Tema 24: Hojas de cálculo: Excel

Excel 2019 presenta una interfaz organizada con la Cinta de opciones en la parte superior, dividida en pestañas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. La Barra de fórmulas se encuentra entre la Cinta de opciones y la zona de la hoja de cálculo. Está compuesta por el Cuadro de nombres (a la izquierda, que muestra la referencia de celda activa o el nombre del rango), el botón de cancelar/aceptar entrada, y el campo de la barra de fórmulas propiamente dicho (a la derecha del cuadro de nombres), donde se muestra y edita el contenido de la celda activa. La barra de fórmulas NO está dentro de ninguna pestaña de la Cinta; aparece siempre visible entre la cinta y la hoja. Un Libro de Excel está formado por Hojas de cálculo (pestañas en la parte inferior). Los Complementos de Excel son herramientas adicionales que se instalan en Microsoft Excel y que proporcionan comandos y características opcionales no incluidos por defecto; se gestionan desde Archivo > Opciones > Complementos.

Excel 2019 permite aplicar numerosos formatos a las celdas: número, alineación, fuente, bordes, relleno y protección. El Formato condicional aplica un formato determinado a una celda o rango de celdas cuando se cumple una condición especificada. En la Cinta de opciones, el comando Formato condicional se encuentra en el Grupo Estilos de la Pestaña Inicio. No está en la pestaña Datos ni en ningún grupo llamado 'Herramientas de datos'. La característica Autorrellenar de Excel rellena celdas automáticamente con datos que siguen un patrón o que se basan en datos de otras celdas (por ejemplo, series numéricas, días de la semana, meses). Esta función es diferente a la Autocompletar (que propone completar texto mientras se escribe). El comando 'Permitir a usuarios modificar rangos' (en el Grupo Cambios de la pestaña Revisar) permite definir rangos de celdas que pueden ser editados por usuarios concretos mediante contraseña, incluso en una hoja protegida.

En Excel 2019, una fórmula siempre comienza con el signo igual (=). Las partes que pueden componer una fórmula son: Funciones (como SUMA, PROMEDIO, SI), Referencias a celdas o rangos (como A1, B2:D5), Operadores (aritméticos +, -, *, /; de comparación =, <>, <, >; de texto &; y de referencia : y ;) y Constantes (valores directos como números o texto). Los vínculos y el formato condicional NO son partes constitutivas de las fórmulas. El Administrador de nombres (Grupo Nombres definidos, Pestaña Fórmulas) permite crear, editar, eliminar y buscar nombres asignados a celdas, rangos, tablas, fórmulas o constantes. No es un buscador de funciones ni renombra el fichero. La función SUMA en Excel 2019 coacciona a número los argumentos escritos directamente: texto numérico ('5' da 5) y valores lógicos (VERDADERO da 1, FALSO da 0) cuando se pasan como argumentos directos. En celdas referenciadas, los valores de texto y lógicos son ignorados por SUMA.

Las Funciones son fórmulas predefinidas por Excel que realizan cálculos usando valores específicos denominados argumentos, en un orden determinado. Toda función (y toda fórmula) comienza con el signo = cuando se escribe en una celda. Los argumentos se encierran entre paréntesis y se separan por punto y coma (;) en la versión española. Las funciones NO pueden ser reprogramadas ni modificada su funcionalidad interna por el usuario; son estructuras fijas del programa. Excel dispone de categorías de funciones: matemáticas, estadísticas, lógicas, de texto, de búsqueda, de fecha y hora, financieras, de información, de ingeniería, de cubo, entre otras. Las funciones pueden anidarse (una función como argumento de otra). El asistente de Insertar función (botón fx junto a la barra de fórmulas) permite buscar funciones por nombre o descripción.

En Excel 2019, los gráficos son representaciones visuales de los datos de una hoja de cálculo. Los componentes de un gráfico incluyen: el área del gráfico (el contenedor completo), el área de trazado (la zona interior donde se dibujan los datos), la leyenda (que identifica las series de datos), los ejes, los títulos y las etiquetas de datos. No existe ningún elemento llamado 'Cubierta de combinación de título de gráfico'. El eje vertical se denomina normalmente Eje de valores (eje Y). El eje horizontal se denomina Eje de categorías (eje X). En gráficos 3D (como columnas 3D, barras 3D, áreas 3D), existe además un tercer eje: el Eje de profundidad o eje de series (eje Z), lo que hace que los gráficos 3D tengan hasta tres ejes. Los gráficos de tipo Circular (o de pastel) muestran la proporción de cada categoría respecto al total. Sus subtipos en Excel 2019 son: Circular (2D), Circular 3D, Gráfico circular con subgráfico circular y Gráfico circular con subgráfico de barras. No existe el subtipo 'Gráfico circular con subgráfico de línea'.

Los Minigráficos (Sparklines) en Excel 2019 son gráficos en miniatura que caben dentro de una sola celda, útiles para mostrar tendencias de datos. Se insertan desde Insertar > Minigráficos. Existen tres tipos: Línea, Columna y Pérdidas y ganancias. En la pestaña contextual 'Herramientas para minigráfico > Diseño', se pueden resaltar puntos específicos del minigráfico marcando las casillas correspondientes: Punto alto (valor máximo), Punto bajo (valor mínimo), Primer punto (primer dato de la serie), Último punto (último dato de la serie) y Puntos negativos (valores negativos). No existe un punto llamado 'Punto de cruce'. Para la impresión de una hoja en Excel 2019, desde Archivo > Imprimir, el desplegable de escalado ofrece de forma predeterminada las siguientes opciones: Sin escalado, Ajustar hoja en una página, Ajustar todas las columnas en una página y Ajustar todas las filas en una página. No existe una opción llamada 'Escalado estrecho' en ese desplegable ('Estrecho' es una opción de márgenes, no de escalado).