Tema 37: La gestión de la documentación en los archivos de oficina: Ley 3/2002, de 28 de

La presente Ley tiene por objeto la regulación del régimen de organización y funcionamiento de los archivos y del acceso de los ciudadanos a los mismos, así como la articulación del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma y la protección, enriquecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Cantabria.

El Patrimonio Documental de Cantabria está constituido por todos los documentos, reunidos o no en archivos, que se consideren integrantes del mismo en virtud de lo dispuesto en este título.

Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de carácter gráfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos, generada por entidades o personas en el desarrollo de sus actividades. Se excluyen las obras de investigación o creación, editadas o publicadas y las que, por su índole, forman parte del Patrimonio Bibliográfico.

1. Se entiende por Archivo, a los efectos de esta Ley, el conjunto orgánico de documentos, o la agrupación de varios de ellos, reunidos por cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, información, investigación y cultura.

2. Son Centros de Archivo los lugares donde dichos conjuntos orgánicos o agrupaciones de documentos se reúnen, custodian, conservan, ordenan, sirven y difunden para los fines señalados en el apartado anterior.

1. Integran el Patrimonio Documental de Cantabria los documentos de cualquier época generados, reunidos y conservados por:

a) El Parlamento de Cantabria.

b) Los órganos de Gobierno y de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Cantabria.

c) Las Administraciones Locales de Cantabria y los Organismos Autónomos de ellas dependientes.

d) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comunidad Autónoma de Cantabria, así como las personas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en Cantabria, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios.

e) La Universidad de Cantabria.

f) Las personas físicas titulares de órganos públicos en cuanto a los documentos producidos y recibidos en y por el desempeño de sus cargos, dentro del territorio de Cantabria.

2. Forman parte del Patrimonio Documental de Cantabria, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos o reunidos por:

a) Los órganos de la Administración periférica del Estado en Cantabria.

b) Los órganos de la Administración de Justicia radicados en Cantabria.

c) Las Notarías y Registros públicos de Cantabria.

d) Las Corporaciones de derecho público con domicilio en Cantabria.

e) Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal establecido en Cantabria.

3. Son parte integrante del Patrimonio Documental de Cantabria los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años producidos o reunidos por:

a) Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en Cantabria, sin perjuicio de lo previsto en los convenios entre el Estado y las diversas confesiones.

b) Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales de Cantabria.

c) Las entidades, las fundaciones y las asociaciones culturales de Cantabria.

d) Cualquier otro tipo de asociación o fundación radicadas en Cantabria.

4. Igualmente forman parte del Patrimonio Documental de Cantabria los documentos con una antigüedad superior a cien años radicados en Cantabria generados, reunidos o conservados por cualesquiera otras entidades privadas o personas físicas.

5. Mediante Acuerdo del Gobierno se podrá ordenar la inclusión en el Patrimonio Documental de Cantabria de aquellos documentos, no incluidos en los apartados anteriores, que lo merezcan. En este caso deberá solicitarse, con carácter previo, informe a la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria.

El Gobierno de Cantabria fomentará la conservación de los documentos señalados en el apartado 3 del artículo anterior que, por su antigüedad, aún no pertenezcan al Patrimonio Documental de Cantabria.

El tratamiento de los documentos generados o reunidos por la Administración de la Comunidad Autónoma de Cantabria y de sus organismos dependientes se organiza de acuerdo con las siguientes fases:

1.ª Fase de archivo de oficina: Las unidades administrativas custodiarán los documentos que generen o reúnan durante un plazo de cinco años, salvo excepciones debidamente razonadas.

2.ª Fase de Archivo Central: Transcurrido dicho plazo, y con carácter anual, las unidades administrativas transferirán los documentos a sus Archivos Centrales siempre que se trate de actos administrativos que afecten a derechos o intereses de la Comunidad Autónoma de Cantabria o de los ciudadanos, que hayan devenido firmes y se hayan practicado las actuaciones conducentes a su total cumplimiento. Dichos documentos incorporarán aquellos otros en que se hayan basado.

En atención a las circunstancias concurrentes, podrá aplazarse el envío de un documento o serie documental al Archivo Central mediante resolución motivada del órgano superior de la unidad afectada.

3.ª Fase de Archivo Intermedio: Transcurridos diez años desde su entrada en el Archivo Central, los documentos serán transferidos al Archivo de la Comunidad Autónoma de Cantabria. En los casos en que se haya ejercido la facultad señalada en el párrafo anterior, el plazo se contará desde la fecha de la correspondiente resolución de aplazamiento.

Podrán transferirse al Archivo Intermedio series documentales con antelación a dicho plazo mediante resolución motivada y previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria.

4.ª Fase de archivo histórico: transcurridos quince años desde su incorporación al Archivo de la Comunidad Autónoma de Cantabria, aquellos documentos que posean valor permanente recibirán el tratamiento correspondiente a dicho valor, previo informe de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria.

1. Los documentos se tratan, ordenan, clasifican y transfieren en series documentales.

2. En las diferentes fases de archivos se respetarán los principios de procedencia y orden original de los documentos.

3. Todos los documentos estarán ordenados, clasificados y descritos mediante los adecuados instrumentos de control e información, para ser controlados y consultados con facilidad.

La Consejería competente en materia de archivos dispondrá lo necesario para la identificación y valoración de las series documentales con el fin de determinar sus plazos de vigencia, condiciones de acceso y medidas de conservación. Las decisiones que se adopten requerirán informe previo de la Comisión de Patrimonio Documental de Cantabria. La valoración de las series documentales es requisito previo indispensable para proceder al expurgo y eliminación de documentos.

1. Las transferencias de los documentos suponen tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra como el traspaso de las responsabilidades que les afecten.

2. Las transferencias se ajustarán a los siguientes criterios:

a) Se respetarán los plazos previstos en esta Ley.

b) Las transferencias se documentarán fehacientemente.

c) Los responsables de las distintas unidades velarán para que las transferencias se produzcan en los términos fijados en la presente Ley.