custodiará en sus archivos de gestión, manteniendo separados y diferenciados los distintos tipos documentales que produzcan. En ningún caso se deberán mezclar tipos documentales de distinta clase, ni en la organización del archivo de oficina, ni en las transferencias a los archivos centrales o al Archivo General de la Administración del Principado de Asturias.

Para la elección del sistema de clasificación dentro de cada uno de los archivos, se tendrá en cuenta tanto la estructura orgánica como las funciones asignadas a cada una de las dependencias administrativas.

3. Los archivos centrales autorizados, en su caso, en las distintas Consejerías, Organismos o Entes, custodiarán la documentación semiactiva de uso frecuente de las correspondientes oficinas productoras y operarán siguiendo las directrices técnicas del Archivo General.

1. El Archivo General actuará como cabecera del sistema, estableciendo las normas técnicas y operativas de todos los archivos incluidos en la red de archivos administrativos de la Administración del Principado de Asturias.

2. El Archivo General funcionará como archivo central, en relación con los depósitos de documentación semiactiva de uso frecuente, respecto de aquellas Consejerías, Organismos y Entes que no lo tengan autorizado y como archivo intermedio en relación con toda la documentación semiactiva de uso esporádico.

1. El Archivo Central ejercerá las siguientes funciones:

a) La recuperación y control de toda la documentación administrativa de la Administración del Principado de Asturias.

b) La conservación de la documentación en instalaciones adaptadas a la normativa vigente sobre la materia.

c) La organización de los fondos documentales de acuerdo con criterios de clasificación y ordenación preestablecidos.

d) La elaboración de los instrumentos de descripción necesarios para recuperar la información.

e) El control de ingresos y transferencias de documentos, consultas y préstamos.

f) La determinación de sistemas normalizados para registro, inventario, préstamos, consultas, búsquedas, reproducciones, transferencias y eliminaciones de documentación.

g) El control del cumplimiento de los criterios de selección, para determinar el valor de los documentos (temporal o permanente) y los plazos y sistema de conservación.

h) La dirección funcional y técnica del personal adscrito a los archivos centrales.

i) La elaboración de una memoria anual sobre las actividades realizadas.

j) Cualquier otra que pudiera serle encomendada para el adecuado cumplimiento de sus fines.

2. Los archivos centrales de las distintas Consejerías, Organismos y Entes desarrollarán en su ámbito respectivo las funciones del Archivo General referidas en los epígrafes a), b), c), d) y e) del apartado anterior.

1. Anualmente y según el calendario establecido por los mismos, las distintas unidades administrativas transferirán al correspondiente archivo central autorizado o, en su defecto, al Archivo General, la documentación ya tramitada que corresponda a procedimientos finalizados bajo cualquiera de las formas legalmente establecidas y, en todo caso, cuando las resoluciones sean firmes y hayan sido ejecutadas. Los documentos que no formen parte de un expediente, tales como estudios o informes, entre otros, se remitirán cuando hayan surtido todos sus efectos.

2. En ningún caso se remitirán duplicados conservando el original. En el supuesto de que existan varios ejemplares de un mismo documento en diferentes unidades administrativas, la transferencia se llevará a cabo únicamente por aquélla que disponga del original.

3. Todas las transferencias al Archivo General habrán de efectuarse por medio de la Secretaría General Técnica de la Consejería correspondiente u órgano que tenga atribuida la gestión del archivo en los distintos Organismos o Entes.

4. La documentación depositada en los archivos centrales será transferida al Archivo General al cumplirse los quince años de su ingreso en los mismos. No obstante, aquellas series documentales cuyo uso sea esporádico podrán ser remitidas antes de cumplirse dicho plazo, a propuesta del responsable del archivo central, con aprobación de la Secretaría General Técnica de la Consejería correspondiente o del órgano responsable de la gestión del archivo, en los distintos Organismos o Entes.

1. Las consultas de la documentación depositada en el Archivo General podrán efectuarse tanto por los ciudadanos como por los órganos de la propia Administración.

2. Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los documentos depositados en el Archivo General de la Administración del Principado de Asturias, en los términos establecidos en los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el artículo 7 de la Ley 2/1995, de 13 de marzo, sobre Régimen Jurídico de la Administración del Principado de Asturias. El derecho de acceso se ejercerá a través de petición individualizada de los documentos que se deseen consultar y previa autorización del responsable del Archivo General y conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado previo pago, en su caso, de las exacciones establecidas.

3. La documentación conservada en el Archivo General de la Administración del Principado de Asturias estará a disposición de la unidad que la hubiera remitido para su consulta. Contando con autorización del titular de ésta, la documentación podrá ser consultada por otros órganos del Principado de Asturias.

4. Las consultas internas podrán realizarse en calidad de préstamo, en este caso la documentación se cederá por un periodo limitado y no podrá ser transferida a otra unidad administrativa sin la intervención del Archivo General de la Administración del Principado de Asturias.

5. Lo dispuesto en los apartados anteriores será de aplicación a las consultas y préstamos de la documentación depositada en los archivos centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Entes Públicos.

1. La valoración, selección y eliminación de documentos se efectuará de acuerdo con los criterios que determine la Comisión de Calificación y Valoración de Documentos Administrativos de la Administración del Principado de Asturias y con el Cuadro General de Calificación y Valoración de Documentos Administrativos de la Administración del Principado de Asturias.

2. En ningún caso se podrán destruir documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de los entes públicos.

3. La eliminación de series documentales o fracciones de las mismas se dispondrá por la Comisión citada.

1. El Archivo General podrá transferir al Archivo Histórico de Asturias toda la documentación inactiva que haya perdido su utilidad administrativa y conserve un valor permanente o histórico.

2. La transferencia se ordenará por resolución del Consejero de Cooperación, previo informe del responsable del Archivo General de la Administración del Principado de Asturias.

1. Se crea la Comisión de Calificación y Valoración de documentos administrativos de la Administración del Principado de Asturias con la finalidad de establecer los criterios de conservación y eliminación de documentación y valorar individualmente las series documentales.

2. Su composición será la siguiente:

Presidente: El Secretario General Técnico de la Consejería de Cooperación.

Vocales:

— El Secretario General Técnico de la Consejería a la que pertenezca la documentación a analizar.

— Un representante de la dependencia administrativa afectada.

— Un técnico en archivos, en representación de la Consejería de Cultura.

— El Jefe del Archivo General de la Administración del Principado de Asturias.

— Un técnico en archivos adscrito al Archivo General, que actuará como Secretario de la Comisión.

— Podrá formar parte de la Comisión un representante de la Universidad de Oviedo, designado por ésta.

3. Las funciones de la Comisión de Calificación y Valoración de Documentos Administrativos serán las siguientes:

a) La valoración individual de cada serie documental para analizar su valor administrativo, legal, judicial, informativo e histórico.

b) La elaboración de criterios generales sobre plazos y condiciones de transferencia de la documentación administrativa al Archivo Histórico de Asturias.

c) La determinación de los criterios de selección o expurgo de los documentos y la elaboración de un Cuadro General de Calificación y Valoración de Documentos Administrativos de la Administración del Principado de Asturias.